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Gesto de Materiais

1. Tipos de Recursos nas Organizaes

De forma geral, a existncia de uma organizao envolve quatro ingredientes:

Indivduos + Recursos + Tarefas Coordenadas + Objetivos Comuns = Organizao

Nunes (2008) nos apresenta um conceito de organizao que, alm dos quatro elementos
acima citados, considera a insero de um determinado contexto ou ambiente.

Recursos: So os meios empregados por uma organizao para consecuo de seus objetivos.
So ferramentas que servem de base para o desempenho organizacional.

Os recursos so importantes, mas o que uma organizao faz (como ela emprega ou
disponibiliza tais recursos) significa pelo menos tanto quanto os recursos que possui (os
recursos precisam ser utilizados de modo eficaz).

O modo de utilizao dos recursos mais intimamente relacionado com as competncias


organizacionais, ou seja, a somatria de conhecimentos, habilidades e atitudes que moldam o
emprego e a disponibilidade dos recursos, norteando-se pelos objetivos a serem atingidos.

Os recursos podem ser divididos em duas categorias:

Recursos tangveis (corpreos): so os bens fsicos de uma organizao, tais como


material de expediente, maquinrio, material de limpeza, etc.;
Recursos intangveis (incorpreos): so os bens imateriais, ou no fsicos, tais como
conhecimento, patentes, logomarcas registradas, reputao no mercado, etc.;

Classificao dos recursos numa tica mais acurada:

i. Fsicos ou materiais (sentido amplo): todo bem fsico (tangvel, ou corpreo)


empregado em uma organizao. Subdividem-se em:
a) Recursos Materiais (sentido estrito): todo bem fsico (tangvel) empregado
em uma organizao o qual detm natureza no permanente. Em geral,
constituem-se em materiais que so consumidos ao longo do tempo
(usualmente bens de estoque). Apesar de essa ser uma classificao contbil,
em sentido estrito, aproxima-se sobremaneira do inerente a material de
consumo;
b) Recursos Patrimoniais: todo bem fsico (tangvel) empregado em uma
organizao o qual detm natureza permanente. Em geral, os bens
patrimoniais podem ser de trs tipos: Imveis (prdios, terrenos, etc.),
instalaes (central de ar, etc.) e materiais permanentes (mquinas, mveis,
computadores, etc.);
ii. Financeiros: capital disponvel, fontes de financiamento s atividades da organizao.
No setor pblico, os recursos financeiros so, em sua maioria, consignados na LOA;
iii. Humanos: somatria das competncias (CHAs) oriundas dos indivduos que compem
os esforos organizacionais;
iv. Capital Intelectual: so os recursos intangveis que agregam valor e que conferem
vantagem competitiva organizao. Ex. Patentes, bases de dados sobre clientes,
conhecimento, experincias, reputao, propriedade intelectual, etc.

Classificao de material segundo o Decreto 99.658/90: Material a designao genrica de


equipamentos, componentes, sobressalentes, acessrios, veculos em geral, matria prima e
outros itens empregados ou passveis de emprego nas atividades dos rgos pblicos e
entidades pblicas federais, independentemente de qualquer fator.

Objetivos da Gesto de Materiais nos rgos Pblicos

Podemos enunciar o objetivo central da Gesto de Recursos Materiais: maximizar o uso dos
recursos materiais na organizao pblica, ou seja, evitar desperdcios.

Do objetivo central surgem os objetivos secundrios, como suprir a organizao dos materiais
necessrios ao seu desempenho, no momento certo, com a qualidade requerida, praticando
preos econmicos, recebendo e armazenando os bens de modo apropriado, distribuindo-os
aos setores demandantes, evitando estoques desnecessrios e mantendo as rotinas de
controle efetivas.

Atividades inseridas na Gesto de Recursos Materiais (Gonalves, 2007):

Gesto dos Centros de Distribuio (Como controlar fisicamente os materiais na org.):


recebimento, armazenamento, distribuio, movimentao de materiais, etc.;
Gesto de Estoque (o que, quanto e quando comprar): anlise de custos de estoque,
previso de consumo, operacionalizao dos sistemas de reposio de estoque,
inventrio dos estoques, apurao de indicadores (giro e cobertura de estoque, entre
outros), etc.;
Gesto de Compras (De quem e com quais condies comprar): identificao de
fornecedores, pesquisa de preos, negociao com o mercado, licitaes, compra
direta, acompanhamento de pedido, liquidao, etc.;
Gesto de Recursos Patrimoniais: tombamento, desfazimento (alienao), guarda e
conservao, inventrio de bens patrimoniais, clculo de depreciao, etc.

