MANUAL DE ACCESS

ndice
CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS ............................................ 5
O QUE UMA BASE DE DADOS?.................................................................................. 5
O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS?..................................................... 5
SGBDS RELACIONAIS ........................................................................................... 5
CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................... 6

APRESENTAO DO MICROSOFT ACCESS .................................................. 7

O ECR PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS..................................................................... 7
O SISTEMA DE AJUDA .............................................................................................. 8
ASSISTENTES ....................................................................................................... 8
OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS ............................................................ 8

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS ................................................... 9

A TABELA - O RECEPTCULO DE DADOS ......................................................................... 9
O QUE UMA TABELA? ............................................................................................ 9
DEFINIO DE UMA TABELA ..................................................................................... 10
COMO CRIAR UMA TABELA? ..................................................................................... 10
O MTODO "MODO DE ESTRUTURA"....................................................................................... 11
NOME DE UM CAMPO ............................................................................................. 11
TIPOS DE DADOS ................................................................................................. 11
DESCRIO ....................................................................................................... 12
PROPRIEDADES ................................................................................................... 13
TERMINAR A CRIAO DA TABELA .............................................................................. 13
CHAVES ........................................................................................................... 14
CRIAO DE CHAVES PRIMRIAS ............................................................................... 14
GESTO DE UMA BASE DE DADOS .............................................................................. 15
INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS ..................................................................... 15
INTRODUO DE DADOS .................................................................................................... 16
REGRAS DE INTRODUO DE DADOS....................................................................................... 17
ADICIONAR REGISTOS ...................................................................................................... 17
ESCONDER REGISTOS ....................................................................................................... 18
SELECCIONAR REGISTOS.................................................................................................... 18
COPIAR REGISTOS ........................................................................................................... 19
MOVIMENTAO NA TABELA ................................................................................................ 19
ELIMINAR DADOS ............................................................................................................ 19
PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO ................................................................................. 20
MOVER COLUNAS ........................................................................................................... 21
ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS ............................................................................................ 21

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS .......................................... 23

O QUE UMA CONSULTA ........................................................................................ 23
PORQU UTILIZAR CONSULTAS ................................................................................. 24
CRIAR UMA CONSULTA ........................................................................................... 24
MODOS DE VISUALIZAO NA JANELA DAS CONSULTAS ...................................................... 25
SELECCIONAR CAMPOS .......................................................................................... 26
ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA ...................................................... 26
ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS ............................................................................ 26
RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA ......................................................................... 26
ORDENAES NA CONSULTA .................................................................................... 27
ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS ................................................. 28
VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES ................................................................... 29
EXCLUIR CAMPOS DO DYNASET .............................................................................. 30
ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA ........................................ 30
CONSULTAS DE SELECO ...................................................................................... 31

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 MANUAL DE ACCESS

O QUE SO CONSLTAS DE SELECO .......................................................................................31

SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS ..................................................................................31
UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS) ........................................................31
ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS.................................................................................32
SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES ..........................................................................32

FORMULRIOS ..................................................................................33
CRIAR FORMULRIOS ............................................................................................ 33
MOVIMENTAO NO FORMULRIO .............................................................................. 35
INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS ..................................................................... 35
LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR ......................................................................... 35
SUBSTITUIR DADOS .............................................................................................. 36
ORDENAO DE REGISTOS ...................................................................................... 36
FILTROS ........................................................................................................... 37
VANTAGENS DOS FILTROS ...................................................................................................37
CRIAR E APLICAR UM FILTRO ................................................................................................37
FILTRAR POR SELECO .................................................................................... 37
FILTRAR POR FORMULRIO ................................................................................. 38

RELATRIOS ....................................................................................39
CRIAR RELATRIOS .............................................................................................. 39
VISUALIZAO DO RELATRIO ................................................................................. 42
AMPLIAO/REDUO ........................................................................................... 42
PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO .................................................................. 42

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MANUAL DE ACCESS

CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS

O QUE UMA BASE DE DADOS?

Uma base de dados uma qualquer coleco organizada de dados, respeitante a um
determinado assunto, que tem como objectivo armazenar informao num
computador e que criada com o propsito de facilitar o acesso a esses dados pelos
utilizadores. Neste caso, a informao pode ser entendida como um conjunto de
dados em forma de texto, nmeros ou grficos.

No nosso quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados no informticas,

embora de uma forma inconsciente. Com efeito, uma simples agenda telefnica, uma
coleco de selos ou lista de livros ou cds, sendo coleces de dados organizados,
constituem bases de dados.

O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS?

Um SGBD (do ingls DBMS - DataBase Management System) uma ferramenta
construda para gerir a informao que se encontra armazenada numa base de dados.

Um SGBD ajuda a adicionar nova informao medida que fica disponvel, a

actualizar a informao sempre que necessrio, a catalogar rapidamente a
informao, a realizar clculos com os dados e a imprimir a informao numa grande
variedade de formatos. Mais importante que tudo isto, permite-lhe encontrar
exactamente a informao pretendida.

Um SGBD deve disponibilizar um conjunto de tarefas para os utilizadores de um

modo geral e para o administrador de bases de dados em particular:

permitir a definio dos dados a armazenar, isto , criar a estrutura da base de

dados;
receber e armazenar a informao correctamente, por forma a evitar a sua
redundncia;
disponibilizar ferramentas de actualizao dos dados (insero, alterao e
eliminao);
facultar mecanismos de consulta e listagem/impresso da informao;
estabelecer medidas de segurana e nveis de acesso informao;

SGBDS RELACIONAIS
Um SGBDR (Sistema de Gesto de Bases de Dados Relacional) desenhado
especificamente para gerir informao que est organizada em uma ou mais tabelas,
consoante o assunto a que dizem respeito.

O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam

organizados os dados que est a gerir. Uma relao, tal como denominada em
matemtica, simplesmente uma tabela de informao (isto , um receptculo de
dados) que est organizada ordenadamente em linhas e colunas, ou seja, num
formato tabular.

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 MANUAL DE ACCESS

Listas de preos, formulrios de encomendas, listas telefnicas, contas dos clientes de

um banco e horrios de voos so apenas alguns exemplos de informao organizada
num formato tabular de modo os utilizadores poderem rapidamente extrair a
informao necessria.

A obrigatoriedade dos dados estarem organizados num formato tabular pode parecer
uma restrio, caso a informao que pretende gerir no esteja originalmente nesse
formato. Mas, quase todo o tipo de informao pode ser organizado de modo a ser
armazenada em uma ou mais tabelas.

CRIAR UMA BASE DE DADOS

Poder-se-ia comear a construir uma base de dados da mesma forma que
comeamos a criar uma folha de clculo: organizando a informao em linhas e
colunas, colocando frmulas de clculo onde as pensamos necessrias.

