MANUAL DEFINITIVO DO

ESOCIAL: ENTENDA QUAL É O

IMPACTO NAS EMPRESAS
 SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 3

ESOCIAL 6

O SISTEMA ESOCIAL 9

OS IMPACTOS PARA AS EMPRESAS 14

COMO ADAPTAR A SUA EMPRESA 18

CONCLUSÃO 21

SOBRE A BLB BRASIL ESCOLA DE NEGÓCIOS 25

INTRODUÇÃO

3
 INTRODUÇÃO

INTRODUÇÃO

Quem trabalha na área de contabilidade

sabe que precisa estar sempre por dentro das
mudanças de regras e novidades do universo
contábil. Para fazer um bom trabalho, é
necessário se manter sempre atualizado nas leis
e novos sistemas em vigor no país.

Uma das principais mudanças que estão em curso

no momento é a implantação do eSocial, uma
plataforma do Governo Federal que veio para
facilitar a aplicação e prestação de contas dos
direitos trabalhistas. Ele faz parte do SPED (Sistema
Público de Escrituração Digital).

Atualmente, ele tem sido usado apenas no modo

trabalhador doméstico, como forma unificada de
pagamento de tributos e do FGTS.

Porém, a ideia do sistema é que, em breve,

todas as empresas possam trabalhar apenas
por esse meio digital.

4
 INTRODUÇÃO

No entanto, ele só passará a ser obrigatório a partir de 1º de

janeiro de 2018. Enquanto isso não acontece, vale conhecer
melhor as funcionalidades do eSocial e aproveitar para adequar
os setores de departamento pessoal e contábil às novas rotinas
e regras de prestação de contas trabalhistas.

5
ESOCIAL

6
 ESOCIAL

ESOCIAL

Antes de mais nada, vamos explicar o que é o

eSocial. Esse sistema, criado pelo Governo Federal
em parceria com a Receita Federal, Ministério do
Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica
Federal, tem como principal objetivo a consolidação
de todas as obrigações acessórias da área trabalhista
em uma única entrega.

Apesar do nome, que pode induzir ao erro,

as obrigações acessórias são aquelas que
devem ser cumpridas por todas as empresas,
independentemente do setor em que atuam
ou seu porte.

Elas estão presentes no código tributário nacional e,

quando descumpridas, geram multa ao empregador.

Alguns exemplos são os formulários virtuais,

apresentação de declarações, escrituração de livros,
preenchimento de guias, declaração de imposto
de renda retido na fonte (Dirf) e Cadastro geral de
empregados e desempregados (Caged).

7
 ESOCIAL

A obrigatoriedade da implantação já foi adiada algumas vezes,

porém, o Comitê Diretivo publicou as novas datas no Diário
Oficial no dia 31 de agosto de 2016. Empresas com faturamento
superior a R$ 78 milhões deverão utilizar o programa a partir de
1º de janeiro de 2018, e as demais devem iniciar o uso no dia 1º de
julho do mesmo ano.

A estimativa é que até o dia 1 de junho de 2017 seja

disponibilizado aos empregadores e contribuintes uma versão
limitada do eSocial, com ambiente um pouco mais restrito que a
versão final, para que o sistema possa ser aperfeiçoado.

Nessa primeira fase, seis meses após aderir ao eSocial, a

empresa ficará isenta de informar eventos sobre a saúde e
segurança do trabalhador (SST).

É importante lembrar que o eSocial não tem caráter legislativo, ou

seja, não é responsável por alterar leis trabalhistas ou tributárias.
Sua função única é fiscalizar o cumprimento da legislação por via
digital, facilitando o controle e eventuais multas que precisem ser
aplicadas. É a passagem do ambiente de controle físico, feito com
papéis, para o digital.

Ou seja: de forma resumida, o eSocial se assemelha a uma folha

de pagamento digital que, em um primeiro momento, pode até
exigir um esforço de adaptação por parte das empresas, mas logo
deve agilizar a prestação de informações trabalhistas.

8
O SISTEMA ESOCIAL

9
 O SISTEMA ESOCIAL

O SISTEMA ESOCIAL

Conforme já dissemos anteriormente, o eSocial

ainda não está disponível para o uso em todas
as empresas. No entanto, isso não significa que
há dúvidas sobre as suas funções. Muito pelo
contrário, já que o projeto criado pelo Governo
Federal tem o objetivo claro de unificar a entrega
de informações trabalhistas.

Além disso, o sistema para empregador doméstico

já está disponível e, por meio dele, é possível ter
uma noção de como funcionará a plataforma.
Como já era esperado, todo o processo é feito pela
internet, facilitando o dia a dia dos funcionários
responsáveis pelos setores de departamento
pessoal e contábil.

ENVIO DE ARQUIVOS

Para iniciar o processo de digitalização, será

necessário o envio dos dados dos trabalhadores
pela primeira vez. Esse é o processo que pode
necessitar de mais atenção da equipe responsável
pois, se houver divergências entre as informações, o
programa pode apresentar erros no futuro. Por isso,
tenha cuidado.

