Vá direto ao assunto

S T UA RT R . LEV I N E
Autor de Seis fundamentos do sucesso profissional

Vá direto ao assunto
100 regras para se tornar mais eficiente
e recuperar o tempo perdido
 Título original: Cut to the Chase
Copyright © 2006 por Stuart Levine & Associates LLC
Copyright da tradução © 2009 por GMT Editores Ltda.
Todos os direitos reservados.
Publicado em acordo com Currency/Doubleday, uma divisão da
Random House, Inc.
Foto da p. 115 © DLILLC / Corbis

tradução
Maria Alice Capocchi
preparo de originais
Melissa Lopes Leite
revisão
Ana Grillo
Luis Américo Costa
Sérgio Bellinello Soares Para Harriet, cheia de energia, paixão e amor.
projeto gráfico e diagramação
Valéria Teixeira
Para Jesse, a vívida expressão de força e de valores.
capa Para Elizabeth, sincera, atenciosa e determinada.
Miriam Lerner
pré-impressão
ô de casa Vocês me inspiram todos os dias.
impressão e acabamento Ir direto ao assunto nada mais é do que
Bartira Gráfica e Editora S/A
uma estratégia para ficar mais tempo com vocês.

CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO-NA-FONTE
SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ
L645v Levine, Stuart R.
Vá direto ao assunto / Stuart R. Levine [tradução de
Maria Alice Capocchi]. – Rio de Janeiro: Sextante, 2009.

Tradução de: Cut to the Chase

ISBN 978-85-7542-452-0

1. Eficiência organizacional. 2. Autogerenciamento

(Psicologia). 3. Administração do tempo. 4. Relações
humanas. I. Título.

CDD 650.11
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www.sextante.com.br
 SUMÁRIO

PREFÁCIO 11

COMECE AGORA! 13
1. Vá direto ao assunto 14
2. Simplesmente comece 16
3. Chegue mais cedo e saia do trabalho na hora certa 17
4. O.k., entendi 19
5. Os primeiros 20 minutos 20
6. “Socorro!” 21
7. Supere o problema 22
8. O mundo não gira ao seu redor 23
9. O que está tirando seu sono? 24
10. Não esconda sua paixão 26

PENSE COM CLAREZA 27

11. Tenha um propósito em mente antes mesmo de começar 28
12. Concentre-se em uma tarefa de cada vez 29
13. Primeiro, organize-se 31
14. Suposições podem ser desastrosas 32
15. Organize suas idéias em marcadores 33
16. Confie na sua intuição 34
17. Estime quanto tempo cada tarefa irá demandar 35
18. Adapte a mensagem ao público-alvo 36
19. Analise as razões de seus sucessos 38

