Logística – Módulo Compras

Prof. Christian Vargas, M.Sc.

christian@metal.eeimvr.uff.br

Terceirização: Comprar ou Fabricar?

• Valor estratégico da tecnologia de fabricação do

item a ser comprado

• Qualidade do produto

• Confiabilidade no cumprimento de prazos

• Possibilidade de liberação dos recursos

p odut os
produtivos

• Indisponibilidade de recursos

• Novos produtos com volume de produção inicial

baixo

1
 Terceirização: Comprar ou Fabricar?

• Custo
• Recursos podem ser dirigidos para a produção de itens
de maior lucratividade
• Custos fixo transformam-se em custos variáveis,
adequando-se melhor a variação de demanda
• A qualidade do componentes é maior, reduzindo custos
difíceis de serem contabilizados
• Elimina a necessidade de inspeções durante o processo
de fabricação
• Com
C uso dde fornecedores
f d com garantia
ti dda qualidade,
lid d a
necessidade de inspeções no recebimento diminui

Cuidados com a terceirização

• Custo de estoques para prevenir problemas de

entrega

• Incapacidade de recebimento para um grande

número de fornecedores

• Perda de vendas por atrasos de entrega do

produto final em virtude de atraso dos
fornecedores

2
 Avaliação da Administração de Compras
Centralização
Redução do custo dos materiais – maior
volume e maior facilidade de negociação
Garantia de abastecimento de materiais
escassos – contratação desses materiais para a
utilização em várias unidades de negócios da
corporação
Economia na contratação de pessoal
Redução dos investimentos em estoque
Estudo de mercado de suprimentos
Avaliação da Administração de Compras
Centralização
Simplificação
p ç eppadronização
ç Evita alta incidência de fretes
Planejamento estratégico de aquisições
Melhor utilização dos sistema de
processamento de dados
Desenvolvimento do sistema de
documentação de produtos segundo um
padrão único
Resultado: menor custo e menores
investimentos nos estoques
Descentralização
Melhor acerto da adequação das compras e dos
equipamentos
Realização das compras urgentes, atendendo
às necessidades da produção
Comunicação direta do usuário com o
comprador
Compras imprevisíveis e utilização de serviços
locais de boa qualidade
Compras em empresa locais para a
manutenção do emprego na região e
estabelecimento de uma boa política com as
autoridades locais
Descentralização
Recuperação de maior porcentagem do
ICMS com compras no mesmo estado
Acompanhamento cuidadoso das
quantidades entregues e ajuste do
suprimento estritamente às necessidades
do dia
Atendimento ágil às mudanças súbitas dos
programas de produção, que resultam num
comportamento das vendas não previstos
Resultado: elevação da motivação do
pessoal e redução dos custos com
burocracia
3
 Processo de compra

Cadastro de fornecedores

Fornecedores Potenciais

Fornecedores Habituais
Eliminação – Agir com segurança na hora de eliminar um
fornecedores, esclarecendo as razões devidamente
documentadas de tal ação
Explicações – esclarecer a fornecedores idôneos as
razões da preferência por outro
Controle – acompanhar as condições de fornecimento ao
longo do tempo
Orientação – Fornecer subsídios ao comprador, para
reforçar sua posição na negociação de um novo pedido

4
 Requisição de compra e resumo

Descrição – discriminação perfeita do material

Aplicação – explicação detalhada referente à aplicação a ser
dada ao material
Estatísticas – posição atual do estoque,consumo mensal e
data que o material será necessário na empresa
Dados – Data e preço da última compra, indicando fornecedor
e as quantidades compradas
Método – instruções para o preenchimento do documento
bem explicitadas. Geralmente colocadas no verso
Oficialização – área para registro da determinação de quem
comprar, assinatura de quem toma as decisões e lugar para
o número e data da ordem de compra a ser emitida

Ficha do produto
Registro individual
Registro agrupado
Compras de material de escritório
Compras de material de limpeza
C
Compras d
de material
t i l de
d manutenção
t ã
Compras de materiais para relatório

Vantagens do registro agrupado

Análise: listagens-padrão permitem examinar de uma só vez
todos os itens.
Risco de falta: eliminam o perigo de se esquecer de comprar um
item
it
Fiscalização: permitem o acompanhamento da utilização de
materiais de uso diário, de difícil controle
Concentração: permitem a compra de todos os itens em um
único fornecedor, evitando-se processos de recepção de
mercadorias, conferência e liquidação financeira.

