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CONTABILIDADE
UFCD: Estrutura e comunicação
organizacional
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Objetivos
• Classificar a organização;
• Interpretar a estrutura organizacional;
• Reconhecer os princípios da comunicação
organizacional;
• Identificar e caracterizar as funções internas à
organização;
• Definir conceitos de qualidade;
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Organização
❖ Conjunto de duas ou mais pessoas que
realizam tarefas, seja em grupo, seja
individualmente mas de forma coordenada e
controlada, actuando num determinado
contexto ou ambiente, com vista a atingir um
objectivo pré-determinado através da
afectação eficaz de diversos meios e recursos
disponíveis, liderados ou não por alguém
com as funções de planear, organizar, liderar
e controlar o modo como foi estruturado,
dividido e executado o trabalho. 4
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Organização
• Actuação coordenada: para que exista uma
organização, não basta que um conjunto de
pessoas actuem com vista a atingir um objectivo
comum; é necessário também que essas pessoas
se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas
actividades de forma coordenada e controlada
para atingir determinados resultados. Esta
coordenação e controlo é geralmente efectuada
por um líder mas encontram-se muitas vezes
organizações em que estas tarefas são efectuadas
por todos os membro em conjunto através, por
exemplo, de um órgão colegial.
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Organização
• Recursos: representam todos os meios
colocados à disposição da organização e
necessários à realização das suas actividades.
Neste recursos incluem-se os recursos
humanos, os recursos materiais e
tecnológicos, os recursos financeiros, a
imagem de mercado e credibilidade perante o
exterior.
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Organização
• Afectação eficaz: os recursos organizacionais
descritos no ponto anterior são, por definição,
escassos, daí que a sua alocação deva ser
efectuada eficazmente por forma a que a
probabilidade de atingir os objectivos pré-
definidos seja a maior possível. É daqui que
surge a principal justificação para a
necessidade da gestão nas organizações.
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Organização
• Objectivos: Representam as metas ou resultados
organizacionais pretendidos e a obter no futuro
ou, por outras palavras, o propósito que justifica
toda a actividade desenvolvida ou mesmo a
própria existência da organização. Naturalmente,
todas as organizações devem determinar não
apenas os seus objectivos, mas também definir as
medidas e formas de actuação e de alocação de
recursos que se pensam mais adequadas para os
atingir.
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Organização
• Contexto: Representa toda a envolvente externa
da organização que, de forma direta ou indireta,
influência a sua atuação e o seu desempenho.
Nesta envolvente externa inclui-se o contexto
económico, tecnológico, sócio-cultural, político-
legal, e ainda um conjunto de elementos que
actuam mais próximo e directamente com a
organização, tais como os clientes, os
fornecedores, os concorrentes, as organizações
sindicais, a comunicação social, entre outros.
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ATIVIDADE
Que tipo de
organizações
conhece?
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Tipos Organizações
• Cooperativas
• Mutualidades
• Instituições sem fins lucrativos
• Voluntariado
• Clubes
• Empresas
• etc
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Empresa
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Empresa
O enquadramento jurídico define a forma de
constituição e funcionamento do ponto de vista
legal.
O enquadramento económico garante que a
empresa cumpre os seus objectivos de criação de
riqueza.
O enquadramento social garante que a empresa
cumpre com os objectivos de desenvolvimento da
sociedade em que se insere .
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Empresa
“ Actividade Organizada com carácter
económico e profissional com fim de produzir
lucro. O titular da empresa poderá ser um
comerciante em nome individual ou uma
sociedade. ”
Código Comercial
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Empresa
Consiste numa sociedade organizada composta
de meios humanos, técnicos e financeiros,
reunidos tendo em vista a produção de bens
e/ou serviços destinados à venda, satisfazendo
as necessidades das comunidades onde se
encontra inserida
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Empresa
Objectivo
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Empresa
Económicos gerar uma quantidade de dinheiro,
proveniente das receitas, superior ao dinheiro
necessário para pagar as despesas.
A aplicação desse diferencial – “lucro”, deverá:
• Garantir a sobrevivência da empresa;
• Ser investido no crescimento da empresa;
• Remunerar os accionistas.
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Empresa
Objectivos sociais: a empresa deverá contribuir
para que seja garantida a estabilidade
económica e social da região em que se
insere.
Naturalmente que deverá existir um equilíbrio
na distribuição da riqueza criada,
contemplando os objectivos económicos e
sociais
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Elementos constituintes da
Empresa
Terra
Capital Trabalho
Empresa
Administrativo Comerciais
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Elementos constituintes da
Empresa
Capital
Financeiros Financiamento
(Capital) Auto-financiamento
Crédito
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Elementos constituintes da
Empresa
Terreno
Edifícios
Físicos/Materiais Equipamento
(Terra) Maquinaria
Tecnologia
Matérias-Primas
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Elementos constituintes da
Empresa
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Elementos constituintes da
Empresa
Pesquisa de mercado
Promoção
Organização de vendas
Comerciais
Força de vendas
Canais de distribuição
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Elementos constituintes da
Empresa
Organização
Administrativo Planeamento
Controlo
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NOÇÕES DE QUALIDADE
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9001: 2000
Dimensões da qualidade
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9001: 2000
CONCEITOS DA QUALIDADE
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9001: 2000
Conceitos da qualidade
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Conceitos da qualidade
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Conceitos da qualidade
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INSTITUTO
PORTUGUÊS
DA QUALIDADE
OS TRÊS SUBSISTEMAS
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Qualificação
•
Acreditação Certificação
00/XXX.000
Imagem do OC
Certificação
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Acreditação
• A Acreditação tem como objetivo a avaliação da
competência técnica de entidades para fornecerem
serviços de acordo com determinadas normas ou
especificações técnicas
• A Acreditação é evidenciada através de um certificado
emitido pelo organismo acreditador, onde é descrito o
âmbito da acreditação, assim como os documentos de
referência que a entidade cumpre
• Confere o direito ao uso de uma marca
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Certificação
Procedimento pelo qual uma terceira parte dá
uma garantia escrita de que um produto, um
serviço ou um sistema está conforme com
determinadas exigências (normas ou
especificações técnicas aplicáveis).
