MS- Project 2003

Introdução
- O MS-PROJECT
- O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER
- CARACTERÍSTICAS DO MS-PROJECT
- RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS
Iniciando o MS-Project
- OS MODOS DE EXIBIÇÃO DO MS-PROJECT
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA TAREFAS
- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA RECURSOS
- COMEÇANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT
- COMO SALVAR UM PROJETO
- DEFININDO O CALENDÁRIO DE TRABALHO
- TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR
Criando a Lista de Atividades
- LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRÁFICO DE GANTT
- EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES
- DEFININDO AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES
- CRIANDO MARCOS
- CRIANDO TAREFAS RECORRENTES
Iniciando o Planejamento
- ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS
- ESTABELECENDO DEPENDÊNCIAS ENTRE AS TAREFAS
- REMOVENDO VÍNCULOS ENTRE AS TAREFAS
- ENTENDENDO A DIVISÃO DAS TAREFAS
- TRABALHANDO COM RESTRIÇÕES DE TAREFAS
- IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL
Trabalhando com outras Visualizações
- USANDO O CALENDÁRIO
- USANDO O DIAGRAMA DE REDE
- ADICIONANDO TEXTOS E DESENHOS LIVRES AO DIAGRAMA DE REDE
Conhecendo mais sobre o MS- Project
- ENTENDENDO AS TAREFAS CRÍTICAS
- IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRÍTICO
- CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS
Atribuindo Recursos e Custos
- DEFINDO RECURSOS
- DEFININDO CUSTOS
- CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS
- ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS
- ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS
Usando Recursos de forma Eficiente
- USO PARCIAL DO RECURSO
- CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS
- OTIMIZANDO TAREFAS COM RECURSOS SUBUTILIZADOS
- AJUSTANDO TAREFAS COM RECURSOS SUPERALOCADOS

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Visualizando as Informações Desejadas

- TIPOS DE MODOS DE EXIBIÇÃO
- TIPOS DE TABELAS
- UTILIZANDO FILTROS
- CRIANDO OU EDITANDO UM MODO DE EXIBIÇÃO, UMA TABELA, OU UM
FILTRO
Melhorando a Aparência do Planejamento
- INTRODUÇÃO
- FORMATANDO TEXTOS DE PLANILHAS
- FORMATANDO BARRAS DE GANTT
- FORMATANDO ESCALAS DE TEMPO
- FORMATANDO LINHAS DE GRADE
- FORMATANDO UM GRÁFICO DE GANTT AUTOMATICAMENTE
Imprimindo o Planejamento e Relatórios
- O QUE SE PODE IMPRIMIR
- IMPRIMINDO OS MODOS DE EXIBIÇÃO E OS RELATÓRIOS
- IMPRIMINDO COLUNAS EM PLANILHAS
Definindo Linha de Base e Caminho Crítico
- INTRODUÇÃO
- VERIFICANDO NOVAMENTE O PLANEJAMENTO
- DEFININDO UMA LINHA BASE
- ALTERANDO AS INFORMAÇÕES DA LINHA DE BASE
- DEFININDO O CAMINHO CRÍTICO
Controlando e Atualizando o Planejamento
- INTRODUÇÃO
- INSERINDO DATAS DE INÍCIO E TÉRMINO
- INSERINDO A DURAÇÃO REAL DE UMA TAREFA
- INDICANDO O ANDAMENTO DE UMA TAREFA COMO PORCENTAGEM
- ATUALIZANDO O TRABALHO CONCLUÍDO DE UMA TAREFA
- ATUALIZANDO O TRABALHO REAL DE CADA RECURSO
-ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS PARA UMA ATRIBUIÇÃO DE
RECURSOS
- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DOS MATERIAIS
- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DIRIAMENTE
- REAGENDANDO O TRABALHO NÕ CONCLUÍDO
- COMPARANDO OS DADOS REAIS E OS DADOS DA LINHA BASE
Trabalhando com vários Projetos
- INTRODUÇÃO
- CONSOLIDANDO PROJETOS

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Introdução
- O MS-PROJECT
O MS-Project, da Microsoft, é um dos mais populares entre os
programas atualmente existentes. A principal característica deste programa
sempre foi a facilidade de uso, por isso foi atraindo cada vez mais
simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares
mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft
foi tornando-o cada vez mais poderoso e, atualmente, ele já rivaliza com os
melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto
de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua
imutável.

- O QUE O MS-PROJECT PODE FAZER?

O MS-Project pode ajudar a controlar projetos que podem ser simples
como a programação de uma viagem até projetos mais complexos como a
construção de um edifício ou a montagem de uma empresa. Este controle
permite acompanhar o progresso de cada uma das atividades que serão
realizadas no projeto, facilitando a previsão de situações de riscos e
imprevistos. Outra vantagem é o controle dos recursos, pois a partir de
determinadas informações é possível saber se existem recursos com uma
carga excessiva de trabalho e então fazer as alterações necessárias para que
este fator não gere problemas ao projeto.
Ele permite gerar uma gama de relatórios e gráficos para que seja
possível comunicar a outros participantes, direta ou indiretamente ligados ao
projeto, dados relacionados ao custo e datas dentro do mesmo. O MS-Project
também permite uma interação com os programas do Microsoft Office. Por
exemplo, é possível adicionar um gráfico gerado no Excel ao projeto.

- CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DO MS-PROJECT

Dentre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a
aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:

Geral
• Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedências):
as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados,
formando uma rede. Portanto, ele não trabalha com diagrama de setas,
muito popular em programas na década de sessenta, mas totalmente
superados.
• Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto
padrão de tabelas e o usuário pode criar suas próprias tabelas.
• Aceita relações de precedências entre tarefas do tipo Fim- Início, Início-
Início, Fim- Fim e Início-Fim.
• Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo,
em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as
segundas-feiras.

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• Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de “tarefas de

resumo”. Este aspecto é muito útil na Estrutura de Decomposição do
Trabalho.
• Permite uso de subprojetos.
• Possui recursos para agrupar, filtrar e classificar tarefas.
• Possui um conjunto padrão de relatórios e o usuário pode criar seus
próprios relatórios.

Tempo (datas e folgas)

• O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Esta
opção pode ser desativada caso conveniente.
• Permite a definição de “semana de trabalho”, expediente de trabalho e
feriados.
• O cálculo da rede pode ser feito “do início para o fim” ou “do fim para o
início”.
• Permite o uso de “datas programadas” para as tarefas.
• Permite o uso do modelo probabilístico.
Recursos
• Os recursos são ligados diretamente às tarefas.
• Existem dois tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento) e
material.
• Permite redistribuição de recursos manual ou automática.
Custos
• Os custos são ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos
ou de custos dos recursos.

- RECURSOS DO AMBIENTE WINDOWS

Por estar inserido no ambiente Windows, o MS-Project é favorecido
pelos recursos que este ambiente oferece.
Formatações: permite as modificações que desejar para Fonte, Estilo de
Fonte, Tamanho e Cor.
Botão direito do Mouse: permite acessar painéis de comandos diretamente
relacionados com a posição do cursor. A figura abaixo segue como exemplo:

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Barras de Ferramentas: o MS-Project possui diversas barras de ferramentas

que contêm grupamentos de ícones referentes aos comandos mais usados
pelo usuário. Para visualizar todas as opções de barras de ferramentas, clique
em Exibir + Barra de Ferramentas ou clique com o botão direito do mouse em
cima de qualquer barra de ferramentas. Exemplo:

Ajuda (Help): uma função muito útil, que foi desenvolvida em hipertexto (tudo
que aparece em azul pode ser expandido clicando-se em cima). Ao se acionar
a função Ajuda, surge uma homepage a partir da qual é possível acessar todas
as outras as páginas de Ajuda. Dentre as funções de Ajuda merecem
destaque:
• Conteúdo e índice:
o Conteúdo: Informações agrupadas por assunto.
o Índice: Pesquisa por palavra – chave.
o Assistente de Resposta: consulta aberta.
• Introdução: Verdadeiros “cursos” sobre diversos tópicos do programa.
• O que é isto?: Sempre que se clicar no ícone mostrado ao lado e se
arrastar o
cursor até um ponto da tela sobre o qual existe uma dúvida, o
programa exibirá uma caixa com explicações sobre aquele ponto.
• Office na Web: informações sobre como usar os recursos de Internet e
Intranet.

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Iniciando o MS-Project
- OS MODOS DE EXIBIÇÃO DO MS-PROJECT
Os modos de exibição oferecem várias maneiras de examinar partes das
informações sobre o projeto. Alguns modos de exibição mostram a mesma
informação porém em formato diferente. Existem duas categorias de modos de
exibição:
Modo de exibição de tarefas: mostram informações sobre as tarefas definidas
no projeto, podendo alterar ou exibir informações sobre a tarefa.
Modo de exibição de recursos: mostram informações sobre os recursos,
podendo alterar ou exibir informações sobre o mesmo.

- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA TAREFAS

Gráfico de Gantt: É onde são cadastradas e visualizadas as tarefas
existentes no projeto. Este modo de exibição mostra graficamente a duração de
cada tarefa, numa escala de tempo regulável.
Diagrama de Rede: Constitui-se de um fluxograma que representa a
dependência entre as tarefas. Ainda conta com informações do tipo “Início,
Término, Duração e Porcentagem Concluída”.
Calendário: É um calendário mensal que mostra o que é executado em
cada semana do projeto. Possui estreita semelhança com agendas de
anotações manuais.
Uso da Tarefa: Mostra separadamente as tarefas existentes no projeto
e cada um dos recursos alocados para as mesmas onde é possível ajustar a
quantidade de trabalho despendida para cada um dos recursos.
Gantt de Controle: Modo de exibição similar as Gráfico de Gantt, onde
também se visualiza as tarefas existentes com suas informações de duração e
precedência, porém é utilizado durante o acompanhamento do projeto.

- PRINCIPAIS MODOS DE EXIBIÇÃO PARA RECURSOS

Planilha de Recursos: É onde se cadastram os recursos e suas
informações. É a partir desta planilha que o Project buscará as informações no
que diz respeito a recursos.
Gráfico de Recursos: É um gráfico que mostra trabalho e a alocação (e
principalmente a superalocação) dos recursos. Este modo mostra informações
sobre um único recurso ou um grupo de recursos.
Uso do Recurso: Mostra as tarefas designadas a cada recurso e a
correspondente carga semanal de trabalho.
Além destes modos de exibição, que se destacam como principais, o Project
ainda disponibiliza muitos outros em “Mais Modos de Exibição”, que será
ativado conforme a necessidade do usuário.

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- COMEÇANDO A TRABALHAR COM O MS-PROJECT

Definição de Metas, Escopo e Risco

Ao se iniciar um projeto, é importante definir um propósito a ser
alcançado, ou seja, uma meta. A partir desta definição é possível estimar os
recursos necessários e o escopo do projeto, bem como tempo, custo,
quantidade e especificações que implicarão na qualidade.
O conjunto metas + trabalho necessário para alcançar essas metas
representam o escopo do projeto.
Outro fator relevante é a análise dos riscos do projeto. Esta análise
constitui da percepção de fatores que poderão afetar direta ou indiretamente o
tempo e o custo das tarefas definidas no escopo, alterando desta forma o
projeto em si.

Para Cadastrar Informações Básicas sobre o Projeto:

⇒ No menu Arquivo, clique em Propriedades;
⇒ Clique na guia Resumo;
⇒ Preencha com as informações necessárias, lembrando que estas
informações servirão para situar outras pessoas que poderão trabalhar
futuramente no projeto.

Inserindo Datas de Início ou Término para o Projeto

Definindo a data de início do projeto o MS-Project calcula a data de
término com base nas informações fornecidas sobre as tarefas (durações e
precedências). Há também a opção de se estabelecer uma data de término,
onde o programa calculará a data de início. Este processo é chamado de

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“Agendamento Retroativo”. Não sendo definida uma data de início ou término,

o MS – Project utiliza a data atual como data de início.

Para definir uma Data de Início ou Término do Projeto:

⇒ No menu Projeto selecione Informações sobre o Projeto;
⇒ Na opção Agendar a partir de: escolha Data de Início do Projeto ou Data
de Término do Projeto.
⇒ Escolha na caixa Data de Início ou na caixa Data de Término o dia que o
projeto deve começar ou terminar.
A caixa Data Atual mostra a data do dia em que o planejamento foi iniciado.
A Data de Status é utilizada para efetuar cálculos de valor acumulado.
Quando esta é definida como NA, o MS–Project usa a data atual como a
data de status.

- COMO SALVAR UM PROJETO

Para salvar os dados fornecidos em qualquer parte do planejamento:
⇒ Clique em Arquivo e selecione Salvar;
⇒ Forneça o nome do arquivo;
⇒ Clique em OK.

Salvamento Automático
O usuário pode preparar o MS–Project para efetuar salvamento
automático. Para isto clique em Ferramentas + Opções + Salvar e
preencha o campo Salvamento Automático.

- O CALENDÁRIO DE TRABALHO
Para analisar o que o MS–Project chama de Período Útil ou Calendário:
⇒ Clique em Ferramentas;
⇒ Selecione Alterar Período Útil.

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Esta tela permite criar novos períodos de trabalho ou alterar os existentes. O

software oferece três opções de período de trabalho ou calendário: “padrão”,
“24 horas” e “turno noturno”. O calendário padrão se baseia nos seguintes
dados:
• A semana útil vai de segunda a sexta-feira;
• Não há feriados;
• O dia útil tem os seguintes expedientes de trabalho:
o 09:00 às 12:00
o 13:00 às 18:00.
As alterações no calendário são muitos simples. Por exemplo, para incluir o
sábado como dia de trabalho no calendário “padrão”, deve-se:
• Ativar a tela Alterar Período Útil;
• Clique no botão onde se lê S (sábado). Toda a coluna será
destacada.
• Na seção Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, clique em Período
Útil não Padrão.

- TRABALHANDO COM O ORGANIZADOR

O Organizador é uma função do MS-Project que permite que sejam
criadas cópias de objetos de um projeto para o outro ou de um projeto para o
arquivo Global.mpt (padrão geral para novos projetos).

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Copiando um Calendário
⇒ Ferramentas, Organizador;
⇒ Escolher tabela Calendário;
⇒ Na caixa de texto Calendários Disponíveis em deverá aparecer o
calendário criado para o projeto e o calendário padrão.
⇒ Selecionar o calendário criado e clicar em Copiar na área central da
janela. O calendário será copiado para o arquivo Global.mpt.

