TSST

A4 | Técnicas de Informação,
Comunicação e Negociação

Formador: António Pinto

 Técnico Superior de Segurança no Trabalho

Informação

A informação é um conjunto
organizado de dados, que
constitui uma mensagem sobre
um determinado fenómeno ou
2
evento. A informação permite
resolver problemas e tomar
decisões, tendo em conta que o
seu uso racional é a base do
conhecimento. Como tal, outra
perspetiva indica-nos que a
informação é um fenómeno que
confere significado ou sentido às
coisas, já que através de códigos e
de conjuntos de dados, forma os
modelos do pensamento humano.

Existem diversas espécies que comunicam entre si através da transmissão de informação para a
sua sobrevivência; a diferença para os seres humanos reside na capacidade de criar códigos e
símbolos com significados complexos, que conformam a linguagem comum para o convívio em
sociedade. Os dados são percecionados através dos sentidos e, uma vez integrados, acabam por
gerar a informação necessária para produzir o conhecimento. Considera-se que a sabedoria é a
capacidade para julgar corretamente quando, como, onde e com que objetivo se aplica o
conhecimento adquirido.

Os especialistas afirmam que existe uma relação indissolúvel entre a informação, os dados, o
conhecimento, o pensamento e a linguagem. Ao longo da história, a forma de armazenamento e
o acesso à informação foi variando. Na Idade Média, o principal património encontrava-se nas
bibliotecas dos mosteiros. A partir da Idade Moderna, graças ao nascimento da imprensa, os
livros começaram a ser fabricados em série e surgiram os jornais. Já no século XX, apareceram os
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meios de comunicação de massa (televisão, rádio) bem como as ferramentas digitais resultantes
do desenvolvimento da Internet.

A Informação assume, hoje em dia, uma importância crescente. Ela torna-se fundamental a nível
da empresa na descoberta e introdução de novas tecnologias, exploração das oportunidades de
investimento e ainda na planificação de toda a atividade industrial. A gestão de Sistemas de
Informação e a sua inserção na estratégia empresarial são um fator chave na criação de valor
acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detetar
3
novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defendê-la de ameaças
provenientes da concorrência.

INFORMAÇÃO

O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou

algo relacionado com comunicação, mas na realidade existem muitas e variadas definições de
informação, cada uma mais complexa que outra. Podemos também dizer que Informação é um
processo que visa o conhecimento, ou, mais simplesmente, informação é tudo o que reduz a
incerteza... Um instrumento de compreensão do mundo e da ação sobre ele.

A informação tornou-se uma necessidade crescente para qualquer setor da atividade humana e é-
lhe indispensável mesmo que a sua procura não seja ordenada ou sistemática, mas resultante
apenas de decisões casuísticas e/ou intuitivas. Uma empresa em atividade é, por natureza, um
sistema aberto e interativo, suportado por uma rede de processos articulados, onde os canais de
comunicação existentes dentro da empresa e entre esta e o seu meio envolvente são irrigados
por informação. Atualmente, as empresas estão rodeadas de um meio envolvente bastante
turbulento com características diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em
alguns casos, a mudança é a única constante.

INFORMAÇÃO é m instrumento de compreensão

do mundo e da ação sobre ele
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Por conseguinte, o turbilhão de acontecimentos externos obriga as organizações a enfrentar

novas situações, resultado de mudanças nas envolventes do negócio e que constituem ameaças
e/ou oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decisões hoje, exija a qualquer
empresário ou gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia. O aumento da
intensidade da concorrência e da complexidade do meio ambiente fazem sentir, no mundo
empresarial, a necessidade de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de
otimizar a sua utilização.
4
O aumento do comércio internacional, fruto da crescente interligação entre nações, a expansão
do investimento no exterior e a tendência da homogeneização dos padrões de consumo fazem
com que o mundo seja encarado como um só mercado, em que as empresas têm de conviver com
a competição internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos
mercados externos por forma a aproveitar as novas oportunidades de negócio.

