DELEGAR

crescer

Porque delegar é importante para

o crescimento da sua empresa
e os caminhos para se fazer isso
 Sobre Frank Jencik
Empresário há mais de 25 anos, e
consultor financeiro de micro e
pequenas empresas há 15, propõem
uma visão diferenciada na gestão
empresarial. Acumulou experiência
docente como professor de
pós-graduação da Funcefet, e de
graduação da Faculdade Arthur Sá
Earp, além de participar como
multiplicador de consultores do Sebrae,
através do desenvolvimento de
materiais didáticos nacionalmente. Já
transformou centenas de
empreendedores através de suas
palestras, treinamentos, consultorias e
workshops.

Acompanhe o dia-a-dia de Frank Jencik e receba conteúdo

sobre Gestão Financeira para você aplicar e atingir
o Próximo Nível em seu negócio.

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 SUMÁRIO

Delegar: o que significa? 04

Por que delegar? 06

O que delegar? 10

Como delegar? 12

O planejamento 16

A execução 18

O aprendizado 19

Desenvolvendo a empresa 20
 1 DELEGAR:
O QUE SIGNIFICA?

Segundo o dicionário Saraiva, delegar significa “atribuir, transmitir (direito,

tarefa, responsabilidade) a outra pessoa”.

De acordo com Idalberto Chiavenato, em sua obra “Introdução à Teoria

Geral da Administração“, delegar representa “o processo de transferir
autoridade e responsabilidade para posições inferiores na hierarquia”.

Em outras palavras, delegar significa transferir funções para outras

pessoas, de forma estruturada.

O processo compreende a escolha criteriosa da pessoa que irá cumprir

com uma determinada função, a sua orientação e preparo, a
disponibilização dos recursos e informações necessárias, o
acompanhamento, o feedback e o reconhecimento.

delegar para crescer - frank jencik 04

 DELEGAR: O QUE SIGNIFICA?

Escolher bem a pessoa: pouco adiantará convocar um zagueiro para fazer

o papel de atacante. Não é incomum que o insucesso da delegação esteja
na escolha das pessoas.

Orientar e treinar: significa deixar as coisas claras, implicando não só no

ensinamento do “como fazer”, mas também na definição dos objetivos
almejados e do que se espera da pessoa. Envolve também manter-se
disponível para o esclarecimento de dúvidas e troca de ideias.

Disponibilizar recursos e informações: a pessoa precisa contar com as

ferramentas e informações necessárias ao desempenho da função, as
mesmas ou até melhores das que contamos ao fazermos nós mesmos.

Acompanhar: manter o controle, verificando sistematicamente o

desempenho, com foco nos resultados e não na atividade em si.

Dar feedback e reconhecimento: dar ciência ao subordinado a respeito do

seu desenvolvimento e dos seus resultados, de forma construtiva,
enaltecendo as conquistas, mas apontando também os erros e
desempenhos insatisfatórios, sempre no sentido da correção de rumos.

delegar para crescer - frank jencik 05

 2 POR QUE DELEGAR?

“Administração é a arte de fazer

coisas através de pessoas”
Mary Parker Follet

Mary Parker Follet (1868 – 1933):

pesquisadora e autora sobre temas da
administração, defendeu ideias
revolucionárias numa época em que reinava
o modelo Taylorista, tendo ficado conhecida
como “a profetisa do gerenciamento”.

delegar para crescer - frank jencik 06

POR QUE DELEGAR?

Os níveis hierárquicos na empresa:

ESTRATÉGICO

TÁTICO OU GERENCIAL

OPERACIONAL

DICA: Clique aqui e assista este vídeo.

 POR QUE DELEGAR?

A definição do que significa administrar é clara no que diz respeito à

realização do trabalho com e através das pessoas, pressupondo a
existência de líderes e liderados.

Porém, quando o sócio trabalha no operacional, acaba limitando o

crescimento da empresa.
Envolvido em todos os setores e funções, acaba sobrecarregado e passa
a representar gargalo para o desenvolvimento das atividades.

