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1apostila MS-Project 2003 PDF
1apostila MS-Project 2003 PDF
Introduo
- O MS-PROJECT
- O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER
- CARACTERSTICAS DO MS-PROJECT
- RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS
Iniciando o MS-Project
- OS MODOS DE EXIBIO DO MS-PROJECT
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIO PARA TAREFAS
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIO PARA RECURSOS
- COMEANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT
- COMO SALVAR UM PROJETO
- DEFININDO O CALENDRIO DE TRABALHO
- TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR
Criando a Lista de Atividades
- LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRFICO DE GANTT
- EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES
- DEFININDO AS DURAES DAS ATIVIDADES
- CRIANDO MARCOS
- CRIANDO TAREFAS RECORRENTES
Iniciando o Planejamento
- ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS
- ESTABELECENDO DEPENDNCIAS ENTRE AS TAREFAS
- REMOVENDO VNCULOS ENTRE AS TAREFAS
- ENTENDENDO A DIVISO DAS TAREFAS
- TRABALHANDO COM RESTRIES DE TAREFAS
- IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL
Trabalhando com outras Visualizaes
- USANDO O CALENDRIO
- USANDO O DIAGRAMA DE REDE
- ADICIONANDO TEXTOS E DESENHOS LIVRES AO DIAGRAMA DE REDE
Conhecendo mais sobre o MS- Project
- ENTENDENDO AS TAREFAS CRTICAS
- IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRTICO
- CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS
Atribuindo Recursos e Custos
- DEFINDO RECURSOS
- DEFININDO CUSTOS
- CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS
- ATRIBUINDO RECURSOS S TAREFAS
- ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS
Usando Recursos de forma Eficiente
- USO PARCIAL DO RECURSO
- CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS
- OTIMIZANDO TAREFAS COM RECURSOS SUBUTILIZADOS
- AJUSTANDO TAREFAS COM RECURSOS SUPERALOCADOS
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MS- Project 2003
Introduo
- O MS-PROJECT
O MS-Project, da Microsoft, um dos mais populares entre os
programas atualmente existentes. A principal caracterstica deste programa
sempre foi a facilidade de uso, por isso foi atraindo cada vez mais
simpatizantes, mesmo em empresas que tambm utilizavam outros softwares
mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft
foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele j rivaliza com os
melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constitudo de um conjunto
de planilhas e grficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua
imutvel.
Geral
Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedncias):
as tarefas do projeto so criadas na forma de blocos interligados,
formando uma rede. Portanto, ele no trabalha com diagrama de setas,
muito popular em programas na dcada de sessenta, mas totalmente
superados.
Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto
padro de tabelas e o usurio pode criar suas prprias tabelas.
Aceita relaes de precedncias entre tarefas do tipo Fim- Incio, Incio-
Incio, Fim- Fim e Incio-Fim.
Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo,
em um projeto pode-se planejar a realizao de reunies todas as
segundas-feiras.
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MS- Project 2003
Ajuda (Help): uma funo muito til, que foi desenvolvida em hipertexto (tudo
que aparece em azul pode ser expandido clicando-se em cima). Ao se acionar
a funo Ajuda, surge uma homepage a partir da qual possvel acessar todas
as outras as pginas de Ajuda. Dentre as funes de Ajuda merecem
destaque:
Contedo e ndice:
o Contedo: Informaes agrupadas por assunto.
o ndice: Pesquisa por palavra chave.
o Assistente de Resposta: consulta aberta.
Introduo: Verdadeiros cursos sobre diversos tpicos do programa.
O que isto?: Sempre que se clicar no cone mostrado ao lado e se
arrastar o
cursor at um ponto da tela sobre o qual existe uma dvida, o
programa exibir uma caixa com explicaes sobre aquele ponto.
Office na Web: informaes sobre como usar os recursos de Internet e
Intranet.
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Iniciando o MS-Project
- OS MODOS DE EXIBIO DO MS-PROJECT
Os modos de exibio oferecem vrias maneiras de examinar partes das
informaes sobre o projeto. Alguns modos de exibio mostram a mesma
informao porm em formato diferente. Existem duas categorias de modos de
exibio:
Modo de exibio de tarefas: mostram informaes sobre as tarefas definidas
no projeto, podendo alterar ou exibir informaes sobre a tarefa.
Modo de exibio de recursos: mostram informaes sobre os recursos,
podendo alterar ou exibir informaes sobre o mesmo.
