EMISSÃO DE DIPLOMAS PELO PORTAL

1. HOMOLOGAÇÃO
a. Entrar no Portal pelo Google Chrome e verificar as solicitações de diplomas.
b. Abrir o Excel na Aba “Diplomas a emitir” e colar as informações.
c. Homologar as solicitações de acordo com os critérios, colocando a informação
“OK” na coluna ‘Situação’ do Excel.
d. Observar principalmente se coincidem: nome, data de nascimento, local de
nascimento.
e. Se houver dúvida na grafia do nome (se tem acento ou não, se tem ‘~’ ou não),
colocar na coluna ‘Situação’ do Excel “Aguardar” e mandar e-mail para a pessoa
para tirar a dúvida. O e-mail se consegue pelo POSGRAD.
f. Se o aluno tiver feito graduação na UFRGS, não precisa ter anexado o diploma.
g. Se o aluno for estrangeiro, o diploma não precisa ter sido enviado com o verso,
pois muitas vezes não tem informação atrás.
h. Não homologar os pedidos que estão irregulares e colocar “Devolvido” na coluna
‘Situação’ do Excel.
i. No outro dia, antes de copiar outros nomes para a planilha, ver se não tem alguém
que reenviou o pedido, para não ficar o mesmo nome duas vezes. Se tiver tudo
certo com o pedido de quem reenviou, basta mudar de ‘Devolvido’ para ‘ok’ na
coluna ‘Situação’ do Excel.
j. Depois de vistos os reenvios, colar os nomes no Excel e fazer os mesmos
procedimentos anteriores.
2. GERAR REGISTROS
a. Geralmente, na quinta-feira, os diplomas têm seus registros criados no dia da
impressão.
b. Antes de gerar o registro, verificar se o número de registros a serem gerados bate
com o número de nomes do Excel.
3. EMITIR DIPLOMAS
a. Emitir os diplomas prestando atenção nas autoridades em exercício.
b. Se o diploma for impresso em dia diferente do dia da geração do registro, observar
se o Reitor do dia da impressão coincide com o Reitor que estava no dia da
geração do diploma.
c. Imprimir os diplomas na sequência do Excel. Se não tiver achando algum, procurar
nos anos anteriores.
d. Trocar de ‘ok’ para ‘Impresso’ na coluna ‘Situação’ do Excel.
e. Após tudo impresso, copiar os nomes para a aba “Diplomas Emitidos”.
f. No portal, na aba ‘Editar dados de diplomas’, colocar o número da casa da moeda.
Se não tiver achando algum, procurar nos anos anteriores.
 EMISSÃO DE DIPLOMAS POR PROCESSO

1. QUANDO ALGUÉM LIGA ANTES DE PEDIR

a. Pede pra pessoa mandar um email fazendo o pedido, informando o nome
completo, a área (PPG) e a data aproximada da conclusão.
b. Procurar por todos os meios se a pessoa já não teve um diploma feito antes, pois
muita gente não se lembra que já pegou.
i. Olhar pelo POSGRAD (povo a partir de 2004).
ii. Olhar pelo sistema de Protocolo de Processos.
iii. Olhar no índice dos livros de Registros se for muito antigo (planilha excel).
c. Se nunca teve diploma, mandar orientações de 1ª via por processo (que é feito
junto ao PPG)
d. Se já tiver 2ª via, mandar orientações de 2ª via por processo (tem e-mails
anteriores já feitos assim.. Só achar um e CTRL+C, CTRL+V.
2. QUANDO O PROCESSO JÁ CHEGA SEM TEREM CONSULTADO ANTES
a. Antes de efetivamente fazer o que ela pediu, verificar se é caso mesmo de 1ª via
ou 2ª via.
b. Confirmando qual é o caso, seguir conformes itens c ou d do item 1 anterior.
À Secretaria do Gabinete/Gabinete

Prezados Colegas,

Este diploma é para o professor DANILO BLANK assinar, em vez do professor Rui, pois
é urgente.

Coloquei uma observação no verso de que o diploma está sendo assinado na data de
hoje (13/02/2019), e não na data de confecção do mesmo (11/02/2019), em razão da
urgência solicitada pela aluna.

Agradeço a compreensão e fico à disposição para esclarecimentos (3308-1979).

Obrigado!

Jadder Freitas Souza

Div. de Diploma de Graduação