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GERDAU Global Procurement Apresentação Roadshow para Lideranças Setembro 2007 4878
GERDAU Global Procurement
Apresentação Roadshow para Lideranças
Setembro 2007
4878
O Projeto GGP
O Projeto GGP

• Suprimentos iniciou a implantação do primeiro Template Global da GERDAU:

GGP – Gerdau Global Procurement

• O projeto permitirá total alinhamento e integração de Suprimentos em todas as Unidades de Negócio, através de uma plataforma de sistema única: SAP SRM

100% de acordo com as melhores práticas do GBS

• Redução de custos ao habilitar os compradores a negociar e expandir a utilização de contratos globais.

• Fácil fluxo de informações com nossos usuários internos e fornecedores via portal web.

• Implantação com um abrangente Plano de Gestão da Mudança

Conceito de Template Global
Conceito de Template Global

Template Global constitui a busca de forma integrada do que há de melhor em cada empresa do Grupo Gerdau, em quatro pontos fundamentais: Processos, Pessoas, Tecnologia e Estratégia.

Modelo Integrado do Projeto

• Negociações Globais de Materiais e Serviços

•Liberação dos compradores para negociar melhores contratos

• Plataforma Única de

Tecnologia e Sistemas

contratos • Plataforma Única de Tecnologia e Sistemas • Processos de Suprimentos uniformizados em todas as

• Processos de Suprimentos

uniformizados em todas as unidades de negócio

• Uniformização das políticas, padrões e procedimentos de suprimentos

A Área de Suprimentos é a pioneira na padronização dos processos e procedimentos do Grupo
A Área de Suprimentos é a pioneira na padronização
dos processos e procedimentos do Grupo Gerdau

Motivadores

Estratégicos

Iniciativas da Área de Suprimentos

Crescimento por Aquisições Integração e Consolidação Excelência Operacional
Crescimento por
Aquisições
Integração e
Consolidação
Excelência
Operacional

Acelerar o processo de disseminação das práticas do GBS para todas as geografias

Operar e gerir a empresa de maneira global unificando processos e procedimentos

Alcançar sinergia entre as unidades, implementando modelo único de gestão

entre as unidades, implementando modelo único de gestão Como TI irá suportar • Provendo uma solução

Como TI irá suportar

Provendo uma solução aderente ao GBS que permita agilidade na implantação (SAP SRM)

Unificando sistemas, infra- estrutura tecnológica e suporte às Operações

Criando um Modelo de Governança para implementação e manutenção dos processos globais

Estratégia GGP
Estratégia GGP

Business Process Templates

Processos de Negócios atuais

GERDAU GBS Suprimentos

Melhorias SAP SRM V6.0

atuais GERDAU GBS Suprimentos Melhorias SAP SRM V6.0 Global Procurement Process (A) Processos Padrão (95%)

Global Procurement Process

(A)

Processos Padrão

(95%)

(B)

Processos

Locais

(5%)

Processos Padrão (95%) (B) Processos Locais (5%) O modelo de processos do negócio tem duas categorias:

O modelo de processos do negócio tem duas categorias:

A.Processos Padrão: processos comuns para todos os negócios.

B.Processos e características locais relacionadas as leis, regulamentações, GAAP, etc.

Importante: Não requer implantação de SAP em outros processos de negócio.

Plano de implantação do projeto GGP
Plano de implantação do projeto GGP
Concluído GATE GATE GATE 0 1 2 Template Global Preparação e Planejamento Blue print Processo
Concluído
GATE
GATE
GATE
0
1
2
Template Global
Preparação e
Planejamento
Blue print
Processo
Desenho de
de
Processos
PLANO
Analise
Globais

• Gate 0: Início do Projeto

• Gate 1: Kick off e planejamento

• Gate 2: Desenho dos Templates Globais

• Gate 3: SRM pronto para Teste de Aceitação de Usuários

• Gate 4: Análise “Go-No Go” para Brasil

Onde GATE GATE estamos 4 Fev/08 3 Requerimentos Locais Brasil Go-Live Brasil Desenho Detalhado GAP
Onde
GATE
GATE
estamos
4 Fev/08
3
Requerimentos Locais
Brasil
Go-Live
Brasil
Desenho Detalhado
GAP
TESTE
DEPLOY
Desenho e
Aceitação
2008
Implantação
Construção
do usuário

