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Como criar um projeto do ZERO no MS Project

Dica: É boa ideia começar o planeamento antes de abrir o Microsoft Project.


Para recolher as suas ideias iniciais acerca dos objetivos do projeto, utilize uma aplicação
como o Word, o Excel, o OneNote ou o Outlook. Depois de todos terem aceite as suas ideias,
pode começar a planear a sua agenda com o Project.

Sugestões de gestão de projetos antes de começar...


 Certifique-se de que tem um projeto Certifique-se de que aquilo em que está a pensar
é, de facto, um projeto. Um projeto tem três características.
 É temporário e único. Conceber uma fábrica de produção de carros é um projeto porque
é uma atividade única. O fabrico de carros numa fábrica é uma série repetida de atividades
e, portanto, não é um projeto.
 Tem materiais a entregar claramente definidos Os materiais a entregar proporcionam
ao projeto atenção específica e um propósito. Os intervenientes não irão sentir que os
seus investimentos no projeto são úteis se os materiais a entregar não forem
discriminados de forma clara.
 Tem um início e um fim Sem um fim de projeto, os intervenientes e investidores não
irão usufruir do resultado do projeto nem dos benefícios que o seu investimento
proporcionou.

 Identificar restrições do projeto As restrições são fatores que limitam as opções do


gestor de projetos para estruturar e gerir o projeto. A maioria dos projetos tem três
restrições.
 Intervalo de tempo limitado As datas de fim para os principais materiais a entregar
normalmente marcam a duração geral do projeto.
 Pessoas e outros recursos limitados Os gestores de projeto normalmente têm um
número limitado de pessoas para trabalhar num projeto ou um orçamento limitado.
 Âmbito reduzido Um projeto é normalmente restrito pela quantidade de objetivos que a
equipa consegue cumprir. Se o projeto tem demasiadas funcionalidades ou materiais a
entregar, poderá não haver tempo suficiente na agenda para acabá-los a todos.
Uma alteração num constrangimento normalmente afeta as outras duas e pode afetar a
qualidade geral. Por exemplo, diminuir a duração do projeto faz com que o gestor de
projeto tome decisões sobre o número de trabalhadores necessários para concluir os
materiais a entregar do projeto. Se não houver trabalhadores suficientes, então encurtar o
projeto pode ter outras consequências como reduzir o âmbito do projeto.
 Identificar os intervenientes numa fase inicial Não há nada que afete mais um projeto
do que a impossibilidade de identificar os intervenientes vitais e a melhor forma de
comunicar com eles. Se não conseguir identificar um interveniente vital depois do início de
um projeto, o projeto pode parar ou ultrapassar o orçamento à medida que novos
objetivos e métodos são propostos.
Passo 1: Recolher as suas ideias iniciais
Passo 2: Contacte os intervenientes
Elaborar relatórios Independentemente de onde estiver em termos de planeamento de projeto, um
relatório bem apresentado ajuda a ganhar a aceitação dos materiais a entregar do
sobre o progresso projeto, por parte dos intervenientes.
inicial
Participar numa Caso os intervenientes não possam estar presentes, utilize reuniões online para se ligar a
eles. Partilhe diapositivos do SharePoint, folhas do Excel ou notas do OneNote para
reunião online discutir planos de projeto iniciais. As pessoas podem participar em reuniões online no
respetivo escritório, em viagem ou nos seus dispositivos móveis.

Conversar por MI Caso surjam questões enquanto está a trabalhar numa agenda de projeto, passe o rato
sobre o nome de alguém e partilhe uma MI utilizando o Lync.
com um membro da
equipa do projeto

Passo 3: Começar um projeto


Copiar e colar do Word para Copie uma lista de tarefas no Word e cole-as no Project para começar rapidamente uma
o Project agenda. O Project irá manter a formatação e a estrutura de destaque.
Criar um novo projeto a partir Crie um novo projeto baseado num modelo preenchido previamente com tarefas de projetos
de um outro projeto ou semelhantes ao seu. Peritos da indústria criaram muitos destes projetos para ajudá-lo a
modelo começar rapidamente.
Importar dados do Excel para Mova uma lista de tarefas que tenha sido iniciada no Excel para o Project. O Project manterá a
o Project formatação e estrutura de destaque.
Importar uma lista de tarefas Os projetos, por vezes, começam com listas de tarefas no SharePoint para partilhar com outras
do SharePoint como um pessoas sem o Microsoft Project. Quando a lista de tarefas crescer até um determinado
projeto inicial tamanho, mova-a para o Project para continuar a trabalhar nela a partir daí.
Objetivo de gestão de Após ter guardado o seu projeto no Microsoft Project, pode começar a adicionar tarefas,
projetos: Criar uma nova organizá-las, ligá-las umas às outras, adicionar pessoas, entre outros.
agenda de projeto
Projecto exemplo- reabilitação residencial que vai começar dia 14/8.
 Objectivos do projeto: trocar toada a fiação elétrica e refazer a pintura interna.
Então comecei a planear o seguinte
Agora vou estar na fase de realização do projeto - e vou ter de fazer o controlo e
atualização. Nota- Usualmente o projeto não ocorre como planeado e existirão sempre desvios na
fase da sua realização.
Então no grafíco de gattt a barra azul representa o que está a acontecer e o que vai acontecer de futuro (
basicamente, se uma tarefa se desvia do planeado (ex.: atrasa) tem efeitos nas tarefas sucessoras omo aumento
da sua duração). E sempre que não falam em linha de base, seja em trabela e relatórios é “o que está a acontecer
e o que vai acontecer no futuro”:
Finalmente, se quiser imprimir o meu projecto. Posso imprimir em qualquer fase do
projeto. Para imprimir ir a ARQUIVO-IMPRIMIR.

 É comum usar- papel A3 PARA PROJECTOS GRANDES. De resto , é usual A2 ou A4.


 Normalmente a folha de impressão é horizontal.
 Nas configurações de página. Posso meter um cabeçalho e um rodapé (nota-se que o rodapé por padrão indica
Pagína x). se for à aba legendas, por padrão é a legenda do Gantt, posso indicar como vão aparecer estas (ex.: em
todas as páginas, ultima pag,etc..).Recomento uma pagina apenas para legendas, pois o projeto pode ser grande.
E se eu quiser fazer a impressão de relatório? É a Mesma coisa, tenho de estar a ver
este no meu ecrã do pc e os passos são os mesmos.
Em relação aos relatórios, temos 2 coisas interessantes.

Nota- por vezes quando estamos a planear o nosso projeto,


podemos adicionar horas extra se necessário.