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Criando a Lista de Atividades

- LISTANDO AS ATIVIDADES NO GRÁFICO DE GANTT
A tabela de entrada do Gráfico de Gantt é igual para a criação e edição
das atividades. Esta tabela possui além de Nome da tarefa, Duração, Início e
Término, outras colunas que podem ser visualizadas rolando-se a barra de
rolagem inferior para a direita como: Predecessoras e Nomes de Recursos.
Ainda do lado esquerdo da coluna Nome da Tarefa, estão localizadas as
colunas de anotações da tarefa e identificação numérica da tarefa.

Definindo a Estrutura dos Tópicos

Um projeto é constituído de atividades principais (ou atividades de
resumo), que por sua vez são constituídas por subatividades num nível
secundário e por outras subatividades num nível terciário, e assim por diante,
conforme a EAP.
O MS-Project possui um recurso denominado indentação ou recuo, que
permite definir a estrutura de tópicos. Assim cada grupo e atividades são
precedidos de uma atividade resumo, que engloba suas subatividades. Cada
nível seguinte da atividade resumo representa um detalhamento dessa
atividade resumo. Esta estrutura permite não só a divisão do projeto em
atividades distintas, como também a visualização das atividades resumo e
relatórios gerenciais onde é possível, se desejarmos, não apresentar todo o
planejamento.
Geralmente, a formação da estrutura de tópicos começa com a definição
da Atividade Principal que é a atividade resumo de todo o projeto, ou seja,
todas as atividades estão subordinadas a ela. A seguir as atividades são
divididas em grupos de atividades resumo que englobam várias subatividades
e assim por diante.

Aplicando Recuos às Atividades

Existem vários métodos de aplicar recuos às atividades formando assim
a estrutura de tópicos do projeto:
⇒ Menu Projeto, Estrutura de Tópicos, utilizando as opções de recuo e
recuo à esquerda;

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⇒ Usando os botões de recuo à direita e recuo à esquerda da Barra de

Ferramentas Formatação;

Observação: Quando se aplica um recuo à direita em uma atividade ou em

um conjunto de atividades selecionadas, a atividade imediatamente superior
se tornará uma atividade resumo.

• Clicando o ponteiro do mouse sobre a primeira letra do nome da

atividade e arrastando à direita ou para a esquerda. Essa função só
pode ser aplicada a uma atividade por vez;
• Clicando no botão direito do mouse na coluna ID e escolhendo as
ferramentas de recuo à direita ou à esquerda;
• Usando ALT+SHIFT+SETA PARA A DIREITA para aplicar recuo à
direita, ou ALT+SHIFT+SETA PARA A ESQUERDA para desfazer um
recuo à direita.

Numerando a Estrutura a Estrutura de Tópicos

O MS-Project permite numerar a estrutura de tópicos para que fique
idêntica aos tópicos definidos na EAP:
⇒ Ferramentas, Opções, guia Exibir, ativar a caixa Mostrar número de
estrutura de tópicos.

- EDITANDO A LISTA DE ATIVIDADES

O MS-Project permite editar a lista de atividades como: inserir, limpar,
excluir nomes e copiar atividades, bem como utilizar as funções “desfazer”
(undo) e “refazer” (redo).

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Desfazendo e Refazendo Alterações

Ao revisar a lista de atividades pode-se desfazer somente a última
alteração. Para desfazer ou refazer uma alteração:
⇒ Escolher no menu Edição, Desfazer para anular a alteração, ou clicar
no botão desfazer na barra de ferramentas ou ainda CTRL+Z;
⇒ Escolher no menu Edição, Refazer para refazer a alteração ou clicar
no botão refazer da barra de ferramentas ou ainda CTRL+Z.

Inserindo, Limpando e Excluindo Atividades

Para inserir uma atividade entre outras atividades:

⇒ Selecionar a célula na linha onde você quer que apareça a nova
atividade;
⇒ Escolher o menu Inserir, Nova Tarefa ou pressione INSERT.

Para excluir uma ou mais atividades inteiras siga esses passos:

⇒ Selecionar uma célula qualquer da atividade ou um conjunto de
atividades a ser excluído;
⇒ Escolher o menu Editar,Excluir Tarefas, ou pressione DELETE.

O menu Editar, Limpar oferece várias opções para esse comando, tendo
a opção de:
⇒ Escolher Tudo para excluir o conteúdo e a formatação das células
selecionadas;
⇒ Escolher Formatos para excluir apenas a formatação das células
selecionadas (O conteúdo permanecerá intacto);
⇒ Escolher Conteúdo para excluir somente o conteúdo das células
selecionadas;
⇒ Escolher Anotações para excluir somente as anotações da atividade
selecionada;
⇒ Escolher Hiperlink para excluir qualquer hiperlink ligado à atividade;
⇒ Escolher Tarefa inteira para excluir todas as células da atividade
deixando uma linha em branco.

- DEFININDO AS DURAÇÕES DAS ATIVIDADES

Quando criar a lista de atividades do seu projeto o MS-Project assume a
duração de um dia para cada atividade e insere, na área gráfica do Gráfico de
Gantt, uma barra horizontal representativa de cada atividade, no início do seu
projeto. Essas durações devem ser alteradas para as durações estimadas de
cada atividade. Contudo, é importante entender como o MS-Project aceita e
interpreta essas durações.

Entendo as Durações das Atividades

As durações no MS-Project são medidas em minutos, horas, dias ou
semanas, como tempo de trabalho. Uma unidade de tempo de trabalho está
limitada pelas horas de trabalho do dia e pela quantidade de dias em que os
recursos estão sendo alocados. Assim, Se um projeto que possui 8 horas de
trabalho por dia, de 2ª a 6ª feira, uma atividade que consome 24 horas terá a
duração de três dias.
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Entendendo Duração Decorrida

Duração decorrida é o tempo que uma tarefa leva para ser concluída
considerando um calendário com 24 horas por dia, 7 dias na semana, incluindo
dias de folga e feriados. Assim, uma atividade de duração normal de 24 horas
levaria apenas um dia para ser concluída (e não três dias, considerando 8
horas/dia).

Entendendo a Duração de Atividades de Resumo

A duração padrão do MS-Project é dia. Quando for necessário utilizar
outra unidade de tempo (que melhor se adapte ao projeto), é necessário digita-
las após o número da duração. A seguinte tabela mostra as unidades de tempo
e suas abreviações.

Unidade Abreviações
Minuto m, md
Hora h, hd
Dia d, dd
Semana s, sd

Outra maneira para mudar a unidade de duração: Ferramentas, Opções,

selecionar na caixa A duração é inserida em a unidade de tempo que deseja
utilizar para as atividades do projeto.
As durações são inseridas nas subtarefas, desta forma o programa
calcula a duração total da atividade de resumo.

- CRIANDO MARCOS
Marcos são tarefas de duração zero e representam momentos
significativos em um projeto, como o término de uma fase, por exemplo. Assim
os marcos não representam trabalho, mas um ponto no tempo em que
acontece algo importante para o projeto.

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- CRIANDO TAREFAS RECORRENTES

No desenvolvimento de um projeto pode ser que existam tarefas que se
repetem regularmente, como por exemplo, reuniões semanais.
Para inserir uma tarefa recorrente:
⇒ Inserir, Tarefa recorrente. O MS-Project mostrará a caixa
Informações sobre Tarefas Recorrentes;
⇒ Na caixa Nome digitar o nome da tarefa recorrente que se deseja
inserir;
⇒ Faça a opção desejada quanto à recorrência;
⇒ Na área Duração selecione uma data de início e uma de término para
a tarefa ou o número estimado de vezes que esta tarefa ocorrerá
durante o projeto (selecionando a opção Termina após nº de vezes
ocorrências).

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Iniciando o Planejamento
- ENTENDENDO O RELACIONAMENTO ENTRE AS TAREFAS
A criação do planejamento de um projeto envolve, além de listar tarefas
e estimar durações, determinar o relacionamento entre essas tarefas.
O MS-Project permite a criação desses relacionamentos usando funções
específicas para cada tipo de relacionamento. Assim, permite definir que, por
exemplo, uma tarefa só iniciará após o término de outra, entre outros tipos de
relacionamentos. À medida que essas relações são estabelecidas, as barras do
Gráfico de Gantt deixarão de ficar alinhadas pelo começo ou pelo término das
mesmas e o planejamento toma a sua forma.

Conhecendo os Tipos de Dependências

Existem quatro tipos de relacionamentos de dependências entre tarefas:
• Término a Início (TI);
• Início a Início (II);
• Término a Término (TT);
• Início a Término (IT).

Relacionamento Término a Início – O término de uma tarefa predecessora

determina o início da tarefa sucessora. Esse relacionamento é o mais comum e
o que o MS- Project identifica como “padrão”. Ex.: a execução de um bloco de
fundações só iniciará após o estaqueamento.
Relacionamento Início a Início – O início da tarefa predecessora determina o
início da tarefa sucessora. Ex.: a dobra das ferragens deve iniciar assim que
iniciar o recebimento das ferragens.
Relacionamento Término a Término – O término da tarefa predecessora
determina o término da tarefa sucessora. Ex.: ao fim de uma obra, os serviços
de desmobilização do canteiro deverão estar concluídos quando a
desmobilização de pessoal estiver concluída também.
Relacionamento Início a Término – A tarefa predecessora não pode ser
concluída até que a tarefa sucessora não inicie.

Entendendo Antecipações e Retardos

Antecipações são definidas como sobreposições entre tarefas que
possuem dependências resultando numa possível redução do prazo final do
projeto. Assim, se duas atividades vinculadas Término a Início, possuem tempo
de duração de três dias cada, o prazo normal de conclusão dessas tarefas será
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de seis dias. Se impusermos uma antecipação de um dia ao início da atividade

sucessora, teremos uma duração total de cinco dias para conclusão destas
tarefas, diminuindo, desta forma, a duração total do projeto.

Retardos são definidos como lacunas nas dependências de tarefas que

resultam num possível aumento do prazo final. Assim, para o mesmo caso
anterior, se inserirmos um retardo de dois dias para o início da tarefa
sucessora, teremos um prazo de conclusão de oito dias para essas tarefas.

Observação: Os adiantamentos também podem ser definidos como

porcentagem da execução da tarefa predecessora, ou seja, uma tarefa deverá
iniciar quando a predecessora estiver com uma porcentagem concluída.

- ESTABELECENDO DEPENDÊNCIAS ENTRE AS TAREFAS

Para estabelecer um vínculo Término a Início, deve-se selecionar as
atividades a serem vinculadas, escolhendo menu Editar, Vincular tarefas, ou
simplesmente clicar no botão Vincular tarefas da barra de ferramentas.

Usando a Caixa Informações sobre a Tarefa

⇒ Selecionar a tarefa para qual será estabelecido uma predecessora;
⇒ Clicar no botão Informações sobre a tarefa na barra de
ferramentas, ou dar duplo clique na atividade;
⇒ Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa escolher a tabela
Predecessoras;

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⇒ Na área Predecessoras clicar em Nome da Tarefa e selecionar a

tarefa predecessora;
⇒ Em Tipo, escolher o tipo de vínculo entre as tarefas;
⇒ Para inserir um retardo em dias, para a dependência, na coluna
Latência digitar a quantidade de dias do retardo;
⇒ Para impor um adiantamento em dias, para a dependência, na coluna
Latência digitar o sinal de subtração e a quantidade de dias do
adiantamento.

Usando o Formulário de Tarefa

⇒ Escolher o menu Janela, Dividir para aparecer o Formulário de
tarefas na metade inferior da tela;
⇒ Selecionar a tarefa para qual se deseja estabelecer uma
predecessora no Gráfico de Gantt;
⇒ Clicar em qualquer parte do Formulário de tarefas para selecioná-la;
⇒ Clicar na primeira linha na coluna Nome da predecessora na tabela
direita;
⇒ Rolar a seta para baixo para selecionar a tarefa predecessora;
⇒ Na coluna Tipo, selecionar o tipo de vínculo;
⇒ Na coluna Latência digite um número positivo para inserir um retardo
ou um número negativo para impor um adiantamento.
Para esconder ou remover o Formulário de Tarefas: Janela, Remover
divisão.

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Usando a Tabela de Entrada

⇒ Selecionar a linha onde está a tarefa para qual será estabelecida
uma predecessora;
⇒ Para inserir um vínculo Término a Início, digitar o número da ID da
predecessora;
⇒ Para inserir outros tipos de vínculos, digitar o número da ID da
predecessora seguido das iniciais do vínculo desejado (II, TT, IT);
⇒ Para inserir retardos, após o número da ID e das iniciais do vínculo,
digitar o sinal de adição e o número de dias do retardo;
⇒ Para inserir adiantamento, após o número da ID e das iniciais do
vínculo, digitar o sinal de subtração e o número de dias do
adiantamento.

- REMOVENDO VÍNCULOS ENTRE AS TAREFAS

Usando o menu ou Barra de Ferramentas
⇒ Selecionar as tarefas vinculadas, escolher Editar, Desvincular tarefas
na barra de ferramentas;

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Usando a Caixa Informações Sobre a Tarefa

⇒ Dar duplo clique na tarefa sucessora da qual deseja remover o
vínculo;
⇒ Na caixa de diálogo Informações sobre a tarefa clicar no nome da
tarefa predecessora e pressionar DELETE;
⇒ Escolher OK para fechar a caixa de diálogo e remover o vínculo.

Usando o Formulário de Tarefas

⇒ Escolher o menu Janela, Dividir;
⇒ No Formulário de tarefas, selecionar o nome da tarefa predecessora
e pressionar DELETE;
⇒ Escolher OK e no menu Janela, Remover divisão para voltar ao
Gráfico de Gantt.
Usando a Tabela de Entrada
⇒ Na coluna Predecessoras, selecionar a linha da tarefa para qual se
deseja remover a predecessora;
⇒ Pressionar DELETE para eliminar o vínculo.

- ENTENDENDO A DIVISÃO DAS TAREFAS

Pode ocorrer num projeto, que uma determinada tarefa precise ser
executada parcialmente e paralisada até outra tarefa ser executada, para
posteriormente, concluir a primeira tarefa. Por exemplo, é possível executar a
rede de esgotos interna de uma construção, paralisa-las para executar os pisos
e, posteriormente, completar a parte externa da rede. O MS-Project permite
inúmeras divisões com quaisquer espaçamentos.
Para inserir uma divisão:
⇒ No Gráfico de Gantt, escolher o menu Editar, Dividir tarefas ou
pressionar o botão dividir tarefas na barra de ferramentas;
⇒ Na área gráfica do Gráfico de Gantt posicionar o botão do mouse
sobre a barra da tarefa que deseja dividir. Movendo o ponteiro do
mouse sobre a barra, a caixa de diálogo indicará o dia do início da
divisão.
Para retirar as divisões, posicionar o mouse sobre a divisão da barra de
tarefas até o ponteiro do mouse mudar para quatro setas; pressionar e manter
pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste a divisão da barra para a
esquerda até encontrar a primeira divisão.

