Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
OUTLOOK 2013
Para pessoas com deficincia visual
Educao Profissional
Outlook 2013
Para pessoas com
deficincia visual
Educao Profissional
Manual do Aluno
Copyright 2015 by Fundao Bradesco
Bibliografia.
16-02005 CDD-371.911
Esperamos que voc aproveite ao mximo os recursos do Outlook 2013 que veremos
neste curso.
Este material foi elaborado pensando em seu processo de aprendizagem. Nele voc
encontrar atividades importantes para aprimorar seus conhecimentos sobre o Outlook 2013.
Sero abordados temas como enviando e recebendo e-mails, editando uma mensagem,
organizando mensagens em pastas, catlogo de endereos, definido aes com o Outlook
e outros conceitos.
Voc tambm aprender a anexar arquivos mensagem, criar contatos, agendar
reunies, criar tarefas.
No decorrer do curso voc ser convidado a solucionar uma srie de exerccios, que o
auxiliaro a fixar os conceitos desenvolvidos durante as aulas.
Consideramos importante para sua aprendizagem que todas as atividades sejam
realizadas com dedicao e interesse. Questione seu monitor e pea esclarecimentos de
suas dvidas sempre que necessrio.
Esperamos que todos os conhecimentos desenvolvidos durante este curso sejam um
estmulo para outras aprendizagens.
Bom estudo!
Fundao Bradesco
Referncias Visuais:
7 - Catlogo de endereos.................................................................................................31
7.1 - Inserindo um novo contato...........................................................................................32
7.2 - Localizando contatos no Catlogo de Endereos........................................................32
7.3 - Criando grupo de contatos...........................................................................................33
7.3.1 - Para enviar mensagens para essa lista, faa o seguinte:.................................... 34
Referncias bibliogrficas.................................................................................................43
ALUNO Outlook 2013
H vrias formas de acessar o Outlook. A mais utilizada acionar o boto Iniciar com
CTRL ESC, seta para baixo at Todos os Programas, tecle ENTER, seta para baixo at
Microsoft Office 2013, tecle ENTER, Outlook 2013 e finalize com ENTER.
13
ALUNO Outlook 2013
14
ALUNO Outlook 2013
4 Faixa de opes
15
ALUNO Outlook 2013
Formatar texto e Reviso, com grupos e comandos que voc usa ao redigir e enviar uma
mensagem.
2. Um novo compromisso mostra uma guia Compromisso, com grupos e comandos
especficos para trabalhar com uma entrada do calendrio.
3. Um novo contato mostra uma guia Contato, com grupos e comandos para ajud-lo
a manter atualizadas as informaes do contato.
Enviar mensagens para outros usurios pela Internet to fascinante que, mesmo
quem, h muito tempo, deixou de se corresponder com os amigos, recupera esse prazer.
Em questo de minutos, a mensagem enviada chega a seu destino e l permanece
armazenada, at que o destinatrio a leia, podendo guard-la para consulta posterior, envi-
la para outros usurios ou responder ao remetente.
Assim como precisamos informar nosso endereo correto e completo para receber
correspondncias pelo correio, tambm precisamos informar nosso endereo eletrnico de
forma correta e completa para receber e-mails. Para criar corretamente um e-mail, observe
o exemplo a seguir:
mauro.silva@live.com onde:
mauro.silva: o nome escolhido pelo usurio.
@ (arroba): Smbolo utilizado em endereos de e-mail para indicar em que provedor
est a conta de e-mail.
Live: Nome do provedor.
.com: Tipo de usurio. necessrio haver um ponto final (.) entre o provedor e o tipo.
Seguem os tipos mais utilizados:
com: fins comerciais
org: organizaes sem fins lucrativos
edu: organizaes educacionais (universidades, escolas etc.)
gov: governamental
Embora no tenha feito parte do exemplo anterior, em alguns casos voc poder
encontrar e-mails com a sigla do pas do provedor (.br Brasil, .pt Portugal, .uk Inglaterra).
Por exemplo, ...@ig.com.br.
16
ALUNO Outlook 2013
A parte que utilizaremos agora a composta pelo boto Enviar e pelos campos de
endereamento, com as seguintes opes:
De: se houver mais de uma conta configurada, possvel selecionar o e-mail remetente.
Para... indique os destinatrios principais.
Cc... abreviatura de cpia carbono. Preencha esse campo quando desejar enviar
cpia da mensagem a outro destinatrio.
