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Escrivão da Polícia Federa – Reta Final

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA I
Professor Rodrigo O. Barbati
Aula 1

MATERIAL DE APOIO

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA I

Tópicos
• 1- Arquivística: princípios e conceitos.
• 2- Gestão da informação e de documentos.
• 3- Tipologias documentais e suportes físicos
• 4- Preservação e conservação de documentos de arquivo.
• 5- Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo.

Arquivologia
• Também chamada de Arquivística é a ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações
que possam ser registradas em documentos de arquivos.
• Obs.: a Arquivologia só lida com informação que está em documento de arquivo. Ex.: documentos do
Imposto de Renda.

Arquivo
• É o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, visando à
utilidade que poderão oferecer no futuro.
• Como se dá o acúmulo de documentos? → Produzindo ou recebendo de alguém.
• Arquivo ≠ Biblioteca.
• Arquivo ≠ Museu.
• Exercício. (AGENTE TÉCNICO DE INTELIGÊNCIA/ ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO – ABIN –
CESPE – 2010) Julgue o item que segue: O arquivo é uma instituição de interesse público criada com o
objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor
cultural. [ERRADO]

Arquivo
 Conjunto de documentos.
 Acumulados (produzidos ou recebidos).
 De pessoa física ou jurídica.
 Para uso futuro.

Biblioteca
• A biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em
que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.
• Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra
ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria
instituição.
• Atenção: Esse conjunto de material da biblioteca não é produto de sua atividade.

Museu
• É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a
disposição do público, conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Princípios Arquivísticos
• Os princípios relativos ao objeto de estudo de uma ciência constituem-se nos fundamentos que
possibilitam o desenvolvimento das proposições relativas a esse objeto com uma maior coerência e
segurança.
• Podemos destacar na Arquivologia os princípios a seguir.
1. Princípio da proveniência.
2. Princípio de respeito pela ordem original.
3. Princípio da territorialidade.

Princípio da proveniência (Princípio de respeito aos fundos)


• É o princípio básico da organização de arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a autonomia de
cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os de outros. A proveniência transmite
informação importante sobre o contexto em que os documentos foram criados. Também chamado de
princípio de respeito aos fundos.
• Em suma: Não misturar com documentos de origem diversa. Ex.: Não misturar documentos do Banco
do Brasil com documentos do BNDES.
• Exercício. (CESPE/Unb – Polícia Federal – Escrivão 2009) Acerca de arquivologia, julgue os itens a
seguir: O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de
terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os
elementos que guiam o arranjo dos documentos. [CERTO]

Princípio do respeito pela ordem original (Princípio da organicidade)


• É o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização
estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como
testemunho do funcionamento daquela entidade. Também chamado de princípio da organicidade.
• Em suma: Respeitar organização interna de documentos de mesma proveniência.

Princípio da territorialidade
• É o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste
último. Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos, devem ser
conservados o mais próximo possível do local emanado ou que influenciaram a sua produção. Esse
local poder ser nacional, regional e institucional.

Conceitos
• Documentos: qualquer informação registrada em um suporte.
• Informação: pode ser definida como ideia ou conhecimento.
• Suporte: é o meio no qual a informação é registrada.
• Documento de Arquivo:
a) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser
recebidos pela mesma.
b) Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários
tipos.
c) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os
documentos de arquivo possuem organicidade.

Documento de Arquivo Coleção


a) Prod./Receb. SIM SIM
b) Qualquer suporte SIM SIM
c) Organicidade SIM NÃO

Finalidade do arquivo
• Guardar os documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente.
• Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando
em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos.
• Atender aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da
instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
• Em suma: Guardar, preservar e permitir o acesso.

Tipos de arquivo
• Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo:
1. As entidades mantenedoras: públicos ou privados.
2. A natureza dos documentos: especial ou especializados.
3. Os estágios de sua evolução: corrente, intermediário ou permanente.
4. A extensão de sua atuação setorial e central.
• Obs.: Estágio de evolução pode também ser chamado de Ciclo Vital ou 3 Idades (1ª, 2ª e 3ª idades).