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- TRABALHANDO COM RESTRIÇÕES DE TAREFAS

Quando entrar com tarefa no MS-Project sua data de início será, por
padrão, a data de início do projeto, se esse projeto estiver agendado pela data
de término, a data de término será a data de término do projeto. E também, por
padrão, a nova tarefa será agendada para a execução o mais breve possível.
Porém, algumas vezes e necessário incluir tarefas com restrições de
início e término. Essas restrições podem ser flexíveis ou inflexíveis. As
primeiras não estão presas a uma data específica, enquanto as últimas estão.
O que determina a flexibilidade ou inflexibilidade de uma restrição é o
projeto ser agendado pela data de início ou pela data de término. Assim, se um
projeto agendado pela data de início tem uma tarefa com uma restrição “Não
terminar antes de”, o prazo final do projeto pode ser alterado e, portanto, a
restrição é flexível. Se o projeto é agendado pela data de término, essa data
não poderá ser adiada pela ocorrência da tarefa restringida, tornando a
restrição inflexível.

OS TIPOS DE RESTRIÇÕES
Tipo de Restrição Quando usá-la
Levando-se em consideração os vínculos, inicia a
O mais breve possível tarefa o mais breve possível. Permite que
alterações na agenda iniciem tarefas antes ou
depois.
Inicia a tarefa o mais tarde possível com base nos
O mais tarde possível vínculos com outras tarefas. Permite que
alterações na agenda iniciem tarefas antes ou
depois.
Termina a tarefa na data especificada ou depois
Não terminar antes de dela. Permite que as alterações na agenda
finalizem as tarefas posteriormente.
Inicia a tarefa na data especificada ou depois.
Não iniciar antes de Permite que alterações na agenda iniciem as
tarefas posteriormente.
Termina a tarefa na data especificada ou antes.
Não terminar depois de Permitem que as alterações na tarefa movam a
data de início até a data limite
Deve terminar em Termina a tarefa em uma data específica.
(Restrição Inflexível) Alterações na agenda não afetam a data de
término.
Deve iniciar em Inicia a tarefa em uma data específica. Alterações
(Restrição Inflexível) na agenda não afetam a data de início.

Para aplicar as restrições às tarefas:

⇒ Selecionar a tarefa a ser restringida;
⇒ Clicar no botão Informação sobre a tarefa na barra de ferramentas;
⇒ Selecionar a tabela Avançado;
⇒ Na área Restringir Tarefa na caixa Tipo de restrição escolha o tipo de
restrição. Para restrições diferentes do padrão, defina a data no campo à
direita;
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⇒ Escolher OK para fechar a janela e aceitar a restrição.

- IMPRIMINDO O PLANEJAMENTO INICIAL

Estes procedimentos encerram o planejamento inicial, sem ainda
considerar recursos e custos. Para imprimir:
⇒ Acessar o menu Arquivo, Imprimir teclar CTRL+P ou ainda clicar no
botão Imprimir na barra de ferramentas;
⇒ Configurar a folha, modo de impressão, quantidade de cópias, etc.

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Trabalhando com outras Visualizações

- USANDO O CALENDÁRIO
A visualização Calendário, é acessível através da barra de modos, é
uma das mais usuais, além do Gráfico de Gantt. Ela permite, num calendário
padrão, visualizar as tarefas que ocorrem dia a dia e suas durações.
Normalmente o calendário apresenta um título para mês e ano, e, por
padrão, quatro semanas e as tarefas que ocorrem neste período, com exceção
das tarefas resumo.
É possível alterar a visualização na tela utilizando os botões Zoom na

barra de ferramentas: (aumenta a quantidade de tarefas visíveis) e

(para diminuí-las).
Pode-se utilizar as teclas ALT+HOME ou ALT+END para mover o
calendário para as datas de início ou término do projeto, respectivamente.
Pode-se ainda utilizar as teclas PAGE UP ou PAGE DOWN para visualizar as
semanas anteriores ou posteriores às mostradas na tela. Para rolar o
calendário através dos meses, utilize as setas de rolagem de meses, no canto
direito da barra de título de meses.

Localizando Tarefas e Datas

O MS-Project permite localizar, no modo Calendário, tarefas pelo nome
ou por alguns caracteres do seu nome e, também, localizar data. Esses
recursos são importantes quando trabalhamos com projetos longos ou com
muitas atividades.
Para mover o Calendário até determinada tarefa, clicar com o botão
direito do mouse na barra de título do mês/ ano e escolher Ir para... ou escolher
no menu Editar, Ir para. O MS-Project mostrará a caixa de diálogo Ir para onde
se pode selecionar a ID da atividade desejada ou a data escolhida.

Formatando o Calendário
O MS-Project permite a formatação do Calendário, visando melhorar a
aparência do mesmo ou a visualização de dados importantes em um projeto.
Assim é possível, por exemplo, inserir no calendário as tarefas de resumo,
dados de recursos, bem como alterar fontes, sombreado e outros padrões.
Para inserir as barras das tarefas de resumo:
⇒ Clicar com o botão direito em qualquer área do calendário, e
escolher Estilo de barra;

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⇒ Na caixa de texto Tipo de tarefa selecione Resumo;

⇒ Na área Forma da barra, na caixa Tipo de barra clicar na seta para
baixo e selecionar Barra (em substituição a nenhuma);
Para formatar títulos, caixa de datas e sombreamento do calendário, dar duplo
clique em qualquer nome de dia da semana. O MS-Project abrirá a caixa de
diálogo Escala de tempo.

Nas opções indicadas nas três caixas de texto, escolher e definir novas opções
de formatação do calendário.

Usando o Diagrama de Rede

O Diagrama de rede, acessível através do menu Exibir, é outra opção de
visualização do projeto, mais usual para uma verificação geral da seqüência
das tarefas e seus relacionamentos.
Cada tarefa é representada por uma caixa ou por um nó que contém o
nome da tarefa, identificação, duração, início e término. As tarefas resumo são
indicadas por caixas inclinadas, as tarefas críticas por caixas vermelhas e os

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marcos por caixas no formato de um hexágono alongado. As linhas de conexão

entre as caixas representam a existência de dependência entre essas tarefas.
Para melhor visualização do Diagrama de rede, utilizar os botões Mais
Zoom e Menos Zoom na barra de ferramentas. Para ir a uma determinada
tarefa: Editar, Ir para e digitar o número da identificação de cada tarefa
desejada. Para formatar o layout do Diagrama de rede: Formatar, Layout.

Inserindo Cabeçalhos e Legendas

Pode-se adicionar o nome da empresa, logotipo e outras informações a
cada página de um modo de exibição ou de um relatório impresso. Pode-se
também adicionar essas informações à legenda de um projeto. A legenda é
uma lista que, como padrão, é exibida em cada página de um modo de
exibição Calendário, Diagrama de Rede ou Gráfico de Gantt impresso.
Entretanto, não se pode adicionar uma legenda num relatório.
É possível digitar ou colar texto, adicionar informações do projeto, colar
ou inserir imagens gráficas em cabeçalhos, rodapés e legendas. Cabeçalhos e
rodapés são específicos dos modos de exibição e relatórios e as legendas são
específicas dos modos de exibição.

Inserindo um Desenho no Cabeçalho

⇒ No menu Arquivo, escolher Configurar página e a opção Cabeçalho;
⇒ Clicar no botão inserir figura ;
⇒ Na caixa de texto Examinar, localizar o diretório onde se encontra a
figura a ser inserida;
⇒ Clicar em Inserir. Para escolher o alinhamento da figura (à esquerda,
centralizar ou à direita), faça a opção antes de clicar no botão Inserir
figura.

Usando a Barra de Ferramentas de Desenho

O MS-Project dispõem de uma barra de ferramentas de desenho com a
qual pode-se desenhar uma variedade de figuras geométricas, linhas e setas
na área gráfica no Gráfico de Gantt, bem como caixa de textos.
Para visualizar a barra de ferramentas de desenho, escolher o menu
Inserir, Desenho.

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 MS- Project 2003

Conhecendo mais sobre o MS-Project

- ENTENDO TAREFAS CRÍTICAS
Tarefas críticas são tarefas que devem terminar no prazo para que todo
o projeto também termine no prazo. Caminho crítico do projeto é a seqüência
de tarefas que definem a duração total do projeto.
Por padrão, uma tarefa crítica tem margem de atraso total igual a zero.
Margem de atraso é total de tempo pelo qual uma tarefa pode ser adiada sem
que atrase a data de término do projeto.
O MS-Project recalcula o caminho crítico toda vez que são alterados
dados de uma tarefa. Uma tarefa crítica pode se tornar não crítica e uma tarefa
não crítica pode se tornar crítica quando são atribuídos recursos ou são
alterados vínculos às tarefas.

- IDENTIFICANDO TAREFAS NO CAMINHO CRÍTICO

O MS-Project possui dois modos de exibição que distinguem
visualmente as tarefas críticas das não-críticas. Tanto o modo de exibição
Gantt Detalhado quanto o Gantt de Controle exibem as tarefas críticas em
vermelho. Para identificar tarefas no caminho crítico:
⇒ No menu Exibir clicar em Mais Modos de exibição;
⇒ Na lista Modos de exibição clicar em Gantt detalhado ou Gantt de
controle e em seguida Aplicar.

- CONHECENDO OS TIPOS DE TAREFAS

O MS-Project considera muitos fatores quando define as datas de início
e término de uma tarefa (tal como as restrições definidas nas datas, as
dependências sobre outras tarefas e duração da tarefa). A data de término do
projeto é determinada pelas últimas datas de término de suas tarefas. Essas
datas de término são afetadas pelo tempo que as tarefas levam para ser
concluídas. A duração de cada tarefa é determinada pela quantidade de
recursos e pela fórmula Duração = Trabalho/ Recursos. Ao atribuir os recursos,
o MS-Project usará esta fórmula para todo o agendamento.
Por padrão, o MS-Project calcula a duração, ou seja, as unidades são
fixas. Pode-se escolher qual parte da equação de planejamento o MS-Project
calculará definindo o tipo de tarefa: duração fixa, unidades fixas ou trabalho
fixo. Esta definição pode ser feita tarefa a tarefa, podendo existir num mesmo
projeto, tarefas com diferentes propriedades.
Exceto quando o tipo de tarefa trabalho fixo é aplicado, a maneira como
a agenda de uma tarefa é alterada quando se altera suas unidades de trabalho,
duração ou recurso depende de o tipo da tarefa ser combinado com o
agendamento controlado pelo empenho ou com o agendamento não controlado
pelo empenho. Se o tipo de tarefa trabalho fixo for aplicado haverá o mesmo
efeito na tarefa, esteja o agendamento controlado pelo empenho ativado ou
desativado.

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Tarefas de Unidades Fixas

As unidades determinam a alocação de um recurso a uma tarefa. Para
unidades de 100% um recurso está trabalhando em período integral; para
unidades de 50% o recurso está trabalhando em meio período, e assim por
diante. Por padrão, as unidades são fixas, significando que a alocação
permanece no valor da unidade que foi definida.
Se o controle pelo empenho estiver ativado em uma tarefa, à medida
que são alteradas as atribuições de recursos, o MS-Project ajustará a duração.
Por exemplo, se for atribuído dois pintores em período integral para pintar as
paredes em quatro dias, e em seguida atribuir mais dois pintores em período
integral, o MS-Project reduzirá a duração para dois dias. No entanto, se o
controle pelo empenho estiver desativado, ao fazer a atribuição de mais dois
pintores em período integral, o MS-Project manterá a duração constante, mas
dobrará a quantidade de trabalho referente à tarefa.
Ao ajustar o trabalho de recursos individuais, o MS-Project recalculará o
trabalho total referente à tarefa, esteja o controle pelo empenho ativado ou
desativado.
Os cenários onde este tipo de tarefa melhor se aplica são aqueles onde
sabe-se antecipadamente a disponibilidade de recursos para cada tarefa, mas
não se conhece as durações.

Tarefas de Trabalho Fixo

Ao definir uma tarefa como trabalho fixo, o MS-Project não calcula o
trabalho para as tarefas ou recursos. Em vez disso, ao alterar as atribuições
dos recursos, o MS-Project calculará a duração.
Exemplo: se for atribuído dois pintores em horário integral para pintar as
paredes em quatro dias e em seguida for atribuídos mais dois pintores, o
programa reduzirá a duração para dois dias. Se a duração da tarefa for
ajustada, aumentando-a de dois para quatro dias, o MS-Project definirá as
unidades de cada recurso para 50% para que cada pintor trabalhe apenas meio
período.
Ao selecionar o tipo de tarefa de trabalho fixo, o MS-Project ativa
automaticamente o controle pelo empenho e o bloqueará nesta configuração.

Tarefas de Duração Fixa

Quando a duração é fixa, ela permanece no valor inserido e o MS-
Project calcula as unidades de recurso ao se alterar as atribuições. Exemplo:
com o controle pelo empenho ativado, atribui-se dois pintores em período
integral para pintar as paredes em quatro dias e depois atribui-se mais dois
pintores também em período integral. O MS-Project definirá as unidades para
cada pintor em 50%, porque os quatro pintores precisam trabalhar apenas meio
período para concluir as paredes em quatro dias. O trabalho permanece
constante.
No entanto, se o controle pelo empenho for desativado e for atribuídos
mais dois pintores em período integral, o MS-Project reduzirá a duração para
dois dias. Nesse caso o trabalho também permanecerá constante.
Os cenários onde este tipo de tarefa melhor se aplica são aqueles onde
sabe-se antecipadamente a duração das tarefas, restando desta forma definir a
quantidade de recursos a ser atribuídos.

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Para Alterar o Tipo de Tarefa

⇒ No campo Nome da Tarefa, selecionar a tarefa que sofrerá a
alteração;
⇒ Clicar em Informações sobre a Tarefa na barra de ferramentas (ou
dar duplo clique sobre a tarefa);
⇒ Clicar na guia Avançado e fazer a alteração na caixa Tipo de tarefa.

