COMO

ESCOLHER
AS MELHORES
TECNOLOGIAS
PARA
ADVOGADOS
 QUEM SOMOS
A Aurum Software é uma empresa bra-
sileira líder no desenvolvimento de sof-
tware jurídico. Há 20 anos no mercado,
possui unidades em São Paulo, Rio de
Janeiro e Florianópolis.

Com o objetivo de ser o braço direito

do advogado e grande aliado dos escri-
tórios de advocacia, a Aurum entrega
o que há de melhor em soluções tec-
nológicas e informativas para facilitar a
rotina, melhorar a gestão, simplificar os
processos de trabalho e otimizar o tem-
po dos profissionais do direito.
 ÍNDICE
Capítulo I
Modernizar para quê?

Capítulo II
Os equipamentos certos nas horas certas

Capítulo III
Gestão moderna para o advogado moderno
 INTRODUÇÃO
Você já parou para pensar em como os advogados pesquisavam jurisprudên-
cia antes do computador? Era necessário recorrer a bibliotecas gigantescas e,
muitas vezes, deslocar-se até o Tribunal de Justiça mais próximo para encontrar
acórdãos que poderiam ajudar em algum caso ou processo.

Muitas novidades vieram desde então. Na década de 1980, a advocacia passou

por uma grande atualização com a chegada de equipamentos modernos, como
máquina de escrever, fax e processadores de texto. Tempos mais tarde, já em
meados dos anos 2000, a internet surgiu causando uma verdadeira revolução
nos escritórios de advocacia. O processo manual de busca de jurisprudência
foi substituído por ferramentas de pesquisa online. Naquela época, a grande
novidade também tornou possível publicar artigos e consultar o andamento de
processos físicos (em papel) pela internet.

Cada vez mais próximos da década de 2020 e influenciados constantemente

pelo avanço da tecnologia, já não é possível ignorar a necessidade de uma
nova modernização na advocacia. Se antes a internet era lenta e praticamen-
te restrita aos ambientes de trabalho, atualmente ela está presente na nossa
rotina 24h por dia, sete dias por semana e em dispositivos cada vez mais por-
táteis. A facilidade de acesso à rede, a infinidade de aplicativos disponíveis e a
grande variedade de equipamentos deixou a barreira que separa os mundos
online e offline fina como uma folha de papel. Além disso, o smartphone do
momento é o novo terno italiano para os advogados: ótimo para causar uma
boa primeira impressão!
Mas será que os advogados autônomos e os escritórios de advocacia estão sa-
bendo usar todo o potencial tecnológico a favor de seus negócios jurídicos? Pre-
paramos este ebook para responder essa dúvida e te mostrar como enfrentar
os desafios da vida moderna, aumentar a produtividade e melhorar os proces-
sos de trabalho com a ajuda das ferramentas certas.

Nas próximas páginas, você irá encontrar soluções para os principais problemas
da falta de modernização, dicas de equipamentos e ferramentas para melhorar
a sua gestão. Tudo isso em três capítulos completos, para você ter em mãos
tudo o que precisa para começar, a partir de já, a ter muito mais eficiência e
praticidade no seu cotidiano jurídico.

Boa leitura!
Capítulo I

Modernizar
para quê?
Já imaginou como seria o seu dia a dia sem ajuda da tecnologia? Organizar as
atividades, atender solicitações de clientes, acompanhar o andamento dos pro-
cessos e lidar com todas as tarefas corriqueiras de forma completamente ar-
tesanal, sem o auxílio das ferramentas online. Parece coisa de quase 40 anos
atrás, não é?

Mesmo com toda a praticidade que a internet trouxe para a advocacia, muitas
vezes, o foco nas atividades jurídicas cotidianas e o volume de tarefas diárias
pode acabar desviando sua atenção da importância de sistematizar alguns pro-
cessos de trabalho, planejar e organizar seu escritório de forma mais eficiente.
Apesar de comum, essa falta de visão estratégica acaba prejudicando o futuro
do seu negócio jurídico. E o que é apenas um incômodo hoje, pode se tornar um
grande problema a longo prazo.

COMO A AUSÊNCIA DA TECNOLOGIA PREJUDICA OS ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA

O distanciamento da tecnologia por alguns advogados e escritórios acaba com-
prometendo processos e rotinas de trabalho. As consequências costumam sur-
gir a longo prazo e podem refletir negativamente ano seu negócio jurídico.

