EJEP - ADAPTAÇÃO DE PROJETOS

Boas Práticas para Execução de

Projetos Remotos
TRAZER ENGAJAMENTO, TRANSPARÊNCIA E RAPIDEZ

LEMBRETE:

Aqui estão ideias e percepções. Cada cliente, equipe e

empresa é diferente, tudo se resume a validar qual a
forma mais adequada. Ou seja, no fim, a chave é ter um
alinhamento constante e de qualidade do projeto e de
expectativas/experiências com o cliente e a equipe.

Questionamentos Frequentes:

Como garantir que todos os times

e colaboradores estão alinhados
e que todos sabem exatamente o
que fazer? 
Quais entregas geram mais
valor? 
Como mostrar esse valor para o
cliente?
O que precisa ser priorizado? 
Quais reuniões realmente
precisam acontecer?

Informações Úteis

Ouvir resumo cast do Lean Startup: como

identificar e extinguir pontos que geram
desperdícios financeiros e de tempo durante o
andamento de algum projeto;

MVP (Mínimo Produto Viável): o foco está no

que realmente gera valor para o cliente, sem
o gasto de esforços supérfluos e geração de
desperdício.
 EJEP - ADAPTAÇÃO DE PROJETOS

Dificuldades comuns com

Projetos Remotos
E COMO SOLUCIONÁ-LOS

PONTOS DE ATENÇÃO

Alinhamento constante com a equipe e com o cliente.

Coletar as percepções dos operários.
Dificuldade de envolvimento tanto com os consultores
quanto em relacionamento com o cliente.
Manter a rotina de trabalho.
Manter uma rotina de cobranças.
(in)Disponibilidade dos clientes e colaboradores para
fazer reuniões (conscientizar sobre a importância das
reuniões).

Disponibilidade do Cliente

ENTENDENDO O MOTIVO

Quando há dificuldade com a

disponibilidade dos cliente isto pode ou não
ser por causa da falta de tempo.
Muitas vezes é pelo cliente não ver o valor
nas reuniões e construções ou - pelo
ambiente virtual - ter menos compromissos
com a EJEP,por exemplo: é muito fácil
desmarcar em cima da hora uma reunião
virtual.

SOLUÇÕES

Alinhar no início do projeto as demandas

(reuniões, validações, tempo, contatos) com
o cliente para ele programar toda semana
em dia(s) e horário(s) já alinhado(s).
Opções: marcar momentos curtos e
frequentes na semana ou deixar um horário
fixo semanal para alinhamento e conversas
com cliente.

ATENÇÃO!
Além disso, em situações de desrespeito aos acordos do contrato -
que podem ser atrasos em respostas e validações ou cancelamento
de reuniões - é muito importante registrar isso para repassar
possíveis mudanças de cronograma ao CS e cliente, e também para
realizar cobranças se tiverem caso hajam muitas infrações.

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 Observação da rotina da empresa
e Coleta de dados
Como em um projeto remoto não temos as
interações presenciais para conehcer a empresa e os
colaboradores, existe uma dificuldade em observar a
rotina, e isso, muitas vezes, faz com que tenhamos menos
insights para o projeto.

COMO PODEMOS FAZER COM QUE ESSA INTERAÇÃO

AINDA EXISTA VIRTUALMENTE?
Tendo uma etapa de ambientalização na empresa.
Por exemplo: por meio de vídeos, como um tour da
empresa, para nos situarmos melhor e gerar mais
conexões e insights.
Isso trará engajamento e motivação tanto interno
quanto com a empresa.

E a Coleta de Dados, pode ser feita por reunião,

formulários de coleta e as validações.
Quando se trabalha com um processo físico,
podemos visualizá-lo através de uma filmagem
da execução.

Comunicação com o cliente

EM UM PROJETO REMOTO TORNA-SE MAIS

DIFÍCIL CRIAR VÍNCULOS COM OS CLIENTES.

Um solução para isso seria aumentar as

descontrações cliente, também aumentando
os tempos de reuniões, uma vez que não
precisamos nos preocupar com tempo de
deslocamento.

Além disso, lembre-se de não se prender

à famosa "1h de reunião";nem sempre é necessário
tudo isso, ou, às vezes precisamos de mais tempo.

E não se esqueça de ligar o Vídeo nas chamadas.

TROCA DE INFORMAÇÕES

Em relação ao fluxo de informação, se

houver um grupo no WhatsApp, é uma
boa centralizar as comunicações por
lá, ou seja, não usar os chats privados.
Isso garante que todos os envolvidos
possuam acesso a informação a
qualquer momento.