Assim, a empresa ao atuar num mundo global está em estado de "necessidade de informação"
permanente, a vários níveis, pelo que a informação constitui o suporte de uma organização e é
um elemento essencial e indispensável â sua existência. A aceitação deste papel, pelos dirigentes
de uma organização, pode ser um fator perentório para se atingir uma situação de excelência:
quem dispõe de informação de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no
momento certo, adquire vantagens competitivas mas a falta de informação dá aso a erros e á
perda de oportunidades.

A informação constitui o suporte de uma organização e é um

elemento essencial e indispensável â sua existência
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A informação tornou-se tão importante que já em 1993 (Drucker) se defendia o primado da

informação como a base e a razão para um novo tipo de gestão, em que a curto prazo se
perspetiva a troca do binómio capital/trabalho pelo binómio informação/conhecimento como
fatores determinantes no sucesso empresarial. Caminha-se para a sociedade do saber onde o
valor da informação tende a suplantar a importância do capital. A informação e o conhecimento
são a chave da produtividade e da competitividade.

MUDANÇA DE PARADIGMA
5
Capital / Trabalho Informação / Conhecimento

A gestão moderna exige que a tomada de decisão seja feita com o máximo de informação. O
conhecimento adquirido pelo savoir-faire deixa de ser suficiente, uma vez que o meio ambiente
empresarial onde as empresas operam apresenta características diferentes daquelas a que
estavam habituados e é bastante turbulento. Se em ambientes mais estáveis a informação
assumia o papel de redutora de incerteza, cada vez mais a atualização se apresenta como um
fator crítico de sucesso. Da observação deste cenário, somos levados a afirmar que todas as
empresas deverão fazer uma reestruturação organizacional em torno da informação. Tal como
acontece num jogo de uma modalidade desportiva, em que só há um primeiro lugar para o mais
forte, apesar de todos os concorrentes terem a oportunidade de o poder ocupar, no mundo do
negócio só é possível auferir dessas oportunidades, saindo vitorioso, se houver uma conjugação
coerente de tempo, perícia e esforços que garantam uma seleção de informação adequada e uma
otimização da sua utilização. É aqui que deve ter lugar a gestão de tecnologias de informação,
consideradas como uma nova e importante fonte de vantagem competitiva.

Se em ambientes mais estáveis a informação

assumia o papel de redutora de incerteza,
cada vez mais a atualização se apresenta
como um fator crítico de sucesso
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GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Segundo Greewood, "a informação é considerada como o ingrediente básico do qual dependem
os processos de decisão", mas se, por um lado, uma empresa não funciona sem informação, por
outro, é importante saber usar a informação e aprender novos modos de ver o recurso
informação para que a empresa funcione melhor, isto é, para que se torne mais eficiente. Assim,
quanto mais importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto 6
mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir os seus objetivos.

A informação é considerada como o ingrediente básico do

qual dependem os processos de decisão

Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informação e os dados donde ela provém, são,
para a organização, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constituiu o
objetivo da Gestão da Informação. Para que esta gestão de informação seja eficaz, é necessário
que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de
informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo
correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados.
Gerir a informação é, assim, decidir o que fazer com base em informação e decidir o que fazer
sobre informação. É ter a capacidade de selecionar, de um repositório de informação disponível,
aquela que é relevante para uma determinada decisão e, também, construir a estrutura e o design
desse repositório.

A gestão da informação tem como objetivo apoiar a política global da empresa, na medida em
que torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os vários subsistemas que a
constituem; apoia os gestores na tomada de decisões; torna mais eficaz o conhecimento do meio
envolvente; apoia de forma interativa a evolução da estrutura organizacional, a qual se encontra
em permanente adequação às exigências concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da
organização, do seu projeto e dos seus produtos, através da implantação duma estratégia de
comunicação interna e externa.
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Em suma, a gestão da informação é entendida como a gestão eficaz de todos os recursos de

informação relevantes para a organização, tanto de recursos gerados internamente como os
produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessário, à tecnologia de informação.

GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Depende de um conjunto de políticas coerentes que
possibilitem o fornecimento de informação relevante
Consiste em decidir o que fazer com base em informação e
7
decidir o que fazer sobre informação
Garante o fornecimento de informação com qualidade,
suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo
correto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por
parte dos utilizadores autorizado
Apoia a política global da empresa
Torna mais eficiente o conhecimento e a articulação entre os
vários subsistemas que constituem a informação
Apoia os gestores na tomada de decisões
Torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente
Apoia de forma interativa a evolução da estrutura
organizacional, a qual se encontra em permanente adequação
às exigências concorrenciais
Ajuda a formar uma imagem da organização, do seu projeto e
dos seus produtos
Consiste na gestão eficaz de todos os recursos de informação
relevantes para a organização

Na gestão de uma unidade económica, que tem por base a obtenção e utilização de recursos de
forma eficiente, para se atingir os objetivos organizacionais, é necessário informação a três níveis,
segundo 3: estratégico, operacional e tático.
Nível
Estratégico

Nível
INFORMAÇÃO
Operacional

Nível Tático
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Neste sentido, à medida que descemos na pirâmide hierárquica organizacional a especificidade

aumenta, pois é necessário resolver problemas mais específicos de determinada tarefa, enquanto
no nível de topo as preocupações são mais gerais, afetando a generalidade das funções da
organização:

 Nível Estratégico (nível de topo) - São tomadas decisões estratégicas; são complexas e
exigem informação bastante variada e ao nível das relações da organização/meio
envolvente, não se exige muita especificidade. Estão incluídas nela a definição dos
8
objetivos e a elaboração de políticas gerais da organização. A informação provém de
fontes externas à organização e também dos outros níveis hierárquicos.
 Nível Tático (nível intermédio) - Onde têm lugar as decisões táticas e que exigem
informação pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na
interpretação da informação, que provém de fontes internas e sendo obtida com alguma
frequência.
 Nível Operacional (nível de base) - Aqui são tomadas as pequenas decisões ou as decisões
operacionais. Decisões para problemas bem definidos cuja resolução é, muitas vezes,
baseada em dados factuais programáveis e através da aplicação de rotinas informáticas.
São necessárias informações pormenorizadas e bem definidas, provenientes
essencialmente do sistema interno, com vista a ações imediatas.

A gestão da informação deve assentar num Sistema de Informação desenvolvido à medida das
necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulação dos vários
subsistemas que a constituem (entendida como um sistema global) e os sistemas envolventes, na
medida em que efetua o processamento de dados provenientes de múltiplas fontes, gerando
informação útil e em tempo real à gestão e à tomada de decisão na empresa por forma a criar
vantagens competitivas do mercado.

A gestão da informação, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a
gestão estratégica e a aplicação das Tecnologias de Informação nas empresas, procura, em
primeiro lugar, tentar perceber qual a informação que interessa à empresa, para de seguida,
definir processos, identificar fontes, modelar sistemas. E as novas Tecnologias de Informação são
os instrumentos que vieram permitir gerir a informação em novos moldes, agilizando o fluxo das
informações e tornando a sua transmissão mais eficiente (gastando menos tempo e menos
recursos) e facilitando, por sua vez, a tomada de decisão.
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SISTEMAS DE INFORMAÇÃO/TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO (SI/TI)

A necessidade de racionalizar a informação advém do facto das organizações terem de se

confrontar com a incerteza e os eventos desordenados provenientes tanto do interior como do
exterior e contudo providenciar um esquema conceptual claro, operacional e bem definido para
os participantes. Quanto mais global e estruturado for o sistema de informação, entendido como
um conjunto de meios humanos e técnicos, dados e procedimentos, articulados entre si, com
vista a fornecer informação útil para a gestão das atividades da organização onde está inserido e
9
quanto melhor representar a organização em funcionamento, mais flexível poderá ser essa
organização, na medida em que o SI vai atuar sob a forma de análise da organização e seus
sistemas envolventes. O SI vai raiar como um instrumento de mudança estratégica na estrutura
organizacional, colocando novos desafios e exigindo a utilização de novas metodologias com a
presença de TI, na medida em que estas constituem um potencial de desenvolvimento para as
organizações.

