Contents

1. Introdução...............................................................................................................................................2
2. Objectivos................................................................................................................................................3
3. Definição..................................................................................................................................................3
4. Classificação.............................................................................................................................................3
5. Arquivo....................................................................................................................................................3
5.1 Tipos de arquivos..............................................................................................................................3
5.1.1 Arquivos digitais.........................................................................................................................3
5.1.2 Arquivos físicos..........................................................................................................................3
6. Fazes de documentação de compra e venda..........................................................................................4
6.1 1ª FASE: ENCOMENDA..................................................................................................................5
6.2 2ª FASE: ENTREGA.........................................................................................................................5
6.3 3ª FASE LIQUIDAÇÃO...................................................................................................................5
6.4 4ª FASE: PAGAMENTO..................................................................................................................6
7. Condições para a compra e venda...........................................................................................................6
7.1 Transporte Marítimo..........................................................................................................................7
7.2 Transporte por Rodovia.....................................................................................................................7
7.3 Transporte por Caminho de Ferro......................................................................................................7
8. O contrato de seguro...............................................................................................................................8
9. Títulos de crédito.....................................................................................................................................8
10. Características.......................................................................................................................................8
11. Conclusão..............................................................................................................................................9

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1. Introdução

Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender
melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí começou
a agrupar documentos sistematizando em diversos suportes os resultados de suas atividades
cotidianas relacionadas com política, religião, sociedade, economia, entre outras. Daí que a
elaboração de um documento comercial é tarefa de grande responsabilidade, pois o resultado
desse acto leva consigo a imagem do órgão, entidade ou empresa que o emite.

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2. Objectivos

O objectivo do presente trabalho é de disstinguir e classificar as diversas modalidades de

documentos comerciais emitidos por empresas, entre si ou com seus clientes e vice-versa,
visando a iniciar, manter ou encerrar transações comerciais.

3. Definição

Documentos comerciais são comprovativos de transações comerciais e, servem de base para os

registos contabilisticos, como por exemplo: Facturas.

4. Classificação

Os Documentos comerciais podem ser classificados em Internos e externos

 Internos: são aqueles que justificam transações dentro da empresa.

Ex: requisições de materiais de um sector de uma determinada empresa, folhas de salários, etc.

 Externos: são aqueles que tem como finalidade justificar as transações dentro e fora da
empresa, tais como, notas de encomenda, facturas, vendas a dinheiro, recibos, etc.

5. Arquivo

As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem,
inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como consequência,
resultados desastrosos e às vezes irreversíveis.

5.1 Tipos de arquivos

Existem dois tipos de arquivos que são: Físicos e digitais

5.1.1 Arquivos digitais

São aqueles que são armazenados dentro de um HD (hard disc) de um computador eletrônicos.
Esses HDs podem ser internos (ficam dentro de um computador, seja ele de mesa ou notebook)
ou externos.

5.1.2 Arquivos físicos

São aqueles que são armazenados em pastas num determinado espaço físico tal como, cacifos,
Caixas, etc.

 Etapas da Organização de Arquivos:

 Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano
de classificação documental;

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  Os documentos são indexados de forma que facilite o controle físico e localização no
sistema;
 Os arquivos já organizados são acondicionados em caixas que garantem o seu bom estado
de conservação;
 Através do índice criado no Software GED Arquivar na web, é possível pesquisar,
localizar e solicitar os documentos armazenados.

6. Fazes de documentação de compra e venda

1ª - ENCOMENDA
COMPRADOR VENDEDOR

Nota de Encomenda

2ª - ETREGA

Guia de Remessa

TALÃO DE RECEPÇÃO

3ª- LIQUIDAÇÃO

Factura, Nota Deb/Cred

4ª- PAGAMENTO

Recibo

Figura 1. documentação de compra e venda

O vendedor obriga-se a entregar o bem;

O comprador por sua vez compromete-se a pagar o preço do bem.

