MANUAIS COMPACTOS DE GESTÃO

Nº 1

PRINCÍPIOS GERAIS DE ORGANIZAÇÃO

DE ALMOXARIFADOS

Núcleo Soluções Contábeis Ltda

Belo Horizonte
Outubro/2007
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Introdução

Um almoxarifado não é simplesmente um depósito de

materiais ou, pelo menos, não deveria sê-lo. Implica, isso sim, na
gestão de materiais, ou seja: planejamento, organização, direção e
controle. Isso pode parecer um tanto teórico, mas o custo do
desconhecimento disso é muito alto, como estamos cansados de
ver. Muitos empresários dão como desculpa para si mesmos, o fato
de que uma pequena empresa não exige uma administração tão
“complexa”. Esquecem-se que, em essência, administrar uma
empresa como a Petrobrás e o botequim da esquina é a mesma
coisa, considerando as devidas proporções. Vejamos:

 A Petrobrás, através de seus funcionários, planeja a

quantidade de gasolina necessária para suprir as
necessidades do país, organiza seu armazenamento,
dirige as negociações necessárias e controla,
diariamente, as quantidades em relação ao programado.
Isso exige um exército de pessoas.
 O botequim da esquina, através do proprietário, planeja
a quantidade de coxinhas necessárias para seus
clientes habituais, organiza para se mantenham frescas,
dirige as compras e vendas e, finalmente acompanha
visualmente as quantidades em relação ao movimento
do dia (controle).

As conseqüências de problemas nessas questões são,

evidentemente, bem diferentes: dificuldades com estoques na
Petrobrás podem gerar crises políticas e econômicas de sérias
proporções. Já o botequim, se faltar produto, perderá vendas ou,
até mesmo, clientes (“se aqui não tem o que quero, o botequim do
outro lado da rua terá”). É simples assim. Por outro lado, se sobrar
muito e, se isso ocorrer muitas vezes, poderá correr o risco de
fechar as portas.

Assim, se a Petrobrás exige uma grande quantidade de

pessoas para executar as tarefas necessárias, no botequim isso
pode ser feito pelo próprio dono, desde que este esteja atento e
saiba como fazê-lo. E, é isso que nos propomos a fazer, no sentido
de dar sugestões para melhorar a gestão dos estoques.
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As sugestões a seguir apresentadas são aplicáveis a qualquer

tipo de empresa, mas dependem de conhecimento técnico prévio,
para dimensionamento de características como: tamanho, espaço
disponível, tipo de material, riscos, etc. Essa análise é crucial, pois
se a falta de controle pode acarretar sérios prejuízos, o excesso
pode levar a um processamento lento e travado,
desnecessariamente.
Este trabalho não pretende, evidentemente, esgotar o
assunto, mas dar um esboço de alguns dos pontos principais dessa
importante área empresarial.
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1.Razões da existência de estoques

 para atender às necessidades dos clientes

 para comprar quantidades econômicas
 segurança frente às flutuações
 prazo necessário às compras ao atendimento dos
pedidos
 irregularidades e incertezas do mercado fornecedor
 incertezas da conjuntura econômica
 especulação, nas épocas próprias

2. Principais problemas com estoque

 falta de controle
 compras em quantidades, qualidade e variedades
erradas (excessiva/insuficiente)
 perdas e desvios de mercadorias
 estocagem de materiais de baixa rotatividade (sem
saída)
 desconhecimento de saldos de estoques
 dificuldades para determinar a época mais apropriada
para a compra
 incertezas na decisão quanto a preços e quantidades a
serem compradas
 aquisição e manutenção de mercadorias fora de uso,
moda, etc.
 poucos/muitos fornecedores
 ciclo financeiro (pagamentos efetuados antes dos
recebimentos)

 má organização nos estoques

 dificuldades na realização de inventários
 aproveitamento inadequado do espaço disponível
(vertical e horizontal)
 deterioração de estoques
 risco de incêndio, roubo, tempo, etc.
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3. Custos básicos dos estoques