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 Cuidados em compras

Inversão da posição comercial

Número ideal de fornecedores

Cuidados ao rejeitar uma proposta

Classes de prazos de entrega (proteção, na Hora)

Tentação da especulação

Problema da embalagem

Cuidados com o recebimento

Prazos de entrega

Controle quantitativo

Controle qualitativo

Registros históricos

Nota de recebimento

Controle de embalagens

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Cuidados no suprimento para a produção

Nomenclatura-padrão dos itens em estoque

Funcionamento das requisições ao almoxarifado

Modelos de controle de estoque

Realização de inventários

Fiscalização dos itens com rotação baixa

Seleção de Fornecedores

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 Pesquisar fornecedores potenciais

• Sindicatos e associações
• Publicações especializadas
• Internet
• Consultoria com especialistas
• Arquivos do departamento de compras
• Feiras e exposições
• Lista telefônica
• outros

Estabelecer critérios de avaliação de fornecedores

• Avaliação qualitativa pelo histórico
Deve ser feita na fase de implantação dos procedimentos de
avaliação dos fornecedores

Análise dos registros de fornecimento de determinado

fornecedor durante um período de tempo:

Exemplo:

- Nenhuma ou pequena porcentagem de lotes ou prestação de

serviços entregues com problemas de qualidade
- Nenhuma ou pequena porcentagem de lotes ou prestação de
serviços entregues com atraso

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Estabelecer critérios de avaliação de fornecedores
• Avaliação quantitativa pelo histórico
Método de pontuação aplicado ao histórico do fornecimento.
IQ - INDICADOR DA QUALIDADE
ENTREGA PONTUAÇÃO
Lote sem problema de qualidade 100
Lote com problema de qualidade tolerável 50
Lote devolvido 0

IP - INDICADOR DE PRAZO
ENTREGA PONTUAÇÃO
Lote entregue
g sem atraso 100
Lote entregue com atraso de até 3 dias 70
Lote entregue com atraso de 3 a 10 dias 50
Lote entregue com atraso de mais de 10 dias 0

IQ = média da pontuação das últimas 10 entregas

IP = média da pontuação das últimas 20 entregas
IQ > 90 e IP > 95

Estabelecer critérios de avaliação de fornecedores

• Avaliação por auto-avaliação
A empresa compradora envia um formulário padronizado de
avaliação do sistema de garantia de qualidade à empresa
f
fornecedora,
d para que essa possa preenchê-lo
hê l e devolvê-lo
d l êl
Obs. É necessário que o fornecedor mostre evidências das
informações fornecidas

Exemplo:
ITEM DE AVALIAÇÃO EVIDÊNCIA
Situação econômico-financeira Balanço Patrimonial
Existência de Controle do Processo Evolução dos Limites de Controle
Treinamento Adequado Lista de Treinamentos Fornecidos
Existência de Sistema da Qualidade Manual da Qualidade

9
Estabelecer critérios de avaliação de fornecedores
• Avaliação por auditoria

Auditoria do produto – focada no projeto e especificações do

produto fornecido – Ensaios em laboratórios

Auditoria do processo – pela coleta aleatória de produtos finais na

expedição. Verifica-se todos os procedimentos de fabricação
referentes àqueles itens.

Auditoria de sistemas – Verificam-se a existência e o cumprimento

sistemático dos requisitos referentes à qualidade de determinada
norma de referência: responsabilidades, autoridades, política de
qualidade, procedimentos documentados, registros, compras etc.

• Avaliação por certificação

Fornecedor é aceito se possuir uma certificação do seu sistema de

garantia de qualidade (ISO 9000, QS 9000, etc.)