Ocupar boa parte do tempo com a organização de pastas físicas, demorar para
encontrar documentos arquivados, sumir processos impressos e correr o risco
de perder informações importantes ao usar somente planilhas do Excel para
organização interna são apenas alguns dos problemas ocasionados pela falta de
modernização da advocacia.
Muitas rotinas e atividades podem e devem ser automatizadas para que o clien-
te seja bem atendido e o seu trabalho tenha mais qualidade e agilidade. Conhe-

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ça as dificuldades mais recorrentes:

Falta de gerenciador de tarefas

No momento em que decidiu tocar o próprio negócio jurídico, você ganhou a
carteirinha de advogado empreendedor. Conciliar as duas atividades requer pla-
nejamento e organização. Os post-its não são suficientes para anotar tudo o
que você precisa fazer durante a semana. E o email, apesar de servir como um
quebra-galho, também não ajuda muito na organização diária, principalmente
quando há um fluxo intenso de informações. Se você delegar tarefas por email,
por exemplo, como fará para acompanhar o andamento delas?

Não ter onde armazenar documentos digitalizados

As informações são o bem mais precioso do advogado. Por isso mesmo, preci-
sam estar seguras, organizadas e protegidas. Já imaginou se alguém apaga um
documento importante do seu computador ou se você arquiva esses materiais
em uma pasta física e os perde?

Reuniões para resolver questões facilmente solucionáveis à distância

É claro que nem toda reunião precisa ser feita a distância, principalmente du-
rante os primeiros contatos com o cliente. Em contraponto, nem toda reunião
precisa ser presencial, principalmente as que são feitas apenas para trocar infor-
mações, compartilhar documentos ou conversar rapidamente sobre um ponto
específico. Existem uma série de aplicativos que podem solucionar essas ques-
tões e ainda te ajudar a economizar tempo e dinheiro com deslocamento. Fala-
mos mais sobre assunto no Guia “Produtividade e organização: 10 ferramentas
necessárias para seu escritório de advocacia”.

Dificuldade na gestão financeira

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Controlar honorários e emitir relatórios de serviços é um daqueles problemas
relativamente simples, mas que levam um tempão para serem resolvidos. Esse
tipo de situação pode ser facilmente evitado com o auxílio da ferramenta certa.

Não conseguir manter o relacionamento próximo com o cliente

Não contar com o auxílio de um software jurídico que dê ao seu cliente a possi-
bilidade de acompanhar o andamento do processo ou não possuir, pelo menos,
um canal de comunicação ativo para falar com os seus clientes, pode te fazer
perder pontos no processo de fidelização.

Agendas não sincronizadas

Se as suas agendas não estão organizadas de acordo com os prazos que você
precisa cumprir ou não contam com alertas e lembretes para as datas impor-
tantes, você corre grande risco de, na menor distração, perder alguma audiência
ou reunião importante. Se você está começando agora e possui poucos clientes,
essa questão ainda não chegou a ser um problema de fato. Mas já pensou como
será quando a sua carteira de clientes aumentar?

Para toda dor, a cura

O desconhecimento sobre as soluções que existem no mercado é o principal
motivo para que os problemas decorrentes da falta de tecnologia permaneçam
na rotina de muitos advogados. Mas quando se trata de tecnologia, as soluções
são mais simples do que se imagina.

Existem vários caminhos para chegar até elas. Sugerimos 5 passos para te aju-
dar nesse percurso:

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Passo nº 1:
Identifique quais processos de trabalho são automatizáveis
Muitas tarefa e rotinas podem ser automatizadas. Comunicação interna, marke-
ting, relacionamento com o cliente, produção de peças jurídicas e controle fi-
nanceiro são alguns exemplos. A partir da avaliação da sua rotina e prioridade,
defina o que é possível automatizar para que seus objetivos estratégicos sejam
alcançados com mais agilidade e eficiência.

Passo nº 2:
Busque um software jurídico ideal para suas necessidades
Ao pesquisar um sistema jurídico, avalie bem as funcionalidades, faça testes gra-
tuitos das funcionalidades, avalie o custo-benefício a longo prazo e contrate um
que seja capaz de resolver os problemas mais urgentes do seu escritório. Dê pre-
ferência aos softwares com maior tempo de atuação no mercado, que compreen-
dem a sua realidade e procuram inovar e evoluir junto com o seu escritório, sem-
pre buscando o que há mais moderno em tecnologia. Antes de bater o martelo da
decisão, aproveite o período de testes para avaliar também a qualidade do aten-
dimento e do suporte técnico – esses detalhes farão muita diferença no futuro.

