480 2007 Anexo1 PDF

MANUAL DE REDAÇÃO E DE ATOS OFICIAIS
República Federativa do Brasil

Luiz Inácio Lula da Silva
Presidente da República
Ministério do Meio Ambiente

Marina Silva
Ministra do Meio Ambiente
Agência Nacional de Águas

Diretoria Colegiada
José Machado – Diretor-Presidente
Benedito Braga
Oscar de Moraes Cordeiro Netto
Bruno Pagnoccheschi
Dalvino Troccoli Franca
Secretaria-Geral
Mayui Vieira Guimarães Scafuto
Secretária-Geral
MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE
AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS
MANUAL DE REDAÇÃO E DE ATOS OFICIAIS
SECRETARIA-GERAL
Brasília – DF
2007
© Agência Nacional de Águas – ANA
Setor Policial - Área 5 – Quadra 3 – Blocos B, L e M
CEP 70610-200 – Brasília – DF
PABX (61) 2109-5400/ 2109-5252
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Correio eletrônico: cedoc@ana.gov.br
Equipe Editorial
Supervisão editorial: Andréia de Castro Costa
Elaboração dos originais: Andréia de Castro Costa e Darlan Eterno Silvério de Sousa
Revisão dos originais: Andréia de Castro Costa, Breno Bajo Dutra, Fabiane Fernandes Silva,
Fernando Hubner e Márcia Rosa Teles Diniz.
Todos os direitos reservados.

É permitida a reprodução de dados e de informações contidos nesta publicação, desde que citada a
fonte.
Catalogação na fonte: CEDOC/Biblioteca
M294m Manual de redação e de atos oficiais. / Agência Nacional de Águas,

Secretaria-Geral, Centro de Documentação. Brasília: ANA, SGE,
CEDOC, 2007.
73 p.
1. Comunicação Oficial. 2. Protocolo. 3. Sistema. 4. Arquivo. 5.

Documentos. 6. Atos Oficiais. 7. Processos. 8. Redação. I. Agência
Nacional de Águas (Brasil). II. Secretaria-Geral. III. Centro de
Documentação.
CDU 651.7 (035)

SUMÁRIO
CAPÍTULO I – A REDAÇÃO OFICIAL
1 - ASPECTOS GERAIS __________________________________________________________ 11
CAPÍTULO II – ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS
2 - IDENTIDADE VISUAL ________________________________________________________ 12
3 - ATOS OFICIAIS ______________________________________________________________ 13

3.1 - MEDIDAS __________________________________________________________________________________ 13
3.2 SISTEMÁTICA DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS ___________________________________________ 15

3.2.1 - ARTIGOS _______________________________________________________________________________ 15
3.2.2 - PARÁGRAFOS __________________________________________________________________________ 16
3.2.3 - INCISOS ________________________________________________________________________________ 17
3.2.4 - ALÍNEAS _______________________________________________________________________________ 17
3.3 - OBSERVAÇÕES GERAIS ____________________________________________________________________ 18
3.4 - ENCAMINHAMENTO _______________________________________________________________________ 18
CAPÍTULO III - PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS
4 - ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ____________________________________________ 19

4.1 - NORMAS GERAIS DE ELABORAÇÃO ________________________________________________________ 19
4.2 - SIGLAS E ACRÔNIMOS _____________________________________________________________________ 20
4.3 - VÍCIOS DE LINGUAGEM ____________________________________________________________________ 21

4.3.1 - BARBARISMO __________________________________________________________________________ 21
4.3.2 – AMBIGÜIDADE _________________________________________________________________________ 21
4.3.3 - CACÓFATO _____________________________________________________________________________ 21
4.3.4 - CHAVÕES ______________________________________________________________________________ 22
4.3.5 - PLEONASMO ___________________________________________________________________________ 22
4.4 – HÍFEN_____________________________________________________________________________________ 23
4.5 - DESTAQUES _______________________________________________________________________________ 24

4.5.1 - ITÁLICO________________________________________________________________________________ 24
4.5.2 - ASPAS _________________________________________________________________________________ 24
4.5.3 - NEGRITO _______________________________________________________________________________ 24
4.5.4 - MAIÚSCULAS___________________________________________________________________________ 25
4.5.5 - MINÚSCULAS___________________________________________________________________________ 26
4.6 – ENUMERAÇÕES ___________________________________________________________________________ 26
4.7 – GRAFIA DE NUMERAIS_____________________________________________________________________ 27
4.8 - FECHOS PARA COMUNICAÇÕES ____________________________________________________________ 28

MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL
4.9 - IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO __________________________________________________________ 28
4.10 – AUTORIDADES, FORMA DE TRATAMENTO, ABREVIATURA, VOCATIVO, DESTINATÁRIO E

ENVELOPE_____________________________________________________________________________________ 29
CAPÍTULO IV – MODELOS DE DOCUMENTOS
5 - MODELOS DE COMUNICAÇÕES E ATOS OFICIAIS: ESPÉCIES, FINALIDADES,

ASSINATURAS E ESTRUTURAS __________________________________________________ 31
APOSTILA _____________________________________________________________________________________ 31
ATA ___________________________________________________________________________________________ 33
CARTA ________________________________________________________________________________________ 35
CARTÃO DE VISITA ____________________________________________________________________________ 37
CIRCULAR _____________________________________________________________________________________ 39
COMUNICAÇÃO INTERNA ______________________________________________________________________ 41
CONTRATO ____________________________________________________________________________________ 43
CONVÊNIO_____________________________________________________________________________________ 44
CORREIO ELETRÔNICO ________________________________________________________________________ 45
CURRÍCULO ___________________________________________________________________________________ 46
DESPACHO ____________________________________________________________________________________ 47
FAX ___________________________________________________________________________________________ 49
INSTRUÇÃO NORMATIVA ______________________________________________________________________ 51
NOTA INFORMATIVA___________________________________________________________________________ 53
NOTA TÉCNICA ________________________________________________________________________________ 56
OFÍCIO ________________________________________________________________________________________ 59
ORDEM DE SERVIÇO ___________________________________________________________________________ 61
PARECER ______________________________________________________________________________________ 63
PORTARIA _____________________________________________________________________________________ 66
REGIMENTO INTERNO _________________________________________________________________________ 68
RESOLUÇÃO ___________________________________________________________________________________ 71
6 - BIBLIOGRAFIA_______________________________________________________________73
SIGLAS
DC DIRETORIA COLEGIADA
AA ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO
AG ÁREA DE PLANEJAMENTO, GESTÃO E CAPACITAÇÃO
AI ÁREA DE INFORMAÇÃO
AP ÁREA DE PROJETOS
AR ÁREA DE REGULAÇÃO
AUD AUDITORIA INTERNA
CGA COORDENAÇÃO-GERAL DAS ASSESSORIAS
• ASPAR ASSESSORIA PARLAMENTAR
• ASCOM ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
• ASINT ASSESSORIA INTERNACIONAL
• ASPLA ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO
COR CORREGEDORIA
GAB CHEFIA DE GABINETE
NHI NÚCLEO DE ESTUDOS HIDROLÓGICOS
SAF SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E GESTÃO DE
PESSOAS
• GEGEP GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS
• GECON GERÊNCIA DE ORÇAMENTO, FINANÇAS, CONTRATOS E CONVÊNIOS
• GEEFI GERÊNCIA DE EXECUÇÃO FINANCEIRA

SAG SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO À GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS
• GERHI GERÊNCIA DE GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS

• GECAP GERÊNCIA DE CAPACITAÇÃO DO SISTEMA NACIONAL DE
GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS
• GECOB GERÊNCIA DE COBRANÇA PELO USO DE RECURSOS HÍDRICOS
SAR SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DA REDE

HIDROMETEOROLÓGICA
• GEFLUH GERÊNCIA DE REDES FLUVIOMÉTRICA E HIDROMETEOROLÓGICA

• GESEQ GERÊNCIA DE REDES SEDIMENTOMÉTRICA E DE QUALIDADE DA
ÁGUA
• GAORH GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DA OPERAÇÃO DA REDE
HIDROMETEREOLÓGICA
SGE SECRETARIA-GERAL
• CEDOC CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
SGI SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
• GETEC GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

• GEGEO GERÊNCIA DE INFORMAÇÕES GEOGRÁFICAS
• GEAPS GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS E SISTEMAS
SIP SUPERINTENDÊNCIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS E

PROJETOS
• GEAPR GERÊNCIA DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS
• GEPRO GERÊNCIA TÉCNICA DE PROJETOS
• GESUB GERÊNCIA DE ÁGUAS SUBTERRÂNEAS
SOF SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAÇÃO
• GEOUT GERÊNCIA DE OUTORGA

• GEREG GERÊNCIA DE REGULAÇÃO
• GEFIS GERÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO
• GECAD GERÊNCIA DE CADASTRO
SPR SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS
• GELEV GERÊNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS

• GEPLA GERÊNCIA DE PLANOS DE RECURSOS HÍDRICOS
• GECRH GERÊNCIA DE CONJUNTURA DE RECURSOS HÍDRICOS
SUM SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS

,
GERÊNCIA DE ARTICULAÇÃO COM SETORES USUÁRIOS

• GEART
• GEVEC GERÊNCIA DE EVENTOS CRÍTICOS
• GECAS GERÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLOS
PGE PROCURADORIA-GERAL
APRESENTAÇÃO
O Manual de Redação deverá guiar os servidores e colaboradores quanto à correta

elaboração dos atos oficiais. A primeira versão do Manual foi aprovada pela Resolução no 101, de
16 de março de 2005, e os modelos de documentos criados foram inseridos no Sistema Próton para
facilitar a utilização pelos setores. As mudanças de rotinas de trabalho, resultantes da modernização
administrativa da Agência e do surgimento de novas demandas, levaram à reformulação deste
instrumento.
A nova edição visa a consolidar as normas de elaboração dos atos oficiais no âmbito
da ANA, conferindo a padronização necessária à redação da Agência, no intuito de torná-la
adequada aos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e
eficiência. Este objetivo será alcançado com o uso das normas por todos aqueles responsáveis pela
elaboração de documentos.
9
Capítulo I – A REDAÇÃO OFICIAL
1 - ASPECTOS GERAIS
A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela

impessoalidade, uso do padrão culto da linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade.
No caso da redação oficial, quem comunica é sempre a Administração Pública; o que
se comunica é sempre algum assunto relativo às atribuições do órgão ou entidade; o destinatário
dessa comunicação é o público, o conjunto de cidadãos, ou outro órgão ou entidade pública.
A redação oficial deve ser isenta de interferência da individualidade de quem a
elabora.
As comunicações oficiais devem obedecer sempre a regras formais. O texto deve ser
claro, possibilitando imediata compreensão pelo leitor. O uso de papéis uniformes e a correta
diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser
conciso, transmitindo o máximo de informações com o mínimo de palavras.
11
Capítulo II – ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS
2 - IDENTIDADE VISUAL
Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais,

deverão possuir a logomarca da ANA, conforme disposto na Resolução no 225, de 18 de junho de
2007.
Logomarca é a marca que reúne graficamente letras do nome de uma instituição e
elementos formais puros, abstratos. Pode-se ainda defini-la como qualquer representação gráfica
padronizada e distintiva utilizada como marca.
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3 - ATOS OFICIAIS
3.1 - MEDIDAS
Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