No entanto, quem j trabalhou de uma forma mais intensiva com bases de dados ou
folhas de clculo ter-se- apercebido que esta tcnica do comear logo a fazer,
apenas resolve os problemas imediatos.

Estabelecendo uma analogia com uma situao real, podemos dizer que a criao de
uma base de dados assemelha-se projeco e construo de uma obra de
engenharia. Sem um projecto bem definido, inevitavelmente a obra sofrer
constantes ajustamentos e consequentemente, na maior parte dos casos, um
agravamento dos seus custos. fundamental desenhar previamente a estrutura de
uma base dados, definindo que tipo de informao deve guardar e como vai ser
gerida.

Convm referir, a este propsito, o conceito de tabela. Numa base de dados, como j
foi referido, os dados so armazenados em tabelas e posteriormente manipulados de
formas diferentes consoante o objectivo, recorrendo para isso a vrios mecanismos.

Uma tabela uma coleco de dados acerca de um assunto especfico. Uma tabela
relacional simplesmente uma coleco de informaes cujos dados esto
relacionados entre si e que esto estruturados em colunas e linhas. A cada linha da
tabela designamos por registo, e a cada coluna, campo.

Por exemplo, uma tabela de Clientes poderia ter o seguinte aspecto

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MANUAL DE ACCESS

APRESENTAO DO MICROSOFT ACCESS

O Access um SGBD desenvolvido pela Microsoft, para o ambiente Windows. O
Access evidencia as seguintes caractersticas:

Ambiente grfico (o acesso informao visual e a sua manipulao com o

rato simplifica a execuo das tarefas mais complexas)
Navegao dos dados (as poderosas capacidades de pesquisa e de ligao a
outros SGBDS permitem localizar rapidamente a informao pretendida)
Funcionalidade ( operacionalmente semelhante a outros produtos Microsoft)
Produtividade (devido criao de macros que automatizam muitas tarefas,
sem ter de recorrer a uma linguagem de programao)

O ECR PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS

Elementos do Ecr:
Barra de Ttulo
Botes de controle da janela
Barra de Menus
Barra de Ferramentas
Barra de Estado
rea de trabalho

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 MANUAL DE ACCESS

O SISTEMA DE AJUDA
Quando se fala em sistemas de ajuda do Access, significa que existem trs formas
distintas de aceder ao ficheiro de Help, mas todas elas eficazmente concebidas por
forma a serem produtivas para os seus utilizadores. So elas: ajuda geral, ajuda
interactiva e os cue cards.

ASSISTENTES
Tal como todas as aplicaes recentes Microsoft, o Access tem sempre dois processos
de realizar uma determinada operao: o processo assistido e automtico recorrendo
aos Assistentes (Wizards), e o processo manual e profissional.

OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS

Tal como foi dito anteriormente, uma base de dados armazena os seus dados em
estruturas tabulares (Tabelas) e recorre a um conjunto de ferramentas para gerir e
manipular esses dados.
Desta forma, identificamos 6 tipos de objectos que podem fazer parte de uma base
de dados:

Tabelas local onde so armazenados os dados

Consultas servem para localizar rapidamente osdados que esto

armazenados nas tabelas, especificando condies de pesquisa

Formulrios servem para auxiliar a insero, visualizao, alterao e

eliminao dos dados das tabelas

Relatrios permitem listar informao no ecr ou na impressora, com vrios

formatos

Macros automatizam sequncias de tarefas repetitivas em Access, sem

recorrer a programao

Mdulos so programas escritos utilizando a linguagem Access Basic

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MANUAL DE ACCESS

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS

Como j foi referido e nunca demais relembr-lo, para construir uma base de dados
h a imperativa necessidade de estabelecermos algumas regras que devem, tanto
quanto possvel, ser observadas. A saber:

Determinar o objectivo da base de dados

Definir que tabelas vamos criar na base de dados
Determinar os campos (informaes) dessas tabelas
Relacionar os dados dentro de cada tabela
Determinar as relaes entre as diferentes tabelas

1. Quando o Microsoft Access iniciado

pela primeira vez, apresentada
automaticamente uma caixa de
dilogo com opes para criar uma
nova base de dados ou para abrir
uma j existente. Se esta caixa de
dilogo for apresentada, faa clique
sobre Base de dados vazia e, em
seguida, faa clique sobre OK.

Se j tiver aberto uma base de

dados ou fechado a caixa de dilogo
que apresentada quando o
Microsoft Access iniciado, faa

clique sobre Nova base de

dados na barra de ferramentas e,
em seguida, faa duplo clique sobre
o cone Base de dados vazia no
separador Geral.

2. Especifique um nome e uma

localizao para a base de dados e
faa clique sobre Criar.

A TABELA - O RECEPTCULO DE DADOS

O primeiro tipo de objecto a inserir numa base de dados consiste na tabela ou tabelas
que vo permitir o armazenamento dos dados.

O QUE UMA TABELA?

Uma tabela uma coleco de dados acerca de um assunto especfico. Por exemplo,
uma tabela de clientes contm informao sobre os clientes de uma empresa.

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 MANUAL DE ACCESS

DEFINIO DE UMA TABELA

No caso dos dados no estarem armazenados em formato tabular, preciso pensar

em como se vai organizar essa informao em uma ou mais tabelas. Deve pensar nos
tipos de informao disponveis que definem os campos das tabelas.

Efectivamente, cabe ao utilizador/administrador da base de dados o papel de cliente a

satisfazer. por este motivo que o processo de definio de tabelas pode vir a
resultar num processo complexo e moroso, porque nem sempre as apreciaes dos
utilizadores fornecem as pistas necessrias para classificar a informao por
categorias/assuntos.

COMO CRIAR UMA TABELA?

Para criar uma tabela o separador

Tabelas deve estar visvel e em seguida
dar um clique no boto Novo, existente
na parte superior da janela da base de
dados.

Modo Folha de Dados cria uma nova tabela sem qualquer identificao dos
campos a tratar.

Modo Estrutura o processo manual para criar uma tabela. Ter que
identificar o nome dos campos a tratar, o tipo de dados
a inserir em cada um dos campos bem como as suas
propriedades.

Assistente de Tabelas o modo automtico e assistido para criar uma tabela

atravs da explorao de uma assistente.

Importao de Tabelas permite importar uma tabela de um outro programa,

como por exemplo o EXCEL.

Ligao de Tabelas permite trabalhar com tabelas de outra base de dados.

