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SUMÁRIO

5
O QUE É A NF-E?
7
BENEFÍCIOS
9
O PROCESSO DE
14
CERTIFICADO
DA NF-e EMISSÃO DE DIGITAL
UMA NF-e

21
O QUE É UM
25
DICAS AO ESCOLHER
30
A MANIFESTAÇÃO
34
NF-e E NFC-e
37
PASSO A PASSO
SOFTWARE UM EMISSOR NF-e DO DESTINATÁRIO
EMISSOR DE NF-e DE UMA NF-e

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 3

INTRODUÇÃO
O projeto da NF-e, (Nota Fiscal Eletrônica), nasceu com o objetivo de
implantar um documento fiscal eletrônico único no Brasil, em substi-
tuição a emissão da nota fiscal em papel. Se por um lado a NF-e contri-
bui na evolução de processos do dia a dia dos contribuintes, por outro
melhora as atividades de fiscalização sobre operações e prestações
tributadas pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
(ICMS) e pelo Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Não há dú-
vidas que a integração e compartilhamento de informações racionaliza
e promove uma modernização da administração tributária no Brasil.

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 4

O QUE É NF-E?

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A Nota Fiscal Eletrônica é o documen-
to que deve registrar qualquer pro-
cesso de circulação de produtos.
 5

O QUE É A NF-E?
A NF-e é o documento emitido e armazenado eletronicamente, que
serve para documentar uma operação de circulação de mercadoria. A
validade dessa nota é garantida por meio de um certificado digital,
que deve conter uma assinatura digitalizada e uma autorização de uso
expedida pelo órgão da receita responsável. Ela foi criada para implan-
tar um modelo nacional de documentação fiscal eletrônica, para po-
der substituir a emissão de documento fiscal em papel. Ao implemen-
tar esse sistema, a Receita tem o objetivo de reduzir custos, permitir o
acompanhamento instantâneo das operações comerciais e a simplifica-
ção das obrigações acessórias dos contribuintes.

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 6

BENEFÍCIOS
DA NF-E

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A redução de custos, o aumento de
produtividade e a redução de falhas
no recebimento de mercadorias são
alguns dos principais benefícios ofe-
recidos pelo sistema de nota fiscal
eletrônica.

BENEFÍCIOS DA NF-E
Dentre inúmeros benefícios proporciona-
dos pela adoção da NF-e citamos:
Ganho de produtividade: nas rotinas de
recepção de mercadorias os sistemas po-
dem extrair informações digitais da NF-e re-
cebida, com redução de custos de mão de
obra para efetuar a entrada de mercadorias
e consequente minimização de erros de di-
gitação;
Redução de falhas no recebimento de
mercadorias: as informações da NF-e em
confronto com o pedido de compras ante-
cipa qualquer problema no momento do re-
cebimento da mercadoria, além de facilitar e
agilizar a conferência, principalmente com a
utilização de um coletor de dados.
Redução de erros de escrituração: elimi-
nação de erros de digitação de notas fiscais;
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7
Automatização de processos: na geração das obrigações acessó-
rias tais como a Escrituração Fiscal e Contábil, a confiabilidade das
informações proporcionam a validação desses arquivos com maior
facilidade;
Redução de custos de armazenagem: as antigas notas fiscais em
papel cedem lugar aos arquivos eletrônicos;
Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos: desenvolve o
ambiente de negócios pela utilização da internet, impulsionado pela
segurança garantida pela certificação digital;
Redução de custos de impressão: apenas o Documento Auxiliar da
Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), cuja função é acompanhar o trânsito
das mercadorias, precisa ser impresso em papel comum A4 em uma
via;
Ganhos ecológicos: redução do consumo de papel;
Combate à concorrência desleal: O fisco, com o aumento da con-
fiabilidade da nota fiscal e melhoria de seus processos de controle,
proporciona às empresas, uma maior equidade na análise das infor-
mações, com a consequente diminuição da sonegação fiscal, o que
gera um ambiente mais homogêneo à prática do comércio.
 8

O PROCESSO DE
EMISSÃO DE UMA NF-E

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4 Realizar um processo de emissão de
NF-e pode se tornar um grande desa-
fio se não for cumprido todos os pro-
cedimentos. Possuir um certificado
digital e um software emissor são os
pontos que vão servir de base para o
processo.
 9

O PROCESSO DE EMISSÃO DE UMA

NOTA FISCAL ELETRÔNICA

Para emitir uma NF-e é preciso que você possua um certificado digital e um Software emissor de
NF-e. O certificado digital é válido para toda a empresa, mesmo que ela tenha vários estabelecimen-
tos. Dessa forma, basta um certificado digital de qualquer estabelecimento para ser utilizado nos de-
mais, mesmos em outras unidades federadas.