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 Uma dica que pode ajudar a não
perder informações valiosas no
grupo é estabelecer mensagens
padrão que podem facilitar a
visualização dos temas importantes
a serem tratados.

Um exemplo: se existem validações

do projeto a serem feitas, pode
existir uma mensagem padrão, com
um cabeçalho e formato pré-
definido, o que já adianta ao cliente
o tipo de conteúdo da mesma.

A diferenciação das comunicações

podem também auxiliar a relação de
contato.

Por exemplo, realizar as validações

por email e comunicações e avisos
por WhatsApp.

É importante ter um bom

alinhamento sobre a
importância de reunião e
colaboração do cliente.

Se está difícil fazer o cliente

perceber isso, procure comentar
sobre os benefícios ou
consequências dessa falta
colaboração.

Por último, outro fator importante é

ter um alinhamento com frequência
entre a equipe e o cliente.

Para isso opções são:

Ter contatos mais constantes na
semana.

Fazer validação a cada entrega

parcial.

Diluir entregas: não enviar um

monte de coisa ao mesmo tempo.
Isso serve para agregar valor com
constância e ter validações mais
ágeis e rápidas.

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 Implementação do projeto

Quando há dificuldades em manter

contato com os colaboradores, pode ser
interessante definir uma Equipe Kaizen
para o projeto, focando em comunicar-
se com essa equipe, que fica responsável
por repassar para o resto da empresa.

Outra opção seria fazer mais coletas

com gestores ao invés dos funcionários
em geral.

Gerenciamento

A boa gestão da informação,

principalmente em equipes remotas, é
essencial para o alinhamento do time e
compilação de dados. Opções como
Trello, planilhas, Slack e grupos de
WhatsApp ou telegram focados podem
ajudar, mas o importante é usar uma
ferramenta que todos têm acesso.

Pode-se definir também um horário de trabalho conjunto

 para a equipe, com os integrantes juntos em uma Call, ou
ter sprint mais frequentes.

É bom sempre realizar validações Internas, com todos do

projeto. Isso garante transparência, alinhamento e evita
envios incompletos ou incorretos para a validação Externa.

Vendas

OBRIGATÓRIO PARA PROJETOS QUE PRECISAM

DE COLETA DE DADOS:

Validar na venda as formas de coleta de dados,

identificando o que pode ser remoto e o que
demanda contato presencial, como:
Coleta de dados (Forms, Planilha ou
Observação de rotina e processos?),
WS’s, reuniões (Virtuais ou Presenciais?).

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AUMENTAR ETAPA DE ALINHAMENTO

Usar este tempo realmente para

alinhar:
Regras/premissas da execução
Objetivo do projeto
Cronograma destrinchado
Conhecer a rotina da empresa
Ganhar confiança dos colaboradores
e gestores envolvidos.

VENDA COM ESCOPO FECHADO

Definir os processos a serem
trabalhados de antemão, para evitar
desentendimentos posteriores.

DEFINIR REGRAS E PREMISSAS

Evidenciar para os envolvidos o possível
tempo semanal demandado deles.

Deixar claro regras e prazos para

cancelamento de reuniões e validações,
bem como as consequências dessas
infrações.

Definir isso na AP, Contrato e TAP.

Dicas Gerais

PRESTAR ATENÇÃO EM:

→ Membros do time que chegam tarde ou

saem cedo;

→ Problemas de comunicação e
entendimento nas discussões no trabalho;

→ Agressividade ou passividade diante de

dificuldades;

→ Desinteresse ou falta de participação de

um ou mais membros do time;

→ Membros do time que monopolizam as

discussões e/ou decisões técnicas.

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 REUNIÕES

→ Se for necessário apresentar algo durante o alinhamento,

foco em apresentação em apenas um slide, seja pragmático,
direto e dê espaço para dúvidas;

→ Reuniões longas geram dispersão.

→ Se for só um acompanhamento, considere uma ligação
telefônica rápida ou até mesmo um e-mail.
*Nesse momento onde todos estão atarefados e com
inúmeras reuniões, é bom facilitar e simplificar os contatos*

→ Daily Scrum: é uma reunião que acontece diariamente,

com os membros de uma equipe,e que
não deve ultrapassar 20 minutos de
duração.
Nela se fazem perguntas como:
“O que você fez ontem?”
“O que você fará hoje?”
“Ocorreu algum impedimento no
seu caminho?”
Tudo isso com o intuito de alinhar
melhor a equipe.

→ Pausas de 5 min a cada ~1h de reunião.

Em Resumo

Entregas finais muito claras;

Validação constante;

Prazo bem estabelecido;

Atividades a serem executadas devem ser

alinhadas;

Adaptabilidade ao longo do processo, com foco

na dor do atual do cliente.