TUTORIAL

SISTEMA DE GESTÃO DE
CONTRATOS (EASY DRIVE)

SOLICITAÇÃO DE
ANÁLISE/ELABORAÇÃO DE
CONTRATOS

Aracaju/SE – Maio, 2017

COORDENAÇÃO DE CONTRATOS – GRUPO TIRADENTES 1

 Caros Colaboradores,

O presente tutorial objetiva auxiliá-los na atividade de SOLICITAÇÃO DE

ANÁLISE/ELABORAÇÃO DE CONTRATOS e instrumentos relacionados, no
SISTEMA DE GESTÃO DE CONTRATOS EASYDRIVE.

A atividade de solicitação de contrato está parametrizada no sistema

conforme o documento de alçada de contratos, aprovado pelo
Superintendente Geral do Grupo Tiradentes.

Qualquer dúvida entrar em contato com a Coordenação de Contratos:

ramal: 2251 /e-mail: contratos@grupotiradentes.com

Flávia Gama de Carvalho Aragão

Coordenadora de Contratos
Grupo Tiradentes

Ítalo Jorge de Oliveira

Analista de Contratos
Grupo Tiradentes

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SOLICITAÇÃO DE ANÁLISE/ELABORAÇÃO DE CONTRATOS NO SISTEMA:

Acesse a intranet (Rede de Serviços e Colaboração) do Grupo Tiradentes

(https://intranet.grupotiradentes.com/PortalSet/Default.aspx) e clique no
ícone ‘Contratos’.

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Clique em ‘EasyDrive’ > ‘Contratos’ > ‘Solicitação ’.

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 1) Na página ‘Solicitação’, para pesquisar o check-list referente ao
contrato que será solicitado utilizar o campo ‘Tipo de Documento’,
marcar a opção check-list, e em seguida clicar no botão ‘Pesquisar’.

2) Identificando o check-list referente ao tipo de contrato, clicar no ícone

‘Abrir Arquivo’, para abrir o documento (pdf).

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 3) Ler o check-list para providenciar a documentação necessária ao
processo de solicitação de contrato no Sistema.
Observação pertinente! Os documentos deverão ser anexados no
Sistema em pasta zipada. (Ver item 5.6.1)

4) Ainda na página ‘Solicitação’, para iniciar o processo de

solicitação/análise do contrato clicar no botão ‘Novo’. O sistema
direcionará para a página ‘Solicitação > Novo’, onde será iniciado o
cadastro.

5) Para iniciar o cadastro da solicitação, clicar na Lupa (‘Pesquisa

Avançada’), o que atualizará a página, surgindo assim o campo
‘Pesquisar:(Digite parte do CNPJ, Código da Empresa, Razão Social,
Nome Fantasia)’.

Observação Pertinente1! Se a parte contratada já for

fornecedor/parceiro do Grupo, é possível pesquisar os dados inserindo
na caixa de pesquisa fração do CNPJ ou do nome fantasia. (Ver
procedimento Item 5.1)
Observação Pertinente2! Sendo novo fornecedor/parceiro o setor
solicitante deverá requerer o cadastro junto ao Setor Fiscal do Grupo.
Observação Pertinente3! Sendo a parte cliente (o Grupo sendo
contratado pelo terceiro), o cadastro deste será realizado no sistema
pelo próprio solicitante (Ver procedimento Item 5.3.1)

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5.1) Na caixa de pesquisa digitar fração do CNPJ ou da Razão Social da parte e
clicar no botão ‘OK’.

5.2) Identificada a parte nas opções oferecidas pela caixa, clicar duas vezes no
nome do fornecedor/parceiro para que o Sistema alimente o formulário com
os dados da empresa.

5.3) Na caixa de pesquisa digitar fração do CNPJ ou da Razão Social da parte

(cliente) e clicar no botão ‘OK’. Não existindo o cadastro da parte o Sistema
apresenta a mensagem ‘Nenhum registro encontrado’.

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5.3.1) Para cadastrar a parte/cliente clicar na imagem ilustrada logo abaixo, o
que abrirá a janela ‘Partes>Novo’. Na janela deverão ser preenchidos os
campos ‘Natureza Jurídica’ (selecionar marcando), ‘Denominação Social’,
‘Nome Fantasia’, ‘CNPJ’, ‘Tipo de Parte (selecionar marcando), finalizando
com os campos de endereço. Clicar no botão ‘Salvar’. O cadastro da
parte/cliente é concluído e, automaticamente o campo ‘Parte’ no formulário
é alimentado.

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5.4) Na sequência, no campo ‘Parte do Grupo:’, selecionar dentre as opções a
parte do Grupo Tiradentes (SET, SOPES, Sergipe DEL REY, EDUNIT, etc)
pertinente ao contrato.

5.5) Em seguida, preencha todas as informações referentes ao instrumento.

Não esqueça que:

 Apelido – Pode ser um nome central que remeta ao objeto do contrato. Serve
para facilitar futuras pesquisas do documento.
 Objeto – Descreva o objeto constante na cláusula do seu instrumento.
 Código Externo – É a numeração do contrato apresentada pela outra parte
(fornecedor/prestador do serviço).
 Centro de Custo – Identifique o número do centro de custo que custeia o seu
contrato. Caso não se aplique ao instrumento, utilizar a opção ‘Receita para o
GT’.
 Tipo de Documento – Pode ser contrato, convênio etc.
 Grupo de Contrato e Tipo de Contrato – Identificado de acordo com o
instrumento.
 Área solicitante – É a área responsável pelo acompanhamento do contrato.
Provavelmente a área que está cadastrando a solicitação.
 Obrigação das Partes – Deverá ser preenchido quando não se tratar de
contrato que possui modelo padronizado.
 As datas de assinatura e de vigência são informações importantes, portanto,
inclua no cadastro.
 Informações financeiras, quando aplicável ao instrumento, também deverão
ser cadastradas.

