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Introdução
O Microsoft Excel é uma ferramenta bastante poderosa que permite a manipulação de dados
e que permite tirar proveito da grande capacidade cálculo dos computadores.
São indicadas as funções mais úteis mas o utilizador terá que consultar a ajuda do próprio
Excel para saber quais os parâmetros necessários para cada função. (Ao escrever uma
fórmula se carregar no = existente à esquerda vai ter uma ajuda na introdução da fórmula).
Funções
Funções estatísticas no Excel
As fórmulas em Excel começam sempre por um sinal + ou por um sinal de =. A seguir à
indicação da função deve ser indicado o conjunto de células sobre o qual se pretendem
efectuar os cálculos. O conjunto de células pode ser continuo ou descontinuo. Por exemplo
SUM(A1:A10;C10:C14). Para se indicar conjuntos descontinuos com o rato usar a tecla
CTRL ao mesmo tempo. Para qualquer conjunto de valores existem algumas funções básicas
no Excel.
SUM Calcula a soma das células
AVERAGE Calcula a média dos valores das células
COUNT O número de células que têm valores
COUNTA O número de células não vazias
MAX O valor máximo no conjunto de células
MIN O valor mínimo no conjunto de células
STDEV O desvio padrão do conjunto de células
Função IF
A função IF permite efectuar cálculos de uma forma diferente de acordo com uma expressão.
A sua forma é IF( condição; valor se verdadeira; valor se falsa).
Funções matemáticas
ABS Valor absoluto
COUNTIF Conta o número de células que obedeçem a uma condição
INT Devolva a parte inteira de um número
SIGN Retorna -1, 0 ou +1 de acordo com o sinal
SUMIF Soma os valores das células que obedeçam a uma condição
SUMPRODUCT Dá o valor da soma do produto de 2 colunas
Funções de pesquisa
As funções de pesquisa são essenciais no relacionamento de valores de uma lista com outra
lista.
CHOOSE Permite escolher um valor de uma lista
COLUMN Indica o número da coluna
HLOOKUP Pesquisa na horizontal um valor e retorna o valor que se
encontra n linhas abaixo.
INDEX Permite indicar dentro de uma lista qual a linha e coluna da qual
se pretende obter o valor
INDIRECT Serve para fazer uma referência indirecta a uma célula. Se forem
apagadas ou deslocadas células a referência mantêm-se
LOOKUP Igual ao HLOOKUP e VLOOKUP mas em vez de procurar um
valor específico retorna o valor correspondente ao valor mais
próximo
MATCH Funciona de forma semelhante ao LOOKUP mas retorna a
posição do item
ROW Retorna o número da linha
VLOOKUP Pesquisa na vertical um valor e retorna o valor que se encontra
n colunas à direita
Auditing
Quando começa a encher uma folha de cálculo de fórmulas complexas por vezes torna-se
complicado ver de onde é que resulta cada valor. Nesses casos deverá usar a função TOOLS
AUDITING. Com esta função consegue ver através de setas com que células está uma célula
relacionada.
Pivot Table
A funcionalidade Pivot Table é das funcionalidades mais potentes do Excel e permite efectuar
um tratamento de dados potente e multidimensional. Mesmo a nível de bases de dados
como o Access não tem esta capacidade. Seleccionando a tabela faz-se DATA PIVOT TABLE
REPORT.
Carregando Next neste ecrã e no seguinte onde se definem os dados que estão a ser tidos
em conta tem-se:
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Aqui pode-se escolher o que se pretende ter nas linhas e o que se pretende ter nas colunas.
Em Data será os dados que se pretende. Para tal arrasta-se o título das colunas para os
locais correspondentes e no caso dos valores um duplo clic permite indicar a função de
agragação pretendida. A Page permite gerar uma página por cada valor do campo aí
colocado.
Carregando em NEXT 2 vezes vai-se obter a página seguinte. Nesta imagem é possível ver
os totais agregados de acordo com o que foi especificado.
Através da Toolbar do Pivot Table é possível indicar o critério de ordenação que se pretende,
os valores que se pretendem esconder e ainda se pode fazer agrupamentos diversos dos
valores.
É ainda possível rever os campos e valores que se pretendem visualizar. É ainda possível
acrescentar campos e valores calculados a estas tabelas.
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O ponto de exclamação permite fazer o refrescamento e faz com que a tabela seja
recalculada de acordo com as alterações que tenham sido efectuadas no sistema de base.
Para mudar entre vários ficheiros no Excel poderá usar o CTRL + F6 ou o menu Window.
Para mudar entre várias páginas pode usar CTRL+PG DN ou CTRL+ PG UP ou o rato.
Programação simples
O Excel permite efectuar programação em Visual Basic para automatizar uma série de
tarefas. No entanto para quem começa a forma mais fácil é usar o gravador de macros e a
partir daí fazer a programação que pretenda. Para gravar uma macro o que tem a fazer é:
A partir deste ponto tem já criado um ficheiro com um programa em Visual Basic que pode
em seguida editar fazendo TOOLS - MACROS - MACRO… - EDIT.
Para editar programas assim criados é conveniente ter instalado no seu computador o Help
do Excel sobre programação.
O exemplo abaixo foi gerado automaticamente e copia o bloco de células A1:C13 para E1 e
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coloca na célula H3 o valor 3.
Sub Macro1()
Range("A1:C13").Select
Selection.Copy
Range("E1").Select
ActiveSheet.Paste
Application.CutCopyMode = False
Range("H3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "3"
End Sub
Pode igualmente criar macros para abrir outros ficheiros de Excel e copiar os dados para
outra folha ou gerar gráficos automaticamente.
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