Guia Para

Software de
Gestão Hoteleira
Guia Para Software de Gestão Hoteleira

3 01 Por que Você Precisa

10 02 Os Recursos Mais Importante
17 03 Avaliando as Opções
23 04 Como Aproveitar ao Máximo
 01
Até mesmo as menores propriedades independentes se beneficiam de um
software de gestão hoteleira. Quer o seu hotel boutique, pousada ou hostel
tenha um par de quartos ou dúzias, o sistema de gestão hoteleira (PMS)
Software de Gestão Hoteleira: correto colocará você no controle do seu negócio.

Há um poder real em ter um sistema organizado que libera você para focar no

Por que Você hóspede, em vez de perder tempo com tarefas manuais repetitivas. Ter a
ferramenta certa pode significar a diferença entre trabalhar EM sua empresa
Precisa ou trabalhar PARA ela. Propriedades menores são especialmente vulneráveis a
serem sugadas para o fluxo de tarefas diárias, já que as equipes são pequenas
e quase sempre gerenciadas pelo proprietário.

Para minimizar as frustrações e gerenciar sua propriedade com facilidade e

sofisticação que impressionam os hóspedes, considere utilizar um software de
gerenciamento de hotéis, ou HMS. A seguir estão algumas razões pelas quais
um sistema de gestão hoteleira útil é um aliado necessário para mudar seu
negócio para melhor.
© 2020 Cloudbeds.

3
 Seu tempo é precioso
Todo super-herói tem um elenco de personagens de apoio. Agora, pense sobre o seu dia. Qual é o valor de cada hora
Para o atarefado dono do hotel, este elenco inclui sua para você e sua equipe? Todos estão usando o tempo em
equipe, é claro, mas a tecnologia é outro parceiro tarefas de criação de valor que proporcionam o melhor
importante que aumentará a produtividade. retorno possível? Como o uso de métodos manuais para
operar sua propriedade afeta sua receita geral?
Vamos fazer um cálculo rápido como um exemplo. Imagine
uma pousada de luxo de 15 quartos localizada no meio das Seu tempo é dinheiro, então gaste-o em atividades
montanhas. Para simplificar, só consideramos a receita de orientadas a valor – como criar una estratégia de
hospedagem. A pousada é de alto nível, com uma tarifa distribuição lucrativa para sua propriedade.
média de US$425 por noite. Com ocupação total, são
US$6.375 em receita potencial por dia. Com uma taxa média
de ocupação de 72%, a receita média por noite é de
US$4.590. Há 24 horas por dia, o que representa US$191,25
de receita por hora. Impressionante!

Mas o que acontece quando você gasta 15 minutos fazendo

a reserva do hóspede pelo telefone, em vez de disponibilizar
a reserva online que muitos hóspedes preferem? Esses 15
minutos de tempo lhe custam US$47,82 em receita.
Caramba! Se você investisse 15 minutos (ou US$47,82) em
marketing ou tecnologia que trouxessem uma nova reserva,
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você quase quadruplicaria seu dinheiro.