• margem esquerda: 3 cm da borda esquerda do papel;
• margem direita: 1,5 cm da borda direita do papel;
• margem superior e inferior: 2 cm;
• horizontalmente: o término da data deve coincidir com a margem direita;
• verticalmente: 5 cm da borda superior;
• avanço de parágrafos: 2,5 cm do início do texto e 1,5 cm do vocativo;
• identificação do signatário: 2,5 cm do fecho;
• Espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o
editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco.
13
Margem direita
5 cm Exemplo:
1,5 cm
Margem esquerda
EM no 146/1991-MRE
3,0 cm Brasília, 24 de maio de 1991.
5 cm
Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

1,5 cm
2,5 cm
O Presidente George Bush anunciou, no último dia 13, significativa
mudança da posição norte-americana nas negociações que se realizam – na Conferência
do Desarmamento, em Genebra –, ao se declarar a favor de uma convenção multilateral
de proscrição total das armas químicas. Ao renunciar à manutenção de cerca de dois por
cento de seu arsenal químico até a adesão à convenção de todos os países em condições
de produzir armas químicas, os Estados Unidos reaproximaram sua postura da maioria
dos quarenta países participantes do processo negociador, inclusive o Brasil, abrindo
possibilidades concretas de que o tratado venha a ser concluído e assinado em cerca de
um ano. (...)
1 cm
Respeitosamente,
2,5 cm
(Nome em maiúsculas)
(cargo do signatário com iniciais em maiúsculas)
14
3.2 SISTEMÁTICA DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS
As instruções normativas, as ordens de serviço, as portarias, as resoluções, o

regimento interno e demais instrumentos normativos devem ser elaborados de maneira
hierarquizada e sistematizada.
O ordenamento lógico deve considerar que a “unidade básica de articulação” (Lei
Complementar no 95, de 26 de fevereiro de 1998, art. 10, I) da norma legal é o artigo, que se
desdobra, hierarquicamente, em parágrafos, incisos, alíneas e itens.
3.2.1 – ARTIGOS
Cada artigo deve restringir-se a um único assunto ou princípio. O caput do artigo

deve conter a enunciação básica e a definição da idéia apresentada, sendo função dos parágrafos
expandir, restringir ou detalhar a idéia nele exposta.
Na numeração de artigos em leis, decretos, portarias e outros textos legais, proceder-
se-á da forma como se segue:
Do artigo primeiro até o nono, usa-se o numeral ordinal, ou seja, 1o, 2o, 3o até o 9o,
precedido da forma abreviada de artigo – “Art.”.
EXEMPLO:
“Art. 1o, Art. 2o, Art. 3o.... Art. 9o ”.
Do artigo dez (inclusive) em diante, usa-se numeral cardinal, ou seja, 10, 11, 12, 13
etc, precedido da forma abreviada de Artigo – “Art.”, e o numeral cardinal acompanhado de ponto –
“.”
EXEMPLO
“Art. 10.”, “Art. 11.”, “Art. 99.”, “Art. 150.” etc
.
A indicação de artigo será separada do texto por dois espaços em branco, sem traços
ou outros sinais.
EXEMPLO:
Art. 1o Ao (nome do órgão) compete...
O texto de um artigo inicia-se sempre por letra maiúscula e termina com ponto, salvo
nos casos em que contiver incisos, quando deverá terminar por dois-pontos.
15
Em remissões a outros artigos do texto normativo, deve-se empregar a forma

abreviada “art.” seguida do número correspondente.
EXEMPLO:
“... o art. 8o, no art. 15...”.
Quando o número for substituído por um adjetivo (anterior, seguinte etc.), a palavra
artigo deverá ser grafada por extenso.
EXEMPLO:
“... no artigo anterior...”
O agrupamento de artigos poderá constituir Subseções; o de Subseções, a Seção; o

de Seções, o Capítulo; o de Capítulos, o Título; o de Títulos, o Livro; o de Livros, a Parte.
Podem também ser subdivididos em Disposições Preliminares, Disposições Gerais,
Disposições Finais e Disposições Transitórias.
As Subseções e Seções serão identificadas em algarismos romanos, grafadas em
letras minúsculas e em negrito.
Os Capítulos, os Títulos, os Livros e as Partes serão gravados em letras maiúsculas e
identificados por algarismos romanos.
As Partes são expressas em numeral ordinal ou por extenso, e poderão desdobrar-se
em Parte Geral e Parte Especial.
Os artigos podem se desdobrar em parágrafos ou em incisos.
3.2.2 - PARÁGRAFOS
O parágrafo constitui a imediata divisão de um artigo, em que se explica ou modifica

a disposição principal.
Quando um artigo contiver mais de um parágrafo, este será designado pelo símbolo
§, seguido de numeração ordinal até o nono parágrafo, inclusive.
EXEMPLO:
“§ 1 o , § 2 o, .....§ 9 o...
A partir do parágrafo de número 10 (inclusive), usa-se o símbolo §, seguido de

numeração cardinal e de ponto.
EXEMPLO:
“§ 10., § 11.” etc.
16
Se houver apenas um parágrafo deve-se grafá-lo como “Parágrafo único” e não “§

único”, seguido de ponto e separado do texto normativo por 2 (dois) espaços em branco.
Nas referências “Parágrafo único”, “Parágrafo anterior”, “Parágrafo seguinte” e
semelhantes, a grafia é por extenso. O texto dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e encerra-
se com ponto, salvo se for desdobrado em incisos, caso em que deverá findar por dois-pontos.
Os parágrafos podem se desdobrar em incisos.
3.2.3 – INCISOS
O inciso é utilizado como elemento discriminativo de artigo, se o assunto nele

tratado não puder ser condensado no próprio artigo ou se mostrar adequado a constituir parágrafo. O
inciso serve para divisão imediata do artigo ou do parágrafo.
Os incisos dos artigos devem ser designados por algarismos romanos, seguidos de
hífen, o qual é separado do algarismo e do texto por um espaço em branco, e iniciados por letra
minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio.
Ao final, os incisos são pontuados com ponto-e-vírgula, exceto o último, que se
encerra com ponto, e aquele que contiver desdobramento em alíneas encerra-se por dois-pontos.
Os incisos podem desdobrar-se em alíneas.
Exemplo - Utilização de artigo e incisos.
CAPÍTULO II
DA SOLICITAÇÃO
Art. 4 o Os órgãos/unidades credenciarão os servidores por meio de Cartão de

Autógrafos, enviando-o:
I – ao Gabinete e à unidade de apoio administrativo do órgão, para o caso de

utilização de máquinas instaladas nas próprias unidades;
II - ....
Art. 5 o
3.2.4 - ALÍNEAS
As alíneas (ou letras) são os desdobramentos dos incisos e deverão ser grafadas com
letra minúscula, seguindo o alfabeto, e acompanhada de parêntese, separado do texto por um espaço
em branco.
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EXEMPLO: “a), b)” etc.
Quando houver necessidade de desdobramento de alíneas em itens, estes deverão ser

grafados em algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do texto por um espaço em branco.
O texto dos itens inicia-se por letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina
em ponto-e-vírgula ou dois pontos, com exceção do último item de uma série, que terminará com
ponto, se depois dele não houver nova alínea. As alíneas podem se desdobrar em itens.
Exemplo:
a) Representação do Ministério do....... tem a seguinte estrutura:
1. serviço de Planejamento e Desenvolvimento de Programas Educacionais;
2. serviço de Análise, Registro e Apoio Técnico;
3. serviço de Administração;
b) etc.
3.3 - OBSERVAÇÕES GERAIS
Nas seqüências de incisos, alíneas ou itens, o penúltimo elemento será pontuado com
ponto-e-vírgula, seguido da conjunção “e”, quando de caráter cumulativo, ou da conjunção “ou”, se
a seqüência for disjuntiva.
Utiliza-se um espaço simples entre capítulos, seções, artigos, parágrafos, incisos,
alíneas e itens.
3.4 - ENCAMINHAMENTO
Os atos que forem encaminhados para publicação no Diário Oficial da União – DOU
deverão obedecer aos critérios estabelecidos pela Imprensa Nacional - IN, nas Portarias no 310, de
16 de dezembro de 2002, no de 231, de 28 de março de 2002, ou de legislação que as suceder.
Os projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo
Federal devem obedecer aos critérios estabelecidos pelos Decretos no 4.176, de 28 de março de
2002, no 4.520 de 16 de dezembro de 2002, ou pela legislação que o suceder.
18
Capítulo III - PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS
4 - ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS
4.1 - NORMAS GERAIS DE ELABORAÇÃO
Ao se elaborar uma correspondência, deverão ser observadas as seguintes regras:

• utilizar as espécies documentais, de acordo com as finalidades expostas no
capítulo IV, item 5;
• utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatários e os
endereçamentos corretamente, conforme especificado no capítulo IV, item 4.9;
• utilizar a fonte do tipo Times New Roman, de corpo 12 no texto em geral, 11 nas
citações, e 10 nas notas de rodapé;
• para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as
fontes Symbol e Wingdings;
• é obrigatório constar, a partir da segunda, o número da página.
Não é permitida a utilização dos superlativos “Ilustríssimo” e “Digníssimo”, pois já
caíram em desuso. Já o tratamento “Doutor” somente deverá ser dispensado à autoridade que
possuir a titulação acadêmica de Doutorado.
No caso de Comunicação Interna, o destinatário deverá ser identificado pelo cargo,
não necessitando do nome de seu ocupante. Exceção para casos em que existir um mesmo cargo
para vários ocupantes, sendo necessário, então, um vocativo composto pelo cargo e pelo nome do
destinatário em questão.
EXEMPLO:
Ao Senhor Assessor
José Amaral
Quando um documento estiver respondendo à solicitação de um outro documento,

fazer referência à espécie, ao número e à data ao qual este se refere.
O assunto que motivou a comunicação deve ser introduzido no primeiro parágrafo,
seguido do detalhamento e conclusão. Se contiver mais de uma idéia, deve-se tratar dos diferentes
assuntos em parágrafos distintos.
A referência ao ano do documento deverá ser feita após a espécie e número do
expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.
CERTO: ERRADO:
o o
Ofício n 23/2007-SGE/ANA Ofício n 23/ANA/SGE-2007
19
Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram à

segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam
a concordância para a terceira pessoa.
Exemplos:
Vossa Senhoria nomeará o substituto.
Vossa Excelência conhece o assunto.
Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são

sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa...Vosso...”).
Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve
coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução.
Assim, se o interlocutor for homem, o correto é “Vossa Excelência está atarefado”; se for mulher,
“Vossa Excelência está atarefada”.
4.2 - SIGLAS E ACRÔNIMOS
Sigla é a representação de um nome por meio de suas iniciais – ex.: INSS. Acrônimo
é “a palavra formada pela primeira letra (ou mais de uma) de cada uma das partes sucessivas de
uma locução ou pela maioria dessas partes” (Aurélio, 2006). Apesar de obedecer às mesmas regras
dispostas para as siglas, os acrônimos distinguem-se por serem palavras formadas das primeiras
letras ou de sílabas de outras palavras – ex. OTAN – Organização do Tratado do Atlântico Norte.
• em geral não se coloca ponto nas siglas;
• a utilização de letras maiúsculas ocorrerá:
a) se a sigla tiver até três letras. Exemplo: PM, PNU, ANP e ECT.
b) se as letras da sigla forem pronunciadas um a uma. Exemplo: BNDES, INSS
e CNBB.
• nos demais casos, só a inicial é maiúscula. Exemplo: Denatran, Varig e Valog.
Siglas e acrônimos devem vir precedidos do respectivo significado e de travessão em

