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Ouvidoria Geral do Estado da Bahia- OGE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

MANUAL
- SISTEMA TAG -

Secretaria de Comunicação Social- SECOM


Ouvidoria Geral do Estado da Bahia- OGE
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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA


SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DO ESTADO DA BAHIA

OUVIDORIA GERAL DO ESTADO DA BAHIA

RUI COSTA
GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA

ANDRÉ CURVELLO
SECRETÁRIO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

VALDENOR CARDOSO
OUVIDOR GERAL DO ESTADO
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APRESENTAÇÃO:

SISTEMA DE OUVIDORIA TAG

TAG – (Thomaz Antônio Gonzaga)

O sistema foi criado em 2006 Com a finalidade de compilar dados estatísticos referente ao poder
executivo Estadual, otimizando assim a gestão pública, garantindo a informação com transparência
e celeridade junto ao cidadão.
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ÍNDICE GERAL

1. ACESSANDO O SISTEMA ..................................................................................................

2. TELA DE LOGIN ................................................................................................................

3. TELA INICIAL ....................................................................................................................

4. ADMINISTRAÇÃO..............................................................................................................

5. ATENDIMENTOS...............................................................................................................

6. TRIAGEM..........................................................................................................................

7. PENDÊNCIAS.....................................................................................................................

8. CONSULTAS.......................................................................................................................

9. RELATÓRIOS.......................................................................................................................

10. ESTATÍSTICAS...................................................................................................................
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1. ACESSANDO O SISTEMA www.ouvidoria.ba.gov.br/


Para acessar o sistema basta digitar o
Endereço e em seguida clicar na www.tag.ouvidoriageral.ba.gov.br/tag

caixa -

OBS: Vale salientar que o


navegador utilizado para
acessar o sistema é o Mozilla
Firefox

2. TELA DE LOGIN

Na tela de login do sistema, o usuário


digitará o login e a senha já
cadastrados no sistema, bem como o
código de segurança
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3. TELA INICIAL

Feito o login, o sistema direciona o usuário para a tela inicial do sistema onde é mostrado o resumo

operacional, que indica de forma quantitativa os registros que contam na sua organização.

Conforme figura abaixo:


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4. ADMINISTRAÇÃO

4.1 ATUALIZAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS DO USUÁRIO

Em atualização dos dados pessoais é possível alterar o e-mail bem como as


opções em branco, após preencher os campos, selecionar a opção “Atualizar”.
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4. ADMINISTRAÇÃO

4.2 TROCAR A SENHA

Em “Nova senha” digita a nova


senha da preferência do usuário,
e redige novamente no campo
“Redigite a nova senha”, após o
preenchimento dos campos
seleciona a opção “Cadastrar”
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5. ATENDIMENTO

5.1 NOVA MANIFESTAÇÃO


Preencher todos os campos sublinhados em vermelho(Pois são classificados como campos obrigatórios)
➢ MODO DE CONTATO
➢ MODO DE RESPOSTA
➢ NOME
➢ TIPO DE MANIFESTANTE
➢ CLASSIFICAÇÃO
➢ SEXO
➢ PROSSEGUIR
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5. ATENDIMENTO

5.1 NOVA MANIFESTAÇÃO

➢ Preencher o assunto para pesquisa


➢ Selecionar o assunto

➢ Clicar na opção, SEM MARCADOR


➢ PROSSEGUIR
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5. ATENDIMENTO

5.1 NOVA MANIFESTAÇÃO


Selecionar os dados complementares em vermelho (dados obrigatórios)

➢ MUNICÍPIO
➢ SECRETARIA/ÓRGÃOS
➢ PROSSEGUIR
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5. ATENDIMENTO

5.1 NOVA MANIFESTAÇÃO

➢ PREENCHER O RELATO DA DEMANDA


➢ COMENTÁRIO DO ATENDENTE (não é obrigatório o preenchimento)
➢ ANEXOS (caso possua)
➢ REGISTRAR
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5. ATENDIMENTO

5.1 NOVA MANIFESTAÇÃO

➢ ALTERAR A SENHA, ( caso específico, não deve ser rotineiro.)


