Conceitos Importantes

Conceitos Importantes

Navegar usando este ndice

A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S | T | U | V | W | X | Y | Z | Todos

A
Adquirir
Adquirir o ato de se apropriar de um Processo Administrativo para realizar uma atividade
que f oi designada para um de seus grupos ou diretamente para o seu usurio.
Conceitos Importantes

Atividade
Podemos def inir como atividade algum ato necessrio para dar prosseguimento a tramitao
do processo.

Exe m plo: um grupo recebeu um processo e dever dar um parecer. Aps realizar esta
atividade o processo ser distribudo para outro rgo/grupo dar continuidade ao f luxo do
processo, recebendo a orientao da prxima atividade.

C
Classificao Documental
Os processos administrativos cadastrados no PROA seguem o padro de classif icao
documental def inido pelo Arquivo Pblico Estadual APERS e tem o objetivo de permitir a
recuperao rpida de inf ormaes, catalogao e recuperao de dados para anlise e
estatsticas.

D
Distribuir
Distribuir o ato de, dando continuidade ao f luxo de um Processo Administrativo, enviar uma
atividade para outro rgo e/ou grupo.
Conceitos Importantes

Documentos de Trabalho
A rea chamada Documentos de Trabalho armazena os arquivos que f oram enviados para o
PROA (upload) mas que no f oram anexados ao Processo Administrativo.

Um arquivo que apenas includo (upload) serve como um acessrio que pode tramitar
durante todo o ciclo de vida do processo sem ser anexado, isto , servindo como uma
inf ormao de apoio, por exemplo: normativas, planilhas, anotaes etc. Os portadores do
Processo podem consultar ou adicionar novos arquivos a qualquer momento.

Documentos do Processo
A rea chamada Documentos do Processo armazena os documentos que j f oram
anexados ao Processo Administrativo, ou que durante a execuo de uma atividade esto
selecionados para serem anexados ao Processo Administrativo.

Esta rea dividida em duas partes:

Para Ane xar: o local para onde voc mover os documentos provenientes dos
Documentos de Trabalho e que aps a distribuio sero anexados Expediente Digital.

Ane xados : so os documentos que f oram anexados ao Expediente Digital em atividades

anteriores.

E
Expediente Digital
O Expediente Digital o conjunto de documentos que f oram anexados ao Processo
Administrativo durante todo o seu f luxo, sempre iniciando com uma capa, que gerada
automaticamente com as inf ormaes cadastrais do Processo Administrativo.
Conceitos Importantes

G
Grupos
Um usurio do PROA pode f azer parte de um ou de mais grupos. A organizao destes
grupos de responsabilidade dos administradores do PROA em cada rgo.

Grupos Institucionais
So grupos criados para atender a execuo de aes ref erentes a uma mesma atividade
executadas por pessoas pertencentes a setores dif erentes na estrutura organizacional do
rgo.

Exe m plo: CIPA, Gerentes

Este termo ser visvel apenas para os administradores do PROA nos rgos.

Grupos Organizacionais
So grupos relacionados estrutura organizacional do rgo cadastrado no SOEWEB.

Exe m plo: Setores da Organizao.

Este termo ser visvel apenas para os administradores do PROA nos rgos.

P
Conceitos Importantes

Palavra Chave
A palavra chave uma inf ormao complementar do assunto. Serve para individualizar e
personalizar o Processo Administrativo. As primeiras cinco palavras chave aparecem na
capa do Processo.

A gesto das palavras chave de responsabilidade dos administradores do PROA em seu

rgo, que podem receber solicitaes de cadastramento de novas palavras chave.

Porta de Entrada
o grupo que recebe os Processos Administrativos oriundos de outros rgos e f az a
distribuio para os demais grupos internos da organizao.

Quem conf igura se um grupo ser uma porta de entrada so os administradores do PROA
em cada rgo, sendo que cada organizao pode ter um ou mais grupos conf igurados
como porta de entrada.

Portador
Denomina-se portador o grupo que recebeu a ltima distribuio de uma atividade. Aps a
realizao da atividade, o processo ser distribudo para outro grupo, que ento passa a
ser o portador do mesmo.

Exe m plo: o grupo Protocolo inseriu um Processo Administrativo (grupo de origem) que f oi
distribudo para o grupo Administrativo (atual portador).

PRA
Conceitos Importantes

PRA a sigla do sistema PROA (Processos Administrativos) adotado internamente pela

PROCERGS.

R
Representante
Representante uma pessoa que representa a outra para os atos da vida civil ou age em
nome de uma empresa.

Exe m plo: Tutor, representante legal de uma empresa.

Os menores no podem exercer os seus direitos legais diretamente mas podero f az-los
atravs dos pais ou tutores. Ento, o representante de um menor representar este menor
perante a justia ou demais questes que o envolvem.

O representante de uma empresa a pessoa, que atravs de um contrato social ou

procurao, recebeu poderes para representa-la em aes trabalhistas, preges etc.

Requerente
a pessoa ou pessoas que solicitaram a abertura do processo. O requerente pode incluir
seu prprio processo ou pode solicitar para outra pessoa/grupo f az-lo se estes tiverem
permisso.

Responsveis de Grupos
Pessoa ou pessoas designadas a receber os processos encaminhados aos grupos em que
Conceitos Importantes

so responsveis. Um grupo pode conter um ou mais responsveis, podendo inclusive

todos os seus membros serem designados como responsveis. O(s) responsvel(eis) do
grupo recebero automaticamente as atividades e f aro a execuo e/ou distribuio entre
os usurios do grupo.

Os responsveis dos grupos so cadastrados pelos Administradores do PROA nos rgos.

U
Usurios
Pessoas habilitadas ao uso do PROA. So cadastrados e mantidos pelos Administradores
do SOE nos respectivos rgos.