Tipos de avaliação de fornecedores

“Na Prática, não é conveniente que se utilize um tipo de
avaliação para todos os tipos de fornecedores da
empresa”

TIPO DE ÍTEM TIPO DE AVALIAÇÃO

Itens Críticos Certificação e Auditoria de Processo
Itens Importantes Certificação ou Auditoria de Sistema
Itens Não-Críticos Histórico ou Auto-avaliação

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 Cadastrar fornecedores selecionados

Aplicados os critérios de aceitação de fornecedores

para cada tipo de produto, deve ser elaborada
uma lista
li t de
d fornecedores
f d selecionados
l i d

Importante

“O item preço não deve ser um dos critérios de

aceitação, uma vez que fará parte de negociações
posteriores quando for emitido o pedido de
compra”

Acompanhar o desempenho do fornecimento

Indicadores  Qualidade e prazo

Advertências  Cartas de advertência q

quanto aos
problemas apontados

Avaliação  Reuniões de avaliação de

desempenho de fornecimento

Assistência  Envio de especialistas

p da empresa
p
compradora ao fornecedor para a verificação e
correção de problemas de fornecimento.

Correção  Exigência de evidências de ações

corretivas do fornecedor em certo período

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 Fazer parcerias com os fornecedores
Relacionamento restrito Relacionamento de parceria
COMPRADOR FORNECEDOR COMPRADOR FORNECEDOR

COMPRAS VENDAS COMPRAS VENDAS

PROJETO PROJETO PROJETO PROJETO

PCP PCP PCP PCP

PRODUÇÃO PRODUÇÃO PRODUÇÃO PRODUÇÃO

CQ CQ CQ CQ

RECEBIMENTO EXPEDIÇÃO RECEBIMENTO EXPEDIÇÃO

Critérios Qualificadores
MENTO

EXCESSO DE
ATENDIMENTO AOS
REQUISITOS
QUALIFICADORES
DE DE FORNECIM

(NÃO AGREGAM
VALOR)

REQUISITOS
MÍNIMOS
(QUALIFICADORES)
CAPACIDAD

ATENDIMENTO AOS
REQUISITOS
QUALIFICADORES
(AGREGAM VALOR)

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 Exemplo de Critérios Qualificadores

• Conformidade da situação legal fiscal

• Situação
ç econômica financeira estável

• Referências de outros clientes de bons serviços

prestados

• Sistema de garantia de qualidade adequado

• Certificações por instituições

instit ições apropriadas

• Existência de serviços associados especificados

• Histórico adequado de fornecimento ao mercado

Critérios Classificadores
NHO FUTURO

AUMENTO DO
DESEMPENHO NOS
REQUISITOS
DESEMPEN

CLASSIFICADORES
(AGREGA VALOR)
DESEMPENHO DO

SIFICADOR
QUISITO

TUAL
AT
REQ
CLASS

Exemplo: Menor preço de venda

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Exemplo de formulário de solicitação de cotação
• O formulário deve ser padronizado. Poderá ser obtido
contato telefônico, envio de formulário padronizado(fax,
Internet, EDI) ou solicitação de envio de proposta de
f
fornecimento
i t
SOLICITAÇÃO DE COTAÇÃO
FORNE- PRAZO PRAZO FRETE/
DATA CÓDIGO PREÇO OBSERV.
CEDOR PAGTO. ENTREGA SEGURO

“Este formulário não se aplica a produtos não

padronizados feitos sob encomenda”

Licitações
COMPRAS PÚBLICAS

a) Constituição Federal de 1988

b) Lei 8248/91 - dispõe sobre a capacitação e competitividade do setor

de informática e automação e dá outras providências
providências, e suas
alterações posteriores

c) Lei 8666/93- dispõe sobre a regulamentação do art. 37, inciso XXI, da

Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da
Administração Pública

d) Lei 1070/94 – regulamenta o art. 3, da Lei 8248, de 23 de outubro de

1991, que dispõe sobre contratações de bens e serviços de
informática e automação
ç p pela administração
ç federal

e) Lei 10520/02 - estabelece a aquisição de a bens e serviços comuns,

pela administração pública na modalidade do pregão

f) Decreto 5450/05 - regulamenta o pregão , na forma eletrônica, para

aquisição de bens e serviços

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 Negociação: Planejamento e preparação
Considerar um amplo leque de saídas, alternativas ou opções,
especialmente as que possam ser levadas em conta e pelos
demais negociadores.
• Dar três vezes mais atenção aos pontos em comuns do que às áreas
de conflito em potencial

• Prestar mais atenção nas implicações a longo prazo dos assuntos

• Identificar os assuntos principais, e fazer planos para cada um deles

separadamente, evitar os passos fixos em seqüência.