As TI impulsionam o progresso,
conduzem a inovações, aumentam a
riqueza e atraem novos investimentos.
Em simultâneo, permitem um aumento
da eficiência e a redução dos preços bem
como melhorar os serviços ao cliente, a
qualidade e a variedade dos produtos. As
TI são ferramentas essenciais na criação
de sistemas de informação integrados e coordenados. Como refere Zorrinho (1995, p.20), "a
gestão da informação é uma função que conjuga a gestão do sistema de informação e do sistema
informático de suporte com a conceção dinâmica da organização num determinado contexto
envolvente". E hoje, mais do que nunca, os gestores têm que estar sensibilizados para o facto de
o planeamento estratégico dos SI ser um fator chave da criação de valor acrescentado e das
vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a destetar novas oportunidades
e criar vantagens competitivas, por outro lado, ajudam a defendê-la de ameaças provenientes da
concorrência. É neste âmbito que o binómio SI/TI deve ser considerado no processo de
formulação estratégica do negócio e sempre na perspetiva de poder dar um contributo positivo
para uma melhor estratégia.
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Ao nível dos SI, são definidas as necessidades de informação e sua aplicação no negócio,
baseadas numa análise da organização e do seu meio envolvente, bem como na análise da
estratégia global da organização. Ao nível das TI, é estabelecido qual o seu contributo para o
processamento de informação e para a satisfação das necessidades informacionais e
aplicacionais, bem como o desenvolvimento de sistemas e criação de vantagens competitivas
para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na estratégia dos SI. Estas estratégias (dos
SI e TI) devem estar fortemente inter relacionados e em permanente consonância com a
estratégia global da organização, com o desenvolvimento do SI/TI a ser liderado pela gestão de 10
topo e baseado nas necessidades de informação da empresa que mais contribuam para o seu
benefício no longo prazo.

IMPACTE DOS SI/TI NAS ORGANIZAÇÕES

A introdução de SI/TI numa organização irá provocar um conjunto de alterações, nomeadamente

ao nível das relações da organização com o meio envolvente (analisado em termos de eficácia) e
ao nível de impactos internos na organização (analisados através da eficiência). As TI são um
recurso valioso e provocam repercussões em todos os níveis da estrutura organizacional: ao nível
estratégico, quando uma ação é suscetível de aumentar a coerência entre a organização e o meio
envolvente, que por sua vez se traduz num aumento de eficácia em termos de cumprimento da
missão organizacional; aos níveis operacional e administrativo, quando existem efeitos
endógenos, traduzidos em aumento da eficiência organizacional em termos de opções
estratégicas. No entanto, ao ser feita esta distinção, não significa que ela seja estanque,
independente, pois existem impactes simultâneos aos vários níveis: estratégico, operacional e
tático.
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Um estudo realizado por Ventura (1992) permite uma análise mais pormenorizada destes
impactes, ao nível da relação da organização com o meio envolvente (clientes; concorrentes;
produtos; fornecedores e organismos da Administração Pública) e ao nível interno das
organizações.

Assim, temos que os SI permitem às organizações a oferta de produtos a preços mais baixos que,
aliados a um bom serviço e à boa relação com os clientes, resultam numa vantagem competitiva
adicional, através de elementos de valor acrescentado cujo efeito será a fidelidade dos clientes. A
11
utilização de SI pode provocar, também, alterações nas condições competitivas de determinado
mercado, em termos de alteração do equilíbrio dentro do sector de atividade, dissuasão e criação
de barreiras à entrada de novos concorrentes. Os SI/TI permitem, ainda, desenvolver novos
produtos/serviços aos clientes ou diferenciar os já existentes dos da concorrência e que atraem o
cliente de forma preferencial em relação à concorrência. A utilização de alta tecnologia vai
permitir uma relação mais estreita e permanente entre empresa e fornecedores, na medida em
que qualquer pedido/sugestão da parte da empresa é possível ser atendido/testado pelos
fornecedores.

A tecnologia permitiu uma modificação na maneira de pensar e de agir dos produtores e

consumidores. As relações com a Administração Pública vêm melhoradas na medida em que
permite reduzir a burocratização de procedimentos existentes entre Organização/Administração
Pública, procurando melhorar o cumprimento das obrigações legais das organizações e de forma
atempada, através da transmissão de informação por via magnética. As Tecnologias de
Informação têm reconhecidamente impactes ao nível interno das organizações: na estrutura
orgânica e no papel de enquadramento/coordenação na organização; a nível psico- sociológico e
das relações pessoais; no subsistema de objetivos e valores das pessoas que trabalham nas
organizações; bem como no subsistema tecnológico.