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  Fiscal do contrato – É o colaborador que acompanha a execução do contrato,
providenciando o contrato com o fornecedor/cliente para solicitar aditivo,
reajuste, melhoria no cumprimento do objeto etc. Selecionar dentre as opções
da caixa.
 Local de Guarda – Departamento onde é arquivado o contrato original. Inserir
a informação.

Observação Alerta! Nos campos em que existe caixa com opção de seleção,
ao selecionar um item aguardar o sistema alimentar as informações (o que
poderá levar alguns segundos), para então, seguir nas etapas de cadastro.

5.6) ATENÇÃO! O campo ‘Arquivo:’ somente será utilizado para anexar o

modelo padronizado do Grupo (quando o tipo de contrato permitir), ou nos
casos em que o fornecedor/prestador de serviço apresentar modelo de
contrato próprio. (Para localizar os modelos padronizados - minuta padrão -,
ver Item 6.) Operação: Clicar no botão ‘Escolher Arquivo’, na janela do
navegador clicar em ‘Abrir’, selecionar o arquivo do documento a ser
inserido, clicar no botão ‘Abrir’ da janela do navegador, e na página do
cadastro (‘Solicitação > Novo’) clicar no botão ‘Inserir Documento’. Os botões
de inserção desparecem, surgindo no lugar a denominação do arquivo.

5.6.1) O campo ‘Proposta’ será utilizado para anexar toda a documentação

solicitada pelo check-list (Item 1, Item 2, e Item 3). Os documentos deverão
ser arquivados em pasta ZIPADA antes da inserção no Sistema.
Operação: clicar no botão ‘Escolher Arquivo’, na janela do navegador clicar
em ‘Abrir’, selecionar o arquivo do documento a ser inserido, clicar no botão
‘Abrir’ da janela do navegador, e, na página do cadastro (‘Solicitação > Novo’)
clicar no botão ‘Inserir Proposta’. Os botões de inserção desparecem,
surgindo no lugar a denominação do arquivo.
ATENÇÃO! Neste campo não é possível anexar mais de um arquivo, ou seja,
vários documentos individualmente, portanto, é obrigatório utilizar pasta
zipada para alimentar as informações.

Observação pertinente! Os documentos deverão ser baixados em PDF,

garantindo a sua visibilidade, bem como em resolução que não comprometa
o limite do sistema. Orienta-se até 1 megabyte.

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5.6.2) No campo ‘Área Solicitante: Departamento:’, selecionar dentro da caixa
de marcação o departamento solicitante do contrato e, no campo ‘Área
Solicitante: Responsável:’, selecionar o nome do responsável pelo
departamento.
Já no campo ‘Fechamento Contratos: Departamento:’, selecionar dentro da
caixa de marcação a opção disponível (o mesmo para o campo
‘Responsável:’), e no campo ‘Análise Jurídica: Departamento:’ selecionar
dentro da caixa de marcação a opção disponível (o mesmo para o campo
‘Responsável:’).

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5.6.3) No campo ‘Fiscal do Contrato:’, selecionar dentro da caixa de
marcação, o colaborador responsável pelo acompanhamento da execução do
contrato. E no campo ‘Local de Guarda:’, registrar o departamento onde é
arquivado o contrato original.

5.6.4) Ao finalizar o preenchimento dos campos, clicar no botão ‘Salvar’, o

que conclui o cadastro surgindo no canto superior da tela a mensagem de
confirmação: ‘Dados inseridos com sucesso’.

5.6.5) IMPORTANTE! Com a mensagem de confirmação surge também no

canto superior direito da tela o botão ‘INICAR FLUXO DE AVISOS’, o qual
deverá ser ACIONADO pelo solicitante de imediato.
Esta função é imprescindível, e só assim serão iniciadas as etapas posteriores,
que permitirão a análise/elaboração do contrato no Sistema até a sua
aprovação final. NÃO ESQUECER DE ACIONÁ-LO AO FINAL DO CADASTRO.

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6) Procedimento de Pesquisa e acesso ao Modelo de Contrato. No menu geral
clicar em ‘Contratos’ > ‘Solicitação’. No campo de pesquisa ‘Tipo de
Documento:’ selecionar a opção ‘Modelo Contrato’ e clicar no botão
‘Pesquisar’.

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6.1) Ao gerar a pesquisa o Sistema oferece na grade os modelos padronizados
de contrato utilizados pelo Grupo Tiradentes. Identificar o tipo referente a
solicitação, clicar no ícone ‘Abrir Arquivo’ para ter acesso ao documento.

6.2) Utilizar o modelo para construção do instrumento que será anexado

durante a solicitação de análise/elaboração do contrato no Sistema, na etapa
descrita pelo Item 5.6.1

ATENÇÃO! Encerrando a atividade, importante clicar no ‘FINALIZAR’ fechando

o Sistema e liberando acesso para outros usuários.

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