sua primeira ocorrência no texto (ex.: Diário Oficial da União – DOU). Da segunda citação em
diante, basta apenas escrever a sigla.
20
4.3 - VÍCIOS DE LINGUAGEM
Trata-se de alterações no uso lingüístico, que fogem à norma falada ou escrita. São
exemplos de vícios de linguagem: barbarismo, ambigüidade, cacófato, chavão e pleonasmo.
4.3.1 - BARBARISMO
Consiste na utilização de palavras incorretas quanto à grafia, pronúncia, significação,

flexão ou formação.
Exemplos:
Forma Inadequada Forma Adequada
proesa proeza
rúbrica rubrica
filântropo filantropo
cidadões cidadãos
filmeteca filmoteca
4.3.2 - AMBIGÜIDADE
Caracteriza-se pela construção de frase ou oração que possa ser interpretada com mais de
um sentido. A redação oficial tem como requisito básico a clareza, portanto não devem ser
utilizadas expressões que possam gerar equívocos de compreensão.
Exemplos:
Forma Inadequada Forma Adequada
O superintendente comunicou ao servidor 1. O superintendente comunicou a
que ele seria exonerado. (Quem seria exoneração dele ao servidor.
exonerado? O superintendente ou o (O superintendente foi exonerado.)
servidor?).
2. O superintendente comunicou ao servidor
a exoneração deste.
(O servidor foi exonerado.)
4.3.3 - CACÓFATO
Formação de palavra obscena ou som desagradável, proveniente da união das sílabas

finais de uma palavra com as iniciais da seguinte.
Exemplos:
Dê-me já.
Eva e Adão.
Foi elaborada uma nota técnica por cada um dos especialistas.
21
4.3.4 - CHAVÕES
Expressões de uso corriqueiro consideradas “batidas” pelo uso excessivo. A utilização

destes termos enfraquece o texto e demonstra a pobreza de vocabulário e a falta de idéias. Segue
abaixo a relação dos chavões mais comuns:
• a cada dia que passa • inflação galopante
• a olhos vistos • inserido no contexto
• abrir com chave de ouro • mestre Aurélio (dicionário)
• acertar os ponteiros • óbvio ululante
• ao apagar das luzes • parece que foi ontem
• assolar o país • passar em brancas nuvens
• astro-rei (sol) • perda irreparável
• baixar a guarda • perder o bonde da história
• cair como uma bomba • pomo da discórdia
• calor escaldante • silêncio sepulcral
• crítica construtiva • singela homenagem
• dizer cobras e lagartos • tábua de salvação
• em sã consciência • vaias estrepitosas
• estar no fundo do poço • voltar à estaca zero
4.3.5 - PLEONASMO
Repetição de termos supérfluos, evidentes ou inúteis na frase. Quando a repetição de idéia

não traz nenhuma energia à expressão, o pleonasmo passa a ser vício, devendo, nesse caso, ser
evitado. Seguem abaixo exemplos de pleonasmos viciosos:
• acabamento final • expressamente proibido

• a seu critério pessoal • fato real
• certeza absoluta • há anos atrás
• comer com a boca • meu amigo particular
• conviver junto • multidão de pessoas
• criação nova • planejar antecipadamente
• descer para baixo • relações bilaterais entre dois países
• destaque excepcional • sintomas indicativos
• elo de ligação • subir para cima
• em duas metades iguais • surpresa inesperada
• empréstimo temporário • todos foram unânimes
• encarar de frente • ver com os olhos
22
4.4 – HÍFEN
É um sinal usado para unir elementos de palavras compostas: arco-íris, vice-

presidente, desvio-padrão, data-base, água-marinha; para ligar pronomes átonos a verbos:
arrependeu-se, far-se-ia, possuí-las, retêm-nas; e para, no final de uma linha, indicar a separação de
sílabas de uma palavra em duas partes: sub-/linhar, con-/sultar, agên-/cia.
Exemplos da utilização do hífen entre vocábulos:
a) em composição de palavras cujos elementos constitutivos compõem novo
sentido, apesar de manterem a acentuação própria: decreto-lei, licença-prêmio,
mão-de-obra, papel-moeda, salário-família, abaixo-assinado, copo-de-leite, pé-de-
meia, lugar-comum;
b) em composição de palavras na qual o primeiro elemento representa forma
reduzida: infanto-juvenil, luso-brasileiro, sócio-histórico;
c) em adjetivos gentílicos (indicadores de procedência: lugar, país, região, cidade):
latino-americano, porto-riquenho, rio-grandense-do-norte, teófilo-otonense, belo
–horizontino;
d) em palavras compostas nas quais o adjetivo geral vem acoplado ao substantivo
para indicar função, lugar de trabalho ou órgão: diretor-geral, procurador-geral,
secretaria-geral;
e) às vezes, a preposição sem liga-se com hífen a alguns substantivos ou adjetivos
para indicar unidade de sentido e, assim, adquire valor de prefixo: um sem-
número de pessoas requisitou...; o sem-terra reivindicou...; os convivas eram
sem-sal e muito sem-vergonha;
f) o advérbio de negação não liga-se, com hífen, a alguns substantivos para indicar
unidade semântica e, assim, adquire valor de prefixo: a não-agressão, o não-eu, a
não-intervenção, o não-metal; a não-participação; o não-pagamento; a não-
violência; o não-participante.
23
4.5 - DESTAQUES
Recurso tipográfico que estabelece contrastes, com o objetivo de propiciar saliências

no texto. Os recursos de destaque mais utilizados são:
4.5.1 - ITÁLICO
Convencionalmente, grafa-se em itálico os títulos de livros, de periódicos, de peças,

de óperas, de música, de pintura e de escultura; assim como nomes de eventos e estrangeirismos
citados no corpo do texto. Lembrar, no entanto, que na grafia de nome de instituição estrangeira não
se deve usar o itálico.
Contudo, no caso de o texto já estar todo ele grafado em itálico, o destaque de
palavras e de locuções de outros idiomas, ainda não adaptadas ao português, pode ser obtido com o
efeito contrário, ou seja, com a grafia delas sem o itálico; recurso conhecido como “redondo”.
Usa-se ainda o itálico na grafia de nomes científicos, de animais e vegetais (Ex.:
Canis familiaris; Apis mellifera).
Pode-se adotar também, desde que sem exageros, o destaque do itálico na grafia de
palavras e/ou de expressões às quais se queira dar ênfase.
4.5.2 - ASPAS
Usa-se grafar entre aspas simples a citação dentro de uma citação. Já as aspas duplas
são adotadas para:
• delimitar a indicação de citações diretas de até três linhas;
• destacar neologismos – sentido inusitado de uma palavra ou de uma expressão, ou
termos formados a partir de palavras de outra língua – Ex: “ajanelar o coração”;
“deletar”; “zebra”, como expressão de azar;
• indicar um sentido não habitual – ex.: Havia um “porém” no olhar do diretor;
• destacar o valor – irônico ou afetivo de um termo – Ex.: Ela era a “queridinha” do
papai.
4.5.3 - NEGRITO
O destaque do negrito é mais comumente usado na transcrição de entrevistas, para

separar perguntas de respostas; assim como, conforme antes mencionado, na indicação de títulos e
24
de subtítulos. Contudo, o negrito pode ser utilizado também, comedidamente, na grafia de termos
e/ou de expressões a que se queira dar ênfase.
4.5.4 - MAIÚSCULAS
Além de sempre usada no início de períodos, nos títulos de obras artísticas ou

técnico-científicas, a letra maiúscula (caixa alta – CA) é convencionalmente usada na grafia de:
• nomes próprios e de sobrenomes (José Ferreira); de cognomes (Ivan, o Terrível);
de alcunhas (Sete Dedos); de pseudônimos (Joãozinho Trinta); de nomes dinásticos
(os Médici);
• topônimos (Brasília, Paris);
• regiões (Nordeste, Sul);
• nomes de instituições culturais, profissionais e de empresa (Fundação Getúlio
Vargas, Associação Brasileira de Jornalistas, Lojas Americanas);
• nome de divisão e de subdivisão das Forças Armadas (Marinha, Polícia Militar);
• nome de período e de episódio histórico (Idade Média, Estado Novo);
• nome de festividade ou de comemoração cívica (Natal, Quinze de Novembro);
• designação de nação políticamente organizada, de conjunto de poderes ou de
unidades da Federação (golpe de Estado, Estado de São Paulo);
• nome de pontos cardeais (Sul, Norte, Leste, Oeste);
• nome de zona geoeconômica e de designações de ordem geográfica ou político-
administrativa (Agreste, Zona da Mata, Triângulo Mineiro);
• nome de logradouros e de endereço (Av. Rui Barbosa, Rua Cesário Alvim);
• nome de edifício, de monumento e de estabelecimento público (edifício Life
Center, Estádio do Maracanã, Aeroporto de Cumbica, Igreja da Sé);
• nome de imposto e de taxa (Imposto de Renda);
• nome de corpo celeste, quando designativo astronômico (“A Terra gira em torno
do Sol”);
• nome de documento ao qual se integra um nome próprio (Lei Áurea, Lei Afonso
Arinos).
25
4.5.5 - MINÚSCULAS
Além de sempre usada na grafia dos termos que designam as estações do ano, os dias
da semana e os meses do ano, a letra minúscula (comumente chamada de caixa baixa – Cb), é
também usada na grafia de:
• cargos e títulos nobiliárquicos (rei, dom); dignitários (comendador, cavaleiro);
axiônimos correntes (você, senhor); culturais (reitor, bacharel); profissionais
(ministro, médico, general, presidente, diretor); eclesiásticos (papa, pastor, freira);
• gentílicos e de nomes étnicos (franceses, paulistas, iorubas);
• nome de doutrina e de religiões (espiritismo, protestantismo);
• nome de grupo ou de movimento político e religioso (petistas, umbandistas);
• na palavra governo (governo Fernando Henrique, governo de São Paulo);
• nos termos designativos de instituições, quando esses não estão integrados no
nome delas – ex.: A Agência Nacional de Águas tem por missão (...), no entanto, a
referida agência não exclui de suas metas os compromissos relacionados a...;
• nome de acidente geográfico que não seja parte integrante do nome próprio: rio
Amazonas, serra do Mar, cabo Norte (mas, Cabo Frio, Rio de Janeiro, Serra do
Salitre);
• prefixo ex.: ex-Ministro do meio Ambiente, ex-Presidente da República;
• nome de derivado: weberiano, nietzschiano, keynesiano, apolíneo;
• pontos cardeais, quando indicam direção ou limite: o norte de Minas Gerais, o sul
do Pará – observe: “É bom morar na Região Norte do Brasil, mas muitos preferem o
sul de São Paulo”.
4.6 – ENUMERAÇÕES
O trecho que anuncia uma enumeração geralmente vem sucedido por dois-pontos;
situação em que a relação de itens que se segue deve ser introduzida por letras minúsculas – ex.: a),
b), c) ou por um outro tipo de marcador (, ■, - , ...etc.), e ser grafada com inicial minúscula e
concluída com ponto-e-vírgula até o penúltimo item, pois o último deverá vir seguido de ponto
final.
Caso o trecho anunciativo da enumeração termine com um ponto final, os itens que o
sucedem devem vir grafados com inicial maiúscula, assim como ser finalizados, todos eles, com um
ponto final.
26
4.7 – GRAFIA DE NUMERAIS
Os numerais são geralmente grafados com algarismos arábicos. Todavia, em

