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MICROSOFT
Sofia Sá
POWERPOINT
Manual Formativo
Fevereiro 2015
Sofia Sá Manual Microsoft PowerPoint
ÍNDICE
Introdução ao PowerPoint .............................................................................................................4
Principais Erros a Evitar ................................................................................................................ 5
Dicas para Apresentações Eficazes............................................................................................... 5
(Maus) Exemplos a Evitar ............................................................................................................. 5
As Diferentes Vistas do PowerPoint ............................................................................................. 6
Trabalho com Diapositivos.............................................................................................................7
Operações Essenciais ................................................................................................................... 7
Ocultar Diapositivos ..................................................................................................................... 7
Modelo Global de Diapositivos ......................................................................................................8
Aceder/Sair do Modelo Global ..................................................................................................... 8
Realizar alterações no Modelo Global ......................................................................................... 9
Repor Diapositivos........................................................................................................................ 9
Inserir e Alterar novos Diapositivos Modelo .............................................................................. 10
Criar novos Modelos Globais...................................................................................................... 10
Configuração de Diapositivos ....................................................................................................... 12
Inserção de Informação em PowerPoint ....................................................................................... 14
Inserção e Formação de Texto ................................................................................................... 14
Inserção/edição de Formas Automáticas ................................................................................... 15
Inserção/edição de Imagens ...................................................................................................... 15
Inserção/edição de SmartArt ..................................................................................................... 16
Inserção/edição de Gráficos ....................................................................................................... 17
Inserção/edição de Vídeos ......................................................................................................... 18
Trabalho com Notas do Orador .................................................................................................. 20
Procedimentos Gerais com Objectos ......................................................................................... 21
Criação de portfólio de produtos – Álbum de fotografias ......................................................... 21
Adicionar uma captura de ecrã a um slide ................................................................................. 22
Animação em PowerPoint ........................................................................................................... 23
Transição entre Diapositivos ........................................................................................................ 24
Finalizar uma Apresentação ......................................................................................................... 25
Impressão e Sua Configuração ................................................................................................... 25
Conversão para PDF ................................................................................................................... 25
Conversão para Vídeo ................................................................................................................ 25
Compactar Apresentações ......................................................................................................... 26
Vista do Apresentador................................................................................................................ 26
Teclas de Atalho .......................................................................................................................... 27
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Sofia Sá Manual Microsoft PowerPoint
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INTRODUÇÃO AO POWERPOINT
Fonte: Murder by PowerPoint, Andrew Ferguson Fonte: PowerPoints in the classroom , Alvin
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Teclas Fundamentais
Aceder ao Modo de apresentação a partir do primeiro diapositivo – F5
Aceder ao Modo de apresentação a partir diapositivo actual – Shift + F5
Aceder ao Modo Normal – ESC (a partir do modo de apresentação)
Aceder ao Modelo Global – Separador Ver (View), Modelo Global de Diapositivos
Aceder ao Modo Normal – Separador Modelo Global de Diapositivos, Fechar a vista do
modelo global (a partir do modelo global)
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O PERAÇÕES E SSENCIAIS
CONCEITO
Os procedimentos base de trabalho com o PowerPoint são os que envolvem inserções, eliminações e
alterações essenciais nos diapositivos.
PROCEDIMENTOS
Diferentes técnicas de Inserção de Diapositivos
Separador Base (Home)/Novo Diapositivo(New Slide)
CTRL+M
Enter na Barra de Miniaturas
Direito do rato na Barra de Miniaturas
Mover Diapositivos
1. Na área lateral de miniaturas de diapositivos, clicar sem largar no diapositivo que se
pretende mover
2. Arrastar o diapositivo até ao traço preto estar onde pretendido
Duplicar um Diapositivo
1. Direito do rato sobre a miniatura do diapositivo/Duplicado do diapositivo(Duplicate Slide)
O CULTAR D IAPOSITIVOS
CONCEITO
Por vezes temos já a apresentação toda montada, mas existe um aspecto que, apesar de não estar
previsto ser falado, pode ser abordado. Nesses casos podemos construir um diapositivo e ocultá-lo.
Neste caso, se a apresentação for passada normalmente, o diapositivo oculto não será mostrado mas
está lá, caso alguém levante o assunto.
