Arquivologia

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Diferença entre arquivo, biblioteca e museu

 Todos possuem a função de guardar.

 Arquivo: Acumulação ordenada de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma
instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus
objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
 Biblioteca: É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente
para estudo, pesquisa e consulta.
 Museu: É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar
e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Quadro comparativo Arquivo x Biblioteca

Arquivo Biblioteca
Tipo de suporte Documentais manuscritos, Documentos impressos e
audiovisuais e cartográfico audiovisuais e cartográfico
Quantidade de exemplares Único exemplar ou limitado nº Exemplares múltiplos
de cópias
Formas de aquisição de Produção Compra
documentos Recebimento Doação
(acumulação natural) Permuta
Objetivo Finalidade funcional Finalidade cultural, técnica,
cientifica
Tipo de conjunto Fundos: unidos pela origem Coleção: unidos pelo conteúdo
Classificação De acordo com as atividades Padronizado
da organização

Arquivo

“Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,

organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros.” Souza, 1950.

 3 características básicas de distinguem os arquivos:

1. Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se
considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.
2. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações
realizadas.
3. Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento,
destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando
em conjunto.

Finalidade
Servir à administração e posteriormente base de conhecimento histórico.

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Função
Tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

Classificações quanto a:
 Entidades mantenedoras

Institucionais Federal

Comerciais
Privado Público Estadual
Familiares ou
pessoais Municipal

 Estágios de evolução

Arquivo de 1ª idade ou corrente

Documentos frequetemente consultados,
Documentos frequetemente consultados, conservados
conservados nos
nos escritórios
escritórios ou
ou
nas repartições que
nas repartições que os
os receberam
receberam ee produziram ou em
produziram ou em depenÇeencias
depenÇeencias
próximas
próximas de fácil acesso.
de fácil acesso.
Valor primário, possui
Valor primário, possui valor
valor administrativo
administrativo

arquivo de 2ª idade ou intermediário

Documentos que deixaram
Documentos que deixaram de
de ser frequentemente consultados,
ser frequentemente consultados, mas
mas cujos
cujos
orgãos que os
orgãos que os receberam
receberam e e os
os produziram
produziram podem ainda solicitá-los.
podem ainda solicitá-los. Não
Não
há necessidade de
há necessidade de serem
serem conservados
conservados próximos
próximos aos
aos escritórios.
escritórios. A
A
permanência dos documentos
permanência dos documentos nesses
nesses arquivos
arquivos é
é transitória.
transitória. Por
Por isso,
isso, são
são
também chamados de
também chamados de "limbo"
"limbo" ouou "prugatório".
"prugatório".
Valor primário, possui
Valor primário, possui valor
valor administrativo
administrativo

Arquivo de 3ª idade ou permanente

Documentos que perderam
Documentos que perderam todo
todo valor
valor administrativo
administrativo ,, se
se conservam
conservam em
em
razão
razão do seu valor
do seu valor histórico
histórico ou documental e
ou documental e que
que constituem
constituem os os meios
meios de
de
conhecer
conhecer o passado e
o passado e sua
sua evolução.
evolução.
Valor secundário, não
Valor secundário, não possui valor administrativo
possui valor e sim
administrativo e sim histórico.
histórico.

 Extensão de sua atuação

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Extensão de
Extensão de
sua atuação
sua atuação

Setoriais
Setoriais e
e Centrais
Centrais
gerais
gerais

Setoriais – Junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de ARQUIVOS CORRENTES.

Centrais e gerais – São aqueles que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição,
centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

 Natureza dos documentos

Arquivo especial: documentos de formas físicas diversas
Arquivo especializado: documento de conteúdo específico

Tipos de arquivamento

 Horizontal (são colocados uns sobre os outros): utilizado para guardar mapas, plantas e
desenhos de preferência nos arquivos permanentes, pois se utilizados nos arquivos
correntes, visto que a informação será recuperada em uma maior quantidade de vezes,
dificultará o acesso à informação.
 Vertical (são colocados uns trás do outros): permite rápida consulta

Classificação dos documentos

 Quanto ao gênero:
 Escritos ou textuais – manuscritos, datilografados ou impressos
 Cartográficos – representações gráficas, arquitetônicas ou de engenharia
 Filmográficos – imagem em movimentos, podendo conter sons
 Sonoros – fonográficos
 Micrográficos – rolo, micro-ficha, jaqueta, cartão-janela
 Informáticos – produzidos, armazenados ou tratados em computador

 Quanto à natureza do assunto:

Secreto
Ostensivo
Natureza do Ultra-
assunto secreto
Sigiloso
Confidencial

Reservado

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Ultra-secreto: de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio. Política

governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e
militares, planos de guerra; descobertas e experiências cientificas de valor excepcional, informações
sobre política estrangeira.

