Arquivologia | Material de Apoio

Professor Kátia Quadros

PROTOCOLO

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de
partida, ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.
(Marilena Leite Paes)
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de
recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso,
frequentemente encontra- se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e
Arquivo, Arquivo e comunicação ou outra denominação similar.
Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda tramitam no
órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à
informação. A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante.

O PROTOCOLO é a unidade responsável pelo controle do recebimento e expedição de correspondência de uma

empresa.

ROTINAS

Recebimento e Classificação:

• Receber a correspondência.
• Separar a correspondência oficial da particular.
• Distribuir a correspondência particular.
• Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
• Encaminhar a correspondência sigilosa aos seus destinatários.
• Abrir a correspondência ostensiva.
• Ler a correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes.
• Requisitar os antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lá, o setor encarregado de registro e movimentação
informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais
documentos, ou processos.
• Interpretar a correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo
arquivista.
• Carimbar o documento no canto superior direito. Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o
documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.
• Elaborar o resumo do assunto tratado no documento.
• Encaminhar os papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.

Registro e Movimentação

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Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser
assim descritas:
• Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência,
espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição.
• Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes,
após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso.
• Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em
seguida:

• Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica

• Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o
novo destino.
• Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.

Expedição

• Receber a correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e quantidades
determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepará-
las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a expedição.
• Verificar a falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
• Numerar e complementar a data, tanto no original como nas cópias.
• Separar o original das cópias.
• Expedir o original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
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• Encaminhar as cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

Expedição: Documentos enviados para outra instituição ou pessoa fora da empresa.

Distribuição ou redistribuição: Documentos remetidos a outros setores da mesma instituição.
Distribuição => 1º Setor.
Redistribuição => 2º Setor em diante.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A classificação dos documentos se dá utilizando o “código de classificação de documentos” de arquivo, que é um

instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão
no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os
documentos sob um mesmo tema.

Tal medida tem a finalidade de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a
avaliação, a eliminação, a transferência, o recolhimento e o acesso a esses documentos.

Isso é feito considerando que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, as atividades, as espécies e os tipos documentais, genericamente

denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e as atividades
desempenhadas pelo órgão.

Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia funcional do órgão, definida
por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

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A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações:

a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais
as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo
do documento se refere a dois ou mais assuntos.
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com seu conteúdo;
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando
necessário;
4. Anotar o código na primeira folha do documento;
5. Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.

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