Gestão da Informação e Documentação

Conceitos básicos em Gestão Documental

Módulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos

Brasília - 2015
Fundação Escola Nacional de Administração Pública
Presidente
Gleisson Rubin
Diretor de Desenvolvimento Gerencial
Paulo Marques
Coordenadora-Geral de Educação a Distância
Natália Teles da Mota Teixeira

Conteudistas:
Célia Maria da Silva Torres
Joana Gonzaga Ronchi Reis
Renata G. Paixão Gracindo
André do Espírito Santo Pereira

Revisor técnico:
Márcio Augusto Ferreira Guimarães

Diagramação realizada no âmbito do acordo de Cooperação TécnicaFUB/CDT/Laboratório Latitude e Enap.

© Enap, 2015

Enap - Escola Nacional de Administração Pública

Diretoria de Comunicação e Pesquisa
SAIS - Área 2-A - 70610-900 — Brasília, DF
Telefone: (61) 2020 3096 - Fax: (61) 2020 3178
SUMÁRIO

1 Fases da Gestão Documental ........................................................................................... 6

2 Teoria das Três idades:...................................................................................................... 7

3 Código de Classificação e Tabela de Temporalidade........................................................... 9

Módulo
3 Ciclo de Vida dos Documentos

As fases de uma gestão documental englobam um conjunto de procedimentos referentes à

produção, à utilização e à destinação dos documentos, compreendendo desde a criação até a
eliminação ou o recolhimento para a guarda permanente, e têm como objetivos:

• Assegurar, de forma eficiente, a produção, a utilização e a destinação dos documentos;

• Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário;
• Contribuir para o acesso e conservação dos documentos de guarda permanente,
levando em conta o seu valor probatório, científico ou histórico;
• Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal,
legal ou para a pesquisa;
• Permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais e financeiros.

As fases da gestão documental podem ser dividas em 3, clique para conhecer cada uma delas:

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1 Fases da Gestão Documental

Primeira fase - PRODUÇÃO:

Essa fase corresponde à produção dos documentos provenientes da execução das atividades
de um órgão ou entidade. Nessa fase, é importante ter o cuidado de evitar a produção de
documentos não essenciais, a fim de garantir o uso adequado dos recursos de reprografia e de
automação. A fase é composta pelos seguintes elementos:

• elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;

• controle da produção e da difusão de documentos e caráter normativo;
• utilização de processadores de palavras e textos.

Segunda fase - UTILIZAÇÃO:

Refere-se ao fluxo de trabalho percorrido pelos documentos, durante o cumprimento de sua

função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
A segunda fase da gestão de documentos compreende:

• os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas

específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação
da informação;
• a gestão de arquivos correntes e intermediários (que veremos mais adiante); e
• a implantação de sistemas de arquivo.

Terceira fase - DESTINAÇÃO:

Essa fase envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos
documentos, ou seja, implica em decidir quais os documentos a serem eliminados e quais
serão preservados permanentemente.

Para que a destinação dos documentos seja realizada de forma eficiente, deve-se:

• cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gestão de documentos;

• manter processos contínuos de avaliação, com aplicação dos prazos de guarda e
destinação final dos documentos;
• promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos
de guarda e não possuam valor secundário.

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2 Teoria das Três idades:

A teoria das três idades define o valor temporal de um documento, ou seja, a necessidade de
mantê-lo em virtude de sua importância no tempo. Esse processo avaliativo tem como objetivo
determinar o tempo necessário de permanência nos arquivos (corrente e intermediário), até
que seja dada a destinação final dos documentos: eliminação ou guarda permanente.

Veremos, mais adiante, que essa destinação é realizada utilizando o código de classificação de
documentos e a tabela de temporalidade.

Veremos, mais adiante, que essa destinação é realizada utilizando o código de classificação
documentos e a tabela de temporalidade.

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Conheça as características de cada idade:

Conjunto de documentos vinculados aos fins imediatos

para os quais foram produzidos ou recebidos e que,
ARQUIVO
1ª IDADE mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto
CORRENTE
aos órgãos produtores em razão da frequência com
que são consultados.
Conjunto de documentos originários de arquivos
ARQUIVO
2ª IDADE correntes, com uso pouco frequente, que aguardam
INTERMEDIÁRIO
sua destinação final.
Conjunto de documentos preservados em caráter
ARQUIVO
3ª IDADE definitivo, em função do seu valor, como prova,
PERMANENTE
garantia de direitos ou fonte de pesquisa.