Não perca de vista!

Por vezes, enquanto a empresa é recém
nascida e muito pequena, a força de trabalho
se resume ao empresário e, nesta hipótese,
ele precisará cumprir com todas as funções.
Mas sem perder de vista a necessidade de
delegar, ação que deve ser conduzida assim
que houver a contratação do primeiro
funcionário.

DICA: Clique aqui e assista este vídeo.

POR QUE DELEGAR?
Como demonstrado no organograma
abaixo, o empresário que tudo
faz fica sobrecarregado de tarefas e
responsabilidades, deixando de fazer
as coisas que são importantes, ou
faz de forma inadequada ou incompleta.

DICA: Clique aqui e assista este vídeo.

 3 o QUE DELEGAR?

Cargos, funções e atividades por vezes são vistos como sinônimos, o que
pode gerar dúvidas.

Cargo: É o título resultante do agrupamento de tarefas ou

responsabilidades de mesma natureza, nível de complexidade e
requisitos. Intitulado normalmente para indicar a posição na hierarquia, é
aquele registrado no contrato de trabalho.

Função: é um conjunto de tarefas e responsabilidades atribuídas a um

cargo.

Atividades (ou tarefas): menor unidade componente do trabalho que

possui uma ordem, coerência e consome tempo em sua execução.

delegar para crescer - frank jencik 10

 o QUE DELEGAR?

O que deve ser

delegado
são as funções
ou atividades!

delegar para crescer - frank jencik 11

 4 COMO DELEGAR?

Para que possamos melhor delegar, primeiro precisamos ter consciência

de como não delegar!

Passar a função adiante sem escolher corretamente a pessoa, sem

orientá-la adequadamente, sem prover os recursos necessários, sem o
acompanhamento e o feedback não é delegar, mas sim DELARGAR!

Muito provavelmente o processo irá dar errado e os problemas insistirão

em retornar à você!!!

delegar para crescer - frank jencik 12

 COMO DELEGAR?

NINGUÉm faz do
meu jeito...

EVITE AS ARMADILHAS!
MEDO: É comum o empresário ter medo de
delegar, seja por achar que o subordinado
não cumprirá com a tarefa da mesma
maneira que ele, ou pela insegurança de
compartilhar informações, como por
exemplo, do Financeiro.

NINGUÉm pode saber

o saldo bancário
da empresa...

delegar para crescer - frank jencik 13

 COMO DELEGAR?

EVITE AS ARMADILHAS!
Apego ao hábito: Às vezes, por força do
hábito, o empresário reluta em repassar
funções ou atividades que executa
rotineiramente.

Dilema da produtividade: Significa pensar

que, no tempo dispendido para passar a
tarefa ao subordinado ele próprio faria, e
melhor.

No tempo que perco

ensinando eu mesmo
faço!

delegar para crescer - frank jencik 14

 COMO DELEGAR?

O processo estruturado para delegação de funções compreende as

seguintes fases:

SELECIONAR
planejamento
PRIORIZAR

execuÇÃO DELEGAR

APRENDIZADO AVALIAR

delegar para crescer - frank jencik 15

 5 O PLANEJAMENTO

Etapa fundamental, da qual depende o êxito do processo como um todo.

Subdivide-se em Selecionar e Priorizar.

SELECIONAR:
Nesta etapa o empresário deve listar todas as tarefas que executa no seu
dia a dia, sendo minucioso na sua descrição; mesmo as tarefas mais sim-
ples devem ser relacionadas, como por exemplo o pagamento de contas.
Nesta lista deverá classificá-las em estratégicas, críticas (podem resultar
em impactos substantivos no curto prazo) e rotineiras, estas últimas de
natureza operacional.
Em seguida deve separar aquelas que forem delegáveis, deixando para si
aquelas que forem estratégicas ou críticas.
Por fim, deverá selecionar as pessoas para as quais irá delegar cada
tarefa, tomando o cuidado de escolher aquelas que entregam e não as
desocupadas.
Em alguns casos pode-se considerar a delegação de determinadas ativi-
dades para terceiros, sendo bons exemplos as de recrutamento e seleção.

delegar para crescer - frank jencik 16

 O PLANEJAMENTO

PRIORIZAR:
Definidas as tarefas e as pessoas para quem serão delegadas, passa-se à
etapa de priorização.

