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Cadastro Padronizado
5 de Materiais e Servios
do Sistema GBP / e-Fisco
Verso 01.00
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Governo do Estado de Pernambuco | Secretaria de Administrao | Secretaria Executiva de Administrao
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Caderno de Orientaes
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Cadastro Padronizado de Materiais e Servios do Sistema GBP/ e-Fisco | Verso 01.00
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Cadastro Padronizado de Materiais e Servios do Sistema GBP/ e-Fisco | Verso 01.00
APRESENTAO
A Secretaria de Administrao do Estado de Pernambuco, por intermdio da Gerncia de
Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do Estado, com o objetivo de padronizar e otimizar
a gesto do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco, elaborou o presente
Caderno, que tem por finalidade orientar todos os gestores e usurios quanto ao processo de
padronizao e higienizao realizado no Cadastro de Materiais e Servios.
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SUMRIO
Orientaes Gerais para Gestores e Usurios ....................................................................................6
Cadastro Padronizado de Material de Expediente .............................................................................8
1.1. Introduo ...................................................................................................................................... 10
1.2. Cadastro de Materiais e Servios ................................................................................................... 11
1.2.1. Conceito e Estrutura Funcional ..............................................................................................................11
1.2.2. Cadastro padronizado de material de expediente .................................................................................11
1.3. Higienizao do Cadastro de Material de Expediente ................................................................... 13
1.3.1. Metodologia de padronizao................................................................................................................13
1.3.2. Higienizando o material caneta (passo a passo) ....................................................................................13
1.4. Gesto do Cadastro de Materiais e Servios do Sistema GBP/e-Fisco........................................... 23
1.4.1. Atribuies do gestor do cadastro de materiais e servios....................................................................23
1.4.2. Anlise de proposta de material ou item ...............................................................................................23
1.5. Orientaes para os Gestores ........................................................................................................ 26
1.6. FAQS - Dvidas Frequentes ............................................................................................................ 27
1.7. Referncias ..................................................................................................................................... 29
Cadastro Padronizado de Medicamentos.........................................................................................30
2.1. Introduo ...................................................................................................................................... 31
2.2. Cadastro de Materiais .................................................................................................................... 32
2.2.1. Estrutura do Cadastro.............................................................................................................................32
2.2.2. Caractersticas dos Materiais..................................................................................................................33
2.2.3. Unidades de Fornecimento ....................................................................................................................34
2.3. Orientaes Especficas.................................................................................................................. 36
2.3.1. Consulta ao Catlogo de Medicamentos................................................................................................36
2.3.2. Encaminhando Proposta de Material.....................................................................................................40
2.3.3. Encaminhando Proposta de Item de Material........................................................................................47
2.4. Referncias ..................................................................................................................................... 50
Anexo...............................................................................................................................................51
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Utilizar marcas na descrio dos itens somente em situaes previstas na legislao vigente.
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CAPTULO 1
CADASTRO PADRONIZADO DE MATERIAL
DE EXPEDIENTE
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1.1. Introduo
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cadastrados. Alm disso, alguns materiais pertencentes a outras classes, tais como Formulrios
Contnuos (7530) e Impressos Oficiais (7550), foram higienizados e transferidos para a classe 7501.
Existe uma tendncia de reduo do nmero de classes pertencentes ao grupo 75 (Tabela 2).
Isso ocorre porque vrios materiais, embora relacionados, esto cadastrados em classes distintas.
medida que o processo de higienizao for ocorrendo, estes devero ser reunidos em uma mesma
classe, levando inativao de outras. Isso demonstra que o processo de higienizao de um
determinado material pode envolver uma mudana na estrutura do prprio cadastro, j que aquele
poder estar em duplicidade (cadastrado com mesma denominao em mais de uma classe ou
cadastrado juntamente com seu sinnimo na mesma classe) ou inserido em uma classe para a qual
no deveria ter sido cadastrado. Em ambos os casos, cabe ao gestor tomar as medidas cabveis para
sanar o problema, inativando ou realocando o material para uma classe mais adequada, sempre
mediante a anuncia do gerente da Gerncia de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do
Estado - GECAD.
