GUIA COMPLETO SOBRE ESOCIAL :

APRENDA TUDO SOBRE ESSA FERRAMENTA!

INTRODUÇÃO............................................................................................. 03

O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?........04

O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL? ������������� 11

COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL? ������������16

CONCLUSÃO............................................................................................... 22

SOBRE A SIEG............................................................................................. 23
Introdução
O eSocial, novo sistema para o envio, registro e
arquivamento de informações entre as empresas e o
governo federal, já está em vigor desde janeiro de 2018
em companhias de grande porte e desde julho deste
ano em instituições com faturamento inferior a R$
78 milhões anuais.

Mas, independentemente do tamanho da
companhia e do segmento, o sistema vai se tornar
onipresente tanto em empresas privadas quanto
entre os entes públicos.

Neste e-book, você vai conhecer as informações importantes

para realizar o cadastro, os benefícios da implementação e os
fatores de risco que devem ser observados. Confira!

3 INTRODUÇÃO

O que é o eSocial e
quais as obrigações
da empresa?
O eSocial é um sistema de escrituração
digital, destinado ao repasse de informações
ao governo federal. É, também, uma ferramenta
dedicada a unificar a prestação das informações
essenciais referentes à escrituração das
obrigações previdenciárias, trabalhistas e fiscais.
4 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?
Desenvolvido pelo governo federal,
o programa facilita o acesso ao
banco de dados das instituições,
possibilitando um maior nível de
eficiência do órgão fiscalizador. Ao
reunir as informações fiscais em um
único documento, o eSocial torna mais
simples o trabalho de toda a equipe
de contabilidade e deixa os processos
empresariais mais transparentes.
Além de proporcionar um controle
mais firme sobre as informações
específicas dos contratos de trabalho e os
diversos tributos, o eSocial também vai
possibilitar uma melhoria significativa na
garantia do cumprimento bem-sucedido
das leis trabalhistas e previdenciárias.
 Ao reunir as informações
fiscais em um único
documento, o eSocial
torna mais simples o
trabalho de toda a equipe
de contabilidade e deixa
os processos empresariais
mais transparentes.
5 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?
5 O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL?
O projeto é uma ação conjunta de entidades,
como o Ministério do Planejamento, o INSS e a
Caixa Econômica. Com sua implementação, o
eSocial vai evitar muitos problemas relacionados
a aposentadorias, seguro-desemprego, pensões e
licenças, entre outras coisas.
6 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?
Além do departamento de contabilidade
das empresas, outro setor estratégico
beneficiado pela implantação é a área de
Recursos Humanos, que poderá agrupar,
em uma folha de pagamento digital, a
prestação de informações, como:
◆◆ FGTS;
◆◆ GFIP;
◆◆ RAIS;
◆◆ CAGED.
Vamos conhecer mais detalhes sobre
a implantação e o funcionamento
do eSocial, suas datas-limite e os
benefícios do sistema.
CRONOGRAMA DE IMPLANTAÇÃO

Para empresas com faturamento anual superior ◆◆ julho de 2018: substituição da Guia de
a R$ 78 milhões, o processo começou mais cedo Informações à Previdência Social (GFIP);
— em janeiro de 2018. Vamos conhecer as datas
relacionadas e os procedimentos relacionados. Veja: ◆◆ janeiro de 2018: envio dos dados de
segurança e saúde dos funcionários.
◆◆ janeiro de 2018: envio de informações das
companhias (cadastros dos empregadores e
tabelas);

◆◆ março de 2018: início da obrigatoriedade

para o envio de informações dos
trabalhadores e seus vínculos com as
instituições (como desligamentos e
admissões);

◆◆ maio de 2018: início da obrigatoriedade do

envio das folhas de pagamento;

7 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?

