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1. Introdução
A informação dentro das organizações é um bem extremamente valioso, que precisa ser
cuidadosamente administrado e protegido. A capacidade de usar computadores criativamente
para coletar, distribuir e controlar informações está determinando a diferença entre o sucesso
e a mediocridade em praticamente todas as áreas de negócios.
O uso da tecnologia como vantagem competitiva tornou-se essencial para a sobrevivência
empresarial, e a implantação de sistemas informatizados que permitem a interligação da
empresa num âmbito geral com o intuito de ir da padronização de dados ao auxílio no
processo de planejamento, é atualmente uma questão fundamental para a administração
moderna.
O presente artigo tem por objetivo atentar-se no detalhamento do ERP, sigla inglesa de
Enterprise Resource Planning, que são sistemas de informação que integram os dados e
processos de vários departamentos, ou mesmo da totalidade destes da organização num único
sistema: esta integração pode ser efetuada ao nível departamental (sistemas finanças,
marketing, comercial, pessoal, produção, etc.) ou ao nível processual (sistema de tratamento
de encomendas, sistema de informação de gestão, sistema de apoio à decisão, etc.).
Sua importância dá-se a partir de que com sua implantação, teoricamente, há uma
possibilidade maior de confiabilidade dos dados, seguida por um acompanhamento permitido
em tempo real e conseqüentemente diminuição do índice de retrabalho. Tudo isso aliado ao
auxílio e ao comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização
sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última
instância, fazem com que a empresa possa interagir.
O ERP surgiu na década de 1980, seguindo a linha evolutiva das redes de computadores
ligadas a servidores. O sistema é considerado uma continuação do MRP II, e tem datação
importante no seu desenvolvimento internacional em 1975, ano no qual surgiu a empresa
alemã – um símbolo do setor – SAP (System Analyse and Programmentwicklung, na tradução
literal Análise de Sistemas e Desenvolvimento de Programas). Com o lançamento do software
R/2, ela entrou para a história da área de ERP e ainda hoje é seu maior motor de inovação.
No Brasil, sua utilização iniciou-se em grande escala, uma década depois, já nos anos 1990,
em um cenário no qual as organizações eram forçadas a aumentar a sua capacidade de
produção e gerar de novos produtos e serviços. Para que isso ocorresse havia a necessidade de
uma gestão pró-ativa que controlasse a cadeia produtiva de uma forma mais efetiva (RUIZ,
2007).
Devido ao grande número de variáveis envolvidas, como o custo do sistema que varia de um
fabricante para outro, a quantidade de módulos a serem implantados, número de licenças a
serem adquiridas, quantidade de horas trabalhadas pelas empresas de consultoria ou
fornecedora do sistema, modificações a serem realizadas no sistema de acordo com as
necessidades da empresa, investimento em hardware necessário para o sistema e política de
treinamento adotados, não é possível definir valores num primeiro momento no que se refere
à sua implantação, e este irá variar de acordo com o porte e necessidade da empresa.
A seguir, o trabalho irá identificar informações relativas a conceitos, utilização, vantagens e
também desvantagens baseados em pesquisas e exemplificação prática deste sistema de
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gestão, bem como análises e resultados de empresas que utilizam este sistema, tratando o ERP
como um dos principais ativos.
2. Revisão da Literatura
De acordo com as pesquisas realizadas, foi possível estruturar o trabalho sob três aspectos
básicos, sendo estes: 2.1 o que é sistema de ERP; 2.2 características do sistema de ERP; 2.3
vantagens de implantação; e 2.4 desvantagens da implementação.
2.1 O que é Sistema ERP
Para Buckhout et al. (1999), um ERP é um software de planejamento dos recursos
empresariais, que apresenta como principal função a integração das diferentes funções da
empresa para adicionar eficiência as suas operações. O sistema integra os dados-chave e a
comunicação entre os setores, fornecendo informações estratégicas sobre todas as operações
da empresa.
Hehn (1999) considera que o ERP nada mais é que uma evolução do MRP II, em uma forma
expandida. O novo sistema seria uma reunião de vários sistemas que atendem a uma visão
holística do negócio da empresa, atingindo todos os setores: contabilidade, finanças,
planejamento e controle de produção, compras, etc. Assim, todos os sistemas são integrados e
compartilham da mesma base de dados.
Segundo Davenport (1998), a integração das informações que fluem através das mais diversas
áreas de uma empresa é a grande utilidade de um sistema ERP, sendo que através dele a
empresa acaba sofrendo naturais mudanças estratégicas, culturais e organizacionais. É como
se a existência desse sistema acabasse por influenciar a empresa a um rumo de integração
departamental e, uma mudança dessa magnitude certamente traz influencias significativas no
negócio.
É fundamental que a empresa analise com precisão a necessidade de se implantar um sistema
de tal porte, considerando as conseqüências da aplicação do mesmo nas mais diversas áreas de
negócios. Um sistema ERP muda a forma de funcionamento de uma empresa e esta, por sua
vez, precisa estar preparada para uma mudança de tamanho impacto.
