7 PRINCIPAIS EXIGÊNCIAS

EM ACREDITAÇÃO PARA O
SETOR DE ENGENHARIA
CLÍNICA
É muito bom ver que cada vez mais Hospitais têm aderido aos
programas de acreditação como meio de elevar a qualidade real e a
qualidade percebida de seus serviços. Já está mais do que provado que
hospitais certificados são mais seguros e efetivos. – Eu mesmo, se tiver
a opção, prefiro ser tratado num que tenha a certificação.

Outra coisa bem bacana é ver como os programas de acreditação

valorizam o setor de engenharia clínica! As exigências que visam a
padronização da qualidade e maior segurança acabam por levar os
hospitais a migrar do modelo de atuação, antes restrito somente à
manutenção, para um papel mais estratégico e de gestão.

Como essa transição requer tempo e esforço considerável, com alguma

frequência somos procurados por hospitais que querem capacitar sua
equipe e implantar os processos padronizados. As exigências para
acreditação realmente são muitas, mas como temos nosso Manual de
Qualidade Padronizado, em três meses de trabalho já é possível obter
ótimos resultados.

Mas para aqueles que estão planejando começar ou já começaram a

trilhar o caminho da acreditação (e atendendo à pedidos dos colegas),
preparei aqui neste post dicas sobre quais são as PRINCIPAIS
EXIGÊNCIAS EM ACREDITAÇÃO PARA O SETOR DE ENGENHARIA
CLÍNICA.

Na verdade, procurei selecionar aquelas que, ao meu ver e pela minha

experiência de 10 anos com Qualidade, são as mais frequentemente
cobradas pelos auditores dos programas de acreditação. Portanto,
devem ser o ponto de partida para o trabalho de preparação do SEC
(setor de engenharia clínica).

Boa leitura!

1 – INVENTÁRIO DE EQUIPAMENTOS

A principal exigência dos auditores é quanto à existência de um

inventário completo dos equipamentos. Neste quesito, será melhor
avaliado o SEC que tiver este controle de forma informatizada (software
de gestão). Até porque, passa muito mais segurança para o auditor de
que o controle está organizado e atualizado.

Um bom sistema de inventário deve gerar um Código de Identificação

Individual para cada equipamento, e permitir registrar dados como
fabricante, modelo, número de série, setor a qual pertence, data de
aquisição, dentre outros dados patrimoniais. O ideal é que Código de
Identificação Individual seja etiquetado no equipamento inventariado
para fácil identificação.

Aqui na EquipaCare, adotamos um Código de Identificação

Individual composto por siglas e números que identificam tanto o setor
quanto a unidade (instituição) a qual pertence o equipamento. Desta
forma, temos melhor controle caso o aparelho seja transferido ou
emprestado entre as unidades. Exemplificando:

Vamos supor um equipamento de tomografia instalado na radiologia do

“Hospital Saúde e Alegria das Crianças” tenha como número de cadastro
1234. O Código de Identificação Individual do equipamento e
consequentemente a etiqueta ficaria assim:

2 – METODOLOGIA PARA PRIORIZAÇÃO DA MANUTENÇÃO

 

A segurança dos pacientes e usuários, a qualidade no atendimento e a

maior disponibilidade dos equipamentos de saúde são importantes
objetivos dos programas acreditação e, portanto, preocupação constante
dos auditores.

Desta forma, o estabelecimento de planos de manutenção preventiva,

planos de contingência e rotinas de inspeção são necessários para
alcançar estas metas, mas a inclusão indiscriminada de todos os
equipamentos nestes planos seria inviável para a instituição.

Portanto, é preciso desenvolver uma metodologia que estabeleça a

prioridade para a inclusão dos equipamentos de saúde em tais
programas. Esta metodologia deve ser submetida à gerência médica e
administrativa de forma a priorizar os equipamentos considerados
críticos para a segurança dos pacientes e de interesse estratégico da
instituição.