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6.1 1ª FASE: ENCOMENDA

O comprador comunica ao vendedor a quantidade, qualidade e preço das mercadorias que deseja
adquirir e combinam as condições de entrega e pagamento.

 Nota de encomenda: é o documento onde o comprador especifica a quantidade da

mercadoria pretendida bem como as condições de entrga e pagamento. Em geral é
preenchido em duplicado, sendo a original para o vendedor e o duplicado para o
comprador.

Outros documentos

 Nota de venda: muitas das vezes a encomenda surge pelo contacto do representante do
vendedor com o comprador, é preenchida em triplicado e, é semelhante a nota de
encomenda.
 Requisição: é muito utilizada no comércio à retalho e serve para o comprador levantar de
imediato as mercadorias no armazém do vendedor.
 Ordem de compra: é o documento utilizado pelo comprador para mandar o seu
comissário comprar mercadorias.


6.2 2ª FASE: ENTREGA

O vendedor envia as mercadorias, dando assim a execução da encomenda feita pelo comprador.

 Guia de remessa: este documento acompanha as mercadorias e serve para o comprador

efectuar a conferencia dos artigos recebidos
 Talão de recepção: é devolvido pelo comprador ao vendedor após a recepção das
mercadorias e, confirmar a recepção em boas condições ou mau das mesmas.

6.3 3ª FASE LIQUIDAÇÃO

O vendedor indica ao comprador o montante em dívida, isto é, valor das mercadorias, descontos
despesas de compra mais impostos de IVA que no total será o valor da dívida.

Factura é o documento mais importante do contacto de compra e venda e, é este o comprovante

oficial da compra. A factura pode ser meitida até 5º dia após a realização da ooperação, por isso
pode ou não acompanhar a mercadoria.

utilizado pelo comprador para mandar o seu comissário comprar mercadorias.

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As facturas podem classificar-se em:

 Factura de praça: o vendedor e o comprador são da mesma praça.

 Factura de expedição: o vendedor eo comprador são de praças diferentes.
 Factura provisória ou condicional: o vendedor envia mercadorias à condição. Esye tipo
de facturas deverá ser substituida por uma definitiva após o comprador definior com que
mercadoria fica.
 Factura simulada ou Pró-forma: documento por vezes utilizado no comércio
internacional, atrvés do qual o vendedor dá a conhecer ao comprador as condições de
fornecimento das mercadorias pretendidas.
 Nota de débito: é um docuemnto que rectifica positivamente o valor da factura quando o
vendedor por lapso se esqueceu de mencionar alguma despesa por conta do compraador
ou erru algum cálculo a seu favor.
 Nota de crédito: é um docuemnto que rectifica negativamente o valor da factura, isto a
favor do comprador. Geralmente quando o vendedor tiver aplicado valores a mais nos
preços.

6.4 4ª FASE: PAGAMENTO

O pagamento encerra o contracto de compra e venda e consiste na entrega do valor em dívida

pelo comprador ao vendedor. O pagamento de uma dívida pode ser ser:

 Imediato: quando se realiza em simultâneo com o fornecimento com o fornecimento do

bem ou serviço.
 Diferido: quando tem lugar em momentos diferentes.
 Total: quando o comprador entrega na integra o valor em dívida.
 Parcial: quando o comprador entrega uma parte do valor em dívida.

7. Condições para a compra e venda

Antes de se proceder a qualquer encomenda deve-se colocar as seguintes considerações:

O que comprar? e, em que condições?. É necessário proceder a escolha da mercadoria, quer em

quantidade quer em qualidade e, fixar condições como: prazo de entrega, local, preço do bem, os
custos adicionais, formas de pagamento, etc.

Para se eliminar as dúvidas de quem paga despesas de transporte, de seguros e a

responsabilização da conservação da mercadoria, a câmara do comércio internacional publicou
as definições que ficam conhecidas por Interm (Internatiobnal Commerce trade term) que é um
documento que estabelece as regras internacionais de interpretação de termos comerciais, que
inclui as as os detalhes abaixo.
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7.1 Transporte Marítimo

• FAS (Free Along Ship): livre ao lado do navio no porto de embarque (ou no porto de
destino). Todas as despesas até ao porto de desembarque são sobre responsabilidade do
vendedor.