Classe Denominao
7501 Material de Expediente Cadastro Padronizado
7505 Artigos para Escritrios
7510 Utenslios para Escritrios
7515 Suprimentos para Mquinas de Escritrio
7520 Suprimentos de Uso Didtico, Pedaggico, de Papelaria e de Escritrio
7530 Formulrios Contnuos
7550 Impressos Oficiais
7560 Impressos no Oficiais
7570 Fichas e Cartes
Fonte: GBP/e-Fisco.
importante que o gestor esteja atento para a organizao, distribuio e adequao dos materiais e
classes cadastrados no sistema e-Fisco!
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Para a higienizao de cada material e item foi seguida a ordem hierrquica constante no
mdulo GBP/e-Fisco. Assim, o material, que corresponde ao terceiro nvel hierrquico, era inicial e
prioritariamente padronizado, pois contm a descrio genrica de cada item. Essa a etapa mais
trabalhosa e crtica da higienizao e somente aps a sua concluso os itens correspondentes de
cada material podem ser processados e padronizados.
Para a caracterizao dos materiais, foi realizada uma extensa pesquisa junto a fornecedores
e atravs da internet. Em alguns casos, houve a necessidade de se realizar visitas ao almoxarifado
da SAD, possibilitando uma anlise mais detalhada do material e o conhecimento da percepo do
almoxarife para a identificao do mesmo mediante a sua descrio no e-Fisco. Vale salientar que
foram evitadas descries muito detalhadas que permitissem o direcionamento da compra. Por
outro lado, houve a preocupao de se inserir caractersticas, tais como validade, que permitissem
um controle maior da qualidade dos materiais adquiridos pelo Estado. Em conjunto, tais
mecanismos viabilizaram a definio das principais caractersticas de cada objeto, consideradas por
cada membro da equipe de higienizao como imprescindveis para a correta identificao e
diferenciao de seus itens.
Aps a higienizao dos itens, os seus correspondentes foram inativados devido a
inconsistncias encontradas na sua descrio, por estarem em duplicidade ou, simplesmente, por
no constarem na curva ABC dos itens mais comprados pelo Estado. Para cada cdigo inativado foi
dada a devida orientao para que os usurios passassem a utilizar o correspondente higienizado
nos novos processos de aquisio de materiais de expediente ou realizassem uma nova proposta
em conformidade com o novo padro estabelecido. Esse procedimento foi adotado durante os trs
primeiros meses aps o incio da higienizao e serviu como perodo de adaptao para que os
usurios pudessem se familiarizar com o novo cadastro. Atualmente, todos os materiais antigos que
foram higienizados esto inativados, o que impossibilita a visualizao dos seus itens com os seus
respectivos pareceres de inativao.
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ainda no cadastrado, foi selecionado como modelo de estudo o material CANETA. O fato de a
compra deste material no setor pblico estar associada ineficincia, desperdcio e baixa qualidade
motivaram a sua escolha. Seguem em ordem cronolgica e dispostos em forma de tpicos os
passos perseguidos para a sua higienizao:
Como se pode observar, tanto na classe 7505 - Artigos para Escritrios, como na classe
7520 - Suprimentos de Uso Didtico, Pedaggico, de Papelaria e de Escritrio, havia materiais
diferentes relacionados ao objeto caneta. Para reagrup-los da melhor forma possvel, foi
necessrio estudar as caractersticas cadastradas antes da higienizao para cada um deles.
Fonte: GBP/e-Fisco.
*O material acima descrito foi inativado por no estar corretamente caracterizado.
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Fonte: GBP/e-Fisco.
*O material acima descrito foi inativado por no estar corretamente caracterizado.
Processamento dos dados coletados no sistema GBP/e-Fisco
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Nessa etapa, atravs da verificao e comparao das caractersticas cadastradas para cada
um dos quatro tipos de canetas que estavam ativos no sistema, foi possvel observar que:
E
mbora os materiais CANETA ESFEROGRFICA e CANETA FIXA recebam denominaes
distintas, trata-se do mesmo objeto. Na verdade, este material poderia ser considerado
uma espcie daquele.
C
omo HIDROCOR sinnimo de CANETA HIDROGRFICA, ambos devem ser agrupados
em um nico material.
- A lista dos fornecedores do Estado pode ser acessada atravs da guia consultar preos por
item de material/servios do mdulo GBP/e-Fisco. Essa consulta possibilita a identificao de
quem forneceu determinado item de material/servio para o Estado. Para o material em anlise,
essa ferramenta no teve grande utilidade, haja vista a vasta quantidade de informao disponvel
na prpria internet. Por outro lado, foi bastante utilizada no processo de padronizao de outros
materiais, pois permitiu ao gestor o esclarecimento de dvidas a respeito do material que estava
sob sua responsabilidade.