➢ ENVIAR POR E-MAIL, ( o protocolo e senha será enviado para o e-mail do cidadão.)
➢ IMPRIMIR PROTOCOLO, ( impressão do protocolo.)
➢ IMPRIMIR MANIFESTAÇÃO, ( a manifestação será impressa)
➢ CONCLUIR, (a manifestação será encaminhada para TRIAGEM)
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5. ATENDIMENTO
➢ NOME – (preencher)
5.2 ATENDIMENTO IMEDIATO ➢ TIPO DE MANIFESTANTE – (selecionar)
➢GÊNERO– (selecionar)
➢ MODO DE CONTATO – (selecionar)
➢TEOR DA DEMANDA – (preencher)
Atendimento Imediato: Sempre
➢ RESPOSTA FORNECIDA – (preencher)
que o cidadão entrar em contato ➢ RESULTADO DA MANIFESTAÇÃO –
solicitando informações ou (preencher)
orientações que são possíveis ➢ SEM MARCADOR – (marcar esta opção)
fornecer no momento do ➢ PROSSEGUIR – (selecionar)
atendimento, obrigatoriamente,
deverá ser registrado no campo
de atendimento imediato, onde
o atendente deverá registrar o
➢ ASSUNTO – (BUSCAR O
teor da demanda e a resposta
ASSUNTO e preencher)
fornecida. Para compor os
relatórios estatísticos deve-se
solicitar informações sobre o
município no qual a ligação está
sendo efetuada e como o
mesmo ficou sabendo dos
serviços da ouvidoria.

➢ ENDEREÇO – (selecionar)
➢ SECRETARIA – (selecionar)
➢ REGISTRAR
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5. ATENDIMENTO
Selecionar os dados obrigatórios e preencher a área de: COMENTÁRIO DO ATENDENTE.
5.3 ATENDIMENTO QUE NÃO
➢ MOTIVO (selecionar)
GERA DEMANDA
➢ MODO DE CONTATO ( selecionar)
➢ TIPO DO CONTACTANTE ( selecionar)
➢ GÊNERO ( selecionar)
➢ COMENTÁRIO DO ATENDENTE ( caso seja pertinente)
➢ CADASTRAR
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6. TRIAGEM
A TRIAGEM pode apresentar até três manifestações por página, a manifestação deve ser DESBLOQUEADA para o devido tratamento.

São ferramentas da TRIAGEM:


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6. TRIAGEM

6.1 PROCESSAR

➢ VERIFICAR SE ESTÁ SOB SIGILO (ANALISAR SE A DEMANDA REQUER SIGILO – LEMBRANDO QUE SIGILO NÃO É
ANONIMATO);
➢ MARCAR A OPÇÃO PADRÃO (SEMPRE);
➢ PESQUISAR ASSUNTO (CASO O ASSUNTO CADASTRADO PELO CIDADÃO NÃO ESTEJA COERENTE COM O TEXTO);
➢ PESQUISAR LOCAL (SELECIONAR SEMPRE A OPÇÃO QUE RESPONDE PELO TEOR ABORDADO E QUE ESTÁ LIGADO À
SECRETARIA);
➢ PROSSEGUIR;
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6. TRIAGEM

➢ SELECIONAR O MUNICÍPIO
➢ SELECIONAR O ÓRGÃO RESPONSÁVEL PELA DEMANDA EM “DADOS SECRETARIA/ ÓRGÃOS”;
➢ SE TIVER DADOS COMPLEMENTARES OBIGATÓRIOS PARA DAR PROSSEGUIMENTO, INFORMÁ-LOS
(CASO NÃO INFORME, NÃO HABILITARÁ A OPÇÃO DE CADASTRAR OU CADASTRAR E ENCAMINHAR);