Relao da rea de Gesto de Materiais com as demais reas da organizao:

Muitos processos conduzidos pela rea de gesto de materiais so considerados como os dos
mais transversais em uma organizao. Ao considerar os setores ou atores organizacionais
que, direta ou indiretamente, afetam ou so afetados pelas atividades da administrao de
materiais, estamos fazendo uma anlise dos stakeholders envolvidos. Os principais setores ou
stakeholders relacionados atuao da rea de gesto de materiais so: Cpula da
organizao, auditoria, instncias jurdicas, rea financeira, rea oramentria, clientes
internos, informtica e rea de recursos humanos.

Cpula da organizao: determina a poltica de gesto de materiais da organizao. Maximizar


ou minimizar estoques? Alienar ou no determinado bem? Quais aquisies e contrataes
devem ser realizadas? Quais projetos relacionados melhoria dos processos de GRM devem
ser patrocinados? Quais atividades inerentes GRM devem ser terceirizadas? Qual a poltica
de sanes administrativas oriundas dos processos licitatrios que ser adotada? As respostas
a esses questionamentos devem ser providas pela cpula do rgo pblico.

Classificao de Materiais

Nas diversas organizaes, pblicas ou privadas, os materiais so classificados segundo os mais


diversos critrios. Para Viana (2011) a classificao o processo de aglutinao de materiais
por caractersticas semelhantes.

Os dados provenientes da classificao servem de informao gerencial ao administrador de


materiais. Sem uma classificao de materiais bem definida, seria quase impossvel ao gestor
de materiais administrar seus estoques.

Atributos da Classificao de Materiais

So trs os atributos de um bom sistema de classificao:

Abrangncia: a classificao deve abordar uma srie de caractersticas dos materiais,


caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos fsicos, financeiros, contbeis... so
todos fundamentais em um sistema de classificao abrangente;
Flexibilidade: um sistema de classificao flexvel aquele que permite interfaces
entre os diversos tipos de classificao, de modo a obter uma viso ampla da gesto
de estoques. Enquanto a abrangncia tem a ver com as caractersticas do material, a
flexibilidade refere-se comunicao entre os tipos de classificao, bem como a
possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificao sempre que desejvel;
Praticidade: a classificao deve ser simples e direta, sem demandar do gestor
procedimentos complexos. Deve promover, ainda, informaes objetivas.

Etapas (componentes) da Classificao dos Materiais:

Catalogao: arrolamento de todos os itens existentes em um estoque, permitindo


uma ideia geral do conjunto;
Simplificao: reduo da diversidade de itens de material em estoque os quais se
destinam a um mesmo fim. Caso existam dois itens de materiais que so empregados
para a mesma finalidade, com o mesmo resultado (indiferentemente), opta-se pela
incluso de apenas um deles no catlogo de materiais;
Identificao (especificao): descrio minuciosa do material, possibilitando sua
individualizao em uma linguagem familiar ao mercado;
Normalizao: estabelecimento de normas tcnicas para os itens de materiais em si,
ou para o seu emprego com segurana. Pode-se dizer que a normalizao necessria
para a padronizao em sua completude. Ex. Em medicamentos, a bula o produto
final da normalizao. Para outros tipos de materiais, a entidade oficial de
normalizao a ABNT. H de ressaltar que nem todos os materiais precisam de
normalizao;
Padronizao: uniformizao do emprego e do tipo do material. Facilita o dilogo com
o mercado, facilita o controle e permite a intercambialidade entre sobressalentes ou
de materiais de consumo (peas, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de
fax, etc.);
Codificao: atribuio de uma srie de nmeros e/ou letras a cada item de material,
de forma que essa informao, compilada em um nico cdigo, representa as
caractersticas do item. Cada item ter, assim, um nico cdigo.

Nem sempre todas as etapas da classificao de materiais sero necessrias. Ao adquirir um


produto j padronizado, por exemplo, basta a sua especificao e posterior codificao.
Ademais, deve-se ter em mente que o produto final da classificao de materiais, uma vez
concludas as etapas, um catlogo devidamente simplificado, especificado e codificado,
apresentando, se for o caso, itens de materiais normalizados e padronizados. Tal produto
passa a ser uma das principais ferramentas de trabalho nas compras pblicas,
consubstanciando-se como uma espcie de memria tcnica vigente dos itens de material
passveis de aquisio pelo rgo ou entidade pblica.