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Atribuindo Recursos e Custos

- DEFINDO RECURSOS
Os recursos de um projeto podem ser considerados como pessoas,
equipamentos, materiais ou quaisquer facilitadores que contribuam para a
realização de uma tarefa no projeto.
Arquiteto
Recursos de Pessoas: Mestre de Obras
Técnicos
Etc.
Recursos de Materiais: Cimento
Areia
Tinta
Etc.
Recursos de Equipamentos: Betoneira
Carrinho de mão
Caminhão
Etc.
Outros Tipos: Sala de Reuniões
Depósito de materiais
Microcomputador
Etc.

- DEFININDO CUSTOS
Existe a opção de usar custos associados aos recursos e diretamente à
tarefa, formando o custo total da tarefa. Caso não seja necessário o custo
associado ao recurso, pode ser usado somente o custo fixo da tarefa.

Custo do Recurso
Os custos de recursos podem ser calculados pelo tempo gasto com a
realização da tarefa ou ainda pela quantidade de recursos atribuída à mesma.
Como o MS-Project calcula o custo de uma tarefa de acordo com um
recurso que ganha por hora trabalhada, temos:

Taxa Padrão Horas Custo

do Recurso Trabalhadas Calculado Total
R$ 5,00/h 10h R$ 50,00
R$ 100,00/d 10h* R$ 125,00
*O MS-Project considera um dia como sendo 8 horas.

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Custo da Tarefa
Além do custo que foi calculado pelas horas trabalhadas do recurso,
podemos inserir um custo independente do recurso, ou seja, um custo fixo à
tarefa. Esta opção de uso é conveniente nas seguintes situações:
• Quando se pretende informar um valor fixo a ser pago a um
empreiteiro pela execução da tarefa;
• Quando se pretende informar o valor global de uma compra de
materiais para a execução da tarefa;
• Quando o cálculo dos custos das tarefas, baseadas em recursos,
foram efetuadas por outro software e pretende-se utilizar apenas os
valores já resumidos.

- CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS

Antes de atribuir recursos às tarefas é importante que seja realizado um
estudo de cada tarefa a ser executada e que se defina os recursos necessários
para sua total conclusão. Este estudo geralmente pode ser feito com base nas
composições de custos dos serviços, que pode ser criada no MS-Project ou
obtida em outros softwares. Para criar uma lista de recursos:
⇒ No menu Exibir, escolher a opção Planilha de recursos.

Indicador Indica o status do recurso (o status é informado

automaticamente).
Nome do Recurso Identifica o nome do recurso.
Tipo Define o tipo do recurso – trabalho ou material.
Unidade do Material Especifica a unidade de medida do material.
Iniciais Pode-se utilizar esse campo para informar as iniciais do
nome do recurso (ao invés do nome completo).
Grupo É utilizado para identificar um grupo de recursos. Por
exemplo, Servente e Pedreiro fazem parte do Grupo MO
(mão-de-obra).
Unidades Máximas Informa o número máximo de recurso disponível para a
atribuição. Pode ser formado como porcentagem ou
decimal. Uma única pessoa, por exemplo, tem como
definição nesta coluna o valor 100%. Se ela trabalhar
somente meio expediente, será definido 50%, e se
forem 3 pessoas trabalhando o valor será 300%.
(Selecionar a opção do menu Ferramentas, Opções,
guia Cronograma, em Mostrar unidades de atribuição
como: Decimal ou Porcentagem).
Taxa Padrão É utilizada para o custo por unidade de tempo para o
trabalho do recurso. Pode usar seguido da unidade de
tempo m (custo por minuto), h (custo por hora), d (custo
por dia), ou a (custo por ano).
Taxa H. Extra Quando se define trabalho com hora extra, pode se
formar o custo com a taxa neste campo.
Custo/ Uso Refere-se a um possível custo adicional à Taxa Padrão.
Se o recurso for do tipo trabalho, funciona como se
fosse um custo fixo do recurso, se for recursos
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materiais, o valor fornecido é entendido como um custo

adicional independente da quantidade de recursos, por
exemplo transporte.
Acumular Método utilizado pelo MS- Project para calcular o custo
da tarefa realizada (em função do tempo).
Início – os custos serão contabilizados no início de cada
tarefa que utiliza o recurso em questão;
Rateado – os custos serão rateados no tempo
proporcionalmente à duração da tarefa;
Fim – os custos serão contabilizados no fim de cada
tarefa que utiliza o recurso em questão.
Calendário Base O calendário padrão considera 5 dias na semana, 8
horas por dia, sem feriados. Os recursos do projeto
podem ter restrições de disponibilidade em termos de
datas e expedientes de trabalho, tendo assim a
necessidade de criar um novo calendário.
Código Pode ser inserido qualquer tipo de identificação do
recurso (por exemplo: Número do registro do
empregado).

Preenchendo a Planilha de Recursos

Para recursos de materiais, defini-se a unidade do material e o custo
unitário em Taxa padrão, onde a cada unidade estabelecida será contabilizado
o custo informado.

Para recursos de equipamentos, define-se a coluna Tipo como trabalho

e o custo é inserido na coluna Taxa padrão (onde o valor será dado por hora,
ou por dia, ou por semana, etc.).

Para inserir recursos de mão-de-obra, define-se a coluna Tipo como

trabalho, o custo na coluna Taxa padrão e o custo da hora extra na coluna
Taxa h. extra.

Para serviços terceirizados que possuem um custo total (ex.: empresa

de instalações elétricas, empreitas, etc.), este custo é inserido na coluna
Custo/Uso onde o valor inserido será contabilizado somente uma vez.

Classificando Recursos

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A partir da Planilha de Recursos, através o menu Projeto, utilizar a

opção Classificar. Nesse menu há uma opção rápida, porém, se desejar,
escolher a opção Classificar por, onde se define mais critérios de classificação.

Definindo um Pool de Recursos

Normalmente, define-se uma lista de recursos para que seja usada no
projeto ativo. Pode ser que esse projeto usará uma lista de recursos já definida
em um outro projeto. Desse modo, esta lista de recursos é melhor definida
como pool em um arquivo separado para que seja independente do projeto até
que os recursos deste conjunto sejam atribuídos. Há vários caminhos para
adicionar um Pool de recursos. Ele pode ser criado antes de definir as tarefas.
Para ativar o Pool de recursos criado em outro projeto ou em outro
arquivo separado é necessário abrir os arquivos contendo o pool e o projeto. A
partir do projeto ativo, utilizar Ferramentas, Compartilhamento de recursos,
Compartilhar recursos, Utilizar recursos de e selecionar o arquivo que contém a
lista de recursos.

- ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS

Criada a lista de recursos, pode-se atribuir as quantidades de recursos
necessária para a execução de cada atividade do projeto.
Para a atribuição de recursos é ativada a tela a seguir, a partir do botão Atribuir
recursos na barra de ferramentas:

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Selecionar a tarefa a ser atribuída, selecionar os recursos na lista de

recursos para atribuir e indicar a quantidade de recursos necessários,
confirmando com a tecla ENTER ou botão Atribuir.

Definindo Custo Fixo à Tarefa

Como citado anteriormente, existe a possibilidades dos custos serem
associados diretamente às tarefas. Custos fixos podem ser, por exemplo: custo
com o pessoal da administração da obra, valores relativos ao rateio de
despesas fixas da empresa, valor destinado ao risco do projeto, etc.
Pode-se adicionar o custo fixo em cada atividade ou atividades-resumo,
através do menu Exibir, Tabela, Custo, no campo Custo fixo.

- ATRIBUINDO CUSTOS AOS RECURSOS E TAREFAS

Após determinadas as quantidades dos recursos necessários à cada
tarefa, pode-se visualizar o custo de cada recurso (usado em cada tarefa), e o
custo total da tarefa, bem como o custo de todo o projeto.
Para visualizar o custo de cada recurso (e também de cada tarefa):
⇒ No modo de exibição Uso da Tarefa, inserir coluna Custo.

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Usando Recursos de forma Eficiente

- USO PARCIAL DO RECURSO
Em muitas situações necessita-se informar que um determinado recurso
não vai trabalhar durante toda a duração da tarefa, ou que o início de sua
atuação não coincide com o início da duração da tarefa, ou ambos. Um
exemplo: a tarefa “limpar terreno”, com a duração de duas semanas (ou 80
horas) e utilizando os recursos “servente” e “pedreiro”. Com relação ao recurso
pedreiro, informa-se que seu uso será:
• Sua utilização será somente de 24 horas (ver campo Trabalho);
• O início de sua utilização ocorrerá uma semana após o início da
tarefa.

Esta informação foi digitada diretamente na tela Uso da Tarefa, colunas

das semanas 25/6 e 2/7.

Recurso Tipo “Material” versus Tipo “Trabalho”

A distribuição do recurso no tempo tem tratamento diferenciado para os
diferentes tipos de recursos, conforme pode ser observado na figura para as
linhas dos recursos ‘pintor” e “tinta”:
• Recursos do tipo “Trabalho” têm o campo Trabalho calculado
segundo a fórmula T = R x D. Neste cálculo leva-se em consideração
o total de horas trabalhadas por dia.
• Recursos do tipo ‘Material” têm o campo Trabalho igual ao valor da
quantidade do recurso utilizada pela tarefa.

- CONHECENDO OS PERFIS DE RECURSOS

O MS-Project permite que a distribuição, no tempo, de uma certa
atribuição de recurso de uma tarefa obedeça a uma entre 8 opções:

Perfil Descrição
Uniforme A quantidade de horas é distribuída igualmente em todos os
dias.
Crescente A quantidade de horas inicia baixa, crescendo até o final.
Decrescente A quantidade de horas inicia alta e diminui até o final.
Pico Duplo A quantidade de horas no período tem pico máximo por duas
vezes durante o período.
Pico Inicial No primeiro quarto de duração da tarefa obtém-se o pico
máximo de horas.
Pico Final No último quarto de duração da tarefa obtém-se o pico máximo
de horas.
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Sino A quantidade de horas atinge o pico máximo no meio do

período.
Tartaruga A quantidade de horas também atinge o máximo no meio do
período, porém as horas iniciais e finais são mais altas que o
perfil Sino.

Com duplo clique no nome do recurso estando ativado o modo de

exibição Uso da Tarefa, pode-se visualizar e modificar o perfil.

Ao modificar o perfil, o programa exibe um desenho (que caracteriza

este perfil) e modifica a quantidade de horas em cada dia (ou semana). O
exemplo abaixo mostra estes perfis para uma tarefa com a duração de 4
semanas (160 horas):
Uniforme

Crescente

Decrescente

Pico Duplo

Pico Inicial

Pico Final

Sino

Tartaruga

É importante observar que o perfil Sino é o que mais se assemelha a

curva S e é um dos mais utilizados.
A cada tipo de perfil utilizado, a quantidade de horas totais pode variar,
tendo então a necessidade de observar essas durações.
Se nenhuma destas opções for suficiente, pode-se formatar
manualmente inserindo as horas trabalhadas por dia na própria coluna
referente ao período em que o recurso está sendo utilizado.

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- OTIMIZANDO TAREFAS COM RECURSOS SUBUTILIZADOS

Embora o maior desafio seja resolver problemas de superalocações de
recursos, é interessante também ajustar a utilização de recursos subutilizados.
Nem sempre é possível evitar todas as superutilizações ou subutilizações de
recursos, mas a meta é distribuir o trabalho de modo que cada recurso trabalhe
em sua capacidade ótima – que eles sejam plenamente utilizados durante as
horas de trabalho normais.

Localizando Tarefas com Recursos Subutilizados no Projeto

A visualização da subutilização dos recursos se dá no modo de exibição
Uso da Tarefa. Como neste caso, o que importa são recursos relativos à mão-
de-obra, pode ser útil a utilização de filtros, que irão exibir apenas esses
recursos. Para obter este procedimento:
⇒ Inserir, Coluna, na janela Definição da coluna, Nome do campo
selecionar Tipo de recurso;
⇒ Clicar na barra de ferramentas Auto Filtro ;
⇒ Na coluna Tipo de recurso, selecionar Trabalho.
Uma maneira de evitar a subalocação é diminuir a duração da tarefa
(que será do tipo Trabalho Fixo) que possui o recurso subutilizado, ou reutilizar
o recurso em outra atividade que acontece no mesmo período.

- AJUSTANDO TAREFAS COM RECURSOS SUPERALOCADOS

Quando um recurso está superalocado, é atribuído para trabalhar mais
horas em determinado período de tempo do que está disponível em seu
calendário de recursos. Com isso, é necessário solucionar o problema de
superalocação destes recursos.
Por padrão, o MS-Project procura as superalocações com base em
períodos diários. Por exemplo, se um recurso com oito horas disponíveis por
dia for atribuído para trabalhar dez horas em um dia, o programa indicará que
ele está superalocado neste dia.
As superalocações de recursos podem ser solucionadas com três
estratégias que podem ser usadas separadamente ou em conjunto:
• Alterar atribuições;
• Modificar o período e trabalho de um recurso;
• Trabalho em hora extra.
Antes de tentar solucionar uma superalocação de recursos é necessário
verificar se existem possíveis variações tais como uma maior duração no
projeto. A redução das unidades de recursos atribuídas a uma tarefa crítica, por
exemplo, poderá da mesma forma aumentar a duração da tarefa. Se isso
também atrasar a data de término prevista, convém examinar outras
estratégias para solucionar a superalocação.

Localizando Recursos Superalocados

Antes de solucionar um problema de superalocação é preciso descobrir
quais recursos estão superalocados, quando isso ocorre e as tarefas às quais
estão atribuídos nesse período.
Para localizar os recursos superalocados:
• Menu Exibir, Mais modos de exibição;

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• Na lista Modos de exibição, clicar em Alocação de recursos e em

seguida clicar em Aplicar;
• Menu Exibir, Barra de ferramentas, Gerenciamento de recursos;
• No painel superior clicar no título do campo Nome do recurso;
• Clicar em Ir para a próxima superalocação na barra de ferramentas;
(A próxima tarefa sobre o próximo recurso superalocado estará realçada no
campo Nome do recurso).
• No painel superior, analisar a escala de tempo para saber quando o
recurso está superalocado; (O MS-Project exibe em vermelho o total de
horas de trabalho atribuído a um recurso superalocado).
• No painel inferior examinar a escala de tempo para saber as tarefas que
ocorrerão nas datas superalocadas.

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Alterar Atribuições
Se tiver recursos extras para serem atribuídos ou recursos que possam
ser deslocados de uma tarefa para a outra, o problema de superalocação
poderá ser solucionado alterando as atribuições.