algumas situações especiais é regra grafá-los, no texto, por extenso. Seguem abaixo algumas dessas
situações:
• de zero a nove: três livros, quatro milhões;
• dezenas redondas: trinta cadernos, setenta bilhões;
• centenas redondas: trezentos mil, novecentos trilhões, seiscentas pessoas.
Em todos os casos, porém, só se usam palavras quando não há nada nas ordens ou
nas classes inferiores (ex.: 14 mil, mas 14.200 e não 14 mil e duzentos; 247.320 e não 247 mil e
trezentos e vinte).
Acima do milhar, no entanto, dois recursos são possíveis:
• aproximação de número fracionário, como em 23,7 milhões;
• desdobramento dos dois primeiros termos, como em 47 milhões e 642 mil.
As classes são separadas por pontos (ex.: 1.750 páginas), exceto no caso de ano (ex.:
em 1750), de código postal (ex.: CEP 70342-070) e de especificação de caixa postal (ex.: 1011).
As frações são sempre indicadas por algarismos, exceto no caso de os dois
elementos dela se situarem entre um e dez (ex.: dois terços, um quarto, mas 2/12, 5/11 etc.).
As porcentagens são indicadas (exceto no início de frase) por algarismos, os quais
são, por sua vez, sucedidos do símbolo próprio sem espaço (ex: 86%, 135% etc.).
Os ordinais são grafados por extenso de primeiro a décimo. Os demais devem ser
representados de forma numérica: terceiro, quinto, 13º, 47º etc.
As quantias são grafadas por extenso de um a dez (seis centavos, nove milhões de
francos) e com algarismos daí em diante (11 centavos, 51 milhões de francos). Porém, quando
ocorrem frações, registra-se a quantia exclusivamente de forma numérica (US$325,60).
Os algarismos romanos são usados nos seguintes casos:
• na designação de séculos: século XXI, século II a.C;
• na designação de reis, de imperadores, de papas etc.: Felipe IV, Napoleão II, João
XXIII;
• na designação de grandes divisões das Forças Armadas: IV Distrito Naval, I
Exército;
• no nome de eventos repetidos periodicamente: IX Bienal de São Paulo, XII Copa
do Mundo;
• na especificação de dinastias: II dinastia, IV dinastia.
27
Em se tratando de horas (hora legal), recomenda-se o uso de algarismos arábicos,

seguido de abreviatura, sem espaço (ex.: 12h; das 13 às 18h30).
As datas devem ser grafadas por extenso, sem o numeral zero à esquerda. Exemplo:
“4 de março de 1998, 1o de maio de 1998.”
A data dos normativos deve ser grafada por extenso na ementa, no preâmbulo, na
primeira remissão e na cláusula de revogação. Exemplo: Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990.
Nas demais remissões, a citação deve ser feita de forma reduzida. Exemplo: Lei no 8.112, de 1990.
A identificação do ano não deve conter ponto entre a classe do milhar e a da centena.
EXEMPLO:
CERTO ERRADO
2007 2.007
Convém que as décadas sejam grafadas em algarismos arábicos e com a

especificação do século, para que não haja ambigüidades: década de 1920; década de 1870.
4.8 - FECHOS PARA COMUNICAÇÕES
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de marcar o fim
do texto, a de saudar o destinatário. São eles:
para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República:
Respeitosamente,
para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior:
Atenciosamente,
Ficam excluídas desta fórmula as comunicações dirigidas às autoridades
estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios.
4.9 - IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
Exceto as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais

comunicações oficiais devem apresentar, digitados, o nome em caixa alta e o cargo da autoridade
que as expede em caixa baixa, logo abaixo do local reservado para sua assinatura. A forma de
identificação deve ser a seguinte:
EXEMPLO:
(assinatura)
FULANO DE TAL
Diretor-Presidente
Observação: para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do
documento. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.
28
4.10 – AUTORIDADES, FORMA DE TRATAMENTO, ABREVIATURA, VOCATIVO,

DESTINATÁRIO E ENVELOPE
FORMA DE
AUTORIDADES ABREVIATURA VOCATIVO ENVELOPE
TRATAMENTO
Presidente da República; Vossa ou Sua V. Ex.ª Excelentíssimo A Sua Excelência
Presidente do Congresso Nacional; e Excelência Senhor, o Senhor
Presidente do Supremo Tribunal Federal. seguido do Presidente da(o)...
cargo Nome
respectivo Instituição
Cep – Cidade. UF
Vice-Presidente; Vossa ou Sua V. Ex.ª Senhor, A Sua Excelência
Ministros de Estado; Excelência seguido do o Senhor
Chefe do Gabinete de Segurança cargo Nome
Institucional; respectivo Cargo
Advogado-Geral da União; Instituição
Chefe da Secretaria - Geral da Presidência Endereço
da República; Cep – Cidade. UF
Chefe da Corregedoria-Geral da União;
Chefe da Casa Civil da Presidência da Para Ministro:
República; A Sua Excelência
Governadores e Vice-Governadores de o Senhor
Estado e do Distrito Federal; Fulano de Tal
Oficiais-Generais das Forças Armadas; Ministro de
Embaixadores; Estado (seguido
Secretários-Executivos de Ministérios e da respectiva
demais ocupantes de cargos de natureza pasta)
especial; Cep – Cidade. UF
Secretários de Estado dos Governos
Estaduais; Para Deputado e
Prefeitos Municipais; Senador:
Deputados Federais e Senadores; A Sua Excelência
Membros de Tribunais; o Senhor
Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputado ou
Deputados Estaduais e Distritais; Senador Fulano
Presidentes das Câmaras Legislativas e de Tal
Municipais; Câmara ou
Juízes; Senado Federal
Auditores da Justiça Militar; Cep – Cidade. UF
Conselheiros dos Tribunais de Contas
Estaduais; Para Juiz:
Ministros dos Tribunais Superiores. A Sua Excelência
o Senhor
Fulano de Tal
Juiz de Direito da
2ª Vara Cível
Endereço
CEP – Cidade. UF
29
FORMA DE
AUTORIDADES ABREVIATURA VOCATIVO ENVELOPE
TRATAMENTO
Demais autoridades e particulares Vossa ou Sua Senhoria V.S.ª Senhor, seguido do Ao Senhor
cargo respectivo Nome
Cargo, quando
Para autoridade houver
que não possuir Endereço
cargo:
Senhor Fulano de
Tal,
Reitores de Universidades Vossa ou Sua V.Mag. Magnífico Reitor, Ao Senhor

Magnificência Nome
Magnífico Reitor
Universidade de ....
Endereço
Papa Vossa ou Sua Santidade V.S. Santíssimo Padre, Santíssimo Padre
Papa (Nome)
Palácio do Vaticano
Endereço
Cardeais Vossa ou Sua V.Em.ª Eminentíssimo A Sua Excelência
Eminência Senhor Cardeal ou Reverendíssima o
ou Eminentíssimo Senhor
Vossa Eminência V.Em.ª Revm.ª Reverendíssimo Nome
Reverendíssima Senhor Cardeal Cargo seguido da
instituição
Endereço
Arcebispos e Bispos Vossa ou Sua Excelência V. Ex.ª Revm.ª Excelentíssimo ou A Sua Excelência
Reverendíssima Reverendíssimo Reverendíssima o
Senhor, (seguido Senhor
do título) Nome
Cargo seguido da
instituição
Endereço
Sacerdotes, Clérigos e demais Vossa ou Sua Reverência V. Rev. Reverendo (a), Ao Reverendo
religiosos Senhor (nome)
Endereço
Monsenhores, Cônegos e Vossa ou Sua V. Revm.ª Reverendíssimo Para Monsenhor:
demais superiores religiosos Reverendíssima ou Senhor, (seguido Ao Reverendíssimo
ou V. S.ª Revm.ª do título) Monsenhor (nome)
Vossa Senhoria Endereço
Reverendíssima
Para Cônegos e
superiores
religiosos:
Ao Reverendíssimo
Senhor
Cônego (nome)
Endereço
Imperadores e Reis Vossa ou Sua Majestade V. M. Majestade A Sua Majestade,
Rei
Nome
Endereço
Arquiduques, Duques e Vossa ou Sua Alteza V. A. Sereníssimo + A Sua Alteza, o
Príncipes. Título Príncipe
Nome
Endereço
30
Capítulo IV – MODELOS DE DOCUMENTOS

5 - MODELOS DE COMUNICAÇÕES E ATOS OFICIAIS: ESPÉCIES, FINALIDADES,
ASSINATURAS E ESTRUTURAS
APOSTILA
Apostila é a averbação feita abaixo dos textos ou no verso de decretos e portarias
pessoais (nomeação, promoção, ascensão, transferência, readaptação, reversão, aproveitamento,
reintegração, recondução, remoção, exoneração, demissão, dispensa, disponibilidade e
aposentadoria), para que seja corrigida flagrante inexatidão material do texto original (erro na grafia
de nomes próprios, lapso na especificação de datas etc.), desde que essa correção não venha a
alterar a substância do ato já publicado. Deve ser publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim
Interno e, quando se tratar de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial da
União.
Tratando-se de erro material em decreto pessoal, a apostila deve ser feita pelo
Ministro de Estado que a propôs. Se o lapso houver ocorrido em portaria pessoal, a correção por
apostilamento estará a cargo do Ministro ou Secretário signatário da portaria. Nos dois casos, a
apostila deve ser sempre publicada no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno e, quando se tratar
de ato referente a Ministro de Estado, também no Diário Oficial da União.
ESTRUTURA
TÍTULO: APOSTILA (em maiúsculas), com alinhamento centralizado.
TEXTO: Deve constar a correção que está sento feita, a ser iniciada com a remissão ao
decreto que autoriza esse procedimento.
DATA: Por extenso.
ASSINATURA: Diretor-Presidente.
No original do ato normativo, próximo à apostila, deverá ser mencionada a data da

publicação da apostila no Boletim de Serviço ou no Boletim Interno.
31
Modelo de Apostila
2 cm
Margem direita
Margem esquerda
1,5 cm
3, 0 cm
1,5 cm
APOSTILA
1,5 cm
O Diretor-Presidente da Agência Nacional de Águas, no uso das

atribuições que lhe são conferidas pelo Artigo...;
RESOLVE:
2,5 cm
Declarar que, a partir de 20 de fevereiro de 2007, fica alterado o
fundamento legal da Portaria no XX, de 22 de março de 2007, publicada no Diário
Oficial de 23 subseqüente, referente à....
1,5 cm
Brasília, de de 2007
2,5 cm
32
2 cm
ATA
Registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembléia,
sessão ou reunião. A ata é documento de valor jurídico.
ESTRUTURA
TÍTULO: Ata (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), número de ordem da

reunião por extenso, nome da entidade e local da reunião.
TEXTO: Escreve-se tudo seguidamente, sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em

linguagem simples, clara e concisa. Devem-se evitar as abreviaturas, e os números
são escritos por extenso. Verificando-se qualquer engano, no momento da
redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra “digo”. Na
hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata, far-se-á uma
ressalva: “em tempo”. “Na linha..............., onde se lê..................leia-se...............”.
ASSINATURA: Presidente, membros e secretário.
33
2 cm
Margem direita
Modelo de Ata
Margem esquerda
1,5 cm
3,0 cm
Ata da..............( no por extenso)...........