Ao escolher o Software de emissão, é importante que essa ferramenta esteja interligada com as de-
mais informações da sua loja. A dica é procurar um emissor integrado a um ERP (software de gestão),
com isso você vai agilizar o processo de emissão de notas de sua empresa, pois o próprio sistema re-
aliza a integração entre todas informações. Os próximos tópicos são informações e orientações sobre
os detalhes do processo de emissão de uma nota fiscal e as principais questões que podem aparecer.

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O que a SEFAZ valida no processo de 10
autorização de uma NF-e?

A cada nota fiscal eletrônica gerada, para fins de autoriza-

ção de uso, a SEFAZ faz algumas validações:

Segurança: verifica a validade da Assinatura digital para

garantir a autoria da NF-e e a sua integridade;

Formato: confere se o formato das informações do ar-

quivo digital da NF-e está de acordo com o estabelecido
pela legislação;

Numeração: para garantir que uma NF-e não seja rece

bida mais de uma vez;

Emitente autorizado: só pode emitir uma NF-e empresa

previamente autorizada pela Secretaria da Fazenda;

Regularidade fiscal do emitente: verifica se o emissor

da NF-e está regular perante a SEFAZ;

Conteúdo: confere se as regras de conteúdo estão de

acordo com os manuais técnicos da NF-e.
Uma NF-e pode ser “Rejeitada” se na validação forem
constatadas quaisquer das situações citadas acima, sen-
do que a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição. A
exceção é quanto à irregularidade fiscal do emitente. Se
isso ocorrer, a SEFAZ irá “denegar” a NF-e e o contribuinte
não poderá utilizá-la.
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 11

O que a minha empresa deve encaminhar

ao cliente? E o que eu devo guardar?

A empresa emitente da NF-e é obrigada a en-

caminhar ou disponibilizar download do arquivo
eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de
autorização ao destinatário. Ambos, emitente e
destinatário, deverão manter em arquivo digital
as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação
tributária para a guarda de documentos fiscais.
Não há necessidade de guardar o DANFE.

A exceção é para o destinatário que não seja

contribuinte credenciado para a emissão de NF-
e, que nesse caso, deverá guardar o DANFE re-
lativo à NF-e da operação, para ser apresentado
ao fisco quando solicitado.

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 12

E sobre a consulta da validade de uma NF-e? O que é o arquivo XML da NF-e?

O destinatário sempre deve verificar a vali-
dade e autenticidade de uma NF-e, bem como
verificar se ela está devidamente autorizada
pela SEFAZ. Entretanto, não há necessidade de
imprimir qualquer documento para comprovar
que realizou a consulta de validade da NF-e.
Emiti uma NF-e em contingência. E agora?
Um arquivo XML nada mais é do que um arquivo em texto de-
marcado. Esse tipo de arquivo é utilizado para a leitura digital. Por
ser um arquivo de texto, é um arquivo que ocupa pouco espaço,
facilitando sua transferência e envio. Resumindo, para o sucesso
emissão da Nota Fiscal Eletrônica dois pontos são fundamentais:
O certificado digital e um Software emissor de NF-e. No próximo
capítulo falaremos mais sobre o certificado digital para que todas
as dúvidas sejam esclarecidas.

Conforme definido na legislação, a empresa

deve transmitir o arquivo XML de NF-e emitida
em contingência em até 168 horas após a data
de emissão da NF-e.Como é um procedimento
de exceção, você deve procurar evitar ao má-
ximo essas situações, melhorando a infraestru-
tura da loja e acompanhando as paradas pro-
gramadas da SEFAZ.

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 13

CERTIFICADO
DIGITAL

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5 O certificado digital funcionará como a
identificação eletrônica da sua empresa.