Deslocar recursos
É possível deslocar recursos de tarefas não críticas para tarefas críticas
desde que isso não transforme as tarefas não-críticas em críticas. Essa ação
poderá atrasar a data de término do projeto. Para evitar este atraso deve-se
deslocar os recursos das tarefas que possuem uma margem de atraso total
para as que não possuem essa margem. Para localizar a margem de atraso:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ Menu Exibir, Tabela, Agenda;
⇒ Serão exibidas as colunas referentes à Margem de atraso permitida e
Margem de atraso total.
Obs.: A margem de atraso permitida indica o tempo que uma tarefa pode
ser atrasada sem atrasar qualquer outra. A margem de atraso total é o
tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem afetar a data de término do
projeto.

Reatribuir recursos para trabalharem parte do expediente

Se não quiser reagendar nenhuma tarefa às quais um recurso
superalocado esteja atribuído, nem remover o recurso de qualquer uma das
tarefas, é possível atribuir o recurso para trabalhar apenas meio período em
cada uma das tarefas que ocorrem durante o período de superalocação. Para
isso:
⇒ Selecionar a tarefa à qual está alocado o recurso superalocado;
⇒ Clicar em Atribuir recursos;
⇒ Selecionar o recurso e no campo Unidades, inserir a porcentagem de
tempo que o recurso está atribuído para trabalhar na tarefa, (por
exemplo, digitar 25% se desejar que o recurso trabalhe 25 por cento do
tempo na tarefa).

Reatribuir recursos subalocados

Enquanto alguns recursos poderão estar superalocados durante certo
período de tempo, outros poderão estar subalocados. Se quaisquer recursos
subalocados qualificados estiverem disponíveis quando algumas tarefas
tiverem recursos superalocados, deve-se considerar a atribuição dos recursos
subalocados a essas tarefas.

Modificar o Período e Trabalho de um Recurso

Pode haver a flexibilidade de reagendar tarefas com superalocações.
Por exemplo, se uma das tarefas que apresentam vínculos Início-a-Início puder
ser iniciada depois, ou seja, ter o vínculo alterado para Término-Início, o
problema de superalocação poderá ser resolvido.

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Diminuir o trabalho de um recurso em uma tarefa

É possível diminuir o escopo de uma das tarefas do recurso durante o
período de superalocação e assim, reduzir a quantidade de trabalho requerida
desse recurso. Para isso:
⇒ Menu Exibir, Uso do recurso;
⇒ Os recursos são listados mostrando abaixo deles quais atividades eles
executam;
⇒ No campo Trabalho relativo às tarefas às quais o recurso superalocado
está atribuído, digitar um valor menor até que a superalocação seja
removida.

Dividir uma tarefa

É possível dividir uma tarefa e utilizar esta divisão para atribuir recursos
diferentes a cada parte da tarefa:
⇒ Editar, Dividir tarefa;
⇒ Posicionar o ponteiro na barra de tarefas que se deseja dividir e em
seguida arrastá-la criando a divisão.

Trabalho em Hora Extra

Podem-se utilizar horas extras com os seguintes objetivos:
• Diminuir o tempo de realização de uma tarefa;
• Eliminar gargalos no uso de um determinado recurso.
Para ativar o uso de horas extras em uma determinada tarefa, efetue:
⇒ Ativar o modo de exibição Uso da tarefa (a tabela ativada deve ser
Uso);
⇒ Insira na tabela Uso a coluna Trabalho em horas extras;
⇒ Escolher as tarefas que geraram o impasse e colocá-las trabalhando
em hora extra.

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 MS- Project 2003

Visualizando as Informações Desejadas

- TIPOS DE MODOS DE EXIBIÇÃO
Os modos de exibição podem ser divididos em duas categorias: modos
de exibição de tarefa e de recurso.
Esses modos podem ser apresentados em forma de planilhas,
diagramas, gráficos e formulários.

Modos de Exibição de Tarefa

Os modos de exibição de tarefa são utilizados quando se deseja inserir,
alterar ou exibir informações sobre uma tarefa. Abaixo segue alguns dos
modos de exibição diferentes dos encontrados na barra de modos, enquanto
que a relação completa aparece através da opção Mais modos de exibição.

Modos de Exibição de Tarefa Descrição

Gantt Detalhado Uma lista de tarefas e de informações
relacionadas e um gráfico que mostra as
margens de atraso e o adiantamento. Usar
este modo de exibição para verificar por
quanto tempo uma tarefa pode ser adiada
sem afetar outras tarefas.
Gantt de Redistribuição Uma lista de tarefas, informações sobre
atrasos de tarefas e um gráfico de barras que
mostra os efeitos anteriores e posteriores da
redistribuição. Usar esse modo de exibição
para verificar o quanto uma tarefa está
atrasada.
Formulário de Detalhes da Um formulário usado para examinar e editar
Tarefa informações detalhadas de controle e
agendamento sobre uma tarefa específica.
Diagrama de Rede Descritivo Um diagrama de rede mostrando todas as
tarefas e dependência entre as tarefas, os
recursos de cada tarefa e se a mesma é
crítica ou não.

Modos de Exibição de Recursos

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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

Os modos de exibição de recursos são utilizados quando se deseja

inserir, alterar ou exibir informações sobre um recurso. Alguns modos:

Modos de Exibição de Descrição

Recursos
Alocação de Recursos
Formulário de Recursos
Gráfico de Recursos
Formulário Nome do
Recurso
Um modo combinado com o modo de exibição
Uso do recurso no painel superior e com o modo
de exibição Gantt de redistribuição no painel
inferior. Usar para solucionar problemas de
superalocação.
Um formulário usado para inserir e editar
informações sobre um recurso específico.
Um gráfico mostrando trabalho, custos ou
alocações de recursos ao longo do tempo. Usar
este modo de exibição para exibir informações
sobre um único recurso ou um grupo de recursos
ao longo do tempo.
Um formulário usado para inserir e editar o nome
do recurso e outras informações sobre o mesmo.

- TIPOS DE TABELAS
As tabelas podem ser divididas em duas categorias: as que podem ser
aplicadas aos modos de exibição de tarefa (chamadas tabelas de tarefas) e as
que podem ser aplicadas aos modos de exibição de recurso (chamadas tabelas
de recursos).
Para a visualização das tabelas acessar o menu Exibir, selecione a
tabela desejada na lista ou acesse Mais tabelas.
A lista a seguir mostra as tabelas de tarefas e de recursos pré-definidas
que acompanham o MS-Project.

Tabelas De Tarefas
As tabelas de tarefas podem ser aplicadas aos seguintes modos de
exibição:
• Acúmulo de barras de tarefas;
• Gantt detalhado;
• Gantt de redistribuição;
• Acúmulo de datas de etapas;
• Acúmulo de etapas;
• Planilha de tarefas;
• Uso da tarefa;
• Gantt de controle.

Tabelas de Tarefas Descrição

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Linha de Base Exibe datas, trabalho e custos da linha de base.

Datas de Restrição Exibe restrições de tarefa incluindo o tipo e a data de
restrição.
Custo Exibe informações de custo sobre as tarefas do projeto,
incluindo custo, custo da linha base, custo de variação e
custo restante.
Atraso Exibe informações sobre a redistribuição dos recursos,
incluindo atraso, duração, datas de início e de término
agendadas, sucessoras e nomes dos recursos.
Valor Acumulado Compara informações sobre custo e trabalho referentes
a tarefas, incluindo o custo orçado dos trabalhos
planejado e agendado. Compara o andamento esperado
com o andamento real até a data das tarefas com
recursos atribuídos. Também mostra, em termos dos
custo dos recursos, a porcentagem de conclusão real de
cada tarefa. Essa tabela também pode ser usada para
prever se a tarefa terminará sem estourar o orçamento
ou se irá estourá-lo, com base no custo incorrido
durante o seu andamento.
Entrada Exibe o nome e a duração da tarefa, as datas de início e
de término, as predecessoras e os recursos.
Exportar Usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em
algum outro formato de arquivo compatível com o MS-
Project.
Hyperlink Exibe os endereços da Web dos links atribuídos às
tarefas, que levam os sites da Web e arquivos de
internet.
Tabela de Acúmulo Usada junto com os recursos de análise PERT do MS-
Project para avaliar durações, datas de início e datas de
término das tarefas baseadas no cenário mais
pessimista.
Resumo Exibe informações básicas sobre o projeto, incluindo
duração das tarefas, datas de início e de término,
porcentagem concluída acumulada, custo e trabalho.
Controle Exibe informações reais, incluindo datas reais de início e
de término, porcentagem concluída, duração real,
duração restante, custo real e trabalho real.
Uso Exibe as tarefas do projeto e mostra seu trabalho,
duração e datas de início e de término.
Variação Exibe a variação da agenda em um projeto, incluindo
datas de início e de término, datas de início e de término
da linha de base e variações de início e término.
Trabalho Exibe informações sobre trabalho, incluindo trabalho
planejado, variação do trabalho, trabalho real e trabalho
restante.

Tabela de Recursos
As tabelas de recursos podem ser aplicadas aos seguintes modos de
exibição:
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 MS- Project 2003

• Alocação de recursos (somente no painel superior de um modo de

exibição combinado);
• Planilha de recurso;
• Uso do recurso.

Tabelas de Descrição
Recursos
Custo Exibe informações de custo sobre os recursos do
projeto, incluindo custo, custo da linha de base,
variação, custo real e custo restante.
Entrada Exibe informações sobre recursos, incluindo grupo de
recursos, unidade de recursos, taxa padrão, taxa de
horas extras, custo por uso do recurso, método de
acumulação e código do recurso.
Entrada– Recursos Exibe informações básicas sobre recursos materiais,
Materiais incluindo rótulo do material, iniciais, grupo, taxa padrão,
custo por uso, acumulação e código.
Entrada– Recursos Exibe informações básicas sobre recursos humanos,
do Trabalho incluindo as iniciais, grupo, taxa padrão, taxa horas
extras, custo por uso, acumulação, calendário base e
código.
Exportar Usada para salvar um arquivo no formato MPD ou em
outro formato, compatível com o programa.
Hyperlink Exibe endereços da Web dos links atribuídos a tarefas e
recursos.
Resumo Exibe atribuições de recursos, incluindo grupo de
recursos, unidades máximas, uso de pico dos recursos,
taxa padrão, taxa de horas extras, custo e trabalho.
Uso Lista os recursos e a quantidade de trabalho atribuída a
cada recurso.
Trabalho Exibe informações sobre o trabalho, incluindo trabalho
da linha de base, variação do trabalho, trabalho real,
trabalho de horas extras e trabalho restante.

- UTILIZANDO FILTROS
Quando desejar ver informações apenas sobre tarefas ou recursos que
compartilham determinadas características, pode-se aplicar um filtro,
adequando a visualização a isso. Para cada planilha, gráfico e modo de
exibição de gráfico, a aplicação de um filtro determina quais tarefas ou recursos
são exibidos ou realçados.
Os filtros contêm instruções, chamadas critérios, que especificam as
condições sob as quais uma tarefa ou recurso será exibido.

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Thalyta Lanna
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Se nenhum dos filtros fornecidos com o MS-Project atender às

necessidades de informação, pode-se criar um novo filtro ou modificar um
existente personalizando os critérios do mesmo.

Tipos de Filtros
Existem três tipos diferentes de filtros: filtro Padrão, filtro Interativo e
AutoFiltro.
Filtro Padrão são filtros que possuem critérios geralmente utilizados com
freqüência. Eles também permitem comparar dois campos relativos à mesma
tarefa ou recurso.
Filtro Interativo é aquele que necessita que o usuário informe um valor
ou intervalo de valores para que os dados sejam mostrados. Geralmente os
filtros interativos possuem reticências na frente e ao escolhe-los é mostrada
uma janela para que se informe algum parâmetro.
Os AutoFiltros proporcionam uma forma rápida de localizar um
subconjunto de dados em um campo. Quando os AutoFiltros estão ativados, o
Ms-Project exibe setas à direita dos títulos das colunas. A partir destas setas é
possível escolher critérios de acordo com o que se deseja exibir.
Pode ser usado qualquer tipo de filtro isoladamente ou combinando-o
com outros tipos. Pó exemplo, pode-se usar o AutoFiltro do campo Duração
para exibir somente as tarefas com dois dias de duração. Pode ainda limitar
essa informação aplicando um filtro interativo para exibir somente tarefas com
dois dias de duração que iniciam após determinada data.

Aplicando Filtros
Para a aplicação de um filtro:
⇒ No menu Projeto, Filtro para: todas as tarefas e clicar em Mais filtros
para visualizar a lista de filtros;
⇒ Na parte superior da janela Mais filtros, definir o tipo de filtro
desejado: de tarefa ou de recurso;
⇒ Escolher o filtro desejado e em seguida Aplicar;
⇒ Para desativar um filtro no menu Projeto escolher Filtro para e clicar
em Todas as tarefas (se foi aplicado um filtro de tarefas) ou em
Todos os recursos (se foi aplicado um filtro de recursos).
Para aplicar um AutoFiltro:
⇒ Na barra de ferramentas, clicar em AutoFiltro;
⇒ No campo ao qual se deseja aplicar um AutoFiltro, clicar na seta no
título da coluna e escolher o critério para o qual se deseja filtrar a
tabela. A seta e o nome da coluna ficarão em azul indicando que o
filtro da tabela está aplicado neste campo;
⇒ Para filtrar um campo com base em dois valores ou aplicar
operadores de comparação diferentes de “é igual a”, clicar na seta da
coluna e em seguida clicar em Personalizar e definir os critérios do
filtro desejado;
⇒ Para aplicar mais filtros à mesma tabela, escolher outro campo da
mesma e definir os critérios do filtro desejado;
⇒ Para remover a filtragem de uma coluna clicar em Todos na lista
AutoFiltro dessa coluna;
⇒ Para desativar os AutoFiltros, clicar no mesmo novamente.

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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

- CRIANDO OU EDITANDO UM MODO DE EXIBIÇÃO, UMA TABELA, OU UM

FILTRO
Embora o MS-Project venha com vários modos de exibição, tabelas e
filtros, pode necessário visualizar determinadas informações num formato
inexistente.
Este formato pode ser criado do zero, com base em outros já existentes ou
editar os já existentes.