OBS: IMPORTANTE SALIENTAR QUE


AO ACIONAR A FERRAMENTA
CADASTRAR O REGISTRO VAI PARA
PENDÊNCIA DA ESPECIALIZADA E AO
ACIONAR A FERRAMENTA
CADASTRAR E ENCAMINHAR, O
REGISTRO É ENCAMINHADO PARA
UM ÓRGÃO OU SECRETARIA, COM O
OBJETIVO ANALISAR, CONHECER E
RESPONDER. É IMPORTANTE SABER
QUE SE FOR UM ÓRGÃO OU
AUTARQUIA O REGISTRO TRIADO,
DEVERÁ SER ENCAMINHADO PARA A
SECRETARIA HIERÁRQUICA COM
OBJETIVO DE CONHECER.
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6. TRIAGEM

➢ NOVO LOCAL PARA TRIAGEM (selecionar) ➢ Ferramenta EDITAR..


➢ ENCAMINHAR (Selecionar) ➢ EDITAR (Selecionar)
➢ TEOR DA MANIFESTAÇÃO (digitar)
➢ ATUALIZAR (Selecionar)
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6. TRIAGEM

Anotação: Todas as vezes que o cidadão entra em


Invalidar: As manifestações que contenham
contato para acompanhar uma manifestação que já
brincadeiras, conteúdos inadequados, sejam
esteja encerrada ou que a mesma esteja dentro do prazo
testes ou não possuam conteúdos, deverão ser
de resposta e não houver questionamento por parte do
invalidadas. No campo justificativa deverá
cidadão deverá ser feita a anotação, seja informando que
explicar o motivo da invalidação.
ele entrou em contato ou que ficou ciente da resposta.
➢ MOTIVO – (selecionar)
➢ TEOR DA ANOTAÇÃO – (preencher)
➢ CADASTRAR – (clicar em cadastrar)
➢ ACESSO – (selecionar)
➢ RESERVAR A MANIFESTAÇÃO – (selecionar)
➢ CADASTRAR – ( clicar em cadastrar)
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6.5 TRIAGEM

➢ NOVO – Inserir um novo documento

TELA INICIAL DA
FERRAMENTA ANEXOS

➢ SELECIONA A FONTE.
➢ NA DESCRIÇÃO DO ANEXO, DIGITAR O NOME DO ARQUIVO ;
➢ SELECIONAR SE O ACESSO É EXCLUSIVAMENTE INTERNO OU NÃO
➢ CARREGAR O ARQUIVO/ SELECIONAR ARQUIVO
➢ CADASTRAR
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6.5 TRIAGEM

➢ EXCLUIR – DELETA UM DOCUMENTO EXISTENTE.

➢ ALTERAR – PERMITE ALTERAÇÕES EM ANEXOS JÁ


EXISTENTES, A EXEMPLO DA FONTE, A DESCRIÇÃO DO
ANEXO OU O ACESSO EXCLUSIVAMENTE INTERNO.

➢ VISUALIZAR – PERMITE A VISUALIZAÇÃO E POSSIBILITA QUE


O ARQUIVO POSSA SER SALVO.
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7. PENDÊNCIAS
A PENDÊNCIA pode apresentar até três manifestações por página, a manifestação deve ser DESBLOQUEADA para o devido
tratamento.
São ferramentas da pendência:
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7. PENDÊNCIAS

Reclassificar o Assunto, quando o mesmo for Invalidar: As manifestações que contenham


inadequado. brincadeiras, conteúdos inadequados, sejam
testes ou não possuam conteúdos, deverão ser
➢ RECLASSIFICAR
invalidadas. No campo justificativa deverá
➢ PESQUISAR ASSUNTO
explicar o motivo da invalidação.
➢ Digitar o Assunto
➢ PESQUISAR
➢ MOTIVO – (selecionar)
➢ Clicar sobre o Assunto adequado
➢ CADASTRAR – (clicar em cadastrar)
➢ PROSSEGUIR
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7. PENDÊNCIAS