ACELERE! 39
20. Uma boa largada 40
21. Cada segundo vale ouro 41
22.Tenha consciência de como as tarefas são 49. Sua presença é mesmo indispensável? 79
realmente cumpridas 42 50. Torne-se um especialista em reuniões de 10 minutos 80
23. Mantenha o foco e o ritmo de trabalho 43 51. Consiga o apoio das pessoas-chave 81
24. Acerte os passes 45 52. Mantenha-se na direção certa 83
25. Consenso não é tudo 46 53. Passe a palavra 84
26. Diminua as distâncias 47 54. Faça uma pré-reunião 85
27. Apele para o “egoísmo esclarecido” de seus colegas 49 55. Faça uma pós-reunião 86
28. Faça como o marceneiro: meça duas vezes e depois corte 51 56. Mantenha contato 87
29. Não deixe as coisas “no ar” 52 57. Conclua a reunião no momento oportuno 89
30. Tenha sempre um plano B 53 58. Saiba reconhecer quando tudo já foi dito 90
31. Antecipe-se às mudanças 54
32. Para ganhar tempo, diminua o ritmo 56 SIGA ADIANTE 91
59. Analise o panorama geral 92
SEJA DIRETO 57 60. Conheça suas fraquezas, mas concentre-se em suas forças 94
33. Mostre às pessoas como seu tempo é valioso 58 61. Pense três passos à frente 96
34. O tempo dos outros é tão precioso quanto o seu 59 62. Não deixe sua carreira estagnar 98
35. Entenda o que estão pedindo a você 61 63. Crie oportunidades 99
36. Se você precisa de algo, peça 62 64. Delegue 101
37. Não doure a pílula 64 65. A vida é uma eterna negociação 103
38. Vá direto ao assunto, mas sem estressar ninguém 65 66. Espere pelo momento certo 104
39. Certifique-se de que todos tenham o mapa 66 67. Perceba quando não se pode esperar 105
40. Diga a todos o que vai “cair na prova” 68 68. Se você precisa de um baterista, contrate um baterista 107
41. Conheça seu estilo de trabalho – e o dos outros também 69 69. Não deixe de contratar alguém por receio de perdê-lo logo 108
42. Mal-entendidos não se desfazem sozinhos 71
43. Chega de enrolação! 72 ELIMINE OS EXCESSOS 109
44. “Proibido jogar conversa fora” 73 70. Decida o que não precisa ser feito 110
45. Não se pode agradar a todos 74 71. Adicione subtraindo 111
72. Corte pela metade 112
FAÇA REUNIÕES MAIS INTELIGENTES 75 73. Um marcador de texto é mais poderoso que uma espada 113
46. As pessoas detestam reuniões por uma razão específica 76 74. Uma imagem vale mais que mil palavras 115
47. Toda conversa deve ter um propósito 77 75. Conte uma história 116
48. 120 segundos e... tchau! 78 76. Em execução. Pendente. Finalizado 118
77. Comece pela conclusão 119
78. Reduza sua pilha de leitura 120
79. Excesso de informações 122 Prefácio
80. Se está bom, está bom e pronto 124
Antes de ser entrevistado no programa Today, da NBC, para
PRESTE ATENÇÃO 125 falar sobre meu trabalho anterior, Seis fundamentos do sucesso profis-
81. Seu tempo é sua vida 126 sional, conversei com o apresentador Matt Lauer sobre algumas
82. Não deixe o celular comandar sua vida 128 idéias do livro. Faltando poucos minutos para entrarmos no ar, ele
83. Evite pessoas tóxicas 129 disse: “Sabe o que me deixa louco? É quando alguém passa na
84. Não permita que as distrações roubem seu foco 130 minha sala para uma conversinha de cinco minutos e uma hora
85. Não fique de papo no corredor 132 depois o sujeito ainda está lá! Por que essas pessoas não conseguem
86. Pare de apagar incêndios 133 ir direto ao assunto?”
87. Reconheça quando estiver empacado 134 Matt foi um dos primeiros a chamar a atenção para essa regra,
88. Ao ouvir algo pela primeira vez, preste atenção. mas certamente não será o último. Em diversas palestras que mi-