Criando ou Modificando um Modo De Exibição

Se o modo de exibição que se deseja for muito diferente dos já
existentes, pode-se criá-lo do zero. Contudo, ele terá como base o tipo de tela
de um modo de exibição pré-definido no programa.
Para criar ou alterar um modo de exibição:
⇒ Menu Exibir, Mais modos de exibição;
⇒ Para criar um modo de exibição do zero, clicar em Novo. Escolher
entre Modo de exibição único e Modo de exibição combinado,
Se optar por criar um modo de exibição combinado, após clicar em OK
na janela Definir novo modo de exibição, é necessário definir o que será
exibido nos painéis superiores e inferiores da tela, na janela Definição
do modo de exibição.
Para criar um modo de exibição com base em outro existente, clicar
nesse modo na lista Modos de exibição e em seguida em Copiar.
Para editar um modo de exibição existente, selecionar esse modo na
lista e em seguida Editar.
⇒ Na caixa Nome digitar um nome para o modo de exibição, selecionar
uma tabela, um grupo e um filtro;
⇒ Para exibir o modo de exibição clicar em Aplicar.

Criando ou Modificando uma Tabela

Ao criar uma nova tabela, parte-se de uma tabela embaixo da qual
adiciona cada campo e especifica detalhes, como título e largura do campo.
Criando uma tabela com base em outra já existente, não haverá
alteração da tabela original, enquanto que haverá alteração se a opção for a de
editar a tabela.
Para criar ou modificar uma tabela:
⇒ Menu Exibir, Tabela, Mais tabelas;
⇒ Para criar ou modificar uma tabela de tarefas, clicar em Tarefa e em
seguida clicar numa tabela da lista Tabelas.
Para criar ou modificar uma tabela de recursos, clicar em Recursos e
em seguida clicar numa tabela da lista Tabelas;
⇒ Para criar uma nova tabela, clicar em Nova;
⇒ Na caixa Nome, digitar um nome para a tabela;
⇒ Na coluna Nome do Campo na primeira linha, clicar na seta e
escolher o que vai aparecer na primeira coluna da nova tabela;
⇒ Definir o alinhamento de dados, a largura da coluna, o título da
coluna e seu alinhamento e escolher sim para a Quebra de
cabeçalho. Marcar as caixas Bloquear a primeira coluna e Ajustar
automaticamente as alturas de linha do cabeçalho. Na caixa Formato
de data, definir o formato desejado. Para exibir a tabela no submenu
Mais tabelas, marcar a caixa de seleção Mostrar no menu;
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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

⇒ Para exibir a tabela, clicar em Aplicar.

Para criar uma tabela com base em outra existente, na janela Mais
tabelas escolha a tabela que servirá de base e clique em copiar, em
seguida:
⇒ Alterar os campos existentes ou inserir novos campos;
⇒ Clicar em OK, e em seguida em Aplicar para visualizar a tabela.
Para editar uma tabela existente, na janela Mais tabelas, escolher a
tabela a ser editada e clicar em editar.
⇒ Alterar os campos existentes ou inserir novos campos.
⇒ Clicar em OK e em seguida em Aplicar para visualizar a tabela.

Criando ou Modificando um Filtro

Ao criar um novo filtro, deve-se partir de um filtro em branco ao qual
adiciona cada campo e especifica detalhes como título do campo.
Criando um filtro com base em outro já existente, haverá uma
modificação na cópia desse filtro, sem alterar o original. Ao editar um filtro,
haverá modificação do original.
Para criar ou modificar um filtro:
⇒ Menu Projetos, Filtro para, Mais filtros;
⇒ Para criar ou modificar um filtro de tarefas, clicar em Tarefas e em
seguida clicar em um filtro na lista Filtros.
Para criar ou modificar um filtro de recursos, clicar em recursos e em
seguida em seguida clicar em um filtro da lista Filtros;
⇒ Para criar um filtro novo, clicar em Novo;
Para criar um filtro com base em outro já existente, clicar neste filtro
na lista Filtros e em seguida em Copiar.
Para editar um filtro existente, clicar neste filtro na lista Filtros e em
seguida em Editar;
⇒ Na caixa Nome, digitar um novo nome para o filtro;
⇒ Em Filtro, selecionar um nome de campo e um teste;
⇒ No campo Valor(es) clicar em um valor a ser testado ou clicar num
intervalo de valores separados por vírgula;
⇒ Clique em OK e em Aplicar para aplicar o filtro.

Melhorando a Aparência do Planejamento

- INTRODUÇÃO
Serão apresentadas as técnicas para a formatação de diversos
elementos do planejamento, como textos, barras de Gantt e escalas de tempo,
visando tornar a aparência do mesmo adequada às necessidades do usuário.
Usando as ferramentas de formatação do programa pode-se:

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 MS- Project 2003

• Formatar os elementos do texto, incluindo a aparência de certas

informações e títulos de colunas nos modos de exibição de planilha;
• Formatar barras de Gantt, alterando sua forma e padronagem,
adicionando texto, alterando a aparência das linhas de vínculo e
assim por diante;
• Formatar escalas de tempo para exibir o projeto com o nível de
detalhe desejado;
• Formatar linhas de grade, alterando cor, padronagem e outras
características;
• Classificar um modo de exibição, para que as informações apareçam
na ordem mais conveniente.

- FORMATANDO TEXTOS DE PLANILHAS

Se a formatação automática de planilhas do MS-Project não atender às
necessidades do usuário, pode-se alterar a formatação dos seus elementos
como títulos de colunas e outros campos.

Alterando os Títulos de Colunas

Nos modos de exibição de planilhas, como a planilha do modo Gráfico
de Gantt, o programa fornece nomes padrão para os títulos das colunas, como
Nome da tarefa, por exemplo. Pode ser que esses títulos não estejam de
acordo com os padrões de uma empresa, podendo ser alterado o conteúdo e o
formato dessa tabela.
Para alterar o conteúdo e o formato dos títulos de colunas:
⇒ Menu Exibir, clicar no modo de exibição que se deseja alterar a
formatação;
⇒ Clicar duas vezes no título da coluna cujo texto ou formato deseja
alterar;
⇒ Para alterar o texto do título da coluna digitar um novo título de
coluna para o campo na caixa Título;
⇒ Para alterar o alinhamento do título da coluna clicar no alinhamento
desejado na caixa Alinhar título;
⇒ Para alterar a largura da coluna insira a largura desejada na caixa
Largura.

Formatando o Texto de uma Célula

Para formatar um texto de uma célula para, por exemplo, realçar uma
informação:
⇒ Menu Exibir clicar no modo de exibição desejado;
⇒ Selecionar a célula que contém o texto que deseja formatar;
⇒ Menu Formatar, Fonte;
⇒ Selecionar as opções de formatação desejadas.

Formatando uma Categoria de Tarefas e Recursos

Pode ser necessária a formatação de uma categoria de tarefas ou
recursos, visando realçá-la das demais. Por exemplo, pode-se quere realçar as
tarefas críticas deixando o texto em vermelho.
Para aplicar essa formatação:
⇒ No menu Exibir clicar no modo de exibição desejado;

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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

⇒ No menu Formatar clicar em Estilos de texto;

⇒ Na caixa Alterar item clicar na categoria de tarefa ou de recurso que
se desejar reformatar e selecionar as opções de formatação.

- FORMATANDO BARRAS DE GANTT

Existe a possibilidade de formatação das barras de Gantt quanto a cor,
forma, altura das barras e aparência das linhas de vínculo.

Alterando a Cor, a Forma e a Padronagem das Barras de Gantt

Para alterar cor, forma ou padronagem de uma categoria de barra de
Gantt:
⇒ No menu Exibir, clicar em Gráfico de Gantt;
⇒ No menu Formatar clicar em Estilo de Barra;
⇒ Na tabela, selecionar a linha de categoria (como Tabela ou Etapa)
que se deseja alterar e clicar na guia Barras;
⇒ Nas caixas Forma em Início, Meio e Fim, clicar nas formas de barras
de Gantt que se deseja;
⇒ Na caixa Padronagem em Meio, clicar em uma padronagem de
barras de Gantt;
⇒ Nas caixas Cor em Início, Meio e Fim, clicar nas cores de barra de
Gantt desejadas.
Algumas categorias como Etapas e Tarefa, apresentam apenas uma
forma inicial. Outras como Resumo, apresentam formas para os elementos
iniciais e finais, assim como para as barras centrais.
Para altera cor, forma ou padronagem de uma barra de Gantt:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ No campo Nome da tarefa selecione as tarefas cujas as barras de
Gantt se deseja reformatar;
⇒ No menu Formatar clicar em Barra e em seguida clicar no guia
Forma da barra;
⇒ Nas caixas Forma em Início, Meio e Fim, clicar nas formas de barra
de Gantt desejadas;
⇒ Na caixa Padronagem em Meio, clicar em uma padronagem de barra
de Gantt;
⇒ Na caixa Cor em Início, Meio e Fim, clicar nas cores de barra de
Gantt de sua preferência.

Alterando a Altura das Barras de Gantt

Para alterar a altura de todas as barras de um Gráfico de Gantt:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ Menu Formatar, Layout;
⇒ Na caixa Altura da Barra selecionar a opção desejada.

Alterando a Aparência das Linhas de Vínculo

Para alterar a aparência das linhas de vinculo ou ocultá-las:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ Menu Formatar, Layout;
⇒ Em Vínculos escolher a opção desejada.

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Adicionando Informações às Barras de Gantt

Para adicionar informações a uma categoria de barras de Gantt, como
por exemplo, nomes dos recursos e porcentagens de conclusão:
⇒ Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ Formatar, Estilos de barra;
⇒ Na tabela selecionar o tipo de barra de Gantt (como Etapa ou
Resumo) ao qual deseja adicionar o texto, em seguida clicar na guia
Texto;
⇒ Nas caixas Esquerda, Direita, Superior, Inferior e Dentro, clicar nos
campos cujos dados se deseja exibir na barra de Gantt.

- FORMATANDO ESCALAS DE TEMPO

Na parte superior do Gráfico de Gantt e em outros modos de exibição, é
mostrada uma escala de tempo que pode ter três camadas: superior,
intermediária e inferior. É possível ajustar essa escala, de modo a exibir o
projeto de acordo com as necessidades. Para isso:
⇒ Formatar, Escala de tempo;
⇒ Na caixa Opções de escala de tempo, Mostrar, escolha quantas
camadas deseja mostrar;
⇒ Nos guias superiores de camadas, clicar em cada camada e definir:
o A unidade da escala;
o A formatação do cabeçalho;
o A contagem (por exemplo, se a unidade de escala escolhida for
semanas e se for definida a contagem como 2, a escala será
separada em seguimentos de duas semanas).

- FORMATANDO LINHAS DE GRADE

Para tornar o gráfico mais atrativo visualmente, bem como a sua
legibilidade, é possível adicionar linhas de grade horizontais e/ou verticais e
especificar suas padronagens e cores. Para realizar essa formatação:
⇒ Escolher qualquer modo de exibição (exceto Diagrama de rede,
Diagrama de relacionamentos, Diagrama de rede descritivo e
formulários);
⇒ Formatar, Linhas de grade;
⇒ Na lista Alterar linha, clicar no tipo de linha de grade que se deseja
alterar;
⇒ Na caixa Normal em Tipo, clicar na padronagem de linha que deseja
usar. Se não desejar uma linha de grade para o tipo de linha
selecionado, clicar na opção em branco na caixa Tipo;
⇒ Na caixa Cor em Normal, clicar na cor de linha que deseja usar;
⇒ Se a linha de grade aparecer repetidamente, e você desejar
contrastar as linhas de grade em intervalos especificados, clicar em
um intervalo, um tipo de linha e uma cor de linha em No intervalo.

- FORMATANDO UM GRÁFICO DE GANTT AUTOMATICAMENTE

No caso do Gráfico, é possível optar pela formatação automática através
do Assistente de gráficos de Gantt do MS-Project que possui caixas de diálogo
interativos e várias opções para a formatação. Para isso:
⇒ Exibir, Gráfico de Gantt;

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 MS- Project 2003

⇒ Na barra de ferramentas clicar em Assistente de gráfico de Gantt;

⇒ Seguir as instruções do Assistente de Gráfico de Gantt.

Imprimindo o Planejamento e Relatórios

- O QUE SE PODE IMPRIMIR
Podem-se imprimir todos os tipos de informações do projeto, bem como
é possível personalizar modos de exibição e relatórios com a utilização de
agrupamentos de tarefas e filtros.

Visão Geral do Projeto

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Uma visão geral do projeto resume informações sobre o projeto inteiro e

suas principais fases e deve ser impressa para pessoas que precisam dessas
informações resumidas.
Para Imprimir Uma contagem de tarefas, recursos de trabalho e recursos
materiais, custo do projeto, quantidade total de trabalho e
datas de início e de término do projeto.

Use Relatório Resumo do projeto (em Visão Geral).

Para Imprimir Uma lista de tarefas de resumo de nível superior, com datas
de início e de término agendadas, porcentagem concluída,
custo e horas de trabalho requeridas.

Use Relatório Tarefas de nível superior (em Visão Geral).

Para Imprimir Uma lista de fases do projeto (todas as tarefas de resumo)
com as durações e a parte gráfica do Gráfico de Gantt.

Use Modo de exibição Gráfico de Gantt, com a tabela Entrada e o

filtro Tarefas de resumo.
Para Imprimir Uma lista de tarefas da etapa classificada por data de início.

Use Relatórios Etapas (em Visão Geral).

Para Imprimir O período de trabalho e o período de folga agendado.

Use Relatório Dias Úteis (em Visão Geral).

Informações Sobre Tarefas

Para Imprimir Uma lista mostrando as tarefas, as durações, dependências

entre as tarefas e recursos atribuídos.

Use Modo de exibição Gráfico de Gantt, com a tabela Entrada e o

filtro Todas as tarefas.
Para Imprimir As tarefas agendadas no formato de calendário.

Use Modo de exibição Calendário com o filtro Todas as tarefas.

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 MS- Project 2003

Para Imprimir Uma lista de tarefas com os recursos atribuídos e a

quantidade de trabalho atribuída a cada recurso por semana.

Use Modo de exibição Uso da tarefa. Para ver o trabalho por

semana, defina a escala de tempo para semanas.
Para Imprimir Uma lista de tarefas com as datas de início e de término e os
recursos atribuídos.

Use Modo de exibição Planilha de tarefas com a tabela Entrada e

o filtro Todas as tarefas.
Para Imprimir Uma lista de tarefas críticas com as datas de início e de
término agendadas e as predecessoras e sucessoras de
cada tarefa.
Use
Relatório Tarefas críticas (em Visão Geral).
Para Imprimir Um fluxograma com todas as tarefas e dependências entre
tarefas.