• Aprender tudo o que pode sobre a outra parte

• Considerar a sua melhor alternativa para o acordo, e se não

conseguir atender suas necessidades mínimas, identificar outra fonte
que possa satisfazê-lo.

Negociação: Estágio Preliminar

• Entrar na negociação emocionalmente controlado para que possa se
concentrar totalmente na tarefa.

• Tentar esclarecer ou diluir qualquer boato, informação errada, ou

ressentimento que possa contribuir para um clima negativo. Um modo
de se fazer isto é apresentar seus sentimentos pessoais
(preocupações temores ou impressões) de um modo que não soe
(preocupações,
como crítica à outra parte.

• Não envenenar o poço no qual vai beber, especialmente durante o

estágio preliminar, isto é, evitar provocar e de ser provocado, para não
ser surpreendido numa "espiral de defesa e ataque".

• Ser capaz de articular uma visão ou uma saída ideal para a

negociação,algo que atraia e satisfaça os demais.

• Ser claro a respeito de seus valores e objetivos, apresentando-os de

um modo compreensível, buscando soluções com a outra parte.

• Prestar muito mais atenção aos objetivos compartilhados e outras

áreas de acordo durante o estágio de planejamento para reforçar
essas semelhanças no estágio preliminar.

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 Negociação: Abertura
• Evitar concessões unilaterais.

• Não responder imediatamente a proposta da outra parte com uma

contraproposta. Contrapropostas imediatas são interpretadas como bloqueio ou
desacordo. Elas trazem uma nova opção ou assunto que complica a
negociação. Geralmente, a outra parte fica menos aberta ou receptiva a ouvir,
pois estará mais preocupada com a avaliação de sua própria proposta
proposta.

• Declarar sua posição de maneira clara, direta, e sucinta. Estar pronto a repeti-
la até sentir que a outra parte a ouviu, entendeu e levou a sério.

• Evitar diluição em argumentos pouco expressivos, mantenha-se sempre em

dois ou três argumentos mais fortes. Não diluir seus argumentos fortes com os
mais fracos pois a outra parte irá se concentrar nos mais frágeis.

• Q
Quando
d discordar,
di d d dar sempre primeiro
i i as razõesõ ou explicações
li õ para o
desacordo e em seguida informar exatamente com o que está disposto a
concordar. Por exemplo: "...e por estas razões, minha proposta é xyz..." Os
negociadores comuns informam primeiro o seu desacordo e depois dão as
razões ou explicações. Por exemplo: "Infelizmente devo discordar de vocês
pelas seguintes razões ..."

Negociação: Exploração

• Fazer muitas perguntas para identificar e determinar

outras opções. Por exemplo: "Você se interessa se eu
pudesse oferecer X ?",, " X ou Y,, são mais importantes
p p
para você?", "Você concordaria em me ajudar a formular
uma solução que nos conviesse?“

• Revelar com mais freqüência dados apropriados e

informações sobre necessidades importantes. Isto é feito
para desenvolver o nível de confiança de modo que a
outra parte revele informações equivalentes.

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 Negociação: Fechamento
Evitar concessões excessivas e unilaterais próximo do final de
uma negociação para atender um prazo ou evitar uma
paralisação total.
• Checar quaisquer ambigüidades passíveis de mal-entendido
antes do fim da negociação, em lugar de deixá-los como riscos
potenciais
t i i d
durante
t a execução.
ã O Os negociadores
i d menos
experientes, em sua ansiedade para obter um acordo,
deliberadamente deixam, muitas vezes, de esclarecer as
ambigüidades ou de sumarizar, aumentando com isso a
probabilidade de que o acordo entre em colapso antes de ser
totalmente executado.
• Fazer pausas para rever a proposta de acordo da outra parte,
e/ou para formular a sua própria.
• Pedir alguma coisa em troca quando fizer uma concessão. Por
exemplo: "Estou disposto a conceder X a menos, se você me
oferecer Y em troca."
• Sempre que possível, tomar medidas para evitar ser colocado
contra a parede para decidir.