Os maiores benefícios aparecem quando as estratégias organizacionais, as estruturas e os

processos são alterados conjuntamente com os investimentos em TI. O verdadeiro poder das TI
está em "reestruturar as relações nas redes empresariais para aproveitar um leque mais vasto de
competências. As Ti permitem assim, ultrapassar todo um conjunto de barreiras na medida em
que existe uma nova maneira de pensar, pois em tempo real é possível às empresas agir e reagir
rapidamente aos clientes, mercados e concorrência.
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CONCLUSÃO

À escala das organizações, a informação é um fator decisivo na gestão por ser um recurso
importante e indispensável tanto no contexto interno como no relacionamento com o exterior.
Quanto mais fiável, oportuna e exaustiva for essa informação, mais coesa será a empresa e maior
será o seu potencial de resposta às solicitações concorrenciais. Alcançar este objetivo depende,
em grande parte, do reconhecimento da importância da informação e do aproveitamento das
oportunidades oferecidas pela tecnologia para orientarem os problemas enraizados da
12
informação.

A revolução da Informação exige, assim, mudanças

profundas no modo como vemos a sociedade na
organização e sua estrutura, o que se traduz num
grande desafio: aproveitar as oportunidades,
dominando os riscos inerentes ou submeter-se aos
riscos com todas as incertezas que acarretam.

Na chamada Sociedade de Informação, esta possui um efeito multiplicador que dinamizará todos
os sectores da economia, constituindo, por sua vez, a força motora do desenvolvimento político,
económico, social, cultural e tecnológico. O acesso à informação e a capacidade de, a partir desta,
extrair e aplicar conhecimentos são vitais para o aumento da capacidade concorrencial e o
desenvolvimento das atividades comerciais num mercado sem fronteiras. As vantagens
competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de comunicação e sistemas
informáticos que interconectem empresas, clientes e fornecedores.
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Preparação e Gestão de Reuniões

Há formas de tirar o melhor partido das reuniões. Um dos segredos é levar os participantes a
darem o seu contributo e participarem ativamente no cumprimento dos objetivos do encontro.
Isto porque quando as reuniões não correm bem, os participantes consideram que o gestor não é
um bom moderador e podem pôr em causa as suas qualidades como chefe de equipa. É o líder
13
que deve estabelecer a ordem do dia e dá-la a conhecer antecipadamente e fazer com que os
participantes não cheguem de mãos a abanar, sem se terem preparado previamente.

ABORDAGEM EVOLUTIVA DAS REUNIÕES

Atualmente, considera-se que as reuniões devem ser menos frequentes e mais curtas, sendo mais
produtivas. Algumas teorias adotam uma abordagem evolutiva do grupo de trabalho ao longo
das reuniões, que passa pelas seguintes etapas:

Infância: Representa o momento em que os participantes estão juntos pela primeira vez. É
preciso enunciar claramente as regras a respeitar, nomeadamente: a pontualidade, o tipo de
preparação necessária e como se pretende que o encontro se desenrole.

Na adolescência, os participantes exaltam-se. É neste período que o moderador deve reforçar o

controlo e canalizar a energia dos participantes para áreas específicas. Mais tarde, a reunião passa
por uma fase adulta em que o animador se torna apenas um facilitador.

Maturidade: Quando o grupo se reúne regularmente, a reunião entra rapidamente num período
de maturidade, em que, na teoria, o animador já não é indispensável. Os participantes conhecem-
se bem, estão habituados a terem reuniões juntos e o clima gerado é de menos tensão.
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COMO REALIZAR UMA REUNIÃO DE SUCESSO

Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco
primeiros minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais ativamente, caso
contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na
discussão. As fases seguintes foram testadas por especialistas como as mais eficazes para realizar
a reunião perfeita. 14

Fase 1: Antes da reunião

a) Fazer um plano

Construa um plano objetivo para as reuniões. Estabeleça uma agenda respondendo às seguintes
perguntas:

 Qual é o objetivo da reunião?

