PRINCIPAIS CONCEITOS

EM ARQUIVOLOGIA

Disciplina: Produo Documental

Marlia/ 2013
 CONCEITOS
2

ARQUIVO
DOCUMENTO
FUNO
FINALIDADE
DOCUMENTAO
GNERO
ESPCIE
FORMATO
SUPORTE
VALOR DOS DOCUMENTOS
TIPOS DE ARQUIVO
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
 ARQUIVO
3

Origem:

Grcia: Arch, atribuda aos palcios dos

magistrados

Archeion: local de guarda e depsitos dos

documentos

Archivum: palavra de origem latina, que significa

local de guarda de documentos
 ARQUIVO
O conceito de arquivo tem mltiplas definies, conforme o
seu contexto:
Prestao de servio
Edifcio

Mvel para guarda de

Conjunto Documental documentos

4
 Para ns ...
5

Interessa-nos trabalhar com a definio de

Arquivo enquanto conjunto documental
 ARQUIVO
6

Conjunto de documentos naturalmente

acumulados por instituio ou pessoas, fruto de
sua atividade laboral, social, cultural, intelectual
etc.
So nicos em sua criao e recepo, porque
descrevem e provam acontecimentos/fatos de
uma determinada circunstncia
Se isolado, o documento perde o seu valor
 ARQUIVO
7

Conjunto de documentos produzidos e

acumulados por uma entidade coletiva, pblica
ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de
suas atividades, independentemente da natureza
do suporte.
(DICIONRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA, 2005, p. 27)
 ARQUIVO
8

Retenhamos da definio:

Conjunto orgnico de documentos

Independente da data, forma e suporte

No exerccio de uma atividade

Conservados a ttulo de prova/informao

 FINALIDADE
9

Servir a administrao, constituindo-se,

com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da histria.

(PAES, 2004, p. 20)

 FUNO
10

Tornar disponvel as informaes

contidas no acervo documental sob sua
guarda.

(PAES, 2004, p. 20)

 Classificao dos arquivos a partir das
instituies mantenedoras ...
11

Federal Central
Pblicos Estadual Regional
Municipal

Instituies educacionais
Igrejas
Institucionais Corporaes no lucrativas/ONGs
Sociedades, associaes

Firmas
Comerciais Corporaes
Companhias

Familiar ou Pessoal
 H tambm os arquivos que so classificados
de acordo com a natureza dos documentos ...
12

Arquivo Especial: custodia documentos de

diferentes formas fsicas, como ...

E por esta razo merecem tratamento especial ...

 E temos tambm ...
13

Arquivos Especializados: so resultados das aes de

uma determinada rea, independente da forma fsica,
como por exemplo ...

Arquivos Mdicos
Arquivos de Sindicatos
Arquivos de Engenharia
Arquivos de Imprensa
Etc ...
 DOCUMENTO DE ARQUIVO
14

Produzido e/ou recebido por uma instituio

pblica ou privada, no exerccio de suas
atividades, constitue elemento de prova ou de
informao.
Ou ainda, produzido e/ou recebido por pessoa
fsica no decurso de sua existncia;
No fruto da vontade de uma instituio,
servio ou pessoa;
 DOCUMENTO DE ARQUIVO
15

Um DOCUMENTO a unidade constituda pela informao

e seu respectivo suporte

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia

Arquivstica (2005):

Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o

suporte ou formato.

Ou seja, o conjunto de dados que so transmitidos atravs de

sinais ou combinao de sinais e o suporte utilizado para
proceder a essa operao
16

Os documentos podem apresentar caractersticas muito

diferentes:

Podem ser de papel ou no

Podem ler-se diretamente ou precisar de uma mquina

Podem conter apenas texto (documentos textuais) ou conter

grficos, imagens, mapas, etc (documentos grficos) ou
ainda mostrar uma imagem em movimento ou um som
(documentos de imagem e sonoros)
 Os documentos que compem um acervo
podem ser ...
17

Documento Audiovisual: imagens fixas ou em

movimentos, fotografias, desenhos, filmes etc...
 ou ...
18

Documento Bibliogrfico: livros, folhetos, peridicos

 E por fim ...
19

Documento Cartogrfico: plantas, mapas, etc.