CERTIFICADO DIGITAL
Assistimos de forma crescente o uso inten-
sivo da internet para acesso a inúmeros ser-
viços, tanto privados quanto governamentais.
Como garantir a autenticidade, confidencia-
lidade e integridade às informações trafega-
das na “nuvem” que indiquem, sem margem
de erro, quem é o autor? A certificação digital,
tecnologia que provê esses mecanismos com
validade jurídica.
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14
O que é um certificado digital?
Com a profusão de fraudes nos tempos atuais,
há a preocupação com a segurança das informa-
ções trocadas pela internet, problema resolvido
com a utilização do certificado digital. Ele é um
documento eletrônico que contém os dados
que identificam quem o está assinando.
 15

Assinatura digital

A assinatura digital tem validade jurídica, ou

seja, ela equivale a uma assinatura de pró-
prio punho em documentos eletrônicos. Essa
tecnologia utiliza criptografia e cria um vínculo
com o certificado digital no documento eletrô-
nico que está sendo assinado.

Essa assinatura pode ser comparada a uma

impressão digital ou a uma carteira de identi-
dade eletrônica e, graças à criptografia, garan-
te que o documento original não foi alterado.
Qualquer modificação no documento original,
por menor que seja, é constatada e o docu-
mento perde a validade.

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 16

Quais os usos para um certificado digital?

O uso do certificado digital permite que você • Geração de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica);
resolva online, com segurança e praticidade, uma • Geração de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços em vários
série de atividades que, de outra forma, exigiria municípios.
a sua presença física. Além da desburocratização
com o fim do reconhecimento de firmas, a econo-
mia de tempo é brutal. Dentre inúmeras aplica-
ções para o certificado digital destacamos:

• Acesso aos serviços da Receita Federal e vários

outros órgãos da administração pública federal,
estadual e municipal;
• Envio das escriturações digitais e obrigações
acessórias;
• Assinatura e envio documentos pela internet,
incluindo contratos;
• Registro de contrato social na Junta Comercial;
• Transações bancárias;
• Envio de declarações da empresa;
• Geração de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);

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 17

Os tipos de Certificados Digitais

Existem dois tipos de certificados digitais:

• e-CNPJ: equivale a um CNPJ virtual e é obrigatório

para emissão de nota fiscal eletrônica, das transmis-
sões das escriturações fiscais digitais (SPED, EFD, ECD,
etc), obrigações acessórias, dentre outros serviços vol-
tados às empresas;

• e-CPF: funciona como um CPF virtual e é utilizado

para assinar digitalmente qualquer tipo de documen-
to, já que equivale a uma assinatura de próprio punho.

A legislação estabelece quais serviços exigem obriga-

toriamente do uso do certificado digital, que varia con-
forme o tipo do serviço ou enquadramento da empre-
sa. Entretanto, só há benefícios com a sua utilização,
mesmo quando não obrigatória. O e-CPF por apresen-
tar um maior número de opções, pode ser usando tan-
to para pessoa física quanto para empresas na qual
seja responsável legal. O e-CNPJ só pode ser utilizado
para a empresa e não para os sócios.
Além disso, há dois tipos de certificados conforme a
forma em que são disponibilizados: A1 ou A3

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 18
Qual a diferença entre o certificado digital tipo
A1 e tipo A3?

A principal diferença entre eles é a geração e o arma-

zenamento das chaves criptográficas. Mas afinal, o que
é criptografia? É a transformação de uma informação de
sua forma original para outra ilegível, de forma que pos-
sa ser conhecida apenas por seu destinatário ou detentor
da “chave secreta”. Daí, só o receptor autorizado é que vai
conseguir “decifrar” a mensagem. E o que significa geração
e armazenamento das chaves criptográficas? O seu certifi-
cado tem uma chave secreta que em conjunto com a sua
senha gera uma chave privada, ou seja, uma chave única
vinculada ao seu certificado. Essa chave privada estará ar-
mazenada ou guardada em algum lugar, certo? Aí está a
diferença, como segue:

A1: as chaves criptográficas são geradas no próprio com-

putador do usuário, no momento da solicitação de emis-
são do certificado. Dessa forma, elas podem estar arma-
zenadas em múltiplos computadores. Tem validade de 1
ano;

A3: as chaves criptográficas são geradas em um cartão

inteligente ou token que não permitem a reprodução ou
cópia. Dessa forma, apenas o computador utilizado com o
token ou cartão poderá ser utilizado. O certificado tipo A3
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tem validade de 1 a 3 anos.
 19
Quais cuidados devem ser observados?

