Organização, Sistemas e Métodos

(conteúdo extraído de Organização, Sistemas e Métodos - Vol I, Maria Esmeralda

Ballestero Alvarez - McGraw Hill - 1990)

1. Área de Organização, Sistemas e Métodos

Final dos anos 80 - profissionais estão reconciliados, integrados e adaptados, podendo-se

falar em Organização, Sistemas e Métodos como uma só função.

2. Objetivos da Área de OSM

OSM é a função de planejamento e organização que se desenvolve na construção da
estrutura de recursos e de operações de uma empresa, bem como na
determinação/definição dos procedimentos, rotinas ou métodos.
Objetivo Básico: eliminação do inútil e supérfluo.

3. Atividades Básicas da Área de OSM

A variedade de trabalhos desenvolvidos pela área de OSM depende:
a) porte da empresa
b) complexidade do fluxo decisório
c) processo produtivo utilizado
d) produto final que é comercializado
e) tamanho do mercado que é atingido

Os trabalhos são desenvolvidos em:

3.1 Estrutura Organizacional/Desenvolvimento Organizacional

a) projetar a criação, união ou eliminação de unidades e acompanhar a execução
b) definir/descrever o objetivo/funções de cada uma das unidades empresariais
c) divulgar os trabalhos desenvolvidos por OSM
d) acompanhar a implantação dos trabalhos desenvolvidos pela OSM
e) elaborar, emitir e divulgar notas, regulamentos e manuais necessários
f) evidenciar necessidade e formas de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento

3.2 Racionalização do trabalho

definir:
- movimentação de documentos
- fluxo de decisões dos sistemas
- formulários e demais instrumentos que acompanham e complementam as soluções
operacionais, administrativas/funcionais adotadas

pesquisar:
- novas tecnologias que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas
- desenvolvimento interno de novas opções tecnológicas

modificar:
- métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas

elaborar:
-e acompnhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas

3.3 Controle de Sistemas

- análise da viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas
- elaboração de cronograma físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento
- avaliação de equipamento/ferramentas à disposição

3.4 Sistemas de Informação

definição e estruturação:
- dos dados a nível operacional das informações transacionais
- das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das
informações gerencias
- das informações visando r flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e
ao apoio à decisão

3.5 Consultoria Externa

a) controlar serviços prestados por terceiros à área OSM
b) acompanhamento/participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos

4. Qual a Estrutura Interna da Área de OSM?

fatores que influenciam a definição:

a) tamanho da empresa
b) amplitude e abrangência dos trabalhos
c) tamanho da área em função da quantidade de pessoal alocado

possíveis organizações:
- analistas inficiduais (área pequena de OSM)
- equipes de trabalho
- força-tarefa :são definidos os vários projetos e para cada um deles é nomeado um lider,
que será o responsável pelo cumprimento do prazo, custo, quantidades, orientação técnca
e direção dos trabalhos
-função: obedece ao critério da função exercida pelos integrantes da área; tem vantagem
de liberar o encarregado da área para as atividades de relacionamento com as demais
áreas.
- matricial (ver figura a seguir) - complexa e adotada por grandes empresas
 Diretoria
OSM
…

especialista especialista especialista especialista

tipo A tipo B tipo C tipo D

gerente
projeto A

gerente
projeto B

gerente
projeto C

Fases de uma área de OSM

fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional
fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expande suas ações, intensifica
seus trabalhos, aumenta o número de participantes
fase do controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos processos de
trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são criados os controles para
os sistemas.
fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo
fase de maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e inovação sem com
isso abandonar o controle necessário

Profissionais da Área de OSM

De acordo com a formação acadêmica e experiência profissional, geralmente são
classificados em júnior, pleno e senior.

Via de regra existem duas categorizações:

1) profissionais que coordenam trabalhos desenvolvidos por outros que só executam

2) profissionais que podem prescindir dos conhecimentos computacionais e outros não

5. Perfil do Profissional da Área de OSM

A. Conhecimentos Técnicos
• planejamento estratégico
• controle empresarial
• formas de hierarquização e organinzação
• definição de níveis decisórios
• divisão e distribuição de trabalho
• métodos e processos produtivos
• sistemas de apoio à decisão e informações gerenciais
• estudos: de tempos e movimentos de arranjo físico e layout
• elaboração: análise de fluxos, rotinas e procedimentos, relatórios, gráficos, etc.
• emissão, simplificação e controle de formulários, relatórios e documentos
• estudo formas alternativas de mecanização e automação

Obs:- conhecimento técnico refere-se apenas àquele inerente à profissão de analista de

OSM e não à experiência anterior do profissional em determinadas áreas (contabilidade,
por exemplo).

Analistas sem experiência anterior

vantagens: não apresenta vícios, tendências, manias; efetua análises mais detalhadas;
opiniões não tendenciosas
desvantagens: maior tempo de aprendizado, desconhece a cultura da empresa e não tem
conhecimento empírico que possa subsidiar possíveis soluções.

Analistas com experiência anterior

vantagens: leva menos tempo para perceber o problema existente; já vivenciou o
ambiente organizacional; já acumulou uma base de conhecimento empírico que o/a
ajudará na busca da solução de novos problemas
desvantagens: apresenta vícios, tendências; mais resistente à novas
tecnologias/ferramentas; tendencioso/a.

B. Características Pessoais
raciocínio: tipo de pensamento em que a pessoa procura resolver um problema
relacionando dois ou mais aspectos da experiência passada
criatividade: obtenção de solução produtiva e incomum para um problema.

C. Papéis Exercidos pelo Analista de OSM

O analista de OSM é um dos agentes de mudanças da organização. Para mudança:

- perceber qual a extensão da mudança que se pretende fazer

- conhecer o costume atual e as tendências naturais das pessoas envolvidas
- realizar efetivamente a mudança

Função do analista de OSM: planejar a mudança e obter aceitação ao efetuá-la. Lembrar

que o ser humano é resistente à mudanças.