Os documentos de idades CORRENTE e INTERMEDIÁRIA têm valor administrativo. Já os

documentos PERMANENTES têm valor histórico.

Um documento que se encontra em idade CORRENTE poderá ter 3 destinações:

→→ Eliminação;
→→ Transferência para o arquivo intermediário;
→→ Recolhimento para o arquivo permanente.

Já um documento que está na idade INTERMEDIÁRIA poderá ter 2 destinações:

→→ Eliminação;
→→ Recolhimento para o arquivo permanente.

Por fim, um arquivo que se encontra em idade PERMANENTE jamais será eliminado, pois
tem valor histórico.

Conhecendo mais sobre cada idade, temos:

a) 1ª idade - Arquivo Corrente

Nessa fase, encontramos os documentos que estão em curso, em trâmite

ou que foram arquivados, mas que são objetos de consultas frequentes.

Os documentos em fase corrente são conservados nos locais onde foram

produzidos, sob a responsabilidade do órgão produtor.

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b) 2ª idade - Arquivo Intermediário

A idade intermediária refere-se aos documentos que não são mais de uso
corrente, mas, por conservarem ainda algum interesse administrativo,
aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido
em tabela de temporalidade e destinação para serem eliminados ou
recolhidos ao arquivo permanente.

c) 3ª idade - Arquivo Permanente

Como o próprio nome sugere, arquivo permanente refere-se aos

documentos que devem ser definitivamente preservados devido a seu
valor histórico, probatório ou informativo.

Todo documento possui valor administrativo, mas nem todo possui valor histórico. Aqueles
que o possuem serão recolhidos à idade permanente e jamais serão eliminados. Portanto,
apenas os documentos históricos são recolhidos.

Você deve estar se perguntando...

E como saber quando um documento deve ser classificado em arquivo corrente, intermediário
e permanente?

E por quanto tempo ele deverá ser arquivado?

Essas informações você encontrará no código de classificação e na tabela de temporalidade!

3 Código de Classificação e Tabela de Temporalidade

O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade são instrumentos arquivísticos que

tratam das regras utilizadas para definir a classificação dos documentos, bem como o tempo
que eles permanecerão no arquivo.

Vimos anteriormente que existem 3 tipos de idades em que os documentos podem estar. São
elas: corrente, intermediária e permanente.

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Contudo, para descobrir a forma de classificar esses documentos e a definição de qual é o
tempo correto para manter o documento em um arquivo, utiliza-se o Código de Classificação
dos Documentos e a Tabela de Temporalidade.

a) Código de Classificação de documentos

Classificar é organizar, e, neste caso, é a organização dos documentos em um arquivo. A

classificação é feita a partir da análise do conteúdo dos documentos, para posteriormente
selecionar a categoria do assunto. Uma vez classificado, o documento poderá ser facilmente
localizado e corretamente arquivado.

O instrumento utilizado para essa análise é o Código de Classificação de Documentos, que

estabelece as regras de classificação de todo e qualquer documento produzido ou recebido
por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

O ato de classificar refere-se ao processo de inserção dos documentos em classes.

A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-

se em referencial básico para sua recuperação.

No Código de Classificação de Documentos, funções, atividades, espécies e tipos documentais

genericamente denominados assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo
com as funções.

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Um Plano de Classificação de Documentos é dividido em classes e subclasses, grupos e
subgrupos. Para compreendermos o uso de um Plano de Classificação, vamos conhecer o
Plano de Classificação para as Atividades-Meio da Administração Pública Federal, elaborado
pelo Conarq:

Mas o que são atividades-meio e atividades-fim?

Atividade-fim: designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma

instituição. São as que identificam a área de um órgão, na qual são desenvolvidos processos de
trabalho que dão características evidentes às ações que por definição constituem o objetivo
para o qual a instituição foi criada.

Atividades-meio: designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de

uma instituição, aquelas que se prestam a dar condições para que uma empresa atinja seus
objetivos sociais, ou seja, as atividades desempenhadas pela empresa, que não coincidem
com os fins principais.

O CONARQ regulamentou, por meio da Resolução Nº 14, de 24 de outubro de

2001, o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Atividades-Meio
da Administração Pública, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes
dos órgãos, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na
Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos
às Atividades-Meio da Administração Pública.