Entidades mantenedoras
• Arquivos públicos:
1. Arquivo acumulado por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu
âmbito de ação e do sistema de governo do país.
2. Arquivo integrante da administração pública e mantido por entidades de caráter público, seja na
esfera federal, estadual ou municipal.
• Arquivos privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não públicas,
famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação
orgânica perceptível através do processo de acumulação.
• Obs.: os arquivos privados podem ser convertidos em arquivos de interesse público por decreto
presidencial.

Natureza dos documentos


• Arquivos especiais: São aqueles que têm sob sua guarda documentos de tipos diversos – iconográficos,
cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD,
documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.
Em suma: precisam de acondicionamento especial.
• Arquivo especializado: É aquele que guarda documentos de determinado assunto específico,
independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os
arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia. Em suma: Arquivo específico.

Estágios de Evolução
• Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído de documentos em curso ou consultados
frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou
em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os
documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores
para atingirem a finalidade para a qual foram criados.
• Arquivo de segunda idade ou intermediário: Constituído de documentos que deixaram de ser
consultados frequentemente, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-
los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há
necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses
arquivos é transitória.
• Arquivo de terceira idade ou permanente: Constituído de documentos que perderam todo seu valor de
natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos,
pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva.
• Obs.: Todos os documentos terão valor temporário, ou de uso, mas nem todos os terão valor
permanente.
• Valor Primário → valor temporário, de uso (Corrente intermediária).
• Valor Secundário → valor permanente (Corrente secundária).

Extensão de atuação
• Arquivos setoriais: São aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os
documentos, guardando documentos muito utilizados por estes, ou seja, são, essencialmente, arquivos
correntes.
• Arquivos gerais ou centrais: São os arquivos que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como
extensão daqueles.
• Exercício. (CESPE/Unb – Polícia Federal – Escrivão – 2009) Acerca de arquivologia, julgue os itens a
seguir: O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o
seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento [CERTO]

Tipologia documental
• É o estudo que tem por objetivo os tipos documentais, entendidos como a configuração que assume a
espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de
registro.
• Em suma: É o estudo do tipo do documento.

Documento
Suporte: “meio”. Ex.: Papel.
Formatação: confecção. Ex.: Folha.
Forma: Estágio de elaboração. Ex.: Cópia.
Gênero: aspecto. Ex.: Textual
Espécie: divisão de gênero. Ex.: Certidão
Tipo: divisão de espécie. Ex.: Certidão de casamento.

Suporte do documento
• Suporte do documento: Material sobre o qual as informações são registradas.
• Exemplos de suporte do documento: fita magnética, filme de nitrato, papel, CD, etc.

Forma do documento
• Conjunto das características físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da
informação e conteúdo de um documento. É o estágio de preparação e transmissão de documentos.
• Ex.: cópia, original, minuta, etc.

Formato do documento
• É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.
• Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme, tira de
microfilme, etc.

Gênero documental
• É a designação dos documentos segundo o aspecto de sua formatação nos diferentes suportes.
• Quanto ao gênero, os documentos são classificados, segundo a forma em que a informação foi
registrada.
• Documentos textuais: documentos cuja informação esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos,
atas, relatórios, certidões.
• Documentos micrográficos: documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas.
• Documentos audiovisuais: documentos cuja informação esteja em forma de som e / ou imagem em
movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os
documentos sonoros (cuja informação está em forma de som) e os filmográficos (cuja informação está
representada por um filme).
• Documentos informáticos ou digitais: documento codificado em dígitos binários, produzido, tramitado
e armazenado por sistema computacional. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
• Documentos cartográficos: documentos que representem, de forma reduzida, uma área maior. Ex.:
mapas, perfis e plantas.
• Documentos iconográficos: documentos cuja informação esteja em forma de imagem estática. Ex.:
fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotográficos), negativos,
diapositivos (slides), desenhos e gravuras.