PROCEDIMENTO
1. Direito do rato sobre a miniatura do diapositivo/Ocultar Diapositivo(Hide Slide)
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Se entretanto decide alterar o tipo de letra, o tamanho e os efeitos dos títulos dos slides este
procedimento é feito manualmente, demorando tempo desnecessário e consumindo energia que
devia estar a ser utilizada no conteúdo da apresentação e não na sua formatação.
Para que serve o Modelo Global? As formatações em Modelo Global só são feitas uma única vez e
todos os 33 diapositivos assumem-nas automaticamente. Desta forma não só se poupa tempo como
se garante que todos os diapositivos têm a mesma formatação. Falamos, finalmente, de uma
consistência de formatação, independentemente do número de diapositivos.
O Modelo Global de Diapositivos é equivalente aos bastidores de uma peça de teatro. O primeiro
passo é configurar os bastidores da peça para, depois, se desenrolar a acção!
É fundamental respeitar a regra RESPECT LAYOUT. Ou seja, na inserção de um novo slide deve
escolher-se o que tem o esquema mais adequado e utilizar as caixas de texto existentes para o
efeito, em vez de se criar novas caixas que não irão seguir as formatações do Modelo Global.
PROCEDIMENTOS
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As alterações que eu faço nos diapositivos modelo “filhos” ficam só verificadas nos “filhos”.
PROCEDIMENTOS
R EPOR D IAPOSITIVOS
CONCEITO
Ocasionalmente, as alterações realizadas no modelo global não são imediatamente actualizadas na
vista normal.
Quando isto acontece, é necessário forçar esta mudança utilizando a funcionalidade Repor.
PROCEDIMENTOS
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Nestes casos não tem que se cingir aos esquemas de diapositivos existentes. Pode, em Modelo
Global, criar novos esquemas de diapositivos ou duplicar um já existente e realizar alterações no
mesmo.
PROCEDIMENTOS
O pensamento normal é criar dois Modelos Globais – um para a formação e outro para a consultoria.
Mas numa apresentação da empresa, ou dos resultados da empresa, pode ser necessário utilizar,
numa mesma apresentação, os dois aspectos – o verde da formação e o azul da consultoria.
Nestes casos podemos ter uma “família azul” de pai azul e filhos azuis – um conjunto de diapositivos
modelos azuis – e uma “família verde” pai verde e filhos verdes – um conjunto de diapositivos
modelos verdes.
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Uma vez criadas e configuradas as famílias, quando na vista normal se insere um novo diapositivo,
estarão a disposição ambas as famílias e nós podemos clicar nos esquemas azuis para abordar a área
da consultoria e nos esquemas verdes para criar diapositivos relacionados com a área da formação.
PROCEDIMENTO
Inserção de novas famílias – Modelos Globais
1. Aceder à área de Modelo Global - Ver(View), Modelo Global de Diapositivos(Slide Master)
2. No separador Modelo Global de Diapositivos(Slide Master), clicar em Inserir Modelo Global
de Diapositivos (InsertSlide Master)
3. Realizar as alterações pretendidas
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CONFIGURAÇÃO DE DIAPOSITIVOS
CONCEITO
A grande maioria das formatações de texto deve ser realizada no Diapositivo Modelo “Pai”, de forma
a manter-se uma consistência de formatação não só entre todos os diapositivos, como também entre
todos os esquemas de diapositivos existentes.
As configurações apresentadas neste capítulo só devem ser realizadas em vista normal em casos
extraordinários.
PROCEDIMENTOS
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O processo de criação de caixas de texto deve ser utilizado apenas em casos extraordinários.
PROCEDIMENTOS
Inserção de Caixas de texto (procedimento que deve ser utilizado apenas raramente!)