4
 Você já está ocupado o suficiente
Para hoteleiros e anfitriões, a lista diária de tarefas é
interminável. Sempre haverá algo a ser feito: um
candidato para entrevistar, um hóspede para
cumprimentar, uma campanha de marketing para
lançar, um problema de manutenção para corrigir, etc.
Em meio ao caos, não seria bom ter uma solução
confiável para lhe dar uma mão? É quando seu software
de gerenciamento de hotéis pode realmente salvar seu
dia. Um HMS adequado dá tranquilidade e ajuda a
manter tudo sob controle das seguintes maneiras:
Fornece uma solução tudo-em-um – Gerenciar vários
sistemas é um aborrecimento – especialmente para
operações menores. Uma plataforma de gestão hoteleira
combina várias funcionalidades, como motor de
reservas, PMS, gerenciador de canais de venda (channel
manager) e relatórios.
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Acessível de qualquer lugar
o HMS moderno funciona ‘na nuvem’. Isso significa que
você pode receber atualizações em tempo real em seu
dispositivo móvel de qualquer lugar com acesso à Internet,
mesmo depois de sair de casa.
Reduz as reclamações dos hóspedes
Perder acidentalmente a reserva de um hóspede, esquecer
de atender a uma solicitação especial ou lidar
incorretamente com os dados de cartão de crédito são
maneiras infalíveis de receber reclamações. Um HMS
manterá todos os dados do seu hóspede organizados. Além
disso, com todo o tempo que você economiza
automatizando tarefas manuais, você poderá dar a seus
hóspedes uma atenção mais personalizada.
Gerencia o back-office
Recebimentos, faturas, gavetas de caixa e relatórios
financeiros são muito mais fáceis de gerenciar quando o
back office está dentro do mesmo software.
5
O objetivo final é manter a
lucratividade e liberar seu
tempo para que você possa
trabalhar com mais eficiência
e ter menos estresse.
 Seus hóspedes querem perfeição
Há certas áreas onde o “peculiar” é legal e valorizado pelos
hóspedes: decoração, localização e até até certo ponto, a
personalidade dos membros de sua equipe. No entanto,
existem certas expectativas que todas as propriedades,
independentemente de seu tamanho, devem atender. O
software de gerenciamento de hotéis oferece o suporte
necessário para que você seja impecável nas áreas
operacionais mais importantes.
O software de gestão hoteleira correto ajuda a atender a
essas expectativas, fornecendo:
Um motor de reservas online. Os hóspedes podem fazer
sua reserva através do seu site, ao invés vez de telefonar.
Um motor de reservas online permite que os funcionários
fiquem mais tempo longe do telefone para lidar com
outras prioridades.
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Preços e disponibilidade sincronizados
Um dos principais problemas da gestão manual de inventário
é a precificação e a disponibilidade desatualizadas. Sempre
haverá uma lacuna entre o momento em que o agente de
reserva recebe uma reserva por telefone e quando esse
quarto é removido do inventário em outro lugar. Às vezes, um
canal pode passar despercebido, levando a hóspedes com
reservas duplicadas – e com certeza, descontentes. Como o
inventário em um HMS com um channel manager é
sincronizado a partir de um pool central, ele está sempre
atualizado. Nunca mais tenha reservas duplicadas!
Localização
Para atrair mais hóspedes, você precisa incluir os visitantes
internacionais de seu site e tornar o processo de reserva mais
fácil para quem fala outros idiomas. É importante oferecer
formas fáceis para pessoas de todas as nacionalidades
fazerem reservas através de seu website. Isso dá à sua
propriedade um apelo global que amplia sua demografia.
7
 O treinamento e comunicação com sua equipe podem ser melhores
Treinamento de novos funcionários faz parte de
qualquer negócio. Quando você não tem um sistema
organizado ou está usando uma tecnologia
complicada, o processo pode ser demorado e
frustrante para todos. Executar suas operações do
dia-a-dia deve ser simples o suficiente para que
qualquer novo membro da equipe aprenda
rapidamente, para que você não desperdice energia
preciosa toda vez que contratar um novo colaborador.
Um sistema de gestão hoteleira eficiente deve incluir:
Uma interface intuitiva de fácil utilização.
Basta fazer sentido – e funcionar da maneira que você
espera. Por exemplo, ter uma visão de calendário com
a funcionalidade de clicar e arrastar, permitindo que
sua equipe aloque quartos com facilidade.
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Relatórios que reduzem erros e trabalho manual
Com o HMS adequado, você pode eliminar a necessidade
de sua equipe gastar um turno inteiro em uma planilha, ou
redigindo relatórios manualmente. Em vez disso, sua
equipe pode gastar seu tempo analisando os relatórios
preparados pelo seu HMS para que eles possam identificar
tendências e fazer planos de ação.
Gestão de limpeza e governança
A recepção deve ser capaz de ver o status de cada quarto
diretamente no painel do HMS, e ter a capacidade de
alocar a equipe de limpeza para limpar primeiro os quartos
prioritários. Essa visibilidade agiliza a comunicação e ajuda
a equipe a ser mais eficiente.
8
 A indústria hoteleira está mudando constantemente
A beleza de trabalhar com um moderno software de gestão hoteleira baseado na nuvem é que ele é atualizado
regularmente para que a tecnologia esteja sempre em dia e pronta para atender às necessidades de sua propriedade.
Novos recursos e funcionalidades abrem o caminho para a adoção de métodos melhores de envolvimento com os
hóspedes e lucratividade da operação. Ao mesmo tempo, o software de gestão hoteleira deve ter conexões com outras
tecnologias para a hotelaria, com uma lista ampla de integrações para que sua propriedade possa utilizar o que há de
melhor no mercado.

Ao avaliar suas opções, procure um software de gerenciamento de hospitalidade que atenda às suas necessidades e
esteja em sintonia com o setor. A indústria hoteleira está sempre evoluindo e seu HMS deve ser seu aliado na
manutenção da relevância e eficácia.

Você está pensando em utilizar um sistema de gestão hoteleira em sua propriedade?