(identificação da reunião).....................
do(a)........(nome da entidade)...............
2 cm
Aos....................................................dias do mês de...............................................do

ano...............(extenso)................................................................. no
(a).............................local ..................................................................................(pessoas
presentes, devidamente qualificadas)..............................(presidente dos
trabalhos)........................................(finalidade da reunião)...................................................
Enumerar os pontos abordados na reunião:
1.............................................................................................................................................
2.............................................................................................................................................
Nada mais havendo a tratar, o................................declarou encerrada reunião, da qual
eu,......................................................., na qualidade de secretário (a), lavrei a presente
Ata, que dato e assino, após ser assinada pelo _____________ e pelos demais membros
presentes.
2 cm (NOME) 2 cm
(presidente)
(NOME) (NOME)
(membro) (membro)
2 cm 2 cm
(NOME) (NOME)
(membro) (membro)
2 cm (NOME) 2 cm
(Secretário)
34
2 cm
CARTA
Forma de correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para
fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações.
ESTRUTURA
TÍTULO: Carta (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), com

alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade
organizacional e da instituição.
LOCAL E DATA: Por extenso.
DESTINATÁRIO: De acordo com as regras de forma de tratamento, nome e endereço.
VOCATIVO: Que invoca o destinatário, seguido de vírgula.
TEXTO: Desenvolvimento do assunto, sendo que, com exceção do fecho, todos os

demais parágrafos devem ser numerados.
FECHO: Atenciosamente ou Respeitosamente, conforme o caso.
ASSINATURA: Titular da unidade organizacional.
35
2 cm
Modelo de Carta
Margem esquerda Margem direita
1,5 cm
3,0 cm
Carta no....../......./2007/SAF-ANA
Brasília, 2 de janeiro de 2007.
1,5 cm
A Sua Senhoria o Senhor

Fulano de Tal
Diretor Financeiro
Junco Agronegócios Ltda.
Rua Oligário Nunes, 125 – São José
39.470-000 Itacarambi – MG
4 cm
Senhor Diretor,
1,5 cm
2,5 cm
1. Agradecendo o honroso convite para participar da Festa Sulatina a se
realizar nessa cidade, informo a V. S.ª que, lamentavelmente, não poderei estar presente
a tão relevante acontecimento, tendo em vista compromissos assumidos para essa mesma
ocasião.
1 cm
Atenciosamente,
1,5 cm
Setor Policial - Área 5 - Quadra 3 – Blocos “B”, “L” e “M” – Brasília-DF, CEP 70610-200 – telefone (61) 2109-5400 – Fax (61) 2109-5265 – e-mail:
sge@ana.gov.br.
36
2 cm
CARTÃO DE VISITA
Retângulo de papel utilizado para imprimir ou escrever mensagens ou dizeres.
RECOMENDAÇÃO PARA REPRODUÇÃO
FORMATO: 9,6 x 5,6 cm

PAPEL: opaline 180g
IMPRESSÃO: Off Set
COR DO
TEXTO: Preta
LOGOMARCA: conforme especificações
TIPOLOGIA: Times New Roman
Nome: Corpo 9 / Caixa alta e baixa

Cargo: Corpo 7 / Caixa alta e baixa
Endereço Corpo 8 / Caixa alta e baixa
37
Modelo de Cartão de Visita
FULANO DA SILVA
Cargo
Unidade Organizacional
Setor Policial Área 5,

Quadra 3, Bloco Tel.: 2109 -
70.610-200 – Brasília-DF Fax: 2109 -
E-mail:
38
CIRCULAR
Correspondência oficial, de caráter interno, enviada, simultaneamente, a diversos
destinatários, com texto idêntico, transmitindo informações, instruções, ordens, recomendações, ou
esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.
ESTRUTURA
TÍTULO: Circular (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), número,

ano e sigla da unidade organizacional.
LOCAL E
DATA: Por extenso.
DESTINATÁRIOS: Nomes dos cargos dos destinatários.
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado.
39
2 cm
Modelo de Circular
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
1,5 cm
Circular no1/2007/AR
Documento no 2979/2007
Em, 7 de fevereiro de 2007
1,5 cm
Aos Senhores Diretores,

Assunto: Homologação de Processos de Outorga
2,5 cm
2,5 cm
1. Para conhecimento de Vossas Senhorias, encaminho a relação anexa
dos Processos de Outorga homologados no período de 27/12/2006 até a presente data,
no âmbito da Resolução ANA no 188, de 25/04/2006, republicada no DOU de
05/05/2006. 1 cm
Atenciosamente,
2,5 cm
40
COMUNICAÇÃO INTERNA
Correspondência oficial utilizada na unidade organizacional ou entre unidades
organizacionais para transmitir informações, solicitar esclarecimentos ou providências de ordem
geral.
ESTRUTURA
TÍTULO: Comunicação Interna (iniciais em maiúsculas e o restante em minúsculas),

com alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade
organizacional.
DATA: Por extenso.
DESTINATÁRIO: Ao Senhor (cargo que ocupa).
ASSUNTO: Resumo do teor da comunicação em negrito.
TEXTO: Desenvolvimento do teor da Comunicação Interna. Deve ser iniciado a 1,5 cm

verticais, abaixo do item assunto. Todos os parágrafos devem ser numerados
na margem esquerda do corpo do texto, excetuado o fecho.
ASSINATURA: Titular e servidor da unidade organizacional.
41
2 cm Modelo de Comunicação Interna
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
1,5 cm
Comunicação Interna no xxx/2007/GEGEP/SAF

Documento no xxxxxx/2007
Em, 4 de janeiro de 2007.
2,5 cm
Ao Senhor Chefe da Divisão de Informática

Assunto: Apresentação de Servidor
Referência: Comunicação Interna no xxx/2007/DINFO/SAF, de 2 de janeiro de 2007
(doc. no. xxxxxx/2007)
1,5 cm
2,5 cm
1. Apresento a Vossa Senhoria o colaborador Fulano de Tal, contratado
pela Empresa Cactus Locação de Mão-de-Obra Ltda., para prestar serviços junto à
Agência Nacional de Águas - ANA, o qual, a partir desta data, passará a ter exercício
nessa Divisão.
2,5 cm
2. Por oportuno, solicito o obséquio de informar a esta Gerência de Gestão
de Pessoas - GEGEP, alterações que porventura venham a ocorrer com relação ao
exercício do colaborador nessa Unidade Organizacional.
1 cm
Atenciosamente,
C/c: Superintendência de Administração, Finanças e Gestão de Pessoas - SAF.
2 cm
42
CONTRATO
Todo e qualquer ajuste entre órgãos ou entidades da Administração Pública e
particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de
obrigações recíprocas.
ESTRUTURA
EMENTA: Indicação do número seqüencial do instrumento, das partes contratantes e do

objeto específico, em resumo.
TEXTO: Indicação das partes contratantes, do nome e da qualificação dos respectivos

representantes, da legislação pertinente, da modalidade de licitação, ou se for
o caso, do fundamento de dispensa ou inexigibilidade, da finalidade do
contrato, do número do processo, seguindo-se cláusulas, subcláusulas e
condições que foram estabelecidas.
FECHO: Declaração de acordo.
ASSINATURA: Dos contratantes e das testemunhas (na ANA quem assina é o Diretor-
Presidente).
OBSERVAÇÃO: O modelo de contrato é de autoria da Procuradoria-Geral e está disponível na

Intranet.
43
CONVÊNIO
Instrumento qualquer que discipline a transferência de recursos públicos e tenha
como partícipe órgão ou entidade da Administração Pública Federal direta, autárquica ou
fundacional, empresa pública ou sociedade de economia mista ou, ainda, entidade privada sem fins
lucrativos, que estejam gerindo recursos dos orçamentos da União, visando à execução de
programas de trabalho, projeto/atividade ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua
cooperação.
ESTRUTURA
EMENTA: Indicação do no seqüencial do instrumento, das partes convenentes e do objeto

específico, em resumo.
TEXTO: Inicia-se com nome e qualificação dos convenentes, legislação pertinente,

podendo ter tantas cláusulas quantas forem necessárias, estabelecendo o objeto
do convênio e seus elementos característicos; a obrigação de cada uma das
partes; a vigência do convênio; a obrigação do cedente quanto a prorrogação da
vigência do convênio, se necessária; a classificação da despesa; a liberação de
recursos e demais compromissos entre o cedente e o convenente.
FECHO: Indicação do foro para dirimir dúvidas.
ASSINATURA: Partícipes, duas testemunhas e interveniente, se houver (na ANA quem assina é o
Diretor-Presidente).
OBSERVAÇÃO: O modelo de convênio é de autoria da Procuradoria-Geral e está disponível na

Intranet.
44
CORREIO ELETRÔNICO
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor
documental e possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital, que
ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a
facilitar a organização documental, tanto do destinatário quanto do remetente.
Para os arquivos anexados à mensagem, deve ser utilizado, preferencialmente, o formato
Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu
conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja
disponível, deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento.
Não há estrutura definida para e-mail, entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem
incompatível com uma comunicação oficial.
45
CURRÍCULO
É o documento informativo de apresentação, elaborado por uma pessoa em seu próprio
interesse, quando da procura ou solicitação de emprego.
Tem como finalidade fornecer dados pessoais e informações quanto à educação,
experiência, interesses especiais, objetivos específicos e planos de trabalho.
Também utilizado em outras situações como, por exemplo, trabalhos enviados a congressos,
simpósios, apresentação de conferencistas, atividades públicas para comprovar as qualificações,
obras de caráter técnico-científico ou literário para se poder avaliar o autor.
Não há uma ordem rígida a ser observada na elaboração. O objetivo é permitir maior
uniformidade na apresentação dos dados e facilitar a tarefa dos que devem analisar os elementos
fornecidos.
Um Currículo bem elaborado deve conter:
− Objetividade: no máximo duas páginas, para que não perca sua praticidade. Dispor as
informações de forma clara e objetiva.
− Boa Apresentação: Evite efeitos especiais; o ideal é imprimi-lo em uma impressora de
qualidade e em papel branco.
− Concisão e Clareza: discorra de maneira objetiva sobre os resultados obtidos ao longo da
carreira, evitando mencionar seus hobbies ou informações de caráter pessoal.
− Padrão Culto de Linguagem: observar a regra da gramática formal e empregar um
vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma.
ESTRUTURA DO CURRICULO
1. Dados pessoais: nome, local e data de nascimento, nacionalidade, filiação, endereço, e-
mail, telefone, estado civil, documentos.
2. Objetivo: escreva uma frase, com o verbo no infinitivo, informando o que você deseja
fazer na empresa, a que cargo se candidata.
3. Posicionamento profissional: Ex.: “secretária executiva bilíngüe, com 15 anos de
experiência”.
4. Experiência profissional: o que sabe fazer.
5. Relação dos três últimos empregos.
6. Formação acadêmica e cursos de extensão: evitar informações sobre escolas de 1o e 2o
graus. (Incluir também conhecimento de informática).
7. Idiomas: descreva também o grau de fluência.
8. Local e data.
9. Assinatura
10. No caso de mais de uma página, todas deverão ser numeradas.
46
DESPACHO
Decisão proferida sobre exposição de motivos, parecer, informação, requerimento ou demais
papéis submetidos pelas partes para conhecimento e solução.
Pode ocorrer também despacho de encaminhamento de um órgão para outro.
ESTRUTURA
TÍTULO: Despacho (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), com

alinhamento centralizado, seguido da data.
ASSUNTO: Resumo do teor do despacho.
TEXTO: Deverá possuir linguagem isenta de qualquer elemento que evidencie

parcialidade.
ASSINATURA: Autoridade administrativa que proferiu o despacho.
47
2 cm
Modelo de Despacho
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
1,5 cm
Despacho
Em 2 de fevereiro de 2007
2 cm
Ao Senhor Superintendente de Outorga e Fiscalização

Assunto: Triagem de documentos e enquadramento de pedido de outorga de direito
de uso de recursos hídricos.
1,5 cm
2,5 cm
1. Após análise dos documentos acostados ao pedido de renovação de
Outorga de Direito de Uso de Recursos Hídricos, Captação de Água e Lançamento de
Efluentes no Rio Piracicaba, para uso industrial, conclui-se:
Nome do Interessado: RIPASA S/A CELULOSE E PAPEL
CNPJ/CPF: 51.468.791/0023-25
Nome da Propriedade: Ripasa S/A Celulose e Papel
Município: Limeira/SP
Natureza da Outorga: Renovação de Outorga de Direito de Uso de
Recursos Hídricos.
Modalidade: Captação/Lançamento de efluentes no Rio
Piracicaba
Finalidade: Indústria
2. Constatei que a documentação encaminhada deverá ser complementada
com o envio dos documentos abaixo declinados:
Anexo I – Requerimento – enviar um novo anexo devidamente
preenchido, uma vez que não se trata de renovação de pedido de outorga
(outorga vencida em 23.09.2006), mas sim de um novo pedido de outorga
de direito de uso de recursos hídricos, onde deverá constar como
modalidades captação de água e lançamento de efluentes;
A procuração do requerente outorgando poderes ao seu representante
legal venceu em 30.11.2006. Enviar uma nova procuração, bem como
cópia do RG e CPF do representante legal.
1,5 cm
48
2 cm
FAX
Modalidade de comunicação que deverá ser utilizada na transmissão e recebimento
de assuntos oficiais e para o envio antecipado de documentos, de extrema urgência, quando não há
condições imediatas de envio do documento por meio eletrônico.
Quando necessário, o original seguirá posteriormente pela via e na forma de praxe.
ESTRUTURA
IDENTIFICAÇÃO: 1) Órgão Expedidor: Setor do órgão e endereço.