Passo nº 3:
Não perca o foco nos seus clientes
Automatizar não é burocratizar. Tome muito cuidado para não dificultar a vida
do seu cliente automatizando todos os processos possíveis e imagináveis. Lem-
bre-se de que o bom atendimento deve ser sempre priorizado. Usar uma ferra-
menta para cadastrar e acompanhar o relacionamento com seus clientes reais e

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potenciais é uma ótima ideia, mas adotar robôs para atender ao telefone do seu
escritório pode causar um ar de impessoalidade e frieza. Não se esqueça que a
advocacia é sobre pessoas. Por isso mesmo, leve em consideração a opinião de
seus clientes ao inserir uma nova cultura tecnológica no seu escritório.

Passo nº 4:
Insira a tecnologia no seu planejamento financeiro
Ter as ferramentas certas como aliadas contribui para o ganho de produtividade
e organização, melhora o atendimento ao cliente, reduz custos operacionais e
tributários e, consequentemente, colabora para uma maior lucratividade para o
seu negócio jurídico. Por esse motivo, é importante adicionar ao orçamento uma
porcentagem que deverá ser destinada à contratação de serviços e produtos
tecnológicos.

Passo nº 5:
Aproveite as ferramentas gratuitas disponíveis na internet
Existem muitas soluções gratuitas para resolver problemas que surgem com o
cotidiano de trabalho. O Google Drive e o Dropbox, por exemplo, são aplicativos
úteis e fáceis de usar, que permitem compartilhamento rápido e armazenamen-
to de arquivos na nuvem. Para conhecer mais ferramentas, não deixe de ler o
Guia “Ferramentas online para advogados: testamos e aprovamos 10 aplicativos
para seu escritório de advocacia”

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 Capítulo II

Os equipamentos certos
nas horas certas
A modernização e a inovação da advocacia levam em consideração alguns equi-
pamentos eletrônicos que, em um primeiro momento, podem parecer dispen-
sáveis para as atividades profissionais. No entanto, basta um olhar mais atento
para que alguns recursos se tornem valiosos para o exercício da profissão.

Além do tradicional computador de mesa com acesso à internet e uma boa im-
pressora, outros gadgets (dispositivos) podem fazer a diferença para a qualida-
de da sua advocacia e ajudar a solucionar problemas pontuais, como falta de
tempo, ruídos na comunicação e falhas de concentração.

TABLETS E SMARTPHONES
O Smartphone se tornou um grande aliado do advogado moderno. Através de
uma pequena tela interativa, é possível consultar todas as páginas digitalizadas
de um processo, acompanhar a agenda, acessar decisões judiciais, consultar
legislações rapidamente e ainda fazer conferências a distância, ligações via inter-
net e acessar todas as informações registradas em seu software jurídico. Tudo
isso em tempo real e com a facilidade de encontrar as soluções com apenas
alguns toques. Além disso, esse tipo de aparelho expande as opções de contato
com o cliente.

Advogados têm uma rotina dinâmica e precisam se deslocar com bastante fre-
quência para encontrar clientes, ir ao fórum, ao tribunal, a reuniões e outros
compromissos profissionais. Para esses casos, aliar o uso do celular ao de um
tablet pode ser uma boa forma de se tornar mais produtivo.

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Com os dois aparelhos sincronizados na mesma conta, é possível acessar todas
as informações e trabalhar de qualquer lugar. O tablet ainda tem a vantagem
de ser um aparelho maior, que oferece mais conforto de uso para as atividades
profissionais. Por isso, é uma ótima ferramenta para advogados na hora de fazer
anotações, videoconferências, apresentações e até redigir peças. Sem falar na
possibilidade de causar uma ótima impressão para o seu cliente, que perceberá
sua agilidade em resolver problemas e a preocupação em atendê-lo bem.

Precisa de ajuda para encontrar os melhores aparelhos?

Na hora de escolher os dispositivos mais adequados para a sua rotina, que se-
rão realmente úteis e irão te ajudar a melhorar sua atuação, leve em considera-
ção os seguintes aspectos:

Modernidade e design
Quanto mais moderna for a tecnologia e mais bonito for o design desse tipo de
aparelho, melhor será a imagem que o advogado irá transmitir a clientes e co-
legas. Além disso, as novas tecnologias oferecem baterias mais duráveis, maior
conforto e agilidade de uso.

Tipo de uso
Imagem não é tudo. Para que os equipamentos sejam realmente úteis e não
acabem largados em algum canto da sua mesa de trabalho, é preciso que fun-
cionem como uma extensão do seu escritório. Então, antes de ir às compras,
faça uma lista dos problemas que você deseja resolver e procure o dispositivo
que melhor atenda a essas necessidades.