Algumas dicas para evitar problemas:

• O certificado digital deve ser expedido por

uma empresa homologada pela Receita Fede-
ral.

• Não utilize como senha dados pessoais, pa-

lavras que existam em dicionários ou somente
números;

• Em ambiente acessível a várias pessoas, es-

critório por exemplo, use recursos de proteção
ao seu equipamento, como uma senha de siste-
ma ou protetor de tela protegido por senha;

• Mantenha atualizado o sistema operacional,

pois as versões mais recentes contêm corre-
ções para minimizar as vulnerabilidades;

• Não instalar o certificado digital em compu-

tadores de uso público.

• Não compartilhe com ninguém a senha de

acesso;

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 20

O QUE É UM
SOFTWARE
EMISSOR DE
NF-E?

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6 Um software emissor de NF-e é res-
ponsável por cruzar as informações
da circulação de mercadoria e criar
uma nota que atenda as necessidades
do Fisco.
 21

O QUE É UM SOFTWARE EMISSOR

DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA? chave de acesso. O trânsito da mercadoria é acobertado pelo
DANF-e (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em pa-
Para emitir uma NF-e é preciso que você te- pel comum, em única via, que conterá impressa a chave de
nha um software que seja responsável por isso. acesso para consulta da NF-e na internet e um código de bar-
Esse sistema será o responsável pelo cruzamen- ras que facilitará a captura e a confirmação das informações.
to das informações apresentadas durante a cir- Essa é, também, a forma de se verificar se não há uma fraude,
culação de mercadorias. É interessante que seja ou seja, se um DANFE refere-se uma NF-e verdadeira.
integrado ao sistema de gestão, pois interligará
com outros processos operacionais, como con-
trole financeiro, controle de estoque e vendas.
A empresa emissora de NF-e gera um arqui-
vo eletrônico contendo as informações fiscais
da operação comercial. Esse arquivo eletrôni-
co, assinado digitalmente de maneira a garantir
a integridade dos dados e a autoria do emissor,
é transmitido pela internet para a SEFAZ do con-
tribuinte que fará uma validação e devolverá um
protocolo de recebimento (Autorização de Uso),
sem o qual não poderá haver o trânsito da mer-
cadoria. A NF-e também será transmitida para
a Receita Federal, repositório nacional de todas
as NF-e emitidas (Ambiente Nacional). A SEFAZ
e a RFB disponibiliza consulta, através Internet,
para o destinatário e qualquer um que detenha a
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A Rejeição e a Denegação
Na recepção de uma NF-e pela SEFAZ
são feitas validações para fins de auto-
rização. A primeira delas é a assinatura
digital, para garantir a autoria da NF-e
e a sua integridade. Em seguida é veri-
ficado o formato do arquivo, o seu con-
teúdo segundo regras estabelecidas na
legislação e a numeração da nota fis-
cal. É verificada a regularidade fiscal do
emitente, sendo que em alguns Esta-
dos também do destinatário. Qualquer
erro detectado pela SEFAZ resultará na
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Rejeição da NF-e. A Sefaz sempre
indicará o motivo da rejeição. Já a
Denegação se estabelece quando a
Sefaz constata a irregularidade fis-
cal do emitente. A NF-e será grava-
da na Sefaz com status “Denegado
o uso” e o contribuinte não pode-
rá utilizá-la. Algumas unidades da
Federação denegam a Autorização
de uso da NF-e em casos de irre-
gularidade fiscal do destinatário.
Chamamos atenção para o fato de
22
que uma NF-e estar com seu uso au-
torizado pela Secretaria da Fazenda
significa apenas que a Sefaz recebeu
uma declaração da realização de uma
determinada operação comercial e
que verificou previamente determina-
dos aspectos (autoria, formato e auto-
rização do emitente), não se respon-
sabilizando pelo mérito dela, que é de
inteira responsabilidade do emitente
do documento fiscal.

