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O guia definitivo para

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com habilidades avançadas em
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Nosso blog / O guia de nitivo para a contratação de um especialista com habilidades avançadas em
Excel
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Contratar um funcionário com habilidades avançadas em Excel pode ser desa ador. Você
não apenas precisa identi car quais habilidades avançadas do Excel exigirão, mas também
encontrar uma maneira de testar essas habilidades em seus candidatos. As coisas cam
ainda mais complicadas se você não for um gênio do Excel. 

Descobrir se um candidato tem habilidades avançadas de Excel quando você não é um

especialista pode ser complicado - mas não é impossível. Existem maneiras de veri car a
experiência dos candidatos nas habilidades exigidas.

In this article, we’ll talk about the Excel skills that are considered advanced, the combination
of skills needed for certain job roles, and how to assess whether a candidate has the
needed skills or not. Let’s dive right into it!

Table of contents:

What are advanced Excel skills?

6 advanced Excel skills to look for

How can you assess candidates on their Excel skills?

What job roles require Excel skills?

Hire the right Excel expert

What are advanced Excel skills?

Advanced knowledge of Excel means possessing the ability to use spreadsheets, graphing,
tables, calculations, and automation e ciently to process large quantities of data relevant to
business tasks.
The way Excel is used depends on the needs and duties of speci c departments or job
roles. Tour do produto Preços Biblioteca de teste

Let’s take a look at the three tiers of Excel skills and then we’ll expand on the speci c skills
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an advanced Excel user should have. Experimentar gratuitamente

Basic Excel skills include common Excel keyboard shortcuts, using cell references, styles,
and ranges with data. Di erent view options like Conecte-se
zooming in or out and showing formulas,
and basic spreadsheet formatting also belong to the basic skillset for Excel.

Intermediate Excel skills include more advanced formulas and functions like SUM,
AVERAGE, and SUMPRODUCT for e cient use of spreadsheets. Intermediate users should
also have a working knowledge of charts.

Advanced Excel skills are all about mastery over formulas, VBA (Visual Basic for
Applications) programming, and other Excel features for handling complex tasks. Experts
can use Excel for more advanced purposes like data analytics and simulation.

6 advanced Excel skills to look for

There are a lot of things you can do with Excel — but the following six skills are the ones
that separate the real experts from the rest. Familiarizing yourself with these skills will help
you determine which ones your idea candidates should have.

1. VLOOKUP

VLOOKUP (vertical lookup)  is a function to look up a value in a table and retrieve data from
a speci c column. Basically, it retrieves data in a table vertically using a lookup value.
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Source: Exceljet

VLOOKUP is a valuable skill to have as it helps merge multiple sets of information into one
— like a merger tool.

In practice, VLOOKUP is useful for:

Coming up with the corresponding interest rate ow in a nancial model with a

debt schedule

Looking up the quantity sold for a speci c item

Calculating sales bonuses

2. INDEX MATCH

The INDEX MATCH combination is made up of two Excel functions — INDEX and MATCH.
The former returns the value of a cell at a given location in a list or table. The latter returns
the position of a cell in a row or column.

In this example, Index Match is identifying and

matching the population of Japan to F2.

Source: Ablebits

When combined, these functions allow a formula to become dynamic, like in the case of a
two-way lookup. Its uses are similar to VLOOKUP although INDEX MATCH is more exible.

In terms of usage, here are examples:

Returning the sales gures for a speci c month for a speci c agent

Creating a nancial summary

 Making a purchase order with a price list
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3. Advanced conditional formatting

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Conditional formatting is a great way to design a spreadsheet as it gives a user a quick way
to add a visual analysis layer on a data set. It can also be used to create advanced tools like
heat maps and Harvey bubbles. Conecte-se

A heat map is a representation of data with values represented as colors, usually a warm-
to-cool color spectrum, to show which values are larger or smaller than the others.

In this heat map example, it is shown that

temperatures at Central Park are warmer between

May and September.

Source: Excel-Easy

Harvey balls are graphical representations of qualitative information to indicate the

degree to which an item meets a speci c criterion.

The icon beside the scores indicate whether the

score belongs in 0-34, 35-64, or 65 and above

group.

Source: Contextures Blog

Here’s more of what advanced conditional formatting can do:

Flag data entry problems

Show duplicates

Highlight rows that have the most sales

4. Pivot tables and reporting
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A pivot table is a powerful Excel feature used in creating reports of large data sets. In a
sense, a pivot table is like an ordinary report table with one vital di erence — you can look
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at the same data from di erent perspectives.

Conecte-se

This is a two-dimensional pivot table where you can

look further into the speci c columns or rows.

Source: Excel-Easy

A user can group data into categories, lter data to include/exclude categories, and even
build charts with pivot tables.

In real life, pivot tables can be used to build:

Employee database

Product database

Project sales record

5. Macros and VBA

A macro is a small computer program that will do an action or a set of actions once turned
on. Macros are written using VBA (Visual Basic for Applications) language stored in modules.
Using a macro needs a deep understanding of VBA.