 Pretende fornecer informações à equipa ou comunicar uma decisão?
 Precisa de opiniões sobre um assunto ou ajuda para resolver um problema?
 Qual é o resultado esperado da reunião? Pense no assunto como uma frase do tipo:
"Quero que as pessoas saiam depois de perceberem a nova política, para que aprovem o
orçamento necessário" ou "Preciso de uma lista de recomendações para poder tomar
uma decisão sobre o problema X".
 A reunião é a melhor forma de ocupar o tempo das pessoas para atingir os objetivos
propostos ou existem meios mais adequados (telefone, e-mail, etc.)?
 Quem precisa de estar presente? Como preparar a informação para as pessoas que não
precisam de estar presentes?
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b) Divulgar o plano da reunião

Depois de responder a estas perguntas e estabelecer uma agenda, é preciso divulgar o plano com
antecedência, incluindo:

 Hora da reunião;
 Local;
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 Objetivos e assuntos a serem discutidos;
 Resultados esperados;
 Preparação necessária por parte de cada um dos participantes

c) Antecipar o que pode correr mal

Mais vale prevenir - com algum tempo passado no planeamento - do que remediar - devido a
horas de má preparação ou à falta dela. A maior parte daquilo que corre mal nas reuniões deve-se
a mal entendidos face aos objetivos ou a receios provocados por uma falta de clareza na sua
apresentação prévia a todos os participantes. Para evitar que isto aconteça:

Melhore o seu planeamento: Não deixe de pedir a ajuda aos outros participantes ou até a colegas
seus que estejam mais familiarizados com o processo de planeamento e condução de reuniões.

Tente reunir consenso: Consiga o consenso sobre regras básicas para que todos apoiem as
tarefas programadas e não se dispersem.

Defina o tempo de intervenção: Para que não

seja mal-entendido se tiver que interromper
um participante que está a tentar monopolizar
o tempo de conversa, no início da reunião,
pode anunciar o tempo médio de intervenção
da cada pessoa.
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Fase 2: Durante a reunião

Chegado o momento de lançar os temas em discussão, não "largue as rédeas" nem deixe que ela
se comece a desenrolar para assuntos e áreas indesejadas e irrelevantes. Controle cada momento.
Em seguida, são apresentadas as regras que deverá cumprir durante a reunião e as formas como
deverá lidar com os comportamentos dos vários participantes.
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a) Cumpra as regras

São normas simples, mas que o farão sentir-se mais

confortável na sua função e que o farão passar uma
imagem mais profissional.

 Utilizar uma agenda: A agenda será uma linha

de orientação durante o desenrolar da reunião.
Pode utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a aproximar dos pontos de
transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram discutidos.

 Ter o material certo à mão: O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada
participante uma folha com a ordem de trabalhos e um bloco onde eles poderão tirar
notas. Enquanto decorre a reunião, utilize, por exemplo um bloco de folhas gigantes,
onde alguém irá escrevendo os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que
todos os participantes os possam ver. Desta forma, manterá a informação à disposição de
todos, promoverá o debate e transmitirá autoconfiança aos participantes.

 Evitar a dispersão: Se for o líder ou moderador da reunião, esteja atento à discussão e

volte aos pontos essenciais sempre que nota que há dispersão entre os participantes. O
importante é procurar os pontos de consenso, pontos já percebidos e pontos-chave,
perdendo o tempo necessário para clarificar mal-entendidos antes de passar para a
frente. Eleja ou peça a um voluntário para ir registando as opções apresentadas e os
consensos. Termine a reunião com um resumo das conclusões e especificando as etapas
seguintes. Rotatividade de funções: Poderá estabelecer um sistema rotativo em que um
participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião.
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b) Controle os comportamentos

O papel do facilitador ou moderador de uma reunião também passa por saber controlar
comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos participantes
perturbam as reuniões e a sua eficácia. Em seguida, são apresentados os principais tipos de
pessoas que poderá ter numa reunião e algumas técnicas de intervenção que permitem dissipar a
tensão:

 Os agressivos: Alguns quadros tentam tomar o lugar do animador, agredindo-o para 17

afirmar a sua autoridade: "Estamos a perder tempo. Só há uma solução possível (…)
Vamos mas é fazer isto (…) " A melhor estratégia é aliar-se a eles, valorizando-os, por
exemplo: "Deixe-me interrompê-lo um minuto: é óbvio que domina o assunto. Mas como
sabe, não é o caso de todos os que estão aqui. Seria por isso útil ouvir os outros
participantes".