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Salvamento Automtico
O usurio pode preparar o MSProject para efetuar salvamento
automtico. Para isto clique em Ferramentas + Opes + Salvar e
preencha o campo Salvamento Automtico.
- O CALENDRIO DE TRABALHO
Para analisar o que o MSProject chama de Perodo til ou Calendrio:
Clique em Ferramentas;
Selecione Alterar Perodo til.
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Copiando um Calendrio
Ferramentas, Organizador;
Escolher tabela Calendrio;
Na caixa de texto Calendrios Disponveis em dever aparecer o
calendrio criado para o projeto e o calendrio padro.
Selecionar o calendrio criado e clicar em Copiar na rea central da
janela. O calendrio ser copiado para o arquivo Global.mpt.
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O menu Editar, Limpar oferece vrias opes para esse comando, tendo
a opo de:
Escolher Tudo para excluir o contedo e a formatao das clulas
selecionadas;
Escolher Formatos para excluir apenas a formatao das clulas
selecionadas (O contedo permanecer intacto);
Escolher Contedo para excluir somente o contedo das clulas
selecionadas;
Escolher Anotaes para excluir somente as anotaes da atividade
selecionada;
Escolher Hiperlink para excluir qualquer hiperlink ligado atividade;
Escolher Tarefa inteira para excluir todas as clulas da atividade
deixando uma linha em branco.
Unidade Abreviaes
Minuto m, md
Hora h, hd
Dia d, dd
Semana s, sd
- CRIANDO MARCOS
Marcos so tarefas de durao zero e representam momentos
significativos em um projeto, como o trmino de uma fase, por exemplo. Assim
os marcos no representam trabalho, mas um ponto no tempo em que
acontece algo importante para o projeto.
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Iniciando o Planejamento
- ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS
A criao do planejamento de um projeto envolve, alm de listar tarefas
e estimar duraes, determinar o relacionamento entre essas tarefas.
O MS-Project permite a criao desses relacionamentos usando funes
especficas para cada tipo de relacionamento. Assim, permite definir que, por
exemplo, uma tarefa s iniciar aps o trmino de outra, entre outros tipos de
relacionamentos. medida que essas relaes so estabelecidas, as barras do
Grfico de Gantt deixaro de ficar alinhadas pelo comeo ou pelo trmino das
mesmas e o planejamento toma a sua forma.
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OS TIPOS DE RESTRIES
Tipo de Restrio Quando us-la
Levando-se em considerao os vnculos, inicia a
O mais breve possvel tarefa o mais breve possvel. Permite que
alteraes na agenda iniciem tarefas antes ou
depois.
Inicia a tarefa o mais tarde possvel com base nos
O mais tarde possvel vnculos com outras tarefas. Permite que
alteraes na agenda iniciem tarefas antes ou
depois.
Termina a tarefa na data especificada ou depois
No terminar antes de dela. Permite que as alteraes na agenda
finalizem as tarefas posteriormente.
Inicia a tarefa na data especificada ou depois.
No iniciar antes de Permite que alteraes na agenda iniciem as
tarefas posteriormente.
Termina a tarefa na data especificada ou antes.
No terminar depois de Permitem que as alteraes na tarefa movam a
data de incio at a data limite
Deve terminar em Termina a tarefa em uma data especfica.
(Restrio Inflexvel) Alteraes na agenda no afetam a data de
trmino.
Deve iniciar em Inicia a tarefa em uma data especfica. Alteraes
(Restrio Inflexvel) na agenda no afetam a data de incio.
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Formatando o Calendrio
O MS-Project permite a formatao do Calendrio, visando melhorar a
aparncia do mesmo ou a visualizao de dados importantes em um projeto.
Assim possvel, por exemplo, inserir no calendrio as tarefas de resumo,
dados de recursos, bem como alterar fontes, sombreado e outros padres.
Para inserir as barras das tarefas de resumo:
Clicar com o boto direito em qualquer rea do calendrio, e
escolher Estilo de barra;
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Nas opes indicadas nas trs caixas de texto, escolher e definir novas opes
de formatao do calendrio.
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- DEFININDO CUSTOS
Existe a opo de usar custos associados aos recursos e diretamente
tarefa, formando o custo total da tarefa. Caso no seja necessrio o custo
associado ao recurso, pode ser usado somente o custo fixo da tarefa.
Custo do Recurso
Os custos de recursos podem ser calculados pelo tempo gasto com a
realizao da tarefa ou ainda pela quantidade de recursos atribuda mesma.