Once the user clicks the “Show High Sales” written

with AVBA, Excel will compute the highest sales.

Source: Spreadsheeto
VBA macros help automate tasks. However, because of its complexity, not every Excel user
has this skill. Tour do produto Preços Biblioteca de teste

Advanced Excel users apply VBA Macro to:

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Cleanup and format data quickly

Listing data on all sheets Conecte-se

Automate properties and actions in pivot tables

Create and modify user forms

Creating systems to make, update, or change Excel les

6. Data simulations

A simulation usually entails making a mathematical model that will represent the
characteristics of a system. While there are specialized software programs today for
simulations, someone with advanced skills can use Excel tools for simulation.

An example of data simulation where future pro ts

are projected based on past data.

Source: SpreadsheetWEB

To do a simulation in Excel, a user needs to know how to use features like:

Random number generation functions

Statistical functions

Data tables

What-if analysis tools

In terms of application, here are some use cases of data simulations:

Simulate online ads activities to determine possible average sales for a period

Find sales patterns based on recent data

Model customer lifetime value based on their product-purchasing trajectory

How can you assess candidates on their Excel skills?
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You may receive applications from a lot of candidates who consider themselves experts in
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Excel. After all, Excel skill is common considering that 16% of the world’s population use
Excel.
Conecte-se
To make sure you hire a candidate with the most applicable advanced Excel skills, you’ll
need to test them. Let’s go through the di erent ways to scrutinize the competency of your
candidates.

Testing spreadsheet acumen with screening questions

Screening questions help you manage the volume on incoming applications by showing you
which applicants have the required skills.

This enables you to sift applicants from the start. However, you can also choose to screen
during the application process or even after the selection process. But pre-screening
applicants will de nitely save time in the long run.

There are three types of screening questions:

1. Text or open-ended

2. Yes/No

3. Multiple choice

For example, you may ask applicants:

How many years of experience do you have in Excel?

What do you consider your hardest project completed in Excel? Explain how you
approached it and the results.

Any experience with VBA macros? If so, tell us when and how you've used it to
improve data processing.

In what circumstances do you prefer VLOOKUP over INDEX MATCH?

Yes/No questions are helpful for getting a quick overview of candidates’ skills and
comparing your candidates on clear parameters. Yes/No questions are much more speci c
than open-ended questions and allow to zoom into speci c knowledge.

Sample questions include:

 VBA macros are used to automate the processing of data. True or false?
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VLOOKUP and INDEX MATCH are the same. Yes or no?

Você pode criar mapas de calor com formatação condicional avançada. Sim ou
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não?

Um dos melhores e mais comumente usados tipos de perguntas de triagem é de múltipla

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escolha. Com as perguntas certas e um cronômetro, você poderá testar as habilidades de
um candidato no Excel.

Aqui está um exemplo do próprio teste Excel do TestGorilla :

TestGorilla tem uma enorme biblioteca de testes . Explore a biblioteca de teste, pesquise
testes especí cos e veja as recomendações de teste. Você também pode con gurar suas
próprias perguntas personalizadas.

Realização de exames práticos para avaliar a aplicação de

habilidades

Os exames práticos podem mostrar como um candidato aplica as habilidades avançadas

exigidas.

Idealmente, isso deve ser feito após a triagem inicial, um pouco antes da entrevista ou após
uma rodada de entrevistas.

A opção por exames práticos gratuitos encontrados on-line signi ca que seus candidatos
também poderão encontrar as respostas on-line. Se você quiser evitar isso, é melhor trazer
um especialista que possa criar um exame só para você.
Aqui está um exemplo de um exame prático de Excel avançado gratuito da eExcel LTD :
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Você pode pedir a um especialista de sua empresa para criar um exame para seus
candidatos. Informe-os sobre o que você deseja testar e proponham uma solução
apropriada juntos e uma folha de respostas para que possam veri car os resultados à
medida que chegam. 

Alternativamente, você pode encontrar testes gratuitos ou pagos online.

Comparação entre o uso de perguntas de triagem e exames

práticos

As questões de triagem e os exames práticos oferecem diferentes vantagens e

desvantagens.

Vejamos cada um na seguinte tabela:

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Com a combinação certa de métodos de avaliação, você poderá determinar corretamente

se o candidato realmente possui as habilidades necessárias.

Quais funções exigem habilidades do Excel?

O Excel tem muitos usos - desde a geração de tabelas dinâmicas para livros de
contabilidade até o rastreamento de dados de vendas de uma empresa.
Dependendo da função do trabalho, você deseja procurar habilidades avançadas de Excel
Tour
especí cas dos candidatos. Aqui douma
está produto Preços
lista de algumas Biblioteca
das funções que requeremde teste
habilidades do Excel e que conjunto de habilidades você deve procurar:

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1. Analista financeiro

Conecte-se
Os analistas nanceiros estudam dados nanceiros para descobrir oportunidades de
investimento, reduzir custos operacionais e escrever relatórios sobre os detalhes das
informações. Junto com um gerente de vendas, um analista nanceiro também sugere
maneiras de aumentar o crescimento nanceiro da empresa.