Espécie Documental
• Designação dos documentos segundo seu aspecto, tais como: carta, certidão, decreto, edital, ofício,
relatório, requerimento, gravura, diapositivo (slide), planta, mapa, etc.
Tipo Documental
• Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de
fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro, tais como: cartas precatórias, cartas
régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, fotografias temáticas,
retratos, litogravuras, serigrafias e xilogravuras.
• Exercício. (CESPE/ Unb – Polícia Federal – Escrivão – 2009) Acerca de arquivologia, julgue os itens a
seguir:
I. Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. [ERRADO]. Correção: iconográfico →
cartográfico.
II. Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipos documentais. [ERRADO].
Correção: Tipos → espécies.

GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DE DOCUMENTOS

Gerenciamento da informação
• A informação pode ser definida como o elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida num
documento.
• Gerenciamento da informação é a administração do uso e circulação desta informação.
• O sistema de informação é o gerenciamento do fluxo de dados na organização.
• Um sistema de informação visa fornecer acesso a informações, orgânicas ou não, enquanto um sistema
de gerenciamento arquivístico visa ao controle e à recuperação de documentos, sejam eles digitais ou
convencionais.
• Ambos os sistemas podem oferecer insumos para tomada de decisões administrativas, mas cada um
desempenha um papel diferente dentro das organizações.
• Exercício: (CESPE/ Unb – Polícia Federal – Escrivão – 2009) Acerca de arquivologia, julgue os itens a
seguir: As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da
organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão
dessa organização. (CERTO).

Gestão de documentos de arquivo


• A gestão de documentos na administração pública é regida pela Lei 8.159/91.
• É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Art. 3º).
• A gestão de documentos é atingida através do planejamento, organização, controle, coordenação dos
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o
ciclo documental.
• (CESPE/Unb – PF – Papiloscopista - 2004 – adaptada) Julgue os itens a seguir quanto aos métodos e
metodologias de arquivologia: A gestão de documentos engloba todo o ciclo vital dos documentos,
desde a sua criação até a sua eliminação ou guarda permanente, passando pelos estágios corrente e
intermediário. [CERTO]

Gestão de documentos de arquivo - Diagnóstico do arquivo


• Diagnóstico do arquivo: É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo
da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas
que visem aumentar a eficiência do mesmo.
• No diagnóstico, se faz a análise da situação dos acervos existentes.
• O diagnóstico proporciona informações como:
1. Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, etc.).
2. Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade).
3. Condições de armazenamento.
4. Estado de conservação do documento.
5. Espaço físico ocupado.
6. Volume documental.
7. Controle de empréstimos (frequência de consultas).
8. Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional).
9. Acesso à informação.
10. Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos,
micrográficos e informáticos);
11. Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados);
12. Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).
• Obs.: arranjo e classificação são sinônimos, utilizados de acordo com estágio do arquivo. Se
permanente é classificação, se corrente, é arranjo.
• Exercício. (CESPE/Unb – Polícia Federal – Escrivão 2009) Com relação à gestão de documentos,
julgue o item que segue: Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações
suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade do documento de
arquivo. [CERTO]

Gestão de documentos de arquivo – Fases


• 1ª Fase (Produção): Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de
um órgão ou setor.
• 2ª Fase (Utilização): Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de
sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite.
• 3ª Fase (Avaliação e Destinação): Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de
guarda dos documentos.
• Obs.: Não é preciso que uma fase acabe para se começar a outra.

Gestão de documentos de arquivo - 1ª Fase (Produção)


• Nesta fase deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais,
diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso
adequado dos recursos de reprografia e de automação.
• Recomenda-se, nesta fase, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo
desordenado de papéis implicará em maior dificuldade do controle das informações no arquivo.
• Obs.: este é um tema pequeno em provas do CESPE.

Gestão de documentos de arquivo - 2ª Fase (Utilização)


• Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas
para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. O
arquivamento também será controlado nesta etapa.
• Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de
arquivo e de recuperação da informação.

Gestão de documentos de arquivo - Fases


1ª Fase (Produção) ---------------------------------------------------------------
Corrente: protocolo, arquivo.
2ª Fase (Utilização) Intermediária: arquivo (Não há necessidade de
protocolar novamente).
Avaliação → comissão.
3ª Fase (Avaliação e Destinação) Destinação → Arquivo: transferência para
intermediário; recolhe para permanente; eliminação.