Ao ouvir pela segunda vez, entre em ação 136 nistrei e no meu trabalho de consultoria com executivos e gerentes
89. Se você pressentir problemas, faça algo 137 de algumas das maiores empresas dos Estados Unidos, escutei per-
90. Adiar as coisas rouba anos da sua vida 138 guntas semelhantes: “Como fazer os outros pararem de desperdiçar
91. Não confunda agir com concluir 139 o meu tempo? Como manter o foco durante uma conversa? Como
92. Não cometa o mesmo erro duas vezes 140 ser mais eficiente?” Todas essas perguntas merecem a mesma res-
93. Tome cuidado com as coisas aparentemente posta: indo direto ao assunto.
sem importância 141 Ir direto ao assunto significa definir um objetivo, seja cumprir uma
tarefa ou conquistar algo em sua carreira ou em sua vida. Significa
ENCONTRE O EQUILÍBRIO 143
conhecer o seu mundo: seu emprego, a organização para a qual traba-
94. Não deixe um colega difícil atrapalhar sua vida 144
lha, seu segmento de mercado e onde você se encaixa em cada um
95. Gerencie sua vida pessoal tão bem quanto sua
deles. Significa manter o foco, fechando a porta para distrações, esta-
vida profissional 146
belecendo limites pessoais e concentrando-se em suas metas. Por fim,
96. Renove-se a cada dia 148
significa compreender que o seu tempo é, literalmente, a sua vida.
97. Volte a ter fins de semana 150
As regras que apresento a seguir são baseadas no que aprendi em
98. Vire a página 151
décadas de trabalho com líderes de diversos lugares. Você pode
99. Saiba quando parar 153
aplicá-las à sua própria vida e carreira, qualquer que seja sua posi-
100. Uma garrafa de vinho, uma flor 155
ção atual na hierarquia da empresa – ou o cargo que queira alcan-
çar. Este livro vai ajudá-lo a reforçar continuamente o propósito
TERMINE A LEITURA E ENTRE EM AÇÃO 157
11
dos seus atos, como pessoa, profissional, membro de uma família
ou grupo. Mas essas orientações não se destinam apenas a indiví-
duos; as empresas também obtêm enormes benefícios quando valo-
rizam a objetividade e o foco. Acredito que essa será a habilidade
de liderança mais importante da próxima década.
As pessoas que conseguirem ir direto ao assunto serão as mais
bem-sucedidas. Ao compreender que isso não significa apenas fazer
seu trabalho mais depressa, mas sim acelerar a carreira, você conse-
guirá melhores resultados nos negócios e terá mais tempo para se
concentrar nas coisas por que realmente se interessa: sua comunida-
de, seus hobbies e, acima de tudo, aqueles que você ama.
Embora a recompensa seja conseguir mais tempo, no início você COMECE AGORA!
vai precisar investir justamente tempo e esforço. Como em qualquer
tipo de treinamento, é necessário disciplina, prática e dedicação.
Assim, sugiro identificar algumas regras como ponto de partida,
aquelas que mais se aplicam a você e à sua situação específica.
Observe quanto tempo elas o ajudam a economizar. Tenho certeza
de que os resultados lhe trarão mais estímulo e energia.
Vivemos numa época em que a competitividade é tão grande
quanto o desejo de equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Enquanto os funcionários de uma empresa se esforçam para dar
mais sentido às próprias vidas, os empregadores lutam para gerar mais
valor para clientes e acionistas. Como resolver esses problemas
aparentemente conflitantes? Definindo um objetivo, conhecendo
seu mundo e se concentrando. Em outras palavras – indo direto ao
assunto.

