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RECIFE-PE
Novembro-2015
FACULDADE FRASSINETI DO RECIFE - FAFIRE
RECIFE-PE
Novembro-2015
ANA CLÁUDIA DA PAZ
BANCA EXAMINADORA:
Orientador:
Examinadores:
Recife-PE
Novembro-2015
A Sérgio Pedroza, minha homenagem.
(Clarice Lispector)
RESUMO
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 12
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 14
2.1 - Objetivos Gerais ......................................................................................................... 14
2.2 - Objetivos Especificos ............................................................................................... 14
3. JUSTIFICATIVA................................................................................................................ 15
3.1 - Delimitação do Tema ................................................................................................. 16
4. METODOLOGIA DE PESQUISA................................................................................... 16
4.1 - Uma Breve Descrição Sobre A Maia Melo Engenharia Ltda .......................... 16
4.2 - Estrutura organizacional .......................................................................................... 16
4.2.1 - Visão do Futuro ....................................................................................................... 17
4.2.2 - Missão ........................................................................................................................ 18
4.2.3 - Valores ....................................................................................................................... 18
4.3 Processos Produtivos:................................................................................................ 18
5. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 22
5.1 - Aspectos da Qualidade em um Ambiente de GED............................................ 22
5.1.1 - Sistema de Gestão da Qualidade ....................................................................... 22
5.2 - A documentação no ambiente da qualidade ...................................................... 23
5.2.1 - Definição de documento ....................................................................................... 23
5.2.2 - Conceito de Estruturação das Informações .................................................... 23
5.2.3 - Tipos de documentos ............................................................................................ 24
5.3 - Requisitos normativos de controle de documentos ........................................ 25
5.3.1 - Normas ISO família 9000 ....................................................................................... 25
5.3.2 - Norma ISO 9001 – Controle de Documentos ................................................... 25
6. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED ............................. 26
6.1 - Origem ........................................................................................................................... 26
6.2 - Definição ....................................................................................................................... 27
6.3 - Estrutura ....................................................................................................................... 28
6.3.1 - Document Imaging ................................................................................................. 29
6.3.2 - Forms Processing ( OCR/ICR) ............................................................................. 29
6.3.3 - Workflow ................................................................................................................... 30
6.3.4 - Document Management ........................................................................................ 30
6.3.5 - COLD/ERM ................................................................................................................ 31
7. ACERVO TÉCNICO DA MAIA MELO ......................................................................... 32
7.1 - Situação atual do Acervo Técnico da Maia Melo ............................................... 32
7.2 - Controle de Registros de Documentos de Origem Externa .......................... 32
7.3 - Controle de Manuseio, Armazenamento e Preservação de Documentos .. 33
7.4 - Controle de Consultas e Empréstimos de Documentos ................................. 35
8. Aplicação de GED na Empresa .................................................................................. 36
8.1 - Vantagens do GED ..................................................................................................... 36
8.1.1 - Otimização do espaço físico................................................................................ 36
8.1.3 - Controle de Manuseio, Armazenamento e Preservação de Documentos37
8.1.4 - Controle de Consultas e Empréstimos de Documentos .............................. 37
9. RECOMENDAÇÕES ........................................................................................................ 38
10. CONCLUSÕES ............................................................................................................... 39
11. REFERÊNCIAS .............................................................................................................. 40
ANEXO I ................................................................................................................................. 42
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1. INTRODUÇÃO
O cenário organizacional, sem dúvida alguma, sofreu muitas alterações nos últimos
anos. Estas mudanças fizeram com que as empresas, de um modo geral,
precisassem adequar sua forma de atuação, no intuito de se manterem competitivas
em seu mercado e flexíveis com as novas regras mercadológicas a serem seguidas
(SANTIAGO JR., p.21).
2. OBJETIVOS
3. JUSTIFICATIVA
4. METODOLOGIA DE PESQUISA
O trabalho foi embasado em métodos que levam ao problema exposto, como leitura
de livros, artigos, normas e pesquisas no âmbito da internet. Além da observação
participante natural, onde o pesquisador pertence ao mesmo grupo ou comunidade-
empresa que investiga (Yin, 2005).