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Certificação de sistemas
00/XXX.000
Imagem do OC
Certificação
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Normalização
O IPQ é o Organismo Nacional de Normalização.
Nessa qualidade desenvolve a coordenação global do
Subsistema da Normalização, através:
✓ da disponibilização do Programa Anual de Normalização;
✓ da promoção da participação nacional na normalização
europeia e internacional;
✓da votação de documentos normativos;
✓ da coordenação dos Organismos de Normalização Sectorial
e das comissões Técnicas Portuguesas;
✓da aprovação e homologação das Normas Portuguesas.
Nessa qualidade representa Portugal nas estruturas europeias e
internacionais de Normalização
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Normalização
São consideradas Normas Portuguesas: NP, NPEN, NPENISO.
As NP são elaboradas por Comissões Técnicas Portuguesas
de Normalização, nas quais é assegurada a possibilidade de
participação de todas as partes interessadas. Exs. de CT’s:
–CT27 Cabos de aço
– CT 41 Cereais e derivados
– CT 88 Águas Minerais
– CT 95 Colas
– CT 104 Betões
– CT 139 Aparelhos Sanitários
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Metrologia
• MISSÃO
Assegurar o rigor e a rastreabilidade das
medições no território nacional, concretizando
o objetivo Constitucional de soberania no
domínio dos padrões de medida e do controlo
dos instrumentos de medição necessários à
industria e à sociedade portuguesa em geral.
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Metrologia
• VISÃO
- Ser um suporte da competitividade nacional e do
bem estar dos cidadãos, por via de uma infra-
estrutura metrológica tecnologicamente evoluída;
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Metrologia
Científica
Trata da conservação, manutenção e desenvolvimento
de padrões nacionais e é responsável pela
rastreabilidade dos padrões de referência.
Industrial
Trata das técnicas e garantias de rastreabilidade das
medições durante o processo de fabrico, inspeção e
controlo da qualidade. (USO FACULTATIVO)
Legal
Trata do controlo metrológico para assegurar a defesa
do consumidor nas transações comerciais, na saúde, nas
questões de segurança e ambientais(USO OBRIGATÓRIO)
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P P
A A
R R
T MELHORIA CONTÍNUA DO SISTEMA DE T
E GESTÃO DA QUALIDADE E
S S
S
I a
Responsabilidade t I
N da gestão i N
T s T
E R f E
R e Gestão de Medição, a
R
q recursos análise, ç
E u melhoria ã E
S i o S
S s S
A i Realização
Input A
t do produto Output Produto
D o D
A s A
S S
Fluxo de Informação
Actividades que acrescentam valor
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ISO 9001:2000
Sistemas de Gestão da Qualidade
Requisitos
ISO 9004:2000
Sistemas de Gestão da Qualidade
Linhas de Orientação para a Melhoria
do Desempenho
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1. Campo de aplicação
2. Referência normativa
3. Termos e definições
4. Sistema de gestão da qualidade
5. Responsabilidade da gestão
6. Gestão dos recursos
7. Realização do produto (e/ou serviço)
8. Medição, análise e melhoria
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- Tipo
- Dimensão
- Produto ou serviço que proporcionam
- Aptidão da organização;
- A responsabilidade da organização para proporcionar um
produto que vá ao encontro dos requisitos do cliente e
regulamentos aplicáveis.
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Iso 9001:2000
Requisitos gerais
Requisitos da documentação
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Requisitos gerais
A organização deve estabelecer, documentar, implementar e manter um
sistema de gestão da qualidade e melhorar a sua eficácia de acordo com os
requisitos desta norma.
A organização deve:
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Requisitos gerais
f) Implementar ações necessárias para atingir os resultados
planeados e a melhoria continua destes processos.
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Requisitos da documentação
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Requisitos da documentação
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Documentação do SGQ
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Documentação do SGQ
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Documentação do SGQ
Manual da Qualidade
Política da Qualidade e Objectivos: a política inclui o compromisso
de agir em conformidade com os requisitos e melhorar
continuamente a eficácia do SGQ. Os objectivos decorrem da
política da qualidade. Quando estes estão quantificados tornam-se
metas e são mensuráveis.
Organização, responsabilidade e autoridade: Deve descrever a
estrutura da organização. As responsabilidades, autoridades e
inter-relações podem ser indicadas através de organogramas,
fluxogramas eou descrição de funções.
Referências: deve incluir uma lista dos documentos referidos mas
não incluídos no Manual.
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Documentação do SGQ
Documentação do SGQ
Documentação do SGQ
Procedimentos Documentados
Conteúdo
Título: Deverá identificar claramente o PD
Objectivo: Definção do objectivo do PD
Campo de aplicação: Referir as áreas incluídas e as excluídas
do campo de aplicação
Responsabilidade e autoridade: Identificar a
responsabilidade e autoridade das pessoas e/ou funções
organizacionais através, por ex., de fluxogramas e de textos
descritivos consoante o apropriado.