Tipos de Codificao

Como vimos anteriormente, a codificao uma das cinco etapas de classificao dos
materiais. Os sistemas de codificao mais utilizados so:

Sistema alfabtico: usa um conjunto de letras para codificar os materiais. Cada letra
identifica caractersticas e especificaes. No muito utilizado, porque limita o
nmero de itens (o alfabeto limitado e sua memorizao difcil);
Sistema alfanumrico: Combina letras e nmeros. As letras referem-se s classes e
grupos de materiais. Os nmeros indicam o cdigo do item. Ex. (AC 3721; a=grupo,
c=classe, 3721=cdigo identificador);
Sistema numrico: o mais utilizado e indicado. Simples, prtico e com abrangncia
ilimitada de itens:
I. Numrico Decimal: o mais importante para concurso. Teve sua origem na
organizao de bibliotecas. Ex. 01-02-123456; 01 = grupo (material de
informtica), 02 = classe (impressora), 123456 = cdigo de identificao.
Observao: grupo = classificao macro (material de informtica, material
hidrulico, etc.); classe = materiais pertencentes a um mesmo grupo
(impressora, computador, etc.).
II. Codificao FSC (Federal Supply Classification): surgiu nos EUA no Ps Guerra
Fria para facilitar o controle de suprimentos nos pases em que houvesse a
presena do governo americano. O cdigo atribudo ao item denominado
Federal Stock Number (FSN). Possui 11 algarismos. Ex. 01-02-123456-7;
01=grupo, 02= classe, 123456 = cdigo de identificao, 7=dgito de controle;
III. Codificao CSSF (Chambre Syndicale de la Sidrugie Franaise): sistema
francs de 8 algarismos que faz duas distines entre os materiais:
normalizados = materiais de ampla aplicao, no sendo especficos a
determinada mquina ou equipamento (porca, parafuso, lmpadas, etc.);
especficos = materiais com aplicao restrita a determinado equipamento
(compressor para geladeira Brastemp, filtro de gua para a marca X, etc.).

Tipos (ou critrios) de classificao de materiais

Vrios so os tipos de classificao de materiais, determinados em funo das informaes


gerenciais desejadas pelo gestor de materiais.

Um bom sistema de codificao deve apresentar alguns requisitos, como expansividade,


unicidade, simplicidade, conciso, operacionalidade, confiabilidade, versatilidade e
padronizao.

Possibilidade de fazer ou comprar

Esta classificao tem por objetivo prover a informao de quais materiais podero ser
produzidos internamente pela organizao e quais devero ser adquiridos no mercado. As
categorias de classificao podem ser assim listadas: materiais a serem produzidos
internamente, materiais a serem adquiridos, materiais a serem recondicionados (recuperados)
internamente, materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de anlise caso a caso
pela organizao).

A deciso sobre produzir ou adquirir um item de material no mercado tomada pela cpula da
organizao, considerando os custos e a estrutura envolvida. Nesse contexto h duas
estratgias possveis: verticalizao e horizontalizao.

Verticalizao: produz-se (ou tenta-se produzir) internamente tudo o que puder. Vantagens:
Independncia de terceiros, maiores lucros, manuteno de segredo sobre tecnologias
prprias; Desvantagens: Perda de flexibilidade (a empresa fica engessada), maior investimento
(maiores custos).

Horizontalizao: Compra-se de terceiros o mximo de itens que iro compor o produto final.
Essa estratgia a grande tendncias nas empresas modernas. De modo geral, apenas os
processos fundamentais (chamados de core processes) no so terceirizados, por razes de
segredo tecnolgico. Vantagens: Garantia de flexibilidade empresa, menores custos;
Desvantagens: Perda de controla tecnolgico, dependncia de terceiros, lucros menores.

Por demanda

Materiais de Estoque: so os que, dada a previsibilidade da demanda, devem ser mantidos em


estoque;

Materiais No-de-Estoque: so os que , dada a imprevisibilidade da demanda, no tem


necessidade de estarem em estoque (estoque gera custos organizao). No setor pblico, a
aquisio desses materiais, os quais possuem demanda imprevisvel em termos quantitativos,
feita mediante o chamado Sistema de Registro de Preos.

As classificaes a seguir sero exclusivamente referentes aos materiais de estoque.


Por Aplicao na Organizao

Matria-prima: substncia que toma parte no processo de produo, incorporando


fisicamente o produto final;

Produto Intermedirio ou em Processo: produto que tomara parte no produto final, sem que
haja alterao em suas propriedades fsicas ou qumicas. Ex. Um volante de carro, um pneu de
carro, etc.;

Produto Final ou acabado: produto que representa o objetivo final da organizao, estando
pronto para a comercializao;

Material auxiliar: material utilizado no processo de fabricao/produo, sem que se incorpore


ao produto final. Em rgos pblicos, com raras excees, o objetivo final a prestao de um
servio. Assim, o tipo de material mais comum no setor pblico o material auxiliar (material
de expediente, de informtica, de limpeza, etc.).

