COMO MELHORAR AS SUAS REUNIOES

TÉCNICAS PARA FACILITAR A COMUNICAÇÃO EM GRUPO

 Disponha as cadeiras em forma de "u" para que todos se vejam.
 Diga sempre nós. Envolva-se no grupo.
 Mantenha-se atento. Espere sua vez de falar.. Olhe para quem fala.
 Não fale baixinho com o companheiro ao lado.
 Peça a vez para falar, refira-se a alguma afirmação anterior.
 Sempre que fizer uma afirmação conclua com o "porque".
 Não menospreze contribuições que lhe parecerem insignificantes,
principalmente se forem emitidas por tímidos.
 Nunca afirme: não concordo, discorde sem dizer que está discordando e
todos perceberão sua discordância.
 Quando alguém disser algo com que você concorda faça algum sinal de
concordância (cria coesão no grupo).
 Se a reunião vai mal, proponha uma pausa. Não deixe para criticar depois
da reunião.
 Quando alguém fizer uma afirmação sem provas, crive-o de perguntas
como:
por que? Quando? Como? Onde?
 Se a discussão for muito teórica, use exemplos que comprovem as
afirmativas.
 Procure elogiar em cada um o que for elogiável.
 Dê oportunidades a todos os membros do grupo. Preocupe-se como
conjunto.
 Se você estiver acima do grupo, procure descer, para depois subir com o
grupo. Faça perguntas ao contrário de afirmações. Use palavras que todos
possam entender.

Como comportar-se em grupo

Respeitar o próximo como ser humano.
- Evitar "cortar" a palavra de quem fala.
- Controlar suas reações agressivas, evitando ser indelicado ou irônico.
- Procurar conhecer melhor os membros do seu grupo.
- Evitar assumir responsabilidades atribuídas a outro ( a não ser em pedido
deste ou em caso de emergência).
- Procurar a causa de suas antipatias, a fim de vencê-las.
- Procurar definir bem o sentido das palavras, evitar mal entendidos.
- Ser modesto nas discussões, tentar analisar o ponto de vista das outras
pessoas.

A técnica de reuniões
- A reunião é um método de ação social que integra as pessoas em torno de um
objetivo.
- É uma técnica de comunicação coletiva que proporciona informações,
participações e cooperação em grupo.
- É um veículo para que as informações sejam coletadas, estruturadas e
vendidas.
- É uma ferramenta de trabalho que proporciona uma tomada de decisão
compartilhada.

Objetivos da reunião
- Integrar as pessoas, constituindo uma equipe de trabalho.
- Definir problemas.
- Caracterizar elementos determinantes.
- Coletar críticas e sugestões.
- Equacionar os problemas.
- Polarizar experiência.
- Vender determinada idéia.

Importância da técnica de reuniões

- Outorga consciência de participação.
- O espírito de equipe economiza dispêndios.
- Orienta a equipe de trabalho
- Proporciona continuidade administrativa.
- Permite descobrir a capacidade de liderança.

Fases da reunião
- 1a fase - abertura
- 2a fase - apresentação do problema
- 3a fase - condução do debate
- 4a fase - apresentação da solução.

CARACTERÍSTICAS E TIPOS PSICOLÓGICOS

Tipos atuantes:
- Beliscoso
- O sabe tudo
- O falante
- O perguntador persistente

Tipos apáticos:
- O desdenhoso
- O acanhado
- O desinteresado
- O zé marreta

Características e tipos psicológicos

- O triste
- O valentão
- O democrático
- O comerciante
- O meninão
- O cara legal
- O negativo

Reuniões
O sucesso de uma reunião depende de sua preparação.
- Elabore sua agenda.
- Determine com antecedência o local, data e hora.
- Prepare o local.
- Determine a hora do término.
- Limite o tempo para a exposição.
- Oriente os debates e limite as discussões paralelas.
- Evite interrupções.
- Estimule os interessados.
- Obtenha a aprovação e as assinaturas na ata.
- Transforme as deliberações em determinações de serviço.
- Comunique os resultados da implantação.

Passos para a organização de uma reunião

- Redigir a convocação com clareza e antecedência
- Adquirir o conhecimento necessário
- Preparar um plano de discussões

Organização
- Dominar o assunto baseado no plano.
- Preparar o material a ser utilizado.
- Certificar-se do local da reunião.
- Familiarizar-se com o equipamento e as técnicas.
- Estimular o pessoal que vai participar.
- Pré-determinar o modo de conseguir manter o máximo interesse do grupo.
- Prever as situações e problemas que poderão surgir.

Preparo para uma reunião

- Faça um esboço de acordo com os assuntos.
- Planeje o desenvolvimento.
- Tenha tudo pronto na mão.
- Prepare o local da reunião.
- Compareça no horário.
- Analise as técnicas recomendadas.
- Registre as conclusões.
- Avalie os resultados.

Para que fazer uma reunião

- Para esclarecer problemas.
- Para transmitir e trocar informações e experiências.
- Para envolver o grupo na tomada de decisão.
- Para analisar e avaliar resultados.