 NATUREZA EM RELAO AO
ASSUNTO/CONTEDO
20

Ostensivos: divulgao no prejudica a

administrao

Ultrassecreto
Sigilosos: Secretos
Confidencial
Reservados
 EM RESUMO ...
21

Os documentos, independentemente das suas

caractersticas, so os elementos que as
instituies utilizam para atingir e comprovar
os seus fins, atravs do trabalho desenvolvido
nos diferentes servios nos quais tramitam os
documentos
 DOCUMENTAO
22

De acordo com o Dicionrio Brasileiro de

Terminologia Arquivstica (2005) :

1 Conjunto de documentos.
2 Ato ou servio de coleta, processamento tcnico e
disseminao de informaes e documentos.
 GNERO DOCUMENTAL
23

Configurao que assume um documento de acordo

com o sistema de signos utilizado na comunicao de
seu contedo

Textuais: manuscritos, digitados ou impressos;

Especiais: audiovisuais (filmes, vdeos), fonogrficos

(discos, fitas, cds), iconogrficos (mapas, fotografias)

Multimeios ou Multimidia: jogos para computadores,

enciclopdias eletrnicas, etc.
 ESPCIE DOCUMENTAL
24

Designao dos documentos segundo a

disposio e a natureza das informaes:

Ata Relatrio
Carta Requerimento
Certido Filme
Decreto Planta
Edital
Ofcio
 SUPORTE
25

Material sobre o qual as informaes so

registradas: papel, fita magntica, filme de nitrato,
etc.
 FORMA
26

Estgio de preparao e de transmisso de

documentos.
Ex: original, cpia, minuta, rascunho, etc.
 FORMATO
27

Configurao fsica de um suporte, de acordo com

a natureza e o modo como foi confeccionado.
Ex: caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa,
planta, rolo de filme, etc.
 VALOR DOS DOCUMENTOS
28

Os documentos, para alm de algumas das

suas caractersticas j enunciadas tambm
apresenta um valor especfico, que pode ser
dado pela sua informao ou por garantir e
comprovar determinados direitos.
29

Estes valores podem ser:

Administrativo/probatrio
Legal/fiscal
Histrico
 VALOR
ADMINISTRATIVO/PROBATRIO
30

Inerente aos prprios documentos de arquivo,

uma vez que estes comprovam direitos e
obrigaes e so reconhecidos como garantia e
fundamento de atos, fatos e acontecimentos.
Por esta razo, a este valor se chama por vezes
o valor primrio do documento, ou seja, o
valor do documento porque cumpre
diretamente a funo para a qual foi
administrativamente criado.
 VALOR LEGAL/FISCAL
31

Conferido aos documentos pela legislao em

vigor, e que os tornam demonstrativos de
direitos da prpria administrao ou dos
cidados. A legislao confere a vrios
documentos em particular, a funo de
comprovar determinados atos, fatos, etc. Na
maior parte das vezes, a prpria legislao a
pronunciar-se sobre o tempo necessrio para a
conservao desses documentos pelas
instituies.
 VALOR HISTRICO
32

Atribui-se quando a informao que o

documento comporta, ultrapassa a razo
primeira para a qual o documento foi criado e
assume uma importncia efetiva para o
desenvolvimento do conhecimento histrico.
Por esta razo, se chama por vezes a este valor
o valor secundrio no porque tenha menos
importncia, mas porque o valor que assume
no deriva diretamente da razo pela qual o
documento foi criado.
 VALOR HISTRICO
33

O valor histrico fundamental, no sentido de

resguardar a memria das instituies e do pas,
mas raras vezes ele tido em conta nas instituies.
 Resumindo ...
34

Valor Primrio: so os documentos que interessam

a administrao produtora;

Valor Secundrio: interessam a outras instituies e

pblico em geral;

Schellenberg (2006)
35

Podemos assim, perante o conhecimento do

valor que os documentos assumem, traar um
ciclo de vida para os mesmos, baseado nesses
valores.

TEORIA DAS TRS IDADES

 TEORIA DAS TRS IDADES
(ciclo vital dos documentos)
36

Formulada em 1973
Exploso documental
Leva em conta as diferentes fases por que passam
os documentos sob o ponto de vista de sua
administrao e de seu uso, desde o momento de
sua produo at sua eliminao ou guarda
permanente.
 TEORIA DAS TRS IDADES
37
 1 IDADE ARQUIVOS CORRENTES
38

Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos

fins imediatos para os quais foram produzidos ou
recebidos no cumprimento de atividades-fim e
atividades-meio, e que, mesmo cessada sua
tramitao, podem ou no se conservar junto aos
rgos acumuladores em razo de sua vigncia e da
frequncia com que so consultados por eles;