Para as outras empresas privadas,
incluindo MEIs e adeptos do Simples Nacional e
até pessoas físicas que tenham empregados, os
procedimentos são os mesmos, mas as datas
mudam. Os meses são, respectivamente:
◆◆ julho de 2018;
◆◆ setembro de 2018;
◆◆ novembro de 2018;
◆◆ janeiro de 2019;
◆◆ a última fase, do envio dos dados de
segurança e saúde dos trabalhadores,
também ocorre em janeiro de 2019.
8 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?
Já para entes públicos, a agenda é também
um pouco diferente: o processo, previsto
inicialmente para janeiro de 2019, agora vai
começar a transmitir seus primeiros eventos
em janeiro de 2020.
Empresas com faturamento inferior aos
R$ 78 milhões e não optantes do Simples
Nacional ainda se juntarão ao programa no
início do ano que vem.
VANTAGENS DO ESOCIAL
O programa ainda é vantajoso
tanto para empregadores quanto
para os funcionários. Em primeiro
lugar, o eSocial integra os sistemas
informatizados das instituições, que
são conectados diretamente à rede do
governo federal.
Isso possibilita a automação na
prestação de informações, essencial
para desburocratizar e agilizar esses
processos. Os órgãos que fazem parte
do projeto, como o INSS e o FGTS,
também são padronizados e integrados
mais facilmente junto aos cadastros
das pessoas jurídicas e físicas.
9 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?
De modo geral, o programa aplica
melhorias no cumprimento adequado
da legislação vigente, além de
maior eficiência no processo de
repasse de informações ao governo e
salvaguardas jurídicas significativas
sobre os direitos dos colaboradores.
Além disso, o novo sistema
possibilita também redução dos
gastos e menos tempo gasto pelos
colaboradores nesses procedimentos
de prestação de contas — a empresa
poderá alocá‑los em tarefas mais
produtivas para a companhia.
FATORES DE RISCO
Um sistema dedicado a fornecer mais
agilidade no atendimento dos empregados,
o eSocial também exige muito um cuidado
especial por parte dos profissionais
de contabilidade, principalmente
dos gestores contábeis.
Antes, as multas eram aplicadas por fiscais
do Ministério do Trabalho. O eSocial também
muda isso, pois age como uma espécie de
fiscal virtual, detectando rapidamente as
irregularidades nas prestações.

Porém, o eSocial, como qualquer sistema

estabelecido pela tecnologia da informação,
é imune a manobres e fraudes realizadas
para driblar penalidades.

Isso exige atenção redobrada para

os colaboradores que manipulam os
dados e um conhecimento profundo de
diferentes tipos de legislação — trabalhista,
previdenciária e fiscal.

10 O QUE É O ESOCIAL E QUAIS AS OBRIGAÇÕES DA EMPRESA?

O que muda para a
◆◆ a criação de novos vínculos;

empresa com o uso

◆◆ dados sobre contribuições
previdenciárias;

do eSocial? ◆◆ informações sobre folha de pagamento

e aviso prévio;

Com o eSocial, os empregadores comunicarão ao ◆◆ dados sobre acidentes de trabalho;

governo, de forma padronizada e unificada,
informações importantes com relação aos ◆◆ informações importantes sobre o
colaboradores, como: recolhimento de FGTS.

11 O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL?

Uma das modificações mais
significativas, impactando diretamente a
rotina das empresas, é o fato de que parte
das informações antes prestadas mensal
ou anualmente para a administração
pública passa a ser transmitida na
medida em que alterações ocorrem, sem
períodos predeterminados — mas com
uma data limite.
ADMISSÃO E DEMISSÃO
DE FUNCIONÁRIOS
Essas informações passam a ser transmitidas
obrigatoriamente após a ocorrência de cada
caso. O colaborador não poderá mais ser
contratado ou demitido antes que a informação
dessa ocorrência seja disponibilizada no
sistema da Receita Federal.

A adaptação, portanto, exige

um planejamento cuidadoso. As
dificuldades podem não estar ligadas
necessariamente à exigência da
virtualização dos processos, mas ao
volume de informações e como esses
dados serão incluídos gradativamente
na rotina do eSocial. Vamos conhecer
algumas mudanças específicas.