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Qualidade da câmera
Uma câmera potente é um acessório coringa na hora de digitalizar documentos.
Essa tarefa fica mais fácil e ganha mais qualidade com o uso de aplicativos que
capturam a imagem do documento, transformam em PDF, armazenam na nu-
vem ou encaminham por email.

Memória
A computação na nuvem tem poupado bons gigabytes (GB) de memória. Porém,
se você não está familiarizado com esse tipo de tecnologia, lida com um volume
muito intenso de dados ou adora fazer fotos e vídeos, talvez seja interessante
optar por aparelhos com, pelo menos, 16 GB de memória.

VOCÊ CONHECE OS E-READERS?

Os e-readers são equipamentos para leitura de livros digitais. Com uma tela que
possibilita leitura tão confortável quanto os livros de papel, o equipamento é
muito leve e pode ser transportado facilmente para qualquer lugar. Além disso,
dá para salvar, em um único aparelho, vários livros e acompanhar a evolução de
leitura de cada um deles. Essas ferramentas substituem facilmente as bibliote-
cas físicas. Além de todas essas vantagens, a bateria dura meses e os valores dos
livros digitais são muito mais acessíveis.

Atualmente, existem duas marcas de e-readers comercializadas no Brasil. O Kin-

dle, da Amazon, e o Kobo, da Livraria Cultura. Há vários modelos com funcionali-
dades adicionais e preços variados. As bibliotecas virtuais dos e-readers oferecem
um catálogo razoável de livros jurídicos, com títulos nacionais e internacionais.

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Simples e inteligente
Além dos aparelhos mais populares, como o tablet e o smartphone, e os de uso
mais preciso, como o e-reader, existe uma série de aparatos tecnológicos mais
simples que podem ser igualmente úteis para a rotina de um advogado.

Fone de ouvido com microfone

Sabe aquele dia que você vai precisar intercalar as atividades no computador
com as ligações pelo telefone? Usar headphones facilita o processo, oferece
mais conforto de uso e evita ruídos nas chamadas. Se você conta com a ajuda de
um assistente ou secretária, pode ser uma ótima dica para melhorar o trabalho
deles também. Só não esqueça de investir em um produto de qualidade.

TV de tela plana para sala de reunião

Uma tela grande e um cabo HDMI – ou compartilhamento de tela via Chrome-
cast ou Apple TV* – são ótimos para exibir apresentações para sócios, clientes
ou colaboradores. Além de ajudar a reter a atenção das pessoas, facilita a visua-
lização e o compartilhamento do conteúdo de forma instantânea.

*Chromecast e Apple TV: Dispositivos capazes de transformar uma sim-

ples televisão em Smart TV de alta qualidade. Ideias para usos pessoais e
profissionais. Com as ferramentas, é possível ver, na TV, vídeos da internet
e também exibir o conteúdo da tela do computador conectado a um dos
dispositivos, ouvir música e acessar documentos audiovisuais.

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Monitor para mesa de trabalho
Atualmente, os notebooks substituem facilmente os computadores de mesa. No
entanto, uma tela maior acaba fazendo falta quando é preciso passar longas ho-
ras em frente ao computador. Além disso, o equipamento ajuda a manter uma
boa postura, evitando lesões nos ombros, costas e pescoço. E pode ser usado
simultaneamente com a tela do notebook: enquanto você usa uma tela para re-
digir peças jurídicas, pode usar a outra para fazer pesquisas, por exemplo.

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 Capítulo III

Gestão moderna
para o advogado moderno
 COMO ESCOLHER O MELHOR
SOFTWARE JURÍDICO PARA A SUA ADVOCACIA?

A popularização dos softwares jurídicos facilitou a rotina dos advogados e es-

critórios. Acompanhar processos pela internet, automatizar atividades burocrá-
ticas, delegar tarefas e concentrar todas as informações importantes em um
mesmo lugar nunca foi tão acessível.

Atualmente, existem no mercado várias opções de sistemas para advogados.

Dos mais robustos e pesados aos mais simples e funcionais, o melhor para a
sua realidade será sempre aquele que atende às suas reais necessidades. Então,
como descobrir que necessidades são essas e quais os principais requisitos que
devem ser observados ao escolher um software jurídico?

Comece descobrindo o problema

Dizem que identificar o problema já é 50% da solução. Portanto, antes de pes-
quisar a tecnologia ideal para a sua realidade, liste todas as dificuldades de ges-
tão do seu negócio jurídico. Alguns exemplos:
- Não posso perder prazos;
- Tenho dificuldade de calcular honorários;
- Quero ser informado sobre a atualização dos processos nos tribunais;
- Gostaria de ter acesso fácil e segurança de armazenamento para os documen-
tos dos meus clientes;
- Preciso acompanhar a execução das tarefas do meu escritório.