Para que se tenha uma ideia da natureza do acervo técnico da Maia Melo
Engenharia Ltda., passando a ser chamada neste trabalho, apenas pelo nome
fantasia Maia Melo, seguem algumas considerações sobre a empresa a qual se
apresenta essa proposta, com informações sobre sua estrutura organizacional e
sua trajetória em Sistemas de Gestão.
4.2.2 - Missão
4.2.3 - Valores
Rodovias;
Ferrovias;
Obras de Arte Especiais;
Aeroportos;
Saneamento;
Obras Hidráulicas;
Obras Civis;
Ambientais;
Outros.
Rodoviárias;
Ferroviárias;
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5. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
A noção de qualidade pode ter diversas definições, como por exemplo o conjunto de
condições que tornam um produto ou serviço próprio para o uso naquilo para o qual
ele foi projetado, mantendo o foco na segurança, tolerância a falhas, operabilidade,
facilidade de manutenção entre outros.
Vale ressaltar que ainda conforme a NBR ISO 9000:2008, as aplicações dessa norma
são concebidas de uma forma geral, tornando-se aplicável em qualquer
organização, independentemente do seu tipo, porte ou produto que fornecem.
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COSTAL, em seu artigo, destaca que a gestão de documentos do SGQ deve levar
em consideração o controle do fluxo informacional (classificação e indexação) e a
avaliação dos documentos produzidos e recebidos. As tecnologias de
armazenamento de informações evoluíram bastante nos últimos tempos.
Atualmente, os softwares podem lidar com diferentes graus de independência em
relação à documentação em papel com destaque para o processamento de
documentos digitais (ou eletrônicos). Neles, as informações podem ser
armazenadas não só em formato textual, mas também por meio de símbolos
gráficos, imagens, fotos, áudio, vídeo e animações. Nos últimos anos, ganharam
destaque os documentos 100% digitais, ou seja, que são armazenados e validados
eletronicamente.
Segundo descrito pela Norma ISO (9000, p.1), as normas dessa família:
• A NBR ISO 9004 fornece diretrizes que consideram tanto a eficácia como a
eficiência do sistema de gestão da qualidade. O objetivo desta norma é
melhorar o desempenho da organização e a satisfação dos clientes e das
outras partes interessadas;
• A ISO 19011 fornece diretrizes sobre auditoria de sistemas de gestão da
qualidade e ambiental. Juntas elas formam um conjunto coerente de normas
sobre sistema de gestão da qualidade, facilitando a compreensão mútua no
comércio nacional e internacional.
A Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 no seu requisito 4.2.3 estabelece que os
documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser
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6.1 - Origem
Estes sistemas permitiram uma organização para capturar faxes e formulários, para
salvar cópias dos documentos como imagens, e para armazenar os arquivos de
imagem em diretórios de segurança e de recuperação rápida (recuperação possível
porque o sistema lidou com a extração do texto do documento no processo de
captura, e as capacidades de recuperação de texto indexados fornecidos).
6.2 - Definição
6.3 - Estrutura
6.3.3 - Workflow
Após a conversão para imagens e textos editavais, foi necessário criar uma
ferramenta que substituísse o processo humano de envio de documentos em papel.
Surgiu então as ferramentas de Workflow ou Fluxo de Trabalho.
Essa tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de
negócio da empresa. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades
e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança.
O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e
tecnologias: ERP - Enterprise Resource Planning; SCM - Supply Chain
Management; CRM - Customer Relationship Management; eBusiness e outras.