Faça um rápido tour em vídeo da premiada suíte de gestão hoteleira da Cloudbeds
para ver como ela pode atender às suas necessidades.
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9
 Os hoteleiros independentes aumentam a produtividade e ganham mais

02
receita adotando o software de gestão hoteleira. O poder reside na natureza
abrangente de um sistema que trabalha em conjunto para alcançar os
melhores resultados de negócios.
Software de Gestão Hoteleira:
Considere este exemplo: um hóspede vai até a recepção de uma pousada de
luxo com 15 quartos. O lobby é calmo, os funcionários descontraídos. O hóspede
acaba de chegar e quer fazer o check-in. Depois de consultar o livro de registro –
Os Recursos que é, na verdade, apenas uma folha de papel com uma lista de hóspedes e
check-outs, parece que o hóspede anterior fez o check-out. A recepção interfona

Mais à equipe de limpeza para confirmar que o quarto 5 está limpo e arrumado. O
hóspede fica ali, esperando uma resposta. Nada. A recepção tenta novamente.

Importantes Nada. Com um pedido de desculpas, o funcionário da recepção corre para ir

atrás da camareira – pela segunda vez na última hora. Uma experiência
frustrante que atinge diretamente o hóspede.

O software de gestão hoteleira online elimina esses tipos de saia justa dentro de
uma propriedade. Com total transparência e visibilidade compartilhada, toda a
equipe usando o HMS/PMS trabalha com as mesmas informações. O software
de hotelaria reduz falhas no serviço e deixa os hóspedes (para não mencionar a
sua equipe de funcionários) mais felizes.

Quando se trata de selecionar o melhor software de gestão hoteleira para o seu

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negócio de hotelaria independente, estes são os recursos mais importantes para

procurar.

10
 #1

Na Nuvem
O moderno e poderoso software de gestão hoteleira fica
hospedado “na nuvem”. Isso é o oposto das soluções instaladas em
hardware local. A tecnologia de computação em nuvem é acessível,
escalável e rápida. Também é muito mais fácil atualizar
regularmente do que um sistema que requer atualizações físicas
dispendiosas. O HMS/PMS na nuvem também pode ser acessado
de qualquer lugar com uma conexão de Internet, o que significa
que você não precisa estar fisicamente em sua propriedade para
gerenciar o seu negócio.

#2

Interface Intuitiva
Em uma indústria compete tão fervorosamente por talentos, por
que alguns ainda usam sistemas desatualizados e demorados
para carregar? O simples fato de usar uma interface difícil de
navegar torna as tarefas diárias uma luta árdua a ser vencida. Os
funcionários desejam ferramentas simples que são fáceis de usar A Cloudbeds possui um painel rápido e fácil de usar com um
e aprender. Do mesmo modo, os proprietários e os gerentes calendário clique-e-arraste simples de entender.
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precisam frequentemente treinar a nova equipe de funcionários

regularmente. Portanto, ter um software de gestão hoteleira
prático faz o negócio funcionar melhor.
11
 #3
Motor de Reservas Completo
O software de gestão hoteleira inclui um motor de reservas
integrado que proporciona aos hóspedes a possibilidade de
fazerem suas reservas sozinhos, gerando mais reservas
diretas. E, quando o seu motor de reservas inclui um
processador de pagamentos, você pode receber novas
reservas no seu site em qualquer horário do dia ou da noite.
Um motor de reservas incorporado diretamente ao seu site
também dá a você muito mais controle para oferecer mais
pacotes que refletem os diferentes interesses dos hóspedes.
Essa personalização adicional traz uma receita extra ao seu
hotel, não importa o tamanho da sua propriedade.
Um motor de reservas eficiente irá:
Incluir vários idiomas e moedas. Escolha um motor de
reservas com suporte para diversos idiomas, para você atrair
e receber turistas estrangeiros.
Aceitar pagamentos de forma segura. Disponibilize
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reservas em seu site 24 horas por dia e dê aos hóspedes a
certeza de que o pagamento é seguro com processadores
de pagamento confiáveis.
Oferecer uma ferramenta de comparação de tarifas.
Outra maneira poderosa de criar confiança e converter
mais reservas é através de um widget comparador de
tarifas. Seja transparente e dê aos usuários a certeza de
que eles estão recebendo a melhor tarifa se fizerem a
reserva diretamente do seu site.
Ser personalizável. O seu motor de reservas deve
corresponder perfeitamente ao design do seu site para
que seja coerente com a sua marca.
Integrar com o seu PMS e channel manager. As
reservas efetuadas no seu motor de reservas devem ser
sincronizadas automaticamente com o seu PMS e em
todos os seus canais de OTAs para não ocorrer
overbooking, ou seja, reservas além da capacidade.
O Motor de Reservas da Cloudbeds é
personalizável para combinar com a
aparência do seu site. Ele também se
integra à sua página do Facebook e ao
Google Analytics.
12
 #4