Os assuntos esto em tramitao e o uso frequente;

39

A permanncia dos documentos neste tipo de arquivo

depende de sua tipologia/funo e, principalmente, de
sua vigncia, mas pode ser generalizada em um ano;
podem passar dali a um arquivo central do respectivo
rgo gerador, onde permanecero de cinco a dez anos
(sem que isso seja considerado uma outra idade).
(BELLOTTO, 2006, p. 24);

Deve ficar localizado prximo ao

produtor/administrador;
 2 IDADE - ARQUIVOS INTERMEDIRIOS
40

Fase em que os documentos j ultrapassaram seu

prazo de validade jurdico-administrativo, mas
ainda podem ser utilizados pela instituio;
Aguardam destinao final em depsitos de
armazenamento temporrio;
nesta fase que so submetidos a Tabela de
Temporalidade, determinando seus prazos de
vigncia, segundo as respectivas tipologias e
funes;
 2 IDADE ARQUIVOS INTERMEDIRIOS
41

Como pouco consultado pelo administrador

(uso espordico), tambm no est
totalmente aberto pesquisa. Pode ou no
estar instalado em local afastado, de
manuteno barata, aguardando seus prazos de
vida, para descarte, ou o recolhimento para o
arquivo permanente.
 3 IDADE - ARQUIVOS PERMANENTES
42

Conjunto de documentos preservados em carter

definitivo em funo de seu valor administrativo,
fiscal, histrico, testemunhal, legal, probatrio
e/ou cientfico-cultural;

Abre-se a terceira idade aos 25 ou 30 anos

(segundo a legislao vigente no pas, estado ou
municpio), contados a partir da data de produo
do documento ou do fim de sua tramitao
(BELLOTTO, 2004).
 3 IDADE - ARQUIVOS PERMANENTES
43
Interesse, sobretudo de pesquisadores;

Localizado na prpria instituio ou prximo a

universidades e/ou centros culturais, facilitando o
acesso de usurios;

Na construo e/ou adaptao de prdios para

instalao de arquivos permanentes, devem ser
previstas amplas salas de consultas, j que a pesquisa
deve ser aberta a todos os interessados;

Elaborao dos instrumentos de pesquisa;

 ATIVIDADES - MEIO E FIM
44

O universo arquivstico informacional espelha

o presente e o passado da instituio. Somente
possvel delimit-lo a partir do estudo da
evoluo de suas estruturas, funes e
atividades. Assim, pode-se compreender o
porqu da existncia e da criao dos
documentos e encontrar propostas para a
classificao, avaliao e descrio.
 ESTRUTURA
45
 FUNES
46

Modelo de HENRI - FAYOL

 ATIVIDADES
47

ATIVIDADES RELACIONADAS A: ATENDIMENTO/CLIENTES

Atendimento ao pblico
Auxlio / suporte no processo de atendimento
Auxiliar / Cooperar / no atendimento telefnico prestando
informaes sobre os servios
da empresa
Levantamento / Identificao / Esclarecimento de dvidas dos clientes
Recebimento e direcionamento de clientes
Realizar / analisar / atualizar cadastros de clientes
Relacionamento Interpessoal atravs do contato com clientes internos
e externos
Auxlio na promoo de network do departamento com clientes e
fornecedores
 Outro exemplo de ATIVIDADES
48

ARQUIVOS E DOCUMENTOS
Preparar / organizar / analisar / Arquivar documentos
e correspondncias diversas
Organizao e localizao de arquivos fsicos e
digitalizados
Auxiliar no controle do arquivo
Conferncia de documentos
Cooperar no recebimento, expedio e controle de
documentos e nos agendamentos
Formao e desenvolvimento de acervos
 Sendo assim,
49

O estudo das atividades desenvolvidas a

melhor maneira de compreender o universo
informacional e consequentemente, a produo
de documentos. Isto porque, registram no
primeiro momento, as atividades e, sem
segundo, as estruturas e funes. Dividindo-se
em atividades meio e fim.