2) Destinatário, no do fax de destino e data.
3) Remetente, Telefone para Contato, Fax/Correio Eletrônico, No de páginas,
Número do documento e Observações.
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado.
49
2 cm
Margem esquerda Modelo de Fax Margem direita
1,5
3,0 cm
SETOR POLICIAL - ÁREA 5 - QUADRA 3 BLOCOS “B”,“L” e “M”.

BRASÍLIA - DF - 70610 - 200
TRANSMISSÃO DE FAX
Destinatário: ________________________________________________________________
No do fax de destino:______________________________________Data:____/____/______
Remetente:_________________________________________________________________
Tel.p/contato: Fax/correio eletrônico: ____________________________________________
No de páginas: esta +______________No do documento:_____________________________
MENSAGEM
2 cm
50
INSTRUÇÃO NORMATIVA
Ato administrativo a respeito do modo e forma de execução de determinado
serviço público, expedida pelo superior hierárquico, com o escopo de orientar os subalternos no
desempenho das atribuições que lhes são afetas e assegurar a unidade de ação.
ESTRUTURA
TÍTULO: INSTRUÇÃO NORMATIVA (em maiúsculas), com alinhamento

centralizado seguido de sigla, número e data.
EMENTA: Síntese do assunto.
FUNDAMENTO
LEGAL: Citar as considerações legais ou administrativas que orientaram ou
fundamentaram a matéria.
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado, podendo constar de tantos parágrafos

quantos forem necessários, seguidamente numerados por algarismos
arábicos, os quais, se necessário, poderão desdobrar-se em alíneas (letras).
ASSINATURA: Titular da unidade organizacional, salvo o Diretor-Presidente e os Diretores.
51
2 cm
Modelo de Instrução Normativa
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
INSTRUÇÃO NORMATIVA No 1/2007/SAF, DE 11 DE SETEMBRO DE 2007.
1,5 cm
Aprova o Manual que disciplina os procedimentos

para o uso dos serviços de telefonia na Agência
Nacional de Águas - ANA.
O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS

DA AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS - ANA, no uso de suas atribuições que
lhe conferem o art. 26, inciso IV, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução no
348 , de 20 de agosto de 2007, resolve:
Art. 1o Aprovar os procedimentos para uso dos serviços de telefonia na

Agência Nacional de Águas, constantes do anexo Manual.
Art. 2o Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua

publicação.
2,5 cm
52
2 cm
NOTA INFORMATIVA
Instrumento de comunicação oficial, por meio do qual são fornecidos dados a
respeito de certo fato ou pedido, a fim de que subam a despacho ou solução da autoridade a quem
compete resolvê-los. Tem como base o exame de processo ou fato de que se tenha conhecimento. A
Nota Informativa Conjunta possui a mesma finalidade e deverá ser utilizada quando elaborada por
mais de uma unidade organizacional.
ESTRUTURA
TÍTULO: Nota Informativa (as letras iniciais em maiúsculas e o restante em

minúsculas), com alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla
da unidade organizacional.
DESTINATÁRIO: De acordo com as regras de forma de tratamento, nome e endereço.
ASSUNTO: Resumo do teor da comunicação.
VOCATIVO: Invoca o destinatário, seguido de vírgula.

ASSINATURA: Responsável pela informação, com aprovação do superior imediato, se a

informação for restrita à unidade organizacional onde produzida, ou do
titular da unidade organizacional, se a informação for encaminhada a outra
unidade.
53
2 cm Modelo de Nota Informativa
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm
1,5 cm
1,5 cm
Nota Informativa no 7/2007/SOF

Documento no. 003721/2007
Em 15 de fevereiro de 2007.
2,5 cm
Ao Senhor Superintendente de Outorga e Fiscalização

Assunto: Participação em Reunião preparatória ao Seminário Internacional
“Fortalecimento da Gestão Transfronteiriça de Bacias Hidrográficas: casos das
Bacias do Paraná III (Brasil-Paraguai) e dos rios Peperi-Guaçu e Santo Antônio
(Brasil-Argentina)”
Referência: Processo no 02501.xxxxxx/xxxx
2,5 cm
2,5 cm
1. Venho, por meio desta, reportar-me a minha participação em Reunião
preparatória ao Seminário Internacional “Fortalecimento da Gestão Transfronteiriça de
Bacias Hidrográficas: casos das Bacias do Paraná III (Brasil-Paraguai) e dos rios
Peperi-Guaçu e Santo Antônio (Brasil-Argentina), ocorrida no dia 9 de fevereiro de
2007, em Foz do Iguaçu/PR. A memória da reunião – elaborada pela secretaria-
executiva da Câmara Técnica – e a lista de participantes seguem anexas.
2. A Reunião teve por objetivo geral, de acordo com documento que nos
foi encaminhado pelo Sr. Mauri Cesar Barbosa Pereira/SEMA-PR, identificar
oportunidade para a promoção de intercâmbio de conhecimento e experiências entre
organizações que atuam na região transfronteiriça das bacias do Rio Paraná entre o
Brasil/Paraná com o Paraguai/Alto Paraná, e dos Rios Santo Antônio e Peperi-
Guaçu, divididas com a Argentina/Misiones, com a finalidade de promover o
seminário regional e reunião da CTGRHT para a articulação das instituições
brasileiras, paraguaias e argentinas visando a desenvolver mecanismos que
possibilitem a gestão integrada. Os objetivos específicos foram: (1) verificar o
compromisso das instituições para a organização do seminário, (2) organizar uma
agenda de trabalho para a organização do seminário e reunião da CTGRHT, (3) listar
os atores-chave que deverão ser convidados a participarem do seminário e reunião da
CTGRHT, (4) identificar resultados esperados e os casos práticos a serem apresentados
no seminário (projetos locais regionais a serem apresentados/visitados).
54
2 cm
3,5 cm
Margem direita
Margem esquerda 1,5 cm
3. Durante a reunião, informei aos participantes da Resolução ANA no
3,0 cm 467, de 30 de outubro de 2006, que dispõe sobre critérios técnicos a serem observados
na análise dos pedidos de outorga em lagos, reservatórios e rios fronteiriços e
transfronteiriços, lembrando que tal evento poderia propiciar, por meio de conclusão
de acordos bilaterais específicos, a implementação mais efetiva dos critérios propostos
na Resolução.
4. Sugeri que, por ocasião do Seminário, sejam previstas apresentações
por parte da ANA. Neste sentido, consulto, desde já, o Senhor Diretor da Área de
Regulação e o Senhor membro titular da ANA na CTGRHT sobre a oportunidade de
propor palestra sobre o monitoramento das águas na região.
5. Por ocasião da Reunião, foram criadas duas Comissões: uma Comissão
Organizadora Consultiva e uma Comissão Executiva, esta última com previsão de 1ª
reunião, em 26 de fevereiro de 2006, e de 2ª reunião aos 9 de março de 2007. Há
previsão de participação da ANA em ambas as Comissões.
6. Finalmente, permita-me lembrar a necessidade de participação de
representante da ANA na 37ª Reunião da CTGRHT, prevista para o dia 1º de março
próximo, período em que permaneço em gozo de férias, impossibilitado, portanto, de
participar.
7. Estes são os assuntos de maior pertinência para esta Agência a que
julgo necessário reportar-me, lembrando que esta Nota está relacionada ao processo
02501.000628/2006/93, referente à participação da ANA na CTGRHT do CNRH.
8. Sugiro o encaminhamento desta NI ao Senhor Superintendente de
Implementação de Programas e Projetos, membro titular da CTGRHT, Assessor
Internacional, membro suplente da CTGRHT, e ao Senhor Diretor da Área de
Regulação.
1,5 cm
Atenciosamente,
2,5 cm
55
2 cm
NOTA TÉCNICA
Informação ou consideração de caráter técnico, administrativo ou financeiro sob
apreciação da ANA. A Nota Técnica Conjunta possui a mesma finalidade e deverá ser utilizada
quando elaborada por mais de uma unidade organizacional.
ESTRUTURA
TÍTULO: Nota Técnica (as letras iniciais em maiúsculas e o restante em minúsculas),

com alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade
organizacional.
DATA: 1 cm abaixo do código de identificação com alinhamento à direita.
DESTINATÁRIO: Ao Senhor, seguido do respectivo cargo.
ASSUNTO: Resumo do teor da nota.
TEXTO: Desenvolvimento do teor da nota. Todos os parágrafos devem ser numerados

na margem esquerda do corpo do texto.
ASSINATURA: Responsável pela informação, com aprovação do superior imediato, se a

informação for restrita à unidade organizacional onde produzida, ou do titular
da unidade organizacional, se a informação for encaminhada a outra unidade.
56
2 cm Modelo de Nota Técnica
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
1,5 cm
Nota Técnica no1/2007/CEDOC/SGE

Documento no: 00000.008047/2007
2,5 cm
Em 18 de abril de 2007.
À Senhora Secretária-Geral
Assunto: Reordenação do Arquivo Intermediário
2,5 cm
2,5 cm
1. A reordenação do arquivo intermediário ocorrerá de forma que os
documentos que hoje se encontram organizados por Uorg passarão a ser organizados
por Código de Classificação.
2. Com a reordenação são esperados os seguintes benefícios:
• a formação de dossiês referentes a atividades realizadas por mais de
uma uorg, visto que hoje a documentação se encontra arquivada de
acordo com a uorg que a transferiu, permanecendo espalhada em
diversas caixas;
• a junção das cópias do mesmo documento produzidas nas diversas
Uorgs, propiciando a identificação do original com a eliminação das
cópias;
• otimização do espaço, visto que muitas das caixas são transferidas
das Uorgs com uma pequena quantidade de documentos, provocando o
mau aproveitamento do espaço;
• melhoria no procedimento de descarte, proporcionando ganho de
tempo na execução. Como um mesmo código é encontrado em várias
Uorgs, para efetuar o descarte de um único código, é necessário abrir
cerca de 240 caixas. Com organização por código, as caixas para
descarte já estariam separadas, bastando ser retiradas da estante para
descarte;
• ganho de espaço ao fim do descarte.O procedimento atual não
permite ganho de espaço, visto que é retirada uma pequena quantidade
de documentos de cada caixa.
57
2 cm
3,5 cm

3. As atividades devem durar cerca de 10 meses com previsão de término 1,5 cm
3,0 cm para fevereiro de 2008. Atualmente, estão participando das atividades os arquivistas
Breno Bajo Dutra, Darlan Eterno Silvério de Sousa, Márcia Teles Diniz e a auxiliar
administrativa Luciene Nogueira de Almeida, com previsão de participação dos
estagiários em algumas das atividades.
1,5 cm
Atenciosamente,
2,5 cm
58
2 cm
OFÍCIO
Correspondência oficial externa usada pelas autoridades públicas para tratar de
assuntos de serviço ou de interesse da Administração Pública. O Ofício Circular deverá ser utilizado
quando a informação for dirigida, simultaneamente, a diversos destinatários. O Ofício Conjunto
será utilizado quando elaborado por mais de uma unidade organizacional.
ESTRUTURA
TÍTULO: Ofício, Ofício Circular ou Ofício Conjunto (as letras iniciais em maiúsculas e
o restante em minúsculas), com alinhamento à esquerda, seguido de número,
ano, sigla da unidade organizacional e da instituição.
DESTINATÁRIO: Tratamento e designativo do nome civil do destinatário, sempre que conhecido

e confirmado, do cargo ou função ocupado, seguidos da instituição e do
endereço.
ASSUNTO: Resumo do teor do ofício.
VOCATIVO: Invoca o destinatário, seguido de vírgula.