6.3.5 - COLD/ERM
F.GC.02.00
VOLUME: LOTE:
ORIGINAL: ENCADERNADO:
BIBLIOTECA USUÁRIO
EMPRÉSTIMO: DEVOLUÇÃO
_____/_____/_____ _____/_____/_____
• Qual o tamanho do acervo que será armazenado? Essa informação deve ser
uma das primeiras a ser observada pois dela depende o dimensionamento do
espaço no servidor que será utilizado para o armazenamento de todo o
acervo requerido, a configuração do hardware e o custo do sistema;
• Os documentos para armazenamento serão digitalizados ou estão em
arquivos magnéticos? Essa informação é necessária para determinar qual a
solução de GED que mais se adequa a necessidade da empresa;
• Quantos usuários irão utilizar o sistema ao mesmo tempo? Isso determina o
tamanho do servidor utilizado e se haverá necessidade de algum software de
apoio;
• Quais departamentos terão acesso ao sistema? Essa informação determina o
nível de acesso dos usuários;
Além destas questões deve ser incluso nos custos, escanners que tenham grande
capacidade de digitalização (páginas por minuto), software para digitalização do
acervo, software para geração de arquivos em PDF e treinamento para os usuários
administradores do sistema e para os usuários clientes do sistema.
9. RECOMENDAÇÕES
Para que se possa implantar um sistema de gerenciamento eletrônico de
documentos na empresa em questão, torna-se necessário um planejamento e
inicialmente um levantamento do que realmente é interessante digitalizar para os
processos produtivos da empresa, tendo em vista que o alto custo de digitalização,
o esforço a ser desprendido, e também a interferência na rotina das consultas e
empréstimos.
Para a decisão de automatização deve se levar em consideração a cultura, missão
e objetivos, sobretudo, os estratégicos da empresa, bem como as particularidades
da empresa com relação à sua documentação.
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10. CONCLUSÕES
Para que a alta direção possa perceber mais claramente todas as vantagens e a
amplitude dos trabalhos para se adotar um sistema GED, faz-se necessário uma
pesquisa mais ampla para complementação deste estudo, com a aplicação de
questionários que possam identificar as necessidades e expectativas dos usuários
em relação ao acervo para a execução das suas atividades.
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11. REFERÊNCIAS
ANEXO I
A Solução - DocSystem
Principais Características
Captura e Processamento
multifuncional, fax, câmera fotográfica, etc.) ou através do drag n' drop (arrastar e
soltar), da importação manual/ automatizada ou da impressão virtual (Figura 1).
O Módulo Image Cleanup é um recurso do próprio DocSystem que permite a edição
da imagem para um melhor resultado na visualização; com ele é possivel remover
ruídos e bordas, fazer filtros de cores (vermelho, verde e azul), retirar sombras,
fazer alinhamento da imagem, ajuste de contraste, controle de claridade, converter
imagem em cores ou cinza para P&B, girar a imagem de 90 à 180° e visualizar um
arquivo multipágina em diversas configurações de quantidade de páginas. Os filtros
selecionados sempre são aplicados à imagem original e a ação pode ser revertida
antes de salvar.
Gerenciamento de Conteúdo
Poder integrar aplicativos corporativos com seus documentos traz muitos benefícios
à produtividade e eficiência da sua organização, e o DocSystem tem uma variedade
de ferramentas que permitem diversos níveis de integração (Figura 5).
Figura 5 - DocSistem
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Distribuição de Documentos
DocSystem Web Access - Com o DocSystem Web Access é possivel realizar todas
as atividades do sistema local através da Web, tais como, digitalizar, indexar,
executar tarefas, editar, consultar, etc.
DocSystem Portal Web - Com o DocSystem Portal Web é possivel digitalizar via
browser, indexar, fazer upload, executar tarefas, editar, consultar, salvar e imprimir
imagens, enviar por e-mail visualizar versões e miniaturas, recursos de zoom,
rotação e inversão, alternar visualização das páginas e download de documentos.
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Armazenamento Corporativo
Vivemos em uma era de evolução e mudanças contínuas, onde cada vez mais a
velocidade com que agimos influência em nosso sucesso. Essa agilidade e
praticidade deve se estender a tudo o que nos cerca, inclusive na administração dos
sistemas das empresas.
O módulo de Gestão (Gerenciador DocSystem) foi desenvolvido focado em uma
administração simples, intuitiva e segura.