UNIVERSIDADE DO ESTADO DE MATO GROSSO

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

DIRETORIA ADMINISTRATIVA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

OFÍCIO VIRTUAL

CÁCERES, NOVEMBRO DE 2009.

Sumário
1. APRESENTAÇÃO..............................................................................................................3
2. JUSTIFICATIVA..................................................................................................................4
2.1 ECONOMIA.................................................................................................................5
2.2 ECOLOGIA..................................................................................................................5
2.3 AGILIDADE..................................................................................................................5
3. IMPLANTAÇÃO..................................................................................................................7
ANEXO I.................................................................................................................................8
ANEXO II..............................................................................................................................10
 1. APRESENTAÇÃO

O presente projeto apresenta a proposta de implantação do “Ofício Virtual” na

UNEMAT.
O Ofício Virtual é um documento eletrônico que tem como meio de transporte o
e-mail institucional da UNEMAT.
De forma simplória, trata-se de um e-mail normal cujo assunto está a palavra
“ofício”, e seu conteúdo segue as formalidades que seu similar impresso possui.
Basicamente, a implantação do ofício virtual busca três objetivos primários:
I) Economia;
II) Ecologia;
III) Agilidade.

Como trata-se de projeto experimental, cujos detalhes devem ser discutidos

com as pessoas que utilizam esse documento, a proposição inicial é de implantação na
Sede Administrativa.
 2. JUSTIFICATIVA

O Ofício Virtual é uma simples solução voltada para atender as necessidades

atuais da administração pública, considerando os recursos tecnológicos e “dependência”
administrativa dos computadores e da internet.

Na Sede Administrativa da UNEMAT, foco primeiro deste projeto, na média, há

mais de um computador por profissional que lá trabalha. Aqui, consideramos tanto os
Profissionais Técnicos da Educação Superior quanto os Professores do Ensino Superior
que exercem funções administrativas.

Em todas as atividades da Sede Administrativa (com exceção da limpeza,

vigilância e cozinha), o computador está presente. Desde a telefonista, que usa um
sistema de telefonia digital, com agenda eletrônica, até as Pró-Reitorias que utilizam os
computadores na produção de todo tipo de documento.

Não é novidade a necessidade de computadores e da internet para a

manutenção do funcionamento da Instituição.

A cerca de um ano, a UNEMAT firmou um contrato com a Google. Como

Instituição Educacional, foi concedido a UNEMAT o uso gratuito do Google Apps
Education, que inclui, dentre outras funcionalidades o serviço de e-mail do Google
(Gmail), customizado para o domínio unemat.br .

Assim, hoje possuímos um dos serviços de e-mail mais estáveis e seguros de

mundo, o Gmail com cara de unemat.br.

É considerando esse serviço estável, seguro, confiável, institucional e de fácil

utilização é que propomos a sua utilização oficial e institucional com o Ofício Virtual.

O Ofício Virtual nada mais será que um e-mail comum, com as características
de um ofício impresso com as vantagens dos documentos digitais.

O Ofício Virtual é uma proposta em busca de três objetivos:

I) Economia;

II) Ecologia;

III) Agilidade.
2.1 ECONOMIA

A economia dos recursos públicos é sempre uma obrigação a ser cumprida

pelos gestores do bem público.

O bom gestor público deve primar por desenvolver as atividades da Instituição

da melhor forma possível com o menor custo possível.

Com a implantação do Ofício Virtual, haverá uma gradual diminuição das

despesas com papel e toner para impressão, além da energia elétrica que é consumida
pelas impressoras, com destaque maior para as impressoras e copiadoras laser.

2.2 ECOLOGIA

A ênfase na ecologia é consequência da redução do uso de papel e de energia

elétrica pelas impressoras.

Deve-se fazer uma observação que a energia elétrica que é consumida pelos
computadores praticamente não se altera pois, via de regra, todos ficam ligados durante o
horário de expediente.

2.3 AGILIDADE

A agilidade no serviço público é um novo rótulo que a UNEMAT pode alcançar.

Os serviços públicos são taxados como morosos, e na verdade SÃO

REALMENTE MOROSOS.

A implantação do Ofício Virtual, aliada a boas políticas e práticas podem ajudar

a tornar algumas atividades da Instituição mais ágeis, o que facilita o desenvolvimento de
todas as atividades e também derruba a má fama do serviço público.

A entrega de documentos pelo e-mail é quase instantânea para o mesmo

domínio (unemat.br). Aliado a política (a ser definida) de verificação constante dos e-mails
por todos os usuários ou a programas de verificação periódica dos e-mail, ou ainda a um
simples telefonema entre os ramais avisando do ofício enviado, tornará rápida e fácil a
comunicação entre os setores.

Dentro da agilidade, destaque-se ainda os documentos “circulares”, enviados a

mais de um destinatário que, da forma convencional impressa, consume muito tempo na
impressão e até horas na distribuição.
 3. IMPLANTAÇÃO

Para a implantação do Ofício Virtual, fazemos a seguinte proposição:

1. Implantar primeiramente na Sede Administrativa para verificar os prós e

contras, fazendo-se uma análise do caso concreto antes de partir para o projeto macro.
2. Realizar uma reunião para coletas de ideias e sugestões, com os
ocupantes de cargo de direção de Tecnologia da Informação e um representante de cada
Pró-Reitoria.
3. Na reunião acima citada, levar o primeiro esboço da normativa que
implantará o Ofício Virtual.
4. Após a reunião, compilar as ideias e publicar uma Instrução Normativa
da Pró-Reitoria de Administração – PRAD instituindo o Ofício Virtual na Sede
Administrativa.
5. Após a institucionalização do Ofício Virtual, realizar reuniões para
conscientizar e buscar a adesão de todos na Sede Administrativa.
6. As reuniões acima citada, para facilitar a comunicação e adesão, devem
ser setorizadas, sendo realizadas no próprio ambiente de trabalho. Por exemplo: realizar
uma reunião somente com a equipe da PROEC na própria sala da PROEC.
7. Instigar a adesão voluntária no uso do Ofício Virtual, não impondo seu
uso.
8. Após 6 meses da implantação, realizar uma reunião para avaliar os
resultados e planejar ou não a implantação em toda a Instituição.
 ANEXO I
PROPOSTA DE NORMATIZAÇÃO PARA A IMPLANTAÇÃO DO OFÍCIO VIRTUAL

INSTRUÇÃO NORMATIVA N.º 000/2009

Institui o Ofício Virtual no âmbito da Sede

Administrativa da UNEMAT nos termos que
define.

O Pró-Reitor, no uso de suas atribuições, e considerando o projeto de

implantação do Ofício Virtual, RESOLVE:

Art. 1º Instituir no âmbito da Sede Administrativa da Universidade do Estado de

Mato Grosso a modalidade de comunicação oficial e formal denominada OFÍCIO
VIRTUAL.
Art. 2.º O Ofício Virtual é uma modalidade de comunicação que em tudo se
assemelha aos ofícios impressos utilizados pela Administração Pública com a diferença
de que seu meio de transporte é o e-mail institucional da UNEMAT, sob os domínios a
esta pertencente.
Art. 3.º O Ofício Virtual será enviado a um ou mais destinatários pelo e-mail
institucional da UNEMAT a e-mails institucionais da UNEMAT.
Art. 4.º Todos os setores da Sede Administrativa devem possuir e-mails
institucionais, sob o domínio “unemat.br”.
Art. 5.º Todos os Profissionais Técnicos da Educação Superior e todos os
docentes no exercício de atividades de gestão na Sede Administrativa da UNEMAT
devem possuir e-mails institucionais sob o domínio “unemat.br”.
Art. 6.º Deve ser priorizado o Ofício Virtual no envio dos seguintes documentos:
I. Encaminhamento de informações; e
II. Solicitações que não constituam processos;

Art. 7.º O Ofício Virtual, por se tratar de documento formal e oficial, deve
possuir a seguinte estrutura:
I. No campo “destinatário”: o(s) e-mail(s) do(s) destinatário(s);
II. No campo “assunto”: a numeração do documento. Ex.: Ofício Virtual n.º
001/2009 – Reitoria;
III. No corpo da mensagem (na seguinte ordem):
a) A pessoa a quem se destina;
b) O tratamento;
c) O assunto;
d) A data e local de expedição do e-mail;
e) A identificação do emissor;
f) Os dados do emissor: cargo, setor e formas de contato (endereços e
telefones).

Art. 8.º Para garantir a organização dos procedimentos, a resposta a um Ofício

Virtual deve ser dada utilizando o recurso de “RESPONDER”, do próprio sistema de e-
mail.
Art. 9º Para certificar ao remetente que o e-mail chegou a seu destinatário, este
deverá, imediatamente após a verificação de recebimento da mensagem, responder ao
remetente informando do recebimento da mensagem em questão.

Art. 10 Para garantir a agilidade no recebimento de documentos, todos os

usuários de e-mail (Setores, técnicos e docentes), deverão verificar suas mensagens, no
mínimo:
I. Durante a vigência do expediente de 8 horas diárias:
a) As 8 horas;
b) As 10 horas;
c) As 11 horas e 30 minutos;
d) As 14 horas;
e) As 16 horas;
f) As 17 horas e 30 minutos.

II. Durante a vigência do expediente de 6 horas diárias:

a) As 12 horas (Meio-dia);
b) As 14 horas;
c) As 16 horas;
d) As 17 horas e 30 minutos.

Art. 11 Visando segurança no trâmite de documentos virtuais, as senha de e-

mails são consideradas pessoais e intransferíveis, não podendo ser repassadas a outros
usuários.

Parágrafo único. O setor cujo e-mail for utilizado por mais de uma pessoa,
deverá comunicar a Diretoria Administrativa de Tecnologia da Informação – DATI, este
procedimento.

Art. 12 Os documentos impressos não devem ser respondidos com o Ofício

Virtual.
Art. 13 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Cáceres, 00 de Novembro de 2009.

Pró-Reitor
 ANEXO II

MODELO DE ESTRUTURA DE OFÍCIO VIRTUAL

NOS CAMPOS DO E-MAIL:

Destinatário: reitoriaunemat@unemat.br
Assunto: Ofício Virtual n.º 001/2009 – DATI

NO CORPO DA MENSAGEM:

Magnífico Senhor Reitor

TAISIR MAHMUDO KARIM
Reitor da UNEMAT
UNEMAT – Reitoria

Magnífico Reitor,

Encaminhamos em anexo o projeto de implantação do Ofício Virtual no âmbito da Sede

Administrativa da UNEMAT.
Trata-se de projeto piloto que visa a implantação da referida modalidade de comunicação
em toda a Instituição.
Solicitamos que Vossa Magnificência proceda a análise e nos devolva suas sugestões.

Atenciosamente,

Roberto Tikao Tsukamoto Júnior

Diretor de TI

Diretoria Administrativa de Tecnologia da Informação – DATI

UNEMAT – Sede Administrativa
Av. Tancredo Neves. 1095. Cavalhada.
CEP.: 78200-000
Cáceres-MT
Fone: (65) 3221-0019/0078
Fax: (65) 3222-3908