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MANUAL DE ACCESS

O MTODO "MODO DE ESTRUTURA"

Neste caso, o utilizador visualiza uma caixa de dilogo que est dividida em duas
partes. A parte de topo corresponde grelha de definio dos campos que constituem
a tabela, e em que cada linha corresponde definio de uma campo. Uma tabela
pode ter at 255 campos. A parte inferior corresponde zona de definio das
propriedades que afectam cada campo da tabela.

Cada campo da tabela caracterizado por:

um Nome - coluna Nome do Campo

um Tipo de dados - coluna Tipo de Dados
uma Descrio opcional - coluna Descrio
um conjunto de Propriedades, que podem determinar o tipo de valores
aceites, o formato dos dados, a quantidade de dados a ser recebida, etc - rea
Propriedades do Campo.

NOME DE UM CAMPO
O nome de um campo pode ter at 64 caracteres de tamanho, incluir quaisquer
letras, algarismos, espaos e caracteres especiais, excepto o ponto, ponto de
exclamao, acento agudo e os parntesis rectos.

TIPOS DE DADOS
Cada campo da tabela tem de ter atribudo um tipo de dados (do ingls Data Type),
que determina o contedo que pode ser introduzido e o espao de armazenamento
em disco disponvel para esse campo.

Existem alguns aspectos a considerar e que ajudam no correcto funcionamento da

tabela, relativamente ao tipo de dados.

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 MANUAL DE ACCESS

A que tipo de operaes vo ser sujeitos

os dados. Serviro como base para
clculos? Ou sero simplesmente
nomes, descries, moradas, etc. E se
forem valores monetrios, o que que
fica guardado: todo o nmero, ou seu
valor literal?

Que quantidade de espao, medido em

bytes, ser necessrio para o Access
guardar esses dados?

Que campos sero utilizados para ordenar e indexar as tabelas? Isto importante,
porque h dois tipos de campos - lgicos e OLE - que no podem ser utilizados nestas
operaes, e outros - numricos - que aumentam a velocidade de pesquisa.

Tipo de
Utilizao O que guarda Tamanho
Dados
Qualquer caracter- At 255
Texto Nomes, moradas, telefones, etc
texto e nmeros caracteres
Qualquer caracter- At 64000
Memo Comentrios e explicaes
texto e nmeros bytes
Valores numricos:
Nmero Nmeros e clculos aritmticos inteiros e com casas 1,2,4 ou 8
decimais bytes
Existe uma grande variedade de
Data/Hora formatos de apresentao
Datas ou horas
8 bytes
Valores numricos com
Moeda Valores monetrios
casas decimais
8 bytes
Nmero incrementado
Numerao automaticamente pelo
Nmeros sequenciais como cdigos
Automtica Access sempre que se
4 bytes
insere um registo
Valores booleanos:
Sim/No Sim/No,
Sexo, inquritos Sim/No
(lgico) Verdadeiro/Falso, 1 bit
Ligado/Desligado
Objectos criados
noutros programas
utilizando o protocolo
Objecto OLE Fotografias, vdeos
OLE, que podem ser
At 1 Gigabyte
ligados ou inseridos
numa tabela Access
Endereos de E-mail ou sites da Partes de uma at 2048
Hiperligao Internet hiperligao Caracteres
Pesquisa dados numa
Assistente
Caixa de Lista outra tabela ou
de Pesquisa consulta
4 Bytes

DESCRIO
A coluna intitulada Descrio serve para o desenhador da tabela colocar um
comentrio/descrio acerca do campo que est a criar, isto , uma identificao
adicional, mas com carcter opcional.

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MANUAL DE ACCESS

PROPRIEDADES
Quando estamos posicionados na coluna Tipo de Dados, activada a rea inferior
esquerda da caixa de dilogo. Nessa rea existem vrias clulas que permitem definir
as propriedades/caractersticas do campo que se est a criar ou a alterar. Estas
propriedades variam consoante o tipo de dados.

proposto sempre por defeito um

tamanho de 50 caracteres, o que no
Tamanho do campo
entanto para valores compreendidos entre
0 e 255, inclusive.
Define a aparncia dos dados, como o
Formatar
caso das datas.
Existe quando o campo numrico e
Casas decimais
permite definir o n. de casas decimais.
Mscara de entrada que controla a
Mscara de introduo
introduo de dados para o campo.
Texto a ser utilizado para legendar o
Legenda campo quando este for utilizado num
formulrio ou relatrio.
Valor que assumido para o campo de
Valor predefinido
cada vez que se introduz um novo registo.
Expresses que controlam a entrada de
Regra de validao
dados.
Mensagem que invocada pelo Access
Texto de validao) quando as regras de validao no so
respeitadas.
Se ou no obrigatria a introduo de
Necessrio
dados para o campo.
Esta propriedade quando activada, permite
que a tabela fique ordenada por este
Indexado
campo e por isso que a pesquisa de dados
seja mais rpida.

TERMINAR A CRIAO DA TABELA

Para terminar o trabalho, resta agora fechar a caixa de dilogo de criao da tabela.
Surgir ento uma caixa de dilogo a questionar o utilizador se pretende gravar as
alteraes efectuadas tabela (neste caso, a criao da mesma). Respondendo
afirmativamente, ter em seguida de atribuir um nome tabela.

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 MANUAL DE ACCESS

CHAVES

Uma das grandes vantagens dos SGBDRs como a Access a possibilidade de

localizar rapidamente determinada informao. A sua comprovada eficincia provm
de um mecanismo interno que atribui a um conjunto de campos a tarefa de identificar
de uma forma nica cada registo da tabela.
Ento a um campo ou um conjunto de campos que identificam de uma forma nica,
sem duplicaes nem valores nulos, um registo na tabela d-se o nome de Chave
Primria.

A definio de uma chave primria traz grandes vantagens, nomeadamente ao nvel

das seguintes operaes:

pesquisa de registos, que se torna consideravelmente mais rpida uma vez que
para o campo chave primria criado automaticamente um ndice
ordenao dos registos, visvel aquando de operaes de consulta ou listagem de
informao
integridade dos dados armazenados no campo chave primria, uma vez que o
Access no permite duplicao de valores nem valores nulos

Pelos motivos acima referidos, todas as tabelas devem ter chave primria constituda
por um ou mais campos.
Uma chave primria composta (mais que um campo) ser necessria quando no
exista um s campo que identifique de uma forma nica o registo, algo que s
possvel se agregarmos a informao desse campo com a de outro campo obtendo
deste modo um registo nico.

CRIAO DE CHAVES PRIMRIAS

Quando se grava uma tabela sem se ter definido uma chave primria, o Access
apresenta uma caixa com um aviso, alertando para o facto de a chave primria no
existir e sugerindo a criao da mesma.