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Documentação do SGQ
Procedimentos Documentados
Descrição das actividades – Aspectos a incluir:
–Definição de necessidades da organização, clientes e fornecedores
–Descrição dos processos
–Definição do que é para fazer, por quem ou por que função organizacional,
porquê, quando, onde e como
–Descrição dos controlos do processo
–Definição da documentação apropriada
–Definição das entradas e saídas do processo
–Definição das medições a fazer
A organização pode decidir que alguma desta
informação conste de uma instrução de trabalho
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Documentação do SGQ
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Documentação do SGQ
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Documentação do SGQ
Instruções de Trabalho
Verificação aprovação e revisão: Terá de se evidenciar a
verificação e a aprovação das instruções de trabalho bem como
o estado e data de revisão.
Registos: Devem ser definidos os registos especificados na IT.
Devem existir regras de preenchimento, arquivo e manutenção
dos registos assim como identificação dos formulários a utilizar
Identificação das alterações: Identificar a natureza no próprio
documento ou em anexos apropriados.
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Documentação do SGQ
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Documentação do SGQ
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Documentação do SGQ
RESUMINDO......
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FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE
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Responsabilidade e autoridade
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Representante da gestão
A gestão de topo deve designar um membro da gestão
que, independentemente de outras responsabilidades
deve ter a responsabilidade e autoridade que incluam:
a) Assegurar que os processos necessários para o
sistema de gestão da qualidade são estabelecidos,
implementados e mantidos;
b) Reportar à gestão de topo o desempenho do sistema
de gestão da qualidade e qualquer necessidade de
melhoria;
c) Assegurar a promoção da consciencilização para com
os requisitos do cliente em toda a organização;
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Comunicação interna
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Recursos humanos
Generalidades
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Infra-estrutura
• A organização deve determinar, proporcionar e
manter a infra-estrutura necessária para atingir a
conformidade com os requisitos do produto.
• A infra-estrutura inclui, conforme aplicável:
a) Edifícios, espaços de trabalho e meios associados;
b) Equipamento do processo (tanto hardware como
software);
c) Serviços de apoio (tais como transportes ou
comunicação).
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Ambiente de trabalho
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A IMPORTÂNCIA DA CERTIFICAÇÃO
ASPECTOS A CONSIDERAR
Certificação 00/XXX.000
Certificação
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1ª Fase
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Contacto inicial e questionário
Análise da documentação do SQ
Não OK?
Sim
Auditoria de Concessão
2ª Fase
Auditoria de Seguimento OK?
Não
Sim
OK? Certificação
Não Sim
Auditoria de Acompanhamento
(anual)
Auditoria de Acompanhamento
(anual)
3ª Fase
Renovação
Auditoria de Renovação
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Vantagens da certificação
Melhoria da organização interna
Melhoria da imagem
Aumento da satisfação/confiança dos clientes
Confiança no Sistema
Melhoria da posição competitiva
Redução de custos
Acesso a determinados mercados e concursos
Assegura menor risco para quem compra ou subcontrata
99
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Vantagens da certificação
Permite a divulgação das Empresas Certificadas
Dispõe de apoios de fundos comunitários
É uma das componentes que pode assegurar:
ao fornecedor, que o seu produto e/ou serviço
cumpre as especificações do comprador;
ao comprador, que a qualidade dos produtos e/ou
serviços que estão a ser adquiridos é a pretendida
100
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trabalho
101
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trabalho
102
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trabalho
Higiene e segurança …qual a ligação entre estas
actividades?
Objectivo: Garantir
Higiene
capazes de manter um
nível de dos
colaboradores e
trabalhadores de uma
Segurança empresa.
103
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trabalho
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trabalho
Eliminando as os
trabalhadoresa
do utilizarem medidas
ambiente (=riscos
profissionais) 105
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trabalho
Acidentes
• Acontecimento imprevisto, que resulta em ferimento, dano,
prejuízo, avaria, ruína, etc.
106
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trabalho
Acidente de Trabalho
É o que ocorre pelo exercício do trabalho a serviço da
empresa, provocando ou
que cause a ,a ou da
para o trabalho, ou
…
107
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trabalho
Doenças Profissionais
São aquelas que são adquiridas na sequência do
exercício do trabalho em si (o trabalho é determinante
para o seu aparecimento).
Doenças do Trabalho
São aquelas que são decorrentes das condições
especiais em que o trabalho é realizado.
108
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trabalho
Acidente de Trabalho
Incapacidade temporária – perda da
Acidente sem afastamento capacidade para o trabalho por um
período limitado de tempo.
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trabalho
Qual a relação entre Condições de Trabalho e a
Produtividade/Qualidade?
Acidentes Custos directos: assistência médica e indemnizações;
trabalho
A produtividade é afectada por:
trabalho
Relação entre as condições de HSST e o
desempenho das empresas:
-Melhores
condiçõesde HSST Aumento de Maior
-Maior satisfação Produtividade competitividade
dos trabalhadores
112
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Trabalho
Para o Homem o trabalho representa:
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Higiene no Trabalho
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+ =/
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Resumo
117
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ORGANIZAÇÃO DO
TRABALHO
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ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
Organização
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ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
• Numa forma de trabalho que não prejudique o meio ambiente, ou seja, que não
cause poluição do ar, da água e do solo.
120
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DE TRABALHO
1.Análise de funções
O planeamento da mão-de-obra passa por uma adequação entre as pessoas e os postos
de trabalho, assegurando que estejam disponíveis os recursos humanos, quando
necessários;
Contudo, este processo não pode nem deve ser estático (pois as funções estão sempre
em constantes modificações) devendo considerar as capacidades humanas, as
considerações tecnológicas e comerciais;
ERGONOMIA - do Grego ergon, trabalho + nomos, lei. Conjunto de conhecimentos científicos relativos
ao homem e necessários à concepção de instrumentos, máquinas e dispositivos que possam ser
utilizados com o máximo de conforto e eficácia (Wisner - 1972).