STUART R. LEVINE

12

1. Vá direto ao assunto
Essa é a única regra que também aparece em meu livro anterior,
Seis fundamentos do sucesso profissional. Por que preciso falar mais a
esse respeito? E por que um livro inteiro sobre a importância de ir
direto ao assunto? Porque percebi que meus conselhos anteriores
não abordavam todos os aspectos da questão.
Cedemos o nosso tempo o dia inteiro: a pessoas que não dão
valor a ele, a emoções que não nos trazem vantagem alguma e a
hábitos pouco eficazes. Se você quer recuperar esse tempo desper-
diçado, tem que ir direto ao assunto.
Analise os três princípios básicos desta regra – e das outras 99
apresentadas neste livro:
alcançar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, ter de volta
os fins de semana e conseguir sair do trabalho mais cedo para des-
frutar a vida junto aos que você ama.
Ir direto ao assunto é se comprometer com uma maneira dife-
rente de pensar. É muito fácil culpar as mudanças, a tecnologia
invasiva ou as expectativas cada vez mais altas no trabalho para jus-
tificar nossa falta de disciplina. No entanto, lembre-se: desperdiçar
tempo é uma escolha pessoal. Você pode continuar reclamando que
nunca tem tempo. Ou pode parar de checar seus e-mails a cada
minuto, fechar a porta de sua sala, respirar fundo, virar a página e...
simplesmente começar.

1. Defina um objetivo. Não importa se você está conduzindo um

importante projeto no trabalho ou pensando em onde gosta-
ria de estar daqui a 10 anos, um objetivo claro vai funcionar
como um farol a guiá-lo em meio às mudanças da maré.
2. Conheça o seu mundo. Procure compreender o que está aconte-
cendo na economia, no seu segmento de mercado e na sua
empresa. Identifique os fatores que motivam as pessoas à
sua volta e, acima de tudo, conheça a si mesmo.
3. Mantenha o foco. Feche a porta para distrações, estabeleça
limites pessoais e concentre-se em suas metas. Não deixe que
as pessoas roubem o seu tempo e não o conceda facilmente.