Cco... abreviatura de cpia carbono oculta. Preencha esse campo quando desejar
enviar cpia da mensagem a algum destinatrio, sem que os demais saibam.
Assunto: descreva resumidamente o contedo da mensagem.
Enviar: envie a mensagem a todos os destinatrios selecionados.
17
ALUNO Outlook 2013
18
ALUNO Outlook 2013
2. Tecle SHIFT TAB para ir para o campo Anexos lista mensagem item selecionado
1 de 2, seta para direita at a lista de anexos. Tecle ENTER para abrir o anexo.
3. Ao abrir o arquivo anexo tecle Zero para ler o nome do arquivo e CTRL vrgula do
teclado numrico, para ler o contedo do arquivo.
Voc pode adicionar de forma rpida e fcil uma captura de tela ao arquivo do Office
para aprimorar a legibilidade ou capturar informaes sem sair do Outlook. possvel tirar
uma foto das janelas abertas em seu computador.
As capturas so teis para copiar telas cujo formato pode no ser transferido com
xito para o arquivo desejado por nenhum outro mtodo. As capturas de tela so imagens
estticas. Quando voc tira uma foto instantnea de algo (por exemplo, uma pgina da Web)
e as informaes so alteradas na origem, a captura de tela (imagem) no atualizada.
Quando voc aciona o boto Captura de Tela, pode inserir a janela inteira do programa.
Somente as janelas que no foram minimizadas na barra de tarefas podem ser capturadas.
19
ALUNO Outlook 2013
Assim que voc acessar o Outlook e digitar sua senha, as mensagens sero migradas
do servidor de e-mail para a sua Caixa de Entrada, localizada no Painel de Navegao.
Para ler as mensagens recebidas, proceda da seguinte forma:
1. Posicione o foco do cursor no Painel de Navegao teclando SHIFT TAB. Caso no
se desloque para a Caixa de Entrada do Outlook, localize-a utilizando a tecla HOME
para ir para o incio da linha e em seguida tecle seta para baixo at a respectiva
pasta.
20
ALUNO Outlook 2013
2. Tecle TAB para ir para o lado direito da janela, onde so exibidos os ttulos das
mensagens. Tecle 9 do numrico para verificar o nmero de mensagens na pasta
Caixa de Entrada.
3. Para obter outras informaes sobre a mensagem desa com a seta e escolha um
dos ttulos dos e-mails. Caso queira ouvir novamente as informaes (destinatrio,
assunto, data, horrio, tamanho etc.) tecle o + (mais) ou vrgula do teclado numrico.
4. Para ler o contedo do corpo da mensagem tecle ENTER. Para abri-la em seguida
tecle CTRL vrgula do teclado numrico.
5. Por padro, o Outlook verifica a chegada de mensagens a cada 30 minutos. Caso
voc queira verificar se existem mais mensagens a serem entregues, tecle ALT, em
seguida TAB at o boto Enviar/Receber Todas as Pastas e ENTER (atalho tecla
F9).
6. Confirme a senha de acesso, caso a informao seja solicitada.
Para no deixar sua Caixa de entrada cheia com mensagens que no lhe interessam
mais, voc poder exclu-las de forma rpida e fcil. Para isso, faa o seguinte:
1. Posicione o cursor na mensagem a ser excluda e tecle SHIFT F10 para acionar o
boto direito do mouse, desa com a seta na opo Excluir e tecle ENTER. Outra
forma de excluir acionando a tecla Delete ou o atalho CTRL D. Ao apagar uma
mensagem, automaticamente ser lida a prxima mensagem da lista.
Caso voc apague uma mensagem por engano, no se preocupe, pois mensagens
excludas so movidas para a pasta Itens Excludos, no Painel de Navegao, e podero
ser recuperadas. Para isso, faa o seguinte:
1. Tecle SHIFT TAB at se certificar que est no Painel de Navegao localizado ao
lado esquerdo da tela, seta para cima em Itens Excludos, tecle ENTER para abrir a
respectiva pasta, seta para baixo at a mensagem que ser recuperada.
1. Tecle SHIFT F10 para acionar o boto direito do mouse, desa com a seta at o
item Mover, seta para direita e em seguida para baixo (para selecionar a pasta para
a qual a mensagem ser movida), e finalize com ENTER.
