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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO
PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO E FINANÇAS - PROPLAN

OFICIO CIRCULAR Nº 72/2021 - PROPLAN (11.10)

(Identificador: 202140478)

Nº do Protocolo: 23076.047464/2021-03
Recife-PE, 07 de Junho de 2021.

Ao grupo: TODOS OS SERVIDORES.

Título: FLUXOS E PRAZOS DE REFERÊNCIA PARA FORMALIZAÇÃO DE CONVÊNIOS E INSTRUMENTOS

JURÍDICOS CONGÊNERES

Assunto: 992 - COMUNICADOS E INFORMES

Senhores(as) Servidores(as),

A Pró-Reitoria de Planejamento Orçamentário e Finanças (PROPLAN), conjuntamente com a Diretoria de

Convênios e Contratos Acadêmicos (DCCAc), vem através deste dar ciência dos prazos estimados para
formalização de convênios, contratos acadêmicos ou instrumentos jurídicos congêneres, voltados à realização de
projetos acadêmicos, aos interessados em celebrar os referidos instrumentos a fim de que possam planejar as
atividades para celebração no tempo adequado. Os prazos apresentados, na tabela abaixo, são resultado do
mapeamento da tramitação dos processos administrativos nas instâncias envolvidas nas etapas prévias à
celebração dos instrumentos, realizado por Grupo de Trabalho constituído especificamente para este fim e
formalmente designado pela Portaria nº 49, de 06 de janeiro de 2021.

Os novos prazos estimados para a celebração no âmbito da UFPE são:

PRAZO TOTAL
QUADRO RESUMO DOS PRAZOS
ESTIMADO
Acordos de Cooperação 55 dias
Convênios, Acordos de Parceria e instrumentos congêneres 65 dias
Termos de Execução Descentralizada 40 dias
Contratos Acadêmicos entre UFPE e Fundação de Apoio 77 dias
Instrumentos para Cursos de Especialização, exceto EAD 68 dias
Instrumentos para Cursos de Especialização EAD 98 dias
Termos Aditivos/Apostilamentos, exceto para Cursos de Especialização 52 dias
Termos Aditivos/Apostilamentos para Cursos de Especialização 67 dias

O mapeamento simplificado do fluxo do processo foi elaborado pela Diretoria de Convênios e Contratos
Acadêmicos (DCCAc)/PROPLAN e reflete o trabalho conjunto das equipes do Gabinete do Reitor e da Fundação
de Apoio para o Desenvolvimento da UFPE (FADE-UFPE).

É essencial destacar que os prazos apresentados neste documento são referenciais e não devem ser tomados
como prazos fixos. Muitos fatores afetam a tramitação dos processos, por esta razão são apresentados prazos
estimados.

Os prazos informados consideram o “fluxo ideal”, no qual a instrução processual ocorre de forma totalmente
adequada. No “fluxo ideal” o processo é considerado perfeitamente instruído pelas unidades e agentes que nele
atuam e, portanto, não há diligências a serem atendidas. Com isso, são desconsiderados, para fins de cálculo do
prazo, as tramitações para ajuste e demais diligências que possam vir a ocorrer.

É necessário esclarecer que o estabelecimento dos prazos considerou a força de trabalho das unidades à época e
o volume médio de processos em análise, de modo que os prazos podem variar (para mais ou para menos) de
acordo com o volume de processos em tramitação nas unidades e a equipe em atividade.

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Importa mencionar que alguns prazos não foram inseridos nos fluxos por não afetarem o tempo para celebração
dos instrumentos, por exemplo, submissão à SODS. Estes prazos, por mais que componham o processo, não
afetam a celebração e, consequentemente, não interferem na execução dos projetos, por esta razão não foram
considerados nos documentos apresentados.

Ante ao exposto, recomendamos, aos Coordenadores de Projetos, Ordenadores de Despesa e equipes que atuam
no suporte administrativo dos projetos, que envidem os esforços devidos no planejamento e preparação para
instrução de processos desta natureza, no momento da elaboração do projeto e da captação da parceria,
utilizando os prazos referenciais como norteadores.

Informações sobre o tipo de instrumento a ser utilizado, procedimentos detalhados, documentação necessária,
detalhes da tramitação e demais orientações específicas podem ser obtidas nos manuais e orientações expedidas
pela DCCAc/PROPLAN, disponíveis em https://www.ufpe.br/proplan/convenios.

Oportunamente, embora não sejam tratados detalhes, no caso de instrumentos que prevejam ingresso de
recursos financeiros na conta única da UFPE, alertamos sobre a necessidade da prévia observação dos prazos e
procedimentos para estimativa e reestimativa de receitas próprias, disponíveis em https://www.ufpe.br
/proplan/receita-propria e nos comunicados oficiais expedidos pela Diretoria de Orçamento
(DORC)/PROPLAN. Do mesmo modo, recomendamos, ao Coordenador do Projeto ou interessado, a articulação
junto à Coordenação de Infraestrutura, Finanças e Compras (CIFIC), no caso dos Centros Acadêmicos, ou à
Coordenação Administrativa e Financeira (CAF), no caso das Pró-Reitorias e Órgãos Suplementares, a fim de que
sejam orientados quanto aos procedimentos operacionais.

Segue, em documento anexo, descrição das etapas, agentes envolvidos e o tempo em cada instância até a fase
da formalização da celebração para cada tipo de instrumento.

Atenciosamente,

(Autenticado em 08/06/2021 15:01) (Autenticado em 08/06/2021 14:43)

HELEN GOMES FRADE DANIEL CAVALCANTI PEREIRA DO LAGO DE MEDEIROS
DIRETOR - TITULAR PRO-REITOR - TITULAR
Matrícula: 1731722 Matrícula: 1963956

Para verificar a autenticidade deste documento entre em http://sipac.ufpe.br/documentos/ informando

Tipo de Assinatura: Assinado com senha, número: 72, ano: 2021, tipo: OFICIO CIRCULAR, data de
emissão: 07/06/2021 e o código de verificação: caac71af9e

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