Set/07

• Gate 5: SRM pronto para Teste de Aceitação de Usuários

• Gate 6: Análise “Go-No Go” para EUA e Canadá

GATE GATE Out/07 Mar/08 5 6 Go-Live Requerimentos Locais EUA e Canadá GNA Desenho Detalhado
GATE
GATE
Out/07
Mar/08
5
6
Go-Live
Requerimentos Locais
EUA e Canadá
GNA
Desenho Detalhado
GAP
TESTE
DEPLOY
Desenho e
Aceitação
Implantação
Construção
do usuário
2008/09
Estratégia de roll-outs: Brasil
Estratégia de roll-outs: Brasil

GERDAU no Brasil (GALB, GAEB, CGBR, GACO)

• Primeira implantação + 4 Roll outs

• 7 regiões

• 6 Meses

• Mais de 3.000 usuários impactados

Blue print

Concluído

Primeira

implantação

Região Sul

Roll out 1

RJ & MG

Roll out 2

SP

Roll out 3

NO & NE

Roll out 4

GACO

Julho Fev Abr Mai Jun Jul Análise de 08 08 08 08 07 Gaps e
Julho
Fev
Abr
Mai
Jun
Jul
Análise de
08
08
08 08
07 Gaps e Fase
de Construção
08 América do Sul
Análise de Gaps
e Fase de
Construção
Estratégia roll-outs: EUA & Canadá
Estratégia roll-outs: EUA & Canadá

GERDAU AmeriSteel (EUA e Canadá)

• Primeira implantação + 4 Roll outs

• 16 Sites

• 11 Meses

• Mais de 2.000 usuários impactados

Roll out 2 Roll out 3 Roll out 4 Primeira Roll out 1 Jackson, Wilton
Roll out 2
Roll out 3
Roll out 4
Primeira
Roll out 1
Jackson,
Wilton
Cal City
Sand Spring
implantação
Kick off do
Projeto
WBTY
Sayreville
Carter, Char,
St Paul
Selkirk
Beamont
Cambridge
Perth
Jackville
Knoxville
Joliet
Out
Mar
Abr
Jun
Ago
Out
Nov
Jan
Análise de
08
08
08 08
08 08
09
07 Gaps e Fase
de Construção
Estratégia de roll-outs: Outras Regiões
Estratégia de roll-outs: Outras Regiões

América do Sul: Uruguai, Argentina, Chile e Colômbia

• LAISA, SIPAR, AZA,DIACO

Kick off do Projeto

Primeira

implantação

LAISA & SIPAR

Roll out 1

AZA (Chile)

Roll out 2

DIACO

Set Fev Mar Abr
Set
Fev
Mar
Abr

Completa implantação do GGP no Brasil

Análise de

08 Gaps e Fase de Construção

09

09 09

SIDENOR: Espanha

Primeira

implantação

Espanha

Kick off do Projeto

Fev Jun
Fev
Jun

Análise de GAPs concluída na América do Sul

Análise de

09 Gaps e Fase de Construção

09

Plano Detalhado – Implantação Brasil
Plano Detalhado – Implantação Brasil
Month Ago 07 Sep 07 Out 07 Nov 07 Dec 07 Jan 08 Feb 08
Month
Ago 07
Sep 07
Out 07
Nov 07
Dec 07
Jan 08
Feb 08
GGP Implementation Plan
ON's Brazil - First Implementation
Global Template e ON's Brazil Local Requ
First Implementation
Detail Process Configuration Tier 2
35% Process +
Local Requireents
25% Process
Detail Process Configuration Tier 3
- Business Process
Configured in SAP
Final Configuration
- Functional Specifications Developed
- Master Data Designed
Local Requirements Anaysis (ON's Brazil)
Local Gap Analysis
Test Cases Preparation
Approach & Test
Cases Creation
Conference Room Pilot Simulation
Preprare
CRP
Execute IT
Fixing
Integration Test Execution (Functional Test)
Functional Test
Tickets
RICEF Developments
Functional, Technical & Development Specifications
Install
Ramp up SRM SP02 to SP03 (Technical Install)
SP03
Performance Stress Test
ST
Execute UAT
User Acceptance Test - First Implementation
Preprare
First Implement
End User Training - First Implementation
Preprare
Execution
Site Readness
Cutover & Go Live - First Implementation
Data Cutover
Go
Live: First Implementation
Post Go Live Support
GGP Knowledge Transfer Sessions in GNA
GNA
Date
08/06/07
08/13/07
08/20/07
08/27/07
09/03/07
09/10/07
09/17/07
09/24/07
10/01/07
10/08/07
10/15/07
10/22/07
10/29/07
11/05/07
11/12/07
11/19/07
11/26/07
12/03/07
12/10/07
12/17/07
12/24/07
12/31/07
01/07/08
01/14/08
01/21/08
01/28/08
02/04/08
02/11/08
02/18/08
02/25/08
A primeira fase de desenho dos templates globais foi concluída com sucesso
A primeira fase de desenho dos templates globais foi
concluída com sucesso