 FOB (Fee on Board): O vendedor cumpre a sua obrigação ao colocar as mercadorias à

disposição do transportador no interior do navio que transportará a mercadoria; o comprador
assume todos os riscos e custos do transporte da mercadoria, a partir desse ponto.

Categoria C

Regra geral:

O vendedor contrata o transporte da mercadoria mas os riscos de extravio ou de avaria

posteriores à entrega da mercadoria bem como os custos adicionais recaem sobre o comprador
cláusulas.

 CIF (Cost, Insurance and Freight): Neste tipo de frete, o fornecedor é responsável por
todos os custos e riscos com a entrega da mercadoria, incluindo o seguro marítimo e frete.
Esta responsabilidade finda quando a mercadoria chega ao porto de destino designado pelo
comprador.

7.2 Transporte por Rodovia

 FOT (Free on Track): Local de expedição ou local de destino -sobre camião no local de
expedição ou local de destino. mTodas as despesas até ao local de carregamento ou destino
são por conta do vendedor.

7.3 Transporte por Caminho de Ferro

FOR (Free on Rail): Vagão na estação de expedição ou estação de destino. Todas as despesas
até a estação de expedição ou destino são por conta do vendedor.

DAF (Delivered At Frontier)

Aplicável a qualquer meio de transporte • O vendedor cumpre a sua obrigação com a entrega da
mercadoria na fronteira do país convencionado (em princípio, o país do comprador mas tem de
existir referência escrita especificando o nome do país), mas antes da alfândega; o comprador
responsabiliza-se pelo desalfandegamento das mercadorias.

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8. O contrato de seguro

É o contrato através do qual uma das partes (a Seguradora) se obriga a pagar à outra parte (o
Segurado) ou a terceiro (o Beneficiário), mediante uma prestação previamente fixada (o prémio),
uma indemnização no caso de ocorrência de determinado sinistro.

• tomador de seguro - entidade que celebra o contrato com a seguradora e é responsável pelo

pagamento do prémio;

• Seguradora - entidade legalmente autorizada a exercer a actividade seguradora;

• Segurado - pessoa no interesse da qual o contrato é celebrado ou a pessoa cuja vida, saúde ou

integridade física se segura;

• Beneficiário - pessoa a favor de quem reverte a prestação da seguradora decorrente de um

contrato de seguro.

9. Títulos de crédito

São documentos represenyativos de um crédito que uma pessoa (credor) tem sobre a outra
(devedor) e, pode transmitir-se facilmente passando a qualidade de credor de uma para outra
pessoa, em muitos casos pela mera transferencia de documentos e, noutros com mais o
preenchimento de formalidades.

10. Características

Lateralodade: deve entender que só vale pelo que nele está escrito.

Autonomia: que significa que o portador do título tem um direito próprio independentemente de
quasiquer obrigações entre o credor e devedor.

Transmissibilidade: significa que os títulos de crédito são transmissíveis, o que permite em

alguns casos o recebimento do seu valor antes da data do vencimento.

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11. Conclusão

Documentos Comerciais são impressos onde são registados os fenómenos ecónomicos e

financeiros com a indicação das suas carecterísticas qualitativas e quantitativas no tempo e
espaço ou seja constituem meios de provas das transações comerciais em caso de contestação,
servem de base para lançamentos efectuados nos diversos livros e tem por conseguinte maior
imporatância ao constituir a base a partir da qual se elabora toda a informação contabilistica.

Bibliografia

CARDOSO, J. Pires, Noções de Direito Comercial, 12ª ed., Rei dos Livros, Lisboa, 1992

DELGADO, Abel, Lei uniforme sobre letras e livranças - anotada, ª ed., Petrony, Lisboa