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Protocolo.
Conceito e definição dos Arquivos
“O conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades
específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos” (Art. 2ª da lei nº 8.159/1991).
Assim sendo, podemos afirmar que os documentos de arquivo resultam das atividades
realizadas pela entidade produtora, e devem ser compreendidos dentro do contexto
orgânico de produção, a fim de que sejam mantidas suas características e seus valores de
prova. Segundo Luciana Duranti, os documentos de arquivo possuem as seguintes
características:
Eles são utilizados, num primeiro instante, para o cumprimento das atividades
administrativas da
instituição que o produziu, e constituem, com o decorrer do tempo, em meios de se
conhecer o
seu passado e a sua evolução.
Arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos
produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Valores Documentais
O ciclo vital dos documentos agrega dois valores distintos para promover a avaliação
documental: o valor primário ou administrativo, presente na primeira e na segunda idade,
que
deve ser temporariamente preservado por razões administrativas, legais ou fiscais; e o
valor
secundário ou histórico, presente na terceira idade, que diz respeito ao uso dos
documentos
para outros fins que não aqueles para os quais foram criados. O valor secundário deve
ser preservado de maneira definitiva pela instituição ele se divide em probatório (quando
comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou informativo (quando
contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de
estudo
ou pesquisa).
Arquivos Correntes
Protocolo
Bem, como já vimos para alcançar estas finalidades, o protocolo executa as seguintes
atividades:
Arquivamento de Documentos
Plano de classificação
Operações de Arquivamento
Métodos de Arquivamento
Para que os documentos de arquivo estejam acessíveis é necessário que eles sejam bem
ordenados e arquivados. O arquivamento é feito por meio de métodos específicos que
chamamos de métodos de arquivamento. A escolha mais adequada do método de
arquivamento depende da natureza dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da organização acumuladora. A instituição adotar
quantos
forem necessários para bem organizar seus documentos.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes
é
feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• geográfico: utiliza o local ou a procedência do documento como elemento principal de
busca. O método geográfico organiza os documentos conforme dois seguintes critérios:
por
estado, país ou cidade.
•• alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca. A ordenação dos nomes
é feita de acordo com as regras de alfabetação.
•• numérico: utiliza números para a recuperação da informação.
Divide-se em simples, cronológico e dígito-terminal
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como
os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se o método principal a ser
adotado e quais os seus métodos auxiliares.
a) Ordem Alfabética
b) Ordem Geográfica
c) Ordem Numérica
d) Ordem Ideográfica (de assunto)
• Sistema direto é aquele em que a busca é realizada diretamente no local onde estão
guardados os
documentos.
• Sistema indireto é aquele em que, para se"ter acesso aos documentos guardados,
primeiro têm se
de consultar um índice ou código.