Relatórios detalhados
Relatórios robustos permitem que os hoteleiros tomem
decisões orientadas por dados. Usar dados para melhorar
as operações e estratégias de marketing costumava ser
um privilégio dos hotéis de grandes redes. Agora não
mais! Com o software de gestão hoteleira certo, os
hoteleiros independentes podem tomar decisões
inteligentes com dados e criar relatórios abrangentes que
dão visibilidade às finanças de suas propriedades,
atividades diárias, análises e muito mais.

Relatórios detalhados dão mais clareza sobre as suas

ações de negócios. Uma vez que você sabe exatamente
quanta receita cada OTA gerou, você pode ganhar o
controle da sua estratégia de distribuição e canais, e
nunca mais pagar comissões de OTA sem necessidade.
Os módulos de relatórios dinâmicos devem permitir que
você crie relatórios diretamente da plataforma e exportar
para e-mail ou planilhas e PDFs para download. Você
também poderá filtrar os dados por canal de venda, tipo
de quarto, ano, promoções, e outros parâmetros-chave.
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13
 #5

Channel Manager Sem Overbookings. Quando você tem um channel

Um channel manager para hotelaria organiza como o seu manager sincronizado com o seu software de gestão
inventário de quartos é distribuído em agências online de hoteleira, os dias de atualização manual da sua
viagens (OTAs), como Booking.com, Airbnb e Expedia. disponibilidade em vários canais e login em diferentes
Quando integrado ao seu software de gestão hoteleira, o extranets serão coisas do passado. Nada supera a
channel manager atualizará a disponibilidade do seu facilidade e a comodidade de ter todas as suas
quarto no seu calendário em tempo real. Outros ferramentas em sincronia.
benefícios de ter um channel manager como parte do
seu software de gestão hoteleira incluem: Maior controle sobre suas tarifas e disponibilidade.
Com um channel manager, você pode definir diferentes
Mais visibilidade e mais hóspedes. Conectar-se a preços e disponibilidade canal por canal, para que você
diferentes OTAs usando o seu channel manager lhe dará tenha pleno controle sobre as vendas dos seus quartos.
o benefício de exibir a sua propriedade para um número
maior de potenciais hóspedes em todo o mundo. Além
disso, você poderá encontrar OTAs menores e mais
segmentados que irão atrair o hóspede ideal e cobrar
menos comissão.
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14
 #6

Revenue Management
Suas tarifas não devem funcionar na base do “definir e
esquecer.” A fim de maximizar a sua receita, os preços
precisam ser dinâmicos e levar em consideração fatores
como as tarifas dos seus concorrentes e eventos locais
que podem afetar seus lucros. Não é viável ajustar
constantemente os preços manualmente. Com a
automação, os preços podem ser ajustados de forma
inteligente para refletir a demanda em tempo real.

Idealmente, seu software de gerenciamento de hotéis

poderá automatizar algumas de suas decisões sobre
preços. Não é possível ajustar constantemente os preços
manualmente. Mesmo pequenas propriedades podem
aumentar os lucros usando a tecnologia de Revenue
Management.
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15
 #7
Integrações robustas
A característica central final do completo e poderoso
software de gestão hoteleira deve incluir a capacidade de
se conectar com integrações de terceiros. Integrações são
ferramentas e serviços que você pode vincular ao seu HMS
para realizar trabalhos específicos. Por exemplo: se você
tem um restaurante ou uma lanchonete na sua
propriedade, você pode vincular sua conta a um sistema
de ponto de venda para que os hóspedes possam
facilmente comprar ítens de conveniência. Há várias
ferramentas integradas com as quais você pode se
conectar para ajudar a melhorar a experiência dos
hóspedes, com opções desde autoatendimento para
check-in a ferramentas de avaliação.
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Procure um fornecedor de software de gestão hoteleira
que se conecta facilmente às suas soluções preferidas
de terceiros. Essa abordagem hospitaleira para
integrações é um sinal de que o fornecedor do software
deseja capacitar seus clientes.
O objetivo final de qualquer software de gestão
hoteleira tem que ser a construção de relacionamentos.
Tudo se resume a capacitar hoteleiros com tecnologia
forte e de fácil utilização, a fim de liberar tempo para
construir mais interações pessoais com os hóspedes.
16
 03
Quando se trata de selecionar um novo fornecedor de software de gestão
hoteleira, o processo deve ser considerado com paciência e cuidado. Há muita
coisa nessa decisão: no centro de uma propriedade, o software de
gerenciamento de hotéis desempenha um papel fundamental em operações
Software de Gestão Hoteleira: bem-sucedidas. À medida que o processo de tomada de decisão se desenrola,
há algumas etapas críticas a serem tomadas para avaliar suas opções.