1. Aceder ao separador Inserir (Insert)/Caixa de Texto(Text Box)
2. Posicionar, sem clicar, o ponteiro do rato (que assumiu a forma de uma cruz) no local onde
pretende iniciar a caixa de texto
3. Clicar sem largar e arrastar até à caixa atingir o tamanho e formato desejado
Formatação de Imagens
1. Seleccionar a caixa pretendida
2. Aceder ao separador específico Formatar(Format)
3. Aplicar as alterações desejadas:
Correcções (Corrections) – Permite ajustar Nitidez, Luminosidade e Contraste
Cor (Color) – Permite recolorir a imagem ou definir uma das cores como transparente
Efeitos Artísticos (ArtisticEfects) – Transformam a imagem, aplicando diferentes efeitos
artísticos
Estilos de Imagem (Picture Styles) – Aplicar um estilo de imagem que contem sombra,
novas formas e outros efeitos
Cortar imagens
1. Clicar duas vezes sobre a imagem ou clicar directamente no último separador, o Formatar
(Format)
2. Clicar no botão Recortar (Crop)
3. Ajustar as marcas pretas dos cantos até atingir o tamanho desejado
4. Clicar fora da imagem para terminar o procedimento
Formatar um SmartArt
1. Clicar sobre o SmartArt
2. No separador Estrutura (Design), clicar sobre o botão AlterarCores (ChangeColors)e
Seleccionar a opção pretendida
3. Posteriormente, na área Estilos de SmartArt (SmartArtStyles), clicar sobre os diferentes
estilos e seleccionar o que mais se adequa
4. É possível se pretendido, no separador Formatar (Format), formatar individualmente cada
um dos componentes do SmartArt
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Formatação de Gráficos
1. Clicar sobre o gráfico
2. Aceder ao separador Estrutura (Design) e, no grupo Estilos de gráficos(ChartStyles), clicar
sobre o pretendido
3. Se desejado, aceder ao separador Formatar (Format) para alterar individualmente os
componentes do gráfico
Configuração de Gráficos
1. Clicar sobre o gráfico
2. Aceder ao separador Esquema(Layout)
3. Aplicar as configurações desejadas
Formatar Vídeos
1. Clicar sobre o vídeo pretendido
2. Aceda ao separador Formatar (Format)
3. Realize a formatação desejada:
Para alterar a cor do vídeo, Clicar sobre o botão Cor (Color) e, de seguida, na cor
pretendida
Para aplicar efeitos especiais, Clicar no botão Efeitos de Vídeo (VideoEfects) e,
seguidamente, sobre a categoria e efeito a utilizar
Para corrigir a luminosidade e/ou o contraste, Clicar no botão Correcções (Corrections) e,
seguidamente, na opção pretendida
Para inserir um vídeo dentro de uma forma Clicar sobre o botão Forma de Vídeo
(VideoShape) e, posteriormente, na forma a utilizar
Para alterar o limite exterior do vídeo Clicar sobre Limite de Vídeo (VideoBorder) e
seleccione as opções pretendidas
Para aplicar um conjunto pré-definido de formatações aceda a Estilos de Vídeo
(VideoStyles) e Clicar sobre o estilo pretendido
Redimensionar Objectos
1. Clicar sobre o objecto a redimensionar
2. Colocar, sem clicar, o ponteiro do rato sobre os círculos à volta do objecto até surgir uma
seta
3. Clicar sem largar e arrastar até ao tamanho desejado (utilizar a tecla CTRL e ALT como apoio
)
Mover Objectos
1. Clicar no meio do objecto a mover
2. Arrastar para o local pretendido
3. Se for uma caixa de texto, é necessário realizar este procedimento nos limites laterais da
mesma
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ANIMAÇÃO EM POWERPOINT
CONCEITO
A animação em PowerPoint é fundamental para alcançar algo fundamental que é a apresentação
progressiva de texto.
Quando, num slide com 7 tópicos, todos são apresentados ao mesmo tempo a plateia vai ler todo o
texto o que limita a sua atenção no orador durante os primeiros segundos de cada slide.
Se cada tópico for apresentado unicamente quando for falado, este efeito elimina-se e consegue-se a
atenção total da plateia no início da apresentação de cada slide e de cada tópico.