Em nossas operações, os equipamentos são classificados de acordo com

os seguintes fatores: (A) Função; (B) Risco físico ao paciente ou ao
operador e; (C) Grau de Importância ABC.

“Função” define a finalidade ou aplicação da tecnologia para assistência

médica. Assim, teríamos equipamentos de Diagnóstico, Suporte a vida,
Terapia, dentro outros. Já “Risco Físico” define qual o possível dano
causado em caso de falha do equipamento, que pode ser de “nenhum
risco” até “risco de morte”. Por fim, “Grau de Importância ABC” vem
da clássica metodologia de Pareto para classificações de informações, e
nos permite considerar o quanto aquele item é estratégico operacional
ou financeiramente para a instituição.

Para cada fator é associada uma pontuação que é somada para chegar
ao valor “C” de CRITICIDADE, sendo:

C = F + RF + ABC

Criticidade = Função + Risco Físico + Grau de Importância ABC

A partir do valor de criticidade definimos uma “nota de corte” para os

equipamentos de forma que aqueles que tiverem valor igual ou acima
desta nota serão incluídos ou não nos programas de manutenção
programada, e serão priorizados nos atendimentos corretivos. A
criticidade também é considerada para o estabelecimento da
periodicidade das preventivas.

Vale comentar que, independente da classificação de criticidade, devem

ser respeitadas as determinações legais para itens cujo controle
metrológico ou validação seja obrigatório, por exemplo, itens fiscalizados
pelo IPEM como esfigmomanômetros e balanças.

3 – PLANO DE MANUTENÇÕES PROGRAMADAS

A partir da definição dos equipamentos mais críticos, um Programa de

Manutenção Programada poderá ser criado. Nós aqui tratamos este
programa como quatro grandes processos dentro da Engenharia Clínica
que são: (A) a Manutenção Preventiva, (B) as Rotinas de
Inspeção, (C) a Segurança Elétrica e (D) a Calibração.

Ainda na fase de planejamento do programa, deverão ser definidas para

cada equipamento e processo quais serão as periocidades (frequência de
realização) e responsabilidades de execução, ou seja, se será realizada
pela equipe interna, por força de contrato contínuo ou ainda contratada
de forma avulsa.
Segue abaixo um exemplo de macroplanejamento das manutenções
programadas envolvendo as manutenções preventivas e calibrações.

4 – HISTÓRICO DAS MANUTENÇÕES DOS EQUIPAMENTOS

Todas os eventos associados à vida útil dos equipamentos, desde a

instalação até o descarte por obsolescência, devem ser documentados
de forma organizada, formando assim um histórico. Isto é algo que com
certeza o auditor irá lhe questionar e querer ver.

Naturalmente que a melhor forma de fazer isto é utilizar um software de

gestão especializado – o mesmo utilizado para cadastro do inventário –
onde todos os eventos ocorridos são registrados na forma de Ordens e
Serviço: instalação, treinamento, corretivas, preventivas, trocas de
peças, atualizações, etc, são exemplos de eventos que devem ser
associados ao equipamento em questão.

Com uso de filtros de seleção, o gestor poderá buscar qualquer

informação gerencial associada ao parque e, quando em visita de
acreditação, apresentar rapidamente ao Auditor.

5 – PLANO DE CONTINGÊNCIA
Outro ponto bastante observado pelos auditores é quanto ao
planejamento para contornar situações imprevistas, ou seja, o Plano de
Contingência.

Já ouviu a expressão “Se der errado tenho um Plano B”? Pois então,
estabelecer o Plano de Contingência nada mais é do que já deixar
organizado o que fazer para contornar da forma mais rápida possível
eventos inesperados ou circunstâncias remotas indesejáveis. São
exemplos de circunstâncias remotas indesejáveis:

 Equipamento crítico quebrar e todos os outros estarem em uso;

 Mais de um, ou alguns equipamentos do mesmo tipo estarem
quebrados ao mesmo tempo;
 Ocorrência de catástrofe ou epidemia tendo o hospital que lidar
com inesperado e excessivo número de pacientes faltando
equipamentos para o atendimento.