Ir direto ao assunto significa abordar tudo com clareza e foco,

seja o próximo telefonema ou os próximos cinco anos de sua car-
reira. Significa saber o que é importante e o que não é. Significa
usar o tempo com sabedoria – tanto o seu quanto o dos outros.
Significa fazer mais com menos esforço. E com certeza significa

14 15
 2. Simplesmente comece
“Se há algo que você pode fazer, ou sonha que pode fazer, comece a
fazê-lo agora. A ousadia traz em si genialidade, poder e magia.”
– Goethe
Quanto mais você protelar o início de alguma coisa, mais
obstáculos surgirão.
Conheço o presidente de uma grande empresa que queria come-
çar um programa para premiar seus melhores funcionários. Ele
criou um comitê para organizá-lo, mas as pessoas encarregadas
estavam ocupadas com suas funções regulares e não conseguiam
encontrar tempo para se reunir. O presidente estava ansioso para
recompensar os empregados pelo bom trabalho, mas, quando per-
cebeu que o comitê estava atarefado demais para implantar o pro-
grama no prazo, ele simplesmente começou.
A primeira coisa que fez foi mandar um e-mail para todos os
gerentes pedindo indicações. Quando a seleção ficou pronta, ele
enviou uma mensagem pessoal de agradecimento e entregou um
certificado de bônus no valor de 100 dólares a todos aqueles que
tinham se destacado por seu desempenho. O programa está dando
ótimos resultados e a energia gerada por ele deu um novo impulso
à empresa.
Não seria ótimo se a vida fosse como as corridas de cavalo, com
um tiro de partida nos convocando para entrar em ação? Mas são
raras as vezes em que recebemos um sinal tão claro. Reconhecer o
momento certo de simplesmente começar só depende de nós.
16
3. Chegue mais cedo e saia do
trabalho na hora certa
Muitas pessoas chegam 15 minutos atrasadas ao trabalho já pen-
sando em ficar até mais tarde para compensar o tempo perdido.
Gastam a primeira meia hora tomando um cafezinho e conversan-
do com os colegas sobre o que passou na televisão na noite anterior.
A seguir, sentam-se, dão alguns telefonemas particulares e, com um
pouco de sorte, conseguem trabalhar “de verdade” durante uma hora
antes do almoço. O horário de almoço (quando engolem qualquer
coisa ali mesmo no escritório) é aproveitado para planejar a próxi-
ma reunião e se inteirar das fofocas do escritório. Depois de res-
ponder a inúmeros e-mails, sobram duas a três horas na parte da
tarde para trabalhar realmente. Então, ficam até mais tarde e não
podem evitar bater um papo com outro retardatário por mais meia
hora. Mas tudo bem, afinal, estão ficando além do expediente.
Essas pessoas saem do escritório horas depois do que deveriam,
e exaustas, pois ficaram lá por quase 10 horas, engoliram o almoço
sem sair de suas mesas e ainda têm muito a fazer. Sentem-se mal
aproveitadas pela empresa e se vêem como mártires. Mas a verda-
de é que desperdiçam horas preciosas de tempo de trabalho e rea-
lizam muito menos do que deveriam.
Os executivos, aspirantes a executivos e gerentes mais eficientes
chegam cedo ao trabalho e mantêm o foco o dia inteiro. Para reto-
mar as rédeas sobre o seu dia, a primeira coisa que você deve fazer
é chegar ao trabalho pontualmente. Melhor ainda, chegue mais
cedo. Trabalhe duro o tempo todo. Saia do escritório para almoçar,
nem que seja por 5 ou 10 minutos – isso vai clarear sua mente e
torná-lo mais produtivo à tarde. Se você quiser bater um papo com
os colegas, almoce com eles. Se alguém passar na sua sala para jogar
17
conversa fora, diga que você está bastante ocupado mas que seria
ótimo almoçarem juntos para colocar o papo em dia.
Não confunda o período passado no escritório com as horas ver- 4. O.k., entendi
dadeiramente gastas em trabalho produtivo. Trabalhe duro e você
terá mais tempo para aproveitar a vida. Assim que você compreender o que alguém está lhe explicando,
diga-lhe: “O.k., entendi.” Assim a pessoa fica sabendo que pode
seguir em frente. Da mesma forma, se alguém lhe disser “O.k.,
entendi” quando você estiver esclarecendo algo, pare de falar.
Ignorar esse tipo de feedback é um erro, cometido sobretudo pelas
pessoas ligadas a detalhes. Como valorizam isso, imaginam que os
outros também o façam, o que nem sempre é verdade.
Pude testemunhar o atraso gerado por esse mau hábito em uma
reunião de planejamento ocorrida há pouco tempo. A gerente do
projeto continuou em sua resposta mesmo depois de o colega que
lhe havia feito a pergunta ter dito “O.k., entendi” duas vezes segui-
das. Ao observar o homem ficar mais e mais irritado, percebi que
ela havia perdido sua conexão com ele.
Para ter certeza de que uma pessoa compreendeu sua explicação,
observe cuidadosamente as reações e os sinais não verbais que ela
envia. Talvez a pessoa esteja se mostrando impaciente – assentindo
com a cabeça, olhando para o lado, passando o peso do corpo de
uma perna para a outra. Esses sinais indicam se você ainda prende
a atenção do interlocutor. Se ele estiver perdendo o interesse, resuma
rapidamente o que tem a dizer – e siga em frente. Mas, se ele se
mostrar interessado em esclarecer alguma dúvida, diga algo como:
“Não sei se estamos falando da mesma coisa. Vamos repassar esse
ponto.” Assim que a questão for esclarecida, prossiga.