Encaminhamento: Após a análise, a demanda Desdobramentos da demanda: Ocorre quando


com dados suficientes será encaminhada para uma única manifestação traz em seu teor um ou
a área responsável pela sua resolução. diversos assuntos, que podem ser destinadas a
➢ DESTINO – Selecionar secretaria responsável várias secretárias/órgãos sem a necessidade de
➢ SELECIONAR – Selecionar o Órgão alterar o texto.
➢ OBJETIVO – Selecionar de acordo o objetivo ➢ SIGILO
da demanda. ➢ ACESSO
➢ NOTA DE ENCAMINHAMENTO – (preencher) ➢ ASSUNTO (pesquisar assunto)
➢ MENSAGEM AO MANIFESTANTE – (texto ➢ PRIORIDADE
padrão) ➢ ENFOQUE
➢ OPÇÕES – Selecionar E-MAIL ➢ CLIPAR O RELATO (marcar esta opção)
➢ ENCAMINHAR – (selecionar – encaminhar) ➢ PROSSEGUIR
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7. PENDÊNCIAS

A ferramenta providenciar pode ser utilizada para


encerrar um registro, dar uma resposta não
finalística ao cidadão, entre outras, bem como,
prorrogar uma pedido de informação.

➢DESCRIÇÃO DA PROVIDÊNCIA – ( MOTIVO PELO


QUAL A MANIFESTAÇÃO ESTÁ SENDO FINALIZADA)
➢ AÇÃO REQUERIDA – (SELECIONAR A OPÇÃO
MAIS ADEQUADA)
➢ LOCAL RESPONSÁVEL PELA RESPOSTA (OGE);
➢ LOCAL INSTITUCIONAL DO FATO (SECRETARIA OU
AUTARQUIA RESPONSÁVEL PELA MANIFESTAÇÃO);
➢ RESULTADO DA MANIFESTAÇÃO (SELECIONAR O
MAIS ADEQUADO);
➢ RESPOSTA AO MANIFESTANTE – (COPIAR
RESPOSTA DE ENCAMINHAMENTO SOBRE A
FINALIZAÇÃO QUE COMPETE)

Caso na resposta tenha algum arquivo para ser


anexado, faz se necessário adicioná-lo na resposta
através da ferramenta Acrescentar,
deve ser informado ao cidadão que
a resposta está em anexo para que
o mesmo acesse-a.
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7. PENDÊNCIAS

A ferramenta Diligenciar serve para solicitar


ao cidadão alguma informação necessária
para prosseguir com a tratativa do registro.

➢JUSTIFICATIVA – (PREENCHER,
DOCUMENTAÇÃO A SER FORNECIDA PELO
CIDADÃO)
➢ AGENDAR NOVA PROVIDÊNCIA –(PRAZO
DE 5 DIAS)
➢ MENSAGEM AO MANIFESTANTE –
(RESPOSTA PADRÃO)
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7. PENDÊNCIAS

Anotação: Todas as vezes que o cidadão entra


em contato para acompanhar uma manifestação
que já esteja encerrada ou que a mesma esteja
dentro do prazo de resposta e não houver
questionamento por parte do cidadão deverá ser
feita a anotação, seja informando que ele entrou
em contato ou que ficou ciente da resposta.
Essa opção também deve ser utilizada para
anotar informações internas, caso haja
questionamento do cidadão deve-se utilizar a
ferramenta COMPLEMENTAR .

➢ TEOR DA ANOTAÇÃO – (preencher)


➢ ACESSO – (selecionar)
➢ CADASTRAR – (selecionar cadastrar)
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7. PENDÊNCIAS

Distribuir: Essa ferramenta é utilizada para


distribuir registros internamente e deixar sob a
responsabilidade de alguém em específico.

➢ RESPONSÁVEL (Usuário responsável por


cuidar do registro selecionado.)
➢ RESERVADO – (Se mais alguém terá acesso ou
não)
➢ MEMORANDO – (Pode-se deixar uma
mensagem para o responsável, como uma
orientação por exemplo.)
➢Selecionando a opção e-mail, além do sistema
o responsável receberá um aviso via e-mail.