Podemos excluir uma mensagem definitivamente sem que ela v para a pasta Itens
Excludos. Para isso basta teclar SHIFT Delete. Lembre-se, porm, que no ser possvel
21
ALUNO Outlook 2013
recuper-la.
Para a excluso definitiva, ser solicitada uma mensagem de confirmao: Tem certeza
que deseja excluir permanentemente o(s) item (ns) selecionado(s)?
Tanto para mover como para apagar ou encaminhar a outro destinatrio, voc poder
selecionar mais de uma mensagem ao mesmo tempo.
Para selecionar mensagens sequenciais, faa o seguinte:
1. Com a seta posicione o cursor na primeira mensagem.
2. Enquanto pressiona a tecla SHIFT, desa com a seta na ltima mensagem.
3. Para que sejam lidas as informaes das mensagens selecionadas, tecle vrgula do
teclado numrico.
22
ALUNO Outlook 2013
Existem algumas diferenas entre enviar uma mensagem e responder a ela. Para
responder a uma mensagem, faa o seguinte:
1. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto desejado
e tecle ENTER: Responder (atalho: CTRL R), Responder a Todos (atalho: CTRL
SHIFT R) ou Encaminhar (atalho: CTRL F).
2. Tecle ENTER no boto Responder para responder apenas ao remetente principal,
ou em Responder a Todos, caso queira incluir outros destinatrios. Tecle SHIFT
TAB at cpia (Cc) e digite os endereos de e-mail.
3. Quando voc responde, o Outlook preenche automaticamente o campo Para, j que
o destinatrio o prprio remetente da mensagem original, e o campo Assunto,
adicionando RES: ao ttulo da correspondncia que voc est respondendo.
4. Digite a resposta na rea de edio.
5. Envie a mensagem por meio do atalho CTRL ENTER.
Voc pode configurar seu Outlook para envio e recebimento automtico de mensagens.
Caso contrrio, a resposta ficar na Caixa de Sada, at que voc acione o boto Enviar/
Receber Todas as pastas por meio da tecla F9.
As mensagens enviadas so armazenadas na pasta Itens Enviados. Quando as
mensagens tratam de assuntos profissionais, interessante mant-las por um determinado
perodo, pois pode ser necessria uma nova consulta a elas. Para consultar os itens enviados
voc dever fazer o seguinte:
1. Estando com o Outlook aberto, tecle SHIFT TAB, HOME para ir para o incio da
lista, seta para baixo at Itens Enviados ou v teclando a letra I at localizar a
respectiva pasta.
2. Tecle ENTER para abrir a pasta Itens Enviados e seta para baixo para verificar a
lista de itens enviados.
Utilizando assinaturas
23
ALUNO Outlook 2013
Como uma assinatura em uma carta, uma assinatura de e-mail adicionada ao final da
mensagem. O elemento mais conhecido de uma assinatura o encerramento cordial, como,
por exemplo, Atenciosamente, So os mais sinceros votos ou Obrigado(a). O que voc
usa depende do tom de sua mensagem.
Alm de um encerramento cordial, sua assinatura pode conter informaes sobre voc.
Muitos profissionais gostam de incluir informaes de contato comercial, para que clientes e
parceiros de negcios possam entrar em contato facilmente.
Uma assinatura tambm pode incluir uma mensagem de marketing ou at mesmo uma
citao favorita para expressar humor ou valores pessoais.
Alm desses elementos, voc pode adicionar assinatura outros mais sofisticados,
como o logotipo da empresa, uma imagem ou um hiperlink, por exemplo.
A criao de uma assinatura simples e voc pode ter acesso aos comandos necessrios
a partir de qualquer mensagem.
1. Tecle ALT, seta para direita at a guia Pgina Inicial, tecle TAB at o boto Novo
Email e tecle ENTER (atalho CTRL N).
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura
e tecle ENTER.
3. Em seguida, desa na opo Assinaturas e tecle ENTER.
4. Na caixa de dilogo utilize o atalho CTRL TAB para intercalar entre as duas guias
da janela. Voc dever se posicionar na guia Assinaturas de E-mail. Tecle TAB at
o boto Novo e tecle ENTER para acion-lo. Na janela que se abre digite o nome
assinatura e tecle ENTER no boto OK.
5. Tecle TAB e verifique se est selecionada a conta de e-mail indicada pelo seu
monitor.