Se responder afirmativamente, o Access vai adicionar um novo campo, do tipo

Numerao Automtica, com o nome Cdigo e que vai permitir identificar de uma
forma nica cada registo da tabela.
Se a resposta for No, ento mais tarde, teremos que definir um dos campos
existentes na tabela como chave primria.

Para definir a chave primria:

1. No modo de visualizao Estrutura, ou seja, visualizando a estrutura da
tabela, seleccionar a linha ou linhas correspondentes aos campos que iro
constituir a chave primria

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MANUAL DE ACCESS

2. Dar um clique no boto Chave Primria.

GESTO DE UMA BASE DE DADOS

H a considerar alguns aspectos relacionados com a segurana das bases de dados e
com o espao que ocupam.

Compactar (Compacting)
De forma a optimizar o espao disponvel no disco, recomendvel que
periodicamente se proceda compactao da base de dados. A compactao consiste
na desfragmentao do ficheiro da base de dados.

Abra o menu Ferramentas / Utilitrios de Base de dados / Compactar.

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS

Aps a criao de uma tabela, o utilizador pode introduzir dados para essa tabela.
Poder tambm, posteriormente, manipular esses dados introduzidos provocando
alteraes, eliminao ou copiar os dados.

Para introduzir dados para uma tabela, basta dar um duplo clique no respectivo nome
da tabela, ou, em alternativa, seleccionar a tabela e dar um clique no boto Abrir da
janela da base de dados.

Surgir ento uma janela com a tabela sob a forma tabular (Folha de Dados) onde
cada coluna representa um campo da tabela e cada uma das linhas, um registo. Os
nomes dos campos encontram-se na primeira linha da grelha de clulas.

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 MANUAL DE ACCESS

Por se tratar da primeira vez que se inserem dados, s existe uma linha que se
encontra vazia. medida que se introduzem registos iro aparecer novas linhas
vazias.

INTRODUO DE DADOS

Para introduzir dados, basta comear a escrever na primeira clula.

Automaticamente, abre-se uma nova linha em branco abaixo da linha corrente.

Se tiverem sido definidas regras de validao para os campos, as mesma sero

observadas quando for confirmado (atravs da tecla Enter) o contedo para o campo.

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MANUAL DE ACCESS

Caso os dados inseridos no campo no correspondam ao tipo especificado aquando da

criao da estrutura da tabela, surgir a seguinte caixa de dilogo:

Aps a introduo de cada registo, automaticamente o Access grava-o na tabela.

REGRAS DE INTRODUO DE DADOS

Relativamente introduo de valores nos campos existem algumas regras a ter em

considerao:
num campo Nmero (Number) ou Moeda (Currency) no pode escrever
letras e sinais de pontuao (excepto os sinais -, . , , e os parntesis
curvos
um campo Sim/No (Yes/No) s aceita as palavras Sim, No, Verdadeiro,
Falso, Ligado, Desligado (Yes, True, On, No, False, Off). Tambm pode
introduzir um nmero, sendo o 0 convertido para No e outro nmero
qualquer convertido para Sim
o valor de um campo Data/Hora (Date/Time) tem de estar conforme com o
formato de data especificado no cone Definies Regionais (Regional
Settings) do Painel de Control (Control Panel).
um campo Numerao Automtica (Counter) no aceita nenhum valor.
um campo de preenchimento automtico.

ADICIONAR REGISTOS

Em virtude da ordem dos registos no ser relevante aquando da sua introduo, o

Access no permite que o utilizador insira registos entre os j existentes. permitido
apenas a adio de registos no fim da tabela. Para tal, basta escolher a opo
Registo do menu Inserir ou Ir Para/Novo no menu Editar.

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 MANUAL DE ACCESS

O smbolo + que surge no lado esquerdo dos registos tem como funo mostrar
(permite edio) os registos relacionados na tabela Facturas.

ESCONDER REGISTOS

Pode esconder os registos j introduzidos de modo a no alterar, inadvertidamente, o

contedo dos campos. Para tal, basta escolher a opo Introduo de dados no
menu Registos. A tabela assumir a aparncia de uma tabela que ainda no possui
qualquer registo.
Para voltar a ver todos os registos, deve escolher a opo Remover
Filtro/Ordenao no menu Registos.

Copiar valores
De modo a facilitar a introduo de valores repetidos no mesmo campo de registos
seguidos, pode optar pela utilizao da combinao de teclas CTRL+. Se pretender
copiar valores de campos de registos no adjacentes, ter de recorrer ao binmio
Copiar/Colar (Copy/Paste).

SELECCIONAR REGISTOS

Para efectuar qualquer operao sobre um registo como, por exemplo, copiar ou
eliminar um registo, ter de o seleccionar posicionando o cursor na zona/barra de
seleco que se situa na coluna esquerda do primeiro campo da tabela ao lado do
registo que se pretende seleccionar e dar um clique.

Para seleccionar um conjunto de registos, seleccione o primeiro registo do conjunto e,

carregando na tecla SHIFT seleccione o ltimo registo do conjunto.

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MANUAL DE ACCESS

Para seleccionar todos os registos de uma tabela poder optar por escolher a opo
Seleccionar todos os registos no menu Editar ou, em alternativa, dar um clique
no quadrado existente do lado esquerdo do nome do primeiro campo (como numa
folha de clculo):

COPIAR REGISTOS

Para copiar registos, dever seleccionar, em primeiro lugar, o(s) registo(s) que
pretende copiar, copi-los e finalmente escolher a opo Colar acrescentando no
menu Editar.

Os registos sero acrescentados automaticamente no fim da tabela,

independentemente do registo corrente.

MOVIMENTAO NA TABELA

Para se movimentar nos campos e nos registos pode utilizar as mesmas tcnicas da
folha de clculo. Para alm disso, o utilizador pode recorrer caixa de deslocamento
vertical (elevador), existente no lado direito do ecr para se posicionar num
determinado registo.

Para se posicionar num registo especfico, poder recorrer barra de controle

existente no canto inferior esquerdo do ecr, posicionando o cursor na clula direita
da palavra Registo: e digitar um novo valor confirmando atravs da tecla Enter:

ELIMINAR DADOS

Para eliminar o contedo de um campo, o utilizador deve seleccionar o respectivo

valor e utilizar a tecla Delete ou Backspace. Poder optar pelo comando Cortar do

menu Editar ou dar um clique no boto .

Para desfazer a operao de eliminao, utilize a tecla Esc, ou escolha o comando

Anular do menu Editar, ou o boto .

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 MANUAL DE ACCESS

Para eliminar um ou mais registos, seleccione-os e utilize a tecla Delete ou escolha a

opo Eliminar no menu Editar.

O Access solicitar ao utilizador que confirme a operao de eliminao dos registos

seleccionados.

PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO

Embora a janela de visualizao/edio de seja suficientemente explcita para as

funes que lhe competem, h sempre a hiptese de alterar o seu aspecto,
adequando-o ao modo de proceder do utilizador. Esta alterao do aspecto pode ir
desde o aumento ou diminuio da largura das colunas ou da altura das linhas, at ao
congelamento de colunas, entre outros.

Este tipo de alteraes gravado juntamente com a estrutura da tabela sempre que
se fecha a janela. As operaes de parametrizao podem aplicar-se s colunas,
linhas ou a toda a janela.

Colunas
Para alargar ou diminuir a largura de uma coluna, deve colocar o cursor no separador
(linha vertical) existente entre a coluna/campo e a coluna/campo seguinte e arrastar
o cursor na direco desejada.
Poder efectuar um duplo clique para ajustar automaticamente a largura de uma
coluna.

Congelamento/descongelamento de colunas
muito frequente existir a necessidade de manter um determinado nmero de
colunas sempre visvel esquerda da janela, afim de permitir a leitura simultnea de
dados colocados em colunas fisicamente distantes umas das outras. A isto chama-se
congelamento (manter um n. de colunas fixas), sendo o oposto,
descongelamento.

Esta uma situao vulgar quando se trata de tabelas extensas, isto , tabelas com
muitos campos que ocupam mais espao do que a largura do ecr.

Para congelar colunas dever, em primeiro lugar, seleccionar as colunas

pretendidas. Para o fazer dever posicionar o cursor por cima do nome identificador
do campo e efectuar um clique. A coluna ficar seleccionada e de seguida deve
escolher o comando Fixar colunas no menu Formatar.

Para fazer o inverso, ou seja, descongelar as colunas deve escolher o comando

Libertar todas as colunas no menu Formatar.

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MANUAL DE ACCESS

MOVER COLUNAS

Por vezes, h necessidade de alterar a ordem natural das colunas, por forma a alterar
a sua disposio na tabela. Pode mover colunas sem problemas, dado que esta
operao no vai afectar a estrutura da tabela, uma vez que se trata apenas de um
efeito visual (a nvel de ecr).

Para mover uma ou mais colunas basta seleccionar a coluna ou colunas e arrastar o
selector da coluna para o local pretendido.

ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS

Um efeito com algumas semelhanas ao do congelamento o de esconder colunas.

O facto de se poder esconder colunas consecutivas de uma tabela e posteriormente
faz-las reaparecer uma caracterstica bastante til nas seguintes situaes:

Quando a tabela tem muitos campos e que no podem ser visualizados num s
ecr
Quando existe informao confidencial que s dever ser visvel em algumas
situaes

Para esconder colunas, seleccione a(s) coluna(s) que pretende esconder e escolha a
opo Ocultar Colunas no menu Formatar.

Em qualquer circunstncia, poder recorrer ao menu sensvel ao contexto (sensitive menu) que
se obtm atravs da tecla direita do rato.

Para fazer reaparecer as colunas ter de utilizar a opo Mostrar Colunas no menu
Formatar. Surgir uma caixa com a lista de campos da tabela, com a indicao dos
que esto escondidos, seleccionar o campo que pretende fazer reaparecer e dar um
clique no boto Fechar.

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MANUAL DE ACCESS

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS

Uma das grandes capacidades de qualquer base de dados a possibilidade de

consultar os dados nela existentes.

As consultas permitem questionar a base de dados, ou seja, permitem consultar os

dados guardados nas tabelas da base de dados.

As consultas no so mais do que uma extenso dos filtros, introduzindo novas

potencialidades. O Access fornece uma ferramenta de consulta por exemplo (QBE -
Query-By-Example) que pode ser utilizada para visualizar apenas determinados
campos ou registos de uma tabela, ordenar registos pela ordem desejada e
inclusivamente, realizar clculos.

A consulta consiste numa questo colocada base de dados e cuja resposta

constituda por um subconjunto dos dados existentes na tabela pesquisada. como
aplicar um filtro a uma determinada tabela, permitindo apenas a visualizao dos
registos/campos que obedecem a determinados critrios.

O QUE UMA CONSULTA

Como j foi dito, uma "Consulta" permite consultar uma ou mais tabelas de uma base
de dados.
As Consultas mais comuns so os de seleco (Select Queries). Este tipo de
Consultas permite visualizar, analisar e alterar os dados das tabelas.

Podemos visualizar dados de uma ou mais tabelas. A execuo da Consulta tem

como resultado uma seleco de dados provenientes de uma ou mais tabelas, a que
se d o nome de Dynaset.
O Dynaset apresenta-se e comporta-se como uma tabela, mas na realidade no
uma tabela. Constitui um conjunto de dados provenientes de uma ou mais tabelas,
seleccionados e ordenados de acordo com o que foi especificado na Consulta.

Podemos adicionar ou modificar os dados de um Dynaset como uma tabela. As

alteraes iro afectar as tabelas utilizadas na Consulta.

Uma Consulta de seleco o tipo de consulta mais comum, embora o Access

permita tambm criar outros tipos de consultas:

Tabela de Referncia Cruzada apresenta os dados com linhas e colunas com

cabealho como uma folha de clculo.
Criar Tabela utilizado para criar uma tabela com base em
registos de outras tabelas.
Actualizar permite efectuar alteraes em muitos registos
atravs de uma nica operao.
Acrescentar adicionar registos de uma outra tabela.

Eliminar eliminar registos.

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 MANUAL DE ACCESS

PORQU UTILIZAR CONSULTAS

Com as Consultas possvel:

Escolher campos, registos; ordenar registos; colocar questes relativamente a vrias

tabelas; realizar clculos; utilizar uma Consulta como objecto para formulrios,
relatrios e outras consultas; fazer alteraes aos dados das tabelas.

CRIAR UMA CONSULTA

Tal como acontece com a criao de Tabelas, existem duas alternativas no processo
de criao de consultas.

Optando pela via Assistentes de Consultas, o Access disponibiliza 4 tipos de

consultas:

Assistente de Consulta Simples

Assistente de Consultas de Referncia Cruzada: apresenta os dados num
formato tabular compacto no qual existe informao cruzada.
Assistente de Consultas Localizar Duplicados: apresenta um dynaset
com registos repetidos existentes numa tabela ou consulta.
Assistente de Consultas Localizar no Correspondentes: apresenta um
dynaset com registos de uma tabela que no tenham registos relacionados
noutra tabela.

Optando pela via Modo de Estrutura, o Access apresenta uma caixa com a lista de
tabelas e/ou consultas existentes na base de dados. O passo seguinte consiste em
seleccionar a tabela ou tabelas, Consulta ou Consultas e dar um clique no boto
Adicionar.