18 19
 5. Os primeiros 20 minutos
Você nunca vai ver um jogador profissional de basquete lançar a
bola para o ar com desleixo e ficar esperando que ela entre na cesta.
Antes de um arremesso, os jogadores param, se posicionam, miram
a cesta e visualizam o caminho percorrido pela bola antes mesmo
de ela sair de suas mãos. Você pode usar a mesma abordagem em
seu trabalho: visualize um dia bem-sucedido antes de iniciar suas
tarefas. Tudo se resume aos primeiros 20 minutos.
Assim que chegar ao trabalho, antes de checar seus e-mails ou os
recados na secretária eletrônica, use 20 minutos para se planejar:
• Defina sua prioridade do dia, aquela pela qual você sacrificaria
todas as outras tarefas. Isso o ajudará a direcionar suas energias.
• Atualize a lista de coisas a fazer. Defina o tempo necessário a
todas as tarefas que precisa cumprir, inclusive para se preparar
para reuniões e outros compromissos.
• Verifique sua agenda. Estabeleça um objetivo para cada compro-
misso. Se não conseguir pensar em um propósito claro, cancele-o.
• Pense em quem você vai encontrar durante o dia. Anote quais-
quer questões que precise discutir com essas pessoas.
• Reveja seu planejamento para o restante da semana e do mês e
certifique-se de concentrar suas energias nos pontos certos.
Só então verifique as mensagens e os recados e comece seu dia.
20
6. “Socorro!”
Como você se sente depois de ter dito “O.k., entendi” para outra
pessoa e ela continuar a falar? Aprisionado, sufocado, encurralado?
O tempo está passando e você constata que é a terceira vez que
ouve a mesma história. Todos ao seu redor parecem estar a ponto
de explodir. Em vez de se irritar ou de desistir, olhe bem para a pes-
soa, ria e diga: “Socorro! Já entendi. Vamos em frente.”
A abordagem direta com um toque de humor permite a você
duas coisas: (1) quebrar a tensão que todos devem estar sentindo, e
(2) ao manter um tom leve, fazer a conversa progredir sem ofender
ninguém. Muito provavelmente o outro está tão envolvido em sua
argumentação que parou de observar o que acontece ao seu redor,
e você, desse modo, está oferecendo uma saída elegante da situação e
ajudando-o a ir adiante.
Se não se sentir à vontade para dizer “Socorro!”, tente então
“Tempo esgotado”. Faça uma pergunta direta e dê um novo rumo
à conversa, ou sugira um breve intervalo. O importante é encontrar
uma expressão ou um método que funcione para o seu caso. Se
continuar a tolerar repetições desnecessárias, todos sofrerão com
isso, e não apenas você.
21
 7. Supere o problema
Se alguém lhe der uma fechada no trânsito, é provável que você
fique com raiva, e esse sentimento poderá provocar uma reação vio-
lenta. A primeira descarga de adrenalina é uma resposta biologica-
mente saudável a uma ameaça e lhe dá a energia necessária para
agir depressa e se proteger – nesse caso, pisando fundo no freio.
Mas reagir com violência está longe de ser saudável. Quando
alguém lhe “der uma fechada” no trabalho, reconheça o que acon-
teceu e, a seguir, esqueça. Ficar remoendo a raiva vai lhe roubar
tempo, energia e concentração. Se você sentir que está entrando
nesse estado agressivo, siga os seguintes conselhos:
• Não tome nenhuma atitude precipitada até ter se acalmado.
• Dê uma volta ou fale com alguém em quem confia até liberar
um pouco da raiva. Se deixar esse sentimento assumir o co-
mando, você poderá se arrepender de suas ações mais tarde.
• Evite descarregar sua ira em outras pessoas. Se você está cha-
teado porque um colega foi promovido em seu lugar, não deixe
isso afetar seu relacionamento com aqueles com quem convive.
• Deixe a raiva passar. Você não pode mudar o passado, mas pode
aprender com a situação atual e seguir em frente.
Em alguns casos, é importante confrontar a situação que o irrita.
Seu colega fez mesmo algo errado? É um direito dele contestar res-
peitosamente a proposta que você apresentou, mas, se ele ridiculari-