6. Tecle TAB at novas mensagens, tecle F4 para abrir a caixa combinada, seta para
cima para selecionar o nome da assinatura desejada e tecle ENTER.
7. Tecle TAB at respostas / encaminhamentos, tecle F4 para abrir a caixa combinada,
24
ALUNO Outlook 2013
ENC: seta para cima para selecionar o nome da assinatura desejada e tecle ENTER.
8. Tecle TAB at ouvir a mensagem editar assinatura - texto. Nessa caixa de texto
destinada edio da assinatura digite as seguintes informaes:
SEU NOME COMPLETO
NOME DE UMA EMPRESA
9. Para dar um pouco de sofisticao, voc pode usar formataes diferentes para
linhas diferentes de sua assinatura. Por exemplo, aplicamos ao texto de NOVAS
MENSAGENS uma cor diferente do restante do texto. Posicione-se no incio da
primeira palavra e selecione as palavras teclando SHIFT END. Tecle SHIFT TAB
at Cor, utilize as setas para localizar a cor desejada, tecle ENTER, tecle TAB at
o boto OK e finalize com ENTER.
10. Voc poder utilizar essa assinatura para respostas e mensagens encaminhadas,
selecionando-a na caixa de opes correspondente.
11. Para confirmar a incluso da assinatura: tecle CTRL N para abrir uma nova
mensagem, tecle TAB trs vezes, quando ouvir mensagem, e tecle CTRL vrgula
do teclado numrico, para ler a assinatura que foi inserida automaticamente na
mensagem. Isso significa que sempre que um novo e-mail for criado, ela ser
adicionada ao corpo da mensagem.
Dica!
Imagens, fotos e clip-arts podem atrasar a entrega dos e-mails. Se possvel,
mantenha o tamanho do arquivo abaixo de 100 KB. Ao definir o que sua
assinatura poder conter, lembre-se de que melhor optar pela simplicidade,
para que as informaes importantes sejam reconhecidas facilmente. Alm
disso, considere cuidadosamente o seu pblico-alvo antes de divulgar qualquer
informao confidencial, como endereo comercial e nmero de telefone.
Depois de criar uma assinatura, fcil modific-la. Se desejar fazer alterao apenas
uma vez para uma mensagem especfica, basta modificar a assinatura diretamente na
mensagem.
J se desejar modificar a assinatura salva, voc precisar fazer o seguinte:
1. Tecle CTRL N para abrir uma nova mensagem.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
25
ALUNO Outlook 2013
26
ALUNO Outlook 2013
contatos, tecle F4 para abrir a caixa combinada, desa com a seta no nome do
contato que deseja inserir, neste caso seu prprio contato, e tecle ENTER, tecle
TAB at o boto OK, ENTER, tecle TAB at o boto OK e finalize com ENTER.
4. Abra uma nova mensagem utilizando o atalho CTRL N.
5. No campo Para digite o nome do destinatrio, tecle TAB at o campo Assunto e
digite o endereo de e-mail do destinatrio, TAB at o campo Mensagem, digite o
texto da mensagem, envie com CTRL ENTER e ENTER.
6. Vale lembrar que no h como o Virtual Vision ler a informao do carto de visita, pois
inserido em forma de imagem. Ele um retngulo que contempla informaes que
constam nos contatos, como por exemplo: nome completo, departamento e e-mail.
Lembre-se que sempre que criar uma nova mensagem (CTRL N) automaticamente
ser inserido o respectivo carto de visita ao final da mensagem.
27
ALUNO Outlook 2013
Quando voc cria sua primeira assinatura, o Outlook a define como a assinatura
padro e a aplica a todas as novas mensagens automaticamente. Portanto, para usar a
nova assinatura, basta comear a criar mensagens e voc verificar essa nova assinatura
em cada mensagem criada.
Se voc criou mais de uma assinatura, possvel inserir qualquer uma delas
automaticamente. Para isso, faa o seguinte:
1. Digite o nome do destinatrio, tecle TAB at o campo assunto e digite um ttulo para
mensagem, tecle TAB para ir para o local em que a mensagem ser digitada, digite
a informao desejada, selecione a assinatura teclando CTRL SHIFT END para
selecionar todo o contedo e tecle Delete para apagar.
2. Tecle ALT, seta para direita at a guia Mensagem, tecle TAB at o boto Assinatura,
tecle ENTER, seta para baixo at o nome da nova assinatura e tecle ENTER.