As habilidades avançadas de Excel a serem procuradas em um analista nanceiro são:

PROCV

INDEX MATCH

Simulações de dados

Texto de descrição do trabalho de exemplo:

“Para esta função, você precisa estar familiarizado com as funções contábeis do Excel para
poder executar técnicas contábeis. Você também deve ter experiência com ferramentas de
previsão e tendências de vendas no Excel. Saber como usar simulações de dados e
solucionador é uma vantagem. ”

2. Analista de negócios e mercado

Um analista de negócios ajuda a preencher a lacuna entre a TI e os negócios com análise

de dados, permitindo que a inteligência de negócios seja extraída dos dados brutos. Um
analista de mercado faz o acompanhamento ajudando a empresa a tomar decisões
informadas sobre o mercado com base nos dados.

As habilidades avançadas do Excel para procurar em um analista de negócios e mercado

são:

Tabelas dinâmicas

Formatação condicional

VBA

Ferramentas de previsão e tendência do Excel

Texto de descrição do trabalho de exemplo:

“Para esta função, você precisa ter um bom conhecimento do Excel, com pro ciência de
Tour formatação
especialista em tabelas dinâmicas, do produtocondicional,
Preços Biblioteca
VBA, ferramentas de eteste
de previsão
tendências.”

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3. Analista de dados

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Um analista de dados apóia uma empresa na tomada de decisões, inspecionando,
transformando e modelando dados para descobrir informações úteis e chegar a uma
conclusão. Além disso, eles também identi cam tendências e fazem previsões sobre o
futuro.

As habilidades avançadas do Excel a serem procuradas em um analista de dados são:

Tabelas dinâmicas

Funções VLOOKUP, INDEX e MATCH

Ferramentas de previsão e tendência do Excel

Texto de descrição do trabalho de exemplo:

“Para esta função, você precisa ser um especialista nas ferramentas de análise do Excel. Você
também deve ter domínio sobre funções de análise e funções de pesquisa como VLOOKUP,
INDEX e MATCH. Também seria ótimo se você soubesse como criar grá cos avançados e usar
ferramentas de previsão e tendência. ”

4. Estimador de custos

Um estimador de custos é responsável por coletar e analisar dados para estimar o tempo e
os recursos necessários para fabricar um produto. Naturalmente, um estimador de custos
deve ser bom em ler, analisar e manter registros de custos estimados e reais.

As habilidades avançadas do Excel para procurar em um estimador de custos:

Tabelas dinâmicas

Funções VLOOKUP, INDEX e MATCH

Formatação condicional

Texto de descrição do trabalho de exemplo:

“Para esta função, você precisa saber como criar e modi car tabelas dinâmicas e relatar
dados delas. Você também deve estar familiarizado com as funções VLOOKUP, INDEX e
MATCH Excel. Também será melhor se você dominar a formatação condicional no Excel. ”
5. Escriturário de informações
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Um funcionário da informação executa tarefas administrativas, como manutenção de
registros, coleta de dados e ajuda aos clientes com o gerenciamento de dados e
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informações.

As habilidades avançadas de Excel a serem procuradas em um funcionário da informação:

Conecte-se
Funções VLOOKUP, INDEX e MATCH

Formatação condicional

Tabelas dinâmicas

Texto de descrição do trabalho de exemplo:

“Para esta função, você precisa ter um bom conhecimento das funções VLOOKUP, INDEX e
MATCH do Excel. Você também deve saber como usar a formatação condicional e grá cos
avançados no Excel. ”

6. Contador ou auditor

Contadores e auditores analisam declarações nanceiras e documentos para se certi car

de que estão corretos e atualizados. Eles também arquivam dados nanceiros importantes
e enviam declarações de impostos.

As habilidades avançadas de Excel a serem procuradas em um contador ou auditor:

Funções de contabilidade

Funções VLOOKUP, INDEX e MATCH

Texto de descrição do trabalho de exemplo:

“Para esta função, você precisa ter um forte conhecimento das funções de contabilidade do
Excel. Você também deve saber como usar as funções VLOOKUP, INDEX e MATCH no Excel. ”

Contrate o especialista certo em Excel

Como vimos, diferentes funções de trabalho exigem diferentes habilidades avançadas do

Excel. A boa notícia é que você não precisa ser um especialista em Excel para avaliar os
conhecimentos dos candidatos.
Com uma combinação de testes de triagem e exames práticos personalizados, você pode
Tour
avaliar se um candidato possui do produto
as habilidades avançadasPreços Biblioteca
que sua vaga exige. Esses de teste
resultados objetivos o ajudarão a avaliar cada candidato individualmente e classi car todos
os seus candidatos com base na experiência para tomar a decisão de contratação certa
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para a sua função. 

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