Secretos: Podem ser de conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu
estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimentos, funcionalmente.

Confidencial: embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não
autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

Reservados: não devem ser de conhecimento do público em geral.

Correspondência: classificação e caracterização

Toda e qualquer de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoa física ou jurídica,

bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Correspondência

Interna Externa Oficial Particular

Interna: trocada entre órgãos e servidores de uma mesma instituição. Despachos, memorandos,
circulares.

Externa: trocada entre uma instituição e outra. Carta, ofícios, telegramas.

Oficiais: trata de assunto de serviço.

Particulares: é de interesse pessoal de servidor de uma instituição.

Obs: A correspondência oficial não deve ser aberta caso possua escrito: CONFIDENCIAL, RESERVADO,
PARTICULAR ou equivalente. Correspondência oficial é aquela destinada instituições, órgãos ou
cargos.

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Organização e administração de arquivos

Implantação e
acompanhamento
Planejamento

Análise dos dados

coletados

Levantamento
de dados

Diagnótico: constatação de falhas, razões que impedem o

funcionamento adequado do arquivo

Plano arquivístico

Gestão de documentos

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Recebimento
Recebimento

Classificação
Classificação

Protocolo
Protocolo Registro
Registro

Distribuição
Distribuição

Produção de
Produção de Tramitação
Tramitação
documentos
documentos

Utilização de
Utilização de Recuperação
Recuperação de
de Empréstimo
Empréstimo e consulta
e consulta
documentos
documentos informações
informações

Elaboração
Elaboração de normas de
de normas de
acesso
acesso à informação
à informação

Gestão de
Gestão de documentos
documentos

Expedição
Expedição

Organização
Organização e e
arquivamento de
arquivamento de
documentos
documentos nasnas fases
fases
corrente e intermediária
corrente e intermediária

Avaliação e destinação
Avaliação e destinação Surge a tabela
Surge a tabela de
de
de
de documentods
documentods temporalidade
temporalidade

1. Arquivos correntes
Protocolo, incluindo recebimento e classificação, registro e movimentação
Expedição
Arquivamento – o arquivo propriamente dito
Empréstimo e consulta

Guia fora: ficará no lugar da pasta, juntamente com o recibo do Dossiê. Este deve
conter os seguintes dados: data de retirada, nome de quem retirou e sua unidade
administrativa, índice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista

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responsável pelo empréstimo. O emprego do guia fora facilita o rearquivamento e

possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no trapo estipulado.
Fichário de lembretes ou vigilância contínua – follow-up  para controle de prazos,
deve ser consultada diariamente.

Destinação
Os prazos de destinação devem levar em conta o valor atribuído ao documento e
não em razão da espécie documental ou apresentação física.

TRANFERÊNCIA RECOLHIMENTO
Arquivo Arquivo Arquivo
corrente intermediário permanente

RECOLHIMENTO

2. Arquivos intermediários
Os documentos transferidos aos arquivos intermediários conservam a classificação
que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Como a propriedade da documentação continua a ser da administração que a
produziu, só a esta será permitido o acesso aos documentos, podendo, porém, dar
autorização para que os consulte.
O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao
arquivo permanente.
A economia é a razão principal de criação dos arquivos intermediários.

Métodos de arquivamento

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Alfabético
Alfabético

Geográfico
Geográfico Simples
Simples

Numéricos
Numéricos Cronológico
Cronológico

Básicos
Básicos Dígito-terminal
Dígito-terminal

Enciclopédicos
Enciclopédicos
Alfabéticos
Alfabéticos
Dicionário
Dicionário

ideológicos
ideológicos
(assunto)
(assunto) Duplex
Duplex

Numérico
Numérico Decimal
Decimal

Unitermo
Unitermo ou
ou
indexação
indexação
coordenada
coordenada

Variadex
Variadex

Automático
Automático

Indireto
Indireto Padronizados
Padronizados Soundex
Soundex

Mnemônico
Mnemônico

Rôneo
Rôneo

Semi-direto
Semi-direto Alfanumérico
Alfanumérico

 Sistema direto: a busca é feita diretamente no local onde o documento está

guardado.
 Sistema indireto: para se localizar um documento, é preciso antes consultar
um índice ou um código.
 Pastas micelânea: pastas que se destinam a guardar documentos referentes
a diversos correspondentes eventuais, que, por serem poucos, não

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justificam a abertura de uma pasta individual. Aí ficarão os documentos,

acumulando até que se torne necessária a abertura de uma pasta individual.
Sua ordenação interna deverá obedecer ao método alfabético e dentro
desse o método cronológico.