zou suas idéias em vez de oferecer uma crítica construtiva, converse
com ele a sós. Explique como você se sentiu com a atitude dele e peça
que isso não aconteça outra vez. E, por fim, deixe isso para trás.
A raiva consome tempo e energia. Reagir sem pensar quando você
está irritado piora ainda mais as coisas e pode afetar sua carreira.
22
8. O mundo não gira ao seu redor
Há pouco tempo, um colega meu se encontrou com o presidente
de uma das maiores agências publicitárias do mundo para uma
reunião e foi recebido à porta do elevador. O executivo parecia apres-
sado e preocupado ao dizer: “Tenho apenas 15 minutos.” Muitas
pessoas teriam imediatamente perdido o entusiasmo e pensado: “Ele
não quer falar comigo. É melhor ir embora agora mesmo.” Em vez
disso, meu colega retrucou: “Sem problemas. Estou pronto e serei
breve.” O semblante do presidente se iluminou na mesma hora. Eles
tiveram uma ótima reunião e conseguiram terminá-la em menos de
15 minutos. Meu colega foi esperto o bastante para perceber que a
atitude do cliente não tinha nada a ver com ele e, assim, conseguiu
manter o foco e atingir seu objetivo.
Quer você esteja lidando com o chefe, um colega, um cliente, o
marido ou a mulher, saiba que, em geral, o humor da outra pessoa
nada tem a ver com você. Costumamos pensar que a cara emburra-
da dos outros reflete algo que fizemos ou não fizemos, ou seja, que o
mundo gira ao nosso redor. Mas ao nos colocarmos no centro de
todas as situações nos afastamos da verdade. Perdemos tempo ten-
tando imaginar o que fizemos de errado ou como podemos resolver
o problema do outro quando a questão nem sequer nos diz respeito.
Se estiver aflito com a possibilidade de ter ofendido alguém sem
perceber, converse com essa pessoa. Se o problema não for com
você, ofereça-lhe apoio e a liberdade necessária para ela lidar com a
questão da melhor maneira.
Todo mundo tem “um dia daqueles” de vez em quando. E nem
sempre o problema é com você. Portanto não tire conclusões
precipitadas.
23
 colega. O importante é identificar o problema e definir a maneira
como você vai lidar com ele. Faça um planejamento e mantenha-se
9. O que está tirando seu sono? fiel a ele.
Você conseguirá não só trabalhar com mais eficiência, como
Quando me encontro com executivos, sempre pergunto a também dormir melhor.
eles: “O que está tirando seu sono?” As respostas a essa pergunta
costumam evidenciar questões cruciais para seus negócios e
suas carreiras.
Um de meus clientes respondeu: “Eu só quero saber o que está
realmente acontecendo na minha empresa.” Sua resposta direta
mostrou tanto a ele quanto a mim que ele precisava converter essa
ansiedade em ação. Desenvolvemos um plano para melhorar a
comunicação interna e montamos um painel que seria atualizado
regularmente com informações sobre o desempenho da empresa.
Outro cliente, cuja firma tinha acabado de cometer um erro
grave, arriscando sua carteira de clientes, me respondeu: “Estou
com muito medo de isso acontecer novamente. As pessoas contam
comigo para que essa crise jamais se repita.” Nesse caso, resolvemos
conduzir uma análise formal dos processos, instalar novos equipa-
mentos de comunicação e fornecer mais treinamento.
Essas duas ações partiram de uma decisão prática que você tam-
bém deve adotar: preste atenção em suas maiores preocupações e
transforme-as em soluções.
Deixe papel e caneta em sua mesa-de-cabeceira na hora de dor-
mir. Quando os problemas daquele dia começarem a martelar sua
cabeça, faça anotações. A recompensa será imediata: ao transferir
suas aflições para o papel, você irá se desligar delas e vai conseguir
dormir com tranqüilidade. No dia seguinte, leve as anotações para
o trabalho, analise-as e reflita sobre a melhor maneira de resolver o
que o perturba. As soluções podem ser tão abrangentes quanto
construir um painel de desempenho de toda a empresa ou tão sim-
ples quanto agendar uma conversa que você vem evitando com um