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Escolha a solução do tamanho do seu problema
Menos pode ser mais. Já existem sistemas projetados especialmente para solu-
cionar os principais problemas do advogado autônomo e dos pequenos escritó-
rios. Normalmente mais leves e muito mais simples de usar, esse tipo de solução
personalizada costuma oferecer um melhor custo-benefício. Saber quais são
seus principais problemas é fundamental para que você não acabe contratando
um software robusto, criado para grandes escritórios, cheio de funcionalidades
que você não sabe para que servem e nem como usar.

Reputação online
Antes de decidir o melhor software para a sua rotina jurídica, faça pesquisa em
redes sociais, como o Facebook, para saber como a empresa criadora do sis-
tema se posiciona na internet. Avalie as notas deixadas pelos usuários, os co-
mentários e o tipo de interação que a marca estabelece com seus seguidores. É
interessante também pesquisar o nome dos softwares em sites de reclamação,
como o Reclame Aqui, para conhecer os problemas que você pode enfrentar
no futuro e avaliar como essas questões são abordadas e solucionadas. Se o
software pelo qual você se interessou não possuir nenhuma reclamação nesses
sites, é um ótimo sinal.

Mobilidade
Se você é um advogado dinâmico que precisa se deslocar com frequência, mas
não pode abrir mão do controle da sua advocacia em momento algum, con-
sidere contratar um sistema jurídico que, além de ser disponível de qualquer
dispositivo com internet, conte com aplicativo mobile. Esse requisito permite
que você trabalhe de qualquer lugar, fator muito importante para melhorar sua
produtividade e disponibilidade.
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Qualidade de suporte e atendimento
Se é para investir em software jurídico, que seja em um que ofereça uma boa
assistência sempre que houver dúvida ou problema. Ao testar uma ferramenta,
leve em consideração a qualidade do atendimento da equipe. Afinal, as primeiras
interações te mostrarão como será futuro do seu relacionamento com a empresa.

Tecnologia
Modernizar é preciso. Por isso, busque se informar sobre o tipo de tecnologia
utilizada nos sistemas pelos quais se interessar. Essa informação é muito im-
portante para você conseguir avaliar o custo-benefício do produto. Atualmente,
a tecnologia mais moderna é também uma das mais econômicas, pois é toda
online e dispensa instalação de servidores locais. Além disso, oferece mais se-
gurança de informação e torna os famosos backups desnecessários, já que o
armazenamento é feito na nuvem.

Como está a qualidade da sua internet?

Adquirir os melhores equipamentos e ferramentas do mercado mas não investir
na qualidade da internet necessária para usá-los é perder em rendimento de
trabalho e usar apenas metade do potencial das soluções.

A rede que permite seu exercício diário da profissão requer atenção especial,
tanto no seu espaço físico de trabalho quanto nos dispositivos móveis. Não se
esqueça que a agilidade da conexão acelera também a realização das suas ta-
refas, a gestão da sua atividade jurídica, além de melhorar a comunicação com
clientes, parceiros e colegas.

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A velocidade mínima ideal para a internet que será roteada em seu escritório
deve ser de 2Mb (Megabits) por pessoa. Assim, todos conseguirão trabalhar com
tranquilidade e aproveitar ao máximo o potencial das ferramentas digitais.

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 CONCLUSÃO
Cada vez mais, o universo jurídico pertence aos advogados conectados e aliados
da tecnologia. Estar ciente das tendências do mercado e saber que ferramentas
usar para melhorar a produtividade e a qualidade da sua advocacia é essencial
para se destacar no mercado e começar a construir, a partir de hoje, um bom
futuro para o seu negócio jurídico.

Se você gostou deste ebook e quer conhecer os melhores aplicativos para me-
lhorar a sua produtividade e comunicação, não deixe de baixar o nosso guia
“Ferramentas online para advogados: testamos e aprovamos 10 aplicativos para
seu escritório de advocacia”.

Esperamos que você tenha gostado do ebook e que este conteúdo tenha sido
útil para o seu planejamento de investimento em tecnologia! Lembre que um
pequeno passo dado hoje pode significar grandes resultados amanhã.

Obrigado pela leitura e até a próxima!

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 MELHORE SUA ADVOCACIA
Um bom sistema de gestão te ajuda a otimizar sua
rotina para que você se preocupe
apenas em advogar.

Conheça o software jurídico mais

moderno do mercado
Experimente o Astrea gratuitamente!

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