Business Intelligence e Analytics - PUC 2018-1

Trabalho Final – Arquitetura e Qualidade de Dados

Integrantes: Jaqueline Gama

Jean Lucas Souza
Jessica Brandão Oliveira
João Madeira
Juliano Francisco dos Santos

Empresa que Reforma equipamentos/componentes de mineração, que tem sua matriz localizada em Belo
Horizonte e mais 2 filiais.
Informações importantes
3 centros de reparos (oficinas), sendo uma em Belo Horizonte, uma em Lafaiete e uma em Carajás no Pará;
2 equipes de campo sendo uma no Norte do País e outra no Sul;
Reforma cerca de 40 tipos de grupos de componentes;
500 empregados, destes 320 são operacionais, ou seja, trabalham nos Centros de Reparo (oficinas) ou no
Campo (diretamente no cliente);
Os demais empregados atuam na área administrativa, sendo dividida em RH, Financeiro, Administrativo,
Engenharia, TI e Logística;
Empresa atua hoje em vários clientes (Minas de Mineração) e o faturamento é realizado tanto para os
Serviços de Reforma nas oficinas, quanto nos serviços de Campo;
Possui uma oficina exclusivamente para reforma de componentes estruturais;
Alguns serviços são realizados em garantia;
Algumas reformas são terceirizadas.

Estrutura
Gerencia Administrativa/Financeira/TI
Gerencia do departamento de Serviços (Oficinas e Campos)
Gerencia do Departamento Comercial
Gerencia RH
Gerencia de Logística
Processos
- Processo Reforma de Equipamentos/Componentes
- Processo Venda de Serviços de Campo
- Processo de Serviços de Garantia

Objetivos do negócio
Maior controle da quantidade e classificação de componentes que entram na oficina para reformar, sendo
identificado por tipo de componente;
Maior controle dos prazos de entrega de orçamento e reforma dos componentes para o cliente;
Minimizar os riscos com garantia de processos reformados / reparados no campo;
Melhorar o controle de qual é o cliente que mais demanda serviços e qual o cliente que gera maior
faturamento;
Saber em média quantas horas se gasta para reformar um componente (por tipo).

