Noções de Arquivamento - Professor Darlan – Aula 4
Arquivamento de Documentos
A) Operações de Arquivamento
O arquivamento de documentos é feito a partir das
seguintes rotinas/operações:
 inspeção: leitura do último despacho para verificar se o
documento destina-se ao arquivamento ou se deverá
obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem
sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a
finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados
a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma
informação;
 estudo: é a leitura do documento para verificação das
informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes ou
necessidade se fazer referências cruzadas.
 classificação: determinar sob que codificação deverá ser
arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar
referências cruzadas.
 codificação: etapa na qual são colocados nos documentos
os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi
utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc.
 ordenação: agrupar os documentos de acordo com a
codificação aposta, separando-os por guias de ordenação
(fichas), em escaninhos ou classificadores.
 guarda dos Documentos: é o arquivamento, ou seja, a
guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento
na unidade de arquivamento pré-estabelecida
1. (Cespe ICM –Bio 2014) A ordenação é uma operação
física que consiste em colocar o documento no local
determinado pelo código ou pelo plano de classificação.
2.(Cespe EBC 2011) A inspeção é a primeira etapa de uma
operação de arquivamento. Nesse momento, o arquivista
deve examinar cada documento para verificar se o mesmo
se destina ao arquivamento.
3.(Cespe EBC 2011) A classificação é o último momento da
operação de arquivamento e consiste na colocação do
documento em uma ordem estabelecida, que pode ser
numérica, alfabética ou por procedência.
4.(Cespe MCTI 2012) A ordenação de documento é uma
atividade anterior à classificação e posterior ao
arquivamento.
5.(CESPE ANAC 2012) Após o encerramento da tramitação
de um documento, ele deve ser, nesta ordem, arquivado,
ordenado e classificado.
B) Métodos de Arquivamento
6. (Cespe TJ – AL 2012) Na ordenação geográfica, caso o
principal elemento de identificação seja cidade e não
estado, a capital deve estar em destaque.
7. (Cespe - MPE/TO 2006) A escolha mais adequada do
método de arquivamento depende da natureza dos
documentos a serem arquivados e da estrutura da
organização à qual a unidade de arquivo está vinculada.
8.(Cespe TJ – AL 2012) A ordenação numérica é método
direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento.
9. (FCC – TRE/PB 2007) Ao classificar suas atividades
rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema:
COMUNICAÇÕES
Correios
Internet
Rádio
Telex
MATERIAL
Aquisição
Baixa
ORÇAMENTO
Despesa
Receita
PESSOAL
Admissão
Dispensa
Férias
Gratificações
Licenças
Trata-se do método
(A) enciclopédico. (B) dicionário.
(C) unitermo. (D) duplex.
10. (Cesgranrio FUNASA 2009) O arquivo nosológico de um
hospital no Estado do Tocantins organiza sua
documentação por meio do método de indexação
coordenada, visando a otimizar a recuperação da
informação, como neste exemplo. Quais são os documentos
que tratam, ao mesmo tempo, do assunto paciente com
diabete, hipertensão e glaucoma?
(A) 111 e 94 (B) 120 e 118
(C) 150 e 249 (D) 169 e 70
(E) 186 e 116
11. (Cespe SEBRAE/BA 2008) O método numérico simples
atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou
jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de registro,
sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética.
12. (Cespe SEBRAE/BA 2008) A escolha do método de
arquivamento no arquivo corrente é determinada pela
espécie ou pelo gênero do documento.
13. (Cespe Antaq 2005) Os métodos de arquivamento
decimal e duplex necessitam de adoção de um índice
alfabético.
14. (Cespe ANAC 2009) A localização dos documentos de
arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto
depende de um índice ou de um código.
15. (Cespe ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas
pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade
ilimitada de classes de documentos.
16. (Cespe TCE/RS 2013) O método de arquivamento
alfanumérico, que consiste na combinação de letras e
números, pertence ao sistema indireto.
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17. (Cespe-PRG-DF 2005) Considerando as hipóteses de
arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método
principal empregado foi por assunto, mas foram
empregados também os métodos secundários geográficos,
alfabético e cronológico.
VEÍCULOS
- Goiás
- Minas Gerais
- São Paulo/Capital
- São Paulo/Interior
PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO
- de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.
- de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R.
PAGAMENTOS
- antes de 1980
- de 1981 a 1985
- de 1986 a 1989.
18. (Cespe TRE/MS 2013) Os documentos, no sistema
numérico simples, são agrupados em sequência numérica,
exigindo o índice alfabético remissivo
19. (CESPE_STM/2011) Os métodos básicos de
arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e
ideográfico.
20. (Cespe FUB 2014) O método de arquivamento por
assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de
arquivo acumulados pelas atividades-meio da organização.
21. (Cespe FUB 2014) O método duplex é utilizado na
classificação ideográfica dos documentos
22. (Cespe - TRE/RJ 2012) A disposição de documentos
pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo
unitermo.
23. (Cespe STM 2011) No método numérico simples, um
método de arquivamento do tipo direto, não se faz
necessário consultar um índice para localizar o documento.
24. (Cespe ANTAQ 2009) O método numérico simples
determina a numeração sequencial dos documentos,
dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada
um. Por exemplo: 52-63-19.
25. (Cespe ANAC 2009) Pastas de um arquivo classificadas
como acordos, convênios, correspondências, relatórios,
processos, formulários e guias são exemplos da utilização
do método de arquivamento por assunto.
26. (Cespe MEC 2009) É possível, na escolha do método de
arquivamento, definir um método principal e métodos
auxiliares para a organização da documentação.
27. (Cesgranrio BNDES 2009) A necessidade de reduzir
erros, no arquivamento de grande volume documental que
utiliza o número como elemento principal, orientou o
surgimento do método dígito terminal, em que os
documentos são numerados sequencialmente, e os números
dispostos em três grupos de dois dígitos cada um (grupos:
primário, secundário e terciário). Nesse método, os dossiês
com os números abaixo ficam organizados na ordem:
(1) 034899
(2) 306218
(3) 482920
(4) 557718
(5) 513120
(A) 1,3,4,2,5 (B) 2,4,3,5,1
(C) 3,2,1,5,4 (D) 3,5,4,2,1 (E) 4,5,3,1,2
28. (Cespe Aneel 2010) O método numérico-cronológico é
considerado um método de arquivamento básico.
29. (Cespe STJ 2008) O método de ordenação dos documentos
a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é
conhecido como Duplex.
30. (Cesgranrio - BNDES 2006) Um arquivo apresenta o
esquema principal a seguir.
Pessoal: Admissão - Demissão - Promoção - Recrutamento -
Seleção.
Esse esquema denota uma classificação por:
(A) tipologia. (B) espécie.
(C) natureza. (D) assunto.(E) estágio
31. (CESPE_STM/2011) O método alfanumérico é um método
do sistema direto, que permite a busca ao documento
diretamente no local onde este se encontra guardado.
32. (Cespe MPE/RR 2008) O método alfabético é
considerado um método indireto de arquivamento por não
dispensar o uso de índice para localizar ou arquivar
qualquer documento.
Regras de Alfabetação
33. (Cespe-Ancine/2006) Considerando-se as regras de
alfabetação para arquivamento de documentos cujo
principal elemento seja o nome, está incorreta a seqüência a
seguir:
- Junqueira, Antonio Carlos
- Negra, Marco Antonio Serra
- Neto, Carlos José de Araújo
- Souza, José Paulo de
34. (Cespe SEBRAE/BA 2008) Quando os sobrenomes dos
clientes/pessoas físicas são formados por um substantivo e
um adjetivo ou são ligados por hífen, eles devem ser
separados.
35. (Cespe SESPA/PA 2004) No caso de sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabética dos prenomes.
36. (FUNCAB – SUDECO 2013)
Considere os nomes a seguir:
1. Alberto Soares Júnior
2. João Castelo Branco
3. Everaldo Santo Cristo
4. Dr.Alexandre Silva
5. Maria Cardoso Silva
O nome arquivado corretamente, segundo o método
alfabético, é:
A) Júnior,Alberto Soares
B) Branco, João Castelo
C) Santo Cristo, Everaldo
D) Silva, Dr.Alexandre
E) Cardoso Silva, Maria
37. (Cespe STJ 2008) A disposição alfabética de pastas
de documentos de um arquivo a partir das regras de
alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.
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Gestão de Documentos
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente. (Lei nº8159/91)
A Gestão de documentos é composta por três fases: produção, utilização e destinação.
a) Produção: consiste na elaboração de documentos resultantes das atividades desenvolvidas pela instituição.
Estabelece critérios para a padronização de formulários, correspondências e demais documentos gerados, e
orientações para a utilização racional dos recursos informáticos e de reprodução. Visa evitar a reprodução
desnecessária de documentos.
b) Utilização (manutenção): inclui as atividades de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária; contempla a elaboração de normas de controle (protocolo), acesso e recuperação da informação.
c) Destinação (avaliação) após a análise dos valores que os documentos apresentam para a instituição
acumuladora, eles serão avaliados para a definição de sua destinação final. Os documentos desprovidos de valor
serão eliminados e aqueles que possuem valor secundário serão recolhidos à fase permanente.
A gestão de documentos tem os seguintes objetivos :
• Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos;
• Melhorar a eficiência da administração acumuladora dos documentos;
• Garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo
e aos cidadãos;
• Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus
valores histórico e científico;
• Assegurar a eliminação dos documentos desprovidos de valor administrativo, fiscal, legal ou para a
pesquisa científica;
• Assegurar o uso adequado das técnicas de alteração do suporte da informação
(digitalização/microfilmagem) e de processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas
de gestão da informação