- A lista de fornecedores no mercado, coletada atravs da internet e/ou pesquisa de campo,
identifica os estabelecimentos que trabalham com determinado material. Tambm auxilia o gestor
no trabalho de conhecimento e anlise do material. Na maioria das vezes, o contato telefnico
quase sempre suficiente. No estudo da caneta, foi necessria tambm a realizao de visitas
tcnicas in loco que permitiram a anlise mais detalhada dos tipos disponveis venda, alm do
acesso a catlogos de materiais de grandes fornecedores/lojistas. O recebimento destes catlogos,
por sua vez, foi bastante til para a higienizao de outros materiais.
N
o almoxarifado (da SAD e/ou outros rgos)
Atravs das visitas realizadas ao almoxarifado da SAD foi possvel identificar, por exemplo,
que determinadas canetas, mesmo validadas pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e
Tecnologia INMETRO, no funcionavam na maioria dos lotes. Vale salientar que estas
apresentavam prazo de validade de um ano. Por outro lado, todas as canetas que possuam prazo
de validade indeterminado funcionavam perfeitamente. Desta forma, a caracterstica VALIDADE
passou a ser exigida como forma de garantir ao Estado a aquisio de canetas funcionais.
Escutar o gestor do almoxarifado uma excelente ferramenta para uma descrio mais eficiente do
material. Como responsvel pelo recebimento do que se comprado, ele capaz de esclarecer dvidas e
relatar os problemas recorrentes. A visita ao almoxarifado tambm til para a visualizao do material
em anlise.
Por outro lado, existem canetas que, por possurem caractersticas to especficas, no
permitiram a fuso e criao de um nico material. Isso ocorreu com as canetas esferogrfica e
hidrogrfica, pois algumas caractersticas consideradas obrigatrias para uma boa especificao
de uma no cabiam outra. Com isso um mesmo objeto precisou ser separado em dois materiais,
visto que o mercado traz especificaes peculiares para a sua aquisio, tal como abaixo detalhado:
A caracterstica espessura da ponta classificada no mercado como fina, mdia e grossa
para a caneta hidrogrfica e especificada em milmetros para a caneta esferogrfica;
A caracterstica tampa est prevista apenas para caneta esferogrfica e foi classificada
como obrigatria, haja vista que se fosse no obrigatria apenas parte dos usurios a
preencheria. Isso resultaria no aumento do nmero de itens de canetas, pois existiriam
propostas com e outras sem especificao da tampa. No entanto, o preenchimento
obrigatrio de tal caracterstica atende a necessidade tanto dos usurios que a considera
necessria quanto daqueles que a considera desnecessria. Tal medida, embora seja
bastante simples, proporciona a manuteno de um cadastro mais enxuto, sem a
ocorrncia de itens semelhantes, divergindo apenas pelo preenchimento ou no de uma
determinada caracterstica.
Foi percebido que a fuso das canetas hidrgraficas e esferogrficas em um nico material dificultaria a
gesto do cadastro, requerendo um tempo maior de anlise e aumentando assim a probabilidade de
erros e de duplicidade.
CANETA
75 7505 15131 73
ESFEROGRFICA *CANETA 35256 18
CANETA FIXA 31433 01
TOTAL 74
* Material higienizado resultante da fuso entre os materiais CANETA ESFEROGRFICA e FIXA.
* Material higienizado resultante da fuso entre os materiais CANETA HIDROGRFICA PONTA POROSA e HIDROCOR.
Tabela 11. Caractersticas cadastradas para o material CANETA HIDROGRFICA aps a higienizao.
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A gesto do cadastro de materiais e servios realizada atravs dos gestores lotados e/ou
em exerccio na Secretaria de Administrao e nos diversos rgos e unidades gestoras do Estado
de Pernambuco.