Use Modo de exibição Diagrama de rede.

Informações sobre Recursos

Para Imprimir Uma lista de recursos materiais e de trabalho com

informações sobre o trabalho para cada recurso.

Use Relatório Recurso (em relatórios Personalizados).

Para Imprimir Uma lista mostrando informações de entrada detalhada para
cada recurso.

Use Modo de exibição Planilha de recursos.

Para Imprimir Uma lista de materiais com informações resumidas sobre o
trabalho para cada recurso material.

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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

Use Modo Recurso (material) (em relatórios Personalizados).

Para Imprimir Uma lista de recursos de trabalho com informações
resumidas sobre o trabalho deste recurso.

Use Modo Recurso (trabalho) (em relatórios Personalizados).

Para Imprimir Uma lista de recursos com informações resumidas sobre o
uso para cada recurso.

Use Relatório Uso do recurso (em relatórios Personalizados).

Para Imprimir Uma lista de recursos com as tarefas atribuídas a cada
recurso e a quantidade de trabalho atribuída em um período
de tempo especificado.

Use Modo de exibição Uso de recurso. Pode-se alterar a tabela

ou o filtro para visualizar/imprimir as informações desejadas.
Para Imprimir Uma lista com recursos de trabalho com tarefas atribuídas,
trabalho agendado para cada tarefa, datas de início e de
término e informações adicionais.

Use Relatório Quem Faz o Que (em Relatórios de Atribuições).

Para Imprimir Uma lista de recursos de trabalho com tarefas atribuídas,
trabalho diário agendado e data de início.

Use Relatório Quem Faz o Que e Quando (em Relatórios de

atribuições).
Para Imprimir Uma lista de recursos com uso total dos recursos ao longo do
tempo, além do custo, trabalho e taxa de pagamento de cada
recurso de trabalho.

Use Modo de exibição Uso do recurso com a tabela Resumo e

filtro Todos os recursos.
Para Imprimir Um gráfico mostrando a quantidade de trabalho atribuída a
cada recurso de trabalho ao longo do tempo.

Use Modo de exibição Gráfico de recursos com o filtro Todos os

recursos.
Para Imprimir Uma lista de tarefas periódicas dos recursos.

Use Relatório Lista de tarefas pendentes (em Relatórios de

Atribuições).
Para Imprimir Uma lista de recursos de trabalho superalocados e das
atribuições de tarefas.

Use Relatório Recursos superalocados (em Relatórios de

atribuições).

Informações Sobre Custos

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Para Imprimir Um resumo sobre os custos dos recursos.

Use Modo de exibição Planilha de recurso com a tabela Custo e

filtro para Todos os recursos.
Para Imprimir Informações sobre custos divididas por tarefas e recursos ao
longo do tempo.

Use Modo de exibição Uso do recurso com a tabelo Custo e os

detalhes do custo exibidos na escala de tempo.
Para Imprimir Uma lista de custos planejados e reais dos recursos.

Use Modo de exibição Planilha de recursos com a tabela Custo.

Para Imprimir O custo de cada tarefa por período de tempo especificado,
custo total de todas as tarefas por período de tempo e custo
total de cada tarefa.

Use Relatório Fluxo de caixa (em Relatórios de custos).

Para Imprimir Uma lista dos recursos cujos custos excederão o custo da
linha base.

Use Relatório Recursos com orçamento estourado (em Relatórios

de custos).
Para Imprimir Um gráfico do custo acumulado por recursos durante a vida
do projeto.

Use Modo de exibição Gráfico de recursos com o custo

acumulado.
Para Imprimir Uma lista do custo acumulado por tarefa.

Use Modo de exibição Uso da tarefa com detalhes do custo

acumulado exibidos na escala de tempo.
Para Imprimir Uma lista de tarefas mostrando se os custos reais incorridos
excederam ou não o orçamento previsto.

Use Relatório Valor acumulado (em Relatórios de custos).

Para Imprimir Uma lista de tarefas mostrando o custo orçado (ou de linhas
de base) de cada tarefa e a variação entre os custos orçados
e os custos atuais (ou agendados).

Use Relatório Tarefas com o orçamento estourado (em Relatórios

de custos).

Informações Sobre o Andamento

Para Imprimir Uma lista de tarefas atualmente em andamento mostrando os

meses em que cada tarefa ocorre.

Use Relatório Tarefas em andamento (em Relatórios das

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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

atividades atuais).
Para Imprimir Uma lista de tarefas mostrando as datas de início e de
término reais, a porcentagem concluída de cada tarefa, as
durações reais e restantes das tarefas.

Use Modo de exibição Gráfico de Gant com a tabela Controle e o

filtro Todas as tarefas.
Para Imprimir Uma lista de tarefas que iniciaram num período de tempo
especificado.

Use Relatório Tarefas com início breve (em Relatórios das

atividades atuais).
Para Imprimir Uma lista de tarefas que ainda não iniciaram.

Use Relatório Tarefas não iniciadas (em Relatórios das atividades

atuais).
Para Imprimir Uma lista de tarefas que deveriam ter iniciados até uma data
especificada.

Use Relatório Tarefas que já deveriam ter iniciado (em Relatórios

de atividades atuais).
Para Imprimir Uma lista de tarefas com datas de início e de término
agendadas, data de início e de término da linha de base, e
diferenças entre as datas agendadas e as datas da linha de
base.
Use
Modo de exibição Planilha de tarefas com a tabela Variação e
o filtro Todas as tarefas.
Para Imprimir Uma lista de tarefas que foram reagendadas para ocorrerem
após suas datas de início da linha de base.

Use Relatório Tarefas adiada (em Relatórios das atividades

atuais).
Para Imprimir Uma lista de tarefas concluídas.

Use Modo de exibição Planilha de tarefas, com a tabela Entrada e

o filtro Tarefas concluídas.
Para Imprimir Uma lista de tarefas concluídas mostrando o período de
tempo em que cada tarefa ocorreu.

Use Relatório Tarefas concluídas (em Relatórios das atividades

atuais).

- IMPRIMINDO OS MODOS DE EXIBIÇÃO E OS RELATÓRIOS

Estando as informações prontas para a impressão, o software
disponibiliza opções de inserção e remoção de cabeçalhos, rodapés e
legendas, afim de tornar modos de exibição e relatórios com aparência mais
profissional (ou mesmo com o perfil da empresa).
Além disso, permite o ajuste das páginas, quanto ao número e tamanho
das mesmas para que sejam impressas as informações necessárias na
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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

quantidade de páginas desejadas. Todos esses procedimentos podem ser

encontrados em:
⇒ No caso de um modo de exibição, clicar em Configurar página no
menu Arquivo. No caso de um relatório, clicar em Configurar página
na janela de visualização.

- IMPRIMINDO COLUNAS EM PLANILHAS

Com o MS-Project pode-se imprimir todas as colunas de uma planilha ou
repetir algumas colunas em todas as páginas a serem impressas.
Para imprimir colunas em uma planilha:
⇒ Escolher o modo de exibição;
⇒ Menu Arquivo, Configurar página, guia Modo de exibição;
⇒ Para imprimir todas as colunas mesmo que algumas estejam
ocultas atrás de uma escala de tempo, marcar a caixa de seleção
Imprimir todas as colunas da planilha;
⇒ Para repetir certo número de colunas em cada página impressa,
marcar as caixas de seleção Imprimir as primeiras e em seguida
digitar o número de colunas na caixa Colunas em todas as páginas.

Definindo Linha de Base e Caminho Crítico

- INTRODUÇÃO
A melhor maneira de controlar o andamento de um projeto é através da
definição de uma linha de base depois de consolidado o planejamento e antes
do início da execução.
A linha de base “congela” as estimativas originais de agendamento,
recursos e custo, propiciando a comparação dessas estimativas com os valores
reais.
Quando é definida uma linha de base, o MS-Project salva os dados
dessa linha e exibe esses dados nos campos de linha de base, para que
possam ser comparados com os dados reais.

- VERIFICANDO NOVAMENTE O PLANEJAMENTO

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 MS- Project 2003

Antes da definição da linha de base do projeto, é importante uma nova

verificação do planejamento como um todo, para garantir a maior precisão
possível das informações.
Essa verificação poderá englobar, entre outros, os seguintes itens:
• Se as datas de início e término foram aprovadas;
• Se os calendários de período de trabalho estão definidos para todos
os recursos de trabalho;
• Se as listas de tarefas e de recursos estão completas;
• Se os recursos foram atribuídos às tarefas;
• Se as superalocações foram solucionadas ou minimizadas;
• Se o caminho crítico foi encurtado ao máximo;
• Se os vínculos refletem a seqüência das tarefas;
• Se nenhuma restrição foi aplicada desnecessariamente às tarefas;
• Se os custos dos projetos estão dentro do orçamento.

- DEFININDO UMA LINHA BASE

Para definir uma linha de base:
⇒ Ferramentas, Controle;
⇒ Salvar linha de base, e em seguida Projeto inteiro.
Para salvar um arquivo de projeto com as informações da linha de base:
⇒ Arquivo, Salvar como;
⇒ Na caixa Nome do arquivo, digitar um nome que informe que se trata
de uma cópia de backup das informações da linha de base. Por
exemplo, <nome do arquivo>linha de base<data de hoje>.

- ALTERANDO AS INFORMAÇÕES DA LINHA DE BASE

Para alterar as informações da linha de base de uma ou mais tarefas:
⇒ No campo Nome da tarefa selecionar as tarefas cujas informações
da linha de base se deseja alterar;
⇒ Menu Ferramentas, Controle;
⇒ Clicar em Salvar linha de base e em seguida clicar em Tarefas
selecionadas.
Com este procedimento, o software atualiza os dados da linha de base
das tarefas selecionadas.

- DEFININDO O CAMINHO CRÍTICO

Para conhecer o caminho crítico do projeto:
⇒ Formatar, Assistente de Gráfico de Gantt;
⇒ Clicar em Avançar;
⇒ Selecionar a opção Caminho crítico e Concluir;
⇒ Clicar em Formatar e em seguida Sair do assistente.
As barras de tarefas criticas que compõem o caminho critico do projeto
aparecerão em vermelho.

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 MS- Project 2003

Controlando e Atualizando o Planejamento

- INTRODUÇÃO
Tão importante quanto a elaboração consistente é o controle do
andamento. Controlando pode-se:
• Manter o projeto atualizado com os dados reais da execução;

• Comparar os dados reais com os da linha de base, visando a

solução de problemas ocorridos, bem como a visão antecipada de
possíveis problemas e a tomada de medidas corretivas;

• Produzir relatórios de status para a gerência e os participantes do

projeto;

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 MS- Project 2003

• Formar e manter um banco de dados históricos para auxílio no

orçamento e planejamento futuros.

Para que seja eficiente é preciso executar o controle de forma

consistente e com regularidade. O ideal é estabelecer um intervalo para sua
execução – semanal, quinzenal, mensal, e segui-lo estritamente. O importante
é que esse intervalo não ultrapasse os limites de tempo para correção dos
desvios e antecipação de novos problemas.
Assim pode ser que o intervalo de controle para os supervisores dos
executores finais dos serviços seja de uma semana e o responsável pelos
custos do projeto seja de duas semanas ou um mês.
Para um controle detalhado, as seguintes variáveis deverão ser
controladas:
• Datas de início das tarefas;
• Datas de término das tarefas;
• Porcentagem concluída de cada tarefa;
• Duração das tarefas;
• Custo das tarefas;
• Trabalho.

- INSERINDO DATAS DE INÍCIO E TÉRMINO

As datas de início e de término das tarefas podem ter impacto
significativo no projeto, já que tarefas com início ou término atrasado podem
atrasar outras e tarefas com início e término adiantados podem possibilitar o
adiantamento de outras tarefas ou a liberação de recursos para outras tarefas.
Para inserir as datas de início e término reais de uma tarefa:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ No campo Nome da tarefa selecionar a tarefa que se deseja
atualizar;
⇒ No menu Ferramentas escolher Controle e clicar em Atualizar
tarefas;
⇒ Em Real digitar as datas na caixa Início e Término.
Obtém-se o mesmo procedimento atualizando as datas nas colunas
Início real e Término real ativando a tabela controle (com o modo de
exibição Gráfico de Gantt ativado).

- INSERINDO A DURAÇÃO REAL DE UMA TAREFA

Para as tarefas não controladas pelo empenho, quando é inserida a
duração real de uma tarefa, o MS-Project atualiza a data de início real, a
porcentagem concluída da tarefa e a duração restante.
Para tarefas controladas pelo empenho não deverá ser alterada a
duração das tarefas, mas sim ajustada a quantidade de trabalho dos recursos.
Para tarefas com duração real maior que a duração agendada, deverá
ser inserida a quantidade real de trabalho da tarefa. Assim, o software alterará
a data de término real e aumentará a duração da tarefa. Se for inserida a
duração real ao invés da quantidade real de trabalho, o MS-Project atualizará a
duração agendada da tarefa para que seja igual à duração real da mesma,
alterará a duração restante para zero e mandará a tarefa com 100% concluída.
Para inserir a duração real:
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 MS- Project 2003

⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;

⇒ No campo Nome da tarefa, selecionar a tarefa para se deseja inserir
a duração real;
⇒ No menu Ferramentas, escolher Controle e clicar em Atualizar
tarefas;
⇒ Na caixa Duração real inserir a duração real da tarefa.
Obtém-se o mesmo procedimento atualizando a duração real das tarefas
na coluna Duração real ativando a tabela controle (com o modo de
exibição Gráfico de Gantt ativado).

- INDICANDO O ANDAMENTO DE UMA TAREFA COMO PORCENTAGEM

A indicação do andamento de tarefas como porcentagem é importante
principalmente para as tarefas de longa duração para possibilitar a comparação
do andamento real em relação em relação à linha de base e a tomada de
medidas corretivas de desvios. Para indicar o andamento de uma tarefa como
uma porcentagem:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ No campo Nome da tarefa, selecionar a tarefa para se deseja
atualizar;
⇒ Clicar em Informações sobre a tarefa e, em seguida, clicar no guia
Geral;
⇒ Na caixa porcentagem concluída digitar o número inteiro de 0 a 100.
Obtém-se o mesmo procedimento inserindo a porcentagem concluída na
coluna de mesmo nome da a tabela controle (com o modo de exibição Gráfico
de Gantt ativado).
Por padrão o MS-Project indica a porcentagem concluída da tarefa como
uma linha preta fina desenhada horizontalmente na parte central de cada barra
de tarefas, no modo de exibição Gráfico de Gantt.