A Ergonomia tem por objectivo adaptar o trabalho ao homem.
121
2. Conteúdo do trabalho
Uma adequada organização do trabalho, que pretende não só o aumento da produtividade, como
a diminuição do risco e acidentes, deve ter em conta factores como:
Monotonia repetição
➢
➢
.
122
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2. Conteúdo do trabalho
Motivação
realização (que passam não só pelo desempenho mas pelo alcance de objectivos);
Ritmo de trabalho
Representa o tempo que o trabalhador utiliza para executar uma tarefa, devendo ser
tido em conta que o ritmo está directamente associado como esforço que o trabalhador tem
de prestar.
Quando um indivíduo sente que não existe modo ou forma de alcançar as exigências
estabelecidas pelo ritmo de trabalho, desencadeia-se uma reacção de stress, e
consequentemente, fadiga física e cansaço psíquico.
124
Responsabilização
É importante criar condições para o desenvolvimento de responsabilidades laborais, tendo
em consideração a articulação entre o nível exigido pela tarefa e o grau de
responsabilidade que cada trabalhador está disposto a assumir.
Automatização
Pode permitir a redução da carga física excessiva e a diminuição das tarefas repetitivas,
podendo por outro lado apresentar desvantagens como a diminuição do conteúdo da tarefa,
especialmente no que diz respeito à autonomia e à capacidade de tomar decisões.
Grau de atenção
Tanto os trabalhos que requerem um elevado nível de atenção como os
que requerem um baixo nível, podem originar efeitos negativos:
No 1º caso, podem ocorrer alterações da percepção sensorial,
Representando um aumento dos riscos para a saúde;
Enquanto no 2º caso, pode surgir uma perigosa sensação de alheamento.
125
126
3. Tempo de trabalho
A organização do tempo de trabalho tem efeitos sobre a saúde, visto poder afectar a
qualidade de vida tanto na actividade profissional como nas relações extra laborais.
A organização do trabalho deve ter em conta os horários, o trabalho nocturno e po
turnos, o pluriemprego, o ritmo excessivo, as horas extraordinárias excessivas, a
programação dos ciclos de trabalho.
O tempo de trabalho corresponde ao período durante o qual o trabalhador está a trabalhar ou se encontra à disposição
da entidade patronal e no exercício da sua actividade ou das suas funções, de acordo com a legislação e/ou a prática nacional.
4. Carga física
Tipo de organização laboral que visa assegurar
a continuidade da produção (de bens e/ou
serviços) pela presença de várias equipas que
trabalham em tempos diferentes num mesmo
posto de trabalho.
Inclui turnos rotativos como os turnos fixos
nocturnos. 127
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5.Carga mental
128
129
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•Monotonia
•Autonomia
•Ritmo de trabalho
•A comunicação
•Participação
•Estabilidade de emprego
•Relações interpessoais
131
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Alargamento de tarefas
132
•Consiste basicamente na adição de novas tarefas
qualitativamente diferentes;
133
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Em resumo:
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estabelecidos; 135
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ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
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CLASSIFICAR A ORGANIZAÇÃO
140
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Dimensão
O critério da dimensão não é uniforme embora
o mais utilizado seja o número de trabalhadores
ao serviço da empresa. Assim teremos:
•Pequenas empresas: Menos de 50 Trabalhadores.
•Médias empresas: Entre 50 e 500 Trabalhadores
efetivos.
•Grandes empresas: Mais de 500 trabalhadores.
141
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Dimensão
É no grupo das pequenas empresas que se
insere a maior parte do tecido empresarial
português.
Como se pode verificar pela análise da
informação disponibilizada pelos Mapas dos
Quadros de Pessoal relativos ao ano de 1996
(quadro seguinte), 81,3% das empresas não
empregam mais que 9 pessoas e somente 0,15%
se podem considerar grandes empresas:
142
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MORFOLOGIA DA EMPRESA
A empresa individual
✓ Nem sempre estas empresas individuais assumem uma forma jurídica regular e
raras as vezes têm contabilidade organizada.
143
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MORFOLOGIA DA EMPRESA
Sociedade por quotas
✓ Constitui-se quando duas ou mais pessoas (ou duas ou mais empresas ou entidades
coletivas) põem em comum os seus recursos para formar uma nova empresa.
✓ Os sócios podem limitar a sua responsabilidade no negócio à quota-parte dos
recursos com que entraram na constituição da empresa (caso mais frequente).
✓ Uma das características mais importantes da sociedade por quotas é cada sócio ser
pessoalmente responsável por todas as atividades da empresa.
Em Portugal, os sócios são por lei solidariamente responsáveis por todas as atividades da
empresa e seus efeitos (incluindo dívidas e outros encargos contraídos pela empresa),
até ao limite do capital social com que entraram na constituição da sociedade.
Na vida real, no universo das sociedades por quotas predominam unidades de pequena
e média dimensão
144
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Sociedade anónima
✓ A participação no capital social da empresa realiza-se através da compra de um
título (ação) com determinado valor facial (por vezes “flutuante”, no caso de o título
ser cotado em Bolsa de Valores).
✓ A responsabilidade dos acionistas limita-se à proporção ou valor das ações que
subscrevem.
✓ Cada ação detida dá direito a um voto na Assembleia Geral (constituída por todos
os acionistas e que reúne, pelo monos, uma vez por ano) e também à receção de um
dividendo (parcela dos lucros apurados no ano anterior).
✓ A sociedade chama-se anónima porque estas ações (sendo títulos representativos
de participação no capital da empresa) podem mudar frequentemente de mãos e, a
cada momento, nem sempre se sabe muito bem quem é que as possui. A
esmagadora maioria das empresas de grande dimensão assumem esta forma jurídica.