38. (Cespe FUB 2014) A fase intermediária é técnicas referentes a produção, tramitação, uso,
prescindível na implementação do programa de gestão avaliação e arquivamento de documentos.
de documentos.
44. (Cespe MDIC 2014) O plano de classificação e a
39. (Cespe MDIC 2014) A gestão de documentos é tabela de temporalidade são instrumentos arquivístico
aplicada aos documentos considerados de valor previstos nas fases de um programa de gestão de
permanente, ou seja, aqueles com valor histórico documentos.
reconhecido pela sociedade.
45. (ESAF – DNIT 2013) A fase do programa de gestão
40. (Cespe IBRAM 2009) Segundo a lei 8159/91, a de documentos onde ocorre a eliminação de
gestão de documentos compreende o conjunto de documentos é conhecida como
procedimentos e operações técnicas referentes a a) conservação de documentos. b) destinação de
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento documentos.
de documentos em fase corrente e intermediária, c) produção de documentos. d) utilização de documentos.
visando à sua eliminação ou transferência para guarda
permanente. 46. (Cespe PRF 2012) A gestão de documentos envolve
operações técnicas como produção, tramitação, uso,
41. (Cespe TCE/RS 2013) De acordo com a lei que trata
avaliação e arquivamento.
da política nacional de arquivos públicos e privados, a
gestão documental compreende quatro fases básicas: 47. (Cespe MPU 2010) A produção, uma das fases
produção, acúmulo, utilização e destinação. básicas da gestão de documentos, engloba as seguintes
atividades de protocolo: recebimento, classificação,
42. (TJ/AL 2012) A fase da gestão de documentos que
registro, distribuição e tramitação dos documentos
compreende a elaboração do instrumento de
classificação dos documentos de arquivo é a da: 48. (Cespe SERPRO 2013) A atividade de expedição de
A destinação. B difusão. documentos, incluída na fase de utilização dos
C utilização D criação. E produção. documentos, não é parte do programa de gestão de
documentos.
43. (Cespe MPU 2010) Considera-se gestão de
documentos o conjunto de procedimentos e operações
Gabarito
1. F 2. V 3. F 4. F 5. F 6. F 7. V 8. F 9. a 10. a
11. V 12. F 13. V 14. V 15. V 16. F 17. V 18. V 19. V 20. F
21. V 22. F 23. F 24. F 25. F 26. V 27. B 28. V 29. F 30. d