12 O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL?


FOLHA DE PAGAMENTO
O pagamento da folha varia de acordo com a
metodologia de cada empresa. Esse pagamento
deve ser efetuado no último dia de cada mês, mas,
conforme convenções de categoria específicas,
pode ser feito, também, no quinto dia útil
do mês posterior.
13
Com o eSocial, todos os pagamentos dos
colaboradores são centralizados em um
único registro que deve ser enviado até o
dia 7 do mês subsequente. Porém, é preciso
ficar atento: o prazo para recolhimento do
FGTS também é no sétimo dia do mês.
O ideal, portanto, é que o gestor
envie os pagamentos do eSocial
com antecedência, evitando
prestar todas as informações
na última hora.
Desse modo, é garantido que as
informações sejam corretamente
processadas pelo eSocial — e, assim, o
gestor pode emitir a guia do FTGS e realizar
adequadamente o recolhimento.
O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL?
JORNADA DE TRABALHO ◆◆ intervalo de no mínimo onze horas
E HORÁRIOS seguidas para repouso entre uma
jornada e outra;
As alterações nas jornadas devem ser
informadas, até para os colabores que
◆◆ cargas horárias diferenciadas
não trabalham com a marcação de ponto.
(aprendizes e estagiários, por
Essa medida evita batalhas jurídicas e
exemplo);
problemas trabalhistas em geral — como a
questão das horas extras.
◆◆ limites de horas extras por dia;
Algumas questões que serão fiscalizadas
com mais atenção após a implementação ◆◆ trocas frequentes de horários
do eSocial são: sem documentação adequada.

14 O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL?

SEGURANÇA DO TRABALHO
É importante esclarecer que a adoção
do eSocial não altera a legislação
de Segurança e Saúde Ocupacional, mas
ajuda a reforçar a verificação dos níveis
de segurança em geral nas empresas.
As informações relativas à saúde no ambiente de trabalho
serão ainda otimizadas pelos prazos estipulados para o envio
de dados e laudos técnicos — destinados a testar a existência
de condições mínimas que evitem situações de insalubridade
e periculosidade em todos os ambientes da companhia, além
de evitar fatores de risco que levem a aposentarias especiais.

A padronização gerada pelo programa

possibilita uma checagem mais
otimizada desses dados e ainda viabiliza
o cruzamento de informações entre os
departamentos da instituição, já que
os devidos adicionais de pagamento
serão prestados em eventos simultâneos
pelo RH e pela Segurança e Saúde
Ocupacional.

15 O QUE MUDA PARA A EMPRESA COM O USO DO ESOCIAL?

Como deve ser feita
a implementação
do eSocial?
Como vimos, as empresas com
faturamento acima de R$ 78 milhões
anuais já são obrigadas a seguir as
normas do eSocial desde janeiro de 2018.
Já as companhias com faturamento
menor — e que não optam pelo Simples
Nacional — estão trabalhando com o
sistema desde julho.
16
Um terceiro grupo, formado por
empregadores optantes pelo Simples
Nacional, pessoas físicas, produtores rurais
PF e entidades sem fins lucrativos, ainda não
iniciou as atividades no sistema. Janeiro de
2019 é o período previsto para que esse grupo
se junte ao  eSocial.
Para realizar efetivamente essa migração,
é necessário preparar cuidadosamente a
empresa, já que negligências ou atrasos
na entrega das obrigações acessórias
geram multas. Vamos descobrir os
passos necessários para realizar uma
implementação adequada.
COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?
FAÇA UM CRONOGRAMA DE
ACORDO COM AS DATAS-LIMITE

Para as empresas que ainda não implementaram

ou que ainda não se filiaram ao eSocial, é
importante estabelecer um cronograma adequado,
de acordo com o faturamento da companhia, sem
desrespeitar as datas-limite de implantação.

O período de implementação efetiva envolve

praticamente todos os setores das instituições —
principalmente aqueles que trabalham ativamente
com a coleta e manipulação de informações fiscais.

Os gestores contábeis e demais encarregados das

áreas fiscais serão os principais responsáveis pela
distribuição de tarefas.Quanto mais organizado o
trabalho, com uma gestão eficiente do tempo, mais
tranquila será a transição.

17 COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?

 É importante que todos
os itens das folhas de
pagamento sejam conferidos
e revisados antes de
transmitir efetivamente as
informações para o eSocial.