Isso para que a transferência das atividades seja feita de forma

escalonada pois, do contrário, pode haver o risco do comprometimento da
rotina e da perda do controle.

Para tal, as tarefas devem ser ordenadas numa pilha ou lista, que
determinará a transferência de maneira sequencial e progressiva.

O ordem deve observar o critério do grau de dificuldade ou de

complexidade, definindo níveis dos tipos A, B e C.

A delegação das tarefas deve ser conduzida uma por vez, partindo da mais
simples.

delegar para crescer - frank jencik 17

 6 a execuÇÃO
Aqui se dá a delegação propriamente dita, consistindo nos seguintes passos:

1. Preparação: Prepare-se antecipadamente, reunindo todas as informações e

ferramentas que serão transferidas para o subordinado, definindo também a
forma como irá exercer o controle sobre a atividade (prestação de contas,
relatórios, indicadores de desempenho, etc).

2. Orientação: Instruções claras, objetivos gerais e específicos definidos, e

principalmente o esclarecimentos dos resultados esperados, isto é, o que deve
ser entregue.

3. Definição de prazos: Defina os prazos em conjunto com o colaborador, a

tarefa deve ter dia e hora para sua finalização.

4. Concessão de autonomia: Defina o que o colaborador pode fazer durante a

execução da tarefa. Existem 3 níveis de autonomia:
• Nível básico: Recomendar – O colaborador pode apenas recomendar
alterações e melhorias no processo.
• Nível Intermediário: Informar – O colaborador deve avisar
antecipadamente quais alterações e melhorias irá fazer, e logo em seguida
agir.
• Nível Avançado: Agir – O colaborador tem confiança total para
desenvolver a tarefa, e somente no final da execução dirá como foi feito."

5. Verificação: Solicitar que o colaborador repita tudo o que foi dito e combinado
para que o entendimento seja completo. Crie reuniões intermediárias para
saber como a tarefa está sendo desenvolvida e auxiliar em caso de algum
problema encontrado.

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 7 O APRENDIZADO

Nesta etapa cumpre-se o loop do processo, visando o seu

aperfeiçoamento.

Consiste na verificação dos resultados, do que deu certo e o que deu

errado.

O que funcionou deve ser formalizado como padrão e incorporado à rotina.

O que não deu certo deve ser alvo da análise e separado para a realização
de novo planejamento, ou seja, para retorno à etapa 1.

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 8 DESENVOLVENDO
A EMPRESA
O ambiente que envolve uma empresa, interna e externamente, vive em
constante mudança. Da mesma forma, a sua estrutura e os seus
processos também mudam, com surgimento de novas atividades e
extinção de outras, fazendo com que a tarefa de delegar se renove
continuamente, principalmente na medida em que a empresa cresce.
Com isso em mente, o empresário deve constantemente refletir sobre o
tema, fazendo os seguintes questionamentos:

• Estou delegando tudo o que eu poderia?

• Os processos e mecanismos de controle estão adequados à
configuração atual do negócio e me permitem a correta avaliação
do desempenho?
• As pessoas no nível de gerência estão acumulando atividades
operacionais?

Ao passo em que a empresa cresce, o empresário deve dedicar tempo à

capacitação dos seus líderes para que possam delegar e multiplicar as
melhores práticas dentro da organização pois, do contrário, o problema
apenas mudará de patamar hierárquico e, mais uma vez, a empresa se
verá limitada ao crescimento.

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 DESENVOLVENDO A EMPRESA

PRATICAR:

Agora que você detém o conhecimento, é hora de colocar tudo em prática.

Bom trabalho!

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