Ferramentas I - Professor Leonardo Eloi - Parte1

EXCEL AVANADO
PLANILHAS INTELIGENTES
1
EXCEL AVANADO PLANILHAS
INTELIGENTES
BIBLIOGRAFIA
RECOMENDADA:
BRUNI, A. L.; PAIXO, R. B. Excel Aplicado Gesto Empresarial. Ed. Atlas, 2008.
CARLBERG, C. Administrando a Empresa com Excel. So Paulo: Makron Books, 2005.
LIENGME, B. MS-Excel 2002 para Negcios e Gesto. So Paulo: Ed. Campus, 2002.
MORAZ, E; FERRARI, F. A. Entendendo e Dominando o Excel. So Paulo: Digerati, 2004.
MORAZ, E.; FERRARI, F. A. Crie Planilhas Profissionais em Excel. So Paulo: Digerati,

2005.
2
OBJETIVOS
Geral
Inteiramente voltado para o ambiente corporativo, de modo que atravs de uma

didtica simples, pratica e em um curto espao de tempo, os alunos sejam
munidos de conhecimentos avanados e extremamente uteis para o cotidiano
empresarial.
Especficos
Utilizar de maneira satisfatria as principais ferramentas utilizadas na criao
das planilhas MS Excel
META:
Ao final deste mdulo, o aluno dever estar apto a
manusear planilhas em Excel com conhecimento
suficiente para o uso em tomadas de decises.
3
COMANDOS E MENUS
BSICOS DO MS-EXCEL
4
Principais componentes do Excel
Boto do Office > Preparar:
Possibilita a preparao do arquivo para posterior divulgao.
Permite criar uma senha para acesso

restrito (porm a edio permitida).
Cria uma assinatura.
Define a pasta como sendo finalizada

(somente leitura).
H outras opes de segurana no Menu

Reviso para controle de edio:
5
PRINCIPAIS TECLAS DE ATALHO
Tecla Ao Tecla Ao
Ctrl C Copia Ctrl Shift ( Reexibe linha
Ctrl X Recorta Ctrl End Vai a ltima clula
preenchida da planilha
Ctrl V Cola
Ctrl Shift Vai a ltima clula
preenchida da coluna
Ctrl T Seleciona toda

a planilha Ctrl Shift Vai a ltima clula
preenchida da linha
Ctrl L Localiza Ctrl Shift ! Formato 2 casas

decimais
Ctrl Z Desfazer Ctrl Shift # Formato Data
Ctrl P Imprimir Ctrl Shift $ Formato Moeda
Ctrl 9 (ou 0) Oculta linha Ctrl Shift % Formato Percentual
6
Formatao de Condicional
(Menu: Incio => Comando: Estilo / Formatao Condicional)
Formata as clulas selecionadas de acordo com as informaes contidas nas mesmas,

de tal forma que possa diferenci-las a partir de seus contedos de uma maneira
visualmente agradvel.
A forma de diferenciao das clulas a mais variada o possvel, ajudando sobremaneira
quando deseja-se tomar aes sem se preocupar com os valores diretamente.
Formata somente as clulas com valores:

Maior ou menor que certo limite;
Entre certos limites (limite inferior e superior);
Exatamente igual a certo valor;
Pelo menos um certo texto (mesmo que incompleto);
Em forma de data a partir da data atual (at um ms);
Cuidado pois as formataes

podem se sobrepor
7
(Menu: Estilo => Comando: Formatao Condicional)
Considera as clulas com valores

classificados em ordem decrescente:
Os Primeiros Itens ou Percentuais;
Os ltimos Itens ou Percentuais;
Acima ou abaixo da mdia das clulas selecionadas
Exemplos de aplicao:
- Anlises estatsticas (Controle de Qualidade);
- Priorizao de aes; etc.
8
Gera barras dentro de cada clula proporcional aos
valores das clulas selecionadas.
Pode formatar apenas parte das clulas a partir

do estabelecimento de regras.
Exemplos de Aplicao:
- Anlise de indicadores de desempenho;
- Viso geral de resultados; etc.
Gera uma escala de cores mximas e mnimas dentro

das clulas, relacionadas aos seus respectivos
valores.
Pode formatar apenas parte das clulas a partir

Do estabelecimento de regras.
Exemplos de aplicao:
- Tonalidade de cor diferenciada dependendo da etapa da obra;
-Gerao de escalas de cor para diferentes temperaturas de controle; etc. 9
Gera Smbolos (cones) dentro das

clulas, relacionados aos intervalos
de valores das celulas selecionadas.
Muda os intervalos e regras

(critrios) para que apaream os
smbolos.
A formatao condicional dinmica: A medida que os valores so modificados a

formatao ir se modificar a partir das regras estabelecidas. ARQUIVO FORMATAO
CONDICIONAL
10
Inserir Srie
(Menu: Incio => Comando: Edio => Opo: Preencher => Srie)
Muito utilizado quando deseja-se criar uma seqncia de valores com um certo
comportamento numrico, a partir de uma srie predeterminada, ou cri-la a partir de
uma tendncia linear ou geomtrica. Pode ser aplicada a nmeros e datas. No completa
dados por ordem alfabtica.
Sugere uma
seqncia lgica de
ordenamento
automtica.
Taxa de incremento da srie.

