Dicas de Excel avanado para o mercado de

trabalho
Leandro Borges nenhum comentrio Excel
produtividade

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Excel Dicas Avanadas
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Nesse artigo falaremos sobre:
Deadline para controle de datas
Outras funes avanadas
Formatao Condicional
Tabelas Dinmicas e Macros
Grficos
Como ser um mestre do Excel para o Mercado de Trabalho

Sabe-se que o Excel um dos softwares mais utilizadas no ambiente

corporativo. Mesmo em empresas com softwares complexos ou ERPs, acaba
que pequenos controles e atividades so feitos utilizando o Excel e, deste
modo, conhecer esta ferramenta tem sido uma das exigncias do mercado de
trabalho.

Por possuir recursos teis em diversas tarefas, muitas empresas acabam

exigindo mais do que o conhecimento bsico de seus funcionrios. J se foi o
tempo em que s saber fazer SOMASE e PROCV eram suficientes e, com
isso, torna-se fundamental aprender algumas funes do Excel Avanado.
Pensando nisso, separamos algumas dicas para que voc possa aprender mais
sobre Excel e se destacar no seu trabalho. Acompanhe!

1. Deadline para controle de datas

O recurso de Deadline no Excel muito indicado para quem pretende
organizar processos que envolvem datas de entrega e prazos. Veja o exemplo
abaixo onde temos uma tabela para controlar as contas mensais a serem pagas
em uma empresa:
Para conhecermos o status das contas, utilizaremos as seguintes funes:

Hoje() Para retornar a data atual, sempre que abrirmos a planilha;

SE() para comparamos a data atual com a data de vencimento da conta e

apresentar o status (Prazo Expirado ou Dentro do Prazo);

Observe:

1- Na primeira clula que ir receber o status das contas iremos inserir a

seguinte funo:

Note que estamos dizendo para o Excel que, caso a data de vencimento da
conta seja menor do que a data atual (representada pela funo Hoje), ento
dever retornar a mensagem Prazo Expirado, caso contrrio o resultado
dever ser a mensagem Dentro do Prazo. Para o exemplo acima, tomamos
como a data de hoje o dia 14/08/2015.

2- Ao trmino da funo, basta teclar Enter e conferir o resultado.

Utilizando a ala de preenchimento automtico possvel aplicar facilmente a
funo para as demais clulas.

Esse tipo de procedimento pode ser feito para contas a pagar, contas a receber,
datas para entrar em contato com clientes em processos de negociao, prazo
para fazer pedido de novo estoque e por a vai.

2. Outras funes avanadas

O deadline para controle de prazo s um exemplo de aplicao de funes
avanadas que podem te ajudar muito. Algumas outras aplicaes excelentes
esto abaixo:

Funo INDIRETO

No vou entrar nos detalhes dessa funo, se tiver interesse em se aprofundar

recomendo bastante o post que escrevemos sobre o assunto. Mas s para
exemplificar, voc consegue criar listas condicionadas a valores de outras
clulas. Veja que na primeira imagem aparece uma lista apenas da turma 1:
e que se mudarmos a seleo para a turma 2, vo aparecer apenas os nomes
referentes turma 2:

Utilizei o exemplo de uma turma e o nome dos alunos, mas poderia ser o
exemplo de pases e estados, reas da empresa e funcionrios ou diversas
outras aplicaes que envolvam grupos diferentes com itens dentro deles.
 Funo DESLOC e CORRESP

Para voc ter ideia, com a DESLOC possvel criar intervalos de impresso e
listas dinmicas. Alm disso, ao combinar a DESLOC com CORRESP voc
ganha uma tima alternativa ao PROCV.

Variaes da PROCV

3. Formatao Condicional
Indicada para destacar clulas com base em uma condio pr-estabelecida, a
formatao condicional ideal para facilitar a anlise de dados com base em
cores, formataes e formas em clulas. Para melhor compreenso, veja o
exemplo abaixo. Nele temos uma tabela com controle de estoque de uma loja
de eletrodomsticos. Neste caso, desejamos saber quais so os produtos que
esto abaixo de 2 unidades. Para isto, utilizaremos a formatao condicional
para destacar estes itens.