O que é Contingência?
O ambiente da NF-e procu-
ra manter aos contribuintes
uma alta disponibilidade
para atender as requisições
o mais rápido possível, qua-
se que instantaneamente.
Mas problemas aconte-
cem, proporcionando fa-
lhas de conexão entre as
empresas e a SEFAZ. Adi-
cionalmente, podem ocor-
rer paradas programadas
para manutenção dos ser-
vidores e dos sistemas da
SEFAZ.
Portanto, contingência é a
forma com a qual se permi-
te a geração de uma NF-e
quando o software emissor
não conseguir efetuar cone-
xão com a SEFAZ do Estado
do contribuinte, também
chamada SEFAZ Origem.
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23
Dessa forma, quando, em decorrên-
cia de problemas técnicos, não for
possível transmitir a NF-e para a SE-
FAZ do emitente ou obter resposta
à solicitação de Autorização de Uso
da NF-e, o contribuinte deverá gerar
novo arquivo, conforme definido na
legislação, informando que a respec-
tiva NF-e foi emitida em contingência
e adotar a seguinte alternativa:
• Mudar para um ambiente SVC ou
SVC-RS.
Agora que já sabemos os principais
elementos de uma nota fiscal eletrô-
nica, os conceitos de certificado digi-
tal e o que analisar na hora de esco-
lher um software de emissão de nota,
preparamos para você 6 dicas impor-
tantes que vão auxiliar na escolha de
um sistema de emissão de NF-e.
 24

DICAS AO ESCOLHER
UM EMISSOR NF-E

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7 Escolher bem o software emissor dará
a sua empresa tranquilidade durante
o processo de emissão de NF-e.
 25
DICAS AO ESCOLHER UM
EMISSOR DE NF-E
Existe a opção gratuita do emissor de NF-e.
Emissores do SEBRAE e SEFAZ do Maranhão
oferecem esses serviços, porém, apesar de
apresentar um custo zero, esses emissores
possuem funcionalidades limitadas e alguns
serviços adicionais como manutenção no
emissor não são oferecidos.

1. Planejamento da escolha do Software.

Nossa dica é que você escolha uma ferramen-
ta que esteja preparada para atender seu
negócio nas demandas futuras. Assim que
sua empresa crescer ela vai precisar de mais
funcionalidades, seja controlar o financeiro,
estoque ou produção. Portanto, escolher um
software que atenderá seu negócio economi-
za tempo e recursos.

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2. Conheça as funcionalidades.
Bons softwares de NF-e permitem a empresa
realizar cadastros de produtos, fornecedores e
clientes com mais facilidade e utilizá-los poste-
riormente, sem precisar digitar tudo de novo. É
possível parametrizar seus impostos uma única
vez, evitando retrabalho todas as vezes que for
emitir uma nota.
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26
3. Procure um emissor integrado a um ERP (software
de gestão).
Mesmo que você não tenha interesse no momento em im-
plantar um ERP, é interessante selecionar um emissor que
já esteja integrado a um ERP. Isso facilitará e economizará
muito esforço quando você desejar utilizar ferramentas de
gestão. Um emissor integrado a um ERP permite um ganho
de agilidade em situações como emitir uma nota a partir de
um pedido ou orçamento – evita-se o retrabalho de redigi-
tar todas informações necessárias para a emissão da nota.
Um ERP permite gerar os lançamentos financeiros a partir
das notas emitidas e recebidas. Por exemplo, ao emitir uma
nota, o sistema já alimenta o módulo contas a receber, ge-
rando a previsão do recebimento.
 27

4. Conheça o fornecedor do emissor de NF-e.

Antes de tomar a decisão final, pesquise e co-

nheça qual é a empresa que está por trás do
emissor de NF-e. Ter a certeza que a empresa
é consolidada traz mais segurança que ha-
verá atendimento de qualidade ou que você
não está processando informações erradas
na nota fiscal, afinal de contas, a NF-e é um
documento fiscal e o Fisco está de olho. Nossa
dica é sempre decidir pelo fornecedor que está
focado no seu negócio, com vários clientes des-
se segmento. Isso garante que ele conhecerá
seus problemas, e, às vezes, conhecê-los me-
lhor do que você mesmo. Se isso acontecer, é
ótimo, aproveite esse atalho!

