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Curso Secretária de
Consultório Médico
CursosOnlineSP.com.br
Carga horária: 40 hs
Conteúdo programático:
Introdução
Perfil e Funções da Secretária de Consultório Médico
Relações Interpessoais e Etiqueta
Funções, Atribuições e Responsabilidades da Secretária
Postura e Olhar
Conquistando os Clientes ou Pacientes
Tarefas Diárias de Uma Secretária
A Excelência no Atendimento
Finanças
Controle e Uso da Agenda
Postura Ideal de Atendimento
A Importância da Comunicação com os Clientes/Pacientes
Desenvolvimento de Habilidades de Comunicação
A Humanização da Secretária e o Humaniza SUS
Dicas de Como Conquistar a Confiança do Médico
Trabalhando com Operadoras de Planos de Saúde
Bibliografia
Introdução
Qualidade no atendimento:
A qualidade no atendimento também passa
pelo cuidado que a profissional tem consigo mesma, procurando
ter hábitos saudáveis. A atenção fica comprometida quando se
está com sono, fome, cansaço, etc. O cérebro humano tem
necessidade de repouso diário de oito horas, para que suas
funções vitais sejam renovadas. O excesso ou falta dele deve
merecer atenção médica. Também é prudente manter guardada
uma barrinha de cereais ou uma fruta, para eventualidades.
Postura e Olhar
Agendamento de Consultas:
Esta tarefa pode ser manual ou eletrônica.
No caso do agendamento manual, a marcação de horários de
consulta deverá acontecer em uma agenda cuidadosamente
escolhida, com espaços suficientes para a marcação das consultas
médicas e preferencialmente com as anotações a lápis, já que
muitos pacientes alteram horários ou até mesmo desistem da
consulta. Caso a secretária trabalhe com agendamento de
consultas para vários médicos, recomenda-se uma agenda para
cada médico.
No agendamento eletrônico alguns softwares já fornecem as
agendas prontas, bastando apenas incluir os dados do
agendamento. Importante: Manter sempre um backup atualizado,
para o caso de perda de dados. Também é importante lembrar que
em caso de interrupção da rede elétrica, todos os dados podem
ficar inacessíveis.
Verificar com cada médico o tempo médio de cada consulta e a
margem entre uma consulta e outra, para que possa planejar as
marcações das consultas. Deixar pequenos intervalos entre
consultas para que o médico possa retornar um telefonema, tomar
água ou cafezinho, ir ao banheiro, atender um representante.
Comunicar o médico, sempre que estiver atrasado com as
consultas, para que ele possa administrar o tempo. Estruturação
do fluxo de atendimentos prioritários para o médico, dependendo
da gravidade do paciente e comunicação com os outros que
aguardam. A agenda deve possuir em algum dia da semana, pelo
menos o espaço de 3 horários para casos novos, e dependendo
de como o médico atende, com até a duração de 60 minutos para
cada consulta, os demais horários são para as consultas rápidas,
geralmente 15 ou 20 minutos cada.
Bloco de Marketing:
A secretária possui diversas funções que estão
diretamente ligadas com o marketing, como por exemplo: cuidar
da imagem da clínica, prestar um bom atendimento, criar e manter
um bom relacionamento com os pacientes.
Quando se fala em marketing, a palavra que mais se usa é a
palavra “cliente”. E com razão, pois o marketing se resume em
atender e superar as necessidades e desejos do cliente.
A Excelência no Atendimento
A Experiência do Cliente:
atualmente, os profissionais de marketing se
preocupam muito com a experiência que o cliente vive durante o
contato com o prestador. A experiência é agradável? É prazerosa,
ou então é menos dolorosa possível? Como é o processo para o
paciente, desde o momento em que ele decide que precisa ir ao
médico até o fim de um tratamento?
Qual a importância da qualidade no atendimento prestado pela secretária?
Para fidelizar o paciente é preciso ir além da cordialidade, simpatia
e organização, que são requisitos obrigatórios. Além disso, é
importante manter a agenda em ordem, passar todos os recados
e retornar as ligações dos pacientes. Também é interessante
acompanhar o tratamento e o pós-tratamento do paciente
mantendo contato via e-mail ou telefone.
Garantia:
O ideal é que você obtenha uma garantia do cliente para
se assegurar da realização do pagamento. A garantia mais fácil
para um consultório médico é o cheque, que pode ser um cheque
pré-datado. Uma alternativa, menos comum, é a nota promissória.
Você pode comprar um talão de notas promissórias em qualquer
papelaria e deixar na gaveta. Se necessário, basta preencher no
valor da consulta / tratamento e pedir para o cliente assinar. Não é
tão boa, nem tão comum como o cheque, mas, é melhor do que
não ter nenhuma garantia.
É importante lembrar que o recibo de pagamento da consulta só
deve ser fornecido mediante o efetivo recebimento. Com o
fornecimento de um recibo, a nota promissória perde o valor.