145
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MORFOLOGIA DA EMPRESA
Cooperativas
✓ Estas empresas são possuídas pelo coletivo de todos quantos nela trabalham
(cooperativas de produção) ou pelo coletivo dos seus utentes (cooperativas de
consumo e de habitação, por exemplo).
✓Regra geral, são pequenas ou médias empresas.
146
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MORFOLOGIA DA EMPRESA
Empresas públicas
147
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Propriedade
Este critério de classificação das empresas
considera a propriedade dos meios de
produção.
As empresas pertencem aos sócios, isto é, os
meios necessários à sua atividade surgem em
boa parte pelo investimento que aqueles fazem.
Quando se fala em sector privado, público ou
em cooperativas, estamos a dizer que os sócios
dessas empresas são, respetivamente:
148
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Propriedade
•Comerciantes em nome individual ou sociedades
comerciais, cuja atividade se rege pelo Direito Comercial;
•O Estado ou outras pessoas coletivas de direito público,
regendo-se a sua atividade por um estatuto especial,
aplicando-se o direito comercial apenas de forma
complementar. Podem ser criadas pelo Estado, resultar
da transformação de um organismo público, aquisição
pelo Estado do capital social de uma sociedade comercial
privada (expropriação) ou, finalmente, pelo exercício da
autoridade do Estado (nacionalização).
149
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Propriedade
•Associados que contribuem com bens e
serviços para através da cooperação e interajuda
assegurarem a satisfação, sem fins lucrativos,
das suas necessidades económicas, sociais ou
culturais. Regem-se pelo código cooperativo.
Podem, dependendo dos seus objetivos, ser
cooperativas de crédito, consumo, etc..
150
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Ramo de actividade
A classificação mais utilizada é da autoria de Colin
Clark que considera existirem três sectores de
atividade diferenciados. Que são:
Sector Primário - Este sector integra as atividades
extrativas, isto é, aquelas em que se retiram
produtos do mar, do solo ou subsolo. Exemplo:
pesca, agricultura, pecuária, minas, etc..
Sector Secundário - Neste sector incluem-se as
atividades de transformação, isto é, aquelas que
utilizando as matérias primas extraídas da natureza
produzem bens necessários no nosso dia a dia.
151
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Ramo de actividade
Exemplo: metalúrgicas, cimento, construção naval,
vestuário, calçado, etc.. É comum subdividi-las em
indústrias pesadas e ligeiras.
Sector Terciário - Finalmente, este sector engloba todas
as restantes atividades, adquirindo maior ênfase, os
serviços. Exemplo: escolas, os bancos, as empresas de
seguros, os hospitais, os estabelecimentos comerciais, os
operadores telefónicos, etc..
É, concretamente, o caso do conceito de ramo de
atividade. As empresas são agrupadas em conjuntos
muito mais restritos e homogéneos facilitando, assim, o
seu estudo comparativo.
152
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
153
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Conceito de Estrutura organizacional
“É a forma como
a organização se
organiza”
155
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• FORMAL
Deliberadamente planeada e formalmente instituída com a
intenção de organizar a corporação, em aspectos relacionados a
responsabilidade, autoridade, comunicação, e atribuição das
atividades.
• INFORMAL
É a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida
ou requerida por diretrizes ou normas. Surge da interação social
das pessoas, o que significa que se desenvolve
espontaneamente quando as pessoas se reúnem.
158
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• Características
– Ênfase a posições e cargos em termos de autoridade e
responsabilidade;
– É estável;
– Está sujeita a comando e controle;
– Baseia-se em padrões e critérios específicos;
– Líder formal é instituído e formalizado
– O poder é delegado
– Autoridade hierárquica. Vem de fora dos grupos
– Canais de Comunicação formais
– etc
159
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• Características
– Vinculada as pessoas;
– Autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal;
– Dinâmica e mais flexível;
– Não tem foco no controle;
– Trabalha com a inteligência emocional;
– Liderança informal pela influência e afinidade;
– Autoridade vem de dentro do grupo;
– É alicerçada por fluxos e canais informais;
– Pode motivar o trabalho;
160
TIPOS DE ESTRUTURA FORMAL
– LINEAR (LINHA)
Simples e antiga, baseada na organização militar. Segue uma hierarquia única e vertical. significa que
quem está em um nível acima tem autoridade única e absoluta sobre os níveis inferiores, com o direito de
exigir o cumprimento de ordens e execução de tarefas em uma cadeia escalar
– FUNCIONAL
Aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. Cria-se o staffou assessoria.Não
existe apenas um único supervisor ou nível superior, mas sim mais de um. Cada um responsável apenas
pela atividade/função a que é especialista.
– LINHA-STAFF
Uma estrutura que apresenta tanto a linha quanto o staff simultaneamente. Quem trabalha nas
atividades fim da empresa (órgãos de execução) está dentro de uma hierarquia de comando única e
vertical. E quem trabalha com atividades que complementam as atividades fim (órgãos de apoio)
estão fora da cadeia escalar.