LOPES, 2009.
 Atividades meio: Gerencial e Burocrtica
50

As de gerenciamento administrativo definem a poltica da

organizao, meio pelo qual ela sustenta as suas
estruturas de acordo com as funes esse iniciais para as
quais foi criada;
As burocrticas so, em toda parte, as de gesto dos
recursos financeiros, patrimoniais, humanos e
informacionais. Os documentos administrativos
nascem nas atividades meio. No estudo delas passado
e presente est a possibilidade de compreender os
contedos informacionais dos documentos existentes em
seus arquivos;
LOPES, 2009
 Atividades fim:
51

Compreendem as aes tcnicas ou cientficas

para as quais a organizao foi criada e mantida.
Vinculam-se s funes formais na exata proporo
da realizao prtica destas funes. De acordo
com as atividades possvel definir a instituio.
Permitindo sua qualificao em uma ordem de
organizaes que, no mesmo sentido ou de modo
complementar, desenvolvem atividades similares,
com algumas diferenas e especializaes.

LOPES, 2009
 Exemplo:
52

Um exemplo: no h como entender as plantas de

engenharia e arquitetura de uma empresa de
construo civil como documentao administrativa.
Do mesmo modo, como entender a aplicao desse
conceito a papis que registrem estudos e pesquisas
cientficas. Trata-se de registros tcnicos e
cientficos. Demarcar a diferena entre eles ir
depender da pesquisa sobre o contedo informacional
dos acervos. Sendo assim, a documentao
arquivstica, tcnica e cientfica, produzida e recebida
no decurso das atividades das organizaes deriva
das atividades-fim.
 PRINCIPAIS FUNES
ARQUIVSTICAS
53

PRODUO
AVALIAO
AQUISIO
CONSERVAO
CLASSIFICAO
DESCRIO
DIFUSO
 PRODUO:
54

O documento deve ser produzido de acordo com as

atividades da instituio que criou efetivamente este
documento, evitando a criao (e guarda posterior) de
documentos sem utilidade

No meio digital, esta cautela com a produo

desnecessria deve ser ainda maior. A facilidade com
que se cria um documento em meio digital/eletrnico
muito maior do que de um documento fsico, o que
pode ocasionar em guarda de documentos
desnecessrios e desorganizao
 AVALIAO:
55

Consiste na valorao do documento, identificando se ele

ser eliminado ou guardado, utiliza-se como instrumento
a Tabela de Temporalidade e h o apoio do Arquivo
Nacional e da CPAD (Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos), verificando se os
documentos podem realmente ser eliminados.

Tal como os documentos fsicos, os documentos digitais

tambm passam pelo processo de Avaliao, que no
difere da forma convencional, apesar de ter facilitadores
no meio eletrnico como sistemas que facilitam esse
processo.
 AQUISIO:
56

Recepo do documento em suas trs idades. neste

momento (funo) que h a incluso do documento
arquivstico nas atividade e funes da instituio
(produtora). Verifica-se aqui, tambm, a autenticidade
do documento.

No processo de aquisio de um documento em meio

digital, este deve passar por todo um processo (alm da
verificao de autenticidade), bem como o documento
fsico.
 CONSERVAO:
57

uma forma de fazer com que a integridade da

informao no se perca por fatores fsicos. O
documento recebe um tratamento e fica sob condies
climticas que evitam ou desaceleram sua
deteriorao.

No meio digital a conservao tambm tem como foco

manter a integridade informacional, porm, a forma de
deteriorao outra. Com a evoluo tecnolgica, a
informao deve ser frequentemente adaptada ao
surgimento de novos suportes e formatos.
 CLASSIFICAO:
58

a palavra-chave quando se fala em organizao

documental dentro de um arquivo. H a diviso e
guarda dos documentos de acordo com seu contedo,
assunto e funo. O instrumento utilizado na
classificao documental o Plano de Classificao, e
esse deve atender s necessidades de acordo com a
produo documental na instituio.

A classificao de documentos digitais tambm

necessria, e deve ser feita atenciosamente, para que
no se perca qualquer informao.
 DESCRIO:
59

a forma de recuperao informacional e

localizao dos documento do acervo. A indexao
fundamental para que a informao procurada
seja efetivamente encontrada.

Igualmente ao processo de descrio de

documentos fsicos, mas no meio digital, devido s
ferramentas avanadas da tecnologia, este processo
se torna mais fcil.
 DIFUSO:
60

o processo mais prximo aos usurios, onde h a

disseminao da informao do arquivo para esses
usurios. O acesso informao deve ser regulado e a
disseminao dessa informao deve ser direcionada
aos usurios que tero acesso essa informao.

A difuso de documentos digitais uma das qualidades

do documento desse meio frente aos documentos
fsicos. Sua disseminao muito mais veloz e prtica,
graas Rede Mundial de Computadores, a famosa
internet.