- ATUALIZANDO O TRABALHO CONCLUÍDO DE UMA TAREFA

Para tarefas agendadas com base na disponibilidade de recursos, o
andamento deverá ser controlado atualizando-se o trabalho concluído do
recurso. Para isso:
⇒ Menu Exibir, Uso da tarefa;
⇒ No menu Exibir, escolher Tabela, Controle;
⇒ No campo Trabalho real digitar o valor atualizado do trabalho e
abreviação da duração para o recurso atribuído na tarefa para
qual se deseja atualizar o valor do trabalho real.

- ATUALIZANDO O TRABALHO REAL DE CADA RECURSO

Para manter o controle rígido sobre o uso de cada recurso que pode ser,
por exemplo, diária ou semanalmente, pode-se utilizar o modo de exibição Uso
do recurso, e nele inserir as quantidades reais de trabalho diário de cada
recurso.
Para realizar esta atualização:
⇒ Menu Exibir, Uso do recurso;
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 MS- Project 2003

⇒ No menu Exibir, escolher Tabela, Trabalho;

⇒ No menu Formatar, apontar para Detalhes e clicar em Trabalho real;
⇒ Para inserir os valores reais para um recurso, selecionar a coluna
relativa ao dia que se deseja controlar e em seguida digitar um valor
no campo do recurso. Para inserir os valores reais para uma
atribuição de tarefa, selecionar a coluna relativa ao dia que se
deseja controlar e em seguida digitar um valor no campo tarefa.
Para controle semanal, alterar a escala de tempo sendo que a camada
inferior passará para semanas e a camada intermediária para meses.

-ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS PARA UMA ATRIBUIÇÃO DE

RECURSOS
Para atualizar os custos reais de uma atribuição de recursos, é
necessário desativar a atualização automática executada pelo MS-Project com
base no método de acumulação definido para cada recurso.
Para atualizar os custos reais para uma atribuição de recursos:
⇒ Menu Ferramentas clicar em Opções e em seguida na guia Cálculo;
⇒ Desmarcar a caixa de seleção O MS-Project sempre calcula os
custos reais, OK;
⇒ Menu Exibir, Uso da tarefa;
⇒ No menu Exibir, apontar para Tabela, Controle;
⇒ No campo Custo real, digitar o custo real da atribuição para qual se
deseja atualizar os custos.

- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DOS MATERIAIS

Pode ser que durante o andamento do projeto houve alteração nos
custos dos materiais e assim, deverão ser atualizados. Para isso:
⇒ Menu Exibir, Mais modos de exibição;
⇒ Na lista Modo de exibição clicar em Planilha de tarefas e em seguida
Aplicar;
⇒ No menu Exibir, apontar para Tabela, Custo;
⇒ No campo Custo fixo alterar o valor para cada tarefa cujo custo fixo
foi alterado.

- ATUALIZANDO OS CUSTOS REAIS DIRIAMENTE

Para atualizar os custos reais diariamente é necessário desativar a
atualização automática executada pelo MS-Project.
Para atualizar os custos reais diariamente:
⇒ Menu Ferramentas clicar em Opções em seguida na guia Cálculo;
⇒ Desmarcar a caixa de seleção O MS-Project sempre calcula os
custos reais, OK;
⇒ No menu Exibir, clicar em Uso da tarefa;
⇒ No menu Exibir, apontar para Tabela e em seguida Controle;
⇒ No menu Formatar, apontar para Detalhes e clicar em Custo real;
⇒ Para inserir os valores reais para uma tarefa, selecionara a coluna
relativa ao dia que deseja controlar e em seguida digitar um valor no
campo da tarefa.

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 MS- Project 2003

Para inserir os valores reais para uma atribuição de recursos,

selecione a coluna relativa ao dia que se deseja controlar e em
seguida digitar um valor no campo do recurso.

- REAGENDANDO O TRABALHO NÃO CONCLUÍDO

Se o projeto estiver atrasado e for necessário verificar a quantidade de
trabalho que precisa ser feito para a conclusão do mesmo, deve-se
providenciar o reagendamento das tarefas atrasadas e não concluídas.
O reagendamento do trabalho restante poderá remover restrições de
tarefas. Por exemplo, se uma tarefa tiver a restrição “Deve terminar em” e o
reagendamento do trabalho restante da tarefa adiar a data de término para
depois da data de restrição, o MS-Project redefinirá a restrição para “O mais
breve possível”. Se houver restrições que se deseja preservar, é necessário
fazer o reagendamento manualmente.
No caso de tarefas parcialmente concluídas, o MS-Project dividirá
automaticamente a tarefa entre o trabalho concluído e o trabalho restante. O
reagendamento do trabalho restante para uma tarefa parcialmente concluída
poderá criar um intervalo entre duas partes da tarefa, o qual aparecerá no
Gráfico de Gantt como uma tarefa dividida.
Para reagendar o trabalho não concluído para iniciar na data atual:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ No campo Nome da tarefa, selecionar as tarefas que se deseja
reagendar. Se desejar reagendar todo o trabalho restante do
projeto, não selecionar nenhuma tarefa;
⇒ No menu Ferramentas apontar para Controle e clicar em Atualizar
projeto;
⇒ Clicar em Reagendar trabalho não concluído para iniciar após e
digitar a data a partir da qual se deseja reagendar todo o trabalho
restante;
⇒ Para reagendar todo o projeto, clicar em Projeto inteiro;
⇒ Para reagendar somente as tarefas selecionadas clicar em Tarefas
selecionadas.

- COMPARANDO OS DADOS REAIS E OS DADOS DA LINHA BASE

Durante o andamento do projeto é importante a comparação regular
entre os dados reais e os dados da linha de base, para verificação dos desvios
e tomada de medidas preventivas ou corretivas dos problemas causados por
esses desvios.
Entre os desvios a serem verificados pode-se citar:
• Tarefas que não estão iniciando ou terminando pontualmente;
• Tarefas cujo andamento não estão de acordo com o planejado;
• Tarefas que requerem mais ou menos trabalho do que o agendado;
• Tarefas cujo custo é maior ou menor do que o estimado.
Ao encontrar desvios, várias ações poderão ser tomadas para diminuir o
impacto dos mesmos no projeto, tais como:
• Ajustar as dependências entre tarefas;
• Atribuir horas adicionais aos recursos;
• Reatribuir recursos;
• Excluir ou combinar algumas tarefas;

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 MS- Project 2003

• Ajustar o orçamento;
• Aumentar as estimativas de duração das tarefas;
• Estender os prazos finais.

Exibindo Linhas de Andamento

Linha de andamento é uma representação gráfica do MS-Project que
possibilita a verificação visual do andamento das tarefas.
A linha de andamento é uma linha vertical conectada às tarefas –
conectada à esquerda representa atraso, e à direita representa avanço. Se for
vertical indica que a tarefa está em dia.
Para exibir as linhas de andamento no projeto:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ No menu Ferramentas, apontar para Controle e clicar em Linhas de
andamento;
⇒ Clicar no guia Datas e intervalos;
⇒ Marcar a caixa de seleção Sempre exibir a linha de andamento atual;
⇒ Para mostrar o andamento na data de status do projeto, clicar em Na
data de status do projeto. Para mostrar o andamento na data atual,
clicar em Na data atual;
⇒ Para mostrar o andamento em relação ao plano da linha de base,
clicar em Plano da linha de base em Exibir linhas de andamento em
relação a;
⇒ Para alterar a aparência das linhas de andamento, utilizar o guia
Estilos de linha e escolher as opções desejadas.

Exibindo os Campos da Linha de Base

Para facilitar a comparação dos dados reais com os dados da linha de
base, pode-se exibir os campos da linha de base , com os seguintes passos:
⇒ Menu Exibir, Gantt de Controle;
⇒ No menu Exibir, clicar em Tabela, Mais tabelas;
⇒ Na lista Tabelas clicar em Linha de base e em seguida Aplicar;

Comparando Estimativas da Linha de Base com os Dados Reais

Para comparar as estimativas da linha de base com os dados reais:
⇒ Menu Exibir, Gantt de Controle;
⇒ No menu Exibir, clicar em Tabela, Variação;
Na tabela poderá ser verificado quais tarefas estão iniciando ou
terminando com datas diferentes da linha de base.

Verificando os Custos das Tarefas

É possível identificar os custos que estão ultrapassando os previstos,
possibilitando a tomada de medidas preventivas ou corretivas dos problemas
causados por esses desvios.
Para identificar tarefas com custos diferentes dos previstos:
⇒ Menu Exibir, Gráfico de Gantt;
⇒ No menu Exibir, clicar em Tabela, Custo;
⇒ Comparar os valores dos campos Custo total e Linha de base;

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 MS- Project 2003

⇒ Para obter a variação do custo, examinar o valor indicado no campo

Variação.

Trabalhando com vários Projetos

- INTRODUÇÃO
Muitas vezes é preciso gerenciar vários projetos simultaneamente.
Embora esse gerenciamento possa ser feito separadamente para cada projeto,
pode ser que algumas vezes seja preciso criar relacionamentos entre eles,
como por exemplo, quando dois ou mais projetos utilizam os mesmos recursos.
Nesse caso é melhor combinar os vários arquivos de projeto em um arquivo de
projeto consolidado.
As seguintes situações são favoráveis à consolidação de projetos:
• Existe um projeto grande e complexo que precisa ser dividido em
projetos menores e mais gerenciáveis, mas se deseja manter a
relação de agendamento entre os projetos inseridos;
• No gerenciamento de vários projetos que compartilham os mesmos
recursos, decide-se usar um conjunto de recursos;
• Existe o controle de vários projetos separados, mas relacionados;
• Deseja-se criar relatórios que incluam informações de vários projetos.
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 MS- Project 2003

- CONSOLIDANDO PROJETOS
Ao consolidar projetos, estes serão inseridos em um único arquivo de
projeto, que exibe na tela todos os projetos inseridos. O MS-Project possibilita
duas formas de consolidação de projetos:
• Consolidar projetos abertos rapidamente. Com este método, o MS-
Project determina a ordem na qual os projetos inseridos sejam
exibidos no projeto consolidado e os vincula automaticamente aos
seus arquivos de origem;
• Personalizar à medida em que os projetos são consolidados. Este
método permite especificar a ordem e o local dos projetos inseridos
dentro do projeto consolidado e outros fatores.

Consolidando Projetos Abertos Rapidamente

Para consolidar arquivos de projetos abertos:
⇒ Abrir todos os arquivos de projeto que deseja consolidar;
⇒ Menu Janela, Nova janela;
⇒ Na lista Projetos manter a tecla CTRL pressionada e clicar nos
arquivos de projeto que deseja consolidar.

Personalizando a Consolidação de Projetos

Para personalizar uma consolidação de arquivos de projetos:
⇒ Abrir um arquivo do projeto novo ou já existente;
⇒ No campo Nome da tarefa, selecionar onde se deseja inserir os
projetos;
⇒ Menu Inserir, Projeto;
⇒ Na caixa Examinar, clicar na unidade, na pasta ou no local da
Internet que contém os arquivos de projeto que se deseja inserir;
⇒ Manter a teclar CTRL pressionada e clicar em cada arquivo de
projeto que deseja inserir. Pode-se desvincular arquivos de projetos
dos arquivos de origem à medida que os consolidar. Para isso, clicar
para desmarcar a caixa de seleção Vincular Projeto;
⇒ Clicar em Inserir. Os projetos serão consolidados na ordem em que
forem listados;
⇒ Repita essas etapas para cada pasta que contenha os arquivos de
projeto que se deseja inserir no período consolidado.
Para excluir o vínculo entre um projeto inserido e seu arquivo de projeto
de origem:
⇒ No campo Nome da tarefa clicar duas vezes na tarefa de resumo do
projeto inserido;
⇒ Clicar na guia Avançado;
⇒ Em Projeto de origem, desmarcar a caixa de seleção Vincular ao
projeto.

Compartilhando Recursos entre Projetos

Quando se tem vários projetos simultâneos, gerenciar os recursos
separadamente para cada projeto poderá tornar-se uma tarefa complicada. O
MS-Project permite a simplificação dessa tarefa através da criação de um
conjunto de recursos, ou seja, um arquivo de projeto com as informações sobre

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Thalyta Lanna
 MS- Project 2003

um grupo de recursos compartilhados por vários projetos. Criando um conjunto

de recursos, pode-se:
• Compartilhar recursos entre vários projetos;
• Adicionar recursos compartilhados a um novo projeto rapidamente;
• Examinar facilmente o uso e os custos dos recursos em todos os
projetos sem abrir cada arquivo de projeto;
• Identificar e selecionar conflitos que possam resultar da atribuição
dos recursos a mais de um projeto;
• Atualizar as mesmas informações sobre o recurso – como taxa do
recurso, calendário do recurso ou custo do recurso – para todos os
projetos de uma só vez, e não para um projeto de cada vez;
• Imprimir relatórios sobre os recursos que fornecem detalhes sobre o
uso dos recursos em vários projetos.

Criando um Conjunto de Recursos Separados

Pode-se criar um conjunto de recursos separados antecipadamente à
criação de novos projetos. Assim, as informações sobre os recursos serão
inseridas uma só vez para todos os projetos que compartilharão desses
recursos. Para criar um conjunto de recursos separados:
⇒ Abrir um novo arquivo de projeto. Este arquivo conterá o conjunto de
recursos;
⇒ Inserir as informações para recurso atribuído aos projetos que
compartilharão o conjunto de recursos;
⇒ Clicar em Salvar;
⇒ Abrir os projetos que compartilharão o conjunto de recursos;
⇒ Alternar para um dos arquivos de projetos abertos;
⇒ Menu Ferramentas, Recursos, Compartilhar recursos;
⇒ Clicar em Usar recursos e clicar no arquivo do conjunto de recursos
da caixa De;
⇒ Repita os procedimentos anteriores para cada projeto que
compartilhará o conjunto de recursos.

Atualizando Informações em um Conjunto de Recursos

Sempre que houver alterações sobre a atribuição de recursos em um
projeto que compartilha um conjunto de recursos, este conjunto deve ser
atualizado para que as informações mais recentes fiquem disponíveis para
todos os projetos que compartilham esse conjunto. Para atualizar as
informações em um conjunto de recursos:
⇒ Abrir o projeto que compartilha o conjunto de recursos e abrir o
conjunto de recursos quando solicitado;
⇒ Menu Ferramentas, Recursos, clicar em Atualizar conjunto de
recursos.

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