Como o MS-Project calcula o custo de uma tarefa de acordo com um
recurso que ganha por hora trabalhada, temos:
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Custo da Tarefa
Alm do custo que foi calculado pelas horas trabalhadas do recurso,
podemos inserir um custo independente do recurso, ou seja, um custo fixo
tarefa. Esta opo de uso conveniente nas seguintes situaes:
Quando se pretende informar um valor fixo a ser pago a um
empreiteiro pela execuo da tarefa;
Quando se pretende informar o valor global de uma compra de
materiais para a execuo da tarefa;
Quando o clculo dos custos das tarefas, baseadas em recursos,
foram efetuadas por outro software e pretende-se utilizar apenas os
valores j resumidos.
Classificando Recursos
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Perfil Descrio
Uniforme A quantidade de horas distribuda igualmente em todos os
dias.
Crescente A quantidade de horas inicia baixa, crescendo at o final.
Decrescente A quantidade de horas inicia alta e diminui at o final.
Pico Duplo A quantidade de horas no perodo tem pico mximo por duas
vezes durante o perodo.
Pico Inicial No primeiro quarto de durao da tarefa obtm-se o pico
mximo de horas.
Pico Final No ltimo quarto de durao da tarefa obtm-se o pico mximo
de horas.
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Crescente
Decrescente
Pico Duplo
Pico Inicial
Pico Final
Sino
Tartaruga
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Alterar Atribuies
Se tiver recursos extras para serem atribudos ou recursos que possam
ser deslocados de uma tarefa para a outra, o problema de superalocao
poder ser solucionado alterando as atribuies.
Deslocar recursos
possvel deslocar recursos de tarefas no crticas para tarefas crticas
desde que isso no transforme as tarefas no-crticas em crticas. Essa ao
poder atrasar a data de trmino do projeto. Para evitar este atraso deve-se
deslocar os recursos das tarefas que possuem uma margem de atraso total
para as que no possuem essa margem. Para localizar a margem de atraso:
Menu Exibir, Grfico de Gantt;
Menu Exibir, Tabela, Agenda;
Sero exibidas as colunas referentes Margem de atraso permitida e
Margem de atraso total.
Obs.: A margem de atraso permitida indica o tempo que uma tarefa pode
ser atrasada sem atrasar qualquer outra. A margem de atraso total o
tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem afetar a data de trmino do
projeto.
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- TIPOS DE TABELAS
As tabelas podem ser divididas em duas categorias: as que podem ser
aplicadas aos modos de exibio de tarefa (chamadas tabelas de tarefas) e as
que podem ser aplicadas aos modos de exibio de recurso (chamadas tabelas
de recursos).
Para a visualizao das tabelas acessar o menu Exibir, selecione a
tabela desejada na lista ou acesse Mais tabelas.
A lista a seguir mostra as tabelas de tarefas e de recursos pr-definidas
que acompanham o MS-Project.
Tabelas De Tarefas
As tabelas de tarefas podem ser aplicadas aos seguintes modos de
exibio:
Acmulo de barras de tarefas;
Gantt detalhado;
Gantt de redistribuio;
Acmulo de datas de etapas;
Acmulo de etapas;
Planilha de tarefas;
Uso da tarefa;
Gantt de controle.
Tabela de Recursos
As tabelas de recursos podem ser aplicadas aos seguintes modos de
exibio:
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Tabelas de Descrio
Recursos
Custo Exibe informaes de custo sobre os recursos do
projeto, incluindo custo, custo da linha de base,
variao, custo real e custo restante.
Entrada Exibe informaes sobre recursos, incluindo grupo de
recursos, unidade de recursos, taxa padro, taxa de
horas extras, custo por uso do recurso, mtodo de
acumulao e cdigo do recurso.
Entrada Recursos Exibe informaes bsicas sobre recursos materiais,
Materiais incluindo rtulo do material, iniciais, grupo, taxa padro,
custo por uso, acumulao e cdigo.
Entrada Recursos Exibe informaes bsicas sobre recursos humanos,
do Trabalho incluindo as iniciais, grupo, taxa padro, taxa horas
extras, custo por uso, acumulao, calendrio base e
cdigo.
Exportar Usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em
outro formato, compatvel com o programa.
Hyperlink Exibe endereos da Web dos links atribudos a tarefas e
recursos.