161
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• CARACTERÍSTICAS:
– Autoridade única
– Linhas formais de comunicação
– Decisões centralizadas em um único ponto
– Aspecto piramidal
– Simples e de fácil compreensão
– Jurisdição precisa
– Facilidade de implantação, controle e disciplina
– Identificado mais facilmente em pequenas empresas
162
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LINEAR OU LINHA
PRESIDÊNCIA
VICE-PRESIDÊNCIA
DIRETORIA
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
SETOR SETOR
SEÇÃO SEÇÃO
163
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• CARACTERÍSTICAS:
– Autoridade por função ou especialidade
– Mais de um supervisor ou nível superior
– Linhas diretas de comunicação
– Decisões delegadas em vários pontos
– Responsabilidades divididas
– Proporciona foco na atividade desenvolvida
– Melhor supervisão técnica
– Identificado mais facilmente em empresas com processos mais complexos
164
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FUNCIONAL
Gerente de
Produção
Chefe de Chefe de
Manutenção Manutenção
Hidráulica Elétrica
165
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• CARACTERÍSTICAS:
– Maior relacionamento com os objetivos da organização
– Jurisdição de autoridade bem definida
– Decisões estão mais ligadas os objetivos e são formadas mediante apoio
do staff
– Co-existência de hierarquia e especialização
– Mantém controle e disciplina sem dividir autoridade
– Staff não tem autoridade, pode apenas apoiar
– Atividades de execução e apoio conjuntas
– Identificado mais facilmente em médias e grandes empresas
166
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LINHA-STAFF
PRESIDÊNCIA
ASSESSORIA DE
PLANEJAMENTO
DIRETORIA
DIRETORIA DIRETORIA
ADMINISTRATIVA/
INDUSTRIAL COMERCIAL FINANCEIRA
ASSESSORIA DE
ORGANIZAÇÃO,
SISTEMAS & MÉTODOS
GERÊNCIA GERÊNCIA
ADMINISTRATIVA FINANCEIRA
167
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• Especialização do trabalho
Se refere à divisão das tarefas em trabalhos ou processos
• Departamentalização
Se refere ao agrupamento das atividades fim da organização
• Cadeia de comando
Se refere à linha de autoridade e quem se reporta a quem
• Margem de controle
Se refere à quantidade de níveis e grupos coordenados na organização
• Centralização e Descentralização
Se refere à distribuição de poder na organização
• Formalização
Se refere ao grau de normas e procedimentos na organização
168
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organizacional
• Nível estratégico;
O nível estratégico de influência considera a estrutura organizacional detoda a
empresa e a melhor interação desta com o ambiente. Exemplo: necessidade de criação
de uma nova divisão da empresa para melhor adequação de um produto a seu mercado
• Nível tático
O nível tático de influência consideradeterminadoconjunto de aspectos
homogêneos da estrutura organizacional da empresa. Exemplo: divisão de uma área
industrial em duas áreas (produção e técnica) para ter melhor administração dos recursos da
empresa.
• Nível operacional.
O nível operacional considerauma parte bem específica da estrutura
organizacional da empresa. Exemplo: alteração da estrutura organizacional da área de
sistemas com a criação de uma unidade organizacional responsável pelas 46 atividades de
organização e métodos.
169
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• Tecnologia
A quantidade e qualidade da tecnologia e de conhecimento (Know-how) empregada para a
transformação dos insumos em produtos e serviços é um fator importante para considerar na
definição da estrutura organizacional
• Recursos humanos.
A empresa funciona por meio de pessoas, a eficiência depende da qualidade intrínseca e do valor e da
integração dos homens que ela organiza. Ao desenvolver uma estrutura organizacional deve-se levar em
consideração o comportamento e o conhecimento das pessoas que irão desempenhar funções.
170
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Sistemas e Fluxos
Sistemas de Autoridade
Sistemas de Responsabilidade
Sistemas de Comunicações
Sistemas de Decisões*
Fluxo de Trabalho (atividades e processos)
Fluxo de Informações (dados e conhecimentos)
Fluxo de Relações *(estrutura informal, cultura e
comportamento)
(Vasconcelos e Hemmel) – (Drucker) – (outros)
171
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Sistemas de Autoridade
É o direito de se cobrar o que deve ser feito, cobrar resultados, dar ordens, tomar decisões,
dirigir, requerer obediência, ou simplesmente o direito de desempenhar um trabalho que foi
designado.
Cadeia de comando
Margem de controle
Descentralização/Centralização
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Sistemas de Responsabilidade
Refere-se à obrigação que uma pessoa tem de fazer alguma coisa para outra. Ao assumir
determinada obrigação, deve-se prestar contas à pessoa que lhe atribuiu a
responsabilidade
Departamentalização
Formalização
Especialização do trabalho
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Sistemas de Comunicações
O sistema de comunicação é a rede por meio da qual as informações, que
permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz, tramitem.
O que comunicar
Como comunicar
De quem vem a comunicação
Para quem vai a comunicação
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Fluxos de Informação
Trabalho de dados, Conhecimento (Know-How)
Manuais, formulários, relatórios e documentos
Fluxos de Trabalho
Mostra os direcionamentos e os caminhos que as atividades e os
processo seguem . Como, onde, quando, quanto tempo, quem entrega,
quem recebe, etc
Fluxos de Relações
Os relacionamentos informais, os comportamentos e atitudes, a
cultura organizacional e os ambientes internos e externos são
significativos em qualquer organização
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Sistemas e fluxos
Os sistemas são apresentados pelo ORGANOGRAMA
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Relembrando...
Cadeia de comando
Se refere à linha de autoridade e quem se reporta a quem
Margem de controle (Amplitude de controle)
Se refere à quantidade de níveis e grupos coordenados na organização
Centralização e Descentralização
Se refere à distribuição de poder na organização
Formalização
Se refere ao grau de normas e procedimentos na organização
Especialização do trabalho
Se refere à divisão das tarefas em trabalhos ou processos
Departamentalização
Se refere ao agrupamento das atividades fim da organização
178
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COMUNICAÇÃO
ORGANIZACIONAL
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180
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Comunicação
181
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Comunicação
182
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Comunicação
Emissor Receptor
Mensagem
Estímulo Resposta
Canal
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Comunicação
Modelo básico da comunicação
Referencial
Diferenças individuais, subculturas e relações sociais
Mensagem
Canal
Emissor Receptor
Intérprete Ruído Intérprete
Receptor Emissor
Canal
Mensagem
184
Comunicação
• Comunicação organizacional ou empresarial
185
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Comunicação
186
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Comunicação Interna
Conjunto de informações que circulam apenas
entre os funcionários da empresa
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Comunicação Interna
A comunicação Interna tem uma importância
crucial para o desenvolvimento de um quadro
de referência comum a todos os trabalhadores
do que é a empresa e, consequentemente, na
consolidação da entidade da organização.