Dentre outras atribuies, cabe aos gestores do e-Fisco agir de forma pr-ativa, observando
o cumprimento das determinaes da GECAD e buscando sempre a qualidade do cadastro de
materiais e servios. A eficincia deste est diretamente relacionada postura e compromisso
assumidos pelo gestor. As principais atribuies do gestor so:
I- Analisar as propostas de materiais e itens de materiais;
II- Prestar apoio tcnico aos usurios do sistema;
III- Manter o cadastro organizado e padronizado;
IV- Dar continuidade ao processo de higienizao dos materiais e servios;
V- Inativar materiais e itens inconsistentes;
VI- Solicitar GECAD a realocao de classe para o grupo mais adequado em que deveria
ter sido cadastrada;
VII- Relatar ao gerente da GECAD eventuais problemas encontrados.
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contato diretamente com o usurio para entender a relao entre a sua necessidade e a descrio
contida na proposta. Esta comunicao somente possvel quando o usurio disponibiliza no
campo observaes, contido na proposta, seu nmero de telefone e/ou email. Caso o usurio no
deixe contato, o gestor rejeitar a proposta justificando o motivo e tambm deixar seu contato
para que o usurio possa se comunicar com ele.
No analisar uma proposta que j foi rejeitada por outro gestor. Aguard-lo concluir a anlise.
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Conforme detalhado no item anterior, existem vrias fontes de pesquisa disponveis que
podem auxiliar o gestor durante a anlise de propostas de material e item, tais como internet,
contato com fornecedores e outros gestores do sistema, ou mesmo consulta ao catlogo de
materiais de alguns fabricantes (Figura 4).
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Ao padronizar um material, fundamental que o gestor registre os detalhes que julgue mais
importantes e peculiares desse processo e encaminhe por email ao Gerente da GECAD (ver figura
5). Desta forma, ficar disponvel na GECAD para consulta dos gestores uma lista contendo o
resumo de todos os materiais higienizados, de forma que qualquer gestor possa dar seguimento s
anlises subsequentes de propostas de item desse material. Isso facilitar a manuteno da
padronizao, bem como a otimizao da caracterizao do material pelos demais gestores,
responsveis pela gesto da classe ao qual o referido material tenha sido cadastrado.
Para os itens do material MARCADOR cuja caracterstica TIPO for preenchida como sendo
de texto, o TIPO DA TINTA fluorescente, enquanto o TIPO DA PONTA geralmente
chanfrada. Por outro lado, se o TIPO for permanente, o TIPO DA TINTA ser a base
de lcool.
Para os demais itens, o TIPO DA PONTA pode ser ogiva, chanfrada, arredondada,
entre outras.
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Esto listadas abaixo dvidas freqentes cujo esclarecimento e aprendizado por parte dos
gestores fundamental para uma gesto mais eficaz do cadastro de materiais. Outras dvidas
podero ser elucidadas atravs dos telefones disponveis no site da Secretaria de Administrao:
<www.sad.pe.gov.br/seadm>.
1. Como analisar uma proposta de material ou item com caractersticas muito especficas?
O gestor precisa pesquisar para conhecer bem o produto em anlise. A partir de ento, ele
ter mais segurana em afirmar se existe realmente a necessidade de se especificar tanto o item e
se isso no o est direcionando para determinado fabricante. Em caso de necessidade, podero ser
acrescentadas caractersticas no obrigatrias no material correspondente. No entanto, na maioria
das vezes, o detalhamento dever estar descrito no termo de referncia. Possivelmente, tambm
ser necessrio que o gestor entre em contato com o usurio para obter e fornecer maiores
esclarecimentos.
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6. Depois que o gestor aprova o item, este j pode ser utilizado para aquisio?
Ainda no. necessrio que o usurio solicite a associao da natureza de despesa do item
na Secretaria da Fazenda SEFAZ, atravs da Central de Atendimento aos Usurios CAU, pelos
telefones: (81) 3183-6871 ou (81) 3183-6873.
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1.7. Referncias
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CAPTULO 2
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2.1. Introduo
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O Cadastro de Materiais do e-Fisco possui quatro nveis estruturais. O nvel mais abrangente
chamado grupo e engloba itens segundo a semelhana de uso. Por exemplo, no caso da sade,
o grupo que abrange esses itens o Grupo 65 EQUIPAMENTOS E ARTIGOS DE USO MDICO,
ODONTOLGICO, HOSPITALAR E LABORATORIAL. O segundo nvel, a classe, rene itens
semelhantes tanto no uso quanto nas caractersticas que os descrevem. A classe que contm todos
os medicamentos de uso humano chamada Classe 6590 Cadastro Padronizado de
Medicamentos. O prximo nvel de classificao o material, o qual identifica o produto a ser
adquirido. Para os medicamentos o material o prprio frmaco, escrito conforme a Denominao
Comum Brasileira (DCB), por exemplo: 35022 PARACETAMOL. Por fim teremos o item, esse
ltimo nvel inclui as diferentes apresentaes de um mesmo material. Por exemplo, os
medicamentos que possuem o frmaco paracetamol esto descritos como itens distintos deste
material (retirado integralmente do sistema GBP/e-Fisco):
Cada item descrito no CADMAT possui uma descrio e um cdigo. Esse cdigo numrico e
sequencial dado pelo sistema para identificar cada item.