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MANUAL DE ACCESS

Quando so seleccionadas pelo

menos duas tabelas que esto
relacionadas por um ou mais
campos, essa relao
automaticamente evidenciada pelo
aparecimento do trao de unio
entre as mesmas, indicando o tipo
de relao existente. Se
porventura a relao entre as
tabelas no existir, pode ser
criada.

MODOS DE VISUALIZAO NA JANELA DAS CONSULTAS

Modo de Estrutura - criar ou alterar a estrutura da consulta

Modo Consulta visualizar os dados (dynaset) obtidos pela consulta

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 MANUAL DE ACCESS

SELECCIONAR CAMPOS
Aps a seleco das tabelas, o passo seguinte consiste em escolher os campos a
incluir na consulta.
Para colocar um campo na grelha QBE (query by example) existem duas
alternativas:
1. Dar um duplo clique no campo.
2. Seleccionar o campo e arrast-lo (Drag & Drop) para a clula Campo na
grelha QBE.

Para adicionar todos os campos existem, tambm, dois mtodos:

1. Dar um duplo clique na barra de ttulo da lista de campos arrast-los para a
grelha QBE.
2. Arrastar o asterisco, que surge no topo da lista de campos, para a grelha
QBE. A vantagem deste processo, consiste em no haver a necessidade de
alterar a consulta quando a tabela sofre alteraes na sua estrutura.

ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA

Para mover um campo:
Apontar para o selector de coluna e arrast-la para uma nova posio

Para inserir um campo:

Seleccionar o campo na lista da tabela e arrast-lo para cima de uma coluna na
grelha QBE.

Para eliminar um campo:

Seleccionar a respectiva coluna e utilizar a tecla Delete.

ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS

Apontar o cursor para o limite direito da coluna e arrastar para a direita ou esquerda
consoante pretender alargar ou estreitar.
De modo a ajustar automaticamente a largura da coluna basta dar um duplo clique.

RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA

Poder surgir a necessidade de alterar o ttulo de uma determinada coluna do
dynaset, uma vez que o nome do campo no sugestivo ou suficiente para a
identificar. Assim, para renomear um campo da consulta:

1. Abrir a consulta em modo estrutura ou passar para o modo estrutura se estiver

no modo consulta.
2. Clique esquerda do nome do campo na grelha QBE
3. Escreva o novo nome seguido de dois pontos.

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MANUAL DE ACCESS

Passe para o Modo Consulta:

ORDENAES NA CONSULTA
Quando executado a consulta e visualizado o respectivo dynaset torna-se
frequente e extremamente til a visualizao dos dados obedecendo a uma
determinada ordem. Quando se ordenam registos, podemos coloc-los por ordem
alfabtica ou numrica.
Criar uma consulta com ordenao de dados por um determinado campo ou campos,
torna-se til na medida em que o podemos utilizar na construo de um formulrio ou
relatrio.
Para especificar uma ordenao numa consulta:
Dar um clique na clula Ordenao e seleccionar o tipo de ordenao:
Ascendente ou Descendente.
Pode ser especificada mais que uma
ordenao, desde que as ordenaes
estejam encadeadas. O Access ordena a
partir da 1 coluna esquerda (a que
apresenta ordenao) para a ltima
direita (a que apresenta ordenao).
No podem ser utilizados campos do tipo
Memo ou OLE para ordenao.

Neste exemplo a consulta ordena os

registos por Nmero de Factura.

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 MANUAL DE ACCESS

ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS

De modo a limitar o dynaset a mostrar apenas alguns registos, deve ser
especificado na clula Critrio uma ou mais condies. Esta condio traduz-se numa
expresso que informa o Access relativamente aos registos que deve seleccionar e
apresentar no dynaset.

Para criar uma expresso dispomos de duas alternativas:

1. Recorrer ao boto Construir disponvel na Barra de ferramentas.

2. Escrever a expresso directamente na clula.

Se for conhecida a sintaxe da expresso que pretendemos definir como critrio, torna-se mais
simples e rpido utilizar a segunda alternativa, ou seja, escrever a expresso directamente na
clula.

Nesta consulta visualizada todas as facturas que NO tenham sido recebidas.

Nesta consulta que utiliza duas tabelas relacionadas so solicitadas todas as facturas
efectuadas Entre 01-01-1999 E 31-01-1999.
O dynaset consequente apresentar todas as facturas ordenadas por nmero de
factura e cuja data de factura esteja dentro do intervalo definido.

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MANUAL DE ACCESS

Esta consulta mostra todas as facturas do Cliente n. 4 entre 01/01/1999 e

31/01/1999.

VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES

Em Access, as propriedades de uma consulta determinam as caractersticas e o
funcionamento dessa mesma consulta.

Qualquer campo de uma consulta e toda e qualquer lista de campos de uma consulta
contm propriedades, e que so as seguintes:

Propriedades da Consulta: Determinam o comportamento de uma consulta

no seu todo. Por exemplo, pode definir uma propriedade que iniba, no
dynaset, o aparecimento de valores duplicados.
Propriedades do Campo: Afecta as caractersticas dos dados num campo.
Por exemplo, poder alterar o formato dos dados, esconder no dynaset o
aparecimento de um campo, etc.
Propriedades de uma lista de Campos: Afecta uma das listas de campos
(tabelas ou consultas) existentes na consulta. Por exemplo, poder especificar
um nome que identifique uma lista de campos.

Para visualizar, configurar e modificar as propriedades dos objectos de uma consulta:

1. Seleccionar o campo, lista de campos ou consulta
Para seleccionar um campo, dar um clique na clula Campo
Para seleccionar uma lista de campos, dar um clique em qualquer stio
da lista
Para seleccionar a consulta, dar um clique em qualquer zona fora da
QBE e da lista de campos.

2. Dar um clique no boto Propriedades disponvel na Barra de ferramentas, ou

escolher o comando Propriedades no menu Ver.

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 MANUAL DE ACCESS

EXCLUIR CAMPOS DO DYNASET

S pelo facto de se incluir numa consulta este ou aquele campo, no significa a

obrigatoriedade do seu aparecimento no dynaset. Por exemplo, pode pretender
visualizar todas as Facturas de um determinado Cliente sem, contudo, visualizar se
foi recebida ou no.

Basta para tal, desligar a caixa Mostrar no QBE do campo que se pretende inibir no
dynaset.

ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA

Quando se est a desenhar uma consulta frequente acontecer a necessidade de

invocar uma outra tabela ou consulta. Para tal, basta dar um clique no boto
Mostrar tabela disponvel na Barra de ferramentas ou, em alternativa, escolher o
comando Mostrar tabela do menu Consulta.