 Custo do pedido: preparação
 salários, encargos e benefícios do pessoal
envolvido em compras;
 documentação utilizada, como Pedidos, coletas;
 material de expediente, como caneta, papel, etc.
 máquinas e equipamentos de escritório;
 custo do local de trabalho: se aluguel, proporcional
à área de trabalho;

 Custo da manutenção de estoques

 custo do investimento em estoque, ou seja, os
recursos investidos na compra do material, pago
aos fornecedores, incluindo fretes, impostos, juros
se compram a crédito, seguros, taxas de importação
se for o caso, etc.
 custo de estocagem, formado por salários,
encargos, benefícios pagos ao pessoal envolvido
nas operações de armazenagem; equipamentos de
movimentação, papéis e controles burocráticos,
computadores e programas de controle, seguros,
segurança contra roubo, incêndio e contra o tempo,
cuidados contra a deterioração, local destinado à
armazenagem, etc.
 custo de ociosidade ou excesso de estoque: ligado
à ocorrência de estoques desnecessários;
 custo da insuficiência ou falta de estoques,
caracterizado pela perda de vendas, paradas da
produção, compras mais caras de última hora, etc.
 custos provenientes da perda de materiais, ou seja:
obsolescência, quebras, sucateamento, perda de
utilidade, esquecimento do material,etc;
 custo de oportunidades, pois a empresa poderia
empregar esses recursos em outras alternativas de
investimentos;
 custo de manutenção em estoques, ou seja, a
aplicação de recursos em estoques pode levar à
empresa a obter empréstimos para equilibrar seu
capital de giro, ou, em outras palavras, atender ao
fluxo de caixa.
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4. Normas de controle interno, das quais destacamos

 Definição de responsável pela salvaguarda de estoques
e quais as precauções contra desvios, mau uso e
deterioração.
 Precauções para evitar que sejam efetuadas compras
sem o visto do almoxarife, para evitar aquisições de
material estocado.
 Procedimentos definidos para a entrada e saída de
materiais do almoxarifado.
 Procedimento específico para casos de recebimentos de
materiais entregue com avarias, diferenças em relação
ao pedido, diferenças de valores nas notas fiscais.
 Controles específicos para materiais de terceiros no
almoxarifado e para materiais da empresa sob custódia
de terceiros.
 Inventários periódicos, com definição de procedimentos
para o caso de sobras ou faltas de itens de materiais.
 Auditoria (geralmente aplicada em empresas médias e
grandes)

5. Logística
a. Armazenagem
i. Arranjo físico, em função de
1. espaço disponível
2. peso dos materiais
3. valores dos materiais
4. riscos e precauções necessárias por
produtos
5. equipamentos disponíveis
6. Colocação dos materiais em função de
sua maior ou menor necessidade no dia a
dia
b. Compra de produtos
i. Ponto de pedido (para não perder vendas e
clientes)
1. demanda de cada produto
2. estoque de segurança
3. demora na entrega pelo fornecedor
ii. Consulta de preços em vários fornecedores
iii. Pedido de compra (responsabilidade e
procedimentos)
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c. Recebimento de produtos
i. Recebimento da entrega pelo fornecedor
1. Verificação se o material entregue confere
com o material encomendado
2. Contagem do material recebido e
confronto em relação às quantidades
compradas
3. Verificação do estado do material
4. Conferência dos preços e demais cálculos
constantes das notas fiscais
d. Saídas de produtos
i. Responsáveis pela assinatura de requisições
ii. Procedimentos específicos para a saída de
materiais

6. Avaliação para apuração do custo

a. Ilustração simplificada: compra de um produto com os
seguintes preços:
i. R$ 10,00 – compra de 1 unidade
ii. R$ 12,00 – compra de 1 unidade
iii. Na venda de um produto, o valor lançado como
custo poderá ser um dos dois a seguir, os quais
são os únicos autorizados pela legislação fiscal.
iv. PEPS (Primeiro que entra, primeiro que sai): o
valor a ser lançado como custo será de R$
10,00, já que este foi o preço do primeiro item
que entrou no estoque.
v. CUSTO MÉDIO: será o cálculo da média (soma
dos dois valores e divisão pelo número de itens
(2 no exemplo acima)), portanto R$ 11,00.