As exigências do novo sistema

são muitas e dados organizados
de modo confuso podem ser
interpretados como irregularidades
pelo sistema, tornando a
companhia vulnerável a multas e
processos trabalhistas.

18 COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?


REALIZE SEUS PRÓPRIOS TESTES
O eSocial vai exigir de cada companhia
uma série de testes e treinamentos para
os responsáveis pelas prestações de
informações. Assim, é indicado que as
principais tarefas não sejam centralizadas
em apenas um profissional.
Para que o processo não seja muito corrido
e estressante, é essencial que a instituição
estabeleça um sistema próprio de testes
para se adaptar ao sistema e para que
os colaboradores tenham uma margem
de segurança antes da transmissão dos
primeiros eventos pelo eSocial.
19
ORGANIZE AS INFORMAÇÕES
PARA O CADASTRO
O cadastro do eSocial solicita um amplo número
de informações, o que pode comprometer muito
a adequação da companhia ao eSocial. Em
determinados casos, as empresas podem contar
com dados desatualizados sobre os vínculos com
determinados colaboradores ou simplesmente não
terem certas informações requeridas pelo sistema.
Assim, é importante organizar todos os dados
e realizar conferências de acordo com as
especificações — antes do início dos repasses
oficiais ao eSocial. Os setores de recursos humanos
e contabilidade serão os principais responsáveis
pela coleta e análise eficiente dos dados.
COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?
UTILIZE A TECNOLOGIA AO SEU FAVOR
Investir em um software especializado para ajustar
a sua folha de pagamento, por exemplo, é uma ótima
maneira de facilitar os envios ao eSocial.
Empresas que falharem em atender aos requisitos
do sistema e não enviarem a documentação de
acordo com as novas normas poderão ser
penalizadas a partir de R$ 1.812,87.
Caso o setor de Recursos Humanos não
informe determinada admissão no tempo
especificado pelo sistema, a multa varia de
R$ 3 mil até $ 6 mil e, além disso, mais R$ 800
a cada empregado não registrado — em micro
ou pequenas empresas..

É necessário rever e automatizar processos

para reduzir chances de multas, e investir
em um software de ponta deverá otimizar
consideravelmente os procedimentos. Com
relação a outras penalidades, o simples ato de não
comunicar as férias dos empregados pode gerar
uma multa de R$ 170.

20 COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?

 Com as otimizações
oferecidas pelo software,
será mais fácil evitar as
multas penalidades para
quem não se adequar ao
novo sistema.

21 COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?

21 COMO DEVE SER FEITA A IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL?

Conclusão
O eSocial ainda vai demandar uma boa dose de
treinamento para os colaboradores responsáveis nas
companhias, mas os benefícios da implementação
são bastante atrativos.
22
O aprimoramento do nível das
informações trocadas nas relações
de trabalho, a garantia dos direitos
trabalhistas dos funcionários
e a própria simplificação
das obrigações empresariais
compensam as exigências iniciais
de adaptação.
Não deixe de contar com soluções
digitais avançadas para ajudar
em suas obrigações fiscais.
A automatização do trabalho
repetitivo de contabilidade
contribui significativamente
para o crescimento da sua
empresa. Siga as nossas dicas e
realize uma transição mais ágil
para o eSocial!
CONCLUSÃO
 rockcontent.com

SOBRE A SIEG

A SIEG é uma empresa à frente de seu tempo. Nossas

soluções têm um objetivo claro: facilitar o dia a dia dos
nossos clientes e parceiros. Cremos que a tecnologia aliada
a bons processos proporciona, além da eficiência, qualidade
de vida para os seus usuários. Hoje, mais de 50.000 empresas
utilizam nossas soluções e isso é apenas o começo.

A nossa missão é oferecer softwares aplicativos de simples

implantação e fácil usabilidade, indispensáveis para
facilitar a rotina dos clientes. Através de ideias inovadoras,
desenvolvidas por meio de pesquisas detalhadas sobre as
necessidades das empresas, nossas soluções têm o objetivo
de otimizar processos, eliminando erros e a perda de tempo.