Verifique o resultado teclando CTRL Vrgula do teclado para ler o contedo.
3. Depois de criar uma assinatura e comear a us-la, voc poder se perguntar:
ser que todos os destinatrios a visualizam da mesma maneira? Provavelmente,
no. Como um destinatrio v a sua assinatura depende do programa que ele usa
para ler e-mail e de como o configura. A seguir, so apresentados dois exemplos
de situaes em que aquilo que voc envia pode ser diferente daquilo que seu
destinatrio v:
28
ALUNO Outlook 2013
outros efeitos sofisticados. Portanto, quando criar a sua assinatura, convm lembrar
como ela aparecer em texto sem formatao.
O destinatrio pode no tem a fonte que voc usou em sua assinatura As
fontes no so incorporadas em sua mensagem. Isso significa que, para ver a
fonte que voc usou, o destinatrio precisar t-la instalada no computador. Como
voc no sabe que fontes seu destinatrio tem instaladas em seu computador,
uma prtica recomendada usar apenas o conjunto principal de fontes includo no
Microsoft Windows, como Arial, Verdana, Times New Roman e Courier.
Na janela que se abre navegue com a tecla TAB, defina as opes desejadas tecle
ENTER no boto Imprimir, para que a mensagem seja impressa.
Voc gosta de uma Caixa de Entrada vazia? Uma maneira fcil de remover o excesso
de mensagens criar pastas personalizadas e, em seguida, mover as mensagens para
essas pastas. Voc quem define os nomes das pastas. Com isso, possvel organizar as
mensagens de um modo que faa sentido.
Saber por que criar pastas no o bastante. Para utiliz-las, preciso saber cri-las.
Felizmente, esse processo simples.
Para criar uma pasta em sua caixa de correio, siga os passos abaixo:
1. Abra o Outlook, posicione-se no local em que vai criar a pasta, neste caso tecle TAB
cinco vezes para ir at a Caixa de Entrada item selecionado, tecle SHIFT F10 para
29
ALUNO Outlook 2013
1. Para mover uma mensagem, basta posicionar o foco do cursor sobre ela por meio
das setas para cima ou para baixo, teclar SHIFT F10, no menu suspenso que se
abre desa com a seta at a opo Mover, seta para direita e para baixo at o nome
da pasta desejada, tecle ENTER para finalizar.
2. Em seguida confirme se a mensagem foi movida para respectiva pasta, para isto
tecle SHIFT TAB para ir para o lado esquerdo da tela, desa com a seta at o
nome da pasta para a qual foi movida ou v digitando a primeira letra do nome da
pasta, quando ouvir o nome da pasta tecle ENTER para abri-la, desa com a seta
na mensagem desejada, tecle 9 do numrico para confirmar as informaes do
arquivo.
Para excluir uma pasta e todo o seu contedo de uma vez, faa o seguinte:
1. Abra o Outlook, desa com a seta at o ttulo da mensagem que deseja excluir, tecle
SHIFT F10 para acionar boto direito sobre a pasta a ser excluda.
2. Em seguida, desa com a seta at a opo Excluir e tecle ENTER.
30
ALUNO Outlook 2013
7 - CATLOGO DE ENDEREOS
Provavelmente, em sua casa h vrios catlogos perto do telefone. Por exemplo, uma
lista telefnica residencial ou comercial de sua cidade, que foi fornecida pela companhia
telefnica. Voc tambm pode ter algumas listas de telefones menores e pessoais que algum
familiar seu criou.
Catlogo de Endereos uma coleo de catlogos ou listas de endereos criados
com base nas pastas de contato do Outlook. Voc pode usar o Catlogo de Endereos para
pesquisar e selecionar nomes, endereos de e-mail e listas de distribuio ao enderear
mensagens.
No Catlogo de Endereos, as listas de endereos podem ser classificadas em dois
tipos bsicos: listas criadas PARA voc e listas criadas POR voc.
Dependendo do tipo de servidor de e-mail que voc usa e de como o Outlook est
configurado, seu Catlogo de Endereos pode conter um destes tipos de diretrios:
Por exemplo, se a sua empresa usa o Microsoft Exchange Server, provvel que
seu catlogo de endereos possua uma Lista de Endereos Global. Se voc recebe seus
e-mails por meio de provedor de servios de Internet (Hotmail, Yahoo, UOL, IG etc.), ele
pode permitir que voc acesse um protocolo LDAP (Lightweight Directory Access Protocol),
que uma forma complicada de dizer Lista de Assinantes da Internet, alm dos endereos
de terceiros (clientes, fornecedores, prestadores de servios etc.).