Método alfabético
 Vantagens: rápido, direto, fácil e barato
Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar
no arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é
muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia
dos nomes.

Regras de alfabetação
 Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
João Batista  Batista, João
 Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
 Sobrenomes compostos por adjetivo e substantivo ou pelas palavras Santo, Santa e São ou
separados por hífen são chamados de compostos e não se separam.
 As iniciais abreviadas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
 As partículas o, a da, do, de, d’, e, um, uma não são consideradas para a alfabetação. São
mantidas na posição original.
 Sobrenomes que exprimem grau de parentesco, tais como filho, neto, sobrinho, Junior, são
considerados parte do ultimo sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Obs: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de
elemento de distinção
 Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo,
entre parênteses.
 Os nomes estrangeiros são considerados pelo ultimo sobrenome; salvo nos casos de nomes
espanhóis e orientais.
- Nomes hispânicos: são registrados a partir do penúltimo sobrenome.
- Nomes orientais: matem a grafia original
- As partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser considerada. Geralmente são
considerada parte integrante do nome, quando são escrita com letra maiúscula.
 Nomes de empresas, firmas, instituições e órgãos governamentais devem ser escritos com
se apresentam, desconsiderando os artigos e as preposições para a ordenação, que serão
escritos ao final, entre parênteses.

 Regras de Ordenação

 A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavra.

 A escolha de um implica na exclusão do outro.

Método geográfico

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 Nome do estado, cidade e correspondente

 Quando se organiza um arquivo por estados, as
capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar,
por estado, independentemente d ordem
alfabética em relação às demais cidades, que
deverão estar dispostas após as capitais.
 Nome da cidade, estado, correspondente
 Não há destaque para as capitais, todas as cidades
ficam em ordem alfabética.
 Correspondência com outros países
 Alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguido da
capital e do correspondente. As demais cidades
serão alfabetadas em ordem alfabética, após as
respectivas capitais dos países a que se referem.
Métodos numéricos
 Método numérico simples
 Rigorosa ordem numérica
 Método numérico cronológico
 Numérico + data. Não possui pastas.
 Dígito-terminal
 Os documentos são numerados seqüencialmente
mas a leitura é feita da direita para a esquerda.
 234576  23(primário)-45(secundário)-
76(terciário)
 O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas
é feito considerando-se em primeiro lugar o grupo
primário, depois o secundário e por fim o
terciário.
Método por assunto
 Método alfabético
 Usado quando o volume de documentos é
pequeno.
a) Ordem dicionária: os assuntos isolados são dispostos alfabeticamente, obedecendo-se
somente à sequencia das letras.
b) Ordem enciclopédica: os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos
alfabeticamente.
 Método numérico
a) Método dupléx
 O método duplex oferece as possibilidades do
método decimal no que se refere a agrupamentos
por assunto, permitindo, porem, abertura
ilimitada de classes.
3-1-2
b) Método decimal

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 Esta classificação divide o saber humano em nove

classes principais e uma décima reservada para os
assuntos por demais gerais e que não podem ser
incluídos em uma das nove classes
preestabelecidas. As subclasses são ilimitadas.
312
c) Unitermo ou indexação coordenada
 Arquivos especiais e especializados
 O método consiste em se atribuir cada documento
ou grupo de documentos, um número em ordem
crescente, de acordo com sua entrada no arquivo.
Esse número denominado número de registro,
controlado através de livro próprio, deve ser
assinalado no documento, em lugar visível e
previamente determinado.
 A ficha índice alem de fornecer um descrição
pormenorizada dos documentos a que se refere,
funciona como instrumento de controle dos
números de registro e do acervo.
 Vocabulário controlado (Thesauri técnicos) afim
de evitar o uso de sinônimos para expressar uma
mesma idéia ou conceito.

Métodos padronizados
 Método Variadex
 Para representar o alfabeto, as cores da chave
devem ser atribuídas às projeções das pastas em
função da segunda letra do nome de entrada e
não da inicial. Abreviações recebem com especial
– branco (sugestão).

