PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

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TTULO: ANLISE CRTICA DE PROPOSTAS

1. OBJETIVO

Estabelecer os procedimentos para anlise critica dos pedidos e propostas comerciais solicitadas pelos clientes
da <Nome da Empresa>.

2. APLICAO

Abranger desde o recebimento do pedido de cotao at a entrada e sada da programao, caso aprovado a
contratao do servio.

3. REAS ENVOLVIDAS

- Comercial
- Administrativa
- Tcnica
- Laboratrio

4. DOCUMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE ENVOLVIDOS

- Oramento/Cotao para Cliente FOR-0XX

- Ficha de campo FOR-0XX
- Relatrio de Ensaio -
- Relatrio de Servios Externos FOR-0XX
- Follow-Up de Propostas FOR-0XX
- Relao de Servios Prestados FOR-0XX
- Controle de Ensaios FOR-0XX
- Matriz de autoridade e responsabilidade FOR-0XX

5. DEFINIES

5.1. Anlise Crtica de Contrato: anlise crtica de contrato engloba todas as anlises de propostas, cotaes,
oramentos, contratos e negociaes comerciais.

6. PROCEDIMENTOS

6.1. Recebimento da Solicitao

As solicitaes de propostas comerciais so recebidas atravs de:

- Contratos de prestaes de servios;
- Cotaes (solicitadas por telefone, fax ou e-mail);
- Recebimento de materiais.

Contratos de prestaes de servio so propostas previamente aprovadas gerando diretamente uma ordem de
servios.

Quando a solicitao de cotao for verbal e recebido por outra pessoa do que no seja do setor comercial, a
mesma deve anotar todas as informaes necessrias (nome da empresa, contato, telefone, fax e materiais) e
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encaminhar ao responsvel pelo setor comercial. Caso tenha alguma dvida nas informaes recebidas, o
responsvel pela elaborao da cotao entra em contato com o cliente solicitante para mais informaes.

Quando se tratar de material enviado pelo cliente, deve-se verificar a existncia de proposta aprovada, pedido
de compras ou tabela de preos acordados com o cliente.

6.2. Anlise da Capacidade

A anlise da capacidade realizada com base na consulta dos seguintes itens:

- Verificao se o servio solicitado consta na Relao de Servios Prestados (FOR-0XX);
- Verificao se o mtodo utilizado pelo laboratrio supre s solicitaes do cliente (FOR-0XX);
- Consulta ao departamento tcnico quando houver dvidas quanto ao material ou mtodo utilizado;
- Verificao da demanda atual e se houver dvida quanto a capacidade, consultar os supervisores dos
laboratrios.
- Verificao da necessidade de subcontratar algum servio.
- Caso no for possvel a execuo do servio, o cliente comunicado verbalmente, atravs de e-mail, fax ou
telefone.

6.3. Elaborao da Proposta

Aps a constatao de que h capacidade em atender s solicitaes do cliente, elaborada:

- Uma Cotao/Oramento (FOR-0XX).
- Preenchida a ficha de campo para entrega no laboratrio (FOR-0XX).

Quando for necessrio subcontratar um determinado servio, o cliente informado atravs da proposta
comercial e solicitado que o mesmo aprove a subcontratao preferencialmente por escrito.

Na recepo da amostra a mesma dever ser identificada com etiqueta especfica em que consta no mnimo o
nmero da proposta, a data de recebimento e o nmero da amostra. As amostras recebero o cdigo dado
pelos supervisores de cada laboratrio.

O modelo da etiqueta est representado abaixo:

Data da Proposta: / /
N da Proposta:
N da Amostra:
Data Entrada: / /
Laboratrio:
Recebido por:
Passado para:
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6.4. Anlise Crtica da Proposta

Aps a concluso da elaborao da proposta comercial (Oramento FOR-0XX), o responsvel pelo setor ou
pessoal autorizado realiza uma anlise crtica para verificar se todas as informaes descritas correspondem s
solicitaes do cliente e s condies comerciais e de capacidade da <Nome da Empresa>, incluindo os servios
que tenham que ser subcontratados. Se todas as informaes estiverem corretas, o mesmo rubrica a proposta e
autoriza sua transmisso para o cliente.

Toda proposta enviada para o cliente via fax ou por e-mail, sendo impressa uma cpia que ser arquivada na
pasta de Aguardando Aprovao.

6.5. Aprovao

No caso da aprovao, realizada uma atualizao da situao da proposta comercial no software CALI LAB:
a) Aprovao de cotao: encaminhada a proposta (FOR-0XX) aprovada para o setor de recebimento de
amostras, a fim de aguardar o(s) material (ais).

Quando a aprovao do oramento for verbal, o responsvel do setor deve registrar no prprio oramento o
nome do responsvel pela aprovao, departamento e data, autenticando, assim, a aprovao.

As propostas comerciais no aprovadas so carimbadas com o dizer REPROVADO e arquivadas na pasta de

Oramento Finalizado.

6.6. Alteraes da Proposta

Quando for necessrio alterar alguma proposta comercial aps o aceite do cliente, seja por solicitao do
prprio cliente ou por qualquer outro motivo de ordem tcnica ou comercial, todos os documentos pertinentes
so atualizados e aps nova anlise critica, as reas envolvidas so informadas das emendas contratuais.

6.7. Monitoramento

mantido um monitoramento dirio dos prazos de entrega e da programao dos laboratrios atravs da
planilha de controle de ensaios (FOR-0XX) que atualizvel pelos supervisores de cada laboratrio
diariamente.

O monitoramento semanal de proposta comercial e cotao que esto Aguardando Aprovao realizado
atravs do FOR-0XX (Follow-Up de Propostas).

Os clientes devem ser informados quanto situao do servio, caso este desvie das condies contratuais
acertadas.

7. Responsabilidades

A responsabilidade dos profissionais envolvidos nesse processo est listada no FOR-003 Matriz de Autoridade e
Responsabilidade.

8. CONTROLE DAS REVISES

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Reviso N Data Descrio da Reviso Responsvel
00 XX/XX/XXXX INICIAL Elaborao Fulano de Tal

Data Aprovado por

XX/XX/XXXX Fulano de Tal Ger. Qualidade

Aprovado por
Beltrano Ger. Tcnica