188
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Comunicação Interna
A comunicação interna é um sistema de
interacções onde o emissor e receptor se inter
influenciam e partilham significados
simbólicos. É através desta partilha de
significados, em termos da Missão, Cultura e
Objectivos da Empresa que se desenvolve o
conceito do que é a empresa, o qual serve de
referência para o seu comportamento.
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Comunicação Interna
190
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Comunicação
191
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192
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Reunião
Placard
Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para
todo tipo de mensagens. Indicado para informar
aspectos legais e acções da empresa.
Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza
designers ou placards luminosos por exemplo).
193
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Folheto
Vantagens: Dá a conhecer as novidades da
empresa e todas as acções. Chega a toda equipa.
Desvantagens: Dispendioso.
Manual de acolhimento
Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus
procedimentos. Facilita a integração.
Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.
194
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Carta ao pessoal
Vantagens: Documento assinado pelo
administrador ou director focando aspectos
importantes da vida da empresa. Dirigida e
personalizada. Eficiente no combate aos rumores.
Desvantagens: Pode ter interpretações erradas,
se não for objectiva.
Inquéritos
Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa.
Permite expressão das opiniões dos
colaboradores.
Desvantagens: Tempo na realização e análise.
195
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Caixa de sugestões
196
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Jornal da empresa
Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para
o domicílio de todos os colaboradores. Considerado
por muitos como um canal de comunicação interno
de referência. Numa PME, a sua dimensão pode não
justificar, sobretudo pelos encargos financeiros.
Mas, uma versão "caseira" de algumas folhas A4
com notícias, fotocopiadas e distribuídas na
empresa, já é possível fazer. O mais importante é
quem escreve e a capacidade que tem de captar a
atenção dos leitores.
Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de
recursos humanos especializados (jornalistas ou
assessor de imprensa). Tempo de redacção,
paginação, impressão e distribuição.
197
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Intranet
Vantagens: Adapta-se facilmente a
empresas de pequenas, médias e grandes
dimensões. Permite a circulação rápida de
informação e pode facilitar os processos
burocráticos. Uma ferramenta do século
XXI.
Desvantagens: Variam consoante o grau
de informatização da empresa.
198
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Canais de Comunicação
• Comunicação Ascendente
• Comunicação Descendente
• Comunicação Horizontal
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201
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202
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203
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Canais de Comunicação
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205
Comunicação
Canais de comunicação
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Comunicação externa
Conjunto de informações que circulam entre a
Empresa e o Meio Envolvente
Meio
Envolvente
Empresa
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Comunicação externa
• Comunicação organizacional ou empresarial
ATIVIDADE
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FUNÇÕES
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Produção
Produção, é a atividade que cria ou transforma a
utilidade das coisas.
Toda a atividade produtiva consiste na
combinação da força de trabalho com os meios
de produção ou capital, isto é, da habilidade e
inteligência do homem com os instrumentos e
os recursos que utiliza. Os meios de produção
incluem os objetos de trabalho e os meios de
trabalho.
214
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Produção
Todos estes conceitos são facilmente
identificados nas empresas onde exista a
transformação de bens. Nas empresas não
industriais o sector de produção não é tão
nítido, ou pode mesmo não existir. São
empresas que compram e vendem os bens, sem
que haja transformação
216
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Produção
Objetivos da Função Produção
A missão da função produção é a satisfação das
necessidades dos clientes.
As necessidades dos clientes internos ou
externos, porque são os destinatários dos
produtos (saídas ou outputs);
Os interesses e as dificuldades dos
fornecedores, que disponibilizam os meios
necessários (entradas ou inputs);
217
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Produção
Os concorrentes, que disputam os clientes e os
fornecedores;
O Estado, que regulamenta a atividade económica;
A gestão adequada dos fatores de produção, por
forma a garantir uma produção de qualidade e a
custos competitivos.
218
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Produção
Devido a toda esta complexidade de entradas e
saídas, existe a necessidade de organizar o trabalho
dos diferentes sectores da produção, de maneira a
não haver “engarrafamentos ou estrangulamentos”.
Tem de existir uma eficiente gestão dos recursos
humanos (horários, turnos, horas extras, número
de pessoas em cada sector, definição de funções de
cada trabalhador), uma gestão adequada das
matérias primas e subsidiárias, e dos meios de
trabalho necessários.
220
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Comercial
Incorpora o conjunto de atividades conducentes
à venda de produtos ou serviços.
Porém, em empresas onde não existam
individualizadas as funções de
aprovisionamento, marketing ou produção,
nomeadamente nas não industriais, pode ser
definida como o conjunto de operações de
compra e venda de bens ou serviços.
221
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Comercial
Qualquer empresa visa atingir objetivos que,
como já referimos, passam por vender os bens
que produzem ou os serviços que prestam,
gerando, assim, os recursos financeiros
necessários para, não só manter e desenvolver a
sua atividade, mas também continuar a
satisfazer clientes, empregados, proprietários,
etc..
222
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Comercial
Ponto crítico de vendas: é o nível de
faturação para o qual os proveitos das vendas
realizadas pela empresa são iguais aos custos da
atividade, não se registando, portanto, lucros
nem prejuízos.