➢7. PENDÊNCIAS

➢A ferramenta anexo funciona igualmente a


mostrada na tela da triagem.
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

➢NÚMERO – (preencher o número da


manifestação)
➢ SENHA – (preencher coma senha do cidadão)
➢ NOME – (preencher)
➢ SELECIONAR – ( clicar em selecionar)

Tela de Consulta da Manifestação.


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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

Complementação: A manifestação deverá ser Anotação: Todas as vezes que o cidadão entra
complementada sempre que a mesma estiver em contato para acompanhar uma manifestação
aberta, tenha sido expirado o prazo de resposta ou que já esteja encerrada ou que a mesma esteja
que haja questionamento por parte do dentro do prazo de resposta e não houver
manifestante. questionamento por parte do cidadão deverá ser
feita a anotação, seja informando que ele entrou
➢ TEOR DA ANOTAÇÃO – (preencher) em contato ou que ficou ciente da resposta.
➢ CADASTRAR – (clicar em cadastrar)
➢ TEOR DA ANOTAÇÃO – (preencher)
➢ ACESSO – (selecionar)
➢ CADASTRAR – (selecionar cadastrar)
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

É possível visualizar o teor atual do registro.

É possível visualizar o teor original do registro,


depois de editado.
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7. PENDÊNCIAS

➢ CONFIGURAÇÃO DO EXTRATO (Escolhe a


opção manifestante caso a impressão seja para o
cidadão, a opção personalizado permite escolher
quais informações serão visualizadas.)
➢ VISUALIZAR – ( O sistema gera um arquivo em
PDF.)
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

Reabre um registro encerrado das seguintes


tipologias:
➢ ELOGIO
➢ RECLAMAÇÃO
➢ SOLICITAÇÃO
➢ DENÚNCIA
➢ SUGESTÃO
Não é permitido reabrir pedido de informação.
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

Recuperar demanda: Recupera uma demanda


que foi marcada, indevidamente, como inválida.

➢ MOTIVO – (escolhe a opção mais adequada)


➢ JUSTIFICATIVA – (preencher)
➢CADASTRAR
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8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

ACIONAR

Utilizamos essa ferramenta


para solicitar agilidade,
solicitar devolução e
prorrogar as demandas de
ouvidoria.
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8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

ACIONAR – SOLICITAR AGILIDADE

➢ ÓRGÃO PARA O PEDIDO DE


AGILIDADE (Escolhe o órgão e
tipologia)
➢ MOTIVO DO PEDIDO (Escolhe a opção
mais adequada)
➢ CADASTRAR
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

ACIONAR – SOLICITAR DEVOLUÇÃO

➢ QUEM RECEBEU - (Escolhe o órgão)


➢ MOTIVO DO PEDIDO - (Escolhe a
opção mais adequada)
➢ CADASTRAR
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8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

ACIONAR – PRORROGAR MANIFESTAÇÃO

➢ MOTIVO DA PRORROGAÇÃO -
(Escolhe a opção mais adequada)
➢ PRORROGAR
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8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

Quando o registro está com distribuição


interna é necessário liberá-lo para realizar
qualquer outra ação.
➢ LIBERAR (clicar para liberar o registro)
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO

Para pedido de informação é possível


abrir um recurso.
➢ MOTIVO (escolher a opção mais
adequada)
➢ TEOR DO RECURSO – (preencher)
➢ ENCAMINHAR
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8. CONSULTA

8.1 CONSULTA MANIFESTAÇÃO


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8. CONSULTA

8.2 CONSULTA PARAMETRIZÁVEL • Preencher (período)


• ESCOPO PARA A PESQUISA (selecionar)
• LOCAL ( Secretaria/órgão)
CONSULTA PARAMETRIZÁVEL • FILTROS DIVERSOS (caso necessário)
• CONSULTAR
DADOS BÁSICOS
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8. CONSULTA

8.2 CONSULTA PARAMETRIZÁVEL


A Consulta Parametrizável, apresenta dados estatísticos analisando:
Ao lado esquerdo, apresenta as manifestações, ao lado direito os gráficos,
Conforme cada item selecionado, o quantitativo e o percentual.
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8. CONSULTA