 Os que estão distraídos: Se houver muitas conversas periféricas, convide as pessoas a

partilharem os seus pontos de vista com os outros participantes. Quando todos falam
com o vizinho, o melhor é levantar-se e escrever no quadro um resumo dos pontos
discutidos. Ver o animador a escrever capta a atenção do grupo que acaba por sossegar.
 Os que monopolizam: Os participantes que monopolizam a discussão ou falam muito
tempo podem ser interrompidos numa pausa do seu discurso. Como? O animador resume
a intervenção e relança o debate no grupo.

 Os tímidos: Os participantes mais tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já
discutiram em privado com o animador. Como conhecem o tema, ganham confiança com
esta solicitação e podem opinar sobre outros pontos.
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Fase 3: Após a reunião

Se acabou a reunião nos prazos previstos, ganhará o respeito dos participantes. E conquistá-los-á
ainda mais pela positiva se lhes enviar rapidamente o feedback da reunião. Faça circular os
resultados e as principais conclusões rapidamente, com as decisões, as próximas etapas e a
próxima reunião com dia e hora marcadas.

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Resumindo…

•Planeie
ANTES
•Divulgue
Fase 1 •Antecipe

•Cumpra DURANTE
•Controle
Fase 2

DEPOIS
•Divulgue
Fase 3
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Divulgação de Informação

Como vimos, existem diversas formas de divulgar e transmitir informações. Sendo a visão um dos
sentidos que mais capta os estímulos provenientes do meio, os cartazes são uma meio rápido,
fácil e privilegiado de transmitir informação e um veículo privilegiado de informação.

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COMO FAZER UM CARTAZ?

O cartaz é um meio de comunicação mista: palavras e imagens que em conjunto pretendem

comunicar uma mensagem.

QUE PRECISO?

Primeiro, precisa de definir muito bem o que quer fazer. Para isso há três aspetos em que deve
pensar:

 O tema: deve-se escolher um só assunto por cada cartaz.

 O slogan: a mensagem do cartaz deve ser curta e sugestiva. Pense numa frase que tenha
entre 5 e 7 palavras, no máximo.
 A imagem: é o mais importante na transmissão da mensagem. Deve ser sugestiva e de
cores contrastantes.
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REGRAS A SEGUIR:

1. Dividir o espaço útil do papel em três zonas. A colocação dos elementos (slogan, imagem
e texto) deve ser feita de modo a proporcionar um equilíbrio com mais movimento
(dinâmico) ou com menos movimento (estático) conforme o teu objetivo.
2. O tamanho das letras deve diminuir, consoante é título, texto ou legenda.
3. O texto deve ter frases curtas e letras bem legíveis.
4. As imagens devem ter legendas, quando se justifica.
20
5. Os espaços vazios são importantes. São eles que vão fazer sobressair a ilustração e a
mensagem do cartaz.
6. O espaço ocupado pelo texto deve ser menor do que o espaço ocupado pela imagem.
7. Poderá destacar palavras ou frases, recorrendo a diferentes estilos, tamanhos ou cores. A
sua cor deverá contrastar com a cor do fundo para que as palavras sejam bem legíveis.
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OUTRAS DICAS PARA FAZER CARTAZES

O cartaz serve para motivar ou divulgar, para isso ele deve ser bem apresentado.

 Atraente: as pessoas passam apressadas e só um cartaz interessante pode chamar-lhes a

atenção.
 Simples: para ser entendido rapidamente. A mensagem deve ser clara, breve, precisa.
Tratar de um só assunto, eliminando o que não for essencial.
 Ilustração: a ilustração deve ser autoexplicativa. Use apenas símbolos que se identifiquem 21
facilmente com a mensagem.
 Texto: poucas palavras, mas bem significativas e adequadas ao público-alvo. A letra deve
ser bem legível.
 Cor: o cartaz deve apresentar cores vivas e contrastantes, exatamente para chamar a
atenção do público.
 Distribuição dos elementos: texto e gravura devem ser distribuídos de forma agradável.