O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública -

Atividades-meio, elencado abaixo, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe
000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL, e a classe 900, correspondente a
ASSUNTOS DIVERSOS.

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Entretanto, as demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim
do órgão. Essas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos a elaboração de
seu próprio Plano de Classificação para as Atividades-fim, seguindo orientações da instituição
arquivística na sua esfera específica de competência.

Veja um exemplo com a estrutura organizacional:

Classes:

• 000 – Administração Geral;

• 100 – Contas;
• 200 – Fiscalização;
• 300 – Denúncia; Representação; Consulta; Solicitação;
• 400 – Ato sujeito a registro;
• 500 – Coeficientes de participação constitucional;
• 600 – Vaga;
• 700 – Outros assuntos referentes a controle externo;
• 800 – Sessão do plenário e da Câmara;
• 900 – Assuntos Diversos – Incluem-se documentos de caráter genérico referentes à
administração geral, cujos assuntos não possuem classificação específica nas demais
classes do código.

A classe 000, Administração Geral, tem como subclasses:

010 - Organização e funcionamento;

020 - Pessoal;
030 - Material;
040 - Patrimônio;
050 - Orçamento e Finanças;
060 - Documentação e Informação;
070 - Comunicações;
080 - Ações correcionais, de controle interno e ouvidoria;
090 - Outros assuntos referentes à administração geral.

Cada subclasse pode possuir subgrupos:

Exemplo:

Subclasse: 050 Orçamento e Finanças

Grupo: 051 Orçamento

Subgrupos: 051.1 Programação orçamentária

051.11 Previsão orçamentária

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Note que os códigos numéricos refletem uma relação de subordinação:

Classe

Subclasse

Grupo

Subgrupo

Essa subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos
tratados.

Essas regras, para a atividade-meio, são definidas pela Administração Pública Federal, por
meio do CONARQ, que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da
Justiça, têm por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como
órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa
visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Caso queira saber mais sobre o Conarq, acesse o link:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/legislacao/resolucoes-do-conarq/256-
resolucao-n-14,-de-24-de-outubro-de-2001.html

Vimos até aqui as regras para classificação dos documentos, mas como definir o tempo de
guarda?

A guarda dos documentos é definida pela Tabela de Temporalidade! Lembrando que há uma
tabela para cada tipo de atividade: atividade-meio e atividade-fim!

Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é
denominado “prazo de guarda”, e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem
parâmetros definidos na legislação brasileira para isso.

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b) Tabela de Temporalidade

A Tabela de temporalidade é o instrumento que registra o ciclo vital dos documentos glo, no qual
devem constar os prazos de guarda dos documentos de arquivo corrente, sua transferência ao
arquivo central/intermediário e sua destinação final, que seria a eliminação ou o recolhimento
ao arquivo permanente.

A Tabela de Temporalidade é um instrumento dinâmico de gestão de documentos e precisa

estar sempre atualizada, para inclusão dos novos conjuntos documentais que possam vir a ser
produzidos e as mudanças que normalmente ocorrem na legislação.

A Tabela de Temporalidade é construída a partir do Código de Classificação dos Documentos

e é um instrumento arquivístico resultante de uma avaliação, que tem por objetivo definir
prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso glo à informação.
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar:

• Conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de

suas atividades.
• Assunto: os documentos de uma instituição serão organizados pela hierarquia de
atividades e funções. Para isso, é utilizado um índice que contém todos os códigos e
a sua referência, para facilitar na hora da procura.

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 • Prazos de guarda nas fases corrente e intermediária: o prazo de guarda representa o
tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária.
Esse prazo é estipulado pensando-se, também, nas necessidades de quem elaborou
os documentos.
• Destinação final: eliminação ou guarda permanente.
• Observações: É o local destinado para incluir informações adicionais, justificativas e
orientações sobre suporte à informação e o destino dos documentos na tabela
necessária à sua compreensão e aplicação.

A Tabela de temporalidade e destinação para documentos de arquivo, que é elaborada

em cada órgão ou entidade do Poder Executivo Federal, deve ser encaminhada ao Arquivo
Nacional para aprovação e posterior divulgação, por meio de ato legal que lhe confira
legitimidade.

(Fonte: Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal – SIGA. Ministério da Justiça/
Arquivo Nacional)

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A partir dos exemplos de classificação dos documentos, vimos que a destinação do documento
Previsão Orçamentária, utilizando-se a Tabela de Temporalidade, é de 2 anos.

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