7. Controles operacionais
a. Requisição de materiais
i. indispensável para as saídas de materiais
ii. conter obrigatoriamente o setor e o uso a que e
destina o material
iii. assinatura de responsável pelo setor de destino
do material
iv. numeradas tipograficamente
b. Controle quantitativo e de custo (contábil)
c. Ficha de Prateleira
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8. Segurança
a. Roubo
b. Incêndio
c. Tempo: chuva, sol, vento, etc.
d. Cuidados especiais indicados pelo fabricante

9. Sistema de informações
a. Entradas de materiais
b. Saídas de materiais
c. Nível de estoque
d. Inventário
e. Estoque mínimo
f. Estoque máximo
g. Estoque de segurança e o ponto de compra
h. Giro dos produtos em estoque
i. Tempo de permanência dos materiais estocados,
principalmente itens de baixa rotatividade

10. O Sistema ABC

 É utilizado para identificar a importância dos itens de
acordo com seu valor. Serão controlados mais
detalhadamente os itens de maior valor, enquanto os
itens de menor valor serão controlados com menos
rigor e menos custo. Classificação:

 A: número pequeno de itens, mas de grande valor,

com alta participação no valor total dos estoques;

 B: número de itens que podem ser grande, médio

ou pequeno, mas de valor médio, isto é, não tão
reduzidos nem tão altos;

 C: grande número de itens, de pequeno valor

unitário, com pouca expressão no estoque total.

 É evidente que os itens A,B e C terão tratamento

diferenciado quanto a:
 quantidade estocada;
 cuidados especiais na guarda e conservação
 forma de inventário
 controle mais ou menos rígidos.
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 Quadro de classificação de custos (ABC)

Material Código Custo Consumo Estoque Estoque Estoque Classe

unitário médio/mês total mínimo máximo ABC

11. Processo de gestão dos estoques

 Estoque mínimo
o Previsão de vendas
o Prazo médio entre o pedido e o recebimento
o Estoque para período definido ( x dias/meses)

 Pesquisa de preços com fornecedores

 Negociação

 Pedido

 Recebimento

 Armazenagem

 Inventários periódicos

 Saída (venda)
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12. Gestão do almoxarifado: questões a serem avaliadas

a. Saber comprar: muitas empresas obtêm seu lucro

nas compras bem feitas e não na venda, onde o
preço é determinado pelo mercado.
b. Compras em época de inflação alta
i. Especulação
c. Compras em época de inflação baixa
i. Risco da especulação
d. Dependência para fornecedores
i. Perigo de ter poucos fornecedores e ficar nas
mãos deles.
e. Dependência para clientes
i. Perigo de ter poucos clientes e ficar nas mãos
deles.
f. Custo da manutenção do estoque
i. Aplicar em estoques exige recursos, que podem
ser próprios ou de terceiros (cada um com seu
custo que varia de época para época)
g. Custo do excesso e da falta de estoque
i. Excesso:
1. exigir muito capital de giro e a
conseqüente aumento da necessidade de
mais capital para financia-lo.
2. perigo de roubo, incêndio, obsolescência,
danos, etc.
ii. Falta
1. Perda da venda.
2. Possível perda do cliente, que buscará o
que necessita em um concorrente (que
poderá cativa-lo por muito tempo)
3. Queda nas vendas
h. Burocracia excessiva
i. Informatização de compras e estoques
j. Atenção aos riscos
i. Composição inadequada dos estoques
1. grandes quantidades de itens similares
2. pequenas quantidades itens essenciais
3. materiais de giro lento (grandes
quantidades de materiais pouco exigidos)
4. Quantidades maiores que o necessário.
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13. Organização interna do almoxarifado – o sistema 5S