Ex.: Se for igual a 2 e Linear => 2, 4, 6, 8, ...
Se for igual a 2 e Crescimento => 2, 4, 8, 16, ...
11
Inserir Ilustraes
(Menu: Inserir => Comando: Ilustraes)
Permite inserir imagens gravadas no disco rgido, Clip-art, Formas e SmartArt sobre a planilha.
Deve-se tomar cuidado, pois as imagens inseridas podem sobrecarregar o tamanho da pasta.
Imagem retirada do disco rgido
Desenhos padro do MS-Windows

salvos dentro do aplicativo.
Formas Pr-definidas para livre

insero na planilha (til em
organogramas e fluxogramas).
Consiste em formas mais

elaboradas para comunicao das Continua...
informaes. 12
Inserir Ilustraes
(Menu: Inserir => Comando: Ilustraes)
SmartArt: bastante til para a elaborao de apresentaes e comunicao das

informaes. Possui direta aplicao em gesto empresarial.
Lista: Eventos seqenciados.
Processo: Eventos em
fluxograma.
Ciclo: Eventos cclicos.
Hierarquia: Organogramas em
geral.
Relao: Eventos Associados.
Matriz: Dados na forma matricial.
Pirmide: Distribuio piramidal.
13
EXERCCIO 1
Uma pequena construtora de imveis resolveu aderir aos princpios do desenvolvimento

sustentvel adquirindo um equipamento reciclador de resduos. Para tanto, voc dever
montar uma EAP desse projeto at o nvel de pacote de trabalho na forma de um
organograma.
O ndice de desperdcios de insumos alta;

Os funcionrios no tem conhecimento de reciclagem;
O equipamento ser empregado dentro da obra para aproveitamento dos resduos;
H pretenses futuras de implantar a ISO 14001/04;
Voc no definiu a proposta do projeto (project charter) e a declarao de escopo;
Voc dever mandar a EAP para seus scios que no residem em Goinia.
EAP analtica Dicionrio da EAP

Nvel (n de identificao) Trabalhos a serem N Pacote de Descrio Critrio de
executados Trabalho aceitao
14
FUNES MATEMTICAS,
LGICAS, DE TEMPO E
ESTATSTICAS 15
Trabalhando com Frmulas
Frmula: Equao que analisa dados em uma planilha
Para que a frmula seja reconhecida pelo Excel deve-se inserir inicialmente na clula o
sinal de igual =. Caso contrrio o Excel reconhecer os dados com sendo de origem
textual.
OPERADORES DE CLCULO: Aritmtico

Operador Aritmtico Significado Exemplo
+ Adio 2+6
- Subtrao 10 2
* Multiplicao 4*2
/ Diviso 16 / 2
% Percentagem 800%
^ Potncia 2^3
Resultado: Valor numrico Decimal ou Percentual 16

OPERADORES DE CLCULO: Comparao

= Igual 3 = (6/2)
> Maior b>a
< Menor -3 < -5
>= Maior ou Igual 4 >= 2
<= Menor ou Igual 32 <= 7
<> Diferente 6,4 <> 6,5
Resultado: Valor Lgico (Verdadeiro ou Falso)

Obs.: valido para texto (a lgica atribuda baseada na
ordem alfabtica).
Porm o texto deve vir entre aspas quando digitado
diretamente dentro da prpria frmula. 17
OPERADORES DE CLCULO: Texto

Faz a juno
(concatena) de dois
IP & OG produz
& valores para produzir
IPOG
um texto nico e
contnuo
Resultado: Texto
Obs.: Se houver a juno de um nmero e um texto, ou

vice-versa, o resultado ser um texto.
FUNO Rept = repete um texto determinado nmero de vezes
18
Copiando Frmulas com Referencias
Relativas e Absolutas
Cpia por meio do mouse: Clicar e arrastar o mouse
sobre o canto inferior direito da clula
Cpia por meio de teclas de atalho: Ctrl C (Copia a clula selecionada)
e Ctrl V (Cola em outra clula)
Ao copiar uma clula com frmulas e posteriormente colar, pode-se:

Trazer na frmula as clulas com endereo relativo da clula copiada
(referncia relativa); ou
Manter o(s) endereo(s) da(s) clula(s) originria(s) que compe a
frmula copiada (referncia absoluta).
Modo B2 $B$2 B$2 $B2
Linha e coluna Linha e coluna Mantm a linha Mantm a coluna

Descrio
no-fixas fixas fixa fixa
19
EXERCCIO 2
Aps o lanamento e entrega de um grande edifcio comercial, foi realizada

uma breve pesquisa para verificar a satisfao do cliente quanto ao produto
e servios oferecidos. Para unificar a avaliao foi criado um critrio de
ponderao para cada item avaliado nessa seqncia:
Itens Pontualidade na Qualidade no Qualidade no Atendeu as
avaliados entrega acabamento atendimento expectativas?
Peso 2 4 1 3
Ache os valores unificados de avaliao para cada cliente.