10
 O SISTEMA ESOCIAL

A primeira carga de informações básicas deve ter os

seguintes dados:

ʝʝ referências da empresa empregadora;

ʝʝ t abelas referentes a cargos, horários e funções

dos empregados;

ʝʝ r elação cadastral dos vínculos empregatícios

da empresa.

Nessa fase, você terá que registrar os dados de cada

trabalhador, com o número do CPF e NIS. Se possível,
tente conferir essas informações antes de fazer o
cadastro, pois qualquer erro pode resultar em um grande
retrabalho ou até mesmo multa para o empregador.

INFORMAÇÃO DOS EVENTOS DO DIA A DIA

Agora que a plataforma já possui a lista dos funcionários

da empresa, será possível passar a informar os eventos
diários, ou seja, as ações do departamento pessoal.

Entre essas movimentações, algumas constam na

lista de eventos obrigatórios, ou seja, devem ser
informadas em todas as situações.

11
 O SISTEMA ESOCIAL

Alguns exemplos desses eventos são: cadastramento inicial

para validação de folha de pagamentos, admissões, alterações
contratuais e todo o sortimento de dados utilizados para dar
início ao contrato de trabalho, assim como término, em caso de
demissão ou desligamento.

Porém, também devem ser informados eventos como:

acidentes de trabalho; atestados de saúde; troca de atividade
desempenhada; aviso de férias; estabilidade para funcionários
da CIPA, gestantes e outros; saída e retorno de afastamento
temporário etc.

12
 O SISTEMA ESOCIAL

FINALIZAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTOS

Ao término do cadastro, chega a hora de informar todos os

montantes pagos pela empresa aos seus colaboradores e
prestadores de serviço. O registro desses dados deverá ser feito
até o dia 20 do mês subsequente, e deverá contar com um arquivo
informando a remuneração detalhada, inclusive bônus, comissões,
gratificações etc.

No caso de uso do trabalho de pessoas jurídicas, além do valor pago

e impostos retidos, o empregador terá que prestar contas sobre
todos os serviços executados e as Notas Fiscais recebidas.

Apesar de parecer uma grande quantidade de serviço, com um

pouco de organização e bons profissionais de contabilidade
executando as tarefas, a implementação do eSocial não deve ser
traumática para as empresas.

13
 3.

OS IMPACTOS
PARA AS EMPRESAS

14
 OS IMPACTOS PARA AS EMPRESAS

3.
OS IMPACTOS PARA
AS EMPRESAS

Em situações que exigem grandes mudanças de

documentação e forma de trabalhar das empresas,
é natural que haja uma certa dificuldade de
adaptação no começo. Os grandes negócios podem
até ter mais dificuldade por causa do número alto
de funcionários, mas eles também costumam
contar com mais verba para contratações se o
volume de trabalho for muito grande.

No caso das PME’s, a situação pode ser um pouco

diferente, já que nem sempre a quantidade de
funcionários justifica a contratação de alguém para
realizar esse serviço, especialmente se levarmos em
consideração o fato de que o eSocial deve reduzir a
burocracia a médio prazo.

Além disso, existe a necessidade de estruturação

para atender às demandas do programa. Estima-se
que será necessário o cadastro de 48 informações
para cada funcionário quando o eSocial se tornar
obrigatório, mas a maioria dos negócios não
começou a se estruturar para organizar esses dados.

15
 OS IMPACTOS PARA AS EMPRESAS

Sendo assim, uma das principais desvantagens do sistema para

gestores e administradores é a mudança das rotinas de trabalho
e a reestruturação do processamento de informações e dados,
que pode gerar um alto impacto organizacional se não for
planejado com antecedência.

No eSocial, serão unificados, pelo menos, nove obrigações

dos trabalhadores que devem ser prestadas mensal ou
anualmente, como informações da Previdência Social, Guia
de Recolhimento do Fundo de Garantia, entre outros. Ou seja:
teoricamente, a plataforma deve trazer mais praticidade ao
trabalho do setor de RH.

O eSocial também será responsável por facilitar o envio

de dados dos funcionários e trará mais transparência
ao procedimento, tornando possível até para o próprio
empregado conferir se os recolhimentos de taxas e impostos
estão sendo feitos de forma correta (especialmente no caso
do FGTS).

Esses prós e contras são pensados nos casos das empresas que
estão em dia com as suas obrigações. No entanto, os negócios
que não agem de maneira correta perante a lei trabalhista e
tributária e estão em falta com suas tarefas têm muito mais
ônus a sofrer, já que o sistema foi pensado para facilitar a
fiscalização nesse setor e, é claro, há incidência de multa para
quem não cumprir as regras.

16
 OS IMPACTOS PARA AS EMPRESAS

Porém, não adianta olhar somente para o lado bom do eSocial e

achar que tudo pode se adaptar com facilidade. Mesmo para as
PME’s, o serviço de adaptação à estrutura demandará tempo e
funcionários, aumentando os custos da empresa no período.