Período: Abril 2007 – Junho 2007

Resultados:

• Template Global de Suprimentos definido em detalhe (conceito GBS)

• Mais de 50 integrantes de diversos sites (USA, Brasil, Espanha, Argentina, Chile e Canadá)

• Necessidades locais identificadas para o Brasil

• Primeiros processos testados com sucesso

• Aproximadamente 30 regras de negócio validadas

• Documento Blueprint do GGP assinado pelo Comitê Executivo

• Pendências foram registradas e são acompanhadas diariamente (ex:

interfaces locais)

Fase atual: detalhamento dos processos e configuração da ferramenta
Fase atual: detalhamento dos processos e
configuração da ferramenta

Período: Julho 2007 – Outubro 2007

Atividades em progresso:

• Configuração da ferramenta SAP SRM

• Interfaces com o sistema Legacy

• Definição de gestão de dados: otimização do catálogo

• Abordagem de Gestão da Mudança definida e sendo implantada

• Estratégia do ambiente SRM Central definido e implantado

• Estratégia de suporte aos usuários finais (Pós Go-Live) em progresso: novo conceito para GERDAU – ambiente singular x processos globais

• GNA (GERDAU AmeriSteel) - preparação para realização de Workshops e lançamento do Projeto – 15/10/2007 a 19/10/2007

Próximos passos
Próximos passos

Período: a partir de Novembro/07

O que vem por aí

Plano de Prontidão para a Mudança:

Treinamentos, campanhas e comunicações, avaliações de prontidão para mudança em cada localidade.

Teste de Aceitação dos Usuários:

Garantir que os usuários finais consigam utilizar os processos do negócio

Cutover:

Sistema pronto para a produção.

Planejamento de Suporte Pós Go-Live:

Suporte do projeto durante os primeiros 60 dias após a implantação.

Preparação para o Go-Live Região Sul
Preparação para o Go-Live
Região Sul
Set 07 Out 07 Nov 07 Dez 07 Jan 08 Fev 08 Mar 08 Apr
Set 07
Out 07
Nov 07
Dez 07
Jan 08
Fev 08
Mar 08
Apr 08
Implantação Região Sul - Piloto
Apresentações para Lideranças
Apresentações nas Localidades
Entrevistas com Lideranças
Pesquisa de prontidão para mudança
Teste de Aceitação dos Usuários
Treinamento de Usuários
Suporte Pós Go-Live
Go Live:
Região
Sul

Pontos de Atenção:

Desdobramento das comunicações – estratégia de apresentações nas localidades

Validação dos usuários finais para treinamento

Período de testes e treinamentos x planejamento de férias

Desafios de Gestão da Mudança
Desafios de Gestão da Mudança

Mapeamento dos Impactos significativos na Organização e tratamento dos mesmos

Alinhamento e comunicação com a Liderança (agentes de mudança)

Processo efetivo de Comunicação, de acordo com as necessidades de cada público impactado (e-mails, Site do Projeto GGP, campanha de divulgação do Go- Live, Linha Direta)

Programa de capacitação e Treinamentos para todos os usuários (compradores, aprovadores, requisitantes, fornecedores)

Integração do Time de Projeto

Integração Mapeamento Liderança Impactos Capacitação Comunicação
Integração
Mapeamento
Liderança
Impactos
Capacitação
Comunicação
Estratégia de comunicação e envolvimento das pessoas: Rede de Mudança
Estratégia de comunicação e envolvimento das
pessoas: Rede de Mudança
Feedback Patrocinadores: Diretor Suprimentos, TI Individuo(s) que têm poder, perante o usuário, para impulsionar e
Feedback
Patrocinadores:
Diretor Suprimentos,
TI
Individuo(s) que têm poder,
perante o usuário, para
impulsionar e legitimar a
mudança
Agentes de Mudança:
Facilitador e
Gerentes de
capacitando
propulsor,
e apoiando as
Suprimentos, Líderes
de Operação
pessoas diretamente
impactadas
Usuários:
Equipe de
Compras,
requisitantes,
fornecedores
Usuários diretamente
impactados, foco do esforço
da mudança
Liderança
Fatores Críticos de Sucesso
Fatores Críticos de Sucesso

O comprometimento e apoio da liderança local é a chave para o sucesso da implantação do GGP

• Liderança do Projeto atuante

• Comitê Executivo

• Líderes regionais

• Líderes locais

• Incentivo e liberação dos usuários para participação em treinamentos e validação de dados.