Quanto ao uso do cartão de crédito verifique com o seu contador
qual a melhor maneira de utilizar a máquina de cartão para efetuar
a cobrança, pois normalmente é feito somente em clínicas ou
quando o próprio consultório do médico possuir um CNPJ.
Processo de cobrança:
Um processo é uma sequência lógica e
predefinida de ações. Isso é muito útil para engrenar as atividades.
Uma sugestão de processo é:
1. E-mail: Como primeira ação de cobrança, mande um e-mail.
Como não há contato pessoal direto, pode ser mais tranquilo;
2. Ligação para checar: Depois uma ligação, com um tom de
checagem / verificação. Algo como “não quero incomodar, mas
preciso confirmar uma informação que está aparecendo no meu
sistema. Ficou um pagamento em aberto?”;
3. Carta simples: Você deve ter um modelo de carta (veja abaixo),
e o próximo passo é enviá-la pelo correio normal;
4. Carta registrada: o próximo passo é usar o correio com aviso de
recebimento. Dessa forma você sabe que o paciente recebeu o
aviso;
5. Ligação incisiva: depois, ligue de forma simpática e incisiva.
Procure oferecer ajuda, como por exemplo, oferecer para parcelar
o pagamento.
Informática e computadores:
O primeiro aspecto a se considerar é o uso
de um computador. Manter uma agenda no papel é possível, mas
é muito mais trabalhoso. Então se você usar um computador, já
está em grande vantagem.
Se você possui um computador, o ideal é usar algum software ou
sistema pronto, que é melhor do que uma planilha feita em casa,
que está sempre sujeita a erros. Hoje há uma grande variedade de
sistemas mais ou menos sofisticados, procure por “sistema de
controle de consultório”
O Controle de agenda:
Além disso, você também pode usar algum
programa padrão de calendário, como a agenda do gmail, do
Outlook ou de softwares específicos para consultórios médicos
que já ficam armazenados os dados dos clientes, histórico de
consultas e exames, etc.
Se optar por esse caminho, duas coisas são importantes:
- Uma agenda para cada médico: ter uma agenda separada para
cada médico. Isso vai facilitar a organização e evitar confusões;
- Diferenciar status das consultas: poder diferenciar as consultas
que estão confirmadas, as que estão agendadas, se são um
retorno ou uma consulta cheia, etc. Essa diferenciação deve ser
bem simples. Para que você bata o olho e já saiba identificar cada
tipo de consulta. Você pode fazer isso, por exemplo, colocando
cores diferentes nas caixinhas dos compromissos, ou algum
código de identificação.
Outras Dicas:
- Cadastro dos pacientes: mantenha um cadastro atualizado dos
pacientes com pelo menos as informações abaixo. Quando o
paciente vier para uma consulta, confirme sempre se houve
alguma mudança:
- Nome;
- Endereço;
- Telefone;
- E-mail;
- Aniversário;
-Meio de pagamento (particular, convênio, etc).
- Duração das consultas: veja quanto tempo o médico
normalmente leva nas consultas e nos retornos. Use essa
informação para dimensionar quantas consultas podem ser
marcadas em determinado espaço de tempo;
- Intervalo para o médico: reserve um pequeno intervalo entre uma
consulta e outra, para você passar algum recado ou para o médico
poder descansar um pouco, tomar um café, retornar uma ligação...
- Espaço para encaixes: se for frequente na sua clínica, já reserve
um espaço para os encaixes de emergência.
PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO:
Da parte do emissor:
– Incapacidade verbal;
– Falta de coerência;
– Uso de frases longas para impressionar;
– Acúmulo de detalhes irrelevantes;
– Ausência de espontaneidade;
– Manifestação evidente de linguagem afetada;
– Uso de termos técnicos, gírias, regionalismos e desconhecidos
pelos receptores;
– Excesso de adjetivos, advérbios e frases feitas.
PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO
Da parte do receptor:
– Nível de conhecimento insuficiente;
– Distração;
– Falta de disposição para entender;
– Nível cultural, social, intelectual, econômico e de escolaridade
diferente do emissor.
Credenciamento:
Para prestarem serviço aos associados dos planos de saúde, as
prestadoras (clinicas, consultórios, hospitais, etc) devem ser
credenciadas, neste credenciamento lhe é atribuído um código
pelas operadoras.
Já o sistema de informações de cada operadora de plano de saúde
é desenvolvido através de formulários padronizados.
Cada operadora possui formulários padronizados de acordo com
a finalidade, por exemplo:
- Antes de ser realizado o procedimento: Guia de consulta; Guia
de solicitação de internação; Formulários para autorização de
procedimento.
- Após ser realizado o procedimento: Comprovante de prestação
de serviço: fatura Médicohospitalar; despesas médicas, guia de
honorários individual e Capa de lote.