Mesmo que se opte por não fazer contratação de funcionários

para ajudar no cadastro, a empresa terá que treinar o setor de RH e
contabilidade para fazerem os lançamentos de forma correta. Em
alguns casos, até o sistema de folha de pagamentos terá que ser
substituído para ser compatível ao eSocial.

17
 4.

COMO ADAPTAR
A SUA EMPRESA

18
 COMO ADAPTAR A SUA EMPRESA

4.
COMO ADAPTAR
A SUA EMPRESA

Para evitar gastos extras e desespero quando

a plataforma se tornar obrigatória, o melhor a
fazer é preparar a mudança para o eSocial o mais
rápido possível. Confira as medidas que você pode
implementar agora mesmo na sua empresa:

ʝʝ A
 linhar os departamentos de pessoas e
contábeis: como são os principais fornecedores
de informações à plataforma, essas duas
áreas terão que trabalhar juntas para fazer
a mudança. Começar esse diálogo com
antecedência evita problemas no futuro.

ʝʝ C
 apacitação de funcionários: busque
treinamentos para os colaboradores desses
setores e até mesmo em áreas correlatas,
como TI. O quanto antes seus funcionários
se familiarizarem com o eSocial, melhor.
Apesar de ainda não se ter certeza sobre
quais funcionalidades estarão disponíveis no
lançamento do sistema, algumas consultorias
especializadas já oferecem treinamentos
nessa área.

19
 COMO ADAPTAR A SUA EMPRESA

ʝʝ R
 evisão de processos: identifique quais rotinas da empresa terão
que ser modificadas para atender às regras do eSocial e planeje
como fazer essas alterações da melhor forma possível. Verifique
se o seu sistema de folha de pagamento será compatível com a
plataforma – se não for, busque um programa adequado.

ʝʝ R
 evisão dos dados de funcionários: cheque os arquivos dos
contratados e corrija quaisquer discrepâncias antes do cadastro na
plataforma. Fique especialmente atento a mudanças de salários,
datas de exames admissionais e baixas em carteira, procurando
erros em relação à legislação trabalhista.

ʝʝ O
 rganize a coleta e transmissão de informações: como existem
dois departamentos diretamente ligados à implantação do
eSocial, o correto é escolher um líder para a tarefa. A partir disso,
o cronograma das ações pode ser definido, além dos funcionários
encarregados para a missão.

20
CONCLUSÃO

21
 CONCLUSÃO

CONCLUSÃO

Como toda mudança de processo em obrigações

burocráticas, o eSocial pode trazer uma certa
desorganização para as empresas. Não só pela demora
da implantação em si, mas também pelas dúvidas
e alterações em processos que são feitos da mesma
forma há muito tempo.

Nesse caso, devido ao tamanho da mudança, já

que pelo menos 9 tributos serão centralizados, há
uma grande expectativa de que a plataforma vá
melhorar a vida dos funcionários de contabilidade
e de RH. No entanto, enquanto isso não acontecer,
será necessário um esforço extra dessa área para se
adaptar às novas regras.

Além de ficar atento ao calendário de

implantação, que já mudou algumas vezes, é
indicado que os gestores dessas áreas comecem
a se perguntar o que pode ser feito com
antecedência para facilitar esse trabalho.

Checagem de dados, adaptações de sistemas e

treinamento de funcionários são apenas algumas das
muitas possibilidades.

22
 CONCLUSÃO

Porém, o que mais vai influenciar o grau de dificuldade desse processo

para uma empresa é a preparação. O lado bom de saber que o eSocial exige
mais que um esforço extra para transmissão, mas também uma mudança
de processos internos, é que é possível planejar passo a passo, evitando
transtornos e dores de cabeça.

Bons gestores contábeis e de pessoas estão acostumados a mudanças, já

que não é raro que a legislação seja alterada nesse setor. Por isso, apesar de
ser uma adaptação maior, o eSocial só vem melhorar o trabalho dessa área,
trazendo vantagens explícitas a longo prazo.

Se a empresa seguir as regras trabalhistas, contábeis e souber organizar

cada tarefa, não há porque temer a obrigatoriedade do eSocial. Com essas
características, qualquer negócio vai longe: não vai ser uma alteração
burocrática que vai levar sua empresa ao caos. Sendo assim, organize a
mudança desde já e prepare-se para colher os frutos da simplicidade do
sistema no futuro!

23
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25
AVISOS LEGAIS

Esta apresentação foi escrita e preparada

em termos gerais, portanto, não deve ser
utilizada para cobrir situações específicas.
A aplicação dos princípios apresentados
depende das circunstâncias particulares
envolvidas. Recomendamos que assistência
profissional seja obtida antes da decisão de
adotar ou não uma ação devido a qualquer
dos conteúdos desta apresentação.

A BLB Brasil Escola de Negócios, por meio de

sua consultoria ligada à BLB Brasil Auditores
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os leitores sobre a aplicação dos princípios
apresentados neste documento em suas
circunstâncias específicas; e não será
responsável por nenhuma reivindicação,
passivo ou despesa ocasionada a qualquer
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