Crie uma formatao condicional apontando os clientes que realizaram a
avaliao da seguinte forma (satisfatria: notas>7; preocupante<=4).
Ir para o exerccio 20
FUNES MATEMTICAS
(Menu: Frmulas => Comando: Matemtica e Trigonometria)
As funes matemticas no possuem uma aplicao especfica em gesto

empresarial.
A utilizao destas funes ocorre no sentido de trabalhar os nmeros (ou

registros de um banco de dados, por exemplo) com o objetivo de
transform-los em informao til para a tomada de deciso.
Funo: SOMA
Sintaxe: =SOMA(nm1;nm2;...; nm10) ou =SOMA(nm1:nm10)
Ressalta-se que valores no-numricos no so contabilizados no

somatrio (so ignorados).
21
FUNES MATEMTICAS
Funo: SOMASE
Esta funo permite obter a soma de um conjunto de dados, especificada a
partir de algum critrio. Ou seja, essa funo uma somatria condicional.
Critrio para que seja considerado na soma
Sintaxe: =SOMASE(intervalo;critrios;intervalo_soma)
Intervalo onde ser aplicado o critrio Intervalo que ser somado
Exemplo:
A soma do intervalo B2:B6 est
ocorrendo somente para vendas
maiores ou iguais a 10.000,00.
E se forem mais de dois

critrios? Ex. somaSES
22
FUNES MATEMTICAS
Funo: SOMARPRODUTO
Esta funo retorna a soma dos produtos de componentes correspondentes. Muito
utilizado para somar dados provenientes de valores unitrios X quantidade.
Sintaxe: =SOMARPRODUTO(matriz1;matriz2,matriz3;...)
As matrizes sero multiplicadas entre si e
somadas as suas clulas correspondentes
(ex.: a11.b11 + a12.b12+...)
Exemplo:
Est ocorrendo a soma do
produto das colunas B, C e D.
23
FUNES MATEMTICAS
Funo: CONT.SE
Esta funo calcula o nmero de clulas no vazias em um intervalo a partir de
um critrio especificado.
O que irei contar?
Sintaxe: =CONT.SE(intervalo;critrios)
Onde haver a contagem.
Exemplo:
S contou os
processos no-
conformes.
EXERCCIO 3: Quantos clientes apresentaram como nota ponderada valor acima de 7

(satisfatria), entre 4 e 7 (razovel) e abaixo de 4 (preocupante)?
24
25
26
Funes Estatsticas
INTRODUO
O que estatstica?
Estatstica a cincia que se ocupa do levantamento e
tratamento de informao.
A Estatstica divide-se em 2 ramos distintos:

Estatstica Descritiva:
Responsvel pelo estudo das caractersticas de uma
dada populao conhecida. (Ex.: produtividade mdia Total dos
das equipes de trabalho); trabalhadores
Estatstica Indutiva:
Infere-se os resultados de um grupo a partir da amostra
amostra
Total de
de uma dada populao ou universo, enunciando as Insumos
consequentes leis. (Ex.: controle de qualidade dos
insumos).
27
Funes Estatsticas
Medidas de Posio
Ao lidar com grande quantidade de dados numricos em um determinado evento,

interessante obter algum tipo de nmero que possa represent-los a fim de facilitar futuras
comparaes.
Uma forma intuitiva de representar esse grande volume de dados numricos pode
ser por meio de medidas que permitam avaliar onde h maior concentrao
(posio) de valores em uma dada distribuio numrica.
Essas medidas normalmente so denominadas de Medidas de Posio.
Mdia Aritmtica
Moda
Mediana
28
Funes Estatsticas
Medidas de Posio
Mdia Quociente da soma dos valores da varivel pela quantidade

Aritmtica deles.
Funo: MDIA
Retorna a mdia aritmtica de um conjunto de dados numricos.
Sintaxe no Excel: =MDIA(nm1; nm2; ...)

Ex.: Mdia de: 1, 2, 3, 4, 5 , 6
Moda Valor que ocorre com mais frequncia em uma srie de dados.
Funo: MODO
Retorna o valor que ocorre com mais freqncia em uma matriz ou intervalo de
dados.
Sintaxe no Excel: =MODO(nm1; nm2; ...)