FECHO: Respeitosamente ou Atenciosamente, conforme o caso.
OBSERVAÇÃO: O modelo de ofício da Procuradoria-Geral da ANA segue as normas da

Advocacia-Geral da União - AGU. O ofício também pode ser usado para tratar
de assuntos com particulares.
59
Modelo de Ofício
5 cm
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
Ofício no 1/2007/AUD/ANA
Brasília, 8 de janeiro de 2007.
A Sua Senhoria o Senhor

Max Herren
Diretor de Auditoria de Programas da Área de Infra-Estrutura
Secretaria Federal de Controle Interno - SFC
SAS, Quadra 01, Bloco A, 9o andar
70070-905 – Brasília - DF
Assunto: Encaminhamento do Sumário Trimestral das Auditorias realizadas.
Senhor Diretor,
1,5 cm
2,5 cm
1. Estamos encaminhando a Vossa Senhoria o Sumário Trimestral das
Auditorias realizadas pela Auditoria Interna da Agência Nacional de Águas, relativo
ao quarto trimestre de 2006, em conformidade com o disposto no art. 8o da Instrução
Normativa CGU no 2, de 24 de dezembro de 2002.
1,5 cm
Atenciosamente,
2,5 cm
Setor Policial - Área 5 - Quadra 3 – Blocos “B”, “L” e “M” – Brasília-DF, CEP 70610-200 – telefone (61) 2109-5400 – Fax (61) 2109-5265 – e-mail: sge@ana.gov.br.
60
2 cm
ORDEM DE SERVIÇO
Expediente de caráter interno de uma unidade organizacional, mediante o qual seu
titular fixa comandos de trabalho. Determinações dirigidas aos responsáveis por obras ou serviços
públicos, autorizando o seu início ou contendo imposições de caráter administrativo, ou
especificações técnicas sobre o modo e forma de sua realização.
ESTRUTURA
TÍTULO: ORDEM DE SERVIÇO (em maiúsculas), com alinhamento à

esquerda, seguido de número, sigla da unidade organizacional e data.
FUNDAMENTO LEGAL: Denominação da autoridade que expede o ato (em maiúsculas) e

citação da legislação pertinente ou por força das prerrogativas do
cargo, seguida da palavra “resolve”.
TEXTO: Desenvolvimento do assunto tratado. Tem estrutura idêntica à da

Portaria, podendo constar de tantos parágrafos quantos forem
necessários, seguidamente numerados por algarismos arábicos, os
quais, se necessário, poderão desdobrar-se em alíneas (letras).
61
2 cm
Modelo de Ordem de Serviço

1,5 cm
3,0 cm
1,5 cm
ORDEM DE SERVIÇO No 138/SAF, DE 29 DE SETEMBRO DE 2007.
1,5 cm
2,5 cm
O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E
GESTÃO DE PESSOAS DA AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS - ANA, no uso
da atribuição que lhe confere o art. 26, inciso IV, do Regimento Interno, aprovado
pela Resolução no 348, de 20 de agosto de 2007, e, nos termos do Contrato no
24/ANA/2006, firmado entre a ANA e a Empresa HM Arquitetura e Construções
LTDA., em 27 de setembro de 2006, resolve:
Art. 1o Autorizar o início dos serviços da construção, com fornecimento

de material, de cobertura com telha metálica tipo isotérmica, entre os Blocos “L”, “M”
e o Auditório, incluindo as obras de fundação dos pilares de sustentação, conforme
especificações técnicas do Edital da Tomada de Preços no 2/2006 e respectivos anexos.
Art. 2o Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua assinatura.
2,5 cm
62
2 cm
PARECER
Expressão de um juízo, contendo pronunciamento, recomendação, determinação ou
opinião sobre questão técnica, jurídica, administrativa ou financeira, sob a apreciação da ANA. O
Parecer Conjunto possui a mesma finalidade e deverá ser utilizado quando elaborado por mais de
uma unidade organizacional.
ESTRUTURA
TÍTULO: Parecer (a letra inicial em maiúscula e o restante em minúsculas), com

alinhamento à esquerda, seguido de número, ano e sigla da unidade
organizacional.
TEXTO: Histórico, justificativa e conclusão.
ASSINATURA: Responsável pela emissão do juízo, com aprovação do titular da respectiva

unidade organizacional.
63
2 cm
Modelo de Parecer
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm 1,5 cm
1,5 cm
Parecer no 5/2007/DICON/GECON-SAF
Processo no 02501.001893/2004-27
1,5 cm
Terceiro termo aditivo ao contrato no

20/ANA/2004, celebrado entre a Agência
Nacional das Águas – ANA e a Empresa
XXXXXXXXXX – Ltda., para a prestação
de serviços de suporte técnico de
manutenção e assistência técnica
especializada do Sistema de Informações
Documentais da ANA.
1,5 cm
2,5 cm
1. Em exame o processo no 02501.001893/2004-27, que trata de
proposta da Gerência-Executiva do CEDOC, para celebração do Terceiro Termo
Aditivo ao Contrato no 20/ANA/2004, firmado entre a Agência Nacional de Águas –
ANA, como CONTRATANTE, e a Empresa XXXXXXX – Ltda, como
CONTRATADA, para a prestação de serviços de suporte técnico de manutenção e
assistência técnica especializada do Sistema de Informações Documentais, com o
objetivo de indicar a nota de empenho para custear as despesas do exercício 2007.
2. O processo foi encaminhado a esta DICON, para exame prévio e a

conseqüente constatação quanto à regularidade fiscal, em razão do disposto no art. 29
da Lei no 8.666 de 21 de junho de 1993.
3. A Gerência de Execução Orçamentária e Financeira – GEEFI, por

meio do Despacho/GEEFI/SAF datado de 9 de fevereiro de 2007 (fl.621), emitiu a
Nota de Empenho no 2007NE000241, de 12 de fevereiro de 2007, no valor de R$
XX, XXX, XX (fl.626).
4 Não consta, ainda, no processo a manifestação da Procuradoria

Geral, quanto à legalidade e juridicidade deste Termo Aditivo.
5 Feita a minuta do Terceiro Termo Aditivo por esta DICON (fls.

628/629), juntei cópia ao presente processo.
64
2 cm
2 cm
6 Conforme consultas realizadas no COMPRASNET, CADIN e no 1,5 cm
3,0 cm SICAF, a situação de regularidade fiscal da XXXX – XXXXXXXXXXXX Ltda.,
encontra-se da seguinte forma:
Regularidade Fiscal Fl. Situação

Certificado de Registro 630 Regular – Validade 11/07/2007
Cadastral
CADIN 631 Regular - consulta em 16/2/2007
SICAF 632 Regular - consulta em 16/2/2007
7 Encontrando-se, portanto, regular, a situação da referida Empresa,

nesta data, proponho o encaminhamento do presente processo à Procuradoria-Geral
para análise dos aspectos de juridicidade, consoante o disposto no art. 11, VI, “b”, da
Lei Complementar no 73, de 10 de fevereiro de 1993.
É o parecer.
1,5 cm
Brasília, 16 de fevereiro de 2007.
2,5 cm
65
PORTARIA
Tem o objetivo de dar instruções concernentes à gestão administrativa com
referência a pessoal (designação, delegação de competência, admissão, dispensa, elogio, punição
etc) ou à organização e funcionamento de serviços e, ainda, orientar a aplicação de textos legais e
disciplinar matéria não regulada em lei, além de outros atos de sua competência.
ESTRUTURA
TÍTULO: PORTARIA (em maiúsculas), com alinhamento centralizado, seguido de

número e data.
PREÂMBULO: Citação das considerações legais ou administrativas, que orientaram ou

fundamentaram a tomada de decisão, seguida da palavra “resolve”.
TEXTO: Desenvolvimento do assunto, que poderá ficar contido em um ou mais

parágrafos ou artigos, devidamente numerados a partir do primeiro,
subdivisíveis, ainda, em alíneas e itens.
CLÁUSULA DE
VIGÊNCIA: Dispõe sobre a entrada em vigência da Portaria.
CLÁUSULA DE
REVOGAÇÃO: Somente se admite a cláusula de revogação específica. Assim, é incorreto o
uso de cláusula revogatória do tipo “Revogam-se as disposições em
contrário”.
ASSINATURA: Diretoria Colegiada ou unidade organizacional delegada.
66
2 cm Modelo de Portaria
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm
1,5 cm
1,5 cm
PORTARIA No 21, DE 31 DE JANEIRO DE 2007.
1,5 cm
Altera o item 2 do Edital de Processo