Nos passos abaixo, basta selecionar as clulas que recebero a formatao e

acessar:

Pgina Inicial > Formatao Condicional > Realar Regras das Clulas >
menor que
Uma nova guia ser aberta. Basta inserir o valor 2 no campo Formatar
clulas que so MENORRES DO QUE:

Escolha a formatao a ser aplicada nas clulas e se preferir, poder criar uma
formatao personalizada. Clique em OK e veja o resultado:
A formatao condicional muito til para deixar sua planilha mais fcil de se
ler. Por isso, essencial para apresentaes ou ao mostrar dados para alguma
outras pessoa.

4. Tabelas Dinmicas e Macros

Continuando com o aprendizado e dicas em Excel avanado, essas 2
funcionalidades so bastante importantes para simplificar a sua vida. Com
elas, voc pode poupar uma quantidade de tempo absurda que utilizaria para
chegar nos mesmos resultados.

Tabelas Dinmicas

As tabelas dinmicas so ferramentas sensacionais para simplificar dados.

Ento se voc tem um banco de dados ou tabela com muitas informaes,
precisa entender como utilizar as pivot tables (como so conhecidas em
ingls) para gastar menos tempo e conseguir muito mais insights. Veja por
onde comear:

Conhea a lista de campos de uma tabela dinmica

Exemplo de como usar tabela dinmica
Macros

J as macros servem essencialmente para evitar retrabalho. Pense nelas como

gravadores de rotinas chatas. Basicamente as macros automatizam processos
(passos no Excel) que voc teria que fazer. Um exemplo bem simples o de
copiar e colar um item de um formulrio para um banco de dados. Se voc
souber usar as macros, poder gravar uma rotina que pega os dados e adiciona
na sua tabela com apenas um clique. Veja dicas boas para quem quer
descobrir mais sobre o assunto:

Aprenda a criar a sua primeira macro no Excel

Entenda como criar e combinar macros
10 Exemplos de uso de macros

5. Grficos
A vantagem de utilizar grficos para apresentar informaes a capacidade
visual e de resumo que eles apresentam. Vamos ver um exemplo simplificado
de uso de grficos para uma anlise de fluxo de caixa de uma empresa.
Abaixo temos o saldo da empresa mensalmente de Janeiro at Dezembro e
queremos ver um grfico de colunas que nos mostre isso de maneira mais
prtica:

Para isto, basta selecionarmos as clulas com informaes que iro compor o
grfico e selecionar a opo Inserir. Depois disso, escolha o modelo de
barras para melhor visualizao e comparao dos dados.
Aps selecionar o modelo desejado, note que automaticamente o grfico ser
criado:
Alteraes de cores, formatos e demais modelos podero ser realizadas
conforme a necessidade do usurio. Veja outras aplicaes de grficos que
podem te ajudar a fazer relatrios fantsticos:

Grfico com mudana de cor em relao meta

Grfico de Velocmetro
Grfico com barra de rolagem
Grfico com caixa de combinao

Como ser um mestre do Excel para o Mercado de

Trabalho
Ter conhecimentos avanados em Excel para o mercado de trabalho se tornou
to importante quanto saber um novo idioma. Para estar preparado para
melhores oportunidades, vale a pena aprender os recursos que este software
oferece para as diversas atividades no ambiente corporativo.

Se voc quer saber como se tornar um mestre do Excel, recomendo que

comece lendo esse artigo de cabo a rabo (e tambm os artigos indicados).
Depois disso, veja o nosso curso de Excel Avanado, alm de muitos dos
tpicos abordados nesse post, ele ainda conta com diversos outros vdeos
explicando o passo a passo de como fazer cada uma dessas aplicaes.

Crie grficos com caixa de combinao

Leandro Borges 2 comentrios Excel
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Excel Grficos
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As caixas de combinao oferecem timas possibilidades para uma melhor

visualizao de dados no Excel, permitindo uma interao maior entre os
dados de uma clula em um grfico. Basicamente, essa caixa combinar uma
caixa de texto com uma de listagem, criando uma lista suspensa. Em nosso
exemplo, vamos mostrar como trabalhar com duas caixas de combinao,
buscando traar o comparativo entre duas sries de dados.