Escopo do Projeto GGP
Escopo do Projeto GGP
Strategic Sourcing Supplier Collaboration Operational Procurement Source: SAP
Strategic Sourcing
Supplier Collaboration
Operational Procurement
Source: SAP
GGP Strategic Sourcing Supplier Collaboration Operational Procurement Source: SAP GERDAU Global Procurement 18
Processo Global: Gestão de Contratos
Processo Global: Gestão de Contratos

• GGP irá acelerar a transição de aquisição tradicional (cotações) nas relações com os fornecedores para negociações completas que agreguem valor (contratos).

• GGP habilitará a área de Suprimentos para:

• Foco dos compradores na gestão de contratos e na manutenção de catálogos

• Múltiplos contratos com fornecedores preferenciais.

• Será executado em qualquer nível da organização

•Global

•Nacional

•Regional

•Local

Processo Global: Cotação Eletrônica
Processo Global: Cotação Eletrônica

• Análises de mercado mais freqüentes

• Negociações a partir de um menu padronizado de termos e condições

• Modelos padronizados de solicitação de cotação, viabilizando compras rápidas e eficientes

• Compradores aptos a realizar múltiplas sessões de cotação para aumentar competitividade.

Processo Global: Utilização de Contratos
Processo Global: Utilização de Contratos

• Simplificação do processo para usuários, relação direta com os fornecedores preferenciais por meio de catálogos .

• Compradores administrarão acordos preferenciais de suprimentos no GGP

• Redução de custos

• Melhor gestão de desempenho de fornecedores

Exemplos de cenários Usuários diretos
Exemplos de cenários
Usuários diretos

Requisitantes

Catálogo

Carrinho de

Compras

• O processo de aprovação segue a estrutura organizacional dos requisitantes: aprovação de necessidade/ orçamento

• Itens de contrato geram pedidos de compra automaticamente

Compradores

Solicitação de Cotação Criação de Pedidos de Compras e Acompanhamento
Solicitação de
Cotação
Criação de
Pedidos de
Compras e
Acompanhamento

• Se não há contrato, materiais ou serviços são cotados pelo comprador no sourcing cockpit

• Uma vez gerado o Pedido de Compras, será disponibilizado para os fornecedores via Portal do Fornecedor

Requisitantes

Recebimento de materiais e serviços
Recebimento
de materiais e
serviços

O processo continua o mesmo, mudam as ferramentas

GERDAU Global Procurement

22

Executados/ criados no SRMe serviços O processo continua o mesmo, mudam as ferramentas GERDAU Global Procurement 22 Executados em

Executados em sistemas Backende serviços O processo continua o mesmo, mudam as ferramentas GERDAU Global Procurement 22 Executados/ criados

Exemplos de cenários: Usuários de manutenção
Exemplos de cenários:
Usuários de manutenção

Requisitantes

Compradores

Requisitantes

Recebimento de materiais e serviços
Recebimento
de materiais e
serviços

Catálogo

Planejamento de Solicitação de cotação Componentes Criação de Pedidos de Compras e Acompanhamento Lista
Planejamento
de
Solicitação de
cotação
Componentes
Criação de
Pedidos de
Compras e
Acompanhamento
Lista Técnica/
Ordem de
Manutenção
Reposição de
estoque

• Itens estocáveis geram reserva

• Itens não estocáveis sem contrato iniciam processo de cotação

• Itens não estocáveis com contrato disparam a criação de Pedido de Compra automaticamente

disparam a criação de Pedido de Compra automaticamente 23 • O trabalho é feito em sistema

23

• O trabalho é feito em sistema Backend (PM/ Maximo)

• Itens não estocáveis são encontrados no catálogo/ inseridos no carrinho de compras

• Após carrinho de compras concluído, os itens serão inseridos na Ordem de Manutenção

• MRP dispara a criação de Requisição de Compra

Executados/ criados no SRM

Executados em sistemas Backendde Manutenção • MRP dispara a criação de Requisição de Compra Executados/ criados no SRM GERDAU

GERDAU Global Procurement

Dúvidas?
Dúvidas?
Dúvidas? GERDAU Global Procurement 24