31
ALUNO Outlook 2013
32
ALUNO Outlook 2013
4. Tecle TAB at o boto ir, tecle ENTER, desa com a seta no item desejado e tecle
ENTER para abrir a janela com os dados referentes a este contato, para navegar
pelas opes tecle TAB, tecle ALT, TAB at o boto Salvar e Fechar e acione-o com
ENTER.
5. A opo Localizao Avanada traz o mesmo resultado de quando a opo Mais
colunas est ativada. Tecle ENTER no respectivo boto, na janela que se abre
digite o nome que deseja pesquisar, tecle ENTER e seta para baixo para exibir os
dados encontrados.
Imagine que voc tenha que enviar e-mails com informaes atualizadas cinco vezes
por dia para 50 fornecedores. J imaginou ter que selecionar os contatos 250 vezes por
dia? E se voc possui um grupo de trabalho de escola e precisa enviar vrios e-mails a seus
amigos para discusso sobre as atividades a serem realizadas?
Para tornar essa atividade mais fcil e evitar que voc envie mensagem a algum que
no deve receb-la, voc pode criar uma lista de distribuio. Dessa forma, basta selecion-
la no momento de enviar a mensagem, que todos a recebero.
Para entender esse recurso, faa o seguinte:
1. Tecle ALT para ir para guia Pgina Inicial, tecle TAB o boto Novos Itens e tecle
ENTER.
2. Em seguida seta para baixo at Mais Itens.
3. Seta para direita e para baixo at Grupo de Contatos, tecle ENTER.
4. Na janela que se abre preencha o campo Nome nomeando-o como AMIGOS.
Vale lembrar que os nomes das listas devem favorecer a identificao de seus membros,
como, por exemplo, Fornecedores, Grupo-Trabalho, Amigos etc.
5. Em seguida, tecle ALT, TAB at o boto Adicionar Membros, tecle ENTER, seta
para baixo at a opo Do Catlogo de Endereos, para inserir os contatos que
devero fazer parte da lista, SHIFT TAB, seta para esquerda at somente nome e
barra de espao para selecionar, TAB at lista, desa com a seta no primeiro nome
que deseja selecionar, segure a tecla CTRL, desa no item desejado e acione a
barra de espao a cada membro a ser selecionado, TAB at o boto Participantes,
tecle ENTER, TAB at o boto OK e tecle ENTER para finalizar.
33
ALUNO Outlook 2013
6. Tecle ALT, em seguida TAB para ir para a guia Arquivo, tecle TAB at o boto
Salvar e Fechar e finalize com a tecla ENTER.
1. Tecle ALT, seta para direita at a guia Pgina Inicial, tecle TAB at boto Novo
E-mail e tecle ENTER.
2. Tecle SHIFT TAB at ir para o boto Para, tecle ENTER.
3. Na janela que se abre digite o nome do grupo criado, no caso AMIGOS, tecle ENTER
para selecionar o respectivo grupo, em seguida tecle TAB at o boto Ok e tecle
ENTER.
4. Aps digitar o contedo da mensagem, tecle SHIFT TAB, digite o ttulo do assunto
e tecle CTRL ENTER e ENTER para enviar a mensagem ao destinatrio.
34
ALUNO Outlook 2013
Use um compromisso quando souber que estar ocupado, mas no haver mais
ningum envolvido. Tambm possvel inserir um compromisso em seu calendrio para
bloquear o horrio, reservando-o para pesquisar um projeto, redigir um relatrio ou executar
alguma tarefa externa ao final do expediente.
Para inserir um compromisso de forma rpida ou qualquer outro tipo de entrada no
calendrio faa o seguinte:
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT, TAB at o boto Novo
Compromisso, tecle ENTER.
2. Na janela que se abre digite o assunto, TAB, digite o local do compromisso, TAB,
defina data de incio neste caso colocando a data de hora, TAB, defina hora de incio
data de trmino (exemplo: no incio informe o horrio atual e no trmino acrescente
dois minutos a hora atual do micro), TAB, defina data de trmino, TAB, defina hora
de trmino, TAB, digite o texto da mensagem.