Naturalmente devem evitar-se as animações do tipo “eu sou um/a grande cromo/a do PowerPoint”
em que cada letra vem de cada vez, a voar de não se sabe onde e semelhantes. A elegância deve
reinar, aqui e em todos os pontos deste manual ;)
PROCEDIMENTOS
Inserir Efeitos
1. Seleccionar a forma, imagem, ou caixa de texto pretendida
2. Aceder ao separador Animações (Animations)
3. Clicar no botão Adicionar animação (Addanimation)
4. Localizar a categoria desejada (Entrada, Saída, ou outra)
5. Colocar o ponteiro do rato sobre os efeitos para melhor decidir o efeito a aplicar
6. Escolher o efeito, clicando sobre o mesmo
Alterar Efeitos
Mudar o Efeito: Seleccionar o Objecto que contem o efeitoe no separador Animações
(Animations), grupo Animação (Animation), seguir os passos do ponto anterior (a partir do4)
Ordem: Clicar em Painel de Animação (Animation Pane), seleccionar o efeito pretendido,
arrastá-lo para o local desejado ou usar as setas situadas na parte inferior do Painel
Início: Seleccionar o efeito e escolher no separador Animações (Animations), botão Início
(Start), o início desejado (Ao clicar, Com o anterior ou A seguir ao anterior)
Duração: Seleccionar o efeito e escolher, noseparador Animações (Animations), botão
Duração (Duration), a velocidade desejada
Efeitos de Objecto: fundamental para animar texto, gráficos e smartarts de forma
progressiva, localiza-se ao lado do grupo Animação (Animation), no separador Animações
(Animations)
Remover Efeitos
1. Seleccionar o Efeito no Painel de Animação (Animation Pane)
2. Clicar em Remover(Remove) ou com o direito do rato sobre o efeito e escolher a mesma opção
PROCEDIMENTOS
InserirTransição de Slides
1. Clicar sobre o slide pretendido
2. Aceder ao separador Transições (Transitions)
3. Clicar sobre o efeito desejado. Para um efeito uau utilize, por exemplo, o Trocar (Switch), o
Vórtice(Flip) ou o Favo(Honeycomb)
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I MPRESSÃO E S UA C ONFIGURAÇÃO
1. Aceder ao Ficheiro (File), Imprimir (Print)
2. Seleccionar a impressora pretendida
3. Indicar o intervalo de impressão
4. Seleccionar o tipo de impressão desejada:
a. Diapositivos (Slides) – imprime cada diapositivo numa página. Opção muito pouco
utilizada pelo gasto de papel, tinteiro e dificuldade na visualização
b. Folhetos (Handouts) – imprime várias miniaturas de diapositivos numa página.
opção mais utilizada, permite em seguida seleccionar quantas miniaturas se
pretende imprimir em cada folha
c. Página de notas (Notes Page) – imprime uma miniatura do diapositivo na parte
superior da folha e as notas do respectivo diapositivo na parte inferior da folha.
Opção muito utilizada para o orador
5. Seleccionar a cor pretendida:
a. Cor (Color) – imprime a apresentação com as cores originais. Opção muito pouco
utilizada pelo gasto dos tinteiros
b. Tons de cinzento (Grayscale) – imprime a apresentação a preto e branco, mas com o
fundo dos objectos a cinzento
c. Preto e branco puro (BlackandWhite) – imprime a apresentação a preto e branco e
os contornos dos objectos. Opção mais utilizada.
6. Premir Imprimir (Print) para finalizar o processo
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C OMPACTAR A PRESENTAÇÕES
Esta funcionalidade permite colocar numa pasta todos os ficheiros incluídos numa apresentação,
garantindo a sua execução plena mesmo noutro computador.
Compactar Apresentações
1. Aceder ao Aceder ao Ficheiro (File), Guardar e Enviar (Save andSend), Compactar para CDe,
em seguida, no botão Compactar para CD
2. Inserir o nome da apresentação
3. Clicar no Adicionar ficheiros se pretender colocar dentro da pasta algum ficheiro não
relacionado directamente com a apresentação em questão
4. Clicar no botão Opções e activar a opção Tipos de Letra TrueType incorporados, OK
5. Determinar a localização da apresentação compactada:
a. Copiar para a pasta – permite indicar uma pasta onde ficarão guardados a
apresentação e todos os ficheiros relacionados
b. Copiar p/ CD – grava num CD todos os ficheiros, com a vantagem de, em qualquer
computador onde seja colocado, a apresentação surge automaticamente mal o CD
seja inserido no mesmo
V ISTA DO A PRESENTADOR
A vista do apresentador permite, numa apresentação, ao orador visualizar as suas notas, o tempo
que está a demorar, pré-visualizar os próximos slides, a hora actual bem como realizar alterações à
apresentação enquanto o grupo visualiza apenas a apresentação. É uma funcionalidade indispensável
quando é feita uma apresentação a um grupo.
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TECLAS DE ATALHO
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CONTATOS
968 115 800
sofiasap@tecnico.ulisboa.pt
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www.sofiasa.pt
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