24 25
 10. Não esconda sua paixão

Se eu sentir que você tem entusiasmo pelo que faz, pode ter cer-
teza de que você me conquistou. Não estou falando da empolgação
vazia, mas do pensamento claro e da vontade de fazer as coisas
darem certo que contagiam os outros com sua energia. Admiro
muito as pessoas que trabalham com esse tipo de paixão.
Conheço um gerente que contratou uma assistente administra-
tiva tão apaixonada pelo seu trabalho na empresa e com tanta von-
tade de aprender que ele sentiu que valia a pena investir tempo e PENSE COM CLAREZA
recursos para ajudá-la a crescer e assumir mais responsabilidades. E
ele estava certo: ela é agora uma executiva e continua a se entregar
de corpo e alma a toda e qualquer nova tarefa que lhe dão. Acredito
que, em sua carreira profissional, o céu é o limite.
Não tenha receio de mostrar paixão pelo que faz. As pessoas
costumam se mostrar distantes para não dar a impressão de serem
competitivas. Acredite: isso é contraproducente. Se você quer mo-
tivar outra pessoa a agir – seja retornando seus telefonemas ou apro-
vando seu projeto –, faça com que ela se entusiasme pelo que você
está fazendo. Os resultados serão surpreendentes.

26
 11. Tenha um propósito em mente antes
mesmo de começar
Antes de iniciar qualquer tarefa, saiba o que quer alcançar.
Definir de antemão o objetivo de reuniões, projetos e conversas,
além de manter você no rumo certo, também lhe dá mais agilidade
para lidar com as pedras no caminho. Nada o ajudará mais do que
ter uma visão clara do que você quer conseguir no final.
Alguns anos atrás, um amigo me disse que não tinha idéia da
direção que sua carreira estava tomando. Sugeri a ele a seguinte
visualização: “Feche os olhos e imagine aonde você quer chegar e
como quer que sua família esteja daqui a cinco anos.” Juntos, traça-
mos um plano para ele atingir suas metas. Esse exercício teve gran-
de influência em sua vida particular e em sua carreira.
Aqui vão outras dicas para ajudar você a manter sempre um
objetivo em mente:
• Toda vez que marcar um compromisso ou anotar um lembrete
de uma tarefa, escreva também por que isso é importante.
Cheque suas anotações no início de cada dia.
• Comece as reuniões e os projetos informando seus objetivos a
todos. Quanto mais claro você for, mais as pessoas vão se sen-
tir dispostas a cooperar.
Ao final de cada dia, reveja seus objetivos para avaliar quantos
deles você atingiu. É provável que fique sempre algo por fazer.
O importante é você se comprometer com três coisas: (1) saber o
objetivo de tudo o que você faz, (2) dizer aos outros exatamente
o que quer atingir e (3) concentrar-se em suas metas. Siga esses prin-
cípios e você ficará admirado com o aumento da própria eficiência.
28
12. Concentre-se em uma tarefa de cada vez
Nos dias de hoje, a prática de fazer várias coisas ao mesmo
tempo está supervalorizada. A verdade, porém, é que quando você
divide seus esforços entre vários projetos fica impossível se concen-
trar totalmente em cada um deles. Toda vez que você passa de uma
tarefa a outra perde tempo e energia. Dependendo de quantas ações
você estiver tentando executar, poderá gastar de 20% a 40% a mais
de tempo, pois vai ter que retomar sua linha de pensamento e se
concentrar outra vez.
Tanto na vida privada quanto na profissional, precisamos fazer
malabarismos. Poucos dias transcorrem em uma seqüência linear e
ordenada. Falar ao telefone com um cliente ou colega enquanto você
lê ou digita um e-mail pode não lhe trazer grandes problemas. Mas
fazer ambas as tarefas enquanto prepara um relatório do departa-
mento pode ser desastroso. No mínimo, o trabalho vai demorar
mais a ficar pronto e terá a qualidade comprometida.
Para aumentar seu foco e seu desempenho quando a concentra-
ção for um fator crítico, livre-se do vício de fazer várias tarefas ao
mesmo tempo. Siga as dicas a seguir:
• Tire o alerta sonoro para novos e-mails. Verifique sua caixa de
entrada quando for conveniente para você – e não quando o
bipe interrompê-lo.
• Separe um tempo para se dedicar exclusivamente a tarefas que
demandam concentração intensa, como redigir e planejar uma
apresentação ou fazer uma análise. Avise a todos que você está
trabalhando em um projeto importante. Deixe que os telefone-
mas caiam na secretária eletrônica e feche a porta de sua sala (caso
trabalhe em um espaço aberto, pendure um aviso em sua baia).
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 • Sempre que possível, agende telefonemas importantes para o
período em que tem menos chances de ser interrompido.
Nunca trabalhe em outra tarefa enquanto estiver ao telefone: 13. Primeiro, organize-se
seu interlocutor sabe quando você está escrevendo um e-mail,
e esse comportamento irrita muita gente. A cozinha de um restaurante é um lugar quente e apinhado de
gente trabalhando sob pressão. Os chefs não têm a opção de pôr o
Organize seu trabalho de maneira que consiga fazer uma coisa
trabalho em dia durante o fim de semana, já que nesse período
de cada vez e com capricho. As recompensas serão inestimáveis.
estão mais atarefados do que nunca. Quando as portas do restau-
rante se abrem, começa a maratona. Em um negócio que tem uma
margem de lucro pequena, os chefs precisam cozinhar refeições de
alta qualidade rapidamente, com o mínimo de desperdício possível.
Como eles conseguem?
Em primeiro lugar, eles se organizam. A expressão que usam
para descrever o preparo de seu local de trabalho é mise en place, que
em francês significa “pôr no lugar” ou, de forma menos literal, “cada
coisa em seu lugar”. Antes de começar a cozinhar, o chef já separou
– e colocou ao alcance da mão – todos os utensílios, equipamentos
e alimentos que vai usar. Ele dispõe os objetos sempre na mesma
ordem e no mesmo local, como se fossem uma extensão do próprio
corpo. É essa organização que define a diferença entre sucesso e
fracasso no mercado de restaurantes.
Você deve fazer o mesmo em seu espaço de trabalho. Antes de
começar qualquer tarefa, organize-se. Não perca tempo procuran-
do o que precisa – seja em sua mesa ou em seu computador. Guarde
tudo onde sabe que encontrará facilmente. Crie um sistema para
ordenar o seu dia, sua equipe, seus equipamentos e materiais, suas
informações e também suas idéias.
Quando cada coisa tiver seu lugar certo, mantenha-se firme em
seu sistema. Ele irá se tornar tão natural que você jamais perderá
tempo procurando um arquivo, um e-mail ou um documento.

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