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SUMÁRIO
1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES.............................................................................................3/7
2 RESPONSABILIDADE...............................................................................................................3/7
3 REFERÊNCIAS ...........................................................................................................................4/7
4 GLOSSÁRIO ................................................................................................................................4/7
1 DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
1.1 FINALIDADE
Este documento foi desenvolvido para atender os requisitos previstos no item 4.2.4
da Norma NBR ISO 9001:2008, para o estabelecimento de procedimentos a serem observados no
controle de registros do Sistema de Gestão da Qualidade do Terceiro Centro Integrado de Defesa
Aérea e Controle de Tráfego Aéreo (CINDACTA III) e dos Destacamentos do escopo.
1.2 ÂMBITO
2 RESPONSABILIDADE
a) estabelecer os registros que são inerentes aos processos, os quais devem ser
controlados por meio de Lista Mestra de Controle de Registros (LMR), conforme
modelo e rotinas definidos no Sistema de Monitoramento de Processos
(MANCHE);
b) providenciar para que a referida Lista e os registros nela elencados sejam mantidos
sempre atualizados;
2.2 É de responsabilidade dos Adjuntos ou, em sua ausência, do mais antigo do setor depois da
Chefia, assessorado pelos membros do Comitê da Qualidade (CQ) no Setor:
2.4 É de responsabilidade do efetivo zelar pelos registros de seu setor, de modo a garantir o
cumprimento de todos os requisitos referentes aos controles estabelecidos neste procedimento.
3 REFERÊNCIAS
4 GLOSSÁRIO
4.1 SIGLAS
CINDACTA III Terceiro Centro Integrado de Defesa Aérea e Controle de Tráfego Aéreo
COMAER Comando da Aeronáutica
CQ Comitê da Qualidade
DECEA Departamento de Controle do Espaço Aéreo
LMR Lista Mestra de Controle de Registros
PRQ Procedimento do Sistema de Gestão da Qualidade
SGQ Sistema de Gestão da Qualidade
4.2 DEFINIÇÕES
5.1.1 Os registros são mantidos legíveis, armazenados e protegidos por meio do arquivamento em
local adequado, para permitir a identificação e a recuperação. Ainda podem estar impressos, micro-
filmados, em memória eletrônica, em memória magnética ou qualquer outra mídia considerada
adequada. São mantidos em instalações que ofereçam ambiente adequado, de forma a prevenir
danos, deterioração ou perda e são mantidos em segurança e confidencialidade (quando aplicável).
5.1.2 O controle dos registros é feito de forma setorial, por meio da Lista Mestra de Controle de
Registros no sistema MANCHE.
c) Proteção: meio pelo qual se pode ter acesso aos registros para o seu manejo – tipo
de arquivamento (meio eletrônico/físico...);
f) Disposição: destino a ser dado aos registros, ao serem dispensados pelo setor
responsável (custódia, disposição final, descarte etc.). Quando solicitado por
autoridade competente, a retenção de registros além do tempo estabelecido é
controlada com a utilização da identificação “OBSOLETO” ou “DOCUMENTO
OBSOLETO” no próprio registro, em etiqueta ou qualquer outro meio ou inscrição
que permita a identificação da situação do Registro.
5.1.4 Quando controlados, documentos administrativos tais como Partes, Ofícios, Fac-Símiles,
Memorandos, GMM, Processos, Cartas, Avisos etc. deverão ser considerados Registros. Em
situações excepcionais, conforme análise crítica do Chefe do setor, quando forem documentos
normativos que estabeleçam procedimentos, podem ser controlados em Lista Mestra de Controle de
Documentos pelos setores a que se aplica, durante a vigência.
a) Identificação (campo 1): são relacionados neste campo dados que permitam a
identificação do registro a ser controlado (nome, código, referências, etc.). Ex.:
Relatório de de inspeção;
e) Retenção (campo 5): neste campo deve ser indicado o tempo que os registros
ficam arquivados no setor. Na determinação do tempo de retenção, os setores
devem levar em consideração a necessidade de consulta aos documentos, em
função de um histórico de utilização anterior, do tempo de vida do equipamento ou
garantia, das orientações do cliente ou mesmo da definição do Comando ou
regulamentação aplicável (exigências legais). Não devem ser estabelecidos
períodos longos demais, o que torna o registro obsoleto (sem informações
consistentes com a realidade), nem curto demais, o que gera a perda de
informações importantes, que poderiam ser utilizadas em uma análise de
f) Disposição (campo 6): destino que é dado ao registro após o tempo de retenção.
Pode, dentre outras disposições, ser:
• Arquivo Geral: para aqueles registros que, após o tempo de retenção em arquivo
no setor, necessitam ser ainda mantidos por um determinado período
especificado, com o objetivo de servir de fonte de consulta para determinados
fins;
• Destruir: Para aqueles registros que após o tempo de retenção não necessitem
mais serem mantidos; e
• Outras disposições, a critério de cada Setor ou em atendimento a procedimentos
normativos específicos.
6 DISPOSIÇÕES FINAIS
6.2 Os setores do CINDACTA III e Destacamentos do escopo deverão, no prazo de 180 (cento e
oitenta) dias, adequar sua documentação com o requerido por este procedimento.