As 5 etapas de um projeto

Qualquer que seja a metodologia de gestão de projetos que você utilizar, a ordem e a
relevância das etapas de um projeto é a mesma.
Tanto as metodologias ágeis (como o SCRUM), que focam no planejamento e nas
entregas progressivas, quanto as tradicionais (como a Cascata), que planejam e
entregam em um pacote único, podem se beneficiar dessa estrutura de fases proposta
pelo PMBOK®.

Vale lembrar que cada etapa pode ser subdividida em outras fases e, ao final de cada
uma, recomenda-se fazer uma revisão para ver se o previsto realmente foi entregue.
Afinal, segmentar a carga de trabalho em partes torna o controle muito mais fácil.

Sem mais delongas, vamos às etapas de um projeto.

1.      Iniciação

Na etapa de iniciação do projeto, deve ser realizado um apanhado geral sobre o projeto,
buscando saber quais são seus principais objetivos e o que deve (e não deve) ser feito
para alcançá-los.
É indicado começar fazendo um estudo de viabilidade do projeto, levando em
consideração a prioridade da demanda, a disponibilidade de recursos, a viabilidade
técnica, o impacto ambiental e o retorno a ser gerado. Apenas com respostas positivas a
todos esses critérios é que o projeto pode ser considerado viável.

O gerente de projetos pode, também, desenvolver o business case do projeto, que é um

documento apresentado para atestar a viabilidade do projeto e conseguir a aprovação de
outros integrantes do corpo diretivo, sejam eles investidores ou não. Para isso, o gerente
de projetos deve perguntar aos sponsors (patrocinadores) e stakeholders (partes
interessadas):
 Qual problema esse projeto deve resolver?
 Quais são os objetivos estratégicos desse projeto?
 Quais são os requisitos básicos para o projeto?
 O que não fará parte do escopo do projeto?
 Qual é o ROI do projeto?
Após essa conversa, o gerente formula um documento ou uma apresentação menos
formal que apresente todas as respostas relevantes. Tendo o projeto aprovado, pode-se
 seguir para a formulação do Termo de Abertura do Projeto, que reúne, com pouca
profundidade, informações básicas como:
 A descrição do escopo;
 A duração do projeto;
 Os recursos que serão necessários;
 Quem serão as partes interessadas;
 Quais serão os riscos, restrições e premissas; e
 Quem será o responsável pela gerência do projeto.
A partir do momento em que todos estiverem de acordo com o documento, o
planejamento já pode começar. Mas lembre-se que, ao longo do projeto, conforme vão
acontecendo mudanças, alguns processos da etapa de iniciação podem ser retomados.
Editar o Termo de Abertura do Projeto é um deles.

2.      Planejamento
Começar um projeto sem antes planejá-lo é sinônimo de desperdiçar recursos. Mesmo
que no início possa parecer perda de tempo, construir um plano detalhado para a
execução do projeto vai até economizar tempo depois.

Isso porque, caso o planejamento não seja bem feito antes de a execução começar, é
quase certo que várias atividades serão executadas da maneira errada, causando
retrabalho. Esse retrabalho, por consequência, irá consumir tempo e recursos e pode até
se tornar um risco à saúde do projeto.

Por isso, o planejamento é um dos momentos mais importantes dentre as etapas de um

projeto.

Segundo o PMBOK®, há 10 elementos que devem fazer parte dessa etapa: integração,
escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicações, riscos, aquisições e
partes interessadas.

É lógico que você não irá parar para planejar cada um deles nos mínimos detalhes toda
vez que for iniciar um projeto, um após o outro. Você vai perceber que o planejamento
vai fluir de forma orgânica, uma vez iniciado. Ao planejar os riscos do seu projeto, você
pode identificar a necessidade de acrescentar algo ao escopo ou ajustar o cronograma,
por exemplo, e então incrementar essas outras partes.
Como principais resultados, a etapa de planejamento de projetos deve gerar:
 A descrição do escopo do projeto;
 A estrutura analítica do projeto (EAP);
 O cronograma do projeto;
 O levantamento dos riscos do projeto;
 O levantamento dos recursos necessários ao projeto; e
 O plano de comunicação do projeto.

3.      Execução

Como o próprio nome já diz, a etapa de execução é quando as tarefas planejadas serão
executadas, colocadas em prática. Para que ela se inicie, geralmente é realizada uma
reunião de kick-off com os envolvidos do projeto.

Durante a execução, é importante que o gerente de projetos oriente a equipe do projeto,

promova a motivação e o engajamento com as atividades, garantindo que tudo que foi
planejado aconteça na prática da melhor forma possível.

Além disso, é papel do GP:

 Gerenciar as aquisições para que os recursos necessários estejam disponíveis
na quantidade e no momento certo;
 Gerenciar as comunicações para que tanto os colaboradores quanto as partes
interessadas estejam alinhadas; e, sobretudo,
 Garantir a qualidade do que estiver sendo produzido.

4.      Monitoramento e controle

Acontecendo em paralelo com a etapa de execução, a etapa de monitoramento e
controle tem como principal objetivo lidar com desvios que possam acontecer no
projeto.

O gerente de projetos deve estar atento aos indicadores do projeto constantemente,

comparando-os com as metas e verificando o que pode ser feito caso eles estejam
abaixo do esperado. O acompanhamento de perto pode ser útil, também, para evitar
ameaças antes mesmo de elas acontecerem.

O risco de atraso em uma determinada atividade, por exemplo, pode ser mitigado
apenas com o monitoramento da produtividade da equipe. Imagine que você foi checar
o Gráfico de Burndown da equipe e percebeu que o desempenho está dois dias atrasado
e, se continuar nesse ritmo, o produto final da sprint não será finalizado no prazo.
Diante disso, você resolve conversar com a equipe e ver o que está os impedindo de
seguir a linha de base planejada, e uma vez que descobre e elimina esse impeditivo, o
desempenho volta ao normal.

Percebe como o monitoramento e controle constante permite antecipar e minimizar

desvios no projeto? Esse foi apenas um exemplo simples, mas em escalas maiores a
importância dessa etapa é ainda mais expressiva.

5.      Encerramento

Muitos gerentes de projeto tendem a passar reto por essa etapa final. Porém, o
encerramento do projeto é tão importante quanto a iniciação, afinal, sem cuidar da
entrega final e do encerramento dos contratos, erros simples podem acontecer e acabar
desperdiçando o trabalho empreendido na execução.
Portanto, recomenda-se que na etapa de encerramento seja incluída uma entrega
formal do produto ao cliente, o encerramento dos contratos (como os de locação de
equipamentos e de outsourcing de profissionais, por exemplo), a realização
de reuniões pós-projeto para dar feedbacks e analisar os aspectos positivos e negativos,
e também a soma das lições aprendidas na base de conhecimento para projetos futuros.
Se um modelo de projeto foi testado e aprovado, ele pode ser armazenado pelo GP para
ser aplicado em um projeto futuro, ou pelo menos servir de base para ele. Essa prática
favorece a otimização do tempo e torna o planejamento mais prático, além de diminuir
os riscos de algo dar errado. Saiba mais sobre isso em nosso texto sobre modelo de
projetos.
Com essa etapa finalizada, termina também o nosso post sobre as etapas de um projeto.
Se você quiser continuar aprendendo sobre gerenciamento de projetos, confira nosso
post exclusivo com 11 boas práticas de gerenciamento de projetos ou aproveite para
dar uma olhada em nossa biblioteca de conteúdos sobre o assunto!