Avaliando as 1. Priorize as funcionalidades

Antes de começar a pesquisar fornecedores, reserve um tempo para priorizar as

Opções funcionalidades que você está procurando. Liste suas três principais prioridades
por nível de importância. Provavelmente, você não encontrará um provedor que
cubra 100% de suas necessidades de gestão hoteleira, mas se você começar a
identificar seus recursos essenciais, poderá avaliar suas opções com um olhar
mais crítico.

2. Faça uma lista principal.

Comece a pesquisar. Coloque sua palavra-chave, como “software de gestão
hoteleira”, em um mecanismo de pesquisa para ver o que aparece nos espaços
de anúncio pagos na parte superior e nos resultados orgânicos (os que não são
anúncios pagos). Você também pode consultar os sites das conferências de
tecnologia para hospitalidade para ver quais empresas estão exibindo nas feiras.
Aproveite críticas imparciais em sites respeitáveis, como o Capterra, para
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aprender em primeira mão quais ferramentas são recomendadas – e por quem.

17
 3. Pergunte à sua rede de amigos.
Depois de ter sua lista de opções de software, você
pode começar a perguntar para seus contatos na
hotelaria para ouvir experiências em primeira mão de
colegas e conhecidos sobre os fornecedores e
ferramentas de tecnologia em sua lista. Você pode
descobrir padrões que podem informar suas decisões:
um fornecedor com feedback positivo repetido pode
subir na lista, enquanto um com mais feedback
negativo pode precisar ser removido.
4. Agende demonstrações.
Quando você tiver restringido sua lista de favoritos, dê
uma olhada em primeira mão no software participando
de demonstrações. Seja diligente na seleção de suas
principais 3-5 opções para explorar ainda mais. Você
sempre pode expandir sua pesquisa mais uma vez se as
demos decepcionarem.
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Para alguns, a Etapa 4 é a parte mais
desagradável do processo. No entanto, pular o
estágio de demonstração do software pode
levar a suposições falsas e expectativas
desiguais. Não se apresse nessa fase e conheça
realmente as empresas de software em
consideração. Este é um relacionamento de
longo prazo e não há necessidade de se
apressar em algo que pode não ser o melhor
para sua propriedade.
Para guiá-lo na seleção do software de gestão
hoteleira certo, use esta lista de comparação de
funcionalidades, além destas perguntas
essenciais para o seu representante de vendas:
18
 Com qual frequência vocês fazem atualizações Seu sistema é customizável? Está integrada a outras
de produto? ferramentas de software que eu uso?

Por que é importante: Sistemas antigos que usam Por que é importante: todas as propriedades são
hardware instalado localmente têm a desvantagem de diferentes e cada empresa tem suas próprias necessidades
atualizações de software pouco frequentes e individuais. É por isso que é tão importante que o software de
disponibilidade limitada para personalização. Os gestão hoteleira seja flexível e personalizável. Esteja você
sistemas de gestão hoteleira mais recentes geralmente interessado em ferramentas de gerenciamento de reputação
estão na nuvem, o que significa que o sistema ou em software de engajamento de hóspedes, ter recursos
provavelmente se beneficiará de atualizações de integração com terceiros tornará seus negócios mais
frequentes de software que são feitas dinâmicos. Mesmo ao selecionar um pacote de
automaticamente, sem a necessidade de uma visita de gerenciamento de hotéis que atenda à maioria das suas
um técnico à propriedade. O setor de hospitalidade necessidades, você deseja saber que tipo de flexibilidade
está sempre mudando; portanto, ter um software que você tem para conectar outras soluções ao longo do tempo.
possa acompanhar facilmente as demandas do setor
manterá seu negócio suportado a longo prazo. Se falta
um recurso que você gostaria de ter, pergunte se esse
recurso está no cronograma de atualizações do
produto. Como mencionado, é provável que nenhum
software tenha 100% dos recursos que você deseja, mas
um software moderno de gerenciamento de hotéis
está sempre evoluindo e melhorando para atender às
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necessidades de seus clientes.