Negociação: Dicas
• Dedicar um tempo para planejar e para revisão após a
negociação.
• Evitar o uso de palavras e frases que causem irritação ao tentar
persuadir a outra parte. Alguns exemplos mais freqüentes são
os termos "oferta
oferta generosa
generosa”, “justa"
justa e "razoável"
razoável para qualificar
sua própria oferta.
• Evitar declarações emocionais ou avaliações que
desencadeiem as "espirais de ataque e defesa"; ao contrário
dos negociadores comuns, que as usam três vezes mais.
Quando decidir atacar, faça-o de maneira forte e sem avisar,
em vez de começar o seu ataque lenta e gradualmente e ir
aumentando. Isto p permite a outra p
parte construir suas defesas,
que levam a uma "espiral de ataque e defesa".
• Dar informações gerais em busca de informações específicas.

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 Negociação: Exemplo de Tabela de cotações para cópias
C O P IA D O R A S
D E S C R IÇ Ã O XLS LTDA. VK LTDA. CO PY US A P R IM A L BETA

(0 1 1 ) 5 5 0 6 - (0 1 1 ) 3 5 7 0 - (0 1 1 ) 3 0 6 4 - (0 1 1 ) 3 5 3 9 - (0 1 1 ) 6 8 5 2 -0 0 4 9
8542 2826 2025 0921

S r. J u n io r S r ta . L in a S ra . A n a S r . A r n a ld o S r. J o s é

PREÇOS
X E R O X S IM P L E S 0 ,0 8 0 ,1 0 0 ,0 7 ---- 0

XERO X A3 0 ,2 5 0 ,5 0 0 ,2 0 ---- 0

XE R O X 3030 AT É 90 C M SEM 0 ,0 6 ---- ---- ----

E M E N D A S (S U L F IT E ) - C L

XE R O X 3030 AT É 90 C M SEM 0 ,1 2 ---- ---- ----

E M E N D A S (V E G E T A L ) - C L

XERO X 3060 R EDUÇÃO E 0 ,0 8 ---- 0 ,1 0 ---- 0

A M P L IA Ç Ã O ( S U L F IT E ) - C L

XERO X 3060 R EDUÇÃO E 0 ,1 6 ---- 0 ,2 0 ---- 0

A M P L IA Ç Ã O ( V E G E T A L ) - C L

----

ENCADERNAÇ ÃO ATÉ 100 1 ,5 0 ---- 1 ,0 0 ---- 2

FO LH AS

ENCADERNAÇ ÃO ATÉ 200 2 ,5 0 ---- 2 ,0 0 ---- 3

FO LH AS

ENCADERNAÇ ÃO ATÉ 300 3 ,5 0 3 ,5 0 4 ,0 0 ---- 4

FO LH AS

Critérios de escolha de ganhadores de pedido

Critérios de classificação simples:

• Prazo de pagamento
• Prazo de entrega
• Variabilidade nas especificações
• Durabilidade

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 Critérios de escolha de ganhadores de pedido

Critérios de classificação múltiplos:

CRITÉRIO PESO FORNECEDOR FORNECEDOR FORNECEDOR FORNECEDOR
A B C D

Preço 8 3 1 4 2
Manutenção 7 2 4 1 3
Assistência
5 4 3 2 1
Técnica
Facilidade de
10 1 4 2 3
uso
Ponderação 68 91 69 72
Classificação 4.º 1.º 3.º 2.º

Valores numéricos para avaliações qualitativas

CLASSIFICAÇÃO DAS LETRAS E DOS VALORES NUMÉRICOS
LETRA DESCRIÇÃO VALOR NUMÉRICO
A Excelente 4
E Muito bom 3
I Bom 2
0 Razoável 1
U Fraco 0
X Insatisfatório ?

AVALIAÇÃO DOS FAT0RES

ALTERNATIVAS
FATORES PESO COMENTÁRIOS
A B C D E
1-
2-
3-
4-
TOTAIS

19