Por isto é muito importante que a Engenharia Clínica estabeleça com o

supervisor de cada setor clínico qual será o plano de ação em caso de
imprevistos como acima.

O que fazemos aqui na EquipaCare é localizar – para cada setor – quais

os principais equipamentos utilizando para isto a metodologia de
priorização (ver tópico 2). Logo após, mapear para cada item quais são
as Alternativas Internas – como backups e outros setores que possam
emprestar – e quais são as Alternativas Externas  – como hospitais
parceiros e contatos de empresas fornecedoras – que possam alugar ou
até mesmo emprestar equipamentos sobressalentes.

Segue abaixo um modelo simples de Plano de Contingência, mostrando

como se mapeia alternativas internas e externas para um dado
equipamento crítico.
 

6 – PROCESSO PARA INCORPORAÇÃO TECNOLÓGICA

O auditor do programa de acreditação também perguntará qual é o

papel da Engenharia Clínica nos processos de incorporação tecnológica.
Vale esclarecer que o termo “incorporação”, não se refere somente à
aquisição/compra, mas também às modalidades de comodato, aluguel
ou leasing.

O que o auditor está realmente querendo saber, é se há no hospital uma

fluxo padronizado, que permite manter a qualidade do que se é
incorporado, pela avaliação de critérios técnicos (o que garante a
segurança) e financeiros (o que garante a sustentabilidade).

O papel da Engenharia Clínica dentro do fluxo de aquisição pode ser

evidenciado para o auditor através dos seguintes documentos:

 Fluxo mapeado, apresentando o papel de cada parte envolvida:

setor solicitante, gestor que aprova, setor de compras,
engenharia clínica, financeiro, patrimônio ou almoxarifado, etc.
Este fluxo deve ser homologado com o Setor de Qualidade em
um POP – Procedimento Operacional Padrão;
 Relatórios de comparação técnica e financeira entre
equipamentos, comprovando para o auditor que são feitos
estudos para seleção da melhor opção para instituição;
 Outras evidências (como e-mails, orçamentos) da participação
da engenharia clínica nos processos de incorporação.

7 – INDICADORES DE GESTÃO

O levantamento de indicadores é de fundamental importância para a

monitoração do desempenho do serviço de engenharia clínica. Com
esses dados será possível detectar e mitigar problemas operacionais ou
processuais e estabelecer metas para que exista a cultura de melhoria
contínua.
É algo tão importante para gestão, que certamente será verificado pelos
auditores. Como exemplos de indicares imprescindíveis podemos citar:

 Tempo de atendimento aos chamados para manutenção

corretiva;
 Percentual de cumprimento das manutenções programadas;
 Número de ordens de serviços solicitadas e finalizadas no
período;
 Percentual de uptime dos equipamentos de imagem, dentre
outros.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Os 7 tópicos acima são apenas parte do que é exigido em programas de

acreditação. Mas conforme já esclareci na introdução deste artigo, minha
intenção era apresentar quais são as exigências que pela minha
experiência mais são cobradas pelos auditores.

Existem ainda outros requisitos importantes, como evidenciar as ações

de educação continuada (treinamento), apresentar método de
qualificação e avaliação de fornecedores, bem como estabelecer fluxo
para descarte e alienação de equipamentos, etc.

O conjunto completo de normas que rege um Setor de Engenharia

Clínica de excelência – tal qual exigido pelas organizações acreditadoras
e pela ANVISA – forma o PGEQS – Programa de Gerenciamento de
Equipamentos de Saúde.

*artigo escrito por Guilherme Xavier é Presidente da EquipaCare

Engenharia e Diretor da Regional Rio da ABEClin – Associação Brasileira
de Engenharia Clínica