Por periculosidade

Materiais perigosos so aqueles que oferecem risco, em especial durante as atividades de


manuseio e transporte. Nessa categoria esto inseridos os explosivos, lquidos e slidos
inflamveis, materiais radioativos, corrosivos, oxidantes, etc.

Por perecibilidade

Classificao que leva em conta a alterao das propriedades fsico-qumicas do material. Ex.
alimentos, vacinas, materiais para testes laboratoriais, etc. Vrias so as razes que podem
ensejar essa classificao, como por ao hidroscpica, por limitao do tempo, instveis, por
contaminao por gua, por contaminao por partculas slidas, por queda, por ao da luz,
por mudana de temperatura, por ao de animais, etc. Ressalta-se que ao material perecvel
por razo do tempo emprega-se uma sistemtica de distribuio de materiais conhecida como
PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair).

Por importncia Operacional classificao XYZ

A classificao XYZ avalia o grau de criticidade ou de imprescindibilidade do item de material


nas atividades desempenhadas pela organizao.

Classe X: Materiais de baixa criticidade, cuja falta no implica paralizaes da produo, nem
riscos segurana pessoal, ambiental e patrimonial. Ainda, h facilidade de sua obteno no
mercado;

Classe Y: Materiais que apresentam grau de criticidade intermedirio, podendo, ainda, ser
substitudos por outros com relativa facilidade.

Classe Z: Materiais de mxima criticidade, no podendo ser substitudos por outros


equivalentes em tempo hbil sem acarretar prejuzos significativos. A falta desses materiais
provocam a paralizao da produo, ou coloca em risco as pessoas, o ambiente ou o
patrimnio da empresa.
Essa classificao prov informaes qualitativas acerca da relevncia do item de material para
a rotina da organizao. Para uma anlise mais acurada, esta informao deve ser associada a
uma anlise quantitativa, em termos de impacto financeiro do material (Classificao ABC).

Os materiais da classe Z so tambm chamados de materiais crticos. Esse conceito ampliado


por Viana (2000) para aqueles materiais que so merecedores de ateno especial, por
diversos motivos (operacionais, de segurana, econmicos, etc.). Assim, as razes para
considerar um material como crtico podem ser assim listadas: Razes econmicas materiais
de custos significativos de transporte e armazenagem; Razes de armazenagem, manuseio e
transporte materiais de alta periculosidade, ou perecveis, ou, ainda, de elevados peso e
dimenso; Razes de planejamento materiais de difcil previso de consumo, pela
organizao.

Por Valor de Demanda A classificao ABC

O mtodo da curva ABC ou princpio de Pareto (ou ainda Curva 80-20) uma ferramenta
segunda a qual os itens de material em estoque so classificados de acordo com a sua
importncia, geralmente financeira.

O objetivo da anlise ABC identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer
uma gesto mais refinada, especialmente por representarem altos valores de investimentos e,
muitas vezes, com impactos estratgicos para a sobrevivncia da organizao.

Atravs da classificao ABC, usualmente os materiais so classificados de acordo com o seu


valor de demanda; existe, porm, a possibilidade de adoo de outros critrios, como impacto
na linha de produo ou itens mais requisitados pelos setores da organizao.

Classe A: itens de maior valor de demanda, em determinado perodo;

Classe B: itens de valor de demanda intermedirio;

Classe C: itens de menor valor de demanda.


Material permanente x Material de consumo

Essa uma classificao contbil, pois referente natureza da despesa, no mbito do SIAFI.

Material permanente: em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade fsica, mesmo
quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade superior a dois anos;

Material de consumo: em razo do seu uso corrente, perde normalmente sua identidade fsica,
e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos.

A Secretaria do Tesouro Nacional do Ministrio da Fazendo (portaria n 448/2002, art. 3)


apresenta cinco condies excludentes para a classificao de um bem como permanente.
Assim, material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais dos seguintes
quesitos:

I. Durabilidade: quando o material perde ou tem reduzidas as suas condies de


funcionamento no prazo mximo de dois anos;
II. Fragilidade: cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser quebradio ou
deformvel, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III. Perecibilidade: quando sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) o que se deteriora
ou perde sua caracterstica normal de uso;
IV. Incorporabilidade: quando destinado incorporao a outro bem, no podendo ser
retirado sem prejuzo das caractersticas do principal;
V. Transformabilidade: quando adquirido para fim de transformao.

Um pen-drive, por exemplo, classificado como material de consumo, tendo em vista que
abarcado pelo critrio da fragilidade.