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 31. F 32. F 33. V 34. F 35. V 36. c 37. F 38. F 39. F 40. F
41. F 42. c 43. V 44. V 45. b 46. V 47. F 48. F
Regras de Alfabetação
I)Nomes brasileiros b) Iniciais abreviadas de prenomes têm
a) Considera-se o último sobrenome e depois o precedência às demais, no caso de sobrenomes
prenome iguais.
Ex: Marcelo Silva Barbosa – Ex:
Escreve- se: ________________________ Ricardo Lima
R. Lima
Ordena-se:
_______________________
_______________________
c) Não se separam sobrenomes:
• Formados por substantivo e um adjetivo. Ex: José Vila Verde
• Ligados por hífen. Ex: Ana Beija-flor
• Exprimam grau de parentesco. Ex: Pedro Barbosa Neto
• Que possuam as partículas: São, Santo (a). Ex: André São Carlos
Ordena-se
_______________________
_______________________
_______________________
_______________________
d) Artigos, preposições, títulos e cargos não são considerados na alfabetação.
Ex: Senador Jorge Barros
Carla Almeida de Araújo
Ordena-se:
_______________________
_______________________
II - Nomes estrangeiros:
a) Considera-se o último sobrenome e depois o prenome:
Exemplos:
Pietro Rossi
Paul Smith
Ordena-se:
Rossi, Pietro
Smith, Paul
b) Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam.
Exemplos:
Al Ben-Hur
Akiko Yamamoto Sato
Ordena-se:
Akiko Yamamoto Sato
Al Ben-Hur
c) Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.
Ex: Juan Puentes García Escreve-se: Puentes García, Juan

III - Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer no final entre parênteses.
Exemplos: Ordena-se:
Sétima Conferência de Medicina Conferência de Medicina (Sétima)
III Congresso Nacional de Biblioteconomia Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)
2ºCongresso Brasileiro de Arquivologia Congresso Nacional de Biblioteconomia (III)

IV - Nomes de empresas são mantidos como se apresentam, artigos e preposições não são considerados na alfabetação.
Exemplos: Ordena-se:
Agência Nacional do Cinema
Agência Nacional de Petróleo
O Barateiro

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 Métodos de Arquivamento
I. Métodos Padronizados: dividem - se em variadex, automático e soundex. Estes dois últimos não têm aplicação prática nos arquivos brasileiros.
II. Métodos Básicos: dividem-se em alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.
Quadro Resumo - Métodos Básicos de Arquivamento
a) Alfabético: utiliza o nome como elemento principal de busca
b) Geográfico: utiliza a procedência ou o local de produção do documento como elemento principal de busca.
Por estado: Quando se organiza por estado, as capitais Por país: Quando se organiza por país, a capital deve vir Por cidade: Quando o principal elemento é a cidade e não o estado,
devem vir primeiro e as demais cidades vêm em seguida, primeiro e as demais cidades vêm em seguida, na ordem deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não
na ordem alfabética: alfabética: havendo destaque para as capitais. É imprescindível destacar entre
Minas Gerais Ex: Espanha parênteses o nome do estado, pois há cidades com o mesmo nome
Belo Horizonte Madri em diferentes estados.
Arinos Barcelona Ex: Araçatuba (SP)
Uberlândia Valência Brasília (DF)
Brasília (MG)
Curitiba (PR)
c) Numérico
Simples Atribuição de um número ao documento de acordo com a sua ordem de entrada ou de registro.
Cronológico Utiliza número e a data como forma de localização da informação.
Dígito-terminal Os documentos são arquivados conforme uma seqüência numérica composta de seis dígitos que são divididos em três pares, cuja leitura se dá da direita para a esquerda.
d) Ideográfico (assunto)
 sua aplicação depende da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais, portanto, é considerado de difícil aplicação.
 é aconselhado para as grandes massas documentais e variedade de assuntos.
Alfabético Dicionário Enciclopédico
 Assuntos isolados são dispostos alfabeticamente conforme a seqüência das  Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos
Indicado quando o volume e a letras alfabeticamente.
diversidade de assuntos da Exemplo: Exemplo:
documentação a ser arquivada Sistemas de arquivos Sistemas
são pequenos. Sistemas de biblioteca de arquivos
Sistemas de processamento de dados de bibliotecas
Venda de publicações de processamento de dados
Venda de publicações
Decimal Duplex
 Expansão limitada de classes (10),  Expansão ilimitada de classes,
Numérico  As subdivisões são representadas por “pontos”.  As subdivisões são representadas por “traços”.
Ex: 211 Cursos Ex: 2-1-1 Cursos
211.1 Extensão 2-1-1-1 Extensão
211.2 Formação 2-1-1-2 Formação
Unitermo
Criam-se fichas a partir de termos utilizados pela instituição. Cadastra, na ficha, os números dos documentos que contêm a palavra nela registrada.

Noções de Arquivologia – Professor Darlan 5

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