8.2 CONSULTA PARAMETRIZÁVEL


Para extrair dados específicos por assunto a ferramenta a ser utilizada será, ASSUNTO.
• ASSUNTO (selecionar)
• Preencher o assunto
• Clica sobre o assunto
• CONSULTAR
ASSUNTO
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8. CONSULTA

8.2 CONSULTA PARAMETRIZÁVEL


A Consulta Parametrizável, apresenta dados estatísticos analisando:
Ao lado esquerdo, apresenta as manifestações, ao lado direito os gráficos,
Conforme cada item selecionado, o quantitativo e o percentual.

ASSUNTO
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8. CONSULTA

8.3 TABELA DE ASSUNTOS

➢ PESQUISAR

➢ PREENCHER (palavra chave)

➢ PESQUISAR
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9.RELATÓRIOS

➢ Relatórios
➢ Relatórios Operacionais
➢ Demandas Pendentes

➢ Selecionar Período
➢ Local – (Secretaria) (órgão)
➢ Tipo – (Tipologia) caso necessário
➢ Visualizar
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9.RELATÓRIOS O relatório Operacional, apresenta o demonstrativo das demandas pendentes, a exemplo:


➢ Tipologia
9.1 DEMANDAS PENDENTES ➢ Assunto
➢ Número da Manifestação
➢ Data do Encaminhamento
➢ Situação
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10. ESTATÍSTICA
ANÁLISE DE DADOS BÁSICOS

A Estatística de Análise dos Dados Básicos, apresenta um relatório com gráficos, analisando o quantitativo e o percentual conforme
cada um dos filtros selecionados.
➢ Selecionar Período
➢ Escopo para a Pesquisa
➢ Local (Secretaria) (Órgão)
➢ Tipo de Manifestante (CASO NECESSÁRIO)
➢ Tipo da Manifestação (CASO NECESSÁRIO)
➢ Meios de Entrada... (CASO NECESSÁRIO)
➢ Consultar
OBS: O relatório poderá ser emitido sem filtros específicos possibilitando assim, um relatório de forma geral.
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10. ESTATÍSTICAS

10.1 ANÁLISE DE DADOS BÁSICOS

A área do gráfico apresentada, poderá ser copiada e


colada no WORD, POWERPOINT...
A cada filtro selecionado, gera um novo gráfico
equivalente ao item selecionado.
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10. ESTATÍSTICAS

10.2 ANÁLISE DA DEMANDA

A Estatística de Análise da Demanda, apresenta um relatório, analisando o quantitativo e o percentual conforme cada especificidade.
➢ Selecionar Período
➢ Escopo para a Pesquisa
➢ Local (Secretaria) (Órgão)
➢ Tipo de Manifestante (CASO NECESSÁRIO)
➢ Tipo da Manifestação (CASO NECESSÁRIO)
➢ Meios de Entrada... (CASO NECESSÁRIO)
➢ Consultar
OBS: O relatório ANÁLISE DA DEMANDA não apresenta gráficos e sim dados para que possam ser recolhidos e se necessário, para a
criação de gráficos através do EXCEL, WORD, POWERPOINT...
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10. ESTATÍSTICAS

10.2 ANÁLISE DA DEMANDA


A Análise da Demanda, apresenta o desdobramento por assunto, por município,
contabilizando o quantitativo e o percentual. Identifica a (letra), o (município) e
clica em PROCESSAR
Estabelece como filtros, as opções:

➢ Assuntos Específicos, Macro assunto, Local do fato, Local do Encerramento,


Local da Resposta, Unidade Gestora, Prazo de Resposta, Município, Tipologia,
Meio de Entrada, Tipo do Manifestante, Situação e Resultado.
COEP
Coordenação de Rede de Ouvidorias Especializadas e Projetos
71 3115-3872
71 3115-6632
71 3115-6923

www.tag.ouvidoriageral.ba.gov.br
www.ouvidoriageral.ba.gov.br
0800-284-0011

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