3. Caso queira inserir participantes no compromisso acione o boto Contatos com
CTRL SHIFT C, SHIFT TAB, seta para esquerda at somente nomes, TAB at lista,
desa com a seta at o primeiro contato, mantenha a tecla Control pressionada,
seta para baixo at o prximo contato, tecle barra de espao, repita o mesmo
procedimento para os demais contatos a serem convidados. Tecle TAB at o boto
Necessrio, tecle ENTER, TAB at o boto OK e ENTER.
4. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Salvar e Fechar e finalize com ENTER.
5. Tecle ALT TAB simultaneamente para intercalar entre janelas, at que oua o
nmero de lembretes que se refere janela de compromissos. Tecle + do numrico
para ouvir informaes sobre o compromisso, tecle TAB at o boto Abrir item,
tecle ENTER.
6. Na janela que se abre tecle CTRL Vrgula para ler a mensagem, se quiser ouvir as
demais informaes (assunto, local, data e hora) navegue com a tecla SHIFT TAB
em cada um dos itens.
7. Tecle ESC para sair da janela, tecle TAB at o boto Descartar e tecle ENTER.
8. Tecle CTRL 1 para retornar a Caixa de entrada de e-mails.
Anotar um item em um calendrio fcil. Mas e se for algo que deve ocorrer no primeiro
35
ALUNO Outlook 2013
dia de cada ms, durante o prximo ano? Seria preciso gravar as mesmas informaes doze
vezes. J no parece to fcil, no mesmo? Entretanto, voc pode criar essa entrada
apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasies.
Basta usar o recurso de Recorrncia. A frequncia da atividade conhecida como seu
padro de recorrncia.
Para configurar um padro de recorrncia, faa o seguinte:
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT, TAB at o boto Novo
Compromisso e tecle ENTER.
2. Na janela que se abre digite o assunto, TAB, digite o local do compromisso, TAB,
defina data de incio (neste caso data de hoje), TAB, defina hora de incio data de
trmino (exemplo: dois minutos antes da hora atual), TAB, defina data de trmino,
TAB, defina hora de trmino, TAB, digite o texto da mensagem.
3. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Recorrncia, tecle ENTER. Atalho CTRL G.
4. Na janela que se abre tecle TAB para navegar pelas opes, digite incio, fim,
durao, ao teclar TAB estar no padro de Recorrncia boto de opo seta
para cima ou para baixo para escolher se o evento dirio, semanal, mensal ou
anual.
5. Tecle TAB at comea em: digite a data que inicia o compromisso, TAB digite
a data de trmino, tecle TAB e indique se dirio, semanal, mensal ou anual, e
navegue com as setas para baixo e escolha a opo: sem data de trmino.
6. Tecle at o boto at o boto OK e finalize com ENTER.
7. Tecle ALT, em seguida TAB at o boto Salvar e Fechar e tecle ENTER para finalizar.
Dica!
No exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data Termina
em. Assim, voc ter um registro das ocorrncias passadas.
36
ALUNO Outlook 2013
1. Tecle CTRL 2 para acionar o boto Calendrio, tecle ALT , em seguida TAB at o
boto Nova Reunio e tecle ENTER. Atalho: CTRL SHIFT Q.
2. Na janela que se abre digite no campo Para o e-mail das pessoas que participaro
da reunio separando-os com ponto e vrgula, TAB e digite o assunto, TAB, digite o
local do compromisso, TAB, defina data de incio (hoje), TAB, defina hora de incio
data de trmino (dois minutos antes da hora atual), TAB, defina data de trmino,
TAB, defina hora de trmino, TAB, redija o texto que os participantes iro visualizar
ao receber a convocao para a reunio. Como exemplo, use o texto:
Michael Sylvester
3. Tecle CTRL ENTER para enviar a mensagem sobre a reunio, tecle ENTER no
boto Sim.
4. Tecle ALT TAB para intercalar entre janelas, at que oua o nmero de lembretes
que se refere janela de compromissos. Utilize a seta para baixo para localizar a
reunio desejada, tecle + do numrico para ouvir informaes sobre a reunio, tecle
TAB at o boto Abrir item, tecle ENTER.
5. Na janela que se abre se quiser ouvir ou modificar as demais informaes (assunto,
local, data e hora) navegue com a tecla TAB ou SHIFT TAB em cada um dos itens,
TAB at o campo mensagem e tecle CTRL Vrgula do teclado numrico para efetuar
a leitura.