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 28

5. Encontre um Software que armazene suas notas em nuvem.

Você, como contribuinte, é responsável por arquivar as notas

fiscais pelo prazo legal (normalmente, 5 anos). Caso aconteça al-
guma fiscalização da Receita, a sua empresa deve apresentar esses
documentos arquivados. Ao escolher um software que disponibilize
o serviço de backup automático das notas, você não terá mais essa
preocupação. Todo esse controle de armazenamento de notas fiscais
será realizado pelo mesmo, sem a necessidade de fazer o backup em
dispositivos físicos. Aconselhamos escolher um software em nuvem,
dessa forma você pode acessar automaticamente esses documentos
em seu computador ou quaisquer dispositivos móveis.

6. Procure um emissor que realize a manifestação das notas

fiscais.

Se você optar por escolher o emissor gratuito, você terá de fazer

a manifestação das notas manualmente, acessando o site da SE-
FAZ. Um bom software de emissão de NF-e realiza a manifestação
de forma automática e com mais facilidade, oferecendo a você
um maior conforto e agilidade durante esse processo.

Por que a manifestação de Nota Fiscal é tão

importante? Explicaremos no próximo capítulo.

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 29

A MANIFESTAÇÃO DO
DESTINATÁRIO DE
UMA NF-E

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8 Validar as transações é o principal
objetivo da manifestação de uma
NF-e. Esse procedimento evita que
sejam usados dados indevidos em
transações comerciais.

A MANIFESTAÇÃO DO
DESTINATÁRIO DE UMA NF-E
A manifestação é um procedimento que visa
trazer maior segurança às operações mercan-
tis, já que ela valida fiscalmente a transação,
evitando o uso indevido do CNPJ e IE (Inscrição
Estadual) do destinatário, aquele a quem a nota
está destinada, ou seja, o cliente.
Quais as vantagens de fazer a
manifestação da NF-e?
A obrigatoriedade da Manifestação do Desti-
natário não está estabelecida para todos os con-
tribuintes e deve ser consultado, junto ao seu
contador, como se enquadra a sua empresa. En-
tretanto, há inúmeras vantagens em se adotar a
manifestação. Veja algumas delas:
Controle: saiba quais NF-e foram emitidas
tendo a sua empresa como destinatária. An-
tecipe seus processos e garanta que ninguém
use a sua empresa para operações fraudulentas;
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30
Segurança Tributária: evite o uso indevido de sua
Inscrição Estadual por parte de emitentes de NF-e.
Há empresas que fazem operações fraudulentas
utilizando de inscrições estaduais idôneas para re-
messa de mercadorias com destinatário diferente
daquele indicado na NF-e;
Processos: obtenha o XML das NF-e independente-
mente se foram ou não encaminhadas pelo emiten-
te, promovendo um ganho nos seus processos de
escrituração e de entrada de mercadorias;
Segurança Jurídica: garanta o uso do crédito fiscal
da operação, já que uma NF-e com operação con-
firmada não pode ser cancelada pelo emitente da
mesma;
Agilidade: formalize automaticamente junto aos
fornecedores o recebimento da mercadoria e te-
nha resguardado juridicamente o vínculo comercial,
sem necessidade de assinar o canhoto do DANFE.
 31

O Processo O evento Ciência da Emissão

O processo é composto por 4 eventos, que
informam ao fisco que o destinatário da NF-e
confirma ou não as informações prestadas pelo
emissor da NF-e, ou seja, o fornecedor:
1. Ciência da Emissão
2. Confirmação da Operação
3. Registro de Operação não Realizada
4. Desconhecimento da Operação
A “Ciência da Emissão” tem o objetivo de solicitar a obtenção do
arquivo XML referente a uma NF-e. Somente após o registro des-
se evento é que o destinatário da NF-e pode efetuar o download
do XML. Essa ação registra que o destinatário da NF-e tem co-
nhecimento de que o documento foi emitido, mas ainda não
expressou uma manifestação conclusiva para a operação.
Uma vez que o destinatário tomou Ciência da Emissão é obrigató-
ria a sua manifestação. Portanto, devese proceder, na sequência,
o registro do evento com a manifestação conclusiva do destina-
tário sobre a operação, que será um dos demais eventos citados
acima. O prazo para essa ação varia de acordo com o seu domicí-
lio tributário. Consulte o seu contador!