SEIRI (SENSO DE UTILIZAÇÃO)

 há coisas de que não precisamos e que estão sempre
perto de nós, incomodando;
 há coisas de que precisamos toda hora e estão
sempre onde é difícil alcançá-las;
 é preciso saber o que se vai fazer para ficar claro quais
são as coisas úteis e as inúteis;
 a utilidade ou não das coisas depende do tipo de
atividade;
 avaliar a utilidade de cada coisa conforme a atividade a
ser exercida;
 estratificação pela ordem de importância;

SEITON (SENSO DE ORDENAÇÃO)

 lugar certo para cada coisa, cada coisa em seu lugar;
 o que a gente mais usa deve ficar mais perto;
 definir critérios para guardar e sempre localizar
rapidamente as coisas;
 definir lugares de modo que uma coisa não bagunce as
outras ao ser tirada/ guardada;
 ordenação agradável aos olhos;

SEISOU (SENSO DE LIMPEZA)

 eliminar o lixo, varrer, lavar;
 limpeza é purificar o corpo e espírito;
 evitar sujar, manter o ambiente arrumado;

SEIKETSU (SENSO DE SAÚDE)

 eliminar as fontes de acidentes;
 evitar vícios, abusos físicos e mentais;
 estar de bem com a vida;
 cuidar para manter ambiente, corpo e mente saudáveis;

SHITSUKE (SENSO DE AUTO-DISCIPLINA)

 fazer do 5s um bom hábito;
 gostar de manter as coisas arrumadas e limpas;
 praticar o bem, desejar o bem para todos;
 fazer auto-avaliação e tomar atitudes para melhorar.
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14. Recomendações adicionais

 Mantenha um mix de produtos de acordo com o perfil e

a necessidade de seus clientes.

 Tenha uma política de estoques, considerando a

realidade financeira da empresa e de seus clientes.

 Mantenha impressos próprios para cada fase do

processo, dos pedidos dos setores da empresa à saída
do produto para o cliente.

 Faça inventários periodicamente.

 Acompanhe permanentemente no mercado a evolução:

 Evolução dos preços das matérias primas e

produtos.

 Evolução de seus fornecedores e clientes.

 A conjuntura econômica, de modo que saiba
quando retrair ou quando crescer.

Belo Horizonte, 02 de outubro de 2007

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Manuais Compactos de Gestão

Como o próprio nome indica, os Manuais Compactos de

Gestão da Núcleo não tem a pretensão de esgotar cada um dos
assuntos propostos. Muito menos tem a pretensão de estabelecer
procedimentos definitivos (isso existe?) para as áreas abordadas. O
objetivo é modesto: um convite ao empresário para a reflexão sobre
os temas tratados. Só isso.
A importância dos assuntos, como tudo no mundo, depende
de muitas variáveis, como: época, setor da empresa, ramo,
tamanho, conjuntura do país, legislação, se vai chover ou não na
China, etc.. Considerar um tema de forma radical, sem as análises
e pesquisas necessárias, é dar um tiro nos próprios pés.

 Assuntos temas abordados até o momento:

1. Princípios Gerais de Organização de
Almoxarifados

 Alguns dos próximos temas (não obrigatoriamente na

ordem abaixo):
 Princípios Gerais da Técnica Contábil para
empresários
 Princípios Gerais de Formação dos Custos
 Princípios Gerais de Controle Patrimonial
 Glossário de Termos Contábeis
 Glossário de Termos do Mercado Financeiro
 Reflexo das Políticas Econômicas nos Resultados
das Empresas
 Simples Nacional Simplificado

Aceitamos sugestões de outros temas. E, desde que, atenda

ao interesse de muitos dos clientes da Núcleo, poderão ser
atendidos.
Boa reflexão e bons negócios!

Núcleo Soluções Contábeis Ltda

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