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MANUAL DE ACCESS

CONSULTAS DE SELECO

O QUE SO CONSLTAS DE SELECO

Quando uma consulta de seleco executado, o Access apresenta um subconjunto

de registos num formato tabular (tal como uma tabela). Na maior parte dos casos,
este subconjunto permite que se faam alteraes nos registos e que so
provenientes das tabelas utilizadas na consulta. A este subconjunto d-se o nome de
Dynaset (subconjunto de registos dinmico).

Sabendo especificar critrios de seleco de registos, constitui a chave para desenhar

consultas - simples e complexos. Alguns exemplos comuns de critrios de seleco
que permitem obter:
um conjunto de registos que mostre as facturas emitidas entre 01/06/96 e
10/06/96.
todos os nomes de clientes comeados pelas letras Soc.
todas as facturas no recebidas.

SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS

Identifique um intervalo numa expresso de critrio, atravs de operadores de

comparao (<,>,<>,<=,>=) ou pelo operador Entre...E.

UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS)

Poder utilizar caracteres de ambiguidade para seleco de determinados registos.

Por exemplo, seleccionar todos os clientes cujo nome comece pelas letras Soc..
indiferente a utilizao de maisculas e minsculas quando utilizadas com os
wildcards (Obtm-se o mesmo resultado com Soc* ou soc*).

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 MANUAL DE ACCESS

ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS

Para um campo:
Com a utilizao de critrios mltiplos, o intervalo de pesquisa torna-se mais curto e
obtm-se exactamente a informao pretendida. Por exemplo, quais os montantes
facturados cujo valor maior que 50000 e menor que 150000.

Para especificar vrios critrios para o mesmo campo, deve-se utilizar os operadores
E e Ou.

Para vrios campos:

Tambm possvel especificar critrios para vrios campos. Por exemplo, visualizar
todos os clientes cujo nome comece pela letra Joaquim, que no tenham pago as
facturas a partir de 05/06/96.

Por exemplo, visualizar todos os clientes comeados por S cujas facturas foram
recebidas ou todos os clientes comeados por J cujas facturas ainda no foram
recebidas.

SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES

De modo a encontrar registos que num campo no contenham valores nulos, recorre-
se expresso No Nulo. Por exemplo, encontrar clientes que tenham nmero de
Telefone.

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MANUAL DE ACCESS

FORMULRIOS
A Modo de Estrutura que utilizada nas tabelas e consultas apenas uma das formas
utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas.
No ser porm, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que no
existe um controle real sobre as operaes realizadas pelo utilizador.

O ideal seria utilizar uma analogia de um formulrio em papel, dado que assim
transportvamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as
pessoas j se habituaram.

Um formulrio permite a visualizao de um ou mais registos, podendo ser imposta

uma limitao em relao a essa visualizao. Isto no traz nada de novo em relao
Modo de Estrutura. Mas, um formulrio permite ao seu desenhador determinar a
forma como os dados vo aparecer no ecr, utilizar grficos, imagens, etc., bem
como controlar a forma como os dados so introduzidos e visualizados - utilizar listas
de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores
incorrectos, valores predefinidos, resultados de clculos aritmticos, etc.

CRIAR FORMULRIOS
O mtodo mais fcil e rpido de criar um formulrio utilizar o Assistente. O
Assistente Automtico produz um formulrio pr-formatado sem colocar quaisquer
perguntas ao utilizador, para a sua construo.
Todos os outros assistentes colocam questes e constrem o formulrio baseado nas
respostas dadas pelo utilizador.

Quando utiliza um formulrio para introduzir ou visualizar dados, o formulrio deve

estar ligado tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados
dependem apenas de uma tabela, o formulrio deve ser baseado apenas nessa
tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulrio derivam de
vrias tabelas, ento deve construir uma consulta e basear a construo do
formulrio nessa consulta.

Criar um formulrio com o Assistente

1. Na janela da base de
dados, d um clique no
boto Formulrio

2. Escolha o boto Novo

3. Seleccione o nome da
tabela ou consulta para o
qual vai construir o
formulrio e d um clique
no boto OK.

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 MANUAL DE ACCESS

4. O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que

se pretendem colocar no formulrio

5. Na lista Campos disponveis surgem os campos da tabela ou consulta e na

lista iro surgir os campos seleccionados e que vo aparecer no formulrio
6. Na caixa seguinte solicitado ao utilizador o formato (esquema) do formulrio

7. Seleccione o estilo (aparncia) para o formulrio

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MANUAL DE ACCESS

8. Por ltimo, surgir a caixa final do assistente que solicita um ttulo para o
formulrio.

MOVIMENTAO NO FORMULRIO
Num formulrio so utilizadas praticamente as mesmas tcnicas anteriormente
apresentadas para o Folha de dados.
Pode mesmo alternar entre a Folha de dados e o Formulrio. Basta para isso utilizar
os botes respectivos existentes na barra de botes.

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS

Na introduo e manipulao de dados, o formulrio utiliza praticamente as mesmas
regras da Folha de dados.

Sendo assim, para introduzir um novo registo basta dar um clique no boto .

Para eliminar um registo, basta dar um clique no selector de registos, que se

encontra do lado esquerdo do formulrio, e carregar na tecla Delete. Neste caso, por
se tratar da eliminao de um registo o Access pede uma confirmao.

LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR

Vimos atrs que se podem utilizar os botes da barra de estado para movimentar ao
longo dos registos.

Mas se existir a necessidade de localizar um registo que num campo contenha um

determinado valor, no ser muito recomendvel utilizar os botes da barra de
estado at localizarmos o registo pretendido. Para ultrapassar este problema
frequente utilizar o comando Localizar que corresponde ao boto da barra de
botes da janela do formulrio.

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 MANUAL DE ACCESS

Para encontrar um valor num determinado campo deve:

1. Posicionar o cursor no campo que pretende utilizar na pesquisa

2. Dar um clique no boto

3. Na caixa Localizar: escrever o que se pretende procurar

4. Dar um clique no boto Localizar seguinte

SUBSTITUIR DADOS
Como do conhecimento atravs de outras aplicaes da Microsoft, o Access tambm
dispe do comando Substituir no menu Editar, que permite substituir de uma forma
rpida, a ocorrncia de uma determinada palavra por outra palavra.

Na caixa de dilogo acima, o utilizador ter, em primeiro lugar, de introduzir na caixa

Localizar o valor que pretende procurar/substituir, e na caixa Substituir por o valor
que ir substituir o existente.

ORDENAO DE REGISTOS
Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, tambm nos
formulrios o utilizador poder recorrer aos botes de ordenao de registos.

Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenao e dar um
clique no boto. Este procedimento aplicvel a tabelas e formulrios.