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O evento Confirmação da Operação
Quando o destinatário da NF-e quiser confirmar
a operação, com o respectivo recebimento da mer-
cadoria, ele deve usar esse evento. O registro do
evento deve ser feito após a entrada da mercado-
ria na loja. E lembre-se, mesmo que tenha havido
devolução total ou parcial ao fornecedor através
de outra NF-e, esse evento é necessário. É muito
importante executar essa ação, já que após a Con-
firmação da Operação, a empresa emitente fica im-
pedida de cancelar a NF-e. Chamamos a atenção de
que o não cumprimento dessa obrigação significa
considerar a NF-e como inidônea e a empresa fica
sujeita a penalidades, conforme a legislação.
O evento Operação não Realizada
Quando o destinatário necessitar registrar uma
operação legalmente acordada como não realiza-
da, deve utilizar esse evento. Nos referimos como
legalmente acordada a operação de venda feita de
comum acordo entre fornecedor e comprador. A
operação não realizada significa que a devolução
ocorreu sem emissão de NF-e, sendo permitido a
informação do motivo da recusa do recebimento
da mercadoria e outros definidos pelo fisco. Como
exemplos citamos a devolução sem entrada física
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32
da mercadoria na loja e o sinistro da carga duran-
te seu transporte, dentre outros. Mas atenção! Este
evento não se aplica à devolução de mercadorias
com emissão de nota fiscal eletrônica, já que nes-
te caso aplica-se o evento anterior, Confirmação da
Operação.
O evento Desconhecimento da Operação
O destinatário utiliza o Desconhecimento da Opera-
ção quando ele, como o próprio nome já diz, desco-
nhece a operação. Ou seja, houve utilização indevida
de sua Inscrição Estadual pelo emitente da NF-e. Por-
que alguém emitiria uma NF-e contra uma empresa
sem que esta esteja sabendo? Para encobertar opera-
ções fraudulentas, nas quais as mercadorias têm ou-
tro destino. Geralmente, o emitente conta com a falta
de atenção e cuidado do destinatário da NF-e.
É importante saber que esse evento protege o desti-
natário da NF-e contra passivos tributários devido ao
uso indevido de sua Inscrição Estadual ou CNPJ. Se
porventura for constatado que essa manifestação foi
errada, ou seja, não deveria ter sido feita, basta fazê-la
novamente com um dos eventos de “Confirmação da
operação” ou “Operação não realizada”.
 33

NF-E E NFC-E

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9 É importante saber as diferenças en-
tre os dois tipos de notas, para evi-
tar que sejam usadas em momentos
inadequados. A NFC-e deve ser des-
tinada ao consumidor final, com o
objetivo de servir como cupom fiscal,
enquanto a NF-e serve para outras
operações.

NF-E e NFC-E
Um problema recorrente é a confusão entre a
NF-e e a NFC-e, (Nota Fiscal do Consumidor Ele-
trônica), pensando nisso é importante esclare-
cer quais os principais pontos semelhantes e as
diferenças entre as duas.
As similaridades entre a NF-e e a NFC-e
O processo de funcionamento de ambas é similar.
Elas consistem de um documento fiscal eletrôni-
co, transmitido pelo estabelecimento comercial
para a Secretaria da Fazenda pela internet. O con-
tribuinte deverá ter um certificado digital, que será
utilizado para assinar digitalmente e garantir a auto-
ria do emissor do documento fiscal. O emitente faz a
solicitação do documento fiscal à SEFAZ, que faz uma
validação primária das informações e devolve um
protocolo, que na prática é uma autorização para a
geração do documento eletrônico. Em ambas há re-
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gras de contingência, no caso de falta de conexão com a
SEFAZ. Ambos os modelos de nota fiscal também per-
mitem a sua visualização através de um documento
auxiliar chamado de DANFE para a NF-e e de DANFE-
-NFC-e para a NFC-e. Eles são uma representação gráfica
simplificada do documento fiscal, impresso em papel co-
mum, em uma via e possuem a chave de acesso para con-
sulta na Internet. Esse documento auxiliar não é uma nota
fiscal. Ele serve para acompanhar o trânsito da mercado-
ria e como instrumento auxiliar para consulta e confirma-
ção da efetiva existência do documento fiscal através do
Ambiente Nacional (RFB) ou site da SEFAZ na internet.
 35
As diferenças entre a NF-e e a NFC-e