Problemas do negócio
Não há um controle de quais tipos de componentes estão para reforma e nem quanto tempo os mesmos
encontram-se na oficina, sendo separado por cliente;
Não se sabe quanto tempo demora para elaborar uma proposta comercial, por tipo de componente que
chegam nas oficinas;
Não se sabe quanto tempo demora para reformar os componentes, cuja reforma foi aprovada pelo cliente;
Não há controle efetivo de faturamento dos componentes que foram reformados e entregues ao cliente. Além
disso, não se sabe quando teremos a documentação para faturar os componentes que estão concluídos nas
oficinas;
Não se sabe quantos componentes foram planejados para serem entregues no mês (reformados) e quais
realmente cumpriram o prazo;
Não há controle de quanto componentes que foram reformados, volta como reforma de garantia por falha na
reforma do componente inicialmente;
Verificar se as horas planejadas para reformar um componente está sendo cumprida no real, estas horas são
apontadas manualmente por cada funcionário operacional;
Alto custo com de reforma dos componentes;
Não há um controle da documentação de faturamento o que causa problemas para faturar o componente no
mês em que foi concluído.
Oportunidade do negócio
Fazer um levantamento de quantas horas gasta-se para reformar o componente, para usar esta média como
padrão para as próximas reformas;
Realizar o apontamento de horas produtivas e improdutivas reais no momento do trabalho (leitor ótico), não
sendo necessário usar apontamento manual;
Estuda-se etiquetar o componente na entrada da oficina para facilitar a identificação e colocar informações
básicas;
Criar um formulário on-line para que os funcionários que realizam serviço no campo possam apontar horas e
realizar os relatórios técnicos de maneira que as informações caiam em um sistema para ter informação em
tempo real;
Há ideias de captar mais componentes para reforma a medida que a capacidade das oficinas estejam
liberadas;
Há ideias de captar novos cliente e tipos de componentes para reforma;
Aumentar a capacidade produtiva das oficinas diminuindo as despesas/custos de reforma;
Adquirir um software para avaliar no controle de todo o processo entre todas as áreas.
PORQUÊ (WHY) - PROBLEMAS DADOS (M/R/T) OBJETIVOS (RESULTADOS
ESPERADOS – WHAT)
Mestres
Controle de quais componentes estão para reforma nas Oficinas Oficinas Detalhamento melhor dos componentes que
ou em Campo, por tipo de componente e cliente. Clientes estão sendo reformados, por tipo de
Empregados componente e por demanda por cliente.
Não se sabe quantos componentes se tem em cada status
(exemplo: quantos componentes temos em orçamentos, quantos Transacionais Ter referência de quanto tempo se elabora
temos em reforma, quantos temos concluídos e quantos não Reformas – Código de identificação uma proposta e reforma um componente
faturados) componente (ordem de serviço) para ter base histórica e média.
Faturamentos
Não se sabe quanto tempo é preciso para elaborar uma proposta Entregas Ter previsibilidade de quanto irá ser
comercial de um tipo de componente e nem quanto tempo o faturado por Oficina e Serviço de Campo
mesmo demora na sua reforma. por mês
Referenciais
Não há um controle efetivo de faturamento dos componentes que Localização das Oficinas (região) Verificar se as horas planejadas e
foram reformados e com isso não se consegue ter previsibilidade Código do tipo do serviço consequentemente os custos estão conforme
de faturamento do mês para cada Oficina ou Serviço de Campo o trabalho executado, visando não perder
dinheiro nas próximas reformas.
Não temos o % de componentes que foram entregues dentro do
planejado por mês (componentes reformados) Ter visibilidade de quais componentes
reformados mais retornam como garantia.
Falta de controle de componentes que volta para garantia por falha
na reforma. Verificar se o que está sendo planejado de
acordo com a capacidade produtiva está de
Ter um controle entre as horas planejadas x reais, evitando ter
acordo com o que realmente é executado.
custos maiores que o esperado.
Ter maior controle dos custos das reformas dos componentes.
BENEFÍCIOS (WHY) CONTEXTO - OWNERS -
PROCESSOS
O controle do faturamento nos permitirá uma visão de lucros por
serviços assim como seu custo, a fim de permitir uma redução de
gastos onde for possível. Oficinas e Serviços de
Campo
O controle do tempo de atendimento ao cliente, desde o Comercial
orçamento até a entrega, permitirá desenvolver um planejamento Administrativo /
de melhoria no tempo de entrega, evitando a perda de cliente Financeiro
devido a possíveis atrasos. Logística
O controle de reformas por garantia permite uma documentação
de procedimentos mais falhos, permitindo assim a elaboração de
cursos que aprofundem tais procedimentos
CUSTO (HOW MUCH) QUEM (WHO - ESTRUTURAS)
Elaboração de controles no sistema Gerencia administrativa / Financeira / TI
Formulários on-line (tempo real) Gerencia do departamento de Serviços
Software de gestão (Oficinas e Campo) e departamento
comercial
Gerencia do Departamento Comercial
Gerencia de Logística
Gerencia de RH
REQUISITOS – DETALHES (WAHT)
Criar formulário on-line para apontamento
de horas em tempo real
Criar um controle de documentação de
faturamento mais detalhado (informa por
exemplo se a NF está vencida para
devolução do componente)
Etiqueta inteligente que contenha as
informações do componente no momento
que o mesmo chega para reforma
(informações on line, sendo possível ser lida
por leitor ótico)
Criar roteiros em que seja possível o leitor
ótico ler as horas reais para execução do
componente.
COMO (HOW) PROCESSOS
Pessoas e papeis
Determinar quem serão as pessoas
responsáveis por comunicar quanto um
componente for concluído nas oficinas para
providenciar o faturamento.
Processos
Desenhar o fluxo de como será o controle
do faturamento dos componentes concluídos
nas oficinas
Procedimentos
Definir procedimento para controle de
faturamento a partir da reforma do
componente ser concluída
QUANDO SERÃO AS AÇÕES Propósito: Valorizar tipos de reforma
(WHEN) – PRIORIZAÇÃO Padrão: Componentes com rotatividade
Processo: Componentes com 5 anos de vida
1) Controle de faturamento útil
2) Componentes que retornam como
garantia
3) Controle da chegada de
componentes
4) Tempo para elaboração de
proposta e execução
5) Maior controle de custos
6) % planejados x entregas
7) Controle de horas planejadas x
reais