Para inserir uma caixa de combinao na planilha, preciso que a guia

Desenvolvedor esteja visvel, o que no acontece por padro. Assim, ser
necessrio personalizar o Excel para exibir o menu corretamente, conforme os
passos a seguir:

Como exibir a guia Desenvolvedor no Excel

1. Clique no menu Arquivo, localizado no canto superior esquerdo da tela.
2. Na listagem que se abriu, ao descer ser encontrada alternativa Opes.
Clique nela.
3. Est visvel agora a caixa Opes do Excel. Ao clicar em Personalizar
faixa de opes, ser exibida na parte direita da tela as guias principais, onde
a guia Desenvolvedor estar desabilitada. Habilite-a, clique em OK, na
parte inferior e pronto. A partir de agora a guia ser exibida.
Criando um controle e inserindo a funo
NDICE
Para trabalhar com as caixas de combinao, criaremos uma nova tabela a
partir daquela j existente, copiando o cabealho e as duas primeiras linhas
(limpando os dados nelas inseridos), j que o comparativo ser feito em
relao a dois anos diferentes. Na nova tabela, criaremos mais uma coluna,
denominada Controle, que abrigar as funes que permitiro que os
formulrios funcionem corretamente.
Na clula referente ao primeiro ano a ser comparado (em nosso exemplo, H4),
vamos utilizar a funo NDICE, a fim de retornar o item desejado da
matriz. O primeiro parmetro ser a prpria matriz (em termos mais simples,
toda a tabela que fora criada primeiro, com exceo do cabealho), que dever
ser fixado. A seguir o nmero da linha, que ser justamente a clula escolhida
para o controle (L4, em nosso exemplo), que ser tambm fixado. Para fixar
um parmetro, basta acionar a tecla F4 no teclado.

Para inserir o ltimo parmetro, relacionado ao nmero da coluna, ser

preciso lanar mo de uma nova funo, chamada CORRESP, que como o
prprio nome indica retornar um elemento correspondente (valor procurado).
Em nosso exemplo, ser o ano da tabela que foi criada a partir da primeira,
fixando-se apenas a linha. Para a Matriz procurada, informaremos as clulas
do cabealho da tabela de origem, que tambm sero fixadas, e o tipo de
correspondncia ser 0 (correspondncia exata). Finalmente, vamos copiar a
funo para as demais clulas da nova tabela, tendo o cuidado de substituir o
parmetro nmero de linha nas clulas que sero controladas pela clula L5.

Inserindo o grfico e as caixas de combinao

Como vamos trabalhar com duas sries de dados a serem comparadas, vamos
inserir duas caixas de combinao, o que ser feito na guia Desenvolvedor
j habilitada, clicando-se em Inserir e escolhendo-se, dentro do grupo
Controles de formulrio a caixa de combinao. Aps a escolha, ser
necessrio desenhar o controle dentro da planilha. Feito isso, iremos clicar
com o boto direito no objeto e selecionar a opo Formatar controle, na
qual trs informaes sero requeridas.
Para o Intervalo de entrada, selecionaremos os anos na tabela original, sem
o cabealho. O Vnculo da clula ser a clula responsvel pelo controle.
Nesta primeira caixa de combinao, em nosso exemplo, utilizaremos a clula
L4. Na opo Linhas suspensas, o nmero refere-se quantidade de linhas
que aparecero quando clicarmos na caixa. A seguir, inserimos a segunda
caixa de combinao e tomamos o cuidado, na formatao do controle, de
vincular clula L5, j que ser referente segunda srie de dados da
comparao.
Finalmente, vamos inserir o grfico, selecionando os dados da tabela que foi
criada por ltimo, com exceo da coluna Controle, e format-lo conforme
desejado. As caixas de combinao traaro o comparativo entre dois anos
escolhidos. Uma dica de formatao colocar os objetos dentro da rea do
grfico.
Assim est pronto o nosso grfico com caixas de combinao. Aumente os
seus conhecimentos sobre as ferramentas do Excel conferindo mais dicas
em nosso blog.