Letras Cores
A, B, C, D e abreviações Ouro
E, F, G, H e abreviações Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações Verde
O, P, Q e abreviações Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações Palha

Método alfanumérico
 Para arquivar ou desarquivar procuramos
inicialmente o número da divisão alfabética e, só
então, dentro da divisão, é que nos atemos à

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sequencia alfabética, restringindo, assim, as

possibilidades de erro.
 Utiliza letras e números combinados

Operações de arquivamento

Inspeção
Estudo
Classificação
Codificação
 Recomenda-se que a codificação seja feita a lápis,
a fim de possibilitar eventuais correções.
Ordenação
Guarda de documentos
 Um documento arquivado erradamente pode
ficar perdido, embora esteja “guardado” dentro
do móvel.

 Dossiê: todos os documentos de, para ou sobre uma pessoa, assunto ou acontecimento
devem estar classificados sob o mesmo título e arquivados juntos, formando, assim, uma
unidade de arquivamento. Os dossiês são organizados por ordem alfabética ou cronológica.

Arquivos permanentes

Arranjo – reunião e ordenação adequada dos documentos

 Arranjo: ordenação dos documentos em FUNDOS e a
ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário,
dos itens documentais dentro das séries.
 É a atividade mais importante em um arquivo.
 Atividades desenvolvidas: intelectuais (análise do
documento quanto a sua forma, origem funcional e
conteúdo) e físicas (colocação dos papéis nas galerias,
estantes, caixas, seu empacotamento, fixação de
etiquetas etc.)
 É obedecido o principio da proveniência onde os arquivos
são ordenados de acordo com seu fundo com exceção dos
arquivos especiais.
 Os símbolos de notação nas lambadas das caixas são
apenas os correspondentes ao fundo, série, subsérie e ao
número da caixa; não se indicam os números dos dossiês
e pastas. Entretanto, no INVENTÁRIO citam-se todos os
elementos que constituem a notação.
Descrição e publicação – acesso aos documentos para consulta e divulgação
do acervo.

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 A atividade de descrição deve ser feita em relação à sua

substancia (unidade de organização, funções, atividades,
operações assuntos) e estrutura (classificação adotada,
unidade de arquivamento, datas abrangentes, classes ou
tipos físicos dos documentos, quantidade).
 Tipos básicos de instrumentos de pesquisas:
Guia: Instrumento de pesquisa mais
genérico, pois se propõe a informar sobre a
totalidade dos fundos existentes no arquivo.
Sua finalidade é informar histórico,
natureza, estrutura, período de tempo,
quantidade de cada fundo integrante do
acervo total do arquivo. O guia deve incluir
ainda:
o Endereço e telefone do arquivo
o Horário de funcionamento
o Indicação de estação de metrô e
linhas de ônibus que servem à
localidade
o Regulamento da sala de consulta
o Recursos técnicos oferecidos
(copias Xerox, microfilme etc.)
o Requisitos exigidos do pesquisador
Inventário
o Inventário sumário – as unidades de
arquivamento de um fundo ou de
uma de suas divisões são
identificadas e descritas
sucintamente.
o Inventário analítico – as unidades de
arquivamento de um fundo ou de
uma de suas divisões são
identificadas e descritas
pormenorizadamente.
Catálogo: instrumento de pesquisa
elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico,
incluindo TODOS OS DOCUMENTOS,
pertencentes a um ou mais fundos,
descritos de forma sumária ou
pormenorizada.
o Finalidade: agrupar documentos de
versem sobre um mesmo assunto,
ou que tenham sido produzidos

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num dado período de tempo, ou

que digam respeito a determinada
pessoa, ou a lugares específicos
existentes num ou mais fundos.
Repertório: descreve pormenorizadamente
documentos PREVIAMENTE SELECIONADOS,
pertencentes a um ou mais fundos, segundo
um critério temático, cronológico,
onomástico ou geográfico.
Conservação – medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente,
do local de sua guarda, visando a impedir sua destruição.
Desinfestação: fumigação que destrói os insetos.
Limpeza: fase posterior à fumigação. Pode ser feito com pano
macio, escova ou aspirador de pó.
Alisamento: expõe a umidade e depois é passado ferro folha por
folha.
Restauração: aumenta a resistência do papel sem que se aumente o
volume ou peso e prejudique a legibilidade e flexibilidade.
 Banho de gelatina ou cola
Desvantagem: os documentos tornam-se suscetíveis
ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir
habilidade do executor.
 Tecido
Desvantagem: o emprego do amido propicia o
ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios
ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a
flexibilidade.
 Silking: utiliza tecido de grande durabilidade

Desvantagem: processo de difícil execução e cuja

matéria-prima é de alto custo.

 Laminação (mais se aproxima do método ideial): mantem o

documento imune a ação de pragas, o volume do
documento reduz e o peso duplica.
 Laminação manual ou com solvente.
 Encapsulação: lamina de poliéster e fita adesiva.

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