Gestão de documentos correntes


• O estabelecimento de normas para o tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao
máximo a informação disponível e necessária à tomada de decisões, bem como os recursos humanos e
materiais existentes.
• Essas normas visam aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação mais rápida dos
documentos e /ou informações neles contidas e racionalizar sua guarda e conservação.
Gestão de documentos correntes
Protocolo Arquivo
- Recebimento - Arquivamento
- Classificação (Assunto). - Desarquivamento: consulta, empréstimo, expedição.
- Registro (atuação) - Destinação.
- Movimentação/tramitação.
- Controle.

• Exercício: (CESPE/Unb – Prefeitura Municipal de Vila Velha – Técnico municipal de nível superior/
Arquivologia – 2008) Julgue os itens que se seguem: Da definição de gestão de documentos destacam-
se três fases básicas: criação ou produção, descrição e difusão. [ERRADO]
• Na fase corrente são realizadas as seguintes atividades:
1. Protocolo.
2. Arquivamento.
3. Expedição.
4. Empréstimo e consulta.
5. Destinação.

Protocolo
• Entende-se por protocolo o conjunto de operações visando o controle dos documentos que ainda
tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo,
assim, o acesso à informação.
• A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade que os documentos tramitam
bastante.
• O protocolo realiza as seguintes atividades:
1. Recebimento.
2. Classificação.
3. Registro – Autuação.
4. Movimentação: expedição- distribuição.
5. Controle da tramitação/movimentação.

Protocolo - Recebimento
• Os documentos a serem tramitados pela instituição devem ser apresentados ao protocolo para que este
passe a controlar tal atividade.
• É a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados à
instituição por outras empresas.

Protocolo - Classificação
• Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos
documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes na Tabela de Temporalidade da
instituição.
• Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo
Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares
(documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos
(ultrassecretos, secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/2011).

Acesso (Documento)
Restrito Não restrito
Particular Sigiloso
Graus: ultrassecreto;
secreto; reservado.

• Lei nº 12.527/2011: Lei de acesso a informações públicas - Art. 24. “A informação em poder dos
órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.”
Classificação Duração do sigilo Renovável
Ultrassecreto 25 anos. Sim. Por mais um período de 25
anos.
Secreto 15 anos. Não.
Reservado 5 anos. Não.

• Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos
destinatários, sem a necessidade de serem classificados, pois têm acesso restrito.
• Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos.
• Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e
analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus
destinatários.

Protocolo - Registro/Autuação
• É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado
ou manual), atribuindo ao mesmo um número de acompanhamento (autuação ou protocolização).

Protocolo - Expedição/Distribuição
• É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
• Chama-se distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

Protocolo - Controle da tramitação/movimentação


• É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os
documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis
atrasos na tramitação destes.
• (UnB/CESPE – TRE/ES - Técnico Judiciário – 2011) Julgue os itens que se seguem, relativos à gestão
de documentos: Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo,
apenas, ser distribuídos aos destinatários. [ERRADO]

Métodos de Arquivamento
• Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de
documentos.
• O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando
sua localização futura.
• O Plano de classificação é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da
instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes,
de acordo com métodos de arquivamento específicos.
• Sistema de busca dos métodos → A busca de um documento pode ser feita por dois tipos de sistemas:
 Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha
guardado.
 Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar
um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários.
• Classes dos métodos → Pode-se dividir os métodos de arquivamento em duas classes:
 Básico: alfabético, numérico e ideográfico (assunto).
 Padronizado: variadex, automático, mnemônico, etc.
 Obs.: o método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de
métodos básicos e padronizados e é considerado um sistema semi-indireto.

Método de Arquivamento
- Direto. Ex.: Alfabético.
Sistema de busca (doc.)
- Indireto. Ex.: Numérico
- Básico: Alfabético; Numérico; Ideog. (Assunto)
Classe
- Padronizado: Alfabético. Ex.: Mimemônico.