19
 Quais materiais de treinamento e suporte
contínuo você fornece?
Por que é importante: Mudar de um sistema de
gestão para outro ou implementar um sistema
totalmente novo é uma tarefa assustadora. Você precisará
transferir ou fazer o upload de reservas, familiarizar-se
com o sistema e treinar sua equipe. Procure um
fornecedor de software que trabalhe diligentemente com
você para ajudá-lo a embarcar. Alguns podem até
oferecer a você um especialista em integração dedicado
para ajudá-lo com treinamento personalizado. Após sua
configuração inicial, verifique se você considera que tipo
de materiais de suporte estão disponíveis para ajudá-lo
com qualquer pergunta que surgir, como uma biblioteca
de artigos da base de conhecimento e vídeos de
treinamento.
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Como você garante a segurança dos dados
mantidos em sua plataforma?
Por que é importante: Os hackers de dados são uma
ameaça real para qualquer negócio. Por todos os seus
tremendos benefícios, o software na nuvem pode ser mais
sensível a tentativas de violações de segurança. Converse
com seu fornecedor de software sobre as medidas de
segurança que eles usam para manter os dados de você e
de seus hóspedes em segurança. Alguns softwares podem
até apresentar diferentes permissões baseadas no usuário
no sistema para manter os dados confidenciais visíveis para
apenas alguns usuários específicos.
20
 Você tem algum estudo de caso e poderia passar
outras referências?
Por que é importante: As referências podem oferecer
perspectivas em primeira mão de como é trabalhar com o
fornecedor e com o sistema. Um estudo de caso de uma
propriedade semelhante à sua pode ajudar a revelar os
possíveis benefícios de trabalhar com o fornecedor. Você
também pode solicitar referências adicionais para ter uma
perspectiva abrangente de outros clientes da empresa.
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Quais ferramentas adicionais você tem para
ajudar a administrar meu hotel?
Por que é importante: Como você já deve saber,
administrar um hotel independente exige muito
trabalho. Você pode não ter orçamento para contratar
cargos especializados, como especialista em revenue
management ou profissional de marketing. O
software de gestão hoteleira que dará suporte ao seu
negócio fornecerá muito mais do que apenas um
sistema. O software sofisticado também incluirá ou se
integrará a um channel manager para ajudar na
distribuição de inventário nas OTAs, uma ferramenta
de revenue management para manter suas tarifas
competitivas, um motor de reservas para que você
possa obter mais reservas diretas via seu site 24 horas
por dia, 7 dias por semana, e uma amplitude de
relatórios e análises para que você possa ter uma
visão detalhada de suas operações.
21
 Qual é a sua filosofia de atendimento ao cliente?
Por que é importante: Se você se tornar um cliente,
saberá o que esperar do seu fornecedor de software se
tiver algum problema com o sistema. É um bom sinal
quando uma empresa dedica um tempo para fornecer
suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, em mais de
um idioma. Isso demonstra um compromisso com o
cliente – e um entendimento de que um produto é tão
bom quanto as pessoas que fornecem seu suporte. Uma
empresa moderna permitirá que você envie tíquetes de
suporte on-line para que você não precise esperar
enquanto eles avaliam como resolver seu caso.
O que acontece se eu não estiver feliz nos
primeiros 30 dias?
Por que é importante: Você precisa de uma garantia.
Se o fornecedor não confia em seu próprio produto, por
que deveria? Avalie a política de cancelamento do seu
fornecedor de software, porque você não quer ficar preso
a um sistema inadequado e a uma empresa que dará
trabalho para você sair.

Qual é o seu tempo médio de implantação para

uma propriedade do meu tamanho?

Por que é importante: A implantação de qualquer

novo software leva tempo. Para propriedades maiores, o
período de treinamento pode ser um pouco mais longo.
Ao perguntar sobre o tempo médio de implantação de
propriedades do seu tamanho, você pode definir uma
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referência realista para si mesmo.

22
 04
Parabéns! Você selecionou seu software de gestão hoteleira. Agora que a
grande decisão está tomada, é hora de começar a implantação. Idealmente,
você já se familiarizou com a nova ferramenta e, portanto, esse processo se
refere menos à introdução da nova solução e mais ao ajuste de fluxos de
Software de Gestão Hoteleira: trabalho aos novos padrões.