Seletivo Interno, Anexo da Portaria
no 217, de 20 de dezembro de 2006.
1,5 cm
2,5 cm
O DIRETOR-PRESIDENTE SUBSTITUTO DA AGÊNCIA
NACIONAL DE ÁGUAS - ANA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 61,
inciso VI, do Regimento Interno, aprovado pela Resolução no 348 , de 20 de agosto de
2007, e tendo em vista o que consta no art. 29 da Resolução no 375, de 25 de setembro
de 2006, resolveu “ad referendum” da DIRETORIA COLEGIADA:
Art. 1o Alterar o item 2 do Edital de Processo Seletivo Interno, Anexo

da Portaria no 217, de 20 de setembro de 2007, publicada no Boletim de Pessoal e
Serviço – Edição Extraordinária no 17, de 22 de setembro de 2007, passando a vigorar
com a seguinte redação:
2. DO PERÍODO DE INSCRIÇÃO
Etapa Data
o
Inscrição 1 /10/2007 a 9/10/2007
Seleção 1 10/11/2007 a 15/11/2007
Homologação Até 19/12/2007
Art. 2o Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.
1,5 cm
67
2 cm
REGIMENTO INTERNO
Ato normativo da organização interna de um órgão ou entidade, designando a
categoria e a finalidade das unidades organizacionais integrantes de sua estrutura básica, detalhando
sua estrutura em unidades organizacionais, especificando as respectivas competências, definindo as
atribuições de seus dirigentes e indicando seu relacionamento, interno e externo.
ESTRUTURA
TÍTULO: REGIMENTO INTERNO DA AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS (em

maiúsculas), com alinhamento centralizado.
TEXTO: Exposição do assunto subdividido em capítulos numerados com algarismos

romanos tratando da finalidade, da organização e da competência do órgão,
das atribuições do pessoal e disposições gerais.
ASSINATURA: Diretoria Colegiada.
OBS.: O Capítulo “Disposições Gerais” fica reservado ao tratamento de outros assuntos inerentes à
entidade e que, por sua generalidade ou especificidade, não foram definidos nos capítulos
anteriores.
68
2 cm
Modelo de Regimento Interno
Margem esquerda
Margem direita
3,0 cm
1,5 cm
1,5 cm
REGIMENTO INTERNO DA AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS
1,5 cm
CAPÍTULO I
Da Natureza, Sede, Finalidades e Competência da ANA
1,5 cm
2,5 cm
Art.1o A ANA, autarquia sob regime especial, criada pela Lei no 9.984,
de 17 de julho de 2000, dotada de autonomia administrativa e financeira, vinculada ao
Ministério do Meio Ambiente, integra o Sistema Nacional de Gerenciamento de
Recursos Hídricos e tem por finalidade implementar, em sua esfera de atribuições, a
Política Nacional de Recursos Hídricos, nos termos da Lei no 9.433, de 8 de janeiro de
1997.
Parágrafo único. A ANA tem sede e foro no Distrito Federal, podendo
instalar unidades administrativas regionais, visando ao alcance de seus objetivos
institucionais. (...)
1,5 cm
CAPÍTULO II
Da Organização
1,5 cm
Art. 3o A ANA tem a seguinte estrutura organizacional:
I - Diretoria Colegiada - DC;

II - Gabinete do Diretor-Presidente - GAB;
III - Secretaria-Geral - SGE:
a) Centro de Documentação - CEDOC;
IV - Procuradoria-Geral - PGE;
V - Corregedoria - COR;
VI - Auditoria Interna - AUD;
VII - Coordenação-Geral das Assessorias – CGA; (...)
69
2 cm
Margem direita
Margem esquerda
Capítulo III 1,5 cm
3,0 cm Da Diretoria Colegiada

Seção I
Da Composição
1,5 cm
2,5 cm
Art. 4o A ANA será dirigida por uma Diretoria Colegiada composta por
cinco membros, nomeados pelo Presidente da República, após aprovação pelo Senado
Federal, com mandatos não coincidentes de quatro anos, admitida uma única
recondução consecutiva, por indicação do Ministro de Estado do Meio Ambiente.
§ 1o O Diretor-Presidente da ANA será escolhido pelo Presidente da
República, dentre os membros da Diretoria Colegiada, e investido na função por
quatro anos ou pelo prazo que restar de seu mandato.
§ 2o Em caso de vaga no curso do mandato, este será completado por
sucessor investido na forma prevista no caput deste artigo, que o exercerá pelo prazo
remanescente.
§ 3o A exoneração imotivada de Diretor só poderá ocorrer nos quatro
meses iniciais do respectivo mandato.
§ 4o Após o prazo a que se refere o parágrafo anterior, os Diretores da
ANA somente perderão o mandato em decorrência de renúncia, de condenação judicial
transitada em julgado ou de competente decisão definitiva em processo administrativo
disciplinar. (...)
1,5 cm
Seção II
Das Reuniões
1,5 cm
Art. 8o A Diretoria Colegiada deliberará por maioria simples de votos e

se reunirá com a presença de, pelo menos, três Diretores, dentre eles o Diretor-
Presidente ou seu substituto legal.
Parágrafo único. A Diretoria Colegiada reunir-se-á ordinariamente, de

acordo com calendário por ela estabelecido, e extraordinariamente, mediante
convocação formal do Diretor-Presidente ou de pelo menos três outros Diretores,
contendo a pauta os assuntos a serem tratados. (...)
70
2 cm
RESOLUÇÃO
Ato administrativo expedido pelas autoridades do executivo (mas não pelo Chefe do
Executivo, que só deve expedir Decretos) ou pelos presidentes de tribunais, órgãos legislativos e
colegiados administrativos, para disciplinar matéria de sua competência específica.
ESTRUTURA
TÍTULO: RESOLUÇÃO (em maiúsculas), com alinhamento centralizado, seguido de

número e data, em maiúsculas.
PREÂMBULO: Citação das considerações legais ou administrativas, que orientaram ou
fundamentaram a tomada de decisão, seguida da palavra “resolve”.
TEXTO: Exposição da matéria a ser disciplinada.
CLÁUSULA DE
VIGÊNCIA: Dispõe sobre a entrada em vigência da Resolução.
CLÁUSULA DE
REVOGAÇÃO: Somente se admite a cláusula de revogação específica. Assim, é incorreto o
uso de cláusula revogatória do tipo “Revogam-se as disposições em
contrário”.
ASSINATURA: Diretor-Presidente ou unidade organizacional delegada.
71
2 cm
Modelo de Resolução
1,5 cm
3,0 cm
1,5 cm
RESOLUÇÃO N o 80, DE 22 DE AGOSTO DE 2007
1,5 cm
Aprova o Regulamento do Programa

Despoluição de Bacias Hidrográficas-
PRODES para o exercício de 2007 e dá
outras providências.
1,5 cm
2,5 cm
O DIRETOR-PRESIDENTE DA AGÊNCIA NACIONAL DE
ÁGUAS - ANA, uso da atribuição que lhe confere o art. 61, inciso III, do
Regimento Interno, aprovado pela Resolução no 348 , de 20 de agosto de 2007,
torna público que a DIRETORIA COLEGIADA, em sua 249ª Reunião Ordinária,
realizada em 21 de agosto de 2007, resolveu:
Art. 1o Aprovar o Regulamento do Programa Despoluição de Bacias

Hidrográficas - PRODES para o exercício de 2007, na forma dos Anexos I e II
desta Resolução.
Art. 2 o Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
1,5 cm
72
2 cm
BIBLIOGRAFIA
ACRÔNIMO. In: Dicionário Aurélio Século XXI. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, [200-?]. 1 CD-
ROOM.
BRASIL. Agência Nacional de Águas (ANA). Manual de padronização das publicações da

Agência Nacional de Águas. Brasília, 2003.
BRASIL. Agência Nacional de Energia Elétrica (ANEEL). Manual de editoração de

correspondências oficiais e atos administrativos: padrões e rotinas. Brasília, 1999.
BRASIL. Câmara dos Deputados. Manual de redação. Brasília, 2004.
BRASIL. Decreto no 4.176, de 28 de março de 2002. Estabelece normas e diretrizes para a

elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da República
de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal, e dá outras
providências.
BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto. Normas sobre correspondências e atos oficiais.

Brasília : MED, 1998.
BRASIL. Ministério da Educação e do Desporto. Normas sobre correspondências e atos oficiais.

Brasília: MED, 2001.
BRASIL. Presidência da República. Manual de redação. Coordenação de Gilmar Ferreira Mendes.

Brasília: Presidência da República, 2002.
BRASIL. Secretaria dos Transportes. Departamento de Estrada e Rodagem. Manual de

comunicação escrita oficial transporte STR e DER. Curitiba, 2002.
BRASIL. Senado Federal. Manual de correspondência oficial da Subsecretaria de

Administração de Pessoal. Brasília, 2000.
BRASIL. Tribunal de Contas do Distrito Federal. Manual de redação oficial. Brasília: DIPLAN,
2003
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE. Manual de atos e comunicações oficiais. Niterói,

2003.
73
MINISTÉRIO DO
MEIO AMBIENTE

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MANUAL DE REDAÇÃO E DE ATOS OFICIAIS

República Federativa do Brasil

Ministério do Meio Ambiente

Agência Nacional de Águas

MANUAL DE REDAÇÃO E DE ATOS OFICIAIS

Todos os direitos reservados.

Catalogação na fonte: CEDOC/Biblioteca

M294m Manual de redação e de atos oficiais. / Agência Nacional de Águas,

1. Comunicação Oficial. 2. Protocolo. 3. Sistema. 4. Arquivo. 5.

CDU 651.7 (035)

CAPÍTULO I – A REDAÇÃO OFICIAL

1 - ASPECTOS GERAIS __________________________________________________________ 11

CAPÍTULO II – ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS

2 - IDENTIDADE VISUAL ________________________________________________________ 12

3 - ATOS OFICIAIS ______________________________________________________________ 13

3.2 SISTEMÁTICA DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS ___________________________________________ 15

3.3 - OBSERVAÇÕES GERAIS ____________________________________________________________________ 18

3.4 - ENCAMINHAMENTO _______________________________________________________________________ 18

CAPÍTULO III - PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS E ATOS OFICIAIS

4 - ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS ____________________________________________ 19

4.2 - SIGLAS E ACRÔNIMOS _____________________________________________________________________ 20

4.3 - VÍCIOS DE LINGUAGEM ____________________________________________________________________ 21

4.5 - DESTAQUES _______________________________________________________________________________ 24

4.6 – ENUMERAÇÕES ___________________________________________________________________________ 26

4.7 – GRAFIA DE NUMERAIS_____________________________________________________________________ 27

4.8 - FECHOS PARA COMUNICAÇÕES ____________________________________________________________ 28

4.9 - IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO __________________________________________________________ 28

4.10 – AUTORIDADES, FORMA DE TRATAMENTO, ABREVIATURA, VOCATIVO, DESTINATÁRIO E

CAPÍTULO IV – MODELOS DE DOCUMENTOS

5 - MODELOS DE COMUNICAÇÕES E ATOS OFICIAIS: ESPÉCIES, FINALIDADES,

CARTÃO DE VISITA ____________________________________________________________________________ 37

COMUNICAÇÃO INTERNA ______________________________________________________________________ 41

CORREIO ELETRÔNICO ________________________________________________________________________ 45

INSTRUÇÃO NORMATIVA ______________________________________________________________________ 51

NOTA TÉCNICA ________________________________________________________________________________ 56

ORDEM DE SERVIÇO ___________________________________________________________________________ 61

REGIMENTO INTERNO _________________________________________________________________________ 68

• GEEFI GERÊNCIA DE EXECUÇÃO FINANCEIRA

• GERHI GERÊNCIA DE GESTÃO DE RECURSOS HÍDRICOS

SAR SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DA REDE

• GEFLUH GERÊNCIA DE REDES FLUVIOMÉTRICA E HIDROMETEOROLÓGICA

• CEDOC CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO

SGI SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO

• GETEC GERÊNCIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

SIP SUPERINTENDÊNCIA DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROGRAMAS E

SOF SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E FISCALIZAÇÃO

• GEOUT GERÊNCIA DE OUTORGA

SPR SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS HÍDRICOS

• GELEV GERÊNCIA DE ESTUDOS E LEVANTAMENTOS

SUM SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS

GERÊNCIA DE ARTICULAÇÃO COM SETORES USUÁRIOS

O Manual de Redação deverá guiar os servidores e colaboradores quanto à correta

Capítulo I – A REDAÇÃO OFICIAL

A elaboração de correspondências e atos oficiais deve caracterizar-se pela

Capítulo II – ESTRUTURA DOS ATOS OFICIAIS

Todos os papéis de expediente, bem como os convites e as publicações oficiais,

Os documentos do padrão ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

3.2 SISTEMÁTICA DOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS

As instruções normativas, as ordens de serviço, as portarias, as resoluções, o

Cada artigo deve restringir-se a um único assunto ou princípio. O caput do artigo

Em remissões a outros artigos do texto normativo, deve-se empregar a forma

O agrupamento de artigos poderá constituir Subseções; o de Subseções, a Seção; o