Segundo Miltello (1999), o ERP não apenas serve como uma ferramenta de otimização de
processos de troca de informação, mas controla a empresa, manuseando e processando a
mesma. A grande sacada é a criação de uma padronização de processos, através da
documentação e contabilização dos mesmos, e também da característica da integração dessas
informações. O sistema permite, ainda, um maior controle sobre áreas mais vulneráveis do
negócio, permitindo um esforço em todas as áreas para que o todo funcione corretamente.
Wood Jr. (1999), acredita que a gestão da empresa pode ser otimizada, melhor controlada e
que a tomada de decisão pode ser significativamente agilizada pelos sistemas ERP. Ainda
sobre o sistema, é destacado o seu dinamismo e capacidade de adequação ao meio para o qual
vai ser projetado. A aplicação se atribui a qualquer tipo de empresa, desde que realizadas as
devidas adaptações e padronizações a cada situação.
A partir do entendimento de que hoje a informação é vista como um dos patrimônios mais
valiosos da empresa e de que sua utilidade é a avaliada a partir de sua qualidade,
oportunidade, quantidade e da relevância para a administração, o sistema de ERP compreende
desde um conjunto de programas de computador até um sistema de informação gerencial que
visa apoiar as decisões estratégicas da empresa.
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A partir disso, procurou-se fazer uma pesquisa bibliográfica em duas fases distintas. A
primeira visou servir de base teórica para a construção de todo o trabalho. Após, realizou-se
outra pesquisa bibliográfica a fim de estudar casos de empresas divulgados em livros, artigos
e periódicos. Por esta razão, optou-se por definir esta pesquisa como apenas bibliográfica, e
não também como um estudo de caso.
A pesquisa cientifica deve ser realizada de modo racional e sistematizada, utilizando para
isso, métodos e técnicas próprias, procurando descobrir e interpretar os dados de forma
peculiar. Para realizar uma pesquisa cientifica é preciso promover o confronto entre os dados,
as evidências, as informações coletadas sobre o determinado assunto e o conhecimento teórico
acumulado a respeito do mesmo (HAIR et al. 2005).
4. Análise dos Resultados
Em uma publicação da Deloitte Consulting (1998), o ERP é definido como um software de
negócio que permite à empresa automatizar e integrar a maioria de seus processos;
compartilhar práticas de negócio e dados comuns pela empresa; e disponibilizar a informação
em tempo real.
Através desta linha de pensamento, a empresa calçadista Grendene acreditou que necessitava
de mudanças em sua área de Tecnologia de Informação e passou a adquirir em maio de 1998
um sistema ERP da Datasul.
A primeira unidade fabril da Grendene nasceu em Farroupilha, no interior do Rio Grande do
Sul, em 1971. O que era uma pequena fábrica de embalagens plásticas aos poucos foi se
transformando na sede do maior fabricante de calçados do país, graças ao empenho e à
determinação de seus fundadores: Alexandre e Pedro Grendene Bartelle.
De acordo com Ernani Toso, gerente de negócios da empresa, adquirir este sistema foi um dos
melhores negócios que a Grendene realizou nos últimos anos. Ele diz que antes tinham um
ambiente de sistema e infra-estrutura com um custo elevado para manutenção a uma
necessidade de ampliação desta plataforma de processamento. Além disso, necessitavam de
maior conectividade com os usuários internos e externos.
Após a implementação e desenvolvimento do ERP, a empresa passou a ter contato com os
stakeholders 100% via web. Ou seja, o próprio cliente tem acesso ao pedido, títulos, boletos
bancários e a todos os dados de logística. Com este sistema, tornou-se possível fazer 20 mil
notas por dia com apenas uma pessoa no processo. Além disso, a empresa foi capacitada a
fazer cerca de 1.200 pagamentos por dia, eletronicamente e sem a necessidade de emissão de
cheques.
De acordo com Souza & Zwicker (2000), definem como sistemas de informação integrados,
adquiridos na forma de pacotes comerciais, para suportar a maioria das operações de uma
empresa. Estes sistemas procuram atender a requisitos genéricos do maior número possível de
empresas, incorporando modelos de processos de negócio obtidos pela experiência acumulada
de fornecedores, consultorias e pesquisa em processos de benchmarking. Com isso, a
integração é possível pelo compartilhamento de informações comuns entre os diversos
módulos, armazenadas em um único banco de dados centralizado.
Segundo Corrêa et al. (1997), um ERP é constituído por módulos que atendem às
necessidades de informação de apoio à tomada de decisão de todos os setores da empresa,
todos integrados entre si, a partir de uma base de dados única e não redundante.
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Ainda nessa linha, de ganho com produtividade, agilidade e flexibilidade, além de integração
e tomada de decisão mais eficiente e eficaz, a Mabel alimentos também foi um caso positivo
de aplicabilidade e implantação do sistema ERP.
Em um ambiente de tanta competição, em que muitas empresas não possuem o total controle
do seu negócio, é fundamental que haja uma preocupação no sentido de melhorar estes
pontos. A integração de processos, bem como a agilidade na leitura de problemas, e a
capacidade de responder rapidamente às incertezas de um ambiente tão incerto, fazem a
diferença e representam um enorme diferencial competitivo para a empresa.
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