Mas o que são os custos das empresas?
223
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Comercial
Custos Fixos: São aqueles que a empresa
suporta independentemente de estar a
produzir.
224
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Comercial
Custos Variáveis: São aqueles que só se verificam
quando a empresa está a produzir, isto é, serão
maiores quando a atividade é mais intensa e menores
ou nulos se a atividade diminuir ou parar.
Comercial
Previsão de vendas:
A função comercial é, assim, de importância
primordial na organização interna das empresas.
As previsões de vendas, são o suporte da
tomada de decisão das outras funções da
empresa.
226
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Comercial
A previsão de vendas é, assim, o “motor” da
actividade da empresa, pelo que deve ser o mais
objectiva possível. As empresas devem recorrer à
análise da informação que possuem e que consta
nos:
▪ Registos de Encomendas;
▪ Registos de Facturas;
▪ Conta Corrente de Clientes;
▪ Relatórios dos Vendedores;
▪ Consulta periódica de publicações.
227
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Comercial
Objetivos da Função Comercial
Em síntese, pode dizer-se que o objetivo
principal da função comercial é o de atingir o
volume de vendas planeado pela empresa.
Além do objetivo principal, a função comercial
tem outros objetivos:
• Prospeção do mercado - a deteção de novos
clientes é essencial para o aumento das
vendas da empresa.
228
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Comercial
• Informação e comunicação - o vendedor é o principal meio de
comunicação entre a empresa e o exterior. O vendedor tem a tarefa de
receber e transmitir mensagens do cliente e ao cliente.
• Preparação e execução de propostas - a função comercial deve
contribuir para a identificação das necessidades do cliente e
apresentar propostas que visem satisfazê-las.
•Apoio à revenda - por vezes, as empresas não vendem os seus
produtos diretamente aos consumidores finais.
229
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Pessoal
As empresas utilizam, qualquer que seja a sua
atividade, um conjunto de recursos para
concretizar os seus objetivos.
De entre todos eles, as pessoas assumem-se
como o mais decisivo porque são elas com a sua
imaginação, vontade, inteligência e saber que
fazem a diferença entre o sucesso e o não
sucesso das empresas.
230
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Pessoal
Como se consegue tudo isto?
➢Através de gestores inovadores e bem preparados que
se rodeiam de colaboradores qualificados, dotados das
competências e das atitudes necessárias à concretização
dos objetivos das empresas;
➢Garantindo um clima onde a comunicação seja aberta,
os valores e as práticas sejam coerentes e alinhadas com
os objetivos da empresa.
Porém, no que diz respeito às pessoas, as empresas estão
obrigadas a um conjunto de formalismos de caracter
administrativo que resultam de imposições legais e que
não podem ignorar.
231
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Pessoal
Aspetos administrativos da função recursos
humanos
Principais aspetos administrativos:
• Pagamento de salários;
• Imposto sobre o Rendimento das pessoas
Singulares;
• Taxa Social Única;
• Outras obrigações legais;
• Ficheiro de pessoal.
232
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Pessoal
A gestão técnica dos recursos humanos
Fases do processo de recrutamento e seleção;
• Identificar se de facto existe a necessidade de proceder a
uma admissão;
• Definir as tarefas que constituem o posto de trabalho, bem
como as competências necessárias para as executar e o
perfil desejável do indivíduo a ocupar o posto;
• Definir o pacote salarial e de benefícios que a empresa está
predisposta a oferecer;
• Tomada de decisão se o posto será preenchido
internamente (promoção/transferência) ou a necessidade
de publicar externamente a necessidade de admitir alguém
(anúncio);
233
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Pessoal
•Proceder à identificação dos candidatos que
reúnam os requisitos pré-definidos;
• Implementação de um processo de seleção
que permita objetivamente suportar a decisão
de escolha de um candidato através de técnicas
como: análise curricular, testes
profissionais/psicológicos, entrevistas, centros
de avaliação (simulação de situações reais), etc..
234
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Pessoal
Compensação e benefícios:
Após dotar a empresa com os melhores recursos
humanos atendendo às preocupações
evidenciadas no ponto anterior, outra
importante tarefa se coloca aos profissionais
desta função empresarial: mantê-los na
organização, motivá-los e criar as condições
necessárias para que atinjam excelentes níveis
de desempenho, contribuindo, assim, para o
sucesso da empresa.
235
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Pessoal
A função recursos humanos, como se verifica pelo
exposto nos pontos anteriores, assume-se como um
apoio a toda a organização, isto é, a todas as
restantes funções.
Para que este apoio seja efetivo é necessário que
ela seja parte integrante na formulação dos
objetivos da empresa e das estratégias desenhadas
para os alcançar.
Estes objetivos devem ser partilhados pelas
diferentes funções e pelos diferentes atores na
organização, de forma clara e objetiva, para que
cada um saiba o que se espera dele.
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Financeira
A função Financeira tem a seu cargo conseguir o equilíbrio entre a obtenção
dos recursos financeiros necessários à atividade da empresa e a sua
aplicação, pelo que lhe cabe um papel privilegiado na análise do desempenho
da empresa.
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Financeira
Objetivos daFunção Financeira
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Planeamento estratégico
É um processo que os gestores utilizam para identificar e
selecionar objetivos adequados e planos de ação.
Existem três fases no processo de planeamento:
(1) Decidir que objetivos a organização irá prosseguir;
(2) Decidir qual a maneira como irá alcançar esses
objetivos;
(3) escolher os recursos que irá utilizar para alcançar
esses objetivos.
A forma como os gestores planeiam determina a
eficiência e a eficácia na gestão da empresa.
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ATIVIDADE
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