Atualmente, a Classe 6531 (Medicamentos) foi inativada devido padronizao no cadastro
de Medicamentos. Assim, o sistema no permite o envio de propostas para esta classe e seus itens
no podero ser reativados, devendo o usurio entrar em contato com os gestores da Classe 6590
Cadastro Padronizado de Medicamentos, atravs do telefone (81) 3183-7862. Os gestores iro
orient-los a utilizar o cdigo correspondente para cada item inativado.
Todos os itens descritos na Classe 6590 Cadastro Padronizado de Medicamentos tiveram
sua descrio padronizada pela Gerncia de Cadastro de Fornecedores, Materiais e Servios do
Estado (GECAD), que para tanto utilizou mtodos de pesquisa baseados em guias farmacuticos,
manuais teraputicos, bulrios eletrnicos (ANVISA) e consultas aos laboratrios. Alm disso,
oficinas foram realizadas pela Superintendncia de Assistncia Farmacutica - SAF da Secretaria
Estadual de Sade - SES com a presena dos farmacuticos dos principais hospitais do Estado que
deram o suporte necessrio para subsidiar o processo de padronizao do catlogo de
medicamentos.
A unidade de fornecimento pode ser definida pela menor unidade de compra possvel ou
pelas embalagens secundrias (como caixas, blisteres e etc.). Para medicamentos em p e em solu-
es, a unidade de fornecimento a embalagem primria, definida pelos frascos, ampolas, bisnagas
e assim por diante, seguidas pelo volume ou peso, conforme a apresentao do medicamento.
importante frisar que a unidade de fornecimento uma caracterstica acessria descrio do
medicamento e no est includa na descrio do item de medicamento; ela escolhida conforme
necessidade do usurio.
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Exemplo:
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2.3.1.1. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) Cadastro de Materiais e Servios
Cadastro de Materiais/Servios:
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2.3.1.2. Colocar o cdigo da Classe desejada (6590) no campo da Classe, no campo Nome do
Material/Servio escrever o nome do medicamento ou algum sinnimo deste entre asteriscos
(*XXX*) para facilitar a busca e clicar no boto Localizar. Dentre os materiais exibidos, observar o
cdigo do material desejado para prosseguir com a pesquisa do item:
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2.3.1.3. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) - Cadastro de Materiais e Servios
Cadastro de Itens de Material, Servios e Obras:
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2.3.2.1. Verificar se o material est cadastrado na Classe 6590, caso nenhum registro seja
encontrado, encaminhar proposta de material:
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2.3.2.2. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) - Materiais e Servios Propostas
Proposta de Material/Servio:
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2.3.2.6. Repetir os passos descritos acima para as demais caractersticas e clicar no boto
Prximo para seguir com a incluso da proposta:
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2.3.3.1. Menu Principal Gesto de Banco de Preos (GBP) Materiais e Servios Propostas
Proposta de Item de Material/Servio:
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2.4. Referncias
ANSEL, H. C., et al. Farmacotcnica Formas Farmacuticas & Sistemas de Liberao de Frmacos.
6 Edio. Editora Artmed.
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ANEXO
Fluxograma para consulta e incluso de materiais/servios e itens de materiais/servios no sistema
gesto de banco de preos do e-Fisco
No
2. Verificar se existe o
material correspondente
No Elaborar e enviar a
Encontrou o
proposta do material
material desejado?
pretendido
Sim
3. Elaborar e enviar a
O Gestor analisa a
proposta do item
proposta
pretendido
4. O Gestor analisa a
proposta
Aprovou o No Rejeita e
material? justifica
Sim
Rejeita e No Aprovou o
justifica item? Material
aprovado
Sim
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