Resumo Exibe atribuies de recursos, incluindo grupo de
recursos, unidades mximas, uso de pico dos recursos,
taxa padro, taxa de horas extras, custo e trabalho.
Uso Lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuda a
cada recurso.
Trabalho Exibe informaes sobre o trabalho, incluindo trabalho
da linha de base, variao do trabalho, trabalho real,
trabalho de horas extras e trabalho restante.
- UTILIZANDO FILTROS
Quando desejar ver informaes apenas sobre tarefas ou recursos que
compartilham determinadas caractersticas, pode-se aplicar um filtro,
adequando a visualizao a isso. Para cada planilha, grfico e modo de
exibio de grfico, a aplicao de um filtro determina quais tarefas ou recursos
so exibidos ou realados.
Os filtros contm instrues, chamadas critrios, que especificam as
condies sob as quais uma tarefa ou recurso ser exibido.
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Tipos de Filtros
Existem trs tipos diferentes de filtros: filtro Padro, filtro Interativo e
AutoFiltro.
Filtro Padro so filtros que possuem critrios geralmente utilizados com
freqncia. Eles tambm permitem comparar dois campos relativos mesma
tarefa ou recurso.
Filtro Interativo aquele que necessita que o usurio informe um valor
ou intervalo de valores para que os dados sejam mostrados. Geralmente os
filtros interativos possuem reticncias na frente e ao escolhe-los mostrada
uma janela para que se informe algum parmetro.
Os AutoFiltros proporcionam uma forma rpida de localizar um
subconjunto de dados em um campo. Quando os AutoFiltros esto ativados, o
Ms-Project exibe setas direita dos ttulos das colunas. A partir destas setas
possvel escolher critrios de acordo com o que se deseja exibir.
Pode ser usado qualquer tipo de filtro isoladamente ou combinando-o
com outros tipos. P exemplo, pode-se usar o AutoFiltro do campo Durao
para exibir somente as tarefas com dois dias de durao. Pode ainda limitar
essa informao aplicando um filtro interativo para exibir somente tarefas com
dois dias de durao que iniciam aps determinada data.
Aplicando Filtros
Para a aplicao de um filtro:
No menu Projeto, Filtro para: todas as tarefas e clicar em Mais filtros
para visualizar a lista de filtros;
Na parte superior da janela Mais filtros, definir o tipo de filtro
desejado: de tarefa ou de recurso;
Escolher o filtro desejado e em seguida Aplicar;
Para desativar um filtro no menu Projeto escolher Filtro para e clicar
em Todas as tarefas (se foi aplicado um filtro de tarefas) ou em
Todos os recursos (se foi aplicado um filtro de recursos).
Para aplicar um AutoFiltro:
Na barra de ferramentas, clicar em AutoFiltro;
No campo ao qual se deseja aplicar um AutoFiltro, clicar na seta no
ttulo da coluna e escolher o critrio para o qual se deseja filtrar a
tabela. A seta e o nome da coluna ficaro em azul indicando que o
filtro da tabela est aplicado neste campo;
Para filtrar um campo com base em dois valores ou aplicar
operadores de comparao diferentes de igual a, clicar na seta da
coluna e em seguida clicar em Personalizar e definir os critrios do
filtro desejado;
Para aplicar mais filtros mesma tabela, escolher outro campo da
mesma e definir os critrios do filtro desejado;
Para remover a filtragem de uma coluna clicar em Todos na lista
AutoFiltro dessa coluna;
Para desativar os AutoFiltros, clicar no mesmo novamente.
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atividades atuais).
Para Imprimir Uma lista de tarefas mostrando as datas de incio e de
trmino reais, a porcentagem concluda de cada tarefa, as
duraes reais e restantes das tarefas.
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Ajustar o oramento;
Aumentar as estimativas de durao das tarefas;
Estender os prazos finais.
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- CONSOLIDANDO PROJETOS
Ao consolidar projetos, estes sero inseridos em um nico arquivo de
projeto, que exibe na tela todos os projetos inseridos. O MS-Project possibilita
duas formas de consolidao de projetos:
Consolidar projetos abertos rapidamente. Com este mtodo, o MS-
Project determina a ordem na qual os projetos inseridos sejam
exibidos no projeto consolidado e os vincula automaticamente aos
seus arquivos de origem;
Personalizar medida em que os projetos so consolidados. Este
mtodo permite especificar a ordem e o local dos projetos inseridos
dentro do projeto consolidado e outros fatores.
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