A implantação começa com uma avaliação honesta das operações atuais:

onde existem gargalos? O que você espera obter com o software? Quem são
Como os encarregados designados internamente para cuidar do novo software?
Como avaliaremos o sucesso desta nova ferramenta? Deixe essas respostas
Aproveitar ao moldarem sua abordagem para aproveitar totalmente o poder do seu software
de gestão hoteleira.
Máximo Como passamos anos construindo e refinando nosso software de
gerenciamento de hotéis, temos um profundo poço de experiências passadas
para combinar com a melhor abordagem de implantação para cada cliente.
Desde o início até a dinâmica do dia-a-dia, veja como aproveitar ao máximo
seu software de gerenciamento de hotéis.
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23
 Defina suas tarifas
Definir tarifas é uma das tarefas mais complexas que os hoteleiros enfrentam regularmente. A análise cuidadosa do
desempenho de sua propriedade, bem como as flutuações na demanda do mercado local, ajudam a encontrar as tarifas
certas. As tarifas também devem ser ajustadas na extranet de cada canal individual.

Para otimizar esse processo, considere definir um plano tarifário no seu sistema de gestão hoteleira. Dessa forma, as OTAs
podem basear seus preços no plano de tarifas que você estabeleceu no sistema. Em seguida, você pode ajustar as tarifas em
canais individuais por meio da extranet para aproveitar as ferramentas de preços específicas de cada canal.

Outra opção é definir uma diferença específica por canal no seu software de gestão. Isso permite que você ajuste o preço de
cada tipo de quarto em um valor ou porcentagem definida nesse canal – sem precisar fazer login na extranet. O sistema
simplesmente pega a tarifa básica e depois adiciona (ou subtrai) de acordo.

Sempre que você atualizar suas tarifas básicas, os preços serão ajustados de acordo com essas configurações,
proporcionando um controle mais dinâmico de tarifas sem a necessidade de gerenciá-las em vários canais individualmente.
Como na maioria dos aspectos do gerenciamento de distribuição e receita, revise as tarifas regularmente para monitorar
precisão e consistência. Você também pode considerar o uso de uma ferramenta de revenue management para ajudá-lo a
selecionar as melhores tarifas para sua propriedade com base em eventos locais e tarifas de seus concorrentes.
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 Mapeie seu inventário
Um dos maiores erros que os hotéis podem cometer ao implantar um novo software hoteleiro é o mapeamento de quartos
impreciso: o processo de identificação e conexão dos tipos de quartos da sua propriedade aos canais de distribuição ou OTAs
de terceiros. Mapear com precisão os nomes, descrições, recursos e comodidades de seus quartos significa que eles são
exibidos da mesma forma nos canais. Essa prática garante que seus quartos estejam preparados para a conversão e ajuda a
evitar confusões quando os hóspedes fazem comparações em diferentes canais – além disso, simplifica seus próprios
esforços de revenue management. Para ilustrar, o mapeamento de quartos é a forma como um “quarto com cama queen
size e vista da cidade” no seu PMS corresponde ao mesmo tipo de quarto em uma OTA.

O processo de mapeamento pode ser bastante complicado, pois os quartos devem corresponder entre o channel manager, o
sistema de gestão hoteleira (PMS) e aos canais de distribuição de terceiros. Mas é importante: o inventário mapeado
incorretamente pode levar a overbookings, reservas perdidas e outras falhas de comunicação.

A mistura de tipos de quartos e quartos individuais leva a incompatibilidades entre os diferentes sistemas, o que leva a
inconsistências e possível negligência de erros.

A abordagem ideal é praticar o mapeamento um-a-um, que mapeia um tipo de quarto em uma OTA para um tipo de quarto
em seu sistema de gerenciamento de hotéis. Para conseguir isso, recomendamos focar nos tipos de quartos / categorias, e
não nas unidades. Isso reduz o potencial de erro agrupando quartos semelhantes em categorias.

(cont’d)...
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25
 Algumas plataformas de distribuição, como a Expedia, exigem tipos de quartos. Outros, como o Airbnb, permitem quartos
individuais. Se sua propriedade é uma pousada com apenas quartos perculiares, todos diferentes, ainda é preferível usar as
categorias, a menos que você planeje nunca usar os principais canais de distribuição. O processo de mapeamento pode ser
trabalhoso; portanto, se você acha que pode distribuir inventário para outros portais, use as categorias de acomodações para
fazer o mapeamento pronto para mudanças mais ágeis no futuro.

Para evitar reservas em duplicidade, mapeie os tipos de quarto em cada um dos canais escolhidos. Se você ativar um canal
sem mapear seu inventário, a disponibilidade não será sincronizada. Isso pode resultar em overbookings!