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MANUAL DE ACCESS

FILTROS
Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer
ao comando Localizar. Porm, este comando apenas vai apresentando as diversas
ocorrncias de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em
vrios registos e por isso levaria algum tempo at serem encontradas todas as
ocorrncias.

Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro no mais do que um

conjunto de condies/critrios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um
subconjunto dos registos existentes na tabela. Quer isto dizer que aps a aplicao
do filtro, o Access apresenta apenas os registos que satisfazem as condies
impostas, como se apenas existissem esses registos na tabela.

Os filtros so aplicveis em tabelas e formulrios.

VANTAGENS DOS FILTROS

Um filtro como uma simples consulta, com a diferena de que apenas aplicvel a
uma tabela ou a um formulrio abertos. Um filtro a melhor opo quando,
temporariamente pretendemos visualizar um subconjunto de registos.

CRIAR E APLICAR UM FILTRO

Existem 2 tipos de filtros:

Filtrar por Seleco Filtragem de registos atravs do prprio formulrio

Filtrar por Formulrio
(apenas um critrio de seleco de registos - os
dados do campo onde estiver posicionado).
Filtragem de registos atravs de um novo
formulrio com base no actual (possibilita mais de
um critrio - idntico aos critrios aplicados numa
consulta).

FILTRAR POR SELECO

1. Posicione-se no campo do registo onde se encontra o critrio (dado(s) para a

aplicao do filtro) para que se efectue a seleco (filtragem) de registos.

Por exemplo: consultar todas as facturas do Cliente 3

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37
 MANUAL DE ACCESS

2. Clique no boto Filtrar por Seleco na barra de ferramentas:

Para Remover a filtro abra o menu Registos e seleccione o comando Remover

Filtro/Ordenao ou clique no boto Remover filtro na barra de

ferramentas.

FILTRAR POR FORMULRIO

1. Abra o menu Registos e clique no comando Filtro por Formulrio ou clique

no boto Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas. Surge um

novo Formulrio onde deve digitar , nos respectivos campos, os critrios de
filtragem.

Por exemplo: Consultar todas as facturas emitidas a partir de 01/01/99 para

o cliente n. 4

2. Clique no boto Aplicar filtro na barra de ferramentas.

3. Utilize o processo anterior para remover o filtro.

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MANUAL DE ACCESS

RELATRIOS

Um relatrio utilizado essencialmente para listar ou imprimir dados, conferindo-lhes

a melhor apresentao possvel. A informao pode ser reunida em grandes grupos
ou subgrupos de dados, sendo possvel obter linhas de totais por cada um deles.

Um relatrio consiste na apresentao de um conjunto de dados, proveniente de uma

ou mais tabelas ou inquritos, organizado e formatado de acordo com determinadas
necessidades em termos de anlise da informao.

Os items utilizados num relatrio podem ser dados existentes em campos, resultados
de clculos, palavras para os ttulos ou mensagens, grficos ou figuras.

Ao contrrio de um formulrio, um relatrio est orientado para uma impressora, e

no serve por isso para introduzir ou alterar dados. Um relatrio apresenta sempre os
dados mais correntes e actualizados, ou seja, o utilizador aps desenhar e gravar o
relatrio pode utiliz-lo vezes repetidas para imprimir ou vizualizar os dados
correntes existentes numa ou mais tabelas ou inquritos.

Com efeito, pode mesmo criar um relatrio a partir dos dados extrados por um
inqurito. Convm lembrar, a este propsito, que um inqurito produz um
subconjunto de dados de uma tabela, e por isso , por sua vez, uma espcie de
tabela.

Com os relatrios pode:

Organizar e apresentar os dados agrupados
Efectuar clculos, subtotais, totais e percentagens
Incluir subformulrios, subrelatrios e grficos
Apresentar os dados em formatos atraentes com a incluso de imagens e
outros objectos grficos

A forma mais fcil de perceber a utilidade de um relatrio e analisar os seus

diferentes componentes observar um exemplo e examinar o seu desenho
(estrutura).

Regra geral, a maior parte da informao existente num relatrio provm de uma
tabela ou de um inqurito (que normalmente, extrai informao de vrias tabelas).
Outra informao corresponde a objectos (texto, linhas, figuras, etc) que faz parte do
prprio relatrio.

CRIAR RELATRIOS
Tal como acontece com os outros objectos de uma base de dados j referidos,
possvel criar um relatrio a partir do zero ou recorrer a um Assistente.

A maneira mais fcil e rpida para criar um relatrio optar pelo assistente de
relatrios. Tal como acontecia para o assistente de formulrios para criar formulrios,
este assistente cria um relatrio automaticamente para a tabela ou inqurito
seleccionado.

Para criar um relatrio atravs do Assistente de Relatrios:

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 MANUAL DE ACCESS

1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E

seleccione Assistente de Relatrios.

2. No passo seguinte
seleccione a tabela
ou a consulta na qual
pretende construir o
relatrio e adicione
os campos que
pretende ver
apresentado na
listagem (relatrio)

3. Neste passo poder

optar por um
relatrio agrupado ou
no. Na figura que se
segue, o relatrio
no tem qualquer
agrupamento.

4. Em seguida escolha
o ou os campos pelos
quais pretende
ordenar o relatrio

5. Seleccione o formato
para o relatrio.

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MANUAL DE ACCESS

6. Seleccione o estilo
que pretende para
o seu relatrio.

7. Atribua um nome ao relatrio e clique no boto Terminar

O relatrio ter o seguinte aspecto:

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 MANUAL DE ACCESS

VISUALIZAO DO RELATRIO
Se tiver optado por um dos assistentes, aps ter respondido a todos os passos surgir
no ecr a primeira pgina do relatrio.
Aps o relatrio ter sido criado e apresentado no ecr, o utilizador pode realizar
diversas aces. A primeira das quais consiste em analisar visualmente o relatrio.
Para tal, basta recorrer s barras de deslocamento vertical e horizontal, para ver todo
o contedo de cada pgina.

Pode tambm saltar de uma pgina para outra, utilizando a barra de controle j
conhecida.

AMPLIAO/REDUO
Quando visualizado o contedo do relatrio, existe o mecanismo de ampliao e
reduo da pgina. Esta alternncia efectuada por um simples clique do boto do
rato em qualquer parte da pgina. Repare que o cursor do rato quando posicionado
em cima da pgina, assume o desenho de uma lupa.

PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO

Quando termina o desenho do relatrio atravs de
um dos assistentes, automaticamente o Access
passa para o modo visualizar impresso.
Conforme j foi referido a principal vocao de um
relatrio consiste em ser impresso. Porm, antes
de o fazer, o utilizador dever verificar e
configurar a impresso. Dever escolher o
comando Configurar pgina... do menu
Ficheiro.

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