Ex.: Moda de: 1, 2, 3, 4, 5 Moda de: 1, 1, 3, 4, 5 Moda de: 1, 1, 3, 3, 5
Funes Estatsticas 29
Medidas de Posio
Mediana Refere-se ao valor central de uma srie em ordem crescente

ou decrescente.
Funo: MED
Retorna a mediana dos nmeros indicados. Se houver uma quantidade par de
nmeros no conjunto, MED calcular a mdia dos dois nmeros do meio.
Sintaxe no Excel: =MED(nm1; nm2; ...) Ex.: Mediana de: 1, 2, 3, 4, 5
Exemplo:
Uma grande empresa de mbito nacional resolveu
realizar uma pesquisa junto aos seus principais clientes
pelo Brasil, para verificar o nvel de satisfao quanto aos
servios prestados pelas suas redes regionais. A partir
dessas informaes, pretendeu-se compar-las entre si
por meio do clculo da mdia, moda e mediana.
A partir dos resultados obtidos, pergunta-se: Em qual regio do pas a empresa
possui os clientes mais satisfeitos?
FUNES LGICAS
(Menu: Frmulas => Comando: Lgica)
Funo: SE
Ela associa um teste lgico com um valor a ser apresentado se o
resultado for verdadeiro e outro se for falso (2 respostas).
Resposta, se teste for verdadeiro.
Sintaxe: =SE(teste_lgico;valor _se_verdadeiro;valor_se_falso)
Critrio de escolha Resposta, se teste for falso.
Exemplo: Quando s h 2 possibilidades de

resposta (Ex.: verdadeiro e falso)
apenas 1 teste lgico
suficiente.
30
FUNES LGICAS
Funo: SE
Caso houver + de 2 possibilidades de resposta, ser necessrio + de um
teste de lgico, ou seja, dever ser aplicado + de 1 funo SE
conjugada. Este processo tambm conhecido por Aninhamento de
funes SE.
Sintaxe: =SE(teste1;valor _se_verdadeiro;SE(teste2;verdadeiro;falso))
Se teste1 for falso ser

acionada outra funo SE.
Exemplo: Quanto maior o nmero de respostas

(alta, mdia, baixa), maior deve ser o
nmero de funes SE:
Para 2 respostas, 1 funo SE;

Para 3 respostas, 2 funes SE, etc.
31
FUNES LGICAS
Funo: SE
EXERCCIO 4
Voc montou uma empresa de consultoria na rea de construo civil e

estipulou uma tabela de preos deste servio por hora, de forma
diferenciada dependendo da quantidade de horas dedicada as
atividades,conforme tabela padro abaixo:
Faixa (em horas teis) Preo da hora
At 4 horas R$ 200,00
Entre 4 e 8 horas R$ 150,00
Entre 8 e 20 horas R$ 110,00
Acima de 20 horas R$ 100,00
FUNES TEMPO
(Menu: Frmulas => Comando: Data e Hora)
Normalmente documentos e registros precisam ser datados ou

trabalharem com datas para controle e monitoramento de aes, como
tambm verificar se algum documento ou registro no est obsoleto.
Como o Excel
interpreta as datas?
Para que seja possvel operaes numricas com datas, o excel considera
uma data qualquer como sendo o nmero de dias contados a partir de 1
de janeiro de 1900.
Ou seja, por exemplo: 18/05/1975 equivale a 27532,0 dias aps 01/01/1900.
Os nmeros direita da vrgula, representam as horas, minutos e

segundos. Ex.: 0,975 equivale a 23:24:00 ou 11:24:00PM.
33
FUNES TEMPO
Funes que extraem parmetros ativos da Pasta de Trabalho:
Facilita o controle de registros e documentos, quanto a validade dos

mesmos, ou controle de banco de dados de datas.
Funo: HOJE
Fornece a data atual no padro dd/mm/aaaa. atualizado sempre quando a
planilha ou pasta sofre alguma ao.
Sintaxe: =HOJE()
Funo: AGORA
Fornece a data atual no padro dd/mm/aaaa e as horas e minutos (hh/mm).
atualizado sempre quando a planilha ou pasta sofre alguma edio.
Sintaxe: =AGORA()
34
FUNES TEMPO
Funo: DIA.DA.SEMANA
Extrai o dia da semana em uma data qualquer na forma de nmero
(1-> domingo; 7-> sbado).
Sintaxe: =DIA.DA.SEMANA(nm_srie)
Outra forma de se ter o dia da semana, na forma de texto, por meio da funo
TEXTO:
Entrar com a data dddd => dia da semana
mmmm=> ms
Sintaxe: =TEXTO(nm_srie;formato_texto) aaaa => ano
Exemplo:
35
FUNES TEMPO
Funo: DIATRABALHO
Retorna a data aps transcorrido um nmero de dias teis pr-determinados em
relao uma data de referncia.
Data de referncia Inserir feriados, se

houver
Sintaxe: =DIATRABALHO(data_inicial;dias;feriados)
Dias teis aps a data de referncia
Exemplo:
36
FUNES TEMPO
Funo: DIATRABALHOTOTAL
Retorna o nmero de dias teis inteiros entre uma data inicial e uma data final.
Sintaxe: =DIATRABALHOTOTAL(data_inicial;data_final;feriados)
Exemplo:
EXERCCIOS 5, 6 e 7
Resolva os exerccios utilizando as funes tempo.
Ir para os exerccios 37
O
USO
DE
GRFICOS
EM DECISES
38
O uso de Grficos do Excel
INTRODUO
Qual a Utilidade de se criar grficos?
Uma palavra vale mais do

que mil aes.
O grfico pode ser classificado com base nos dados que ele representa:
Grficos Comparativos: Quando h a necessidade de comparao absoluta ou

relativa entre dados (Ex.: grficos de barras, colunas, pizza e rea)
Grficos Comportamentais: Quando pretende-se verificar alguma tendncia