6. Tecle ESC para sair da janela, tecle TAB at o boto descartar e tecle ENTER. Caso
tenha mais de um lembrete tecle ESC para fechar a janela.
7. Tecle CTRL 1 para retornar a Caixa de entrada de e-mails.
37
ALUNO Outlook 2013
Se voc por acionar a opo Editar a resposta antes de envi-la a quem o convocou
para a reunio, basta digitar o texto desejado e teclar CTRL ENTER para enviar.
Um evento usado para registrar atividades que duram o dia todo. Os eventos no
conflitam com outros compromissos em seu calendrio e so visualizados como faixas na
38
ALUNO Outlook 2013
39
ALUNO Outlook 2013
Com base na data de incio e trmino da tarefa, o Outlook calcula o nmero de dias
previstos para sua concluso.
Faz uma breve descrio da tarefa.
Estabelece data de incio e concluso da tarefa.
Indica o status da tarefa: No iniciada, Em andamento, Concluda, Aguardando
outra pessoa e Adiada.
Estabelece a prioridade da tarefa: Baixa, Normal e Alta.
Indica o porcentual de execuo da tarefa.
Aciona um lembrete sobre a tarefa em data e hora estabelecidas.
Mostra o nome do responsvel pela tarefa (proprietrio).
1. Tecle ALT, TAB at Novos Itens, seta para baixo at Tarefas e tecle ENTER ou pelo
atalho CTRL SHIFT K.
2. Na janela que se abre navegue com as teclas TAB e SHIFT TAB.
3. Digite a data de incio, tecle TAB, digite data de trmino, TAB, no campo status
tecle F4 para abrir a caixa combinada, desa com a seta na opo desejada (No
40
ALUNO Outlook 2013
Caso seja necessrio atribuir a tarefa outra pessoa, acione no boto Atribuir Tarefa
e a envie ao responsvel. Para isto efetue os seguintes procedimentos:
1. Tecle ALT, TAB at Novos Itens, seta para baixo at Tarefas e tecle ENTER ou pelo
atalho CTRL SHIFT K.
2. Para atribuir uma tarefa a uma pessoa tecle ALT, TAB at o boto Atribuir Tarefa
e finalize com ENTER. Caso queira cancelar esta atribuio, basta teclar ALT,
TAB at o boto Cancelar Atribuio e o acione com ENTER, neste momento
automaticamente ser excludo o campo Para em que indicou o e-mail do
destinatrio.
3. Na janela que se abre navegue com as teclas TAB e SHIFT TAB.
4. Digite o endereo de e-mail do destinatrio que atribuir a tarefa, TAB digite a data
de incio, tecle TAB, digite data de trmino, TAB, no campo status tecle F4 para
abrir a caixa combinada, desa com a seta na opo desejada (No iniciada, Em
andamento, Concluda, Aguardando outra pessoa ou Adiada) e tecle ENTER para
selecion-la.
5. TAB at o campo prioridade, tecle F4 para abrir a caixa combinada, descer at a
41
ALUNO Outlook 2013
1. No Outlook tecle CTRL 4 para abrir o painel das tarefas, tecle SHIFT TAB at ir
lista de tarefas pendentes, utilize a seta para baixo para localizar o item Tarefas,
acione a barra de espao para selecion-lo.
2. Tecle TAB, desa com a seta at o ttulo da tarefa desejada, para ouvir informaes
sobre tarefa, tecle + do teclado numrico, caso deseje abrir tecle ENTER.
3. Estando no ttulo da tarefa escolhida, tecle SHIFT F10 para acionar o boto direito
do mouse, utilize com a seta para baixo para ir at o item marcar como concluda,
finalize com ENTER. Automaticamente o Virtual Vision ler as informao da tarefa,
inclusive se o campo: Concluda: Sim ou No.
4. Para excluir a tarefa repita o mesmo procedimento acima, at se posicionar no ttulo
da Tarefa, SHIFT F10 para acionar o boto direito do mouse, descer com a seta at
o item Excluir, finalize com o ENTER.
42
ALUNO Outlook 2013
5. Aps finalizar os procedimentos, caso queira voltar para caixa de Entrada do Outlook
tecle CTRL 1.
A tarefa concluda passa a aparecer visualmente com o ttulo riscado na lista. Essa
uma excelente maneira de manter um registro das tarefas concludas, pois uma vez que no
foi excluda voc obter informaes do histrico.
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
43