Regras de arquivamento
• Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Arquivam-se:
1. Menezes, Frank Maia
2. Santos, Edson Pereira dos
3. Silva, Marcos Roberto Araújo da
• Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Arquivam-se:
1. Miranda, Carmem
2. Miranda, Fábio
3. Miranda, Luciano
• Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam, quando
transpostos para o início. Arquivam-se:
1. Barra Mansa, Joaquim de Souza
2. Castelo Branco, Camilo
3. Villa-Lobos, Heitor
• Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo, ou seja, quando transpostos, devem ser acompanhados
dos nomes que os sucedem. Arquivam-se:
1. Santa Rita, Ricardo
2. Santo Cristo, João do
3. São Paulo, José Carlos
• As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Arquivam-se:
1. Silva, E.
2. Silva, Estevão
3. Silva, Everaldo
• Os artigos e preposições não são considerados. Arquivam-se:
1. Almeida, Pedro de
2. Andrade, Ricardo d’
3. Couto, Arnaldo do
4. Silva, José Ferreira
5. Silva, José dos Santos
• Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do último
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Arquivam-se:
1. Cerqueira Sobrinho, Márcio
2. Miranda Júnior, Edison
3. Miranda Neto, Osório
• Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.
Arquivam-se:
1. Cardoso, Jorge (Ministro)
2. Fernandes, Carlos (Professor)
3. Pontes, Emerson (Coronel)
• Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e
orientais. Arquivam-se:
1. Bush, George
2. Bush, George Walker
3. Chaplin, Charles
4. Smith, John Taylor
• Os nomes espanhóis ou hispânicos são registrados pelo penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente,
corresponde ao sobrenome de família do pai. Arquivam-se:
1. Gutierrez Salazar, Enrico
2. Pereira de la Fuente, Maria
3. Puentes Hernandez, Pablo
• Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Arquivam-se:
1. Li Yutang
2. Osama Bin Laden
3. Sasazaki Yonoyama
• Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os
constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre
parênteses após o nome. Arquivam-se:
1. Antonio Silva & Cia.
2. Associação Educacional do DF
3. Associação dos Jornalistas do DF
4. Companhia Petrolífera Nacional
5. Embratel S/A
6. Fundação Bradesco
7. Tentação Móveis Ltda (A)
• Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos,
romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Arquivam-se:
1. Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
2. Curso de Ciências Contábeis (3º)
3. Encontro Nacional de Arquivistas (II)
4. Simpósio de História Natural (Nono)

Método de arquivamento geográfico


• O método geográfico é um sistema direto, ou seja, é aquele em que a busca do documento é feita
diretamente no local onde este se acha guardado.
• No método geográfico, os documentos serão organizados de acordo com o local ou setor em que foram
produzidos (procedência).
• Existem duas regras básicas para o arquivamento por este método.
 Se considerarmos primeiramente o país ou estado e depois as cidades haverá destaque especial
para a capital, cuja pasta será a primeira. Exemplo:
1. RJ – Rio de Janeiro – João Alfredo
2. RJ – Campos – Lucas Marques
3. SP – São Paulo – Lívia de Fátima
4. SP – Campinas – Pedro Luiz
5. SP - Santos - Paulo Silva
 Se considerarmos primeiramente as cidades e depois o estado ou país, não haverá destaque para
a capital e em todos os documentos será observada a ordem alfabética por cidades. Exemplo:
1. Araçatuba – SP – Luiz Carlos
2. Belém – PA – Adalberto Oliveira
3. Crateús – PE – Francisco Balbino
4. Diadema – SP – Dilma da Silva
5. São Paulo – SP - Lívia de Fátima

Métodos Numéricos
• O método numérico simples é organizado pelo número relativo ao documento. Posteriormente, para se
localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código.
• No método numérico cronológico, os documentos serão organizados tomando-se por base uma data,
que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere.
• Exercício (CESPE/Unb – PF - PAPILOSCOPISTA - 2004 - adaptada) Julgue os itens a seguir quanto
aos métodos e metodologias de arquivologia: O método de arquivamento numérico simples é aquele
em que as pastas são ordenadas de acordo com o registro de entrada correspondente. Usa-se, também,
um índice alfabético remissivo para a codificação das pastas. [CERTO]

Método Dígito-terminal
• Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de
grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número.
• Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que
caracteriza o método, ou seja: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos
da direita para a esquerda, formando pares.