(ou comportamento) da relao entre duas ou trs variveis (Ex.: grficos de
linha ou disperso).
39
INTRODUO
Observaes importantes:
S possvel criar grficos em excel quando pelo menos uma das variveis
passvel de ser ordenada seqencialmente;
aconselhvel que cada varivel envolvida deva ter mais de um valor para que
justifique o uso do grfico;
Sempre trabalha-se com pares ou trio de No conformidades
valores para a formao do grfico; 10

9
8
7
Setor da empresa No conformidades 6
5
Administrao 4 4
3
Almoxarifado 5 2
1
Carpintaria 7 0
Armao 9
Montagem 2
Evitar grficos complexos, cuja interpretao to difcil quanto analisar os

dados em forma de tabela. 40
TIPOS DE GRFICOS
Os tipos mais comuns de grficos do Excel 2007 so:
Coluna ou Barras: Quando uma das variveis no precisa ser

necessariamente ordenada (ex.: texto) e a outra normalmente numrica.
No conformidades No conformidades
10
9 Montagem
8
7
6 Carpintaria
5
4
3 Almoxarifado
2
1
0 Armao
Administrao
0 2 4 6 8 10
A ordem das colunas ou barras em seus respectivos grficos no altera a

interpretao do grfico (com exceo do grfico de Pareto). 41
TIPOS DE GRFICOS
Os tipos mais comuns de grficos do Excel 2007 so:
Radar: Quando deseja-se comparar a mesma ordem de grandeza em vrios

setores distintos.
Desempenho (%)
rea A
80
Desempenho (%) 60
Medido Meta 40
rea A 55 65 rea E
20
rea B
rea B 65 80 0
rea C 46 80
rea D 80 80 Medido
rea E 50 70
rea D rea C Meta
42
PASSOS BSICOS PARA INSERO DE GRFICO
aconselhvel que j se tenha selecionado os dados a serem inseridos no

grfico. O Excel 2007 privilegia essa forma de criao de grficos, mas no
obrigatria.
Montar o grfico que facilite a visualizao dos dados abaixo, seguindo os
passos bsicos:
Unidades Residenciais
Ms Vendas
Selecionar os dados, incluindo o cabealho das colunas;
Jan 30
Fev 55 Utilizar o recurso Grficos do menu Inserir e clicar, por
Mar 90
Abr 95 exemplo, no tipo Colunas (automaticamente aparecer o
Mai 85 grfico desconfigurado);
Jun 78
Jul
Ago
91
99
Automaticamente aparecero as Ferramentas de Grfico
Set 88 no menu do Excel (design, layout e formatar);
Out 105
Nov 102
Dez 83
43
GRFICO DE PARETO
Similar ao grfico de barras, mas com a particularidade que a srie de dados
apresentada de forma ordenada em relao ao eixo horizontal,
preferencialmente na ordem decrescente de valores (importncia).
Junto ao grfico de barras associa-se um grfico de linha que
representa os valores acumulados da prpria srie de dados que
se est analisando (aconselha-se utiliz-lo na forma percentual
acumulado).
O grfico de Pareto extremamente til em anlise de projetos
para tomada de decises.
Curiosidade: Vilfredo Pareto, competente economista e engenheiro do sculo
XVIII, foi convidado por um dono de uma grande empresa na Itlia para traar as
metas de atuao da corporao. Aps um rduo levantamento, chegou a
seguinte concluso: 80% do nosso trabalho direcionado para apenas 20% dos
nossos clientes. A partir da foi generalizado uma srie postulados, dentre eles:
Um nmero pequeno de causas responsvel pela maior parte do problema;
Poucos vitais e muitos teis. 44
GRFICO DE PARETO
Exemplo: Montar o grfico de Pareto a partir dos dados da tabela abaixo:
Gastos no ms Selecionar com o mouse os dados das duas
Classe de Custos Custos realizados % Acumul
Pessoal R$ 2.600.450,00 73,3% sries, incluindo as classes de custos;
Materiais R$ 606.892,00 90,4%
Equipamento R$ 110.394,00 93,5% Selecionar a opo de grfico de barras;
Viagens R$ 92.956,00 96,1%
Hora-extra R$ 55.903,00 97,7% Aps criado o grfico, selecionar a srie de
Contas de consumo R$ 49.000,00 99,1% dados do %Acumulado;
Despesas gerais R$ 18.000,00 99,6%
Aluguel R$ 15.400,00 100,0%
Total R$ 3.548.995,00
Clicar na formatao da clula: Aparecer na tela a opo de eixo

secundrio. Clique nela;
Por fim, configure o grfico.