PMS VS CHANNEL MANAGER VS OTA

Quartos Individuais Tipo de Quarto Quartos Individuais
Quarto Verde Quarto Verde
Quarto Azul 3x Quarto Duplo Privado Quarto Azul
Quarto Vermelho Quarto Vermelho
DISCORDÂNCIA DISCORDÂNCIA

Conecte seus canais de venda

Depois de configurar suas tarifas e concluir o mapeamento, é hora de conectar seus canais. Lembre-se de que cada canal
de distribuição requer sua própria conta e a maioria dos softwares de gerenciamento de hotéis não realiza a inscrição em
seu nome. Escolha os canais de distribuição desejados, crie contas individuais e volte ao software de gestão hoteleira para
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conectar esses canais.

26
 Automatize duas comunicações
A comunicação com o hóspede é uma das ferramentas mais poderosas na parte PMS do seu software de gerenciamento de
hotel. A maneira como você se comunica com hóspedes antigos e futuros define o tom do relacionamento e o nível de
satisfação de seus deles.

Para automatizar adequadamente as comunicações com os hóspedes, concentre-se nestas áreas:

E-mail “Obrigado por sua reserva”: seu software de gestão hoteleira pode enviar isso automaticamente para cada reserva;
nunca faça isso manualmente! Os hóspedes esperam confirmações instantâneas e querem saber que o hotel escolhido é
responsivo e organizado.

E-mail antes da chegada: alguns dias antes da chegada de um hóspede, envie um e-mail “estamos ansiosos para recebê-lo”.
Esta mensagem pode incluir detalhes importantes da estadia (reduzindo assim as chamadas para a recepção). Também pode
incluir informações de destino e ofertas especiais de serviços oferecidos no local. É um ponto de contato valioso, porque é mais
provável que os hóspedes pensem em sua próxima viagem.

E-mail pós-estadia: na economia digital de hoje, as críticas são de ouro! Um e-mail solicitando comentários e críticas incentiva
os hóspedes a compartilhar suas experiências. Há também uma oportunidade de identificar possíveis problemas antes que
eles sejam publicados on-line.

Embora seu software de gerenciamento de hotel provavelmente tenha um sistema de e-mail automatizado embutido, você
pode integrar-se a ferramentas adicionais de terceiros para aprimorar ainda mais a comunicação com os hóspedes, por
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exemplo, implementando um aplicativo de chatbot ou concierge móvel.

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 Crie seu canal direto
Um sistema completo de gestão hoteleira deve incluir um motor de reservas sem comissões, que servirá como seu canal de
reservas diretas. Para aproveitar ao máximo seu sistema de gerenciamento hoteleiro, integre seu motor de reservas ao site do
hotel e personalize-o para combinar com o design do site.

Depois de colocar as imagens e os tipos de quartos da sua propriedade, teste a aparência em dispositivos móveis, tablets e
web. A única maneira de aproveitar totalmente o poder do seu motor de reservas é se ele funciona (e bem) em todos os
dispositivos. Na pressa de implementar um novo software, essa etapa é facilmente ignorada.

Treine sua equipe

O treinamento é a parte mais demorada desse processo. Esse também é um dos comportamentos que definem as
propriedades com melhor desempenho: quem treina bem obtém maior valor do software de gerenciamento de hotéis.

Além da implantação inicial, não negligencie o treinamento contínuo. Nem sempre é possível ou realista treinar a equipe em
todos os detalhes desde o início. Comece com as coisas essenciais que as pessoas precisam saber para o seu dia-a-dia e,
gradualmente, introduza novos recursos, conforme apropriado.

Pode ser benéfico desenvolver um processo de treinamento que pode ser repetido conforme necessário. Se o seu software
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de gestão for amigável e fácil de aprender, o processo de treinamento será muito mais fácil.

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 Integrar com propósito
Os melhores softwares de gestão hoteleira integram-se a uma variedade de outras plataformas, ferramentas e serviços. À medida
que você vai além da configuração do essencial, como alocação de inventário, tarifas e canais, você deverá buscar integrações.

Comece com as integrações que atendem a uma necessidade ou são mais úteis para você. Talvez você queira oferecer um serviço
de pré-check-in ou implemente acesso sem chave em sua propriedade. A boa notícia é que, com o moderno software de
gerenciamento de hotéis, você pode personalizar seu sistema e ferramentas ao seu gosto.

Mantenha o piqua
Por fim, mantenha o momentum. Um sistema de gestão não é uma coisa do tipo “configure e esqueça”. É um aliado que pode
se tornar um ativo valioso na construção de um negócio lucrativo de hospitalidade. Consulte suas métricas com frequência e
ajuste áreas que parecem estar com desempenho abaixo de suas expectativas. Uma abordagem constante leva a resultados
consistentes – e é assim que você aproveita ao máximo seu software de gestão hoteleira!
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