A NFC-e, Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica,

restringe-se a acobertar vendas a consumidor final e
vem para substituir o documento fiscal emitido pelo
ECF, o cupom fiscal. Entrou recentemente em opera-
ção em vários Estados e tem cronograma de implanta-
ção de acordo com a legislação específica de cada uni-
dade da Federação. Por outro lado, a NF-e, Nota Fiscal
Eletrônica, atende a todas as outras situações possíveis,
desde as operações de compra e venda, até as opera-
ções de devolução ou transferência de mercadorias, ex-
portação, etc. Ela veio em substituição às antigas notas
fiscais impressas modelos 1 e 1A. Outra diferença entre
elas é no conteúdo impresso no documento auxiliar.
O DANFE NFC-e (Documento Auxiliar da NFC-e) é bem
mais simplificado que o DANFE (Documento Auxiliar
da NF-e), sendo que o consumidor que aceitar receber
somente o DANFE NFC-e Resumido (sem a relação dos
itens comprados, apenas os totais) poderá, posterior-
mente, solicitar ao estabelecimento emissor a impres-
são, sem custo, do correspondente DANFE NFC-e com-
pleto. Apesar de diferentes, a NF-e e a NFC-e adotam
conceitos similares. Para os varejistas, de pequenas
mercearias a supermercados, é importante manter-
-se atualizados sobre o assunto para evitar falhas e
prejuízos.
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PASSO A PASSO

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O processo de emissão de uma nota
fiscal eletrônica não é tão complica-
do. Saiba quais são os três passos
simples para começar a emitir uma
NF-e em seu estabelecimento.

PASSO A PASSO
Agora que já apresentamos todos os detalhes
sobre a Nota Fiscal Eletrônica, vamos à parte
prática. Chegou a hora de aprender o passo a
passo do que é preciso para que sua empresa
comece a emitir uma NF-e a partir de agora. En-
tão, mãos à obra. Para realizar uma emissão de
NF-e, basta seguir esses três passos simples:
1. Consiga um certificado digital:
Para que sua NF-e seja válida você precisa de
uma assinatura digital, isso dará autenticidade e
será a prova que sua empresa pode emitir notas.
O Certificado deve ser conseguido junto a uma
Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-
estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);
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37
2. Realize seu credenciamento na secreta-
ria da fazenda:
Você precisa ter uma Inscrição Estadual, (I.E),
esse cadastro deve ser feito na Secretaria de
Estado da Fazenda, do seu estado. O cadastro
é simples, mas, é recomendado que você pro-
cure um contador para conseguir auxílio na
burocracia estadual vigente.
3. Adote um software emissor de NF-e:
Você vai precisar usar um software gerador
de notas fiscais eletrônicas. Como já foi men-
cionado acima, recomendamos que você opte
por um sistema integrado. A automação da
operação de sua loja, integração dos controles
de vendas, finanças e estoque são os princi-
pais benefícios de um sistema ERP.
 38

CONCLUSÃO

Para todas empresas brasileiras, especialmente vare-

jistas que movimentam muita mercadoria, é importante
entender os processos, regras e detalhes da emissão de
notas fiscais eletrônicas. Muitos empresários assumem
prejuízos e correm riscos por simples falta de conheci-
mento.

Conhecer melhor o processo de emissão de uma NF-e

ajudará você a fazer as melhores escolhas durante as
operações de sua loja, além é claro que impedir que você
não cumpra com alguma obrigação tributária de emis-
são de notas. Esse sistema também é uma oportunidade
para que aconteça uma transformação na operação da
sua loja, levando mais automação, agilidade e eficiência,
resultando em melhores lucros e menores dores de ca-
beça para você.

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InfoVarejo, união de duas palavras que indica a que viemos: Informação e Varejo. Percebemos
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