EXERCCIO 8
Uso de Grficos do Excel
DESAFIO(S)
46
FUNES DE
PESQUISA
E
REFERNCIA
47
Funes de Pesquisa
INTRODUO
Qual a serventia dessas funes?
Integrar e/ou retirar informaes a partir de diferentes bases

de dados (planilhas) apresentadas em tabelas diversas.
As funes de pesquisa e referncia do Excel permitem localizar e retornar

informaes em base de dados (tabelas) diferentes.
Essas funes normalmente requerem

que o usurio tenha um conhecimento
bsico sobre princpios de procura.
48
Funes de Pesquisa
FUNES DE PROCURA
Pesquisam valores dentro de clulas em uma tabela a partir de uma

referncia.
Funo: PROCH
Procura valor (valor_procurado) na primeira linha de uma tabela (matriz_tabela)

e retorna o valor correspondente da mesma coluna do valor procurado, localizado
em uma quantidade de linhas (nm_ndice_lin) abaixo da 1 linha.
Sintaxe:
=PROCH(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_lin;procurar_intervalo)
Pode ser um valor, uma Tabela de informaes Representa o n de Se Verdadeiro: Procura o valor
referncia ou um texto onde os dados devem linhas, a partir da 1, aproximado menor a ele, se no
contido na 1 linha. (ele ser procurados. onde o valor achado o valor exato (obs.: precisa
serve como referncia para correspondente vai ser estar em ordem crescente);
saber em qual coluna ser retornado pela funo. Se Falso: Somente retorna o valor
feita a procura). exato da procura.
49
Funes de Pesquisa
FUNES DE PROCURA
Funo: PROCH
Exemplo:
50
Funes de Pesquisa
FUNES DE PROCURA
Funo: PROCV
Procura valor (valor_procurado) na primeira coluna esquerda de uma tabela

(matriz_tabela) e retorna o valor correspondente da mesma linha do valor
procurado, localizado em uma quantidade de colunas (nm_ndice_col) direita
da 1 coluna.
Sintaxe:
=PROCH(valor_procurado;matriz_tabela;nm_ndice_col;procurar_intervalo)
Exemplo:
Representa o n de
colunas, a partir da 1,
esquerda da tabela,
onde o valor
correspondente vai ser
retornado pela funo.
51
Funes de Pesquisa
FUNES DE PROCURA
EXERCCIO 9
Baseado no trabalho dos alunos da Ps-graduao do IPOG, criar uma forma de
se pesquisar o Dicionrio da EAP com as seguintes informaes:
Cdigo da EAP:
Pacote de Trabalho:
Descrio: Ir para os exerccios
Critrio de Aceitao:
EXERCCIO 10
Uma loja de CD pretende montar uma maneira de se pesquisar seu banco de
dados para facilitar o processo de vendas. O vendedor deve digitar apenas o
cdigo do CD e a quantidade desejada. A tabela deve apresentar automaticamente
a descrio do CD, seu valor unitrio e o subtotal.
52
TRATAMENTO
DE BANCO
DE DADOS
53
Tratamento de BD
INTRODUO
Em quais situaes as ferramentas de tratamento de dados so teis?
Elas so imprescindveis quando, de uma maneira relativamente rpida,

possvel otimizar os resultados aos necessrios para o momento.
Mas em gerenciamento de projetos, como e aonde essas ferramentas

podem ser teis?
Onde houver acmulo de informaes, seja

ele antes, durante ou depois do projeto
implementado, o tratamento de dados
permite a tomada de deciso de uma
maneira mais rpida e segura.
54
Tratamento de BD
FERRAMENTAS
Ordena o banco de Ajusta dados tipo

texto para Disciplina (limita)
dados conforme os dados de Simulador de
coluna selecionada. formatao em
tabela. entrada em uma projeo de
planilha. cenrios.
Seleciona informaes Retira duplicatas

conforme critrios de indesejadas de
agrupamento. uma tabela.
55
Tratamento de BD
Ferramenta: Classificar
Permite classificar em ordem crescente ou decrescente os dados estudados em
at 64 nveis distintos (em coluna ou linha).
1 nvel de classificao (crescente ou decrescente):
Basta selecionar qualquer clula correspondente
coluna em que se deseja classificar e clicar no
boto deste menu.
+ nveis de classificao:
Basta selecionar a clula correspondente ao
cabealho de uma das colunas (ou no) da tabela.
56
Tratamento de BD
Ferramenta: Classificar
Com base no exemplo Banco de Dados obtenha: Dica: Adotar como
primeiro nvel a coluna
- Listar os produtos com preos mais caros por estado;
onde pode haver
- Listar os produtos de custo mais baratos por estado; agrupamento de dados
- Apresentar os maiores preos por tipo de produto; semelhantes.
Ferramenta: Filtro
Seleciona os dados da tabela (deixa visvel) em grupos de clulas de mesmo
contedo a partir de uma ou mais colunas escolhidas.
Forma rpida de se filtrar dados de uma tabela,

selecionando uma clula qualquer da mesma e clicando no
boto filtrar.
Este processo Ir aparecer janelas tipo drop-down no cabealho da base
denominado de de dados. A partir delas que so feitas as filtragens. Pode-
Autofiltragem. se fazer mais de uma filtragem (+ de 1 nvel).
57
Tratamento de BD
Ferramenta: Filtro
O Filtro Avanado permite filtragens mais elaboradas,

principalmente relacionando valores entre colunas com
operadores aritmticos de comparao: =, >, , < e .
Antes de selecionar o filtro avanado, deve-se criar um cabealho,

preferencialmente acima da tabela, e deixadas linhas em branco (em quantidade
igual ao nmero de colunas da tabela), onde sero inseridas os critrios de
filtragem. Aps feito esse passo, selecionar o filtro avanado.
Lembrar de incluir na seleo, tanto da lista quanto

dos critrios, os cabealhos. 58
Tratamento de BD
Ferramenta: Filtro
O Filtro Avanado:
Se os critrios de filtragem estiverem em linhas distintas, sero filtrados sob a

condio OU; Na mesma linha sero filtrados com o operador lgico E.
Importante: Ao selecionar o intervalo de critrios deve-se
ir at a ltima linha onde os critrios foram inseridos
H a opo de se filtrar a partir de operaes
aritmticas dos dados da tabela. Ex.: Filtrar as NF
com relao Custo/Preo<65%.
Para tanto, deve-se evitar
que o cabealho dos critrios
seja igual ao da tabela.
Importante: A frmula dos
critrios em relao 1
linha do banco de dados. 59
Tratamento de BD
Ferramenta: Texto para Coluna
Possui grande utilidade quando h informaes em forma de texto (em arquivos
.txt ou .doc) passveis de serem tabuladas.
A ferramenta possui esse nome, pois ao transferir as informaes de um texto
em um arquivo Word para o Excel eles sero acumulados em uma nica coluna
com vrias linhas.
Para entender melhor acompanhe o exemplo a seguir, passo a passo, baseado
na lista de informaes contidas no arquivo Exemplo Texto para Coluna.doc:
1) Selecione e copie todo o texto no arquivo Word que deseja transformar em
tabela e cole na clula A1 da planilha Excel.
60
(Arquivo do Word) (Arquivo do Excel)
Tratamento de BD
2) Clique no cabealho da coluna (A) onde est o texto e selecione a

ferramenta Texto para Coluna.
Mais indicado quando os

textos das linhas possuem
algum tipo de separao (, : ;)
Mais indicado quando os

campos esto alinhados em
colunas com espao.
No nosso exemplo, escolheremos o tipo Delimitado e clicamos no

boto Avanar.
61
Tratamento de BD
3) Indique os delimitadores do texto (, : ;) que voc escolheu para criar colunas
(Obs.: A medida que seleciona-se os delimitadores automaticamente o assistente vai
criando as colunas no visualizador dos dados)
4) Ao clicar em avanar aparecer a
ltima etapa (3). Nela voc dever
configurar, para cada coluna, qual o
formato dos dados. A opo default
Geral.
Se nas informaes houver

nmeros com separador decimal no
formato ponto (padro americano)
deve-se transform-lo em vrgula,
clicando no boto avanado. 62
Tratamento de BD
Ferramenta: Remover Duplicatas
bastante til quando se quer ter certeza de estar trabalhando apenas com
valores exclusivos em um banco de dados, ou seja, sem dados duplicados (Ex.:
Base de dados de funcionrios de uma empresa).
Passos a serem seguidos:

1) Selecionar uma clula dentro da
tabela.
2) Clicar no boto:
3) Selecionar a(s) coluna(s) em que se

63
deseja verificar se h duplicidade simultnea.
Tratamento de BD
Ferramenta: Validao de Dados
Permite criar critrios prvios para a digitao de valores nas clulas da planilha.
Os critrios devem ser includos antes da digitao dos dados.
Facilita a padronizao no preenchimento de tabelas para registros de

informaes em geral de uma empresa, e evita erros grosseiros de
preenchimento.
Exemplo: Criar critrios para cada clula da coluna produtividade semanal e
delimitar a avaliao da qualidade dos servios na coluna Qualidade dos servios
1) Selecionar a clula a ser

validada.
2) Clicar no boto:
64
Tratamento de BD
3) Determinar os critrios:
Tipo da informao: Nmero inteiro, decimal, data,
hora, comprimento do texto, lista, qualquer valor.
Dados: entre, no est entre, igual a, diferente de,
maior do que, menor do que, etc.
4) Clicar na aba
Mensagem de
entrada.
5) Clicar na aba
Alerta de erro, para
dados invlidos
6) Clicar no boto
65
Ok.
Tratamento de BD
Uma outra opo til desta ferramenta permitir que o usurio entre apenas com
uma lista de valores ou textos previamente definidos na(s) clula(s) selecionada(s).
Continuando o exemplo anterior, criar uma lista de opes para preenchimento
das clulas da coluna Qualidade de servios da tabela abaixo.
1) Selecionar a(s) clula(s).
2) Clicar no boto:
3) Permitir somente Lista.
4) Entrar com os itens da Lista (pode estar

vincula a uma fonte externa) separados por
ponto e vrgula (;).
66
Tratamento de BD
5) Configurar uma mensagem de entrada.

6) Configurar uma mensagem de alerta.
7) Finalizar com o boto Ok.
Assim, ao selecionar uma clula...
67
Tratamento de BD
Ferramenta: Tabela de Dados
Permite simular de uma maneira rpida como um determinado valor se comporta
quando duas das variveis que o influenciam se alterarem.
Essa ferramenta pode facilitar a tomada de deciso, pois se tem a viso do
problema de forma mais abrangente e interativa.
Exemplo: O supermercado CompreBem pretende avaliar o comportamento do

lucro lquido em funo do custo fixo e varivel a partir da frmula abaixo:
Desta forma, deseja-se completar a

tabela ao lado para verificar o
comportamento do lucro
conforme a seguinte variao de
CF e CV:
68
Tratamento de BD
Ferramenta: Tabela de Dados
Inserir no canto superior esquerdo da tabela o valor em que se deseja simular o

efeito das variveis CF e CV.
Com a tabela preparada e totalmente
selecionada atravs do mouse, pode-se
aplicar a opo Tabela de Dados.
Local onde os valores fornecidos na primeira

linha da tabela devem ser substitudos
durante o processo de simulao.
Local onde os valores fornecidos na primeira
coluna da tabela devem ser substitudos
durante o processo de simulao. 69
Tratamento de BD
LISTA
70

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EXCEL AVANADO

CARLBERG, C. Administrando a Empresa com Excel. So Paulo: Makron Books, 2005.

MORAZ, E; FERRARI, F. A. Entendendo e Dominando o Excel. So Paulo: Digerati, 2004.

MORAZ, E.; FERRARI, F. A. Crie Planilhas Profissionais em Excel. So Paulo: Digerati,

Inteiramente voltado para o ambiente corporativo, de modo que atravs de uma

Possibilita a preparao do arquivo para posterior divulgao.

Permite criar uma senha para acesso

Cria uma assinatura.

Define a pasta como sendo finalizada

H outras opes de segurana no Menu

PRINCIPAIS TECLAS DE ATALHO

Ctrl T Seleciona toda

Ctrl L Localiza Ctrl Shift ! Formato 2 casas

Formata as clulas selecionadas de acordo com as informaes contidas nas mesmas,

Formata somente as clulas com valores:

Entre certos limites (limite inferior e superior);

Exatamente igual a certo valor;

Pelo menos um certo texto (mesmo que incompleto);

Em forma de data a partir da data atual (at um ms);

Cuidado pois as formataes

Considera as clulas com valores

Os Primeiros Itens ou Percentuais;

Os ltimos Itens ou Percentuais;

Acima ou abaixo da mdia das clulas selecionadas

Pode formatar apenas parte das clulas a partir

Gera uma escala de cores mximas e mnimas dentro

Pode formatar apenas parte das clulas a partir

Gera Smbolos (cones) dentro das

Muda os intervalos e regras

A formatao condicional dinmica: A medida que os valores so modificados a

Taxa de incremento da srie.

Imagem retirada do disco rgido

Desenhos padro do MS-Windows

Formas Pr-definidas para livre

Consiste em formas mais

SmartArt: bastante til para a elaborao de apresentaes e comunicao das

Lista: Eventos seqenciados.

Ciclo: Eventos cclicos.

Relao: Eventos Associados.

Matriz: Dados na forma matricial.

Pirmide: Distribuio piramidal.

Uma pequena construtora de imveis resolveu aderir aos princpios do desenvolvimento

O ndice de desperdcios de insumos alta;

EAP analtica Dicionrio da EAP

Frmula: Equao que analisa dados em uma planilha

OPERADORES DE CLCULO: Aritmtico

Resultado: Valor numrico Decimal ou Percentual 16

OPERADORES DE CLCULO: Comparao

> Maior b>a

< Menor -3 < -5

>= Maior ou Igual 4 >= 2

<= Menor ou Igual 32 <= 7

<> Diferente 6,4 <> 6,5

Resultado: Valor Lgico (Verdadeiro ou Falso)

OPERADORES DE CLCULO: Texto

Obs.: Se houver a juno de um nmero e um texto, ou

FUNO Rept = repete um texto determinado nmero de vezes

Ao copiar uma clula com frmulas e posteriormente colar, pode-se:

Modo B2 $B$2 B$2 $B2

Linha e coluna Linha e coluna Mantm a linha Mantm a coluna

Aps o lanamento e entrega de um grande edifcio comercial, foi realizada

Ache os valores unificados de avaliao para cada cliente.

As funes matemticas no possuem uma aplicao